HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 15/09 Fullmaktstruktur i Helse Midt-Norge RHF Saken behandles i: Møtedato Møtesaksnummer Styret i Helse Midt-Norge RHF 05.02.2009 15/09 Saksbeh: Per Holger Broch Arkivkode: Saksmappe: 2009/22 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Styret gir sin godkjenning av den fremlagte fullmaktstruktur for administrerende direktør 2. Styret tar til orientering den fremlagte fullmaktstruktur for administrasjonen i Helse Midt-Norge RHF Stjørdal 29.01.09 Bjørn Erikstein Adm. direktør
SAKSUTREDNING: Fullmaktstruktur i Helse Midt-Norge RHF VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Nummererte vedlegg som følger saken 1. Instruks for styret i Helse Midt-Norge RHF 2. Instruks for Adm.dir i Helse Midt-Norge RHF Utrykte vedlegg i saksmappen Lov om helseforetak av 15.juni 2001, nr. 93 Vedtekter for Helse Midt-Norge RHF GJELDENDE FORUTSETNINGER. Myndighet, heretter benevnt som retten til å treffe beslutninger, er en viktig forutsetning for å kunne styre og lede. Myndighet kan avgrenses så vel positivt som negativt og formuleres regelmessig gjennom styrende dokumenter som eksempelvis instrukser. Det foreligger instruks for styret og for administrerende direktør (AD) i Helse Midt-Norge RHF, vedtatt av styret i 2002. Instruksene omfatter ansvar, oppgaver samt regulering av relasjonene mellom styret og AD. Det foreligger også instruks for de ulike HF-styrer og for daglig leder for helseforetakene. Instruksene regulerer i noen grad typer beslutningsmyndighet. En presisering av myndighet vil imidlertid regelmessig komme til uttrykk gjennom fullmakter. Fullmakter er skriftlige dokumenter som nærmere regulerer den myndighet til å treffe avgjørelser som tillegges fullmaktssubjekter og som er hjemlet i instruks, vedtekter m.v. I det regionale helseforetaket tas det utgangpunkt i Helseforetaksloven foruten forannevnte dokumenter. Fullmakter er et viktig virkemiddel med hensyn til fastsetting og avgrensning av ansvar. Strengt tatt handler fullmakter om delegasjon av myndighet, det vil si at man delegerer myndighet en selv har. Etter Lov om helseforetak har som hovedregel styret ikke anledning til å delegere sin egen myndighet idet denne fremstår som eksklusiv. Således må en fullmaktstruktur for AD i hovedsak være basert på den myndighet han har ut fra loven selv, vedtekter og instruks. Derimot vil det, i den grad styrende dokumenter ikke setter en sperre for det, være adgang for AD til å delegere sin egen myndighet til andre i organisasjonen. Helse Midt-Norge RHF har til nå ikke hatt noen formalisert fullmaktstruktur. Når det gjelder relasjonen mellom styre og AD, har denne vært basert på de oppgaver formulert i lov, vedtekter og instrukser som tilligger AD. Når det gjelder fullmaktstruktur i administrasjonen, har denne i stor grad vært av muntlig karakter og sterkt preget av ad hoc-fullmakt knyttet til konkret myndighetsutøvelse. Signering av kontrakter er et godt eksempel i denne sammenheng. I det foreliggende skal beskrives fullmakter gitt administrerende direktør for det regionale helseforetaket idet det legges opp til en godkjenning av disse. Videre skal beskrives fullmaktstruktur internt i det regionale helseforetaket, hvilket gis som en orientering. Det understrekes at styrets vedtak vil bli kommunisert med konsernets virksomheter med sikte på at helseforetakene gjennomfører disposisjoner i tråd med dette. 2
BAKGRUNN I styringen og ledelsen av det regionale helseforetaket er det grunnleggende viktig at det er klarhet i ansvars- og myndighetsfordelingen mellom de besluttende organer og likeledes innenfor administrasjonen. Både hensynet til å etablere en effektiv organisasjon som nyter tillit og har et godt omdømme og hensynet til et godt arbeidsmiljø krever klarhet med hensyn til ansvar og myndighet. Dette handler om så vel god eierstyring som stringente organisatoriske forhold.. En innarbeidet fullmaktstruktur vil bidra til slik klarhet. På den annen side vil en slik struktur aldri kunne bli uttømmende i den forstand at den dekker alle relasjoner. En fullmaktstruktur må derfor i noen grad være generell samtidig som den tar opp i seg de områder som i utgangspunktet er gjeldende for administrerende direktør og avdelingene. Strukturen tar sitt utgangspunkt i relasjonen mellom styret og AD. Fullmaktene til AD følger dels av Helseforetaksloven, dels av vedtekter og instruks. Fullmaktene konkretiserer den myndighet til å treffe avgjørelser på vegne av det regionale helseforetaket som tillegges AD og skal bidra til klare linjer mellom styre og administrasjon samt en smidig organisering. Administrasjonen i Helse Midt-Norge RHF skal understøtte de oppgaver som til enhver tid tilligger administrerende direktør. Det er derfor naturlig at det også innenfor administrasjonen foreligger fullmakter som nærmere avgrenser ledelsens myndighet. Fullmaktene er her et nødvendig virkemiddel for å utøve rollen som leder av enhetene og understøttende ledd for daglig leder. Helse Midt-Norge RHF har i dag en eieravdeling, medisinsk fagavdeling, kommunikasjonsavdeling, økonomiavdeling, organisasjonsavdeling og avdeling for teknologi og prosjekter. I tillegg kommer Helsebygg Midt-Norge og HEMIT som formelt hører inn under Helse Midt-Norge RHF. Idet de to sistnevnte på flere områder avviker fra de ordinære avdelingene i administrasjonen, vil disse bli særskilt behandlet innenfor fullmaktstrukturen idet det allerede foreligger mandat- og fullmaktstruktur for disse enhetene. Fullmakter for administrerende direktør i Helse Midt-Norge RHF Styret for og administrerende direktør (daglig leder) i det regionale helseforetaket har sin myndighet forankret i Lov om helseforetak. Videre blir denne myndighet presisert i vedtekter og instrukser. Etter Helseforetakslovens kap. 7 og 8 har styret ansvaret for forvaltning av foretaket mens AD har ansvaret for den daglige ledelse av dette. Loven beskriver ikke nærmere forholdet mellom forvaltning og daglig ledelse, men gir eksempler på disposisjoner som hører til styret eller administrerende direktør. AD skal blant annet følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt og skal føre løpende tilsyn med helseforetakene og påse at virksomhetene er i samsvar med vedtektene og vedtak truffet av foretaksmøtet og styret. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Slike saker skal alltid forelegges styret. Lovens 37 gir imidlertid AD en viss adgang til å treffe beslutninger i hastesaker. Daglig ledelse omfatter heller ikke pantsettelse eller avhending av eiendom, salg av sykehusvirksomhet, opptak av lån, saker etter lovens 30 eller vesentlige investeringer og vedlikehold som ikke fremgår av budsjetter og planer. Fullmaktene kan oppstilles slik, ut fra hva som fremkommer i lov, vedtekter og instruks: 3
Disposisjoner Administrerende direktør Fullmaktsgrunnlag Driftsbudsjett Omdisponering mellom poster Helseforetakslovens 28 innenfor budsjettramme Prokura Ja Instruksens pkt. 3.4 Opprette/endre/slette Ja Helseforetakslovens 28 bankkonto Tilsettinger i RHFet og Ja Helseforetakslovens 37 personalfunksjoner Avtaler som ikke er av uvanlig Foruten disse, kan han treffe Helseforetakslovens 37 art eller av stor betydning avgjørelser i hastesaker Etablering av prosjekter Godkjenning av prosjekter om Helseforetakslovens 37 ikke er av stor betydning eller av uvanlig art Uttalelse i høringssaker Uttalelse i saker som ikke er av Helseforetakslovens 37 stor betydning eller av uvanlig art Retningslinjer for driften av Ja Helseforetakslovens 37 RHFet Investeringer Investeringer mellom 10 og 30 millioner kroner skal forelegges RHFet og behandles av administrerende direktør Instruksens pkt. 2.3 Fullmaktstruktur for administrasjonen i Helse Midt-Norge RHF Fullmaktene er knyttet til direktørene (ledergruppen) i Helse Midt-Norge RHF, men omfatter ikke Helsebygg Midt-Norge og HEMIT idet disse behandles særskilt for så vidt gjelder fullmakter. Direktørene har som ledere av sine avdelinger fullmakter som i utgangspunktet er identiske. Fullmaktene omfatter følgende funksjoner: Myndighet til å forplikte Helse Midt-Norge RHF ved avtale overfor tredjeperson. Fullmakten er avgrenset til kontrakter med en øvre kostnadsramme på Kr. 500 000.-, eks. mva. Kostnadsrammen inkluderer også eventuelle opsjoner. Til fullmakten ligger det en forutsetning om å handle i samsvar med regelverket om offentlige anskaffelser og i forhold til budsjettforutsetninger.. Myndighet til å attestere og anvise utgifter i samsvar med avdelingens budsjett. For å sikre integritet i kontrollfunksjonen, skal myndigheten til å attestere ligge hos en annen enn den som anviser. Myndighet til å gi uttalelse til media på vegne av Helse Midt-Norge RHF. Myndigheten er begrenset til eget fagområde. 4
Myndighet til å utøve arbeidsgiverfunksjoner, herunder faglig ledelse og instruksjonsmyndighet overfor tilsatte i avdelingen. Myndigheten omfatter også tilsetting i ledige stillinger som det er opprettet stillingshjemmel for samt lønnsfastsettelse. Myndighet til å opprette prosjekter og regionale faglige fora/nettverk innenfor avdelingens ansvarsområde. Myndigheten omfatter også midlertidig tilsetting av prosjektmedarbeidere. Myndighet til etter skjønn å videredelegere egne fullmakter til andre innenfor avdelingen. Stedfortreder for administrerende direktør trer inn for AD når denne ikke er tilgjengelig. I denne funksjonen har stedfortreder de samme fullmaktene som administrerende ditrektør. Dette omfatter alle oppgaver som ikke kan utstå til AD er tilgjengelig. Helsebygg Midt-Norge ledes av et prosjektstyre. Styret har fra styret for Helse Midt-Norge RHF fått beskrevet sin myndighet gjennom eget mandat. Mandatet beskriver blant annet den fullmakt som prosjektstyret har i forhold til Helse Midt-Norge RHF. Fullmaktene er som følger: 6. Fullmakter Styret har fullmakt til å treffe beslutninger i alle saker som vedrører byggprosjektering og bygging av Ny universitetsklinikk i Trondheim, St. Olavs Hospital, med unntak av følgende saker som skal legges frem for Helse Midt-Norge RHF og NTNU for behandling/godkjenning: Hovedfunksjonsprogram Funksjonsprogram Forprosjekt med forslag til kostnadsramme og igangsettingsvedtak Overordnet fremdriftsplan Årlig budsjettramme for prosjektet Administrerende direktør for Helse Midt-Norge RHF, ved den han lar seg representere med i styret for Helsebygg Midt-Norge, kan også forlange andre saker forelagt styret for Helse Midt-Norge RHF. Styret kan delegere myndighet til daglig leder Helsebygg Midt-Norge. HEMIT har tidligere fått godkjent sin fullmaktstruktur. Fullmakter på detaljnivå knyttet blant annet til anvisning og attestestasjon, er utelatt her. Fullmaktene ser ut som følger: Hensikten med prosedyren er å definere hvilke fullmakter som er knyttet til de enkelte posisjonene/funksjonene i Hemit som en avdeling av det juridiske foretaket Helse Midt-Norge RHF. Videre defineres hva som inngår i attestasjon og anvisning. Bestemmelsene i denne prosedyren omfatter alle kostnader og inntekter i tilknytning til regnskapet for Hemit. Prosedyren skal: sikre at Hemits midler blir disponert i samsvar med vedtatt budsjett og inngåtte avtaler bidra til at Hemits forvaltning skjer på en betryggende og effektiv måte, og at kravene til en betryggende økonomisk intern kontroll blir ivaretatt 5
fastsette grunnleggende bestemmelser omkring attestasjon og anvisning sikre at vedtatte fullmakts- og ansvarsforhold følges forhindre feil og uregelmessigheter sikre at lover og bestemmelser overholdes Fullmaktene er utformet i tråd med kulepunktene over. ADMINISTRERENDE DIREKTØRS VURDERING Denne styresaken systematiserer fullmaktstrukturen i Helse Midt-Norge RHF og er i tråd med den praksis som i stort har vært fulgt. Det er viktig å skape og underbygge trygge relasjoner med styret og daglig ledelse. Det anbefales derfor at styret godkjenner fullmaktstrukturen for administrerende direktør og tar intern fullmaktstruktur til orientering. Helseforetakene vil så i neste omgang bli bedt om å gjennomgå sine egne fullmaktstrukturer og etablere disse i forhold til den regionale og i tillegg ta hensyn til de retningslinjer som eksempelvis allerede ligger i regnskaps- og investeringsregler for regionen. 6