Kravspesifikasjon for skoleadministrativt program Molde kommune Kommunen har spesifisert en del krav til løsningen, og beskrivelse av ønskelig funksjon. Der hvor vi stiller absolutte krav, må tilbyder kunne levere denne løsningen for å bli vurdert. I noen punkter ber vi tilbyder redegjøre nærmere for hvilke løsninger som kan leveres, pris og krav til andre integrasjoner. Barnehageløsning er en opsjon i anbudet, men vi ønsker også en redegjørelse i forhold til de krav vi stiller til løsningen. De punktene vi ber om redegjørelse for er markert med. Vi har valgt å dele kravspesifikasjonen inn i følgende punkter ut fra en vektingsmodell på funksjonalitet: K2 = Krav som poengsettes høyest K1 = Krav som poengsettes lavere Ø2 = Ønsker som poengsettes høyest Ø1 = Ønsker som poengsettes lavere De punktene som vi ønsker redegjort for i forhold til opsjon barnehage vil også bli tillagt vekt dersom leverandørene ellers står likt. Det bes om at leverandør bruker de opprinnelige tabellene når de oppretter sine svar. Det er høyst ønskelig at løsningene også kommenteres i kommentarfelt. I svaret ønsker vi at dere bruker betegnelsen JA eller NEI på om dere kan levere dette i løsningen, i tillegg til en redegjørelse. Vi vil også be om en demonstrasjon av de funksjoner dere kan levere i forhold til denne kravspesifikasjonen.. Dersom det kan garanteres for at en løsning kan leveres innen en gitt tidsfrist, men ikke per i dag, bes det om at det spesifiseres i kommentar..
Kapittel 1 Systemkrav Krav til system gjelder for skoledelen, sfo-delen og barnehagedelen. 1.1 SKOLE SFO - BARNEHAGE ID Beskrivelse Krav Merknad 1.1.1 Brukergrensesnittet må være operativsystemuavhengig og nettleseruavhengig 1.1.2 Windows server Om det blir ønskelig med lokal installasjon, må systemet kunne installeres på en slik server 1.1.3 Støtte SQL server 1.2 Feide Kommunen planlegger å innføre feide, det er et krav til leverandørene at de støtter eksportformat som tilfredsstiller Feide. Spørsmål Leverandørens svar Hvilket eksportformat leveres for Feide? Støtter leverandør import av data? Har leverandøren mulighet for oppsett av automatisk eksport? Kommentar til spørsmålene. Eksportformater som minimum tilfredstiller Feide a. ABC Enterprise
ABC Enterprise formatet er låst i forhold til de datafeltene som brukes for feide b. IMS Enterprise IMS Enterprise formatet fører til at det er enklere å trekke ut mer informasjon fra SASet om man skulle trenge det. 2. Muligheter for import a. Dette er en opsjon om kunden ønsker å importere data fra AD til SAS. Det kan f.eks være epost adresser og brukernavn. 3. Mulighet for oppsett av automatisk eksport a. Systemet bør ha en form for automatikk for når full eksport skal kjøres men dette er ikke avgjørende for feide. Dette er en fordel for det vil fjerne behovet for manuelle rutiner
Fagsystemer i Rauma kommune oppvekst 2014 Inndata Personopplysninger fra folkeregisteret Ansattdata fra Visma Enterprise HRM Søknader elektronisk (søknadssenteret kommunens hjemmeside) Barnehage opptak, endring av tilbud Innskriving av 1. klassinger Kulturskole Perminsjonssøknader elev Søknad om hjemmeundervisning Arkivering Sak/arkiv (WebSak) kommer Q3 2014 Visma IOP/Visma Sampro efeide SAS Visma Skole Oppvekst/ VFS Fravær (Lærerweb) Anmerking/orden (Lærerweb) Karakter (Lærerweb) SFO fakturering Søknad om SFO tilbud (Foreldreweb) Variabel lønn Flyttemelding internt Overflytting til ungdomstrinnet - automatisk ved nytt skoleår AD integrasjon Karlegging Vokal administreres i FEIDE Vurdering LMS - PedIT SMS LMS - PedIT Hjemmeside LMS - PedIT Skolebibliotek Bibliofil Utdata: lønn/fakturering SFO Visma Enterprise HRM Visma Enterprise Økonomi Andre fagprogrammer Visma Oppvekst barnehage - med integrasjon mot sak/arkiv Visma kulturskole
Kapittel 2- Integrasjoner Kommunene har store mengder data i mange forskjellige systemer. Vi er opptatt av at ulike systemer snakker sammen, og at systemet som sådan bidrar til en sikker og effektiv forvaltning av dokumenter og opplysninger. Integrasjon og samhandling med kommunenes øvrige systemer er derfor viktig. Ikke minst vil samhandling i forhold til Feide bli tillagt vekt. Kommunene har ikke innført Feide per dags dato. Eventuelt omfang av manuelt arbeid som må utføres av kommunene selv i forbindelse med konvertering skal spesifiseres i tilbudet. 2.1 Interne systemer ID Beskrivelse Merknad Skole SFO Barne hage 2.1.1 Integrasjon mot digitalt godkjent saks/ arkivsystem. K2 K2 Det bes om redegjørelse for hvordan SAS leverandør tenker å løse dette i forhold til de gjeldende systemer kommunene har, også med tanke på felles drifting. Eventuelle konsulentutgifter kommunen må påregne fra 2.1.1.1 Vi ønsker en utredning fra leverandør om løsning med to- veis kommunikasjon med sak/arkivsystem. Ø1 2.1.2 Visma personal og økonomi. K2 K2 2.1.3 Active Directory K2 2.1.4 Biblioteksystem Micromarc 3 Ø1 Det bes redegjort for hvilke muligheter det er for eksport av brukere til for eksempel Mikromarc. 2.1.5 Integrasjon mot eksisterende timeplanleggere i kommunene. Ø1 Redegjør for hvilke andre systemer dere kan integrere mot. 2.1.6 Fakturering av SFO K2
2.2 Eksterne systemer Skole SFO Barne hage 2.2.1 LMS Eksport av brukere til Fronter K1 2.2.2 Full Feide integrasjon, K1 2.2.3 Innlogging til webløsningen K1 2.2.4 Folkeregisteret, import K1 K1 2.2.5 GSI eksport K2 2.2.6 PAS eksport K2 2.2.7 VIGO Opptak vgs K2 2.2.8 VOKAL (Conexus) K1 Det bes om redegjørelse for muligheten for import av elevresultater og eksport av elevdata til skolens eksterne systemer, også VO. 2.2.9 Kostra eksport av verdier. Ø2 Ø2 2.2.10 Kulturskole Ø1 Det bes om redegjørelse for hvordan systemet er tilrettelagt for elevregister, opptak og fakturering i kulturskolen
3.1 Funksjonalitet ID Beskrivelse Krav Merknad Skole SFO Barn e hage 3.1.1 Elevmapper I dag har skolene papirmapper, og digitale mapper i Ephorte på elever. Vi ønsker kun digitale elevmapper på alt arkivverdig materiale. a) Dokumenter kan opprettes i SAS ut fra forhåndsdefinerte maler. Det skal redegjøres for mulighet til å endre/lage nye maler. Arkivverdige dokumenter sømløst eksportert til sak/arkiv Mulig å bruke egne maler. Det skal gå fram av tilbudet hva det koster å legge til eller endre maler. Vi ønsker redegjørelse fra leverandør hvilke maler som inngår i grunnpakken. b) Innholdsoversikt over mappa på den enkelte elev c) Sikker løsning for oppretting av IOP, og andre sensitive opplysninger (bekymringsmeldinger, svarbrev til for eksempel lege, barnevern, møtereferat osv d) Redegjøre for mulighetene for overføring av informasjon mellombarnehage og skole. e) Enkel overføring av elevopplysninger K1 f) Elektroniske flyttemeldinger, automatisk K1 arkivering. Også manuell registrering. K2 Ø1 Det bes om en redegjørelse av hva tilbyder kan levere innenfor kommunens ønsker, eventuelt forslag til andre tilsvarende løsninger. Ø2 Redegjør for muligheter i programmet, ev. om mulige tilleggsmoduler/program Ø1
3.1.2 Elektronisk kommunikasjon med brukeren Ø2 Ø2 3.1.3 Endring/oppsigelse/utmelding/overflytting på web og Ø2 Ø1 manuelt 3.1.4 Brukerregistrering manuelt og midlertidig, også midlertidige personnummer. K1 K1 SFO: Kan man registrere elever fra andre skoler i kommunen? 3.1.5 Samordna opptak 3.1.6 Automatisk oppdatering av ventelister 3.1.7 Rapporter/statistikk (med editor) K1 Ø1 3.1.8 Sluttvurdering: Karakterer/vitnemål/ eksamen K2 Løpende oppdateringer ihh til gjeldende retningslinjer for vitnemålsføring. 3.1.9 Underveisvurdering Herunder - Skjema for halvårs-vurdering - Lett tilgjengelig oversikt over alle registrerte resultater/ vurderinger i perioden, på det enkelte fag og opp mot den enkelte elev og klasseoversikt. - Karakter-oversikt - Tilgjengelig i foreldreweb Ø1 Det bes om en redegjørelse for hvordan underveisvurdering blir ivaretatt i deres system. Det bes også redegjort for mulighet til å starte elevmappene allerede i barnehagen, og mulighet for å registrere kartlegginger allerede i barnehagen. 3.1.10 Fravær (elever) K2 Redegjøre for fraværskoder og mulighet for egne justeringer 3.1.11 Skyss Ø2 - Registrere skyss og avstand til hjemmet. - Skille mellom 2 og 4 km grensen. - Rett til skyss pga farlig skolevei - Registrere skyss med delt bosted, også utenfor kommunen. 3.1.12 SMS-kommunikasjon Vi ber også om redegjørelse for hvordan løsningen med mottak av SMS fungerer. Ø2 Ø1 3.1.13 Kontantstøtterapportering
3.1.14 Import fra eksisterende elevdatabase, WIS K1 3.1.15 Digital godkjenning Ø1
Kapittel 4 Generelle krav ID Beskrivelse Merknad Skole SFO Barne hage 4.1 Universell utforming. Blant annet mulighet for endre Ø2 tekststørrelse, farge og bakgrunnsfarge for synshemmede 4.2 Norsk tekst i hele programvaren og brukerveiledninger K1 4.3 Responstid for brukerstøtte K1 Det bes redegjøre for minimumstid og kostnader 4.4 Mulighet for ASP løsning Det bes redegjøre for prisforskjell ved ASP løsning sammenliknet med lokal drifting, samt en redegjørelse for hvordan ASP løsningen vil ivareta integrasjonene til interne systemer. I tillegg skal det redegjøres for hva som ligger i serviceavtale(responstid, oppetid, oppgraderinger osv) 4.5 Leverandøren har kundestøttesenter. Tilgang via telefon, e- post og web K1 Redegjørelse for pris i alle tilfeller, også hvem som har tilgang på brukerstøtte. 4.6 Støtter standarder for integrasjon for fagsystemer mot K1 arkivsystemer, NOARK 5, 4.7 Leverandør forplikter seg til at fagsystemet til enhver tid er godkjent i forhold til gjeldende NOARK-krav. K1
4.8 Referanser K1 Det skal oppgis en liste med minst fem referanser. 4.9 Oppdateringer K1 Det bes om redegjørelse for løsninger når programmet skal oppdateres. Hva er inkludert i årlige driftsutgifter. Hva koster oppdateringer inkludert konsulenthjelp. 4.10 Enkelt brukergrensesnitt K2 4.11 Tilgangshierarki K1 4.12 Opplæring/kurs - Inkludert i pakken - Kurspris for opplæring utover det som er inkludert i grunnpakken. K2 Totalkostnader i forbindelse med opplæring skal komme frem. 4.13 Installasjon K2 Det skal fremkomme av tilbudet om kostnader til installasjon er en del av grunnpakken, og evt ekstrakostnader forbundet med dette.