1 Fredensborg Gårdsrom Sameiet Protokoll fra ordinært sameiermøte i Fredensborg Gårdsrom Sameiet ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 12.05.2015 Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Takhuset Til stede: 2 seksjonseiere, representert ved fullmakt, totalt 2 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS, ble representert ved Kenan Jasarevic. Møtet ble åpnet av Mona Graftås. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Sindre Marqvardsen foreslått. B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne Som referent ble Kenan Jasarevic foreslått, og som protokollvitne ble Linn Bøler foreslått. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Behandling av årsberetning for 2014 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. 3. Behandling av årsregnskap for 2014 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. 4. Fastsettelse av godtgjørelser Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 68 000,-. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
5 Valg av revisor PwC er valgt som revisor 2 Fredensborg Gårdsrom Sameiet 6 Vedlikeholdsprogram / budsjett 2015 Vedlikeholdsplan og budsjett er behandlet og tatt til orientering. 7 Behandling av innkomne forslag og saker Før behandlingen av sakene ble det opptatt antall stemmeberettigede som var fremmøtt. Mona Graftås stemmer med fullmakt for Fredensborg Sameie 1. Vahid Ala i stemmer på vegne av Fredensborg sameie 2 og Jess Carlsen Borettslag med en begrenset fullmakt som kun tillater Vahid Ala i å stemme på vegne av nevnt selskap i saker 1 til 5 og sak 7a ihht møteinnkallingen for årsmøtet. Fullmakten ble akseptert av årsmøtet selv om den ikke foreligger i signert stand av de som har gitt fra seg sin stemme. Fullmakten bør være signert av alle styremedlemmer fra FS2 og JCBL. Vahid Ala'i som styreleder i JCB og FS2 stilte med begrenset fullmakt fra sittende styrer i Jess Carlsen Borettslag ved (Vibeke Huynh, Terje Aalia, Dag W Mackenzie Bruff, Jørgen Steffensen og Vahid Ala i) og Fredensborg Sameie 2 ved (Vibeke Huynh, Dag W Mackenzie Bruff og Vahid Ala i). Denne fullmakten førte til at årsmøtet ikke kunne fatte vedtak i sakene (6- Vedlikeholdsprogram / budsjett 2015, 7b Forsalg til internkontrollbestemmelser og Databehandlingsavtale, 7c, Nedleggelse av gårdsrommet, 7d Mistillitsforslag mot styreleder i gårdsrommet og sak 8 Valg av tillitsvalgte.) I sak 8 betyr dette i klartekst at det ikke var mulig å velge nytt styre i Gårdsrommet slik at videre drift og blant annet betaling av faktura som gjelder fellesskapets regninger av typen kommunale avgifter, strøm i fellesarealer m.mer ikke ville være mulig å betale pga manglende valgt styre. A Forslag angående endring av vedtekter Saksframstilling: Forsalg om endring i Gårdsromsameiets Vedtekter Bakgrunn for at saken ønskes tatt opp på Sameiermøtet: Det er en kjensgjerning at det de siste årene har blitt stadig vanskeligere å finne kandidater til alle styrevervene i Jess Carlsen-kvartalets ulike styrer. FS-1 antar at noe av årsaken kan ligge i at det kan være svært tidkrevende å inneha styreverv. I tillegg til å bekle verv i styret i eget Boligselskap er det ønsket at styremedlemmer i Boligselskapene også bekler styreverv i Gårdsrommet og Garasjen. Det er nok mange som ser på dette som en for stor, og tidkrevende oppgave å sitte i inntil 3 styrer. Pr i dag setter Vedtektene til Gårdsromsameiet formelle begrensinger på hvem som kan velges inn som medlemmer eller varamedlemmer i Gårdsromstyret. FS-1 ser klare fordeler med at de samme personene sitter i flere/alle styrene, men dersom dette er til hinder for at personer i kvartalet ønsker å ta styreverv bør vi vurdere om det virkelig er nødvendig at alle Gårdsromstyres styrerepresentanter sitter som medlemmer eller varamedlemmer i Boligselskapenes styrer. Gårdsromsameiet er et eget selvstendig selskap og prinsipielt bør alle som er bosatt i Jess Carlsen-kvartalet, og som er interessert i å bidra til et godt miljø kunne inneha tillitsverv i dette styret.
3 Fredensborg Gårdsrom Sameiet Kanskje holder det at 2 av styremedlemmene i Gårdsromstyret er vare- eller styremedlem i boligselskapene, og at de 2 øvrige styremedlemmene kan velges blant seksjonseierne som er bosatt i kvartalet. Da sikrer man at de 2 største eierne er representert i styret, samtidig som det gis mulighet for at bebore uten tilknytning til boligselskapenes styrer blir representert. For å opprettholdes den balansen i styresammensetningen som er ønsket, bør man sette som krav at de 2 representanten fra beboerne skal være seksjonseier, og bosatt i hvert sitt Boligselskap. Vedtektene pr i dag: 10 Styret Sameiet skal ha et styre på 4 medlemmer som velges av sameiermøtet. Styrets medlemmer skal velges som følger: 2 medlemmer velges blant styremedlemmer/vararepresentanter i Hausmann Borettslag / Fredensborg Sameie 1 sine styrer 2 medlemmer velges blant styremedlemmer/vararepresentanter i Jess Carlsen borettslag / Fredensborg Sameie 2 sine styrer Styremedlemmene velges for 2 år. Vararepresentanter skal velges som følger: 2 medlemmer velges blant styremedlemmer/vararepresentanter i Hausmann Borettslag / Fredensborg Sameie 1 sine styrer 2 medlemmer velges blant styremedlemmer/vararepresentanter i Jess Carlsen borettslag / Fredensborg Sameie 2 sine styrer Styret skal ha en styreleder som velges særskilt av sameiermøtet. Forslag til vedtak: FS-1 foreslår en endring i Gårdsromsameiets Vedtekter slik at personer uten tilknytning til boligselskapenes styrer kan velges inn som styre-/varamedlemmer i Gårdsrommet: 10 Styret Sameiet skal ha et styre på 4 medlemmer som velges av sameiermøtet. Styrets medlemmer skal velges som følger: Minst ett medlemmer velges blant styremedlemmer/vararepresentanter i Hausmann Borettslag / Fredensborg Sameie 1 sine styrer Minst ett medlemmer velges blant styremedlemmer/vararepresentanter i Jess Carlsen borettslag / Fredensborg Sameie 2 sine styrer Inntil to medlemmer kan velges blant beboere som også er eier/andelseier i henholdsvis JCBL og FS-1/HMB. Styremedlemmene velges for 2 år. Vararepresentanter skal velges som følger: Minst ett medlemmer velges blant styremedlemmer/vararepresentanter i Hausmann Borettslag / Fredensborg Sameie 1 sine styrer Minst ett medlemmer velges blant styremedlemmer/vararepresentanter i Jess Carlsen borettslag / Fredensborg Sameie 2 sine styrer Inntil 2 varamedlemmer kan velges blant beboere som også er eier/andelseier i henholdsvis JCBL og FS-1/HMB. Styret skal ha en styreleder som velges særskilt av sameiermøtet. Leder velges blant de 2 kandidatene som er styre- eller varamedlem i ett av boligselskapene. Merknad: Vedtektsendringer krever enstemmighet ihht vedtektene Forslag til vedtak: Vedtak: Forslaget blir avvist der FS1 stemmer for og JCBL / FS2 stemmer imot. Forslaget oppnår ikke enstemmighet.
4 Fredensborg Gårdsrom Sameiet B Forslag til Internkontrollbestemmelser og Databehandleravtalen Saksframstilling: Forslag til Internkontrollbestemmelser og Databehandleravtale for bruk i Gårdsromsameiet 1. Bakgrunn for at saken ønskes tatt opp på Sameiermøtet: FS-1 ønsker at vi skal ha kameraovervåking i Garasjen og Gårdsrommets ansvarsområder slik vi har hatt det frem til i dag, men for FS-1 har det også vært viktig at kameraovervåkingen tilfredsstiller lover, forskrifter og regelverk. I 2012 kom det nye og strengere retningslinjer fra Datatilsynet. Det skal blant annet, iht. personopplysningsloven og personopplysningsforskriften, utarbeides Internkontrollbestemmelser (IKB) som skal sikre at styret følger gjeldende lover, forskrifter og regler, og beskrive hvilke konkrete tiltak styret har iverksatt for å sikre personopplysninger knyttet til opptakene. I 2010 vedtok Gårdsromstyret at kameraer skulle monteres i garasjen, og at Gårdsrommet skulle drifte dette anlegget. FS-1 oppfatter det derfor slik at det er enighet om at Gårdsrommet kan/skal påta seg ansvaret for driften av Kameraovervåkingen i JC-kvartalet, og at det skal legges til rette for at andre selskaper i kvartalet skal kunne knytte seg til Gårdsrommets anlegg. FS-1 oppfatter at det også er enighet om at ett sett med IKB for all kameraovervåking i Jess Carlsen-kvartalet vil dekke behovet. En slik løsning støttes også av Datatilsynet. DT har gjort det klart at det ikke kan gjennomføres kameraovervåking i Garasjens ansvarsområde uten en eller annen form for skriftlig avtale mellom Garasjen og Gårdsrommet. 2. Forslag til løsning: FS-1 fremlegger forslag om følgende tiltak for å få formalitetene på plass: a. Internkontrollbestemmelser (IKB): Som kjent har det vært fremmet forlag til IKB fra hver av boligselskapene. Begge forslagene er lagt frem for Datatilsynet (DT) for vurdering. DT vurderte FS-1s forsalg til å være mest dekkende, og anbefalte dette. Etter FS-1s oppfatning er JCBL/FS- 2s forslag for lite konkrete. Et vesentlig punkt FS-1 har påpekt er manglende beskrivelse av hvordan man skal håndtere henvendelser fra andre selskaper i kvartalet som ønsker å koble seg til Gårdsrommets anlegg. For å få kameraovervåkingen i gang igjen vedtok FS-1 på et styremøte i April 15 å godta JCBL/FS-2 forslag for midlertidig bruk. FS-1 fremmer Datatilsynets anbefalte forslag til IKB for bruk i Gårdsromsameiet (Vedlegg A). b. Avtale mellom Gårdsrommet og eventuelt andre selskaper som slutter seg til Gårdsrommets anlegg: Iht. til DT må det signeres en eller annen form for skriftlig avtale mellom Gårdsrommet og andre selskaper i JC-kvartalet som ønsker å koble seg til Gårdsrommets anlegg. Basert på hva man ønsker å oppnå kan en av følgende 2 avtaler benyttes: - Databehandleravtale - Montasjetillatelse En Databehandleravtalen med andre selskaper vil sikre det andre selskapets styre full tilgang til opptak som dekker det formålet selskapets styre har besluttet. En Montasjetillatelse gir Gårdsrommet fullmakt til å montere opp kameraer i selskapets ansvarsområde, og som dekker det andre selskapets ansvarsområde, men da kun til Gårdsrommets bruk. Dvs. at det aktuelle styre ikke har tilgang til opptakene. Det er behov for en Databehandleravtale som kan benyttes mellom Gårdsrommet og andre selskaper som ønsker å knytte seg Gårdsrommets anlegg. FS-1 fremmer med dette et forslag til Databehandleravtale til bruk i Gårdsromsameiet (Vedlegg B). 3. Forslag: a. Internkontrollbestemmelser: FS-1 legger frem Datatilsynets anbefalte forslag til IKB for bruk i Gårdromsameiet til beslutning i Sameiermøtet. Forslag til vedtak: For å gjøre Internkontrollbestemmelsen mer konkret, vedtar Sameiermøtet Datatilsynets anbefalte forslag til IKB, og pålegger alle selskaper som knytter seg til,å benytte de i håndteringen av Gårdsromstyrets kameraovervåking. Internkontrollbestemmelsene er vedlagt (Vedlegg A).
5 Fredensborg Gårdsrom Sameiet b. Databehandleravtalen: For å tilfredsstille kravene DT har satt må det også etableres en skriftlig avtale mellom Gårdsrommet og andre selskaper som ønsker å knytte seg til Gårdsrommets kameraovervåkingsanlegg. For å sikre andre selskaper lovlig tilgang til opptakene fremmer FS-1 vedlagte forslag til Databehandleravtale. Databehandleravtale er vedlagt (Vedlegg B). Forslag til vedtak: Styret i Gårdsrommet pålegges å inngå vedlagte Databehandleravtalen med alle selskaper i Jess Carlsen-kvartalet som ønsker å knytte seg til, og ha tilgang til informasjon innhentet gjennom Gårdsrommets kameraovervåkingsanlegg (Vedlegg B). Vedlegg A: Forslag til IKB til bruk i Gårdsromsameiet (bakerst i heftet) Vedlegg B: Forslag til Databehandleravtalen til bruk i Gårdsromsameiet (Bakerst i heftet) Mvh Styret i FS-1 Vedtak: Denne saken har årsmøtet ikke myndighet til å behandle da representanten fra Fredensborg Sameie 2 og Jess Carlsen Borettslag ikke har tilstrekkelig med fullmakt og det ikke er noen fremmøtte. D Nedleggelse av gårdsrommet i dagens format. Saksframstilling: JCBL mener at gårdsrommet ikke fungerer som noen hensiktsmessig og effektiv organisasjonsform. Gårdsrommet er hovedsakelig et styre som skal ivareta de tekniske anleggene boligselskapene har felles. Dette gjøres trolig best a ven profesjonell med teknisk innsikt, snarere enn et styre som later til å ha problemer med å avklare om det er et overordnet styringsorgan, eller teknisk, operativt organ. I tillegg har det de siste årene vært store uenigheter mellom JCBL og FS1, som også er reflektert i arbeidet i Gårdsromstyret. Siste året har styrelederne i boligselskapene ikke vært medlem i selve gårdsromstyret og det har ført til mindre tilspissede konflikter, men allikevel har man behold de klassiske synspunkter og skillelinjene. JCBL har siden 2012 hatt hvert år styremedlemmer i Gårdsommet som har funnet det nødvendig å trekke seg fra styret pga. over byråkratisk tilnærming og konfliktfulle situasjon. Vedlagt følger tilbakemelding styret har fått fra vårt fra et styremedlem i Gårdsromstyret som må trekke seg på grunn av arbeid i utlandet. Etter et års erfaring som styremedlem i gårdsrommet og garasjerommet mener jeg det er behov for å se på om valgt organisasjonsform er hensiktsmessig. Det avholdes hyppige styremøter, i utgangspunktet hver måned. Det produseres mye sakspapirer, som jevnt over overgår sakenes viktighet. Møtene vare minst en time hver, ofte mer. Jeg har tatt til orde for større effektivisering, bl.a. ved å redusere møtelengde og tale for redusert omfang på dokumenter som produseres, men det har gitt lite resultater. Styrene har få saker av viktighet. Et unntak gjelder tv-overvåking. Dette burde i utgangspunktet heller ikke være særlig komplisert, men saken har gått seg helt fast i gårdsromstyret. Igjen er det, i mine øyne, en uvillighet og en overbyråkratisering fra FS1s representanter som gjør arbeidet lite effektivt.
6 Fredensborg Gårdsrom Sameiet Basert på den samlede erfaringen mener jeg JCBL bør utrede om der er andre og mer egnede former felleskapets interesser kan ivaretas på. Konkret mener jeg man bør se på om gårdsrommet i sin nåværende form erstattes av en mer effektiv og hensiktsmessig organisasjonsform... Terje Forslag til vedtak: Gårdsrommstyret i dagens form nedlegges, og erstattes av en ekstern gårdsromsforvalter som rapporterer til boligselskapene hvert halvår, og samtidig mottar styringssignaler fra selskapene som likeverdige eiere Vedtak: Denne saken har årsmøtet ikke myndighet til å behandle da representanten fra Fredensborg Sameie 2 og Jess Carlsen Borettslag ikke har tilstrekkelig med fullmakt og det ikke er noen fremmøtte. D Mistillitsforslag mot styretelder i gårdsrommet Saksframstilling: Sak 2 er en subsidiær sak til sak nr. 1 - Mistillitsforslag mot styreleder for gårdsrommet. JCBL er sterkt kritisk til styreleders egenhendige nedstenging av kameraovervåkningen på tross av protester fra styremedlemmer fra JCBL i gårdsrommet og understreking at overvåkingen er basert på lovlige vedtak og gjennomføres på lovlig måte. Vahid Ala i Videre har hun gjort takterrassen til takhuset tilgjengelig for Hausmannsborettslag sine beboere. Dette på tross av kjennskap til at det har uavklart og konfliktfullt forhold mellom boligselskapene om dette. Forslag til vedtak: Dagens styreleder fratrer. Forslag til vedtak: Vedtak: Denne saken har årsmøtet ikke myndighet til å behandle da det ikke er fremmøte tilfredsstillende stemmeberettigede fra Fredensborg Sameie 2 og Jess Carlsen Borettslag og representanten fra disse selskap ikke har tilstrekkelig fullmakt.
7 Fredensborg Gårdsrom Sameiet 8 Valg av tillitsvalgte Denne saken kunne opprinnelig ikke behandles da representanten fra Fredensborg Sameie 2 og Jess Carlsen ikke hadde tilstrekkelig fullmakt. Det ble derimot inngått en avtale mellom de tre selskap der representanten Vahid Ala i tilslutt fikk ringt og fremskaffet nødvendig fullmakt for behandling av denne saken. A Som styremedlem for 1 år, ble Stian Skolemestra foreslått. Som styremedlem for 1 år, ble Magnus Gottschalk foreslått. C Som varamedlem for 1 år, ble Vibeke Huyen for Magnus Gottschalk. Som varamedlem for 1 år, ble Tor Hugne Olsen for Stian Skolemestra foreslått. Møtet ble hevet kl.: 21:30. Protokollen signeres av Møteleder Sindre Marqvardsen /s/ Referent Kenan Jasarevic /s/ Protokollvitne Linn Bøler /s/
8 Fredensborg Gårdsrom Sameiet Ved valgene på sameiermøtet og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Mona Graftås Jess Carlsens Gate 10 2014-2016 Nestleder Vidar Jørgensen Møllergata 52 2014-2016 Styremedlem Stian Skolemestra Jess Carlsens Gate 4 2015-2016 Styremedlem Magnus Gottschalk Møllergata 48 2015-2016