WEBaccess Nettbasert løsning for administrering av kommunens brukere
FORORD Velkommen til vår opplæring i CareTech WEBaccess. Denne manualen gir deg kunnskap om hvordan nettløsningen WEBaccess fungerer, og hvilke muligheter den gir. CareTech WEBaccess fungerer som et administrasjonsverktøy hvor kommunen kan registrere sine brukere på en enkel og sikker måte. Autorisert personale i kommunen kan logge seg på en database og få tilgang til informasjon om brukerne. Kommunen kan selv registrere, endre og arkivere opplysninger om brukerne og dermed ha full kontroll. Løsningen gir mulighet for ulike autorisasjonsnivåer for å tilpasse informasjon ut ifra de behovene kommunens personale har. Tilgang til statistikk gjør det mulig å følge opp hendelsesforløp og planlegge framtidige arbeidsressurser. CareTech WEBaccess oppfyller gjeldende lover og sikkerhetsforskrifter for personopplysninger og tofaktorinnlogging. Vi ønsker deg en positiv og givende opplæring i CareTech WEBaccess. * * * Innholdsfortegnelse Innlogging... s. 3 Åpne og filtrere... s. 4 Programinnhold... s. 5 Registrere ny bruker... s. 6 Redigere adresse... s. 17 Endre alarmkode... s. 18 Registrere nødalarm... s. 19 Registrere medsøker... s. 20 Avslutte bruker... s. 21 Opplæringsmateriell WEBaccess 2015 CareTech AB
Innlogging Åpne nettleseren og gå til adressen: https://remoteapp.umo.caretech.se. Logg inn med ditt brukernavn Domain\Username: umordp\brukernavn (umordp\ skal alltid stå foran brukernavnet ved innlogging) Password: passord Følgende vindu åpnes. Klikk på ikonet «ProAlert» alternativt «ProAlert lokale skrivere». Velg det siste alternativet hvis du vil ta utskrifter. ProAlert-appen lastes ned nederst i nettleseren. Åpne den. Et nytt vindu åpnes, klikk på «Koble til». *Dialogvindu som på bildet vises avhengig av sikkerhetsinnstillinger. Tips! Kryss av for «Ikke spør meg igjen...» for å slippe dette dialogvinduet neste gang. Fyll ut opplysningene på nytt i henhold til forrige punkt. Login åpnes. Fyll ut personopplysningene dine. ProAlert CRM åpnes. Bra, nå kan du begynne å registrere! PS. Kontakt egen IT-avdeling ved eventuelle tilkoblingsproblemer. Gi dem denne instruksjonen samt den tekniske beskrivelsen. 3
Åpne og filtrere Dersom innloggingen var vellykket, vises denne startvisningen. Klikk på ikonet «Brukere». Vinduet «Filtrer brukere» åpnes. Her søker du etter personer via navn, adresse, alarmkode og/eller hjemmetjenesteområde m.m. Du kan velge å kun vise aktive brukere ved å flytte alternativet «Connected» til den høyre spalten, se bildet. Med alternativet «Archived» vises også avsluttede brukere. Klikk på «Utfør», resultatet vises. Nå kan du legge til eller redigere brukere! 4
Programinnhold Velkommen til WEBaccess og ProAlert CRM. Her presenterer vi de fanene som er aktuelle for deg. Administrasjonsverktøyet har flere faner du kommer til å benytte for å legge til nye brukere og redigere eksisterende: Bruker Status Enheter Kommentarer Private kontakter Søkerutine Bruker: Personopplysninger og adresse Status: Angir brukerens aktuelle alarmstatus samt rapport-/hjemmetjenestegruppe Enheter: Administrasjon av alarmkode Kommentarer: Viktig informasjon om brukeren Private kontakter: Opplysninger om brukerens pårørende Søkerutine: Angir aktuell utfører, f.eks. hjemmetjenestegruppe eller nattpatrulje 5
Bruker Status Enheter Kommentarer Private kontakter Søkerutine Registrere ny bruker 1 Åpne ProAlert CRM og klikk på «Brukere» til venstre i menyen. Klikk på «Utfør» i filtreringsruten. Bildet til venstre vises. Klikk på «Legg til» for å legge til en bruker. 2 I fanen Bruker klikker du på «Ny bolig» for å begynne å registrere adresse. 6
Bruker Status Enheter Kommentarer Private kontakter Søkerutine 3 Registrer opplysninger som vist på bildet. I ruten for Enhet gjør du ikke noe. «Utfør». Eksempel på merknad: dørkode, boligalarm og informasjon om boligen. 4 Registrer øvrige brukeropplysninger som vist på bildet. Klikk på de tre prikkene til høyre i feltet for å skrive navn. Fødselsdato: År-måned-dato F.eks.: 1936-02-02 Merknad: Kort tekst! Lengre kommentarer skrives under fanen Kommentarer. Personnummer: År Måned Dato-fire siste sifre F.eks.: 360202-1234 Telefonnummer: Kun sifre (ingen tegn/ mellomrom) 7
Bruker Status Enheter Kommentarer Private kontakter Søkerutine 5 Gå til neste fane, «Status». Registrer brukerens status og HV-gruppe (rapportgruppe). Brukeren skal ha status Connected (dersom alarmen utløses samme dag, har blitt utplassert eller ligger aktiv mot alarmsentralen og kan utløses) alternativt Amending (dersom alarmen ikke utløses samme dag, da kommer den ikke med på listen over uteblitte testalarmer). Velg rapport hjemmetjenestegruppe, klikk på ikonet «+» for å velge gruppe. Gå videre til fane 3 «Enheter». 6 I fanen «Enheter» velger du «Koble inn enhet», og bildet til venstre dukker opp. Skriv inn alarmkoden brukeren skal få, og velg «Søk». Du får opp treff som vist på neste bilde dersom alarmkoden er ledig og kan brukes. Gå til punkt 9. Mangler du alarmkode? Klikk på «Ny» og gå videre til neste side. 8
Bruker Status Enheter Kommentarer Private kontakter Søkerutine Legg til en enhet med ny alarmkode Gå til punkt 7 hvis dere har SIM-kort fra Maingate eller til punkt 8 hvis dere har SIM-kort fra CSL (Vodafone). 7 Maingate: Legg til en ny alarmkode. Åpne fanen «Enheter» og fyll ut opplysninger som vist på bildet til venstre, dvs. de feltene som er markert med piler. Legg til 00 foran telefonnummeret. Enhetstype, SCAIP. Enhetsstatus, ledig. Velg rapportgruppe ved å klikke på ikonet for «+». «Utfør» og gå videre til punkt 9. 8 CSL (Vodafone): Legg til en ny alarmkode. Åpne fanen «Enheter» og fyll ut opplysninger som vist på bildet til venstre, dvs. de feltene som er markert med piler. Telefonnummerets første sifre, 88, erstattes med 00! Enhetstype, SCAIP. Enhetsstatus, ledig. Velg rapportgruppe ved å klikke på ikonet for «+». «Utfør» og gå videre til punkt 9. 9
Bruker Status Enheter Kommentarer Private kontakter Søkerutine 9 Dobbeltklikk på alarmkoden du vil koble til brukeren. Neste bilde vises. 10 Du blir spurt om du vil koble denne alarmkoden til bolig. Velg «Utfør» uten endringer. Du har nå lagt til alarmkoden. På raden for alarmkoden ser du en hake som bekrefter at dette er den forhåndsvalgte alarmkoden til brukeren. Gå videre til fane 4 «Kommentarer». 10
Bruker Status Enheter Kommentarer Private kontakter Søkerutine 11 I fanen Kommentarer fyller du ut helsetilstand, eventuell veibeskrivelse og annen viktig informasjon. Fritt felt står ofte tomt eller som informasjon om at brukeren er avsluttet eller aktivert på nytt. Spesielt viktig informasjon kan legges inn som popupvindu. Klikk på «Legg til kommentarer». Se punkt 12. 12 Bildet til venstre åpnes. Fyll ut emne og informasjon. Kryss av i «Pop up i Alarmpost» hvis du vil aktivere popup-funksjonen. Gå videre til fane 5 «Private kontakter». 11
Bruker Status Enheter Kommentarer Private kontakter Søkerutine 13 Velg «Legg til» hvis brukeren har pårørende som skal legges til. 14 Skriv inn pårørendes navn, relasjon til brukeren og telefonnummer som vist på bildet. «Utfør». Hvis det er flere pårørende, gjentar du prosedyren for samtlige. Gå til fane 6 «Søkerutine». 12
Bruker Status Enheter Kommentarer Private kontakter Søkerutine 15 Når pårørende er lagt til, kommer dette bildet opp. Når du har lagt inn alle pårørende, går du til fane 6 «Søkerutine». 16 I fanen «Søkerutine» klikker du på «Legg til» for å registrere brukerens trygghetsalarm. Bildet til venstre kommer opp. Skriv navnet på rapportgruppen som angitt over og velg «Søk». Du får opp de treffene som matcher valget ditt. Se neste bilde. 13
17 Dobbeltklikk på søkerutinen for dag/kveld for å legge den til. Neste bilde kommer fram. 18 Velg «Utfør» uten å foreta endringer og gjenta samme prosess som over, trinn 16 18, for å legge til øvrige søkerutiner. Obs! Pass på at alle rutiner for dag/kveld og natt er med, slik at operatøren kan ringe ut alarmen uansett tid på døgnet. 14
19 Når alle søkerutiner er lagt til, ser det ut som på bildet til venstre. 20 Gå gjennom fanene 1 6 (6 1) og kontroller at alt er riktig. «Utfør». Bra. Registrering av ny bruker er nå gjennomført! 15
Kommentarer:
Redigere adresse Dersom brukeren har flyttet eller skal flytte, må adressen endres. Under følger en beskrivelse av hvordan endringen gjøres ved både flytting innenfor samme hjemmetjenesteområde og ved bytte av hjemmetjenestegruppe. Flytting innenfor samme hjemmetjenesteområde Søk på bruker, marker og klikk på «Endre». Du får opp bildet til venstre. Klikk på «Endre bolig». Du ser nå aktuell adresseinformasjon. Rediger adressen hvis brukeren har flyttet. «Utfør». PS: Hvis brukeren ikke har flyttet, kan den informasjonen legges til i Kommentarer. F.eks.: Skal flytte til Malmögatan 2 1.8.2015. Endre informasjonen i systemet når brukeren har flyttet. Flytting til et nytt hjemmetjenesteområde Søk på bruker, marker og klikk på «Endre». Klikk på «Endre bolig». Rediger adressen hvis brukeren har flyttet. Endre hjemmetjenestegruppe i fanen «Status» og «Søkerutine». Dersom brukeren beholder samme alarmkode, klikker du på «Endre enhet» og endrer rapportgruppe til den nye gruppen. Se neste kapittel, Endre alarmkode, dersom brukeren bytter alarmkode. 17
Endre alarmkode Når alarmkoden byttes, er det viktig at tiden fra den gamle koden kobles fra til den nye kobles til blir så kort som mulig. Dersom brukeren utløser alarmen i dette tidsrommet, kan ikke alarmsentralen se hvem som utløser den. Søk på bruker i ProAlert CRM. Gå til fanen «Koble inn enhet». Søk fram alarmkoden du skal bruke, og velg den i listen. (Hvis den ikke er søkbar, klikker du på «Ny» og registrerer den.) Når den er registrert, klikker du på «Velg». Du blir spurt om du vil koble denne koden til brukeren og gjøre den andre koden ledig. Den gamle koden erstattes av en ny. Dialogvinduet til venstre vises. Velg «Yes» hvis du vil koble fra den andre koden. *Behold begge kodene dersom tidspunktet for installasjon hos brukeren ikke er bestemt. Koble ut den gamle koden når installasjonen er utført. Kontroller at riktig kode er registrert på brukeren, dersom den er riktig, trykker du på «Utfør». 18
Registrere no/ dalarm Søk på bruker i ProAlert CRM. Marker den aktuelle brukeren og klikk på «Endre». Gå til fanen «Enheter». Klikk på «Koble inn enhet» til høyre. Søk på nødalarmens alarmkode. Alarmkoden må være ledig, marker den og klikk på «Velg». *Hvis den ikke er ledig: gå ut av brukerbildet og søk på nødalarmkoden, den kan være knyttet til en bruker som har hatt samme nødalarm tidligere. Koble den fra. Du får opp et dialogvindu med spørsmålet «Vil du også koble fra enheter fra brukere?» Velg «No» dersom brukeren vil få tilbake koden når alarmen er opprettet. Du har nå to alarmkoder, uansett hvilken alarmkode brukeren benytter for å utløse alarmen, vil alarmsentralen få fram brukerens opplysninger. «Utfør». Obs! Den alarmkoden som er knyttet til brukeren, og som IKKE benyttes, sender en uteblitt testalarm hver dag. 19
Registrere medso/ ker Søk på bruker i ProAlert CRM. Klikk på «Finn bolig». Skriv hovedsøkers adresse og «Søk». Kontroller at du velger riktig adresse ved å sjekke telefonnummeret. Velg den adressen hovedsøkeren bor på. Adressen kobles sammen med det brukerbildet du registrerer nå. Fortsett med registreringen på vanlig måte. 20
Avslutte bruker Søk på bruker i ProAlert CRM. Marker brukeren og klikk på «Endre». Gå til fane 2 «Status», endre status til arkivert/ archived. Gå til fane 3 «Enhet» og klikk på «Koble fra enhet». Gå til fane 4 «Kommentarer» og skriv i Fritt felt: «Makulert», samt dato og signatur. «Utfør» 21
Kommentarer: