1 E/S Tiedemannsjordet Til seksjonseierne i Eierseksjonssameiet Tiedemannsjordet Velkommen til sameiermøte, den 9. april kl 18. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2014. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte E/S Tiedemannsjordet det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 E/S Tiedemannsjordet Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Eierseksjonssameiet Tiedemannsjordet avholdes torsdag 9. april 2015 kl. 18.00 i Scandic Rica Helsfyr. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2014 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET Forslag i henhold til budsjett, kr 225 000,- 5. INNKOMNE FORSLAG A) Søknad fra seksjon 9 om utbygging av terrasse (fra Anita Jørgensen) B) Søknad fra seksjon 19 om å kjøpe ubenyttet blindrom (fra Kaja Johannesen) C) Utbedring av vann og varmeanlegg (fra styret) D) Fjerne bjørketre eller beskjæres (forslag fra seksjonseier) Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 1 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomité Vedlegg: Orientering om sameiets drift. Oslo, 03.03.2015 Styret i Eierseksjonssameiet Tiedemannsjordet Elisabeth Gundersen /s/ Tommie Antonsen /s/ Yngve Jensen/s/ Kirsten Kayiambakis /s/ Hanne Klægstad /s/
3 E/S Tiedemannsjordet ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Elisabeth Gundersen Bertrand Narvesens Vei 51 Styremedlem Tommie Antonsen Bertrand Narvesens Vei 27 Styremedlem Yngve Jensen Bertrand Narvesens Vei 47 Styremedlem Kirsten Kayiambakis Bertrand Narvesens Vei 1 Styremedlem Hanne Klægstad Bertrand Narvesens Vei 37 Varamedlem Thor Martin Bjerke Bertrand Narvesens Vei 7 Varamedlem Monica Figueroa Bertrand Narvesens Vei 11 Varamedlem Morten N Ottosen Bertrand Narvesens Vei 45 Varamedlem Espen Alegria Ulimoen Bertrand Narvesens Vei 13 Valgkomiteen Thor Martin Bjerke Bertrand Narvesens Vei 7 Sigrid Haugen Bertrand Narvesens Vei 45 Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 3 kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Eierskesjonssameiet Tiedemannsjordet Sameiet består av 187 seksjoner. Eierseksjonssameiet Tiedemannsjordet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 992 208 015, og ligger i bydel Grünerløkka, Oslo kommune med følgende adresse: Bertrand Narvesens vei 1-53 Gårds- og bruksnummer: 128 5. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. E/S Tiedemannsjordet har ingen ansatte. Privat veilag Tiedemannsjordet har også eierinteresser i veilaget for Bertrand Narvesensvei. På stiftelsesmøte 07.02.2013 ble vedtekter godkjent av Tiedemannsjordet, Marienfryd Eiendom og Veidekke bolig AS. Veien og fortau er belyst med gatebelysning. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.
4 E/S Tiedemannsjordet KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2014 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2015. Sameiet har negativ egenkapital i balansen (udekket tap). Dette er nærmere omtalt i årsregnskapet under noten for udekket tap. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2014 var til sammen kr 6 592 739,-. Kostnader Driftskostnadene i 2014 var til sammen kr 6 890 579. Dette er kr 173 041 høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak uforutsette utgifter til reparasjon av heiser, ca kr 200 000. Høyere bokførte kostnader til Canal Digital enn budsjettert skyldes at vi budsjetterte eks. mva. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr 162 672 og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Årsresultatet er før overføring til vedlikeholdsfond, tidligere omtalt som øremerkede bankinnskudd, nå omtalt som Sparekonto 2 i OBOS banken. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2014. Arbeidskapital er tilgjengelige midler og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2014 er kr 2 479 141. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Tidligere vedtatt vedlikeholdsfond, omtalts som øremerkede bankinnskudd i balansen i 2013, er i regnskap/balanse 2014 omtalt som Sparekonto 2 i OBOS-banken. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2014 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.
5 E/S Tiedemannsjordet KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2015 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2015. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Budsjettert resultat er før overføring til vedlikeholdsfond i balansen. I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr 400 000 til større vedlikehold som omfatter utbedring av vann og varmeanlegg, samt kr 75 000 til oppussing av inngangspartier i byggetrinn 2 (tilsvarende som utført for byggetrinn 1 i 2014). Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 22 %, mens renovasjonsavgiften øker med 12,5 %. Feieravgiften forblir uendret. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for 2014. Forsikring Forsikringspremien for 2015 har økt. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 6,6 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i E/S Tiedemannsjordet. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2015) Driftskonto 0,35 % Sparekonto 2,40 % Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2015. Budsjettet er basert på 2,3% økning av ordinære felleskostnader fra 01.01.2015. Kabel-TV kostnaden er justert opp til kr 336,- pr. måned, noe som tilsvarer kostnaden til Canal Digital i 2015. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 03.03.2015 Styret i Eierseksjonssameiet Tiedemannsjordet Elisabeth Gundersen /s/ Tommie Antonsen /s/ Yngve Jensen/s/ Kirsten Kayiambakis /s/ Hanne Klægstad /s/
8 E/S Tiedemannsjordet RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2014 2013 2014 2015 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 6 558 744 6 003 144 6 559 000 6 812 000 Andre inntekter 3 33 995 29 830 28 800 29 000 SUM DRIFTSINNTEKTER 6 592 739 6 032 974 6 587 598 6 841 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-31 725-28 200-32 000-32 000 Styrehonorar 5-225 000-200 000-225 000-225 000 Revisjonshonorar 6-13 564-12 115-12 000-12 000 Forretningsførerhonorar -184 853-178 598-182 000-190 000 Konsulenthonorar 7-58 274-54 782-50 000-50 000 Drift og vedlikehold 8-1 741 720-1 378 226-1 460 000-1 675 000 Forsikringer -363 903-345 796-375 000-400 000 Kommunale avgifter 9-1 050 250-996 465-1 050 000-1 310 000 Kostnader sameie -18 576-5 810-50 000-30 000 Energi/fyring 10-1 747 459-1 941 114-1 900 000-1 800 000 Kabel-/TV-anlegg -718 989-367 712-605 000-770 000 Andre driftskostnader 11-736 268-779 857-776 538-777 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -6 890 579-6 288 675-6 717 538-7 271 000 DRIFTSRESULTAT -297 841-255 701-130 000-430 000 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 12 138 759 139 042 130 000 130 000 Finanskostnader 13-3 590-4 505 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 135 169 134 537 130 000 130 000 ÅRSRESULTAT -162 672-121 164 0-300 000 Overføringer: Fra opptjent egenkapital -162 672-121 164
9 E/S Tiedemannsjordet BALANSE EIENDELER Note 2014 2013 ANLEGGSMIDLER Øremerkede bankinnskudd 0 1 009 555 SUM ANLEGGSMIDLER 0 1 009 555 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 37 996 3 763 Kundefordringer 14 1 647 30 270 Kortsiktige fordringer 15 301 077 194 979 Driftskonto i OBOS-banken 423 539 174 788 Sparekonto i OBOS-banken 1 415 858 2 363 865 Sparekonto 2 i OBOS-banken 16 1 040 598 0 SUM OMLØPSMIDLER 3 220 713 2 767 665 SUM EIENDELER 3 220 713 3 777 220 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 2 479 142 2 641 814 SUM EGENKAPITAL 2 479 142 2 641 814 GJELD LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 151 805 162 222 Leverandørgjeld 570 539 969 609 Annen kortsiktig gjeld 17 19 228 3 575 SUM KORTSIKTIG GJELD 741 572 1 135 406 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 3 220 713 3 777 220 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, 03.03.2015 Styret i Eierseksjonssameiet Tiedemannsjordet Elisabeth Gundersen /s/ Tommie Antonsen /s/ Yngve Jensen/s/ Kirsten Kayiambakis /s/ Hanne Klægstad /s/
... 10 E/S Tiedemannsjordet NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie 201 600 Brensel 1 701 960 Felleskostnader 3 843 276 Dugnad 112 200 Vedlikeholdsfond 96 072 Kabel-TV 603 636 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 6 558 744 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Reskontrokorrigeringer 252 Telenor, leie av tak/fasadeplass og strømforbruk 28 800 Svea Finans AS, tilbakebet. for mye innbet. gml. sak 1 838 Ref. tinglysningsomk. v/reseksjonering garasjeplasser 3 105 SUM ANDRE INNTEKTER 33 995
11 E/S Tiedemannsjordet NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -31 725 SUM PERSONALKOSTNADER -31 725 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2013/2014, og er på kr 225 000. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 13 564. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand -7 719 OPAK AS -16 790 OBOS Eiendomsforvaltning AS -28 202 Inva Engineering AS -5 563 SUM KONSULENTHONORAR -58 274 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Låsservice AS, nytt låssystem -199 861 OBOS Eiendomsdrift AS, malerarbeid -50 000 SUM STØRRE BYGNINGSMESSIGE VEDLIKEHOLD -249 861 Drift/vedlikehold bygninger -163 180 Drift/vedlikehold VVS -62 018 Drift/vedlikehold elektro -117 377 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -185 583 Drift/vedlikehold heisanlegg -355 195 Drift/vedlikehold brannsikring -250 465 Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg -130 016 Drift/vedlikehold parkeringsanlegg -750 Drift/vedlikehold garasjeanlegg -175 244 Egenandel forsikring -18 000 Kostnader dugnader -34 031 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -1 741 720
12 E/S Tiedemannsjordet NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -595 840 Renovasjonsavgift -454 409 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -1 050 250 NOTE: 10 ENERGI/FYRING Elektrisk energi -324 334 Fjernvarme -1 423 124 SUM ENERGI / FYRING -1 747 459 NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -5 398 Container -21 048 Skadedyrarbeid/soppkontroll -11 500 Telefon-/kontormaskiner -18 750 Driftsmateriell -14 158 Lyspærer og sikringer -10 485 Vaktmestertjenester -193 712 Renhold ved firmaer -333 219 Snørydding/gressklipping -62 240 Andre fremmede tjenester -6 898 Trykksaker -6 876 Andre kostnader tillitsvalgte -300 Andre kontorkostnader -5 238 Telefon, annet -14 364 Porto -17 345 Gaver -495 Bank- og kortgebyr -2 960 Velferdskostnader -9 967 Avsetning tap på fordringer -1 314 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -736 268 NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 1 427 Renter av sparekonto i OBOS-banken 51 993 Renter av sparekonto 2 i OBOS-banken (vedlikeholdsfond) 31 043 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 1 024 Gjensidige, kundeutbytte 2013 53 272 SUM FINANSINNTEKTER 138 759
13 E/S Tiedemannsjordet NOTE: 13 FINANSKOSTNADER Renter på leverandørgjeld -3 590 SUM FINANSKOSTNADER -3 590 NOTE: 14 KUNDEFORDRINGER Kundefordringer, saldo 31.12.14 2 961 Avsetning tap på fordringer -1 314 SUM KUNDEFORDRINGER 1 647 NOTE: 15 KORTSIKTIGE FORDRINGER Feil utbetaling, ref. i 2015 2 772 Andre forskuddsbetalte kostnader 298 304 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 301 077 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer vedr. 2015, med motpost i leverandørgjeld. Kostnadsføring og utbetaling foretas i 2015. NOTE: 16 SPAREKONTO 2 I OBOS-BANKEN Sparekonto 2 i OBOS-banken er avsatte midler til vedlikeholdsfond som kan brukes til formål sameiermøtet har fastsatt. NOTE: 17 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Avs. høstdugnad 2014-15 900 Feilinnbetaling, tilbakebetales i 2015-3 328 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -19 228
14 E/S Tiedemannsjordet 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET Godtgjørelse til det sittende styret for perioden 2014/2015 foreslås satt til kr 225 000,- i henhold til budsjett 2015. 5. INNKOMNE FORSLAG A) Søknad fra seksjon 9 om utbygging av terrasse (fra Anita Jørgensen) Jeg lurer på om det er mulig å få tillatelse til å bygge en platting utenfor leiligheten min slik at jeg får veranda og slipper å sitte på bakken om sommeren? Jeg ser at det er bygd slik platting av naboer nesten rett ved siden av meg, og ønsker å gjøre dette på samme måte til neste sommer. Lurer samtidig på om jeg har lov til å strekke denne plattingen 1 m lengre ut enn steinhellene foran stuevinduene mine? FORSLAG TIL VEDTAK: Det er tillatt å bygge ut platting over steinhellene. STYRETS INNSTILLING: Styret innstiller på at det gis tillatelse til utbygging av terrassen for leiligheter på bakkeplan: a) Byggetrinn 1 (fasade mot Hovinveien) Det gis tillatelse til å bygge ut eksisterende tre terrasse til steinplattingens ytterkant i lengde/bredderetning. Det innebærer at en ny tre terrasse vil tilsvare det som er originalt i byggetrinn 2. b) Byggetrinn 1 og 2 (leiligheter som vender inn mot gårdsrom) Det gis tillatelse til å forlenge dagens terrasse ut til hekk. B) Søknad fra seksjon 19 om å kjøpe ubenyttet blindrom (fra Kaja Johannesen) "Undertegnede søker om å få kjøpe et ubenyttet "blindrom" bak leiligheten vår i Bertrand Narvesens gate 51. Rommet er et areal som ikke ble utnyttet under utbyggingen fordi en evt. utbygging vil gi ukurante løsninger i leiligheten. Undertegnede søker om å få kjøpe arealet for å bygge det ut til leilighetsstandard og innlemme det i leiligheten vår. Arbeidet vil blant annet innebære innsetting av to nye vinduer i fasaden mot Bertrand Narvesens vei. Undertegnede søker om å få kjøpe arealet til en sum fastsatt av takstmann på kr. 100.000,- Rommet er slik det ligger i dag ikke tilgjengelig for inspeksjon av evt. vedlikeholdsbehov. Det er heller ikke mulig å utnytte på annen måte enn fra vår leilighet. Slik vi kan forstå vil et salg av arealet være gunstig for styret på to måter. Det vil for det første gi penger til sameiet. For det andre vil det sikre at bygningsmassen ikke har uutnyttet materiale som utvikler vedlikeholdsbehov som ikke ivaretas og som derved potensielt kan føre til alvorlige skader. Da det er relativt omfattende arbeid som må til for å gjøre arealet beboelig er dette et prosjekt som vil bli relativt kostbart, jmf takst. Det er derfor ikke sannsynlig at vi vil tjene noe på denne utbyggingen, imidlertid vil den likevel ha stor verdi for oss å få gjennomført med tanke på muligheten for et ekstra soverom. Vi håper derfor på samtykke til et slikt kjøp og en utbygging av arealet."
15 E/S Tiedemannsjordet FORSLAG TIL VEDTAK: Seksjonseier av nr. 19 får kjøpe ubenyttet areal i tilknytning til leilighet til takst. STYRETS INNSTILLING: Styret ber om godkjennelse til gjennomføring av salg av «blindrom» bak seksjon 19), med påfølgende reseksjonering. Det er innhentet takst på arealet (se vedlegg), og det kan forventes at sameiet vil få kr 100 000,- for arealet. (Forutsetningen for et salg er at utbygger/seksjonseier tar alle kostnader i forbindelse med utbyggingen og besørger reseksjonering, eventuelt nødvendig byggemelding og brannsikring i henhold til gjeldende forskrifter for egen regning) «Blindrommet» er en del av sameiets fellesareal, og en ombygging av leilighet fordrer en reseksjonering av sameiet for å innlemme arealet i eksisterende boligseksjon. STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK (KREVER 2/3 flertall): Sameiet gir styret godkjennelse til salg av «Blindrom» bak seksjon 19 for innlemming i eksisterende leilighet, med påfølgende reseksjonering av sameiet. C) Utbedring av vann og varmeanlegg (fra styret) Varmtvann og varme: Det har over tid vært store problemer knyttet til varmtvann og varme. Styret har derfor innhentet rådgivning som har konkludert med at det er behov for å innregulere systemet på nytt. Det er også behov for mindre utbedringer av systemet. Kostnadsoverslag er kr 270 000,- FORSLAG TIL VEDTAK: Styret innhenter tilbud og får tillatelse til å oppgradere systemet i henhold til foreslått standard. STYRETS INNSTILLING: Gjennomføres i henhold til forslag til vedtak. D) Fjerne bjørketre eller beskjæres (fra seksjonseier) Det store bjørketreet ved vår veranda mot Hovinveientar svært mye av ettermiddagssolen. Det er spesielt ille om høsten og våren. Da har vi ikke sol på verandaen i det hele tatt. Det er også en kjensgjerning at mange plages av bjørkepollenallergi. Et bjørketre bør derfor ikke stå så nær en boligblokk. FORSLAG TIL VEDTAK: «Det store bjørketreet ved Hovinveien / Bertrand Narvesens vei 45 tas ned eller beskjæres kraftig.» STYRETS INNSTILLING: Treet følges opp og beskjæres i henhold til vanlig årlig vedlikehold, på lik linje med øvrige trær på sameiets område.
16 E/S Tiedemannsjordet 6. VALG AV TILLITSVALGTE Valgkomiteen presenterer sin innstilling på sameiermøte. A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomité I valgkomiteen for E/S Tiedemannsjordet Sigrid Haugen Thor Martin Bjerke
17 E/S Tiedemannsjordet Vedlegg: Orientering om sameiets drift Styre tilgjengelig på telefon og e-post Styret kan kontaktes på telefon mandag til torsdag fra klokken 16.30 20.30 (eks. helligdager). Telefonnummeret er 916 455 07 Styret er også tilgjengelig på e-post tiedemannsjordet@styrerommet.net Vår hjemmeside er www.tiedemannsjordet.no for ytterligere informasjon. Styrets arbeid Møter I løpet av 2014 er det avholdt 10 styremøter. Saker som behandles er alt fra daglig drift, betjene henvendelser fra beboere til større vedlikehold. Ett møte med Marienfryd og Tiedemannsjordet Veilag. Vi eier Bertrand Narvesensvei sammen og er sammen ansvarlig for brøyting og vedlikehold. Belysning Arbeidet med å installere belysning på lekeplassen er nå fullført. Arbeidet med utskifting av ødelagte lamper langs gangveien ble igangsatt i 2014. Nøkler Sikring og skifte av låser i fellesdører er gjennomført i henhold til vedtak fra sameiemøtet i 2014. I etterkant har noen beboere hatt behov for å skifte sylinder i egen inngangsdør. Dersom flere ønsker å skifte sylinder eller å bestille nøkler finner man skjema på sameiets hjemmeside. Utfylt skjema sendes til styrets e-post. Oppussing inngangsparti byggetrinn 1 Denne jobben ble ferdigstilt september 2014. Varmtvann/ventilasjon Styret har hatt møte med ekstern konsulent for å gjennomgå vann- og varmeanlegget. Det er levert en rapport der det anbefales å innregulere systemet på nytt. Se forslag til vedtak. Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Uteområdet Lekeplassen Det har også i år vært befaring og godkjennelse av lekeplassen (HMS). Dugnader Det ble avviklet både vår- og høstdugnad i 2014. Ved begge dugnadene var det godt oppmøte og mange engasjerte beboere som ville ta i et tak. En stor del av barna våre deltok samvittighetsfullt. Det ble servert saft, kjeks og kaker. Dette er en fin måte å bli kjent med andre beboere på. Hver mnd trekkes alle kr 50,- pr. mnd for å dekke inn kostnader
18 E/S Tiedemannsjordet ved dugnad. Når man da har deltatt på dugnad vil man få tilbakebetalt kr 300,- pr. dugnad. Sameiets grøntareal. Sameiet har fremdeles avtale med Hageform (spesialisert seg på sameier/borettslag). Det er blitt gjennomført løpende vedlikehold av sameiets grøntarealer i henhold til den vedlikeholdskontrakt som vi har: I tillegg har det blitt gjennomført følgende: - Tilstandsrapport av tun treet - Undersøkelse av Thujaer - Ny hekk som erstatning for ødelagte Thujaer i byggetrinn 1 - Nyplanting av hekk mot ny park byggetrinn 2 - Planting av busker ved gangvei Vi vil i 2015 fortsette å arbeide med utsettelse av nye planter, og vedlikehold av eksisterende anlegg slik som 1. Planting av bærbusker 2. Gjennomgå status for våre trær Styret har i vært i dialog/befaring med Oslo kommune vedr. trær langs gangvei ved Hovinveien, og det er nå bekreftet at disse eies av og vedlikeholdes av kommunen. Sosialt Julegrantenning Tradisjonen tro ble det satt opp julegran med belysning på det indre fellesområdet ved flaggstangen. Den første søndagen i advent ble det arrangert julegrantenning. Store og små var samlet tross heftig vintervær. Det ble servert gløgg og julekaker samt godteposeutdeling av julenisse. 17-mai Det er blitt en tradisjon for Tiedemannsjordet å ha korps og flaggheising 17 mai Igjen til mange beboeres glede. Sommerfest Ca 100 små og store møtte til sommerfest og koste seg uti de små nattestimer. Vedtekter Styret har også jobbet mye med å følge opp at beboere faktisk overholder vedtekter og husordensregler. Det er stort sett søppel og brannsikkerhet som går igjen i klagene fra naboer. Vi presiserer derfor igjen: Det er IKKE lov å benytte brannsluser til egen interesse og det er kun en liten skohylle og 2-3 par sko som er tillatt å oppbevare her. Vi er stolte av å bo på Tiedemannsjordet!
19 E/S Tiedemannsjordet PRAKTISK INFORMASJON Vaktmestertjeneste Sameiet har avtale om vaktmestertjeneste som dekker fellesarealer. Den enkelte beboer kan ikke bestille private oppdrag, men kontakter håndverker selv. Renhold Sameiet har fremdeles avtale med Renholdspartner ang. renhold av Sameiets fellesarealer. Renholdspartner vasker oppganger og heiser 1gang i uken. I vinterhalvåret vaskes inngangspartiene 2ggr i uken Renholdspartner bytter også matter. Gjesteparkering i garasjen I sameiet har vi 8 gjesteparkeringer som skal dekke 187 leiligheters behov. Med så få plasser er det viktig med klare bruksregler. Det er strengt forbudt å bruke gjesteparkering til bil nr. 2 eller for beboere som har kjøpt leilighet uten parkeringsplass. For å unngå borttauing SKAL det ligge lapp i vinduet med navn, telefonnummer, leilighetsnummer og parkeringsdato og tid. Det er KUN lov å stå på plassen i 24 timer. Etter 24 timer er det ikke tillatt å legge ny lapp i vinduet. Bilen skal da flyttes. Dersom noen ønsker weekendparkering kan dere kontakte styret. Gjentatte overtredelser kan medføre utestengning fra gjesteparkeringen. Styret har tauet bort en del biler i 2014, og vi vil intensivere arbeidet ytterligere i 2015. Gjesteparkering i Bertrand Narvesensvei Her har vi nå fått felles gjesteparkering med Marienfryd. Her er regelen at man kan stå maks 24 timer og for øvrig i henhold til skilting. Det skal ligge PLASTIKKORT i vinduet, hvis ikke vil man få bot. Kort med gyldighet 2013 eller 2014 kan benyttes inntil ny beskjed gis. Legger dere lappen vi bruker i garasjen i vinduet vil dere få bot. Parkeringsvaktene her er ivrige, så vær OBS. Postkasseskilt Alle som ikke har postkasse skilt må selv skaffe det. Gå inn på www.posten.no for bestilling. Da er det det største skiltet som skal bestilles. Ringeklokkeskilt Send melding til styremailen om det nye navnet som ønskes på skiltet og det nåværende navn som står på skiltet. Skriv også nummer på oppgangen. Nøkler Pass godt på nøklene. Vi har nå nytt låssystem på Tiedemannsjordet. Skjema for bestilling av nøkler ligger på sameiets hjemmeisen og utfylt skjema skal sendes styrets e-post. Fjernkontroll til garasjeanlegget Dersom denne ikke virker: Prøv å skifte batteri, hvis dette ikke nytter, send mail til styret så vil vi ta kontakt med dere for å få fikset problemet. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer 81385585. Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig.
20 E/S Tiedemannsjordet Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. Brannalarm Dersom man ved et uhell skulle utløse brannalarmen, er det nå en mulighet for å kansellere denne før varsling sendes til Oslo brannvesen. Se bruksanvisning montert ved alarmdisplay i inngangspartiet. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har med helse,- miljø- og sikkerhet å gjøre i sameiets regi. Styret ivaretar internkontrollen til blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Telefoni / bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se www.obos.no. Kabel-TV Canal Digital er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål knyttet til dette kan du ringe Canal Digital på telefon 06090 eller besøke deres nettside www.canaldigital.no. Ingen må gjøre inngrep i TV-anlegget som å skru av dekselet på antennekontakten eller foreta om- eller tilkoblinger. Slike inngrep vil kunne forårsake forstyrrelser på signalene til andre beboere og kan i verste fall skade anlegget.
21 E/S Tiedemannsjordet Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har fremforhandlet en kraftavtale med LOS på vegne av boligselskapene forvaltet av OBOS. Sameiet er tilsluttet avtalen med kraftleveranse til boligsameiets fellesanlegg. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.
22 E/S Tiedemannsjordet VEDLEGG TIL SAMEIEMØTE Møtereferat fra Marienfryd og Tiedemannsjordet Veilag Avholdt: Tirsdag 6. mai (Høyblokka) Tilstede: Hermann, Petter, Bjørn og Elisabeth Sak 1 Styret i veilaget Diskusjon rundt hvem som skal sitte i styret. Vedtektene sier at det kan sitte 3 stykker i styret. Alltid en fra Marienfryd og 1 fra Tiedemannsjordet, siste plassen er frivillig. Høyhuset er det sameiet som «legger ut» for kostnadene for veilaget. Kostnadene beregnes etter gitt brøk. Sak 2 Årsrapport Bjørn gikk gjennom årsrapport. Vedtak: Bjørn får betalt som konsulent Sak 3 Regnskap for veilaget Petter gikk gjennom regnskapet for veilaget Vedtak: Godkjent Sak 4 Budsjett 2014 Petter gikk gjennom budsjettet Vedtak: Godkjent Sak 5 Etablere veilaget som eget selskap Petter har sjekket dette og det vil da stilles strenge krav til regnskapsførsel etc. som vil koste veilaget unødvendig mye penger Vedtak: Vi registrerer ikke eget selskap Sak 6 Avsperring hvor det er bom i dag Veilaget ønsker permanent sperring her. Herman sjekker muligheter med byetaten Sak 7 Renna mot innkjøring Marienfryd samt skilt barn leker Hermann sjekker hva som kan gjøres med renna samt fikser skilt med barn leker Sak 8 P-kort Forslag fra beboer i Marienfryd om at det lages billigere kort og at hver husstand får 5 kort hver til utdeling til familie og venner. Vi diskuterte dette og ble enige om at det da er lettere å misbruke plassene Vedtak: Vi fortsetter som i dag Sak 9 Veispeil Tiedemannsjordet har ønske om et veispeil ved inn/utkjøring til garasjen, dette sa veilaget ja til. Samtidig kom det frem at Marienfryd ønsker skilt med SLÅ AV MOTOREN VIS HENSYN Vedtak: Elisabeth ved Tiedemannsjordet innhenter pris på speil og skilt Møte hevet