Styresak Går til: Styremedlemmar Føretak: Sjukehusapoteka Vest HF Dato: 16.06.2011 Frå: Sakshandsamar: Administrerande direktør Jannicke Daae Tønjum Konst. fagdirektør Petter Thornam/ Controller Else Pedersen/ HR-sjef Berit Berntsen Saka gjeld: Rapport frå verksemda mai 2011 Styresak 47/11 (A) Styremøte 23.06.2011 Forslag til vedtak: Styret tek rapporten til etterretning. 1
Rapport frå verksemda per mai 2011 2
Innhald 1. Oppsummering... 4 2. Apotekfag... 4 2.1 Aktivitet og fagleg utvikling siste periode... 4 2.1.1. Publikumsutsala... 5 2.1.2. Sjukehusekspedisjon... 6 2.1.3. Tilsettingsproduksjon... 7 2.1.4. Steril/ ikkje-steril produksjon... 8 2.1.5. Farmasøytisk rådgjeving... 8 2.2 Kvalitet og beredskap... 8 2.3 Forsking og utdanning... 8 3. Økonomi... 9 3.1 Samla resultat... 9 3.2 Resultat per apotek... 3.2.1. Sjukehusapoteket i Bergen... 3.2.2. Sjukehusapoteket i Stavanger... 11 3.2.3. Sjukehusapoteket i Haugesund... 12 3.2.4. Sjukehusapoteket i Førde... 12 3.2.5. Føretaksadministrasjonen... 13 3.3 Resultat per forretningsområde... 13 3.3.1. Publikumsutsala... 14 3.3.2. Sjukehusekspedisjonen... 14 3.3.3. Tilsettingsproduksjon... 15 3.3.4. Steril/ ikkje-steril regional og nasjonal produksjon i Bergen... 16 3.3.5. Farmasøytisk rådgjeving... 16 3.4 Balanse og kontantstraum... 17 4. Medarbeidarar... 18 4.1 Bemanning/ innleie... 18 4.2 Deltid... 19 4.3 Sjukefråvere... 20 4.4 HMT... 21 4.5 Kompetanseutvikling... 21 3
1. Oppsummering Aktiviteten har vore stor i Sjukehusapoteka Vest så langt i 2011. Både direkte gjennom leveransar frå sjukehusapoteka, men og på fagleg vidareutvikling av føretaket, og på personalområdet, med aktivitetar for førebygging av sjukefråvær. Resultatmessigt ligg Sjukehusapoteka Vest godt over budsjett så langt i år, mens ein ser at mai gav eit resultat under budsjett. Sjukehusapoteka Vest ser på sin periodisering av inntekter, med forventning om at resultat under forventa i mai i stor grad kan forklarast med dette. Det opplevast at det er ein positivitet i organisasjonen, og et sterkt ønske frå både leiare, medarbeidarar og tillitsvalte til å drive Sjukehusapoteka framover. 2. Apotekfag Perioden kan summerast opp til stor aktivitet særleg knytt opp til LOP-prosjektet, men også ein rekkje prosjekt som innføring av e-resept, Cytodose, fagdatabase etc. Rekruttering av Fagdirektør og IKT og teknologileiar er starta, og vil bli slutførd innan sommaren. 2.1 Aktivitet og fagleg utvikling siste periode Forprosjekt LOP 4: AD-møte 6. juni vedtok vidare framdrift i prosjektet fram mot porteføljestyremøte 15. september. Forprosjektrapport vert levert 14. juni, og skal hansamast i programstyremøte 20. juni. Noko som er nytt er at midlertidig elektronisk bestillingssystem er framsett som eit viktig tiltak. Ansvar for gjennomføring av tiltak som auka bruk av eindose, farmasøytisk rådgjeving, ASL og elektronisk bestilling foreslås overført til SAV og sjukehusføretaka. Dette vil krevje mykje ressursar frå SAV både på apoteka og i føretaksadministrasjonen. Samtidig som LOP-prosjektet ønskjer stadig meir tid av våre ressurspersonar. Ressursar frå føretaka skal verte fristelt og ikkje kjøpt fri, dermed vil LOPprosjektet krevje minst 2-3 stillingar årleg i tillegg til den generelle auken i stillingar som opptrapping av farmasøytisk rådgjeving vil krevje. Prosjekt Farmapro 5/ e-resept: Prosjektet er starta, og prosjektleiar frå Helse Vest IKT og prosjektgruppe arbeider godt. Samarbeidet med NAF-Data er ei utfordring, og kan gje SAV problem med å vere klar til 19. oktober, som i følgje framdriftsplan frå Helsedirektoratet er startdato for e-resept i Bergen. Fagdatabase rådgjeving: Database for farmasifaglege spørsmål blei formeldt tatt i bruk frå 1. juni, og ein ser stadig aukande bruk av databasen og særs gode tilbakemeldingar. Prosjektleiar for databasen har vore Øyvind Jørgensen. Cytodose: Alle fire helseføretak bruker cytodose. Gevinstrealisering i Førde og Haugesund til hausten. Prosjektleiar Øyvind Jørgensen Apotekstyrt lager (ASL) Haraldsplass: Munnleg avtale med fagdirektør om igangsetting av pilotprosjekt for eit av medisinromma, med mogelegheit for utviding. 4
2.1.1. Publikumsutsala Det er ei fin utvikling i alle publikumsutsala. Sjukehusapoteket i Bergen har ei auke på prosent i ordinasjonar frå mai i fjor og pakningar er opp med 7,5 prosent. Dette forklarast med auka aktivitet i sjukehuset, betre plass for kundar etter ombygginga i 2009 og kortare ventetid. I Stavanger forklarast auken med aktivitetsauke i avdelingane og kvalitetsforbetringar etter ventetid og servicegradundersøkingar. 5
2.1.2. Sjukehusekspedisjon Vekst i sjukehusekspedisjonen i alle apotek. Dette relaterast til aktivitetsauke i sjukehusa og til nye kundar. Ved SiB: Aleris Helse, DPS-er i Helse Bergen og Solli sjukehus. SiS har i publikum bruk mye tid på planlegging i forkant av ny automat, og at det er nå like før installering. Samtidig har SiS har innført ASL på to store sengepostar og vil klare de to siste i løpet av hausten. SiS har og etablert 6 nye eindosepostar på psykiatrisk divisjon denne våren, og ein er nå oppe i totalt 26 eindosepostar i Helse Stavanger. 6
2.1.3. Tilsettingsproduksjon I produksjon er bilete noko forskjellig i dei ulike apoteka. Ved SiB er det utflating av cellegift-produksjonen og sidan all cellegift produksjon er henta inn vil vidare vekst følgje av volumvekst i sjukehusa. Her er det og nedgang på annan tilsettingsproduksjon, kor det er eit potensiale for å hente tilsettingar frå sjukehus. SiS overtar produksjon av cellegift til dei to KvinneBarn postane hausten 2011. Den fyrste 01.09.11. SiS overtek også TPN produksjon frå intensivavdeling. I Haugesund stig produksjon av både cellegift og andre tilsettingsprodukt. 7
2.1.4. Steril/ ikkje steril produksjon Prosjektgruppe for produksjonsstøtte av parenterale legemiddel som TPN, smerteblandingar, antibiotika mm. Prosjektperiode hausten 2011. Leia av Erik De Beer 2.1.5. Farmasøytisk rådgjeving Førebuing til gevinstrealiseringsprosjekt i Stavanger er i gang. Fire farmasøytar på fire avdelingar startar opp frå september 2011 i 20 prosent stilling. Prosjektleiar: Liv Rustenberg. Prosjektet er i god framdrift. Det er likevel ei utfordring å lage ein god prosjektdesign og måle gevinst ut av relativt små stillingsprosentar. Førebuing av tilbod til Bergen kommune og Stavanger kommune, samt Sogn regionråd (sju kommunar) er i gang. 2.2 Kvalitet og beredskap Interne revisjonar ved produksjonsavdelingar er gjennomført og blir følg opp med kvalitetsforbetringar. Førebuing av publikumsundersøking i publikum er i gang. 2.3 Forsking og utdanning Seminar for masterveiledare/6 er gjennomført. Begge masterprosjekta er i rute: Master i Bergen smerteblandingar, startar opp hausten 2011 Master i Stavanger Senter for eldremedisin, starter opp haust 2011 Førebuing til doktorgradsprosjekt hausten 2011 i gang. Samarbeidsavtale med farmasistudiet er ferdig og ventar på aksept frå farmasistudiet. 8
3. Økonomi Samla resultat ved utgangen av mai ligg kr. 2,7 mill. over budsjett. Dette skuldas i hovudsak utgifter som ennå ikkje er kome til utgift (periodisering). Aktiviteten i apoteka er høg, og der produserast særs godt resultat ved Sjukehusapoteket i Stavanger. Sjukehusapoteket i Bergen og Førde ligg etter budsjett, mens Sjukehusapoteket i Haugesund ligg om lag på budsjett. Sjå elles direkte merknader for det enkelte apotek og føretaksadministrasjonen under. 3.1 Samla resultat Merknader til resultatet: Varesalet i perioden ligg under budsjett, og skuldas i hovudsak sviktande omsetning i publikum i forhold til budsjett. I tillegg er varekostprosent særs høg denne perioden. Dette arbeider ein nå med å finne årsaka til. Rådgjevingstenestene er noko over budsjett denne perioden. På tross av fortsatt mangel på farmasøytar, skuldas dette at produksjon (som ligger inn i dette talet) ligg over budsjett. Personalkostnadene er noko lågare enn budsjett i perioden. Andre driftskostnader er 0,7 mill., under budsjett. Nokre kostnader er høgre enn budsjett, som husleige ved Sjukehusapoteket i Bergen, mens lågt forbruk av honorar i høve til budsjett kompenserer for dette. Finansinntektene er godt over budsjett. Grunna endringar i pensjonskostnader for 2011 som kom etter at budsjettet for 2011 var lagt, er effekten av desse endringane vist som resultatkorreksjon på eigen line i økonomirapporten. Resultatet vert korrigert med inntekt på ca. 137.000 pr. månad. Dette er i forhold til Helse Vest sine rapporteringsrutinar. Resultatet for april er 1 mill. som 0,6 mill. svakare enn budsjett. Akkumulert er resultatet 6,3 mill. som er 3,5 mill. betre enn budsjett. 9
3.2 Resultat per apotek 3.2.1. Sjukehusapoteket i Bergen Merknader til resultatet ved Sjukehusapoteket i Bergen: Varesal denne perioden er 2,7 mill. (9,1 %) under budsjett. Dette skuldas i hovudsak laver omsetning i publikum, som delvis skuldas feilføringar i perioden. Desse vert retta opp. Totale inntekter ligger 2,7 mill. under budsjett, mens det ligg betydeleg høgare enn for same periode i fjor. Det gjør at ein nå gjennomgår periodisering av inntekter. Varekostprosenten er høg, slik at apoteket likevel får negativ bruttoavanse. Det arbeidas med å finne årsak til dette. Personalkostnadene er litt over budsjett i perioden, men om lag på budsjett akkumulert. Andre driftskostnader er over budsjett, og skuldas i hovudsak høgare husleige og ombygging i produksjon som ikkje er periodisert. Resultatet for april tilnærma null, og da nesten 1 mill. under budsjett. Akkumulert er resultatet 0,6 mill. som er ca. 1,7 mill. under budsjett.
3.2.2. Sjukehusapoteket i Stavanger Merknader til resultatet ved Sjukehusapoteket i Stavanger: Akkumulert er resultatet 1,5 mill., som er 0,6 mill. over budsjett. Resultatet i mai er 0,29 mill., som er 0,1 mill. under budsjett. Varesalet er 2,1 mill. (14 %) under budsjett i perioden, mens det akkumulert ligg 1 mill. over budsjett. Personalkostnadene er noe under budsjett, mens andre driftskostnader er noe over budsjett. Det siste gjeld kostnadar til å forberede til ombygging. Dette er kostnader det ikkje er periodisert for så tidlig på året. 11
3.2.3. Sjukehusapoteket i Haugesund Merknader til resultatet ved Sjukehusapoteket i Haugesund: Akkumulert er resultatet er svakt betre enn budsjett. Resultatet for perioden er under budsjett. Det arbeid med årsak til dette, da aktivitet har vært høy. Varesalet er 1,2 mill. under budsjett, og dette gjeld i stor grad omsetning i publikum. Varekosten er betydelig lågare enn budsjett, og dekningsbidraget er difor bare svakt under budsjett for perioden. Personalkostnadene er litt under budsjett, og andre driftskostnader tilnærma på budsjett. 3.2.4. Sjukehusapoteket i Førde Merknader til resultatet ved Sjukehusapoteket i Førde: Akkumulert er resultatet -0,1 mill. som er 0,2 mill. under budsjett. Resultatet for april er -0,14 mill. som er 0,24 mill. under budsjett. Varesal i mai er 1,2 mill. under budsjett. Dette skuldas i hovudsak nedgang i publikum. Aktiviteten her har vært stor, så det letes etter årsaker til dette. Varekostprosentane er og høg. Personalkostnadene og andre driftskostnader er litt under på budsjett. 12
3.2.5. Føretaksadministrasjonen Merknader til resultatet i Føretaksadministrasjonen: Personalkostnadene er noko under budsjett. Kurs- og rekrutteringsutgifter er lågare då desse ikkje kjem til utgift før i 2. og 3. kvartal. Av underforbruk på andre driftskostnader kjem kostnadar til LOP-prosjektet som først kjem til utbetaling til hausten. Det er underforbruk på 0,9 mill. i perioden i forhold til budsjett, og eit akkumulert underforbruk på 3,4 mill. 3.3 Resultat per forretningsområde Forretningsområda i SAV er: Publikumsutsalet Sjukehusekspedisjonen Tilsetningsproduksjon Steril/ ikkje steril regional og nasjonal produksjon i Bergen Farmasøytisk rådgjeving Eit forretningsområde inneheld økonomitall samla frå alle apotek for det enkelte forretningsområde. Tala er akkumulert pr. april 2011. 13
3.3.1. Publikumsutsala Merknader: Varesalet er 4,4 mill. under budsjett og 1 mill. under fjoråret. Varekostprosenten ligg over budsjett og fjoråret og dette medfører lågare dekningsbidrag på 1,5 mill. i høve til budsjett. Lågare forbruk av personalkostnader gir reduserte kostnader, mens auka husleige ved Sjukehusapoteket i Bergen trekk i motsett retning. Publikumsutsala får resultat hittil i år på -0,5 mill. noko som er 1,4 mill. under budsjett. Aktiviteten er høg på området, så ein arbeidar med forklaring på dette. 3.3.2. Sjukehusekspedisjonen 14
Merknader: God utvikling i varesalet som er 5,3 mill. over budsjett. Høgt varesal og ein varekostprosent noko under budsjett gjev eit dekningsbidrag på 1,6 mill. over budsjett. Personalkostnadene er litt over budsjett, mens andre driftskostnader er litt under budsjett. Resultatet for forretningsområdet er 4,4 mill., som er 1,2 mill. over budsjett. 3.3.3. Tilsettingsproduksjon Merknader: Produksjonstenesteinntektene er 0,1 mill. under budsjett. Personalkostnadene er 1 mill. under budsjett og også under fjoråret, noko som skuldast ikkje besette stillingar Talet på einingar cytostatika er no litt under fjoråret, mens annan tilsetning har auka hittil, men flatar no ut. Akkumulert er resultatet 0,6 mill., som er 0,2 mill. lågare enn budsjett, men og 0,79 mill. over fjoråret. 15
3.3.4. Steril/ ikkje steril regional og nasjonal produksjon i Bergen Merknader: Etter prisreguleringen er no inntektene på tilnærma på budsjett, mens dei interne inntektene ligg 0,4 over budsjett. Akkumulert resultat er hittil på 0,5 mill., som er 0,7 mill. over budsjett. 3.3.5. Farmasøytisk rådgjeving Merknader: Fortsatt for lite farmasøytar gjev lågare tenestesal enn budsjett. Størst er effekten har dette ved Sjukehusapoteket i Bergen. Forretningsområdet dekkjer sine eigne kostnader, men ikkje tilstrekkeleg av fordelte felleskostnader. 16
3.4 Balanse og kontantstraum Vi har fri likviditet på ca. 50 mill. i snitt. Denne varierer frå månad til månad grunna månadsvise endringar i kapitalbindinga i varelager og fordringar og endringar i kortsiktig gjeld. Dette er i stor grad avhengig av når betaling frå kundar og leverandørar vert motteke og registrert i banken. Hittil i år er kapitalbindinga i varelager og fordringar auka med ca. 2,2 mill., mens kortsiktig gjeld er redusert med ca. 2 mill. Det er brukt 1 mill. til investeringar og 0,3 mill. til nedbetaling av langsiktig gjeld. Dette gjev svak auke i likviditeten frå 01.01.2011 frå frå 56,8 mill. til 57,6 mill. BALANSE 31.12.20 mai. Anleggsmiddel 20 420 20 601 Varelager 28 889 29 722 Fordringar 60 065 62 337 Betalingsmiddel 56 776 57 629 Sum omløpsmiddel 145 730 149 688 Sum eigedelar 166 150 170 289 45 490 Eigenkapital 62 225 62 224 Resultat hittil i år 5 622 Pensjonsforpliktning 2 793 3 605 Langsiktig gjeld 8 822 8 489 Kortsiktig gjeld 92 3 90 349 Sum eienkapital og gjeld 166 150 170 289 Akkumulert endring i kontantstraum 2 Resultat hittil 5 622 Endring omløpsmidler -8 633 Endring i kortsiktig gjeld 236 Endring avsetning til forpliktelser 120 Avskrivninger 1 200 Investeringer -1 680 Økt finansielle anleggsmidler 0 Nedbetaling langsiktig gjeld -266 Endring i kontantstraum 6 599 17
4. Medarbeidarar Dette kapitel 4 i rapporten vil bli vidareutvikla i tråd med implementering av nasjonale indikatorar innan HR og HMT. Kapitlet synleggjer utvikling i årsverk samanlikna med fjoråret og budsjetterte årsverk. Kapitlet ser og på status ulike årsakar til fråvere, forutan sjukefråvere. SAV planlegg no, i samarbeid med ressurspersonar i Helse Vest å gå gjennom registreringsrutinar for å kvalitetssikra data. 4.1 Bemanning/ innleie Samme periode Denne periode Endring Budsjett i fjor i år fra i fjor Årsverk 2011 Brutto mnd verk mai 192 189 3 Avvik Budsjett denne periode Det budsjetteres med netto årsverk Netto mnd verk mai 183 180 3 184 4 Innleie 0 0 0 3 3 Fravær dagsverk april 682 641 41 Fraværs prosent april 17,6 16,9 0,7 Fordeling fravær dagsverk 0 Sykdom 272 271 1 Lønnet perm 334 203 131 Ulønnet perm 4 2 2 Ferie 73 165 92 Anna 0 0 0 Tala over syner at sjukefråvere utgjer berre ein del av det totale fråveret, og at løna permisjonar er ein stor forklaringsårsak til fråvere. Figuren under synleggjer samanheng mellom brutto månadsverk og fråvere: 18
Svingingar i brutto månadsverk svarar i stor grad til svingingane i fråveret. Auka fråvere medfører behov for, og bruk av anna arbeidskraft, til dømes vikarar, meirarbeid og overtid. 4.2 Deltid Same periode Denne periode Endring Bemanning i fjor i år frå i fjor Tal tilsette 203 206 3 Tal tilsette heiltid 116 121 5 Tal tilsette deltid 87 85 2 Tal tilsette nullprosent 17 14 3 Rettigheitsbasert deltid er ein potensiell utfordring for drifta, og SAV er samd med fagorganisasjonane at tilsetjing hovudsakleg skal skje i full stilling. SAV inngår i Helse Vest/ HOD sitt opplegg for kartlegging av ufrivillig deltid våren 2011, og pr 15.06 har ingen tilsette meldt i frå om ufrivillig deltid. Overtid og meirarbeid 19
Det har vore ein nedgang i bruk av overtid og meirarbeid siste 13 månadar. Per april 2011 var det brukt 489 timar meirarbeid mot 693 i 20. Tal for overtid per april er 257 i april 2011 mot 339 same tid i fjor. Dei høge tala i august 20 er knytt til registrering av ferie og sjukevikarar. Forbruk hausten 20 har samanheng med høgt sjukefråvær. 4.3 Sjukefråvere Sjukefråveret i april 2011 er på 7,6 % mot 7,5 % i fjor i same månad. Mål for sjukefråvere i Helse Vest er 5,5 % inkludert både eigenmeldt og sjukemeldt fråvere. SAV har ein nedgang i sjukefråveret sidan hausten 20. Sjukefråveret i SAV per april er fordelt på 3,2 % korttidsfråvær og 4,3 % langtidsfråvær. Fokus på korttidsfråveret, og god dialog frå første dag, er viktig for så tidleg som mogleg å avklare funksjonsevne og om sjukefråværet er relatert til den enkeltes arbeidssituasjon. Dette føljer SAV tett opp. SAV har gode rutinar også for oppfølging av langtidsfråveret, og samarbeider om nødvendig med behandlar og NAV for å finne gode løysingar for den sjukemelde. Sjølv om svingingane i sjukefråveret er store frå månad til månad, er ikkje svingingane i det gjennomsnittlege sjukefråværet like stort. Per april 2011 ligg det gjennomsnittlege sjukefråveret i SAV på 7,3 %. Nasjonale tal på sjukefråvere 1. kvartal 2011 vert frigitt frå Statistisk sentralbyrå 21.06.2011. 20
Sjukefråvere i SAV fordelt på yrkesgrupper. 16 14 12 8 6 4 Apotektekniker Farmasøyt 2 0 Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan 11 Feb 11 Mar 11 Apr 11 Av Figur 2 ser ein at sjukefråveret blant apotekteknikarane er nesten dobbelt så stort som blant farmasøytane. Denne dokumentasjonen gjer grunnlag for å målrette kartlegging og tiltak mot denne gruppa. 4.4 HMT Per 02.05.2011 er det registrert 9 HMT avvik i føretaket. 4 av dei 9 registrerte sakene er avslutta, 5 er under behandling. Til samanlikning var det registrert 12 HMT avvik i same periode i 20. Førebels er det lettare skadar som er registrert. Med heimel i HMS handlingsplan, vedteken i HAMU 5. april 2011, vil SAV i 2011 fokusere vidare på korrekt registrering, god oppfølging og rapportering av avvik, samt vidareutvikling av rapportar. SAV har våren 2011 implementert, som første føretak i Helse Vest, elektronisk HMTkartlegging. 4.5 Kompetanseutvikling Kompetanseutvikling er strategisk satsingsområde for SAV, og styres ut frå overordna kompetanseplan, som tar høgde for så vel lokale som sentrale tiltak. Kompetanseplanen skal frå 2011 reviderast årleg, for å sikre riktig retning og god budsjettdekning til planlagde tiltak. Av fokusområde for 2012 kan nemnast leiarutvikling, tiltak overfor apotekteknikar gruppa og tiltak knytt til økt leveranse av klinisk rådgjeving. For å komplettera eigen kompetansebygging vil SAV og knytte til seg eksterne opplæringsaktivitetar som til dømes det planlagde Apotekenes utviklingssenter, som er eit samarbeidsprosjekt mellom ulike apotek, stiftelsen til fremme for norsk apotekfarmasi og Norsk Apotekforeningen. Innføring og fullskala bruk av elektroniske verktøy som Kompetanseportal og e-læringsportal vil og bli prioritert i 2011/2012. 21