Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene

Referat fra IDF-møte ved Fakultet for helsefag 10. mars 2015 Til stede: Kristin Nordseth Nina Waaler Anne Blikra Simen Nørstebø Stefan Johnsen Inger Langeggen Ewelyn Jordal Hege Bergersen Asta Bye Heidi Snoen Glomsås Bjarne Hjeltnes Vigdis Holmberg Hilde Lund Kordahl Tore Kr. Schjølberg Fakultetsdirektør, møteleder Dekan Seksjonssjef HR Seksjonssjef ØK Seksjon ØK Stab Stab - referent Parat NTL NSF NITO Norsk ergoterapeutforbund NFF NSF DAGSORDEN: IDF-sak 8/2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden INFORMASJONSSAKER IDF-sak 9/2015 IDF-sak 10/2015 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene,, herunder: a) Oppfølging av spørsmål fra NITO ang. ansettelser på Inst. NVH b) Kort orientering om pågående arbeid i forb. med Inst. HEL og SP c) Kort orientering om kontorsjefstillingene i STU d) Sak meldt inn fra Parat ang. stillingsfrys i studieadministrasjonen e) Orientering om arbeidet med retningslinjer for forskningstermin IDF-sak 11/2015 Informasjon om saker til Fakultetsstyret Meldinger til Fakultetsstyret: FSHF-sak 1/2015: Referatsaker: a) Godkjent møtebok fra fakultetsstyremøtet 04.11.14 b) Referat fra IDF-møte ved Fak. HF 22.01.15 og 10.03.15. c) Møtebok fra møte i Studieutvalget 15.10.14, 12.11.14, 10.12.14, 21.01.15, 11.02.15 d) Referater fra møte i FoU-utvalget 23.10.14, 17.11.14, 11.12.14, 05.02.15, 09.05.15

Orienteringssaker: e) Styringsdialog 2014 - Tilbakemeldingen fra HiOA f) Endelig rammetildeling 2015 g) Fullmakt fra rektor til dekan ang. navn på nytt institutt Vedtakssaker til Fakultetsstyret: FSHF-sak 2/2015 Kvalitetssikringsrapport 2014 FSHF-sak 3/2015 Årsrapport 2014 FSHF-sak 4/2015 Økonomisk rapport for 2014 INFORMASJONSMØTET IDF-sak 8/2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen merknader. IDF-sak 9/2015 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene NSF Etterlyser avklaring på spørsmålet om ressursbruk og tildeling av midler for tjenestemannsorganisasjonene. Diskusjonen har pågått lenge og fakultet har ikke kommet med svar. Vi få avklaring på hvordan midler skal fordeles. Hovedavtalen er klar på dette punktet. NSFs medlemmer utgjør over 10% av de ansatte på fakultetet. Fakultetsdirektør viser til at det er en uklarhet i hele institusjonsnivå på dette. Vi har satt i gang lokalt prosjekt på eget fakultet og er ikke fornøyd med at vi ikke kan gi et svar til dere på fakultetsnivå. Ønsker å avvente HiOAs løsning. NTL Viste til en arbeidsmiljøsak hvor arbeidsgiver stilte med advokat i møte, noe som ikke bidrar til opplevelse av likeverdighet i møtet. Var det spesielt for denne saken eller er det vanlig? Fakultetsledelsen svarer at det på generelt grunnlag kan hentes inn ekspertise vi ikke har selv. Prinsippet for slike saker er uansett at slike saker skal løses på lavest mulig nivå så tidlig som mulig. Alle parter skal være kjent med møters agenda og hvem som møter, spesielt for å ivareta at arbeidstaker skal kunne ha med seg tilsvarende representasjon. Dersom det ikke var gjort i en gitt sak, så er det et avvik. NFF Er spent på oppfølging av prosedyren for timelærerkontrakter og mener at beslutningsprosessen for dette prosedyrearbeidet som har vært problematisk. Seksjonssjef for HR viser til at det var 17 forskjellige typer avtaler for timelærerkontrakter og at vi har jobbet for å få like maler og samkjøring med 2

Public360. Totalt sett fra vi lager en kontrakt til den er underskrevet går det nå mye fortere, med elektronisk godkjenning. Vi har hatt to UF-tilsatte med i arbeidet. Vi tar med oss i tilsvarende arbeid det som blir formidlet av opplevelse av at prosessen ikke har vært tilstrekkelig kommunisert. NFF viste til at det pågår en prosess hvor Agenda Kaupang er inne på instituttet for å se på utdanningen. Det oppleves at en gitt agenda er sammenslåing av studieretningene. Prosessene her er viktig og arbeidsutvalget er pålagt såkalt munnkurv. Hva ligger det i det? Dekan kjenner ikke til begrepsbruken her og hvorfor det er sagt. Prosjektet har sitt utspring i at instituttrådet og da særlig de eksterne representantene har stilt spørsmål om to studieretninger innenfor bachelorprogrammet. Det er beklagelig hvis det ikke er kommunisert ut at det også er kvalitet i utdanningen saken dreier seg om og hvis prosessen ikke er kjent og åpen. Ergoterapeutene: Kommunikasjon og informasjon har blitt mer komplisert på høgskolen. Vil trekke fram en ting spesielt, at det var møte i studieutvalget 11. februar og der fikk vi vite tilfeldig at det er nedsatt en ekspertgruppe som skal levere forslag til felles læringsutbytter til felles innholdsdel. Det er mange som har jobbet med fellespoengene i mange år og vi har ikke fått vite at det er igangsatt et slikt. Hvem sitter der og hva skal arbeidet munne ut i? Dekan opplyser at dette arbeidet ikke er igangsatt av fakultetet, det er i regi av UHR med utgangspunkt i Samspillsmeldingen. Det er ulike prosjekter innenfor feltet, bl.a, kvalitet i praksis og felles innholdsdel. Fakultetet har ventet på hva UHR vil gjøre og før jul fikk UHR i oppdrag fra departementet om å se på felles innholdsdel. Så dette er en hurtigarbeidende komite på oppdrag fra KD og Ingrid Narum deltar fra HF. Det er beklagelig at informasjon om dette ikke har kommet ut til de ansatte, instituttlederne har blitt løpende orientert. I tillegg skal profesjonsrådene diskutere det. Vigdis Holmberg viste til at det var påbegynt omfattende arbeider med programplanendringer, som så ble avbrutt etter det angjeldende møtet i studieutvalget. Dekan tar dette opp på morgendagens ledermøte og fakultetsdirektør foreslår et orienteringsmøte med fokus på de prosessene som nå har begynt å virke sammen, også i en nasjonal kontekst. NSF v/ Snoen Glomsås Vil vise til at tre stillinger på bachelorsykepleie på Institutt HEL ikke blir tilsatt, pga «stillingsfrys» og at dette rammer hardt. Seksjonssjef økonomi viser til at budsjettrammene tilsier at planlagte stillinger bør utsettes til januar 2016. Det har ikke skjedd noe nytt mht til finansieringsordning/budsjettering, men studieplassutvekslingen mellom HEL og SP ang operasjonssykepleie kan ha ført til underfinansiering. Gitt sammenslåingen til høsten så har vi sett på økonomien og at det ikke blir mulig med variasjoner i rammen uten at stillinger berøres. Dette er også for å sikre budsjettarbeidet på lang sikt. 3

Parat NITO: Skal ha årsmøte 17. mars Skal ha årsmøte i dag. IDF-sak 10/2015 Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene Sak 10a. Seksjonssjef for HR orienterte om at det er policy å prøve å tilsette på førstenivå, noe annet må begrunnes. Det har vært noen ganske få unntak, sett i forhold til hvor mange ansettelser det er på fakultetet. Sak 10a om «Kallelse». Seksjonssjef for HR orienterte om at vi har en situasjon på Inst NVH hvor en stipendiat har en fast stilling i bunn. Har fått vikar inn som har seks års ansettelse og det ses på om det er mulig å gi vedkommende fast stilling. Dette var en juridisk vurdering av stillingsforholdet, ikke en kallelse. En kallelse må godkjennes av høgskolestyret og må oppfylle fire forhåndsdefinerte kriterier som oppfylles. Dette brukes sjeldent. Det er instituttleder/studieleder som må informere om ansettelsessaker på riktig tidspunkt. Sak 10b om sammenslåing Inst, HEL og SP. Dekan orienterte om at hun har jevnlige møter med instituttlederne, det skal være personalmøter felles for instituttene og hver for seg. Det er en gruppe som jobber med en risikovurdering for arbeidsmiljøfaktorer, og som leverer rapport på fredag. NSF ønsket mer innhold i orienteringen. Dette sett bla på bakgrunn av at høgskolestyrevedtaket 18. desember slo fast at det skal være 9 studielederstillinger. Det er uklarhet hvorvidt det er 9 hele stillinger. Dekan viste til at på studielederområder med færre ansatte kan en prosentdel av stillingen være til UF-arbeid samtidig med studielederoppgavene. Dette har vi allerede i dag på Inst. NVH. Vedtaket slår fast antall studieledere, men hvordan man internt organiserer et institutt er opp til instituttleder. NSF lurte også på hvordan ansettelsesprosessene skal gå for at alt skal være på plass 1. august. Dekan viste til at ettersom tiden er knapp er det en mulighet å starte studielederprosessen litt før instituttlederne er på plass. Dette skal tas opp med instituttlederne. Uke 16 lyses instituttlederstillingene ut på hele institusjonen (der hvor åremålet går ut i år). Men på studieledernivå kan vi bestemme utlysningene selv. Kan også forlenge åremål eller fungeringer. Ta kontakt med dekan hvis det er noe dere lurer på om prosessen Dekan viste også til at når det gjelder det arbeidet med kvaliteten i sykepleieutdanningen på institusjonsnivå. Rapporten vil være klar før sommeren. Sak 10c om kontorsjefstillingene i studieadministrasjonen. Fakultetsdirektør orienterte om at det kom inn 44 søknader og 8 ble kalt inn til intervju. Vil gjøre annen gangs intervju neste uke. Tidspunkt for tilsettingsorganet er forventet å bli i møte rett etter påsken. 4

Sak 10d om instituttlederstøtte Parat hadde meldt inn spørsmål om hvor det skal hentes ressurser til instituttlederstøtte. Fakultetsdirektør orienterte. om at støtten skal bistå instituttlederne i daglig ledelse, på ledermøter, årshjul, høringer, frister mm. Instituttlederne skal fokusere mer på fagutvikling og strategi (Stm13 samspillsmeldingen, internasjonalisering). Støtten fases først inn på sykepleierutdanningene fra høsten 2015. Adm HF har beholdt rammen på 82 årsverk i budsjett for 2015. Det skal innenfor denne rammen Opprettes tre kontorsjefstillinger til studieadministrasjonen Opprettes stillinger til instituttlederstøtte: o 2 til sykepleierutdanningen fra høsten 2015 o Deretter trinnvis utrulling til 4-5 årsverk innen utgangen av 2017 Prosess for frigjøring av midler til instituttlederstøtte er følgende: Ved ledighet i alle seksjonene og fakultetsdirektørens stab vurderes det for hver enkelt stilling følgende: o Er det mulig å fordele arbeidsoppgavene til den som har sluttet/fått permisjon blant kollegaene, slik at lønnsmidlene kan frigjøres til instituttlederstøtte? o Vurderer risikoen ved ikke å tilsette ny i samme stilling? Går det ut over studentene, ut over UF, ut over instituttleder/studieleder? o Instituttlederne involveres i risikovurderingen o Ingen oppsigelser o Arbeidsoppgaver vil endres I instituttlederstøttes arbeidsoppgaver inngår: Instituttleders høyre hånd (Formelt ledet av fakultetsdirektør). Skal være 100% til disposisjon til instituttleder/studieleder/instituttenes ledergruppe Arbeidsoppgaver: o Årshjul for ledelse, herunder: Møteplan, møteinnkalling, referater Personalmøter, konferanser Bistå bemanningsplaner, budsjettarbeid, rapportering, kvalitetssikringssystem Lokale behov NFF mente at tittelen kunne endres og at det er viktig at det signaliseres at dette er en administrativ stilling, ikke en faglig stedfortreder. Parat meldte at det har skapt uro, spesielt i studieadministrasjonen, at det oppleves som tilfeldig hvem og hvordan det vurderes mht stillinger. Det virker som at det er STU som blir utsatt for stillingsfrys. F.eks. har internasjonaliseringsarbeidet på Kjeller har blitt skadelidende for at den stillingen ble inndratt til fordel for denne nye kategorien stilling. Er det tilfeldigvis det at noen går ut i permisjon/får annen stilling som gjør at omrokering skal skje? Det kan også være at arbeidsprosesser kan strømlinjeformes, slik at ressurser frigis på den måten. Dekan viser til at vi må forholde oss til styrevedtaket om instituttlederstøtte. I tillegg må vi følge opp SP-HEL på en forsvarlig måte. Ang. internasjonaliseringstillingen på Kjeller, så 5

hadde vi en omfattende diskusjon om den. Internasjonalisering diskuteres også som eget problemområde og det er viktig at vi som ledere kommuniserer om prosessen. På spørsmål fra NFF opplyste fakultetsdirektør at fakultetsdirektør vil være personalleder (vedtatt av styret), men at instituttlederstøtten bør ha arbeidsplass på instituttet Fakultetsdirektør oppsummerte at vi må ha bedre dialog i prosessen, ivareta administrasjonens innspill til oppgaver som kan gjøres bedre og smartere, samt at dette er en arena for bedre samarbeid mellom fag og adm. Stillingene skal oppleves som en gevinst. Parat viste avslutningsvis til at noen institutter må dele instituttlederstøtten. Viste også til at stillingene går over administrasjonens budsjett. For å ivareta de oppgavene som administrasjonen skal utføre, kanskje med mindre ressurser, er det viktig å ha instituttene med på laget for å finne nye løsninger. Sak 10e om retningslinjer for forskningstermin. Dekan orienterte om at det arbeides med å etablere retningslinjer for forskningstermin. Det er laget utkast til retningslinjer og søknadsskjema, i tett samarbeid med instituttlederne. Det er FoU-seksjonen som jobber med dette sammen med prodekan. Vi har etterspurt institusjonens policy på forskningstermin. Har ikke fått svar, men HiOA ser ut til å ønske å se hva HF bestemmer seg for. Kan bli aktuelt å bruke noe av fakultetets strategimidler på ressurser til forskningstermin. IDF-sak 11/2015 Informasjon om saker til Fakultetsstyret Meldinger til Fakultetsstyret (referatsaker og orienteringssaker) ble ikke gjennomgått i møtet. De tre vedtakssakene ble gjennomgått. FSHF-sak 2/2015 Kvalitetssikringsrapport 2014 Inger Langeggen orienterte om kvalitetssikringssystemet og rapporten for 2014. Opplyste også at NOKUT besøker HiOA på nytt i september 2015. Dette er den første kvalitetsrapporteringen i nytt system. Det er en utfordrende rapporteringsjobb for instituttene pga. endringer i maler og spredt informasjonsgrunnlag. Ved neste rapporteringsrunde vil det bli utarbeidet en datapakke til hvert institutt og et bedre datagrunnlag for analyse. Instituttlederstøtten vil muligens bli faset inn i dette arbeidet. Det er et krav at hvert emne skal evalueres hver gang det går. På HF i 2013/2014 ble 74 % av emnene evaluert. Det er ikke et tydelig mønster mhp hvilke emner som ikke er evaluert. Det er et krav at alle utdanninger skal være under tilsyn av en tilsynssensor, per i dag er det ett institutt på HF som fyller kravet, de øvrige er i ulike stadier av prosesser for å få dette på plass. Det vises for øvrig til tiltakslisten i kvalitetssikringsrapporten. 6

FSHF-sak 3/2015 Årsrapport 2014 Saken ble ikke gjennomgått i møtet. FSHF-sak 4/2015 Økonomisk rapport for 2014 Stefan Johnsen orienterte kort om hovedpunktene i rapporten. Det er et avvik på 3,4 % i forhold til budsjett for 2014. Avvikene fordeles seg slik: Resultat Budsjett Avvik ADM 3 526 0 3 526 SP -9 004-7 048-1 956 HEL -3 612-2 574-1 038 FYS 1 738-7 1 745 EO 634-933 1 567 RT -259-319 60 FB 2 618-187 2 804 AV -340-495 155 Ubrukte midler per 31.12.2014: Enhet Pr 31.12.2014 Budsj. Res 2015 ADM 3 182-2 456 SP 5 117-4 738 HEL 2 373-2 963 FYS 2 033 +761 EO 1 044-484 NVH 1 283 +125 AV 814 +620 Ubrukte midler totalt på fakultetet er 33 millioner, hvorav 32 millioner er bundet eller avsatt til konkrete tiltak. Se rapportens side 15/16 for nærmere detaljer. Alle fakultetene har samme tendens som oss, ved at vi gjennomfører mindre enn planlagt. Spesielt for HF er det større lønnsforbruk enn budsjettert. Oslo, 12. mars 2015 Kristin Nordseth Ewelyn Jordal 7