Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon 1. Innledning Dette bilaget inneholder Kundens krav til tjenesten, inkl. løsningen. <Skråstilt tekst (som denne) er hjelpetekst, som slettes/redigeres ved avtaleinngåelse.> For opplysninger om Kunden vises det til «SSA-L Bilag 1 Vedlegg <A/B/C>». <Ved avtaleinngåelse slettes det vedlegg A/B/C inkl. henvisning som ikke er relevant for den enkelte avtale.> 1.1. Veiledning til besvarelse av Kundens krav Dette Bilag 1 inneholder Kundens krav til tjenesten, med eget vedlegg «SSA-L Bilag 1 - Vedlegg 1 Kravtabell» som kun gjengir kravene i KS produktspesifikasjon for ebyggesak versjon 2.1. Disse skal ikke redigeres av Leverandøren. Leverandøren skal fylle ut «SSA-L Bilag 2 - Vedlegg 1 Kravtabell», som er basert på KS produktspesifikasjon for ebyggesak versjon 2.1 jf. «SSA-L Bilag 1 - Vedlegg 1 Kravtabell». Videre skal Leverandøren besvare Bilag 2-6 slik Kunden har tilpasset dokumentene. 1.1.1. Kravkoder A Krav som skal leveres av Leverandøren. Manglende oppfyllelse av A-krav vil være et avvik fra konkurransegrunnlaget. Kunden vil vurdere i hvor stor grad avvik har betydning for tilbudet totalt sett, og om manglende oppfyllelse av krav skal medføre avvisning av tilbudet. Det er kun kravene i KS produktspesifikasjon for ebyggesak versjon 2.1 (jf. jf. «SSA-L Bilag 1 - Vedlegg 1 Kravtabell») som er kategorisert som A-krav. B Krav som Kunden ønsker at Leverandøren beskriver i SSA-L Bilag 2-6. Alle B-krav blir evaluert under tildelingskriteriene. 1.1.2. Svarkoder Hvert krav i «SSA-L Bilag 1 - Vedlegg 1 Kravtabell» skal besvares av Leverandøren i «SSA- L Bilag 2 - Vedlegg 1 Kravtabell» med svarkodene J, N eller T. Betydningen av svarkodene er beskrevet nedenfor: J (Ja) N (Nei) T (Tilpasses) Krav er oppfylt Krav er ikke oppfylt Leverandøren oppfyller ikke kravet direkte, men vil gjennom alternativ løsning eller tilpasning/utvikling dekke kundens antatte behov som ligger til grunn for kravet.
Leverandøren skal beskrive sin forståelse av kundens behov, samt beskrive sin foreslåtte løsning av behovet. Beskrivelsen skal registreres under egen overskrift «Tilpasning», som leverandøren selv oppretter i «SSA-L Bilag 2 Leverandørens beskrivelse av tjenesten» under kapitlet for den prosessen, støtteprosessen eller området tilpasningen gjelder. Denne løsning/tilpasning skal være inkludert i leverandørens pristilbud. For krav besvart med T (tilpasses), må Leverandøren bekrefte om tilpasningen blir ivaretatt i forbindelse med detaljspesifiseringen, konfigurering og installasjon av løsning før Kundens akseptansetest. Der krav er besvart med T (tilpasses) og Leverandøren svarer at dette blir ivaretatt etter leveringsdag (MP7), ref. «SSA-L Bilag 3 - Plan for etableringsfasen», må Leverandøren bekrefte når i avtaleperioden kravet blir tilfredsstilt. 1.1.3. Forbehold eller forutsetninger For hvert krav i «SSA-L Bilag 1 - Vedlegg 1 Kravtabell» skal Leverandøren i kolonnen Leverandørens forbehold/forutsetning i «SSA-L Bilag 2 - Vedlegg 1 Kravtabell» svare om det finnes forbehold eller forutsetninger til kravet. Følgende svarkoder for forbehold/forutsetninger skal benyttes: J (Ja) N (Nei) Leverandørens har forbehold og/eller forutsetning til kravet. Leverandøren skal registrere dette i konkurransegrunnlagets «Vedlegg 1: Avvik». Leverandøren har ikke forbehold og/eller forutsetning til kravet.
2. Avtalens formål Kundens overordnede målsetning med anskaffelse og innføring av ebyggesak er at hverdagen forenkles for innbyggere, næringsliv og kommunenes saksbehandlere ved mer effektiv og samfunnsøkonomisk byggesaksforvaltning. 2.1. Delmål Brukerperspektivet: Byggesaksbehandlingen kjennetegnes med forutsigbarhet og likhet. Kommunikasjonen mellom bruker og kommunen som bygningsmyndighet er effektiv. Ensartede løsninger i samarbeidskommuner reduserer sårbarheten til den enkelte kommune. Medarbeiderperspektivet: Moderne og effektive verktøy gjør arbeidshverdagen enklere og oppgavene interessante. Større del av saksbehandlingen kan flyttes fra manuelt rutinearbeid over på kvalitetsheving av tjenestene. Økonomiperspektivet: Effektiv ressursutnytting og forenklede og forutsigbare tjenester gjennom bruk av digitale løsninger for saksbehandling og kommunikasjon med innbyggerne/brukerne. Interkommunalt samarbeid sikrer en bedre utnytting av kommunens investeringsmidler i prosjektperioden. Samfunnsperspektivet: Interkommunalt samarbeid sikrer økt kraft til utvikling av tjenestene til brukerne. Nye teknologiske løsninger bidrar til bærekraftige tjenester. Interkommunalt samarbeid bidrar til økt læring og lokal kompetanse i samarbeidskommunene.
3. Tjenesten jf. KS produktspesifikasjon for ebyggesak Løsningen skal tilfredsstille kravene i KS nasjonale produktspesifikasjon for ebyggesak 2.1 jf. Bilag 1 - Vedlegg 1 Kravtabell. Bilag 2 inneholder Leverandørens beskrivelse av hvordan og i hvilken grad tilbudt leveranse/løsning støtter KS produktspesifikasjon for ebyggesak 2.1 for utvalgte prosesser, støtteprosesser og andre kravområder. I tilfeller der Leverandøren ikke oppfyller krav i ebyggesak versjon 2.1 på tidspunktet for avtaleinngåelse, har Leverandøren i Bilag 2 bekreftet når i avtaleperioden kravet blir tilfredsstilt. <Der Leverandøren ikke oppfyller krav i ebyggesak versjon 2.1 på tidspunktet for avtaleinngåelse skal dette registreres som et avvik. Merk at alle avvik fra produktspesifikasjonen for ebyggesak 2.1 skal opplyses særskilt, og registreres i konkurransegrunnlagets «Vedlegg 1: Avvik» med henvisning til hvilke(t) krav løsningen avviker fra. Eventuelle avvik må konkretiseres slik at det er mulig for Kunden å vurdere konsekvensene av avviket.> 3.1. Integrasjoner, konfigurering og kundespesifikke tilpasninger Der Leverandørens tilbudte løsning innebærer integrasjoner, konfigurering og/eller kundespesifikke tilpasninger jf. de opplysninger som er gitt om kunden i Bilag 1 Vedlegg <A/B/C> (<Ved avtaleinngåelse slettes det vedlegg A/B/C inkl. henvisning som ikke er relevant for den enkelte avtale.>) er dette beskrevet av Leverandøren i Bilag 2 for de prosesser, støtteprosesser eller andre kravområder dette gjelder. 4. Samhandling: Endringer, brukerstøtte, feilretting og utbedring av sårbarheter Leverandøren skal levere tjenester som omfatter håndtering av endringer, brukerstøtte, feilretting og utbedring av sårbarheter innenfor de frister som følger av denne avtalen. Bilag 2 inneholder beskrivelse av Leverandørens realistiske og hensiktsmessige organisering og rutiner for håndtering av endringer inkl. varsling, brukerstøtte, feilretting og utbedring av sårbarheter. Det er fordelaktig om Leverandørens rutiner er basert på etablert beste praksis, fortrinnsvis ITIL. Leverandøren skal stille med verktøy som Kunden kan melde inn sine saker. Kunden skal kunne se status på saker i henhold til avtalt tjenestenivå, type sak og prioritet. 5. Dokumentasjon Kundens krav til dokumentasjon som bør leveres og krav som stilles til dokumentasjonen: Teknisk dokumentasjon - Systemdokumentasjon med detaljert beskrivelse av standardsystemet og tilpasningene, virkemåte og sammenhengen mellom dem - Installasjonsveiledning med råd om valg av oppsett m.v. Brukerdokumentasjon - Beskrivelse av funksjonaliteten i standardsystemet og tilpasningene - Beskrivelser beregnet på superbruker/systemansvarlig i brukerorganisasjonen som viser sammenhengene mellom ulike deler av systemet, avansert
brukerfunksjonalitet mv. Dokumentasjonen skal være ajourført til den versjonen av standardsystemet og tilpasningene som leveres. Dokumentasjonen av tilpasningene skal vise til relevante deler av dokumentasjonen for standardsystemet, slik at de ulike delene av dokumentasjonen enkelt kan sees i sammenheng med hverandre. Det skal fremgå klart og tydelig hvilke deler av dokumentasjonen til standardsystemet som eventuelt ikke er relevant som følge av de tilpasningene som er gjort, samt hva som eventuelt kommer til erstatning. Bilag 2 inneholder Leverandørens beskrivelse av hvordan krav til dokumentasjon dekkes. 6. Oppgradering/vedlikehold av tjenesten etter Leveringsdag Leverandøren er i avtaleperioden ansvarlig for å teste og foreta standardoppgraderinger i tjenesten som er nødvendig for at tjenesten skal oppfylle avtalte krav, herunder krav til tjenestenivå i Bilag 4 og nye versjoner av KS produktspesifikasjon for ebyggesak. Bilag 2 inneholder Leverandørens beskrivelse av hvordan oppgradering/vedlikehold av tjenesten etter Leveringsdag gjøres, inkl. frekvens for oppdateringer. 7. Ytterligere utvikling etter Leveringsdag Leverandøren er ansvarlig for proaktivt og løpende å vurdere og foreslå endringer i egne tjenester for Kunden. Bilag 2 inneholder Leverandørens beskrivelse av hvordan Leverandøren forplikter seg til videre utvikling av sin standard løsning etter Leveringsdag, som inngår i tjenesten og det avtalte vederlaget. Målbilde, veikart, eller utviklingsplan for løsningen må gjerne inngå i beskrivelsen. 8. Plan for etableringsfasen Bilag 3 Plan for etableringsfasen beskriver Leverandørens tilbudte metodikk, prosjekt- og fremdriftsplan, prosjektorganisering og ressurser, samt godkjenningsprøve, og inneholder som et minimum besvarelse av følgende krav: Gjennomføringsmetodikk for etableringsfasen Leverandørens beskrivelse av sin gjennomføringsmetodikk for etablering av tjenesten. Metodikken skal også anvendes ved etablering av tjenesten for Kunden. Utarbeidelse av prosjekt- og fremdriftsplan Leverandørens beskrivelse av en realistisk prosjekt- og fremdriftsplan for etablering av tjenesten, som tar hensyn til utarbeidelse og godkjenning av dokumentasjon. Planen skal synliggjøre hvor lang tid etableringsfasen kan forventes å vare, samt tidligst mulige oppstartstidspunkt for når Leverandøren kan gjennomføre den. Faktisk oppstartstidspunkt bestemmes etter nærmere avtale med Kunden (ved avtaleinngåelse). Beskrivelse av prosjektorganisasjonen og ressurser Leverandørens beskrivelse av organisering med roller og ansvar for etableringsprosjektet for vedlikehold av løsningen. Nøkkelroller i leverandørens organisering skal angis og CV skal vedlegges for disse ressursene. Testing, godkjenningsprøve og leveringsdag Leverandørens beskrivelse av sin metodikk og praksis for gjennomføring av test og feilretting. Metodikken skal også anvendes ved test og feilretting av tjenesten for Kunden.
Leverandørens beskrivelse av godkjenningsprøvens art og omfang, samt godkjenningskriterier og frister basert på Leverandørens erfaringer med etablering av tjenester basert på KS produktspesifikasjon for ebyggesak for nye kunder. Beskrivelsen kan ikke tilby dårligere vilkår enn oppgitt i avtalens punkt 3.3, og må gjøre det mulig for Kunden å verifisere at prosesstøtte og integrasjoner jf. KS produktspesifikasjon for ebyggesak og integrasjoner med Kundens fagsystemer fungerer ut ifra en objektiv vurdering. 9. Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner Bilag 4 Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner beskriver Leverandørens tilbudte tjenestenivåavtale og inneholder som et minimum besvarelse av følgende krav: Åpningstider Servicedesk Leverandøren sin Servicedesk (brukerstøtte) skal ha kompetent personell som er tilgjengelig for Kunden via telefon og chat på virkedager mellom kl. 08:00-16:00. Tjenestenivåavtale for håndtering av feil Leverandørens tjenestenivåavtale for håndtering av feil på programvaren ut fra definisjoner for tjenestenivå. Beskrivelsen må minimum inneholde reaksjonstid (svar på henvendelsen) og påbegynt hendelseshåndtering fra tidspunktet Kunden har meldt feil. Tjenestenivåavtale for brukerstøtte Leverandørens tjenestenivåavtale for brukerstøtte. Tjenestenivåavtalen skal minimum inneholde garanterte svarfrister på ulike henvendelser fra Kunden. Definisjoner for tjenestenivå Leverandørens tydelige definisjoner på uttrykk og begreper som benyttes i beskrivelsen av tjenestenivået. Dette er begreper som benyttes for å beskrive, måle og rapportere nivå på garanterte ytelser og inkluderer, men er ikke begrenset til, servicevindu/ endringsvindu, feilrettingstid, reaksjonstid, responstid, osv. Alle begreper som anvendes og åpner for tolkning, skal gjøres rede for og være entydige, presise og forståelige. Håndtering ved brudd på tjenestenivå Leverandørens beskrivelse av hvordan brudd på tjenestenivåene for håndtering av feil, ytterligere utvikling og brukerstøtte måles og rapporteres Rapporteringsfrekvens Leverandøren skal rapportere periodisk/månedlig og på forespørsel fra Kunden på avtalte rapporteringspunkter/tjenestenivå Sanksjonsregime og standardiserte prisavslag Leverandørens beskrivelse av sitt sanksjonsregime og standardiserte kompensasjoner ved brudd på tjenestenivå for håndtering av feil og brukerstøtte 10. Administrative bestemmelser Nødvendige administrative bestemmelser registreres i Bilag 5 ved avtaleinngåelse. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel i avtaleperioden dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle avtalen. Kunden forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktens klausul om lønns- og arbeidsvilkår. Utfylt egenerklæring er vedlagt Bilag 5 Administrative bestemmelser.
11. Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6 Samlet pris og prisbestemmelser beskriver alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser. Leverandørens komplette vederlag er oppgitt i Bilag 6 og består av følgende priser: en årlig fastpris for tjenesten som dekker alle nødvendige lisenser som Kunden trenger for å benytte løsningen, drift, vedlikehold og brukerstøtte. en årlig variabel pris for tjenesten som dekker alle nødvendige lisenser som Kunden trenger for å benytte løsningen, drift, vedlikehold og brukerstøtte, og skalerer med saksvolum. (Angitt pris skal være basert på saksvolum oppgitt i vedlegg <A/B/C>.) <Ved avtaleinngåelse slettes det vedlegg A/B/C inkl. henvisning som ikke er relevant for den enkelte avtale.> fastpris for gjennomføring av etableringsfasen. vederlag for opplæring som beskrevet i Bilag 2, kapittel 9 Krav til opplæring. timepriser som vil anvendes ifm. endringer og tilleggsarbeid som utgjør ikke-standard videreutvikling av tjenesten. Kunden påberoper seg retten til å velge hvilken prismodell som skal benyttes for det årlige vederlaget blant de to oppgitte alternativene ved avtaleinngåelse. Det årlige vederlaget for tjenesten betales etterskuddsvis pr måned (1/12 av årlig kostnad). Vederlaget starter å løpe ved tidspunkt for Leveringsdag. Vederlaget for gjennomføring av etableringsfasen skal faktureres iht. betalingsplan i Bilag 6. Videreutvikling av Leverandørens tjenester jf. nye versjoner av KS produktspesfikasjon for ebyggesak betegnes også som standardoppgraderinger og alminnelig vedlikehold av tjenesten, og inngår i det faste vederlaget. Videreutvikling av Leverandørens tjenester som følge av kundeinitierte endringer etter Leveringsdag dekkes etter Leverandørens timesatser. Nødvendige utlegg til reiser dekkes iht. Statens satser, såfremt dette er avtalt med Kunden. Reisetid forutsettes innkalkulert i fastpris og timepriser angitt i Bilag 6, og det gis ikke kompensasjon for reisetid utover dette. Kundens formalopplysninger om faktureringstidspunkt og øvrige betalingsbetingelser registreres i Bilag 6 ved avtaleinngåelse. 12. Vedlegg SSA-L Bilag 1 Vedlegg 1 Kravtabell SSA-L Bilag 1 Vedlegg <A/B/C> om Kunden <Ved avtaleinngåelse slettes det vedlegg A/B/C inkl. henvisning som ikke er relevant for den enkelte avtale.>