Statusrapport for oppfølging av Foretaksmøteprotokoll St. Olavs Hospital HF 8. februar 2008 per 2. tertial 2008 Vedlegg til styresak 53/08 Fortaksprotokoll 4.1 Resultatkrav Foretaksmøtet la til grunn at helseforetaket innretter sin samlede virksomhet, herunder den aktivitetsfinansierte pasientbehandlingen og investeringer, slik at resultatkravet kan nås. Foretaksmøtet presiserte viktigheten av at budsjettert aktivitet ikke overstiger kravene satt i styringsdokumentet. Foretaksmøtet la til grunn at nødvendige omstillingstiltak må vurderes i henhold til gjeldende rammer for helseforetaket 4.4.1 Investeringstilskudd - fase 2 av Nye St. Olavs Hospital St. Olavs Hospital HF vil få en sterk økning i kapitalkostnader i årene fremover og med en forventet topp i 2010. Det er derfor helt avgjørende for fremtidig handlingsrom at St. Olavs Hospital HF arbeider videre med langtidsbudsjettet og gjennom dette viser hvordan foretaket kan oppnå et resultat i økonomisk balanse. Dette innebærer at det skal synliggjøres forslag til kostnadsdempende og inntektsøkende tiltak av ulik karakter som gir et langtidsbudsjett i balanse hvert år i perioden. 4.3 Styring og oppfølging 2008 Foretaksmøtet påpekte at det også i 2008 må være fokus på god styring og oppfølging. Dette gjelder særlig kontroll med bemanningsutviklingen og styrenes behandling av økonomirapporter. Foretaksmøtet ber Helseforetaket spesielt følge opp disse områdene: Status per 2. tertial St. Olavs Hospital Resultat: Akkumulert merforbruk pr september er 22 mill. Prognosen på årsbasis er et merforbruk på 35 mill. Aktivitet: o St. Olavs Hospital har som mål å innfri styringskravet om ikke å overstige 79 812 DRG-poeng. o I psykiatrien er aktiviteten pr. 2.tertial høyere enn budsjett, og også høyere enn i 2007, både med hensyn til utskrivninger og poliklinikk. Øvrige omstillingstiltak er konkretisert. Det jobbes med dette både gjennom oppfølging av Faglig strategi - langtidsbudsjett og årlige budsjetter, der bl.a. nødvendige omstillingstiltak er konkretisert. Eiendommer er lagt ut for salg. Sykehusets langtidsbudsjett for perioden 2009-2014 ble behandlet i styremøtet ved St. Olavs Hospital 25. april 2008. Det forventets betydelig vekst i sykehusets kapitalkostnader som følge av utbyggingen av nytt sykehus. Det er ikke realistisk å effektivisere driften for å dekke økte kapitalkostnader, og samtidig opprettholde et spesialisthelsetjenestetilbud i tråd med eiers bestilling. Det må arbeides for å finne løsninger i samarbeid med eier. Det rapporteres månedlig til styret på resultat, aktivitet, kvalitet og bemanningsutvikling. Brutto utbetalte månedsverk er redusert med 95, og utgiftene til innleie er redusert med 4,7 mill kr sammenliknet med 2007.
Ordningen med tilsettingskontroll og tett oppfølging av bemanningsutviklingen videreføres. 4.3.1 Risikostyring og intern kontroll Styret skal påse at helseforetaket har god intern kontroll og at det er etablert systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Risikofaktorer som kan medvirke til at målene til det regionale helseforetaket og helseforetaksgruppen ikke nås, skal identifiseres og korrigerende tiltak som med rimelighet kan redusere sannsynligheten for manglende måloppnåelse skal iverksettes. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesmessig forankring i hele organisasjonen. Styret skal minimum en gang per år ha en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket med hensyn på risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Rapport fra styrets gjennomgang skal forelegges Helse-Midt-Norge RHF ved rapportering for 2. tertial 2008. I tillegg skal det redegjøres for styrets arbeid i Årlig melding. 4.3.2 Økt kontroll med bemanningsutviklingen Foretaksmøtet forutsatte at helseforetaket sikrer at fullmaktsstrukturen er utformet slik at fullmakter til å ansette eller opprette stillinger skal ligge på høyere eller samme nivå som tildelt budsjettansvar. Tilsvarende skal gjelde for bruk av innleid arbeidskraft og godkjenning av overtid. Helseforetaket skal sørge for at det innen 1. mai 2008 er etablert et utvalg som skal godkjenne alle nyopprettede stillinger og ansettelser i vakante stillinger. Foretaksmøtet forutsatte at helseforetaket etablerer rutiner for at egne St. Olavs Hospital HF har flere verktøy og virkemidler som til sammen utgjør plan- og styringssystemet og bidrar til intern kontroll, risikovurdering og risikostyring i helseforetaket, bl.a.: Årshjul (utarbeides med utgangspunkt i Helse Midt-Norge sitt årshjul) Lederavtaler Dialogmøter Balansegruppe Gjennomgående styringssystem (GSS) Halvårsrapportering på styringsdokument og foretaksprotokoll Måneds- og tertialrapportering Rapportering til medisinske kvalitetsregister Årlig melding fra foretaket til RHF Alle verktøy vil bli vurdert og satt i et sammenhengende system som kan gi et helhetlig risikobilde av foretakets totale virksomhet. Dette for å kunne identifisere korrigerende tiltak for å redusere risikoforholdene. Styrets samlende gjennomgang av tilstanden i helseforetaket blir i oktobermøtet. Utvalg for bemanningskontroll bestående av de tre stabsdirektørene ble etablert 1. mai. Prosedyre er utarbeidet og følges. 140 søknader er behandlet pr 15.10. Det har vært god dialog med linjelederne i prosessen, og svært få søknader er avslått. Ved utgangen av august 2008 viser tall for mertid og overtid en økning på 87 månedsverk (2,38%) sammenlignet med samme periode i 2007. Brutto utbetalte månedsverk totalt er redusert med 95 (1,33%) i perioden, og innleie fra byrå er redusert med -4,7 mill kr (13,7 %). Lavere grunnbemanning gir høyere bruk av mertid og overtid i perioder
ansatte blir omdisponert på tvers av divisjoner, avdelinger og poster slik at bruken av mertid/overtid, andel deltid og innleid personell kan reduseres. Helseforetaket må sikre at underliggende enheter følger etablerte rutiner ved ansettelse, oppretting eller omdisponering av stillinger som er omfattet av legefordelingssystemet. Helseforetaket må sikre at bemanningen i den enkelte enhet er sammensatt på en hensiktsmessig måte i forhold til foretakets oppgaver. 4.3.3 Konsekvensanalyser og tiltak i forbindelse med omstilling 2008 Helseforetaket skal til en hver tid har en plan med konkrete tiltak som viser nødvendig omstilling for å nå økonomisk balanse. Konsekvensene av tiltakene skal være beskrevet og framdriftsplanen for gjennomføring skal være realistisk, Omstillingstiltak som kan bidra til kostnadseffektiv drift på lang sikt prioriteres framfor kortsiktige engangseffekter Nye tilbud eller vesentlige utvidelser av eksisterende tilbud som planlegges igangsatt, først skal behandles i styret. I saksgrunnlaget for styrebehandlingen skal det foreligge en konsekvensvurdering der omfang, økonomi og framdrift beskrives. I tillegg skal det beskrives hvilke endringer tiltaket vil ha for det samlede tjenestetilbudet og brukerne, Det etableres oppfølgingsrutiner slik at alternative tiltak kan iverksettes ved manglende måloppnåelse av planlagte tiltak. Foretaksmøtet forutsatte at styret sørger for at administrasjonene på ulike nivå har de nødvendige ressurser, herunder tilstrekkelig kompetanse og gjennomføringsevne, til å møte de store utfordringer som helseforetaket står overfor. Omstillingsarbeidet skal skje i samarbeid med de ansatte og deres organisasjoner og det med høy aktivitet. Dette viser også at vi har et forbedringspotensial når det gjelder aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging. HMS/kvalitetssystemet er videreutviklet for å fange opp eventuell ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Høstens gjennomgang av Arbeidstilsynet vil gi oss tilbakemelding på om systemet fungerer hensiktsmessig. En ny rådgivende gruppe prioritering er oppnevnt for å bidra til å forme universitetssykehusets prioriteringsarbeid ved å: - gi råd til administrerende direktør og klinikksjefer i prinsipielle medisinske og helsefaglige prioriteringsspørsmål - i prioriteringsspørsmål ta hensyn til det spesielle ansvar sykehuset har for regions og universitetsklinikkfunksjonene - være proaktiv, kunnskapssøkende og sette vanskelige prioriteringsspørsmål på dagsorden - påpeke konflikter mellom faglige prioriteringer og økonomiske incentiver - vurdere prioriteringsspørsmål som kan være aktuelle for Nasjonalt råd for kvalitet og prioritering, og videresende disse - bistå i prioriteringsspørsmål som krever en raskere beslutning enn hva det nasjonale rådet kan gi.
skal legges til rette for medarbeiderinitierte omstillingstiltak. 4.3.4 Rapporteringsrutiner Foretaksmøtet understreket at det er behov for å utvikle felles rapporter med felles rutiner i foretaksgruppen. Overordnede rapporter om økonomi, aktivitet, kvalitet og personell skal behandles av styrene så raskt det lar seg gjøre slik at eventuelle korrigerende tiltak kan iverksettes uten unødig opphold. Dette innebærer blant annet at styrenes møtekalender må tilpasses eiers rapporteringstidspunkter 4.4 Investeringer og kapitalforvaltning Helseforetaket må sikre at det foreligger vedlikeholdsplaner. Disse planene må omfatte oppgraderingsbehov og ses i sammenheng med nye investeringsprosjekter. Konsekvenser og status for arbeidet med vedlikeholdsplaner skal rapporteres sammen med rapporteringen for 2. tertial 2008. Foretaksmøtet la til grunn at helseforetaket innfører husleie i samsvar med de føringer som gis av Helse Midt-Norge RHF herunder at det foretas nødvendige organisasjonsmessige endringer og avsettes nødvendige ressurser til implementeringen 2008. Styrets møter tilpasses Helse Midt-Norges årshjul Foretaksmøtet forutsatte at helseforetaket i byggetiltak som er forelagt styret for Helse Midt-Norge RHF i forbindelse med tertialrapporterer rapporterer fremdrift og eventuelle avvik og gjør rede for korrigerende tiltak herunder: Oppdatert sluttprognose for kostnader (basiskalkyle, P50, P70 og P85) Endringer i likviditetsbehov Oppdatert sluttprognose for tid Spesielle problemområder og tiltak HMS Hovedaktiviteter neste periode
Helseforetaket skal presentere en samlet vurdering av planlagte investeringer i de kommende årene i Årlig melding. Det skal beskrives hvordan prosjektene er planlagt realisert innenfor tilgjengelige ressurser og framtidig økonomisk bæreevne Foretaksmøtet presiserte at det i de tidlige planleggingsfasene for nye investeringer ikke må foretas tomtekjøp, inngås opsjonsavtaler eller foretas andre disposisjoner som på en uheldig måte legger føringer for den endelige investeringsbeslutningen Til større prioriterte prosjekter kan det gis mulighet for lånefinansiering. Eventuelle lån til nye prosjekter i 2010 må meldes inn ved egen lånesøknad, hvor frist for innspill er 15. november 2008. 5.2.1 Oppfølging av sykefravær og tiltak for inkluderende arbeidsliv Foretaksmøtet ba om at helseforetaket setter interne mål for virksomhetens planlagte IA-arbeid for 2008. Det skal settes mål for følgende områder: Redusert sykefravær Beholde og rekruttere personell med redusert funksjonsevne Øke den reelle pensjoneringsalder For mål om redusert sykefravær, vises til det her til styringsdokumentet. Helseforetaket skal fortsette å rapportere på sykefravær i henhold til gjeldende rapporteringsrutiner på gjennomførte tiltak og resultatutvikling i forhold til virksomhetens interne måltall. Disse forholdene skal omtales særskilt i Årlig melding. Foretaksmøtet ba helseforetaket om å ha oppmerksomhet knyttet til prosjektet Aktive Sykehus som allerede er igangsatt ved flere sykehus, og som har som siktemål blant annet å redusere sykefraværet. Arbeid for å redusere sykefravær og uførhet handler i hovedsak om ledelse og tett dialog mellom leder og ansatte. Det er så langt arbeidet langs to akser; etablering på gode prosedyrer og rutiner i kvalitetssystemet og ulike kurs- og opplæringstiltak. Vi har eksempler på at lederfokus gjør en forskjell, men vi har også eksempler på at aktiv innsats ikke fører til redusert sykefravær. Det videre arbeidet vil skje i nært samarbeid med NAV og KLP. Erfaringsutveksling internt vil også bli prioritert. 2 av 19 klinikker/divisjoner ligger ved utgangen av august under det langsiktige styringsmålet på 6 %. Sammenlignet med tilsvarende periode i 2007, har 4 klinikker/divisjoner i tillegg til Enhet for samhandling (Røros sykehus) redusert sykefraværet med 10 % eller mer. Toåring prøveprosjekt med seniorpolitiske tiltak er under evaluering. Styret for St. Olavs Hospital har sluttet seg til innholdet i Seniorpolitikk for Helse Midt-Norge.
5.2.2 Registrering av helsepersonells bierverv i administrative systemer Helseforetaket skal kvalitetssikre at aktuelle retningslinjer, lovgivning og gjeldende avtaler er godt kjent og etterleves av alt personell i helseforetaket slik at det ikke kan reises spørsmål ved de ansattes integritet, habilitet og uavhengighet. 5.2.3 Reduksjon av deltidsstillinger. Styringsdokumentet presiserer behovet for å redusere deltidsstillinger og særlig de med små stillingsandeler. Det er forøvrig en prioritert oppgave for regjeringen å redusere bruk av uønsket deltid. Dette må gjenspeiles i helseforetakets HR strategier og i faktiske ansettelsesforhold. De regionale helseforetakene ble i foretaksmøte i februar 2007 bedt om å kartlegge bruk av deltidsstillinger i underliggende helseforetak. Oversikten viser at det er et betydelig antall deltidsansatte ved helseforetakene, men det er vanskelig å sammenlikne mellom regionene på grunn av ulik registrering. 5.2.4 Rekruttering av personer med innvandrerbakgrunn og språkkrav til utenlandsk helsepersonell Helseforetaket skal sette mål og utarbeide planer for å øke rekrutteringen av personer med innvandrerbakgrunn i henhold til regjeringens handlingsplan for integrering og inkludering som ble lagt fram i statsbudsjettet for 2008. 5.2.5 Lederutvikling Helseforetaket skal etablere systematisk lederutvikling for de ledelsesnivåer som ikke omfattes av det regionale tilbudet. Lederutviklingen skal støtte opp under de overordnede styringsmålene som er satt. Register føres og administrativt system er etablert i henhold til prosedyre. Informasjon til ansatte gis skriftlig ved inngåelse av arbeidsavtale. Generell rådgiving til ledelsen blir gitt i enkeltsaker. Kartlegging av uønsket deltid er gjennomført. På spørsmålet Vil du hevde at du har uønsket deltid?, svarer 37,3 % (265) av respondentene JA. Respondentene tilkjennegir at dette i hovedsak skyldes at arbeidsgiver ikke kan tilby større stillingsandel. Etter dette angis familieforpliktelser som hyppigste årsak til uønsket deltid. Arbeidspress og turnusbelastning angis i mindre grad som årsak til uønsket deltid. Rapporten for 2. tertial viser en svak økning i andel deltid (0,2 prosentpoeng). I tillegg til et kontinuerlig fokus på bedre arbeidstidsplanlegging og driftsplanlegging på tvers av enheter, vil de mest konkrete tiltakene som vil bidra til redusert bruk av deltid være - etablering av en intern vikartjeneste - samarbeid med Trondheim kommune (Øya helsehus) om felles bruk av personellressurser. I Det er ikke utarbeidet målsatte planer foreløpig. Arbeidet påbegynnes i oktober/november mnd. Utvikingsprogram (2 x 2 dager) under overskriften Synlig og ansvarlig ledelse gjennomført for ca 300 ledere på nivå 3 og 4 våren 2008. Målet med programmet har vært å legge grunnlaget for en felles lederkultur. å gi kunnskap, verktøy og motivasjon til å ivareta rollen på best
mulig måte. å tydeliggjøre forventninger som er forbundet med å være leder. å øke kompetansen i forhold til omstilling og endring. Tilbakemeldingene fra deltakerne er svært positive. 5.2.6 Kompetanseutvikling Helseforetaket skal etablere kompetanseutviklingsplaner for den enkelte organisatoriske enhet. I tillegg skal foretaket analysere sitt behov for kritisk kompetanse på kort og lang sikt. 5.2.7 Arbeidsmiljøforbedring Helseforetaket skal bidra i gjennomføringen av den regionale arbeidsmiljøundersøkelsen. I oppfølgingen av undersøkelsen skal tiltak identifiseres og måloppnåelse rapporteres. Foretaksmøtet la til grunn at helseforetaket sikrer at underliggende enheter planlegger og gjennomfører ferieavviklinger på en mest mulig kostnadseffektiv måte. Ref. styringsdokumentet. Hver klinikk beskrev sitt fremtidige behov for kompetanse i forbindelse med Faglig strategi langtidsbudsjett i 2007. Her ble også beskrevet hva som var universitetssykehusets kritiske kompetanse. Mange klinikker har i tillegg utarbeidet detaljerte kompetanseplaner for alle yrkesgrupper, som en del av sin virksomhetsplan. Kompetanseplanene skal sikre at tiltak er målrettet, forutsigbart og kan evalueres. De skal brukes i forbindelse med klinikkenes budsjettering og rapportering, men også som grunnlag for omstilling. Med utgangspunkt i klinikkvise planer, skal det utarbeides en strategisk plan for kompetanseutvikling på sykehusnivå. Denne skal bl.a. gi grunnlag for universitetssykehusets bestilling overfor utdanningsinstitusjonene. Basert på kartlagte behov i klinikkene, har St. Olav Hospital i 2008 bestilt videreutdanning i sykepleie ved HiST og en kliniske rettet masterutdanning ved NTNU Arbeidsmiljøundersøkelsen 2008 er gjennomført med en svarprosent på 69. Oppfølgingsarbeidet starter med en gjennomgang i Hovedledelsen 20. oktober. Det er etablert en egen ressursgruppe som skal bistå klinikkene i oppfølgingen. System for koordinert planlegging, gjennomføring og evaluering av ferieperioden er etablert. Gjøres overordnet i samråd med hovedledelsen.