UTKAST: Referat fra møte nr. 69 i Nasjonal IKT Til: Kopi: Fra: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Thomas Bagley, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Daniel Haga, Jan Eirik Thoresen, Christine Bergland, Tor Eid, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Håkon Grimstad Arild Pedersen, Paul Gundersen, Ketil Are Lund, Johnny Heggestad, Arild Faxvaag, Torill Kristiansen, Gunnar Jårvik, Ole Johan Kvan, Vidar Kårikstad, Helge Moe, Trine Storhaug, Frank Ivar Aarnes, Kai Rune Furberg, Bjørn Astad, Oddbjørn Schei Programkontoret ved Dagfinn Hallseth, Hilde Hordnes og Fredrik C. Birkenfeldt Sted: Videomøte Tid: 11.12.2013 kl. 09:00-11:00 Deltagere Tilstede: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Thomas Bagley, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Daniel Haga, Jan Eirik Thoresen, Christine Bergland, Tor Eid, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Håkon Grimstad, Oddvar Larsen Dagfinn Hallseth, Hilde Hordnes og Fredrik C. Birkenfeldt fra Programkontoret. Børge Godhavn, prosjektleder tiltak 37, var tilstede under sak 04 og 05. Forfall: Tor Eid, Hans Nielsen Hauge Agenda Nr Sak Ansvarlig 01 Godkjenning av innkalling Innkallingen ble godkjent uten kommentarer. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 01-03, 06-12, 04-05, 13-14 Saker til eventuelt: Håkon Grimstad meldte inn sak vedrørende IP- adresser. Bjørn Nilsen tok opp brev fra Hdir til HOD vedrørende AMK- sentraler. Innkallingen ble godkjent. 02 Godkjenning av referat fra møtet 16.10.2013 Det var ingen kommentarer til referatet. Styringsgruppen godkjenner referatet. 1
03 Gjennomgang av prosjektstatus Programkontoret viste til utsendt saksunderlag. Styringsgruppen tar status til orientering. 04 Status tiltak 37 FVD- system for MTU / BHM Prosjektleder Børge Godhavn presenterte status for tiltak 37. Saken er ikke referatført på grunn av konfidensialitet. Som en generell betraktning ble det løftet opp at Nasjonal IKT bør utvikle og formulere tydeligere sitt rationale når man ønsker å løse ting i fellesskap for eksempel gjennom felles anskaffelser og felles systemer, og når dette ikke er formålstjenelig. Vedtak Styringsgruppen tar status til orientering. 05 Prosjektdirektiv " Forvaltning av FDV-system for MTU og BHM" Prosjektleder Børge Godhavn presenterte prosjektdirektivet for tiltak 37. Styringsgruppen konstaterte at dette er et prosjekt med høy risikoprofil. Imidlertid er området så avgrenset at man mener det er mulig å gå inn i prosjektet med denne risikoen i mente. Prosjektleder påpekte at det er et krevende prosjekt, men at det er jobbet kontinuerlig med risikoelementene. Det medfører også kompleksitet at det er et nasjonalt anskaffelsesprosjekt, mens implementering vedtas og gjennomføres regionalt. Det ble derfor vektlagt at et viktig suksesskriterium for prosjektet er at flest mulig HF implementerer systemet så raskt som mulig. Det ble også påpekt at igangsettelse av dette tiltaket er et risikoreduserende grep knyttet til anskaffelsen. Pilotenhetene er kontaktet for å sikre at eierskap og finansiering er på plass for å ivareta På spørsmål om hvordan man har ivaretatt sikring av sensitive data svarte prosjektleder at prosjektet har hatt en bevissthet rundt dette, og lovverket på feltet. Det er også et krav til leverandørene at de i sine tilbud svarer ut hvordan dette håndteres i deres løsninger. Styringsgruppen sluttet seg til at det er naturlig å gi sin tilslutning til forslaget slik det foreligger, men ønsker ytterligere ett beslutningspunkt ved kontraktsinngåelse. Styringsgruppen i Nasjonal IKT gir sin tilslutning til utarbeidet prosjektdirektiv "Implementering av nasjonalt FDV-system for MTU og BHM til spesialisthelsetjenesten i Norge" med de innspill som framkom i møtet og bevilger inntil kr. 5,575 mill inkl. mva til dette arbeidet. Kostnaden vil fordele seg med kr 2,78 mill i 2014 og kr 2,795 i 2015. Det presiseres at summen på kr 5,575 mill kommer i tillegg til bevilgning på kr 3 mill fra Styringsgruppen 12.12.12 som skal dekke sentrale komponenter. Videre vedtok Styringsgruppen 16.10.13 å prosjektfinansiere finansiere ett årsverk for å 2
ivareta prosjektets oppgaver knyttet til forvaltning av FDV-system for MTU og BMH. Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til å etablere prosjektets videre arbeid og engasjere prosjektleder. Styringsgruppen ønsker saken lagt frem til endelig beslutning for styret i Nasjonal IKT HF i februar 2014. PL / Programkontor 06 Prosjektdirektiv "Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten" Programkontoret orienterte om bakgrunnen for prosjektet, og viste til prosessen som har ledet frem til direktivet som foreligger. Hdir har tatt ledelsen i utformingen av direktivet, i tett samarbeid med fora i NIKT. Det ble også informert at prosjektet, på grunn av de budsjetterte kostnadene, vil kreve særskilt finansiering fra RHFene utover NIKT sitt ordinære budsjett. Dette innebærer fremleggelse for AD-møtet Det var konsensus i SG om at dette er et viktig prosjekt, som alle ønsker å få gjennomført. Prosjektet dekker et viktig område der regionene i dag ikke har kommet langt. Det ble kort orientert om Helse Vest sitt samarbeid med Hdir på området. Finansiering er imidlertid en utfordring, spesielt med tanke på at dette kommer til vedtak i SG etter at RHFenes budsjetteringsprosesser for 2014 er ferdige. Det ble også påpekt at direktivet trenger ytterligere bearbeiding på innhold, og det ble spesielt pekt på arkitektur og at en ny gjennomgang med regionene bør gjennomføres. Hdir vil sørge for videre bearbeiding av direktivet. Hdir vil også komme med et forslag til hvordan arbeidet med direktivet skal rigges videre, samt en tidsplan. Hdir Det ble understreket at tidslinjen er viktig, og at prosjektet ikke må miste momentum gjennom en tidskrevende beslutningsprosess. Det er derfor viktig at RHFene og fagfora kan sette av noe tid til å rådgi i forbindelse med bearbeidingen av direktivet. SG ber om ytterligere bearbeiding av direktivet, og at relevante personer, fora og enheter involveres i dette arbeidet. Helsedirektoratet tar ansvaret for dette. Nytt forslag til prosjektdirektiv legges frem for styret i februar før fremleggelse i AD-møtet. 07 Budsjett 2014 Programkontoret orienterte kort om bakgrunnen og innretningen for budsjettet, og viste blant annet til nylig sirkulert notat om økonomisk status i NIKT. Styringsgruppen diskuterte saken, og det var enighet om at det er et knapt budsjett. Det gir ikke muligheter for igangsettelse av ny vesentlig aktivitet innenfor eksisterende rammer. Dette vil medføre at det vil bli behov for tilleggsbevilgninger ved økt aktivitet og nye prosjekter som ønskes gjennomført, og er således en delvis omlegging fra rammefinansiering til aktivitetsstyrt finansiering. Styringsgruppen er positiv til å be RHFene om slike tilleggsbevilgninger, så sant man får opp gode nok prosjekter. Styringsgruppen vedtar budsjettet som foreslått i tabell 1. 3
08 Utnevnelser til nytt fagforum for medisinske kvalitetsregistre Styringsgruppen sluttet seg til den foreslåtte sammensetningen av det nye fagforumet for medisinske kvalitetsregistre. Det ble kort diskutert i hvilken grad det nye fagforumet skulle konstituere seg selv, og velge sin egen leder, eller om SG NIKT skulle stå for dette. Siden det er ønskelig at forumet kommer i gang med arbeidet raskest mulig konkluderte SG med å utpeke John Kåre Knudsen, Helse Vest IKT, som leder for fagforumet i 2014. Styringsgruppen vedtar at de ti nominerte utnevnes som medlemmer av det nye fagforumet for medisinske kvalitetsregistre. Styringsgruppen ber om at Programkontoret fasiliterer fagforumets oppstartsmøte så snart dette lar seg gjøre. John Kåre Knudsen, Helse Vest IKT, blir leder av fagforumet i 2014. Programkontoret 09 Prosjektdirektiv "NUIT - Henvisning mellom HF" Programkontoret orienterte kort om direktivet. De stramme tidsrammene har gjort det vanskelig å følge normal prosess med tanke på involvering, tidsbruk og modning av direktivet. Det ble påpekt at siden prosjektet har blitt vedtatt i NUIT, har man ikke fulgt NIKTs PPS prosess. Det er imidlertid behov for å arbeide videre med og forankre prosjektdirektivene ytterligere. Styringsgruppen påpekte først og fremst at det er stor usikkerhet til prosjektets kostnadsramme. Siden dette prosjektet må finansieres ved tilleggsbevilgning utenfor NIKT HFs ordinære budsjett (ref sak 07) er det en forutsetning at finansieringsbehovet er avklart før styringsgruppen kan gi sin tilslutning til prosjektet. Prosjektledelse Styringsgruppen ba også om at det ble tatt en ny gjennomgang av prosjektet i relevante fora, og at de nasjonale løsningene tydeliggjøres. Styringsgruppen utsetter saken til styremøte i Nasjonal IKT HF i februar 2014. Finansiering må avklares, og direktivet må bearbeides ytterligere. 10 Prosjektdirektiv "NUIT dialogmelding og vedlegg til melding" Styringsgruppen henviste til sak 09, og la samme resonnement til grunn i denne saken. Som en generell kommentar ble det poengtert at RHF AD- møtet vil få mange saker knyttet til ekstraordinære bevilgninger på bordet. Det ble derfor bedt om at de respektive RHFene informerer om de planlagte prosjektene i forkant av dette møtet. Det ble også orientert om at på bakgrunn av beslutning i NUIT, vil det i tillegg til disse to prosjektene, være behov for å igangsette et nytt tiltak knyttet til "Melding om fødsel til folkeregister". RHF - representantene Prosjektledelse Styringsgruppen utsetter saken til styremøte i Nasjonal IKT HF i februar 2014. Finansiering må avklares, og direktivet må bearbeides ytterligere. 11 Til orientering fra Helsedirektoratet Christine Bergland henviste til saksunderlaget, men trakk frem tre satsingsområder 4
som NIKT bør være informert om: - Satsing på videre delelementer innenfor nasjonal sikkerhetsinfrastruktur (PKI). - Nasjonal innsats på kodeverk, arketyper og terminologi. - Satsing på administrative registre. Videre ble e- resept, og risikobildet knyttet til dette kort diskutert. Bergland opplyste at e-resept har høyeste prioritet, og da først og fremst i RHFene. Multidose er utsatt. Styringsgruppen diskuterte til slutt om Hdir har tilstrekkelig finansiering i forhold til det uttalte ambisjonsnivået. Bergland konkluderte med at finansieringen er på et slikt nivå at Hdir må prioritere tydelig, og at enkelte aktiviteter må skyves til 2015. 12 Overgang til Nasjonal IKT HF Dagfinn Hallseth, Programkontoret / PwC, er forespurt om midlertidig å inneha rollen som AD. Intensjonen er å få dette på plass, men det må gjøres og forutsetter enkelte avklaringer. Programkontor Styringsgruppen så behovet for et konstituerende styremøte tidlig i januar. Det ble bestemt at dette foretas per video 9. januar, kl 9. Dersom dette tidspunktet kolliderer med foretaksmøtet flyttes styremøtet til ettermiddagen 7. januar. Saker på dette møtet vil være: - Utnevne konstituert AD. - Utnevne arbeids- og tilsettingsutvalg. - Orientering om rekrutteringsprosess. - Orientering om selskapsbudsjettet for 2014 for Nasjonal IKT HF. Vedtak 13 Til orientering Programkontoret henviste til saksunderlaget. Vedtak 14 Eventuelt Håkon Grimstad fortalte at NHN er i ferd med å gå tomme for IP- adresser: Han oppfordret RHFene til å se på IP- adresser som en felles ressurs og ba dem som hadde mange til overs om å vurdere å selge disse til NHN. NHN har avsatt 1 MNOK til kjøp av IP- adresser. RHFene Bjørn Nilsen viste til et foreslått brev som skal sendes fra Hdir til HOD vedrørende AMK- sentraler. Styringsgruppen kjente bare delvis til dette brevet, og det ble derfor bestemt at man ikke kunne gå i detalj på dette. Styringsgruppen hadde en kort diskusjon, og orientering, om status på arbeidet med virtuell AMK. 5
6