Møte/ type Avdeling/ gruppe Dato Tid Sted Styremøte Retrieverklubben Tr. heim og omegn 21.05.2012 19.00 Laboratoriesenteret, St.Olavs Til stede Møtereferat Berglann, Ingrid Loe Dalaker, Sandberg Kojedal Fravær meldt Inger Sjøvold, Else Berit Skagen Referent Møte slutt Neste møte Antall sider 22.00 11.06.2012, kl 19-21 Saknr Saksopplysninger Ansvar Frist AGENDA 1 2 4 5 6 7 8 9 10 11 Møteplan /medlemsmøter Møte med komiteene. Styrets kontaktpersoner mot avdelingens komiteer Orientering om status økonomi og overtagelse av kassererrolle Tilsvar fra utstillingskomiteen vedr. retningslinjer Innkjøp av avd. tilhenger, v/ Styreforsikring, tilbud. v/. Mailadresser v/ Fordeling av arbeidsoppgaver v/sommeravslutning v/ Ingrid Innkjøp av ny grill v/ Ingrid Treningsområde på Kvål v/
AGENDA 1 Møteplan /medlemsmøter Møteplan for avdelings styremøter for høsten 2012 som er utarbeid av S ble tatt til etterretning og innarbeides på den enkeltes kalender. Medlemsmøter 2012, Styret ønsker etter dialog med komiteene å samarbeide om tema for medlemsmøter i avdelingen, da med fokus på komiteens aktiviteter. For høsten 2012 tar styret ansvar for følgende medlemsmøter og temaer, 26.september 28. November Møtelokale: Freidighuset kl. 20.00 2 Møte med komiteene. Styret vil invitere til arbeidsmøte med fokus på samspillet mellom komiteene og styret, aktivitetsplan 201, evaluering/gjennomgang retningslnjer, budsjett/økonomistyring, osv Abeidsmøtet er foreslått til 17.09.2012, Agenda/invitasjon utarbeides neste styremøte. Styrets kontaktpersoner mot avdelingens komiteer Jakt & Sporkomiteen: Ingrid Ringkjøbkomiteen: Utstillingskomiteen: 4 Orientering om status økonomi og overtagelse av kasserer rolle S. orienterte om status knyttet til kasserer-rollen og økonomisk status. har brukt mye tid på å finne praktiske løsninger knyttet til avdelingens regnskapsverktøy, med tilhørende lisens og
mulighetene som ligger i denne. Samt prøvd å få ut data fra avdelingens kollapsede PC. Avdelingen benytter regnskapsprogrammet MAMUT regnskap som er knyttet opp mot en 2-årlig lisensavtale, med utløp i 201. Programvare er nettbasert, slik lagring også kan skje via Mamut-server. Det ble anbefalt fra andre brukere å benytte en ekstern «lokal» harddisk som tilleggsback-up. Da avdelingenes tidligere PC har kollapset, herav vedtok styret følgende: Det kjøpes en ny LAP-TOP som skal følge kasserer, samt en enkel skriver og en ekstern hard-disk for back-up. Økonomi: Avdelingen er ajour med ut- og innbetalingene mot komiteene, Komiteene har gjort en god jobb mhp innrapportering og gjennomføringen av aktivitet/kurs. Utstillingskomiteen, utstillingskurs mai 2012, rapport og økonomistatus utarbeides av utstillingskomiteen. Jaktkomiteen, jaktkurs, bev. jaktprøve og kvalifiseringsprøve Mai 2012, som resulterte til overskudd på kr. 7200,- til avdelingen. Det er fortatt oppretting mot avdelingens bankforbindelse DNB-bank. Det etableres kort-løsning som kasserer og styreleder er ansvarlige for. Hensikten er å unngå bruk av private midler ifm innkjøp til arrangement i avdelingen. Avtale om kortdisponering gjøres mot kasserer og styreleder. / Periodisk regnskap skal presenteres til styret første møte høsten, 1.08.12. 5 Tilsvar fra utstillingskomiteen vedr. retningslinjer sendt komitene etter siste styremøte Styret ble etter diskusjon enige om at avdelingens retningslinjer for avdelingens komiteer blir tema på fellesmøte i september 2012. Komiteene følger allerede pr.d. opp innholdet i retningslinjene mhp økonomisk rapportering etter avholdte arrangement/innmelding av arrangement for påfølgende år.
Tilsvar sendes til utstillingskomiteen. 6 Innkjøp av avd. tilhenger, v/ I samarbeid med komiteene identifiseres behovet for type tilhenger som vil være aktuell innenfor rammene på årsmøtevedtak, kr.18.000,- Ansvaret for drift og vedlikeholdet skal knyttes opp mot komiteene Innkjøp iverksettes snarlig, 7 Styreforsikring, tilbud. v/. Det er innhentet tilbud, Beste tilbyder er IF som kunne tilby forsikring til kostnad på kr. 4500,- Forsikring inngås med IF etter årsmøtevedtak 8 Mailadresser v/ Det opprettes egne mail-adresser til komiteene, - Spor - Jakt - Ringkjøb - Utstilling - Avdeling Mottakere av e-mail fra disse adressene går til den enkelte komiteleder. Ifm arrangement bes disse bli benyttet slik at påmeldinger bli kanalisert direkte til ansvarlige. 9 Fordeling av arbeidsoppgaver v/sommeravslutning v/ Ingrid Styret tar ansvar for sommeravslutning i Rotvollfjæra etter at Jaktcup er ferdig (1900 19.0). Styret organiserer grillmat (pølser & brus etc) Grillene i Rotvollfjæra benyttes og Else Berit tar ansvar for innkjøp. & Else Berit
10 Innkjøp av ny grill v/ Ingrid Styret anbefaler at man kjøper en ny grill for bruk på avdelingens arrangementer. Sporkomiteen utfordres til å kjøpe en ny grill ettersom spor-prøven i juni er avdelingens første «større» arrangement denne sesongen. Ingrid informerer komiteen om at innkjøp skjer til ramme inntil 1000,- Ingrid 11 Treningsområde på Kvål v/ og Frank Sindre vil vurdere om et treningsområde på Kvål vil være aktuelt for klubbes aktiviteter Eventuelt: Kontaktmøte 201, På neste års kontaktmøte (siste helg i januar) deltar og. Dressurkurs, Dressurkurs har oppstart juni 2012 med Frank Sindre som instruktør. Utstillingskurs, Utstillingskurs er blitt gjennomført i Mai med Siv Sandø som instruktør. Referent