KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 12.6.2019 10.30 14.05 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Kari Workinn Marie Fangel Fra Tromsø kommune: Leder vann og avløp Geir Helø (tilstede i sak 59/19) Avdelingsdirektør Mette Mohåg (d.s.) Avdelingsdirektør Trond Brattland (tilstede i sak 66/19 pkt. A) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaug Regnskapsrevisor Tove Kronstad Sundstrøm Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak 58-66/19 Underskrifter Rolleiv O. Lind sign. Kari Workinn sign. Kåre Sørensen sign. Marie Fangel sign.
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 3.6.2019 ble enstemmig godkjent. I tillegg ble det vedtatt å føye på sak 66/19 Eventuelt på saklista. I sak 66/19 tas opp to forhold. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 58/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 22.5.2019 59/19 Utsatt sak 26/19 Investeringsprosjekt Tromsøya høydebasseng orientering 60/19 Rapport fra selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS 61/19 Løpende forvaltningsrevisjon Sluttrapport investeringsprosjektet Prostneset Havneterminal 62/19 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Håndtering av henvendelser fra innbyggere ny tilbakemelding 63/19 Revisors rapportering løpende orientering 64/19 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling, generalforsamlinger og representantskapsmøter 65/19 Referatsaker 66/19 Eventuelt
Blad 3 58/19 Godkjenning av protokollen fra møtet 22.5.2019 Protokollen fra møtet 22.5.2019 godkjennes. Protokollen fra møtet 22.5.2019 godkjennes. 59/19 Utsatt sak 26/19 investeringsprosjekt Tromsøya høydebasseng - orientering Kontrollutvalget ved møteleder besluttet å drøfte lukking av møte for lukkede dører jf. kommunelovens 31a nr. 1. Saken omhandler en tvistesak, og det orienteres om forhold som kan ha betydning for kommunens forhandlerposisjon. Det vises til offl. 23. Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Leder ved vann og avløp Geir Helø og avdelingsdirektør Mette Mohåg orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Videre orienterte leder Geir Helø, i et åpent møte, om kommunens rutiner for best mulig å sikre at vannforsyningen ikke utsettes for forurensing. Kontrollutvalget tar saken til orientering.
Blad 4 60/19 Rapport fra forvaltningsrevisjon/selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS Kontrollutvalget rår kommunestyret treffe slikt vedtak: 1. Kommunestyret viser til funn og konklusjoner i rapport om eierskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS, og tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i Arnestedet Eiendom AS påse at styret i selskapet følger opp revisjonens anbefalinger i rapporten. Kommunestyret ber administrasjonssjefen gjøre rapporten kjent for kommunens eierrepresentant. Kontrollutvalget rår kommunestyret treffe slikt vedtak: 1. Kommunestyret viser til funn og konklusjoner i rapport om eierskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS, og tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i Arnestedet Eiendom AS påse at styret i selskapet følger opp revisjonens anbefalinger i rapporten. Kommunestyret ber administrasjonssjefen gjøre rapporten kjent for kommunens eierrepresentant. Utskrift av saksprotokoll sendt 17.6.2019 til: - Tromsø kommune v/ordfører 61/19 Rapportering fra løpende forvaltningsrevisjon Oppfølging av investeringsprosjekter sluttrapport Prostneset havneterminal Kontrollutvalget rår kommunestyret treffe slikt vedtak: Kommunestyret viser til sluttrapport fra KomRev NORD datert 28.5.2019 om Oppfølgning av investeringsprosjekter, sluttrapport Prostneset Havneterminal og tar rapporten til orientering.
Blad 5 Kontrollutvalget rår kommunestyret treffe slikt vedtak: Kommunestyret viser til sluttrapport fra KomRev NORD datert 28.5.2019 om Oppfølgning av investeringsprosjekter, sluttrapport Prostneset Havneterminal og tar rapporten til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 17.6.2019 til: - Tromsø kommune v/ordfører 62/19 Oppfølgning kommunestyrets vedtak i sak 142/18 forvaltningsrevisjonsrapporten Håndtering av henvendelser fra innbyggere nytt svar Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til administrasjonssjefens tilbakemelding av 2.4.2019, hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt for å imøtekomme anbefalingen gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten «Håndtering av henvendelser fra innbyggere». 2. Kommunestyret tar til orientering de planlagte og gjennomførte tiltak som opplyst, og finner administrasjonssjefens svar som tilfredsstillende oppfølgning av kommunestyrets vedtak i sak 142/18. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til administrasjonssjefens tilbakemelding av 2.4.2019, hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt for å imøtekomme anbefalingen gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten «Håndtering av henvendelser fra innbyggere». 2. Kommunestyret tar til orientering de planlagte og gjennomførte tiltak som opplyst, og finner administrasjonssjefens svar som tilfredsstillende oppfølgning av kommunestyrets vedtak i sak 142/18.
Blad 6 Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 17.6.2019 (svarfrist 8.7.2019) til: - Tromsø kommune v/administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.6.2019 til: - Tromsø kommune v/ordfører 63/19 Rapportering fra revisor løpende orientering Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor orienterte om status i pågående prosjekter, og regnskapsrevisor orienterte om revisjonsarbeidet siden forrige møte. Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. 64/19 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling, generalforsamlinger og representantskapsmøter - orientering (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Ingen fra kontrollutvalget deltok på generalforsamlingen i Tromsø Asvo AS den 28.5.2019. Protokollen fra møtet ble levert ut i møtet. Kari Workinn orienterte fra deltakelsen på generalforsamlingen i Tromsø Veg AS den 9.5.2019. Protokollen fra representantskapsmøtet i KomRev NORD IKS den 29.4.2019 ble levert ut i møtet. Rolleiv O. Lind orienterte fra deltakelsen på generalforsamlingen i Arnestedet Eiendom AS den 20.5.2019. Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt.
Blad 7 Saken tas til orientering. 65/19 Referatsaker (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Referater: A. SVAR RUTINER VEDRØRENDE VEDTAK OM UTBETALING AV LOVPÅLAGTE YTELSER FRA NAV ACOS SOSIAL a) Brev av 3.5.2019 fra Tromsø kommune B. OPPSUMMERING ETTER ÅRSOPPGJØRSREVISJON 2018 a) Brev av 29.4.2019 fra KomRev NORD b) Brev av 27.5.2019 fra Tromsø kommune C. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET 29.5.2019 a) Sak 79/19 Forvaltningsrevisjonsrapport «Bierverv i barneverntjenesten» b) Sak 80/19 Regnskap utleieboliger Tromsø kommune Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. 66/19 Eventuelt (sak tatt opp i møtet)
Blad 8 Til behandling: A. FORHOLD VED «DREIS» Rapport fra internkontrolltjenesten datert 15.2.2019 samt mediaoppslag i avisa itromsø var sendt per e-post til medlemmene. Kontrollutvalget ved møteleder besluttet å drøfte lukking av møte for lukkede dører jf. kommunelovens 31a nr. 1. Saken omhandler blant annet ansattes tjenstlige forhold, og omfattes av taushetsbelagt informasjon i fvl. 13 jf. offl. 13. Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 3 og 5 fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Avdelingsdirektør for Helse og omsorg Trond Brattland orienterte om saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet utrede problemstillinger i saken som oversendes administrasjonssjefen med svarfrist 1.7.2019. Forslaget enstemmig vedtatt. Vedtak (punkt A): Kontrollutvalget ber sekretariatet utrede problemstillinger i saken som oversendes administrasjonssjefen med svarfrist 1.7.2019. B. SVAR HENVENDELSE OM OPPFØLGNING AV FORVALTNINGSREVISJONS- RAPPORTER Brev av 12.6.2019 fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet var sendt per e-post til medlemmene. Felles forslag til vedtak: Brevet tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt.
Blad 9 Vedtak (punkt B): Brevet tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll punkt A sendt 17.6.2019 til: - Tromsø kommune v/administrasjonssjefen Rett utskrift: Finnsnes, den 13. juni 2019 Inger Johansen