For access or copy of document, please contact: hilde.lillegraven@pgs.com This document can be updated by: Stein Fines, stein.fines@pertra.no 02 20021023 Issued for Use S. Fines O.A. Isdal E. Haugane 01 20021011 Issued for IDC S. Fines O.A Isdal E. Haugane Rev. Date Reason for Issue Prep. Checked Accepted AVVIKSBEHANDLING No. of Sheets: 7 Doc. Type KA Area NA Project No. Document Number: Originator Discipline Sequence No. Revision Status Contract No. NA System NA PERT - Q - 0003 2 M
PAGE : 1 of 8 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...2 2 Referanser...2 3 Definisjoner...2 4 Ansvar...3 5 Beskrivelse...3 5.1 Generelt...3 5.2 Avviksbehandling...4 5.3 Saksgang...4 5.4 Innhold og retningslinjer for avviksrapport...5 5.5 Behandling av avvik fra myndighetskrav...5 6 Vedlegg...5
PAGE : 2 of 8 1 INNLEDNING Prosedyren kommer til anvendelse ved avviksbehandling av krav gitt i myndigheters regelverk, styrende dokumentasjon fastsatt av Pertra AS eller i entreprenørers styrende dokumentasjon. Hensikten med prosedyren er å sikre en systematisk behandling, rapportering og dokumentasjon av avvik. Prosedyren gjelder alle operasjoner på lisenser hvor Pertra er operatør. Prosedyren omhandler saksgangen for både planlagte og uforutsette avvik. 2 REFERANSER /1/ PERT-Q-0001 Management System Manual /2/ PERT-S-0010 Registrering og rapportering av uønskede hendelser 3 DEFINISJONER Avvik / Non-conformance (NC) : Avvik betyr i denne sammenheng uoverensstemmelse mellom valgte løsninger og spesifiserte krav gitt i: Myndighetenes regelverk Pertras styrende dokumenter, herunder tekniske spesifikasjoner og standarder Kontraktører styrende dokumenter hvor det er krav til formell avviksbehandling Major NC Avvik fra myndighetskrav Minor NC Avvik fra dokument (spesifikasjoner, tegninger, data sheets) og prosedyrer som vil kunne påvirke sikkerhetsnivået ombord eller føre til feil i/begrense brukermuligheten til system/utstyr/tjenester : Avvik fra dokument og prosedyrer som ikke er forventet å redusere evnen til å bruke system/utstyr/tjenester som planlagt, eller ikke påvirker risikonivået eller resultatene av aktivitetene Avviksrapport / Nonconformance Report (NCR) Dispensasjon, avvikstillatelse Unntak Styrende dokument : Skjema som dokumenterer et avvik, og som har plass for dokumentasjon av avviksbehandlingen. : Tillatelse til å bruke framgangsmåte eller produkt, eller yte tjeneste, som ikke tilfredsstiller opprinnelig spesifiserte krav. Dispensasjon og avvikstillatelse gis av bemyndiget i Pertra. : Unntak betegner myndighetenes vedtak om å godta et avvik fra et regelverkskrav. : Myndighetsregelverk, Pertras dokumenter eller entreprenørens dokumenter hvor det stilles krav til formell avviksbehandling.
PAGE : 3 of 8 Veiledning Avviksregister Myndighetskontakt : Veiledning til en forskrift viser hvordan bestemmelser i en forskrift kan oppfylles, men er ikke juridisk bindende. Det er derfor ikke til hinder for at andre løsninger velges, såfremt det kan dokumenteres at en da, som et minimum, oppnår det sikkerhetsnivå/den tekniske løsningen forskriften supplert med veiledning angir. : En samlet oversikt over status til avvik innen lisensen : Nominert kontaktperson i Pertra AS (normalt Administrerende Direktør) for koordinering av all offisiell kontakt med norske myndigheter. 4 ANSVAR Myndighetskontakt HMS & QA leder, Pertra Avdelingsleder Pertra Alle Er ansvarlig for all offisiell kontakt med myndighetene angående søknad om unntak fra myndigheters regelverk (Adm.dir) Er ansvarlig for vedlikehold av denne prosedyren, og for vedlikehold av avviksregister i følge denne prosedyren Er ansvarlig for saksbehandling av avvik tilknyttet eget ansvarsområde. Alle Pertra ansatte eller ansatte hos entreprenører og leverandører som arbeider på lisenser hvor Pertra er operatør, er ansvarlig for å rapportere avvik til nærmeste leder. 5 BESKRIVELSE 5.1 Generelt Midlertidige avvik hvor korrigerende tiltak kan gjøres umiddelbart, skal behandles og rapporteres som uønsket hendelse, se Pertra prosedyre PERT-S-0010 Registrering og rapportering av uønskede hendelser. Dette betyr at uforutsette avvik som resulterer i personskade, brann, olje-/gasslekkasje, utslipp til ytre miljø, materielle skader, sikringsbrudd, drifts-/produksjonstap, materielle skader eller tilløp til avvik, behandles som uønsket hendelse og rapporteres deretter hvis korrigerende tiltak kan gjøres umiddelbart. Dersom det observeres avvik som kan føre til en fare- eller ulykkessituasjon, skal observatør umiddelbart gjøre det som er nødvendig for å håndtere situasjonen i henhold til etablerte planer/prosedyrer. Nødvendig avviksrapportering og videre behandling av avviket skal utføres når situasjonen er brakt under kontroll.
PAGE : 4 of 8 5.2 Avviksbehandling Det skal søkes om avvikstillatelse dersom: - en i forkant av arbeid som skal utføres oppdager at en ikke kommer til å tilfredsstille krav i styrende dokumenter, og en ser behov for å avvike fra kravene - en underveis i et arbeid oppdager at noe er utført uten at det tilfredsstiller spesifiserte krav, og en ønsker å opprettholde avviket eller avviket ikke kan korrigeres umiddelbart. 5.3 Saksgang 1. Entreprenører som arbeider for Pertra følger sin egen prosedyre for saksbehandling av avvik, med mindre avviket ikke omfatter brudd på Pertra sin styrende dokumentasjon eller regelverkskrav med henvisninger til standarder (ref pkr 3 under). 2. Avvik fra entreprenørens egne styrende dokumenter som klassifiseres som Minor NC, kan saksbehandles og godkjennes av entreprenøren uten involvering av Pertra. 3. Avvik fra entreprenørens styrende dokumenter som klassifiseres som Major NC skal formidles til Pertra for godkjennelse (se pkt 3 definisjoner). 4. Avvik fra Pertras styrende dokumenter skal formidles til Pertra for godkjennelse, ved avdelingsleder. 5. For avvik fra myndighetskrav skal en søknad om unntak sendes Pertra for videre saksbehandling mot myndighetene. Det er kun myndigheter som kan innvilge unntak fra myndighetskrav. Søknad om unntak skal utarbeides av linjen, og sendes HMS&K leder som deretter sammen med linjeleder framlegger saken for Adm.direktørs godkjennelse. Dersom relevant, skal partene vurdere behov for arbeidstakermedvirkning tidlig i prosessen. Det skal også vurderes hvorvidt det vil foreligge informasjonsbehov som følge av at det gis unntak. Etter godkjennelse forberedes saken for framsendelse, ved at: Søknaden signeres Forholdet registreres oppdateres i Synergi Saksdokumentene kvalitetskontrolleres og registreres hos sekretær 6. Entreprenøren og Pertra skal registrere alle avvik i avviksmodulen i Synergi i følge retningslinjer gitt i kapittel 5.4. (Hvis en ikke har adgang til Synergi brukes vedlagt skjema for saksbehandling. Avvik legges inn i Synergi så fort det lar seg gjøre). 7. For bore-entreprenører og andre som opererer i kortere tidsperioder på en lisens hvor Pertra er operatør, kan det aksepteres at entreprenøren opererer sitt eget system for registrering og oppfølging av avvik. Pertra skal i så fall vurdere dette iht til sin påseplikt, og ha tilgang til entreprenørens register.
PAGE : 5 of 8 Resultatet av avviksbehandlingen kan være at avvikstillatelse/unntak blir gitt, eller at unntak ikke kan gis på grunn av reduksjon av sikkerhetsnivå, miljøstandard eller av økonomiske grunner. Dersom unntak blir gitt skal tidsramme angis (slutt dato for midlertidig avvik eller permanent avvik). Dersom unntak gis med kommentarer, skal disse dokumenteres i oppfølgingssystemet. Dersom anntak ikke gis, skal det i dokumentasjonen beskrives hva som skal gjøres med avviket, og partene i saken skal informeres. 5.4 Innhold og retningslinjer for avviksrapport To krav er satt til teksten i tittelfeltet: 1. Tittel skal starte med MAJOR: eller MINOR: etter om avviket er klassifisert som major eller minor. 2. Avvik fra myndighetskrav skal starte med Unntak fra.. Videre skal de følgende opplysninger fylles ut: - Generell beskrivelse av avviket - Hvilke regelverk/spesifikke krav det søkes avvikstillatelse fra - Spesifisering av avvikets enkeltvise og samlede konsekvenser og hvordan risiko/sikkerhetsnivå påvirkes - Spesifisering av kompenserende/ korrigerende tiltak slik at krav i styrende dokument ivaretas - Hvem som er ansvarlig - Hvem som er informert om saken - Tidsramme for avvikstillatelsen Styringsforskiften 20 skal legges til grunn for dette arbeidet. Synergi skal gi en full dokumentasjon av avviket. Egne avviksrapporter sammen med nødvendig dokumentasjon som notater, rapporter, skisser, tegninger, fotografier etc. som er underlag for avviksbehandlingen skal referes til i Synergi med dokumentnummer. 5.5 Behandling av avvik fra myndighetskrav Søknad om unntak fra myndigheters regelkrav, skal sendes til Oljedirektoratet som koordineringsinstans av samordningsavtalen, med kopi til relevant myndighet via Pertras Myndighetskontakt. Det er viktig at Arbeidsmiljøutvalgets eller Verneombudenes uttalelse legges ved i sak hvor avviket har betydning for arbeidsmiljøet eller sikkerhet. Hvis det ønskes å anvende en annen, men likeverdig løsning enn den som er beskrevet i veiledningen til en forskrift skal det begrunnes og dokumenteres at den foreslåtte løsning er minst like god eller bedre enn anerkjent norm. Det bør i slike tilfeller vurderes hvorvidt det vil være nødvendig å søke om unntak. 6 VEDLEGG 1. Non-Conformance Report
NON-CONFORMANCE REPORT (NCR) 1. ORIGINATOR Installation : NCR No. : Responsible : Issue Date: DESCRIPTION OF NC: REFERENCE DOCUMENTS: 2. DESCRIPTION OF NC CLASSIFICATION OF ACTION Major Accept as is Minor Action to remedy NC Permanent Action to correct cause for NC Temporarily Due date: Statutory Requirements Section Leader: Operator Repr.: 3. DESCRIPTION OF ACTION: PLANNED FINISHED: 4. EXECUTIVE WORK Approved Comments: Approved with comments Rejected Signature OIM : Operations Manager: 5. CLOSE OUT (Corrective action implemented) Name: Position: Date: 2. Unntaksprosessens nivåer
Nivå 1 Avvik fra entreprenørens egne styrende dokumenter som klassifiseres som Minor NC, kan saksbehandles og godkjennes av entreprenøren uten involvering av Pertra. Entreprenør Nivå 2 Avvik fra entreprenørens styrende dokumenter som klassifiseres som Major NC skal formidles til Pertra for godkjennelse (se pkt 3 definisjoner). Avvik fra Pertras styrende dokumenter skal formidles til Pertra for godkjennelse, ved avdelingsleder. Avdelings- Leder Nivå 3 For avvik fra myndighetskrav skal en søknad om unntak sendes Pertra for videre saksbehandling mot myndighetene. Det er kun myndigheter som kan innvilge unntak fra myndighetskrav. Søknad om unntak skal utarbeides av linjen, og sendes HMSdirektør som deretter sammen med linjeleder framlegger saken for Adm.direktørs godkjennelse. Dersom relevant, skal partene vurdere behov for arbeidstakermedvirkning tidlig i prosessen. Det skal også vurderes hvorvidt det vil foreligge informasjonsbehov som følge av at det gis unntak. HMSdirektør & Adm.dir