RELEASESKRIV FOR Versjon 2.13.36 Pr. 20. MARS 2012 Copyright Daldata Bergen AS Bransjeoversikt- se vår webside: www.daldatabergen.no : Side 1 av 52
Innholdsfortegnelse 1. Innledning (leses nøye)... 4 1.1. Innhold... 4 1.2. Plattform software... 4 1.2.1. Operativsystem for Arbeidsstasjoner / klienter:... 4 1.2.2. Operativsystem for servermiljø:... 5 1.2.3. Databasemotor:... 5 1.2.4. Annen software på arbeidsstasjoner og servere... 5 1.3. Lisens- og Pris struktur for InfoEasy moduler... 6 2. Installasjon / Oppgradering... 7 2.1. Forberedelser/Installasjon:... 7 2.1.1. Oppgraderingsprosedyre for InfoEasy:... 7 2.1.2. Endring av programkatalog struktur f.o.m: 2.13.xx... 8 Oversikt programendringer pr. v.2.13.36:... 9 3. InfoEasy Grunndata... 9 3.1. Firma Styreopplysninger... 9 3.1.1. Feltutvidelse Firmanavn... 9 3.1.2. Kontoplan Kontroll på endring av Generell konto... 9 3.2. Grunndata/Prosjekt... 10 3.2.1. Prosjekt - Statusendring... 10 3.2.2. Prosjekt - Søk... 11 3.3. Grunndata/Prosjektoversikt... 13 3.4. Grunndata/Dimensjoner... 14 4. Regnskap... 15 4.1. Registrering/Bilag... 15 4.1.1. Periodisering Grønn indikator på reg.linje.... 15 4.1.2. Beløpsfelt ny funksjonstast [ F4]-... 15 4.1.3. Registrere postnummer:... 15 4.1.4. Visning av bilagsnummerserie... 16 4.1.1. Bilagsnummer:... 16 4.2. Registrering/Innbetalinger... 16 4.2.1. Visning av bilagsnummer på utskrift «Innbetalingsjournal»... 16 4.3. Behandling/Oppdatering... 17 4.3.1. Kopi av bunke... 17 Side 2 av 52
4.3.1. Bunkeegenskaper - endring/redigering av bunke... 17 4.3.2. Utskrift av innhold i en bunke... 17 4.3.3. Utskrift av innhold i Avvist bunke... 18 4.3.1. Bunkeoppdatering utvalgte bunker... 19 4.3.2. Kontroll av Årsavslutningsbunke... 19 4.4. Behandling/Remittering... 21 4.4.1. Generering av ny bank fil eller posterings fil... 21 4.4.2. NY Rutine for rydding av gamle remitteringer:... 21 4.5. Remittering Utland/Z data filter... 21 4.5.1. Kontantrabatt:... 21 4.6. Behandling/Ny Innfordringsrutine (NY Purremodul)... 22 4.6.1. Utvidet funksjonaliteter i purrefunksjon v/ NY Innfordringsrutine:... 23 4.7. Rapportering- Bilagsjournal... 24 4.7.1. Tildeling journalnummer... 24 4.7.2. Utvidet kolonner Navneliste... 24 5. InfoEasy Workflow / Scanning... 26 6. Diversebilagsmodul... 27 7. Lønn... 28 8. Fakturamodul OLFI... 29 8.1. Fakturakjøring Forhåndsvisning ordre/faktura... 29 8.2. Firma/Styreopplysninger/Firmaopplysninger... 30 8.2.1. NY Fakturanummerserie kontantkasse:... 30 8.3. Kassemodul Svensk kasselov... 30 8.3.1. Kontantkasse Knytte til lokal pc ( ver 2.13.18 ) Svensk kasselov... 30 8.4. Betale kredittfaktura i kassen... 31 8.5. Kasseoppgjør - Endret funksjonaliteter... 34 8.5.1. Samlet kasseoppgjør flere kasser... 34 8.5.2. Endret skjermbilde for kassaoppgjør... 34 8.5.3. Skjermvisning av endelig kassaoppgjør... 36 8.5.4. Endring rapport på Kasseoppgjør... 36 8.5.5. Bekreftelse av kassaoppgjør/utskrifts valg... 37 8.5.6. Tidligere kasseoppgjør... 38 8.6. Registrering/ordrebehandling... 39 8.6.1. Søkekriterier på «Tilleggstekst»... 39 Side 3 av 52
8.6.2. Kundereferanse... 39 8.6.3. Ordre Meldingslinjer... 40 8.6.4. Ordre Kopi Gå direkte til ny ordre... 41 8.6.5. Opprette bestilling via kundeordre... 41 8.6.6. Lager Parameter for bestilling fra ordre... 43 8.6.7. Leverandør - Parameter bestilling fra ordre og for eksport av bestilling... 44 8.7. Fakturere i fremmed valuta med moms... 46 8.8. Direktefaktura som E-post... 46 8.9. Lager/Innkjøp... 48 8.9.1. Leveringsmåte bestilling... 48 8.9.2. Bestilling Opprette bestilling via kundeordre... 48 8.9.3. Lager Parameter for eksport av bestilling... 49 8.9.4. Lagerverdiliste Sortere på verdi... 49 8.10. Ajourhold Artikkel... 50 8.10.1. Søk / Vise beholdning og sist omsatt ( ver 2.13.35 )... 50 9. CRM Kundestøtte... 52 1. Innledning (leses nøye) 1.1. Innhold Dette release skriv inneholder beskrivelse av endringer og nye funksjoner for InfoEasy programversjon 2.13.36 og vi anbefaler at det blir lest nøye før oppgradering. Spesielt viktig er kapittel 1 og 2. Vi anbefaler også de som oppgraderer fra versjon 2.11 eller eldre om å lese spesielt Kapittel 1.2 før oppgraderingen. For å bli oppdatert på funksjonalitetsendringer i tidligere versjoner, ta kontakt med Daldata Bergen eller din forhandler. Kontakt support@infoeasy.no eller din forhandler om det skulle være behov for assistanse, evt. om det skulle oppstå tvil om deres maskinvare/software er kompatibel for ny versjon av InfoEasy. 1.2. Plattform software 1.2.1. Operativsystem for Arbeidsstasjoner / klienter: Windows XP Professional, minimum 2GB RAM Windows Vista Business / Ultimate Windows 7 Professional / Ultimate Home Basic og Home Premium anbefales ikke Side 4 av 52
1.2.2. Operativsystem for servermiljø: Windows Server 2003, minimum 4 GB RAM Windows Server 2008 Windows Server 2008 R2 InfoEasy støtter ASP og terminalservermiljøer, som f.eks. Windows Metaframe, Citrix. 1.2.3. Databasemotor: MS SQL Server 2005 MS SQL Server 2008 MS SQL Server 2008 R2 MS SQL Server 2012 1.2.4. Annen software på arbeidsstasjoner og servere MSxml InfoEasy krever minimum MSxml 4 Servicepack 2, ta evt. kontakt med support. SQLxml Er benyttet i InfoEasy verksted i forbindelse med import til vognregnskap. Kan installeres fra InfoEasy CD. Side 5 av 52
1.3. Lisens- og Pris struktur for InfoEasy moduler InfoEasy er oppdelt i flere moduler og tilleggsfunksjoner. Vennligst kontroller at nedenfor stående Lisens- og Pris struktur stemmer overens med ditt nåværende bruk. Under følger en skisse på ovennevnte. Er du i tvil om dette, ta kontakt med vår salgsavdeling bergen@daldata.no for mer konkret informasjon før modulene tas i bruk eller ved endring av antall brukere eller firma. InfoEasy moduler: InfoEasy Regnskap Basismodul Diversebilag Kunder/Klienter av Regnskapskontor InfoEasy Faktura Basismodul Logistikk Utvidet funksjonalitet: (Terminordrer, valuta, språk, faktoring avtalegiro, struktur ) e-faktura (e2b/ EHF) Kassemodul Størrelseshåndtering på Artikler InfoEasy Verksted Bransjeløsning for Bil- og Verksted InfoEasy Booking Basis Ressursplan InfoEasy Time Etterregistrering og Stempling InfoEasy Lønn Basismodul InfoEasy CRM CRM basis (integr.3.part) InfoEasy Office add-inn Tilgang til DatabaseViews og Add-In InfoEasy Dokumentarkiv Pris avhengig av..: Antall firma / antall brukere Beregnes av lisens regnskap Antall brukere / antall moduler Antall firma / antall brukere Antall firma / antall brukere OLFI Antall firma / antall brukere OLFI Modulpris / antall firma Pr. kassepunkt Pris på forespørsel Verkstedsmoduler / antall brukere Antall brukere / ressurser / avdelinger Antall ansatte / antall brukere Antall brukere / antall L&T oppgaver Antall brukere og CRM-moduler Modulpris / antall brukere Beregnes av lisens regnskap og faktura 3.part løsninger InfoEasy Workflow (EyeShare) Bankavstemming Cremul /ReskontroAvstemming Utenlands Remittering Telefonkatalogen Bedrift SMS varsling via PSWinCom Antall årlige Inngående Bilag/ antall attestanter Antall årlige transer / antall brukere Antall årlige transer / antall brukere Antall firma / antall brukere Antall brukere Antall firma / antall brukere Andre Bransjeintegrasjoner Ta evt. kontakt for mer info. Side 6 av 52
2. Installasjon / Oppgradering (les hele kapittel 1 og 2 med underpunkter samt evt. detaljert Appendix mht. backuprutiner etc. i forberedelse til installasjon/oppgradering) 2.1. Forberedelser/Installasjon: InfoEasy krever SQL Server som databasemotor. Daldata har inngått en avtale med Microsoft som tillater oss å selge programpakken MSSQL Server til en gunstig pris. Ta kontakt med vår salgsavdeling / partnere. Vi anbefaler at databasemotor SQL Server / SQL Server Express blir installert på forhånd før installasjonen av InfoEasy blir utført. Du finner denne på mediet under mappen MSSQL. Brukes InfoEasy programvare integrert med annen programvare, ta gjerne evt. kontakt med forhandler/support før oppgradering support@infoeasy.no hvis uklarheter mht. oppgradering/installasjon etc. 2.1.1. Oppgraderingsprosedyre for InfoEasy: Ta backup av SQL Databasen (Se evt. eget Appendix mht. spesifisering av backup/oppgraderingsrutiner) Avinstaller tidligere versjon av InfoEasy pr. PC/Server Installer 2.13 versjonen pr. PC/Server Logg på InfoEasy der du nettopp har installert 2.13.36 og svar ja på oppgradering av Databasen. Avinstaller og installer ny InfoEasy versjon på øvrige PCer Kontroller videre hele punkt 2.xx vedr. før første oppstart av ny versjon av InfoEasy. NB!Skal du oppgradere InfoEasy fra før versjon 2.5.xx. må du først ta kontakt med InfoEasy support på telefon: 55 54 71 71 eller ved e-post support@infoeasy.no. Ved installasjon på terminalservere: Ved installasjon av programmer (gjelder alle programmer) på server 2008 og server 2008 r2 er det viktig at programmet blir installert som et terminalserver program om serveren brukes som terminalserver. For Windows Server 2008 heter programmet Install application on Terminal Server. For Windows server 2008 R2 heter programmet Install application on Remote Desktop. Dette finner du under programseksjonen i kontrollpanelet. Skriv Install oppe i høyre hjørne og Kjør installeringen derfra Om du/dere ikke har installert programmet slik på serveren og denne brukes som terminalserver /Remote desktop server, så vil ikke programmet kunne startes av andre enn administrator på terminal server / Remote desktop. Side 7 av 52
2.1.2. Endring av programkatalog struktur f.o.m: 2.13.xx Endringer ved oppgradering fra versjon 2.9.xx/2.10.xx/2.11.xx og eldre, til versjon 2.13.xx: Fra versjon 2.11.xx endret InfoEasy mappestrukturen for progam katalogen til InfoEasy. Denne ligger nå under for eksempel c:\programfiler\infoeasy\infoeasy 2 (I Tidligere versjoner lå den under c:\programfiler\infoeasy\infoeasy 2\0414) NB! Sjekk om gjeldende programversjon av Diversebilagsmodulen ligger igjen i 0414 katalogen som da må flyttes til InfoEasy2 området. Eksempel. Alternativt kontakt Support@infoeasy for å få tilgang til siste versjon av Diversebilagsmodulen som installeres under den nye katalogen. Les for øvrig eget punkt 6 vedr. denne modulen. I praksis vil dette ha betydning for evt. snarveier til InfoEasy som er lagt ut på skrivebordet eller i startmenyen.. Disse må endres, 0414 må fjernes. Høyreklikk på snarveien og velg egenskaper Side 8 av 52
Oversikt programendringer pr. v.2.13.36: I dette dokument finnes beskrivelser pr. punkt. vedr. Programendringer som er utført siden siste release versjon 2.12. For kopi av releaseskriv knyttet til tidligere versjoner, ta kontakt med din forhandler evt. Daldata Bergen. 3. InfoEasy Grunndata 3.1. Firma Styreopplysninger 3.1.1. Feltutvidelse Firmanavn Under Grunndata/Firma Styreopplysninger er felt for firmanavn utvidet fra 30 til 50 tilgjengelige posisjoner. 3.1.2. Kontoplan Kontroll på endring av Generell konto Under Grunndata/Kontoplan kan konto som er definert som Spesiell konto ajourholdes (konto kun for dette firma). Hovedbokskonti som er definert til bruk på flere firma herunder definert som «Generell konto» - kan ikke lenger bli endret på uten at en har rettigheter til dette i sikkerhetssystemet (Administratorrettigheter). Dialogboks med varsel vil vise ved forsøk på endring. Se illustrasjon: Side 9 av 52
3.2. Grunndata/Prosjekt 3.2.1. Prosjekt - Statusendring Når man endrer status for et prosjekt, skal det også angis fra hvilken dato endringen skal gjøres gjeldende. Gå til menypunkt Grunndata/Prosjekt, hent fram ønsket prosjekt. Nedenfor vises et eksempel hvor status skal endres fra Aktivt prosjekt til Garantiperiode. Endrer status, da blir også disketten markert. Klikk på disketten ( eller taster Ctrl+S ) og dialog for Dato for statusendring av prosjekt framkommer. Angi aktuell dato og klikk på Ok knappen. Hensikten med denne funksjonen er at man kan rapportere historisk, få oversikt over data for prosjekter som var aktive på gitt dato, uavhengig av hvilken status prosjektene har pr dags dato. Side 10 av 52
3.2.2. Prosjekt - Søk Søkedialogen for prosjekt er forbedret. ved å søke under Grunndata/Prosjekt, Klikke på kikkerten for å starte søkedialogen. Ny søkedialog framkommer slik som vist nedenfor. Det kan søkes på Prosjektnavn til høyre angir man om søket gjelder Inneholder / Starter med / Slutter med. Videre kan det angis om Underprosjekter også skal vises i søkeresultatet. Det er mulighet for å begrense søket avhengig av Prosjekttype ( Vanlig prosjekt / Underprosjekt / Hovedprosjekt ). I avsnittet Diverse kan det søkes på prosjekter for en gitt Saksbehandler /Avdeling /Frifelt 1 /Frifelt 2. I avsnittet Kunde kan det søkes på Prosjekter for en gitt Kunde, både Navn og Nummer er søkbare verdier. Eksempel viser søk etter Vanlig prosjekt og Underprosjekt som var aktive pr 31.05.2011. Side 11 av 52
Dette gir et søkeresultat slik Søkeresultatet kan også grupperes ved å klikke på Overskriften i søkeresultat og trekke denne opp. I eksempelet er det 2 forekomster av prosjekttype Underprosjekt, i visningen ser vi hvilke prosjekter og eventuelt Hovedprosjekt disse er knyttet til. Klikk på linjen for å velge det aktuelle prosjektet. Side 12 av 52
3.3. Grunndata/Prosjektoversikt Utvalgsvilkårene for prosjektoversikten er bygget om. Gå til Rapportering/Prosjektoversikt. Flere utvalgsvilkå r S ø k Man kan klikke på søke-knappen for å rapportere for et gitt Prosjekt. Ny søkedialog er forklart i pkt 3.2.2 Prosjekt - Søk. For å vise flere utvalgsvilkår, klikk på nedtrekk spil. Bruk kalkyle: kryss av hvis man ønsker å bruke kalkyle tall (bruker prosentpåslag som er angitt i prosjektarten). Status: angi eventuelt ønsket status det kan også angis pr dato. Dette brukes i de tilfeller hvor man ønsker en historisk rapportering, dvs. hvor prosjektene eventuelt har endret status i ettertid. Periodeutvalg: angi periodeutvalg hvis man ønsker rapportering kun for et gitt periodeintervall. Hvis det ikke angis noe i periodeutvalg er tallene i rapportering hittil verdier. Datoutvalg: bruker start dato / planlagt ferdig dato / ferdig dato fra prosjekt Side 13 av 52
Diverse: inneholder utvalg for en gitt saksbehandler / avdeling / frifelt 1 / frifelt 2. Øvrig bruk av prosjektoversikten er uforandret. 3.4. Grunndata/Dimensjoner I navnefeltet under Saksbehandler er antall gyldige posisjoner på navnefeltet utvidet til å gjelde 100 karakterer Diverse endringer i Grunndata Reskontro o Aktiv/passiv: Passivmerke på kunde/leverandører som hindrer «oppslag» av reskontro ved Søk, settes ikke lenger automatisk mot «Aktiv» når det posteres på konto. Nå forblir reskontroen Passiv inntil det manuelt endres av bruker. Side 14 av 52
4. Regnskap 4.1. Registrering/Bilag 4.1.1. Periodisering Grønn indikator på reg.linje. Når en periodisering av et bilag er utført og lagret, markeres bilagsfeltet for denne linjen med grønt i registreringsbildet. Dette for å indikere at det foreligger «utvidet postering» i bilaget. Ved endt bilagsregistrering legges bunken på kø som «normalt». Først under selve Oppdatering av bunken foretas det fordeling iht. periodiseringen. NB! For å utføre en periodisering: Gå til Registrering/Bilag på Menylinjen. (ny funksjon f.o.m. versjon 2.12.xx beskrevet i releaseskriv 2.12) 4.1.2. Beløpsfelt ny funksjonstast [ F4]- Under bilagsregistrering, i beløpsfeltet, er det opprettet ny kobling mot funksjonstast F4. Bunkedifferanse foreslås postert i beløpsfeltet. Funksjon fungerer kun om postering fører til at bilaget går i null. (kontroll på sum debet/kredit) 4.1.3. Registrere postnummer: Når man taster et postnummer som allerede er avregnet og oppgjort, får en melding om dette men får i tillegg muligheten til å registrere flere bilag mot dette postnummeret. Side 15 av 52
4.1.4. Visning av bilagsnummerserie Benyttes funksjonen «tildel bilagsnummer» ved å høyreklikke i feltet for Bilag, velge type bilag og bekrefte med Enter. Under bilagsregistreringen vil en i eget felt under registreringslinjen nå få opplyst «Sist tildelte bilag: xxxx samt hvilken serie bilagsnummer er hentet fra. 4.1.1. Bilagsnummer: Det er lagt inn kontroll på antall gyldige siffer i bilagsnummer ved bilagsregistrering, maks antall siffer er 9. Bilagsnummer 0 er ikke lenger godkjent som bilagsnummer. Tidligere kunne man registrere bilag med 10 siffer uten feilmeldinger eller problemer. Oppdateringen ble utført, men alle bilagsnummer ble satt til 0. 4.2. Registrering/Innbetalinger 4.2.1. Visning av bilagsnummer på utskrift «Innbetalingsjournal» Det tildeles et bilagsnummer for hver «registreringsbunke» med innbetalinger, og tildelt bilagsnummer vises i kvitteringslisten\innbetalingsjournal. Oppsett for nummerserie settes under «Bilagsnummer annet» i Grunndata/FirmaStyreopplysninger. Side 16 av 52
4.3. Behandling/Oppdatering 4.3.1. Kopi av bunke Ved å markere en bunke kan en kopiere en bunke. Denne bunken blir ved kopi hentet direkte inn i ordinær bilagsregistrering for evt. redigering/ny tilsvarende bokføring. 4.3.1. Bunkeegenskaper - endring/redigering av bunke Fra oppdateringskøen kan en merke en bunke, høyreklikke og Endre denne bunken. Nå husker programmet sist brukte bunkeegenskaper ved innhenting av bunke for endring. 4.3.2. Utskrift av innhold i en bunke Listing av poster fra oppdateringskøen kan skrives ut på printer før eller etter oppdatering av bunken. I utskriften vises status på bunken helt til høyre. Gå til Menylinjen, velg Behandling/Oppdatering, list ønsket bunke, høyreklikk og velg utskrift av denne bunken eller Til oppdatering for å gå tilbake til oppdateringskøen. Eksempel på utskrift: se neste side: Side 17 av 52
Status på bunken vises til høyre for utskriften. Status kan vises som Oppdatert eller om bunken ligger i oppdateringskø som Klar ved utskrift vises På oppdateringskø" i utskriften. 4.3.3. Utskrift av innhold i Avvist bunke Det gis nå mulighet til å skrive ut innhold i en avvist bunke: Side 18 av 52
4.3.1. Bunkeoppdatering utvalgte bunker Det finnes nå muligheter for å oppdatere utvalgte bunker i oppdateringskøen. Marker ønsket bunker ved å benytte venstre museknapp + Ctrl. Tasten. Klikk på Disketten på verktøylinjen eller Høyreklikk for valg. 4.3.2. Kontroll av Årsavslutningsbunke Varsel v/tilbakeføring av en årsoppgjørsbunke: Varsel i dialogboks indikerer at bunken inneholder skjulte posteringer vedr. IB på kunder/leverandører, og at en tilbakeføring kun vil berøre hovedboks posteringer som vises i bunken. Side 19 av 52
Varsel v/sletting av årsoppgjørsbunke: En bunke kan slettes før oppdatering. Nytt varsel kommer opp hvor det opplyses at en årsoppgjørsbunke inneholder skjulte posteringer vedr. IB på kunder/leverandører. NB! En årsavslutning kan kun «rulles tilbake» i form av backup av databasen tatt før årsavslutningen. Inneholder en årsoppgjørsbunke på kø en feil som kun berører IB hovedbok bør bunken oppdateres først for å beholde IB reskontro. I etterkant kan en korrigere IB/evt. bunken tilbakeføres/endre bunken/ ved manuell bokføring gjeldende periode/år etc. i bilagsregistrering hvor tekstkode 19 benyttes. Side 20 av 52
4.4. Behandling/Remittering 4.4.1. Generering av ny bank fil eller posterings fil En kan nå generere ny bank eller posterings fil fra utvalg uavhengig av datoformat. I tidligere versjoner gikk dette feil når dato på maskinen var definert med bindestrek mellom dag, måned og år. 4.4.2. NY Rutine for rydding av gamle remitteringer: For å slette gamle remitteringer, gå til Behandling/Remittering. Hent opp et gammelt utplukk og velg Rydd utvalg. Da får man opp muligheten til å rydde utvalg eldre enn angitt dato. NB! Merk at en slik rydding medfører at disse utvalgene også blir fjernet fra Rapportering reskontro og Remittering-kontrolliste. 4.5. Remittering Utland/Z data filter 4.5.1. Kontantrabatt: Dersom man benytter seg av avregning fra bank, og remitteringsretur fra Z data/convertx, vil InfoEasy gjenkjenne/tolke kontantrabatten. Kontantrabatten blir da automatisk postert. Side 21 av 52
4.6. Behandling/Ny Innfordringsrutine (NY Purremodul) Ny purremodul er utviklet og første versjon vil være tilgjengelig som eget menypunkt, (som et alternativ til gammel purremodul), i standard installasjon av InfoEasy Regnskap fra versjon 2.13.36. I senere versjoner vil ny innfordringsrutine erstatte gammel purrerutine. Velkommen til innfordringsrutinen Brukerveiledning: se evt. eget appendix i PDF format ref. kursdokumentasjon. Gå til Oppgavetreet. Velg Regnskap/Behandling/Ny innfordringsrutine. Tast evt. [F1] for mer hjelp. Brukerveiledning/kursdokumentasjon: se eget appendix i PDF format. Det anbefales sterkt at du leser gjennom den dokumentasjonen før du starter opp rutinen for første gang. Dette sikrer at du ikke misforstår noe, og dermed gjør feil som er vanskelige å rette opp senere. Side 22 av 52
Kursdokumentasjonen beskriver innfordringsprosedyren slik den er implementert i InfoEasy og hvordan man som bruker kan påvirke og justere hvordan purrefunksjonen virker. 4.6.1. Utvidet funksjonaliteter i purrefunksjon v/ NY Innfordringsrutine: o Brukeropplevelse: Forbedret grensesnitt o o o Kundeprofil(er): Flere valg pr. kunde mht. type purring (en profil pr. kunde) Valuta: Forbedret håndtering av purring på Valuta (kundeprofil i valuta) E-post / SMS : Mulighet for å sende purring pr. e-post og SMS (m/profil kombinasjoner) Eksempel på inngangsbilde purring (ny innfordringsrutine) Vi anbefaler at alle brukere/kunder gjennomgår kurs før oppstart av ny purremodul. Kurs starter opp i mai 2012 og inkluderes også i kommende Grunnkurs Regnskap se kursplan. Evt. avtale om egne kurs/også via Team Viewer kan gjøres etter nærmere avtale i god tid før oppstart. Side 23 av 52
4.7. Rapportering- Bilagsjournal 4.7.1. Tildeling journalnummer Ved generering av bilagsjournal ligger nå spørsmålet Tildel nytt journalnummer for nye posteringer i valgte periode i egen dialogboks under utplukket. (Tidligere kom et tilleggspørsmål opp). Kjøres bilagsjournal jevnlig bør en merke av for nytt journalnummer for nye posteringer. Da får en ut kun nye poster siden «siste tildelte journalnummer». 4.7.2. Utvidet kolonner Navneliste Det er kommet til flere aktuelle kolonner i rapporten Navneliste under Rapportering/Rapporter/Kartotek Side 24 av 52
Diverse endringer i Regnskapsmodulen Registrering Bilag o Kontroll på antall tillatte siffer i bilagsnummer under bilagsregistrering o o Postnummer kontroll endret: Når man taster et postnummer som finnes, og det alt er oppgjort, fikk man melding om dette. Kom ikke videre. Nå får man mulighet til likevel å registrere mot denne posten. Utvidet kontroll av periode ved avslutning i bunkeregistrering. Det er nå lagt inn en ekstra kontroll av periode ved avslutninga av en bunkeregistrering da periode kan ha blitt lukket av andre under registreringen. Innbetalinger" o Rapportering Rapporter Avbryte registrering: En kan nå avbryte en registrering av innbetalinger under oppslag av et fakturanummer. Feltkontroll mht. gyldighet av fakturanummer hindret avbrudd i tidligere versjoner. o o o Reskontro/Saldoliste NY: Tar hensyn til at betalingen har periode tidligere enn faktura Finans/Bilagsjournal: Bilagsjournalen tok lang tid å kjøre og gjorde mange oppslag på databasen, dette er nå blitt effektivisert Kjeding av rapporter: Kjøring av kjedet rapport er optimalisert Behandling Oppdatering o Endring av bunke på kø/ bunkeegenskaper: når bunke hentes inn i bilagsregistrering for redigering/endring og vil bunken inneholde «siste benyttet bunkeegenskaper» Årsavslutning: o Lager IB på valutareskontro der valutasaldo = 0 og innenlandsk saldo er ulik 0 Side 25 av 52
5. InfoEasy Workflow / Scanning (Integrert modul for InfoEasy) Vi henviser til eget releaseskriv for lisenskunder. Ønskes ytterligere informasjon om vår løsning, ta gjerne kontakt med vår salgsavdeling bergen@daldata.no eller din forhandler. Side 26 av 52
6. Diversebilagsmodul (Egen tilleggsmodul i InfoEasy) Diverse Bilagsmodulen gjør det mulig å lage regnskapsbilag i Excel som deretter importeres til InfoEasy. Eksempel på visning av versjonsnummer: Gå til Menylinjen, velg Hjelp/Om InfoEasy: Siste tilgjengelige versjon av InfoEasy Diversebilagsmodulen pt. er versjon: 1.0.0.30. Viser til egen distribusjon og oppgradering av denne modulen. Ta kontakt med support@infoeasy.info for evt. oppgradering. Nyheter: siden tidl. versjon 1.0.0.28: o Nytt Nordeaformat: Benyttes for automatiske posteringer av kredittkort oppgjør o Prosjektnummer i Mal: Korreksjon vedr. bilagsnr linje ved bruk av prosjektnr. I Mal : Ønskes ytterligere informasjon om vår løsning, ta gjerne kontakt med vår salgsavdeling bergen@daldata.no eller din forhandler. Side 27 av 52
7. Lønn Vi viser til eget releaseskriv for lønn, som distribueres ved hver årsavslutningsversjon. Siste versjon av InfoEasy Lønn vil inkluderes i distribusjon av InfoEasy hovedversjon 2.13.36. (Ref. programfil/versjon: IEL_HOVED.ivc 2.13.2.128) For mer informasjon/avhjelp: kontakt support@infoeasy.no evt. firmaweb: www.daldatabergen.no For øvrig kan vi nevne at vi har utviklet en ny versjon av InfoEasy Lønn som kjører mot en SQL Databasemotor (tilsvarende som resten av InfoEasy moduler kjører mot i dag). Vi kjører i dag pilot på flere kunder og det forventes at vi er klar for release og v/konvertering fra Access versjon i 2 halvdel av 2012.. Generelt vil nyheter og relevante opplysninger kunne lastes ned fra web via vår produktside: Side 28 av 52
8. Fakturamodul OLFI 8.1. Fakturakjøring Forhåndsvisning ordre/faktura Gå til Faktura/Behandling/Fakturakjøring. Ved visning av utplukk av ordrer klar for fakturering er det nå mulig å vise detaljer fra en enkelt ordre. Marker ønsket linje, høyreklikk og velg Vis ordre. Da vises en prøvefaktura av ordren slik at man kan se aktuelle linjer og priser med mer. Side 29 av 52
8.2. Firma/Styreopplysninger/Firmaopplysninger 8.2.1. NY Fakturanummerserie kontantkasse: Fra versjon 2.13.10 er det mulig å angi en egen fakturanummerserie for respektive kontantkasse. Kontantordre, Vanlig ordre og evt. Arbeidsordre som avsluttes via kassen, vil få fakturanummer tildelt fra denne serien når betalingskode er forskjellig fra kreditt. For å angi at egen fakturanummerserie for kontantkasse, gå til Menylinjen Firma/System ajourhold/firmaopplysninger/styreopplysninger kontantkasse og fanen for Fakturanummerserie. Velg eventuelt ønsket serie og lagre. For endring av oppsett, ta gjerne kontakt med support@daldata.no 8.3. Kassemodul Svensk kasselov Kassemodulen i InfoEasy er godkjent for bruk i Sverige ettersom den støtter funksjonskravene angitt i (svenske Skatteverkets Föreskrifter ). Oppsett styres fra Firma/Styreopplysninger, fanen Generelt 8.3.1. Kontantkasse Knytte til lokal pc ( ver 2.13.18 ) Svensk kasselov Funksjonaliteten er kun tilgjengelig for brukere hvor Svensk kasselov er aktivisert. Gå til menypunkt Faktura/System ajourhold Styreopplysninger/kontantkasse. Der finnes knappen Knytt til lokal pc. Når man klikker på knappen kommer følgende dialog: Side 30 av 52
Bekreftes det Ja i dialogen, låses bruk av kontantkassen til en bestemt lokal pc og dette kan ikke endres fra programmet. NB! Forutsetninger for å få tilgang til menypunktet «Knytt til lokal PC» forutsetter bestemte innstillinger i databasen. Ta kontakt med InfoEasy Support hvis en ønsker å ta i bruk funksjonaliteten. 8.4. Betale kredittfaktura i kassen Faktura med betalingskode «kreditt» kan nå betales direkte i kassen. Dette gjelder fakturaer produsert i InfoEasy på et tidligere tidspunkt, hvor kunden ønsker å betale fakturaen kontant i stedet for å betale via bank. Innbetalingen foretas via menypunkt Faktura/Registrering/Kontantkasse. klikk på Betal faktura. Se eksempel på dialogboks neste side: Side 31 av 52
I neste dialog kan man angi fakturanummer direkte, alternativt angis kundenummer eller registreringsnummer, dermed vises åpne fakturaer for kunde henholdsvis kjøretøy. I eksempelet har vi brukt kunde. I vårt eksempel har kunden kr 10000,- med i kontanter og vil bruke dette for å betale fakturanummer 10626, samt foreta en delbetaling på fakturanummer 10624. Vi merker de aktuelle fakturaer ved å klikke i feltet Betal, og i kolonnen Beløp til betaling vises / angis det beløpet som skal betales for fakturaen. Total beløp til betaling vises nederst i dialogen. Klikk på Betal for å gå videre. Neste dialogboks er avslutningsdialogen for kontantkassen hvor beløp og betalingskode angis. Side 32 av 52
Innbetalingen produserer en kvittering for de innbetalte fakturaene, nedenfor vises et eksempel på dette. Side 33 av 52
8.5. Kasseoppgjør - Endret funksjonaliteter 8.5.1. Samlet kasseoppgjør flere kasser Rutinen for kasseoppgjør er endret. Én viktig endring er at man kan foreta kasseoppgjør for flere kasser i samme operasjon. Gå til menypunktet Faktura / Behandling / Kasseoppgjør for å starte rutinen. Angi hvilken saksbehandler som foretar kasseoppgjøret. InfoEasy fyller automatisk inn dagens dato i feltene Gjøre opp ordrer inntil dagens dato og Oppgjørsdato. Disse valgene kan overstyres om man ønsker det. For de brukere av InfoEasy som har flere kasser tilknyttet samme avdeling, kan man velge avdeling i feltet Behandle kasser for avd. Klikk på knappen merket Neste for å fortsette med kasseoppgjøret. 8.5.2. Endret skjermbilde for kassaoppgjør I feltet Opptalt beløp tastes summen av opptalte kontanter for det aktuelle kasseoppgjøret. Hvis den aktuelle kassen er definert med å inneholde en fast kassebeholdning, skal dette beløpet inkluderes i opptalt beløp. Når det tastes et beløp i feltet Opptalt beløp blir den aktuelle kassen valgt til å være med på oppgjøret. Dette vises i sjekkboksen foran kassenummeret. Side 34 av 52
Hvis man ønske å korrigere beløp mellom betalingskoder, gjøres dette ved å klikke på knappen Reg. For øvrig er denne funksjonen som tidligere. Visning av oppgjørsrapporter (forslag): Hvis man ønsker å se historikk for tidligere kasseoppgjør, alternativt annulere et tidligere oppgjør, klikker man på Vise. NB! Det er kun kasseoppgjør som ikke er overført til regnskap som vil kunne annulleres. I funksjonen for kasseoppgjør kan man få vist et forslag, klikk på Visning av oppgjørsrapporter ( FORSLAG). For å gå videre med kasseoppgjøret klikkes det på knappen merket Neste. Knappen merket Tilbake går tilbake til forrige side. Knappen merket Avbryt stopper dialogen. I neste dialogboks vises hvilke kasser det foretas kasseoppgjør for, og det aktuelle datovalget. Side 35 av 52
8.5.3. Skjermvisning av endelig kassaoppgjør Man kan også velge å få vist kasseoppgjøret på skjerm før utskrift, klikk i så fall i boksen foran teksten Ta opp den endelige rapporten i visning før utskrift. Klikk på Fullfør for å bekrefte valgene og fortsette kasseoppgjøret. 8.5.4. Endring rapport på Kasseoppgjør Rapporten som viser kasseoppgjøret har en del endringer. Ovenfor er vist et eksempel. Det grupperes pr kasse / pr betalingskode, og det vises betalinger utført for ordrer, betaling av faktura ( Belastning betalinger ). Eventuelle korreksjoner og uttak vises i egne kolonner for dette. Nederst på rapportsiden er en oppsummering av totaler. Side nr 2 i kasseoppgjøret viser detaljer for ordrer behandlet i kassen: Side 36 av 52
Side nr 3 i kasseoppgjøret viser detaljer for innbetalinger ( betaling av faktura ) foretatt i kassen. Når kasseoppgjør er foretatt for flere kasser samtidig, følger detaljer for de neste kassene fortløpende i rapporten. Tilsvarende inneholder rapporten et sammendrag på siste side. (se illustrasjon neste side) 8.5.5. Bekreftelse av kassaoppgjør/utskrifts valg Avslutningsvis får man valg om hvilken skriver kasseoppgjøret skal skrives til og en bekreftelse på at kasseoppgjør er foretatt. Side 37 av 52
8.5.6. Tidligere kasseoppgjør Tidligere kasseoppgjør kan vises fra oppstartsbildet for kasseoppgjør. Klikk på Visning av tidligere kasseoppgjør. I de tilfeller hvor man har flere kasser, velges først den aktuelle kassen fra nedtrekks menyen. I vårt eksempel velger vi å vise historikk for Kasse 1, og ekspanderer dialogboksen. Ved å markere et oppgjør og deretter høyreklikke får vi fram valgene Skrive ut / Vise / Annulere. NB! Annulere vil ikke kunne velges når overføring til regnskap er utført. Side 38 av 52
8.6. Registrering/ordrebehandling 8.6.1. Søkekriterier på «Tilleggstekst» Det er gjort en endring i søkedialogen for Vanlig ordre og Arbeidsordre. Hvis det registreres en Tilleggstekst på en ordrelinje, er også denne teksten søkbar. Nedenfor viser vi et eksempel på dette se angitt tekst i feltet Tilleggstekst. Starter deretter søkedialogen i ordre og angir søkekriterier slik: 8.6.2. Kundereferanse I en del tilfeller ønsker med å sikre at ordre til en gitt kunde, blir merket med en referanse. Gå til menypunkt Faktura/Ajourhold/Kundeinformasjon. Hent fram aktuell kunde og gå til fanen Ordreopplysninger. I vårt eksempel ønsker vi at det alltid skal angis et rekvisisjonsnummer for denne kunden. Når det senere registreres en ordre på kunden, vises feltet slik: Side 39 av 52
Referansef elt Hvis feltet ikke fylles ut, gis det en melding om dette ved klarmelding / ferdigmelding av ordren: Hvis man ønsker at informasjon fra feltet og ledetekst skal skrives ut på utgående dokument, kan disse ajourholdes i Faktura/System ajourhold/skrivere og dokumenter, fanen Dokument designer. Feltet RefNummer gir innholdet i feltet fra ordre, feltet RefTekst gir aktuell ledetekst. 8.6.3. Ordre Meldingslinjer Feltet for meldingstekst er utvidet fra 255 til 1000 posisjoner. Side 40 av 52
8.6.4. Ordre Kopi Gå direkte til ny ordre Det er mulig å gå direkte til ny ordre når man oppretter en ny ordre ved å kopiere fra en annen ordre. Gå til menypunktet Faktura/Registrering/Arbeidsordre ( alternativt vanlig ordre eller tilbudsordre), søk fram /hent opp ordren man ønsker å kopiere fra. Høyreklikk i skjermbildet ( alternativt på til Menylinjen/Behandling/Kopier ordre ) og velg Kopier ordre. Når type kopiering er valgt, klikk på OK og ny dialogboks vises hvor en får spørsmål: Vil du åpne denne ordren? Svar evt. Ja og ny ordre åpnes direkte. 8.6.5. Opprette bestilling via kundeordre Avhengig av valg foretatt under Ajourhold/Leverandørinformasjon, vil dette påvirke programmets oppførsel når man oppretter en bestilling fra ordre. Vi viser et eksempel på dette. I eksempelet har leverandøren følgende parametervalg: I ordreregistrering har vi opprettet 2 artikkellinjer hvor vi ønsker å lage en bestilling. Side 41 av 52
Marker linjene, høyreklikker velg Lag bestilling(er). Det foreslås opprettet en bestilling på de varer som finnes under artikkellinjer i ordren. Dette gir den samme funksjonaliteten som er tilgjengelig når man oppretter en ny bestilling i menypunkt for bestilling. Etter dette får en standard skjermbilde opp vedr. forslag til bestilling. Bestillingsinformasjon kompletteres lik en vanlig bestilling beskrevet i punkt under vedr. Lager/Innkjøp/bestillinger. E-post bestilling til leverandør: I eksempelet genereres det en e-post hvor bestilling er vedlagt som en PDF-fil. Bestillingen har etter sending fått oppdatert status lik Sendt leverandør. se neste side: I tillegg er ordrelinjene oppdatert med endret status for bestillingen. Side 42 av 52
8.6.6. Lager Parameter for bestilling fra ordre I InfoEasy kan det være flere lagersteder, og disse kan ha forskjellig oppsett for bestilling fra ordre for respektive lagersted om det er behov for det. Dette ajourholdes i menypunktet Faktura/System ajourhold/lager. Klikk på knappen til høyre for teksten Oppsett for bestilling fra ordre. En ny dialog framkommer Prosess for opprettet bestilling: følgende valg er mulig: Fullstendig prosess: endring av status på bestilling gjøres i bestilling, varemottak må foretas i bestilling for å oppdatere lagerbeholdning Sendes lev.: Forenklet prosess: når bestilling opprettes, blir den automatisk sendt leverandør og status blir satt til Sendt leverandør når bestilling opprettes, blir status for bestilling satt til Ferdig behandlet og varemottak blir utført Aktivitet ved sendt leverandør: følgende valg er mulig: Ingen: PDF-fil på e-post: XML-fil på e-post: manuell behandling når bestilling gis status Sendt leverandør, genereres det en e-post hvor bestillingen vedlegges som en PDF-fil når bestilling gis status Sendt leverandør, genereres det en e-post hvor bestillingen vedlegges som en XML-fil Side 43 av 52
XML-fil lagres når bestilling gis status Sendt leverandør, genereres det en XMLfil Skal skrives ut når sendt leverandør: kryss av hvis man ønsker at bestillingen skal skrives ut når bestilling endrer status til Sendt leverandør Default leveringsmåte: følgende valg er mulig: Som firma: leveringsmåten hentes fra firma Egendefinert Velge en av de leveringsmåter bestilling som er egendefinert i firma, se også pkt 8.9.1 Leveringsmåte bestilling. 8.6.7. Leverandør - Parameter bestilling fra ordre og for eksport av bestilling Leverandørinformasjonen er komplettert for å støtte den nye funksjonaliteten vedr. bestilling fra ordre. Gå til menypunkt Faktura/Ajourhold/Leverandørinformasjon. Bestilling fra ordre har følgende valg: - Prosesstype: følgende valg er mulig: Som angitt for lager: bruk behandlingsregel angitt for lager Fullstendig prosess: endring av status på bestilling gjøres i bestilling, varemottak må foretas i bestilling for å oppdatere lagerbeholdning Sendes levd: Forenklet prosess: når bestilling opprettes, blir den automatisk sendt leverandør og status blir satt til Sendt leverandør når bestilling opprettes, blir status for bestilling satt til Ferdig behandlet og varemottak blir utført - Aktivitet ved sendt leverandør: følgende valg er mulig: Som angitt for lager: bruk behandlingsregel angitt for lager Side 44 av 52
PDF-fil på e-post: XML-fil på e-post: XML-fil lagres når bestilling gis status Sendt leverandør, genereres det en e-post hvor bestillingen vedlegges som en PDF-fil når bestilling gis status Sendt leverandør, genereres det en e-post hvor bestillingen vedlegges som en XML-fil når bestilling gis status Sendt leverandør, genereres det en XML-fil - Skal skrives ut når sendt leverandør: kryss av hvis man ønsker at bestillingen skal skrives ut når bestilling endrer status til Sendt leverandør - Default leveringsmåte: følgende valg er mulig: Som firma/lager: leveringsmåten hentes fra firma eventuelt lager Egendefinert Velg en av leveringsmåte bestilling som er definert i firma, se også pkt 8.9.1 Leveringsmåte bestilling. Eksport av bestillinger. Det kan være unike oppsett for eksport av bestillinger for respektive leverandør. I eksempelet skal det til slutt genereres en e-post hvor bestilling er vedlagt som en PDF-fil, og bestillingen skal få status Sendt leverandør. se neste side: Og bestillingen har fått oppdatert status. Side 45 av 52
8.7. Fakturere i fremmed valuta med moms Det har tidligere vært en sperre i InfoEasy slik at man ikke har kunnet fakturere med merverdiavgift i fremmed valuta. Dette er endret slik at også fakturaer i fremmed valuta kan inneholde merverdiavgift. Konteringsoppsettet inkludert behandling av merverdiavgiftsregler gjøres i menypunkt faktura system ajourhold regnskapsinformasjon, fanen Regnskapsposteringer. Velg den aktuelle Konteringsgruppe fra nedtrekks menyen slik som vist nedenfor, og merk av for Pliktig. 8.8. Direktefaktura som E-post Det er mulig å sende enkeltvis faktura pr e-post. Funksjonen gjøres tilgjengelig fra menypunkt faktura system ajourhold firmaopplysninger. Gå til fanen Ordre, og avsnittet automatisk utskrifts behandling, kryss av for Direktefaktura kan sendes som mail, husk å lagre endring. Vi forutsetter at bruk av e-post i InfoEasy er konfigurert. Funksjonen brukes i forbindelse med ferdigmelding av ordre ( F10 ). Nedenfor vises dialog som framkommer (når det avsluttes via kontantkassen). Det krysses av for Send som mail og Ok. Se eksempel neste side: Side 46 av 52
I vårt eksempel er kunden merket med Skal ha faktura på e-post og dette blir derfor foreslått ved avslutning av ordren. Ajourhold av slik merking gjøres i menypunktet Faktura/Ajourhold/Kundeinformasjon, fanen Levering med mer, hvor det krysses av i feltet for Skal ha faktura på e-post. InfoEasy starter e-post klienten ( MS Outlook i eksempelet ). E-post adresse angitt i ordren, foreslås. Denne kan eventuelt overskrives hvis det ønskes. De fakturaer som sendes på denne måten, vil bli lagret i Sendte elementer i MS Outlook ( forutsatt riktige parameter angitt i MS Outlook eller tilsvarende ). Side 47 av 52
8.9. Lager/Innkjøp 8.9.1. Leveringsmåte bestilling Det er mulig å definere standard leveringsmåter for bestillinger. Dette gjøres i menypunktet Faktura/Ajourhold/Diverse ajourhold, velg så Leveringsmåte bestilling. Nedenfor vises et par eksempler på utfylling av dette. For å opprette en ny leveringsmåte bestilling, tast Ctrl+N, i feltene på høyre side angis ID og Navn på leveringsmåten tast Ctrl+S eller lagre tegn på verktøylinjen for å lagre inntastet verdi. 8.9.2. Bestilling Opprette bestilling via kundeordre I punkt 7.6.5 «Ordre Opprette bestilling via ordre» ser vi hvordan en kan påvirke programmets oppførsel i forbindelse med oppretting av bestilling fra kundeordre: høyreklikk og velg Lag bestilling(er) Neste dialog er uendret i forhold til tidligere versjoner av InfoEasy, vi bekrefter antall som skal bestilles, pris med mer, klikker på Ok. I neste dialog vises foreslåtte valg basert på parameter Faktura/Ajourhold/Leverandør. Ønsker man å overstyre forslaget, klikkes det i respektive felt og endres. Klikk på Ok for å gå videre. Side 48 av 52
8.9.3. Lager Parameter for eksport av bestilling I InfoEasy kan det være flere lagersteder, og disse kan ha forskjellig oppsett for eksport av bestilling for respektive lagersted om det er behov for det. Dette ajourholdes i menypunktet Faktura/System ajourhold/lager. Klikk på knappen til høyre for teksten Oppsett for eksport av bestilling. Oppsetts dialogen er tilsvarende som beskrevet i pkt om Ordre parameter for generering av bestilling via ordre. 8.9.4. Lagerverdiliste Sortere på verdi Lagerverdilisten kan sorteres etter verdi. Gå til Faktura/Rapportering/Faste rapporter, velg Lagerverdiliste i fanen Lager/artikkel, angi de ønskede utvalgsvilkår. I feltet Sorter listen på kan det velges Salgsverdi evt. Kostverdi i tillegg til de øvrige sorteringsvalgene. Side 49 av 52
Nedenfor vises et eksempel hvor det er sortert etter kostverdi. 8.10. Ajourhold Artikkel 8.10.1. Søk / Vise beholdning og sist omsatt ( ver 2.13.35 ) Gå til søk på artikkel under Faktura/Ajourhold/Artikkel.. Foreta ønsket søk, når søkeresultat vises kan man få oversikt over lagerbeholdning og når artikkel sist var omsatt. Marker ønsket artikkel, deretter høyreklikk og Ny dialogboks vises. Velg evt. Vis beholdning alle lager eller Sist omsatt uansett lager. Visning av beholdning alle lager gir denne oversikten: Side 50 av 52
Visning av sist omsatt uansett lager gir denne oversikten: Side 51 av 52
9. CRM Kundestøtte Valg fra Oppgavetreet: Nåværende versjon som leveres er 2.2.8.0. Ny versjon forventes å kunne leveres våren 2012: Ta gjerne kontakt for mer info: infoeasy@daldata.no Viktigste nyheter i ny versjon som er verdt å nevne her er: Outlook Add In E-post m/ forhåndsvisning Ta gjerne kontakt for mer info på infoeasy@daldata.no eller support@infoeasy.no Side 52 av 52