Modul 6 - Gangen i et regnskap Modulen gir deltakerne en innføring i hvordan gangen i et regnskap foregår. Det legges spesielt vekt på viktige ord og forklaringer på disse. I tillegg er det lagt opp til en individuell konteringsøvelse for deltakerne med felles gjennomgang. Sist endret 10.09.2004 Generelt Nødvendig utstyr Faktura.doc Konteringsøvelse.xls + bilag Utdelte slides Varighet 20 minutter + 30 minutter til oppgave Kunnskapsmål Deltakerne skal lære seg hvordan et regnskap er bygget opp og hvordan man best mulig kan holde oversikt. Videre skal deltakerne lære seg viktige ord, forklaringene på disse og hvordan de anvendes i regnskapet. Holdningsmål Forstå hensikten i å følge et fast mønster for regnskapsføringen. Få forståelse for hvordan systemet er bygget opp. Sammenheng eller overlapping Modulen gir grunnlag for modul 7 Resultatregnskap. Den er også i sammenheng med ordliste og modulen for rutiner. Litteraturtips Ingen 1
Arbeidsformer Forelesning Kursleder bruker Powerpoint-presentasjonen til forelesning og gjennomgang av gangen i et regnskap. Forklarer gangen i et regnskap med hovedvekt på ord og uttrykk. Plenumsdiskusjon Diskutere hvordan de ulike foreningers måte å føre regnskap på. Individuell øvelse Kursleder deler ut 10 ulike bilag som deltakerne skal kontere og påføre bilagnummer. Tema Gangen i et regnskap Transaksjoner Bilagsføring, kontering og registrering Godkjenning og autorisasjon Avstemming Rapportering 2
Manus 1. Gangen i et regnskap Lysbilde 1 Gangen i et regnskap Transaksjoner Tilhørende bilag Avstemming/ Rapportering Godkjenning/ autorisasjon Registrering Kontering SiO-Læringsmiljø - Regnskapskurs for små foreninger 1 Gangen i et regnskap er enkelt og logisk bygget opp. Det tar tak i en transaksjon og følger denne til siste ledd som er rapportering. Gangen i et regnskap (illustrasjon) Underveis er man innom regnskapsprinsipper som debet / edit, tilhørende og godkjente bilag, fullmakter og avstemning. Vi kommer nå til å utdype disse begrepene nærmere. 3
2. Transaksjoner Lysbilde 2 Transaksjoner Pengeflyt Varekjøp Overføring Faktura SiO-Læringsmiljø - Regnskapskurs for små foreninger 2 Ved en pengeflyt skjer det en transaksjon. Når man kjøper og betaler for en vare Når man betaler en regning Når man overfører penger til sparekonto..skjer det en transaksjon. Alle økonomiske transaksjoner i en forening skal ha et tilhørende bilag. 4
3. Bilag Lysbilde 3 Bilag Tilhørende godkjent bilag Faktura Kvitteringer Kvitteringsskildring Kontoutsift A4-format Må oppbevares i 10 år SiO-Læringsmiljø - Regnskapskurs for små foreninger 3 Alt som føres i regnskapet må ha et tilhørende godkjent bilag. Det vanligste bilaget er faktura. Her spesifiseres det leverandør, mottaker, dato og beløp. I tillegg skal hver faktura ha et unikt fakturanummer. Dette for og lett kunne identifisere et bilag om det skulle være behov for det. Kvitteringsskildring kan brukes sammen med kvittering ved andre utlegg som skal refunderes. Ta frem kvitteriksskildring.doc Kommentarer til skjemaet: Skjemaet skal brukes for å få en bedre oversikt over kvitteringer ved varekjøp. Det blir mer oversiktlig å ha et slikt skjema, samt det gjør det lettere å se hvordan det er blitt betalt. Altså om det er tatt penger fra kasse, noen har lagt ut eller om man har brukt foreningens bankkort. Et skjema for kontanttransaksjoner kan også være lurt å ha for å ha system og orden på bankinnskudd og bankuttak. Ta frem kontantskjema.doc Kommentarer til skjemaet: Skjemaet brukes for å få en bedre oversikt over behandling av kontanter. Det gjør det lettere i forhold til avstemming og det gir en god oversikt over hvordan man har brukt kontantene. Alle bilag bør ha A4-format og skal etter norsk lov oppbevares i 10 år. Etter tre år kan man skanne inn bilag på en datamaskin og oppbevare bilagene digitalt. Dette kan for eksempel være med å redusere lagerplass og lagerkostnader. 5
Kvitteringsskildring våren 20xx Bilagsnummer: Arrangement: Dato: Navn: Fyll ut det som passer: Penger tatt fra kasse (): Beløp: Minibankkort (): VISA-kort (): Penger lagt ut (): Pengene ønskes satt inn på følgende konto (fylles kun ut dersom penger er lagt ut): Kontonummer: Dette dokumentet skal brukes til alle løse kvitteringer som blir levert til økonomiansvarlig i foreningen. Fyll ut skjemaet nedenfor etter behov. Kvitteringen skal stiftes på baksiden av arket! Besivelse: For økonomiansvarlig: Fra konto: Til konto: Merknad: 6
Skjema for kontanttransaksjoner Dato: Bilagsnummer: Aktivitet: Kontantinnskudd i bank (Sett yss) Kontantuttak i bank Innskudd i nattsafe Kjøp av valuta Annet (spesifiser nedenfor) Annet: Totalsum: (Hvor mye penger er satt inn / tatt ut totalt?) Opprinnelse: (Ved innskudd:hvor stammer pengene fra / Ved uttak:hva skal pengene brukes til?) Undersift: (Undersift av den som har foretatt transaksjonen) Dokumentasjon: Vedlagt dette skjema skal det følge kvittering for kontantinnskudd, kvittering for foretatt kontantuttak, gjenpart av tellekvittering ved innskudd i nattsafe eller annen godkjent dokumentasjon. Dokumentasjonen skal stiftes bakpå dette arket! Kontroll: (For økonomiansvarlig ved avstemming av konto og sporing av bilag/transaksjoner) 7
4. Godkjenning / autorisasjon Lysbilde 4 Godkjenning / autorisasjon Klare retningslinjer Disponent Betaling og godkjenning av transaksjoner bør ikke skje av kun én person alene Retningslinjer for rutiner og disponeringer Reduserer muligheten for økonomiske misligheter SiO-Læringsmiljø - Regnskapskurs for små foreninger 4 Foreningen bør ha klare retningslinjer for hvem som disponerer foreningsmidlende. Alle betalinger skal godkjennes av valgte personer før betaling. For de fleste studentforeninger er det vanlig at økonomiansvarlig tar seg av det som har med økonomi å gjøre. Likevel bør man ta hensyn til følgende: Samme person bør ikke betale og godkjenne en transaksjon. Disponering av fondskontoer bør ikke disponeres av en person alene. I disse tilfellene bør økonomiansvarlig få hjelp av for eksempel leder av foreningen. 8
5. Kontering Lysbilde 5 Kontering Fordeling av beløp på respektive kontoer Foreningens kontoplan Går fra debet til edit Balanse i regnskapet Hver kontering skal gå i null SiO-Læringsmiljø - Regnskapskurs for små foreninger 5 Når man konterer et bilag fordeler man beløp på respektive kontoer i foreningens kontoplan. Alle verdier går fra debet til edit, det vil si at alt som debiteres en konto skal editeres en annen konto. Dette gir balanse i regnskapet, hvor hver enkel kontering i seg selv går i null. Deltagerne skal nå jobbe hver for seg med en konteringsøvelse: Det deles ut 10 stk ulike bilag til hver av kursdeltakerne. Oppgaven vil være å kontere disse ut fra kontoplanen som vist tidligere under modul 3. Besivelse av oppgaven og de ulike bilagene kan sives direkte ut fra de kommende 11 sidene. Kursleder hjelper deltagerne underveis i øvelsen og passer på at de konterer riktig. 9
6. Konteringsøvelse Du får nå utdelt 10 stk ulike bilag. Konter disse med utgangspunkt i kontoplanen som ble gjennomgått i modul 3. Eksempel: Faktura for plakater. 2240 oner. Betalt via nettbank fra brukskonto. Følgende føres med kulepenn direkte på bilaget: Debet konto 7300 2240 Kredit konto 1930 2240 Bilagnummer IF1 (IF Inngående faktura) 10
Skjema for kontanttransaksjoner Dato: 01.01.2004 Bilagsnummer: Aktivitet: X Kontantinnskudd i bank (Sett yss) Kontantuttak i bank Innskudd i nattsafe Kjøp av valuta Annet (spesifiser nedenfor) Annet: Totalsum: 1000 (Hvor mye penger er satt inn / tatt ut totalt?) Opprinnelse: Medlemskap våren 2004 (Ved innskudd:hvor stammer pengene fra / Ved uttak:hva skal pengene brukes til?) Undersift: Tobias Tårn (Undersift av den som har foretatt transaksjonen) Dokumentasjon: Vedlagt dette skjema skal det følge kvittering for kontantinnskudd, kvittering for foretatt kontantuttak, gjenpart av tellekvittering ved innskudd i nattsafe eller annen godkjent dokumentasjon. Dokumentasjonen skal stiftes bakpå dette arket! Kontroll: (For økonomiansvarlig ved avstemming av konto og sporing av bilag/transaksjoner) 11
Kvitteringsskildring våren 2xxx Bilagsnummer: Arrangement: Forfatteraften Dato: 13. januar 2004 Navn: Marianne Pettersen Fyll ut det som passer: Penger tatt fra kasse (): Beløp: Minibankkort (): VISA-kort (): Penger lagt ut (): 190 Pengene ønskes satt inn på følgende konto (fylles kun ut dersom penger er lagt ut): Kontonummer: 1234 56 78910 Dette dokumentet skal brukes til alle løse kvitteringer som blir levert til økonomiansvarlig i foreningen. Fyll ut skjemaet nedenfor etter behov. Kvitteringen skal stiftes på baksiden av arket! Besivelse: Blomster til forfatterne. For økonomiansvarlig: Fra konto: Til konto: Merknad: 12
Kvitteringsskildring våren 2xxx Bilagsnummer: Arrangement: Internfest hos Per Dato: 16. februar 2004 Navn: Heidi Andersen Fyll ut det som passer: Penger tatt fra kasse (): 700 Beløp: Småkjøpskort (): VISA-kort (): Penger lagt ut (): Pengene ønskes satt inn på følgende konto (fylles kun ut dersom penger er lagt ut): Kontonummer: Dette dokumentet skal brukes til alle løse kvitteringer som blir levert til økonomiansvarlig i foreningen. Fyll ut skjemaet nedenfor etter behov. Kvitteringen skal stiftes på baksiden av arket! Besivelse: Innkjøp av mat og drikke til festen For økonomiansvarlig: Fra konto: Til konto: Merknad: 13
Kvitteringsskildring våren 2xxx Bilagsnummer: Arrangement: Drift Dato: 24. februar 2004 Navn: Torstein Dahle Fyll ut det som passer: Penger tatt fra kasse (): Beløp: Minibankkort (): 265 VISA-kort (): Penger lagt ut (): Pengene ønskes satt inn på følgende konto (fylles kun ut dersom penger er lagt ut): Kontonummer: Dette dokumentet skal brukes til alle løse kvitteringer som blir levert til økonomiansvarlig i foreningen. Fyll ut skjemaet nedenfor etter behov. Kvitteringen skal stiftes på baksiden av arket! Besivelse: Innkjøp av plakattape, stiftepistol og stifter For økonomiansvarlig: Fra konto: Til konto: Merknad: 14
Skjema for kontanttransaksjoner Dato: 16.jan.04 Bilagsnummer: Aktivitet: Kontantinnskudd i bank (Sett yss) X Kontantuttak i bank Innskudd i nattsafe Kjøp av valuta Annet (spesifiser nedenfor) Annet: Totalsum: 1500 (Hvor mye penger er satt inn / tatt ut totalt?) Opprinnelse: Uttak i bank til betaling av honorar til fotograf Knutsen (Ved innskudd:hvor stammer pengene fra / Ved uttak:hva skal pengene brukes til?) Undersift: Gunnar Pettersen (Undersift av den som har foretatt transaksjonen) Dokumentasjon: Vedlagt dette skjema skal det følge kvittering for kontantinnskudd, kvittering for foretatt kontantuttak, gjenpart av tellekvittering ved innskudd i nattsafe eller annen godkjent dokumentasjon. Dokumentasjonen skal stiftes bakpå dette arket! Kontroll: (For økonomiansvarlig ved avstemming av konto og sporing av bilag/transaksjoner) 15
Skjema for kontanttransaksjoner Dato: 03.jan.04 Bilagsnummer: Aktivitet: Kontantinnskudd i bank (Sett yss) X Kontantuttak i bank Innskudd i nattsafe Kjøp av valuta Annet (spesifiser nedenfor) Annet: Totalsum: 200 (Hvor mye penger er satt inn / tatt ut totalt?) Opprinnelse: Kjøp av veksel (Ved innskudd:hvor stammer pengene fra / Ved uttak:hva skal pengene brukes til?) Undersift: Gunnar Pettersen (Undersift av den som har foretatt transaksjonen) Dokumentasjon: Vedlagt dette skjema skal det følge kvittering for kontantinnskudd, kvittering for foretatt kontantuttak, gjenpart av tellekvittering ved innskudd i nattsafe eller annen godkjent dokumentasjon. Dokumentasjonen skal stiftes bakpå dette arket! Kontroll: (For økonomiansvarlig ved avstemming av konto og sporing av bilag/transaksjoner) 16
UTBETALING AV SKATTEFRITT HONORAR (MAKS. KR. 2000,) Utbetales til (navn): Fotograf Knudsen Postadresse: Blitzveien 78, 0258 Oslo Fødsels/personnr. (11 siffer): 01015032532 Bakgrunn for utbetaling av honoraret: Bilder i forbindelse med forfatteraften Avtalt honorar (beløp i NOK): 1500 Mottakerens kontonummer: 1234 56 78910 Sted / dato: Oslo, 13.01.2004 Beløpet beeftes mottatt: Fotograf Knudsen Undersift mottaker Beløpet er utbetalt av: Gunnar Pettersen Undersift Foreningen 17
TELEHUSET PRINTERN FAKTURA Siveveien 11C Fakturanummer: 11566 0145 OSLO Ordrenummer: 12548 Kundenummer: 01245 Fakturadato: 24.02.2004 Forfallsdato: 07.03.2004 Vår referanse: Deres referanse: Ola Pedersen Pål Mikkelsen Studentforeningen Syng og Dans Org. nummer: 975 598 456 Blindernveien 49 Telefon/faks: 22844848 / 22844512 0369 OSLO Mobiltelefon: 90996465 Bankgiro: 5010.06.16944 E-mail: firma@printern.no Internett: www.printern.no Art.nr. Tekst / besivelse Antall Enhetspris Rabatt Sum 9384 Canon Epson 48C 1 1 890,00 1 890,00 - - - Grunnlag for beregning av mva.: Sats for merverdiavgift: Sum inkludert merverdiavgift: (Herav mva): Totalt å betale: 1 890,00 24,00 % 453,60 2 343,60 18
LYD, LYS & KARAOKE FAKTURA Lysveien 9B Fakturanummer: 1012 0165 Oslo Ordrenummer: 5011 Kundenummer: 002 Fakturadato: 24.02.2004 Forfallsdato: 07.03.2004 Vår referanse: Deres referanse: Ola Pedersen Gunnar Toppe Studentforeningen Syng og Dans Org. nummer: 975 598 456 Blindernveien 49 Telefon/faks: 22844848 / 22844512 0369 OSLO Mobiltelefon: 90996465 Bankgiro: 5010.06.16944 E-mail: firma@llk.no Internett: www.llk.no Art.nr. Tekst / besivelse Antall Enhetspris Rabatt Sum 1596 Karaoke-anlegg 1 1 800,00 20,00 % 1586 Disko-kule 2 400,00 20,00 % 1 440,00 640,00 Grunnlag for beregning av mva.: 2 080,00 Sats for merverdiavgift: Sum inkludert merverdiavgift: (Herav mva): 24,00 % 499,20 Totalt å betale: 2 579,20 19
PIZZA OG MAT FAKTURA Gatekjøkkenveien 59 Fakturanummer: 1013 0696 Oslo Ordrenummer: 5044 Kundenummer: 056 Fakturadato: 24.02.2004 Forfallsdato: 07.03.2004 Vår referanse: Deres referanse: Ola Pedersen Gunnar Toppe Studentforeningen Syng og Dans Org. nummer: 975 598 456 Blindernveien 49 Telefon/faks: 22844848 / 22844512 0369 OSLO Mobiltelefon: 90996465 Bankgiro: 5010.06.16944 E-mail: firma@llk.no Internett: www.llk.no Art.nr. Tekst / besivelse Antall Enhetspris Rabatt Sum 11 Rømmedressing 4 15,00 12 Skinkepizza 2 140,00 13 Vegetarpizza 1 130,00 14 Biffpizza 1 145,00 60,00 280,00 130,00 145,00 Grunnlag for beregning av mva.: 615,00 Sats for merverdiavgift: Sum inkludert merverdiavgift: (Herav mva): 24,00 % 147,60 Totalt å betale: 762,60 20
7. Registrering Lysbilde 6 Registrering Debitere og editere ulike kontoer Unikt bilagsnummer Nytt bilag ved feilføring SiO-Læringsmiljø - Regnskapskurs for små foreninger 6 Etter at bilaget er kontert må det registreres i regnskapet. Dette vil si at man faktisk debiterer og editerer de ulike kontoene. Etter at et bilag er registrert blir det påført et unikt bilagsnummer. Endringer i regnskapet må ikke gjøres uten at man lager et nytt bilag. I stedet for å slette et allerede registrert bilag, lager man et nytt hvor man debiterer og editerer på nytt den feilen man har gjort. 21
8. Avstemming Lysbilde 7 Avstemming Avstemme alle bevegelser Bankkonto og kasse mot det som er registrert i regnskapet Månedlig Rette opp feil på et tidlig tidspunkt SiO-Læringsmiljø - Regnskapskurs for små foreninger 7 For å kontrollere at regnskapet viser riktige tall bør man avstemme alle bevegelsene på bankkontoen og i kasse mot det som er registrert i regnskapet. Dette kan gjøres ved å sammenligne alle innbetalinger og utbetalinger fra bankkonto mot de bilagene man har. Tell opp eventuelle kasser og se at det stemmer med det som er ført opp som inngående balanse. Dette bør gjøres jevnlig slik at eventuelle feil blir rettet opp på et tidlig tidspunkt. Ting som kan være aktuelt å ta med i en slik rapport er saldo i bank, eventuelle fordringer og gjeld, kommende kostnader og inntekter og eventuelle tiltak for å få inn mer inntekter eller redusere kostnadene. 22
9. Rapportering Lysbilde 8 Rapportering Styret informeres om inntekter og kostnader foreningen har Evaluering Annenhver måned eller ved behov Resultatrapport etter avsluttet regnskapsperiode SiO-Læringsmiljø - Regnskapskurs for små foreninger 8 I løpet av regnskapsåret bør styret informeres om hvilke inntekter og kostnader man har. Økonomiansvarlig kan da legge frem rapporter hvor saldoen på de ulike konti kommer frem. Disse rapportene kan gjerne legges frem et par ganger i semesteret avhengig av hvor mye som har skjedd siden forrige rapportering. En slik rapport kan inneholde status i kasse og bank, eventuelle fordringer og gjeld samt kommende inntekter og kostnader. I tillegg bør man vurdere tiltak for å øke inntekter og redusere kostnader. Årsrapport / resultatrapport legges frem etter avsluttet regnskapsår eller ved endt regnskapsperiode. 23