Brukmanual for medlemsarkiv

Kongsberg-IF Brukmanual for medlemsarkiv Kongsberg-IF hvordan bruke klubbenonline.no Lars Espen Baugerød 2010

Innhold Kort om medlemsarkivet... 4 Hvordan finner jeg medlemsregisteret/innlogging... 4 Brukermanualer... 6 Hvordan er medlemsregisteret oppbygd... 7 Bruk av medlemsregister... 8 Definere medlemstyper - Medlemstype... 9 Definere grupper Grupper... 10 Ny gruppe... 10 Rediger gruppe... 12 Legge til et nytt medlem - Nytt medlem... 13 Søk etter medlem/redigere medlemsdata - Startsøk... 15 Sett medlemmer passive/aktive... 16 Hent fra over-/undergruppe... 17 Registrere mange medlemmer - Last opp Excel... 19 Hente ut medlemsrapport - Last ned til Excel... 20 Fjerne duplikater - Slå sammen... 21 Bruk av medlemsservice for fakturering av medlemskontingent... Error! Bookmark not defined. Definer brukerprofil... Error! Bookmark not defined. Fakturer medlemmer - Fakturering... Error! Bookmark not defined. Metode... Error! Bookmark not defined. Type/Grupper... Error! Bookmark not defined. 2

Informasjon... Error! Bookmark not defined. Redigering... Error! Bookmark not defined. Oppsummering... Error! Bookmark not defined. Kvittering... Error! Bookmark not defined. Sjekk betalingsstatus Tilgode hos medlemmer... Error! Bookmark not defined. Sjekk utestående hos medlemsservice Tilgode hos n3sport... Error! Bookmark not defined. Sende faktura til nye medlemmer - Ettersending... Error! Bookmark not defined. Velg... Error! Bookmark not defined. Frist... Error! Bookmark not defined. Purr medlemmer som ikke har betalt i tide Purring... Error! Bookmark not defined. Utsendelse av orginalfaktura til medlemmer som har forlagt denne... Error! Bookmark not defined. Andre funksjoner... Error! Bookmark not defined. Inntekter... Error! Bookmark not defined. Kostnader... Error! Bookmark not defined. 3

Kort om medlemsarkivet KIF har vedtatt at alle grupper skal benytte Medlemsservice (klubbenonline.no) som medlemsregister (medlemsarkiv). Hvordan finner jeg medlemsregisteret/innlogging http://www.klubbenonline.no, søk opp kongsberg if som vist til høyre. Resultatet blir som vist nedenfor. Velg deretter din gruppe. 4

Hvis din gruppe har undergrupper vil du kommet til et bilde som ser ut som til høyre. Hent opp din undergruppe som vist til høyre. Hvis ikke kommer du direkte til et bilde som vist nedenfor. Spar gjerne på denne som en. Logg deretter på som vist nedenfor. 5

Velg deretter Medlemsarkiv eller Medlemsservice for faktureringstjenester. Du vil da få opp et skjermbilde som vist nedenfor. Flere typer brukere kan være definert. Du trenger et passord som leder av gruppen din normalt vil være i besittelse av. Brukermanualer Diverse brukermanualer for tjenestene finnes her: http://www.n3sport.no/support.asp?p=27029 6

Hvordan er medlemsregisteret oppbygd Medlemsregisteret er hierarisk oppbygd. For KIF ser hierkiet slik ut: Kongsberg-IF Fotball Friidrett Gymnastikk og turn Idrettsskole Ishockey Ski Skøyter Snowboard Sykkel Her er det definert mange grupper... Alpint Hopp Langrenn Telemark Når man legger til et medlem f. eks. i alpingruppen kan man hente, Hent fra overgruppe, dette medlemmet opp til Ski og videre opp til Kongsberg-IF. Medlemsregisteret på Kongsberg-IF nivå skal kun inneholde en instans av hvert medlem. Motsatt kan man også hente medlemmer ned, Hent fra undergruppe, fra Kongsberg-IF til undergruppene, hvis man vet at medlemmet er registrert allerede. Hvis medlemsregisteret inneholder duplikater finnes det en funksjon, Slå sammen, for å fjerne disse. Disse funksjonene blir forklart senere. 7

Bruk av medlemsregister Medlemsarkivet aktiveres via menyvalget Medlemsarkiv som vist i skjermbildet til høyre. Medlemsarkivet har følgende funksjoner: Startsøk Grupper Nytt medlem Slå sammen Medlemstype Last opp Excel Last ned Excel Hent fra over-/undergruppe 8

Definere medlemstyper - Medlemstype Før du starter med medlemsregisteret er det hensikstmessig å definere medlemstypene, f.eks. voksne, 11 år og eldre, 10 år yngre etc. Her defineres også kontingentsatsene. En gruppe skal ha et navn og et avgiftsbeløp (kontingent, treningsavgift e.l.) Medlemstypene er sentrale ifm. fakturering, se Bruk av medlemsservice for fakturering av medlemskontingent. Du kan legge til nye medlemstyper og endre kontingentsatser når som helst. Senere når du legger til nye medlemmer vil medlemstypene du har definert dukke opp som valg som vist nedenfor. 9

Definere grupper Grupper Før du starter med medlemsregisteret kan det også være lurt å definere grupper. Grupper kan være treningsgrupper, gruppe for alle medlemmer, aldersgrupper osv. Gruppene kan eksporteres til Excel og danner utgangspunkt for grupper som man kan sende epost og sms til. Epost og sms funksjonene er ikke forklart i dette dokumentet, men de er enkle i bruk. Ny gruppe Man angir et gruppenavn, en beskrivelse og en avgift og lagrer dette ved å trykke Lagre gruppen. Grupper kan også slettes. Da sletter man kun gruppen og ikke medlemmene i gruppen. For å legge til medlemmer i gruppen velger man Flere medlemmer. Man får da opp et søke bilde som vist på neste side. 10

Søk etter medlemmene som skal være med i gruppen, f.eks. basert på fødselsår. I eksempelet til høyre er det søkt på fornavn. Marker de linjene som ønskes satt inn i gruppen, i eksempelet bare 1, og trykk Sett inn. Resultatet blir som vist til venstre. Husk å trykk Lagre gruppen for å få lagret resultatet. 11

Rediger gruppe Dette valget benyttes for å legge til eller fjerne medlemmer i gruppen. For å fjerne markerer man de medlemmene man ønsker å fjerne å trykker Fjern valgte. Man legger til medlemmer i gruppen ved å trykke Flere medlemmer som forklart i kapittelet Ny gruppe. 12

Legge til et nytt medlem - Nytt medlem Den mest vanlige funksjonen er å registrere nye medlemmer. Denne funksjonen benytter du når du skal registrere enkeltmedlemmer. Hvis mange medlemmer skal registreres kan det være enklere å benytte funksjonen Last opp Excel. Her fyller man inn Fornavn, Etternavn, Fødselsdato osv. Obligatoriske felter er marker med en rød stjerne (*). Det er mulig at dette skjemaet ser ulikt ut for de forskjellige idrettene ønsker tilbakemelding på dette. Følgende bør man være klar over. Deling: Kryss av for Del md norsk idrett. Systemet vil da søke i idrettens database for å finne en match når man trykker Neste. Man skal alltid minumum krysse av for Del med klubben for å unngå duplikater internt i klubben. Skjul på nettet: Man bør alltid huke av for dette for Adresse. For Epost må man ikke huke av hvis man ønsker å benytte epostlister. Tilsvarende gjelder for Telefon og SMS tjeneste. Informasjon om f.eks. foresatte kan legges i Notisblokk området. KIF hovedforening kan komme med retningslinjer for hva Tilleggsinfo 1-3 skal benyttes til. Når man er ferdig med å registrere informasjon trykker man Neste. 13

Hvis medlemmet allerede er registrert i idrettens database vil dette vises i skjermbildet som vist til høyre. Hvis skjermbildet viser en person med samme navn, kjønn, fødselsdato og postnummer bør denne velges slik at man ikke ender opp med et duplikat. Av og til vises resultater som ikke matcher særlig godt. I slike tilfeller velges Ingen av disse. Trykk deretter Neste og medlemmet er registrert. 14

Søk etter medlem/redigere medlemsdata - Startsøk Funksjonen Startsøk (åpningsbilde) brukes for å finne enkeltmedlemmer, finne medlemmer født et bestemt år, etc. basert på feltene som er vist til høyre. Tast inn f.eks. etternavn, trykk søk og velg Rediger for å redigere detaljer for valgt person som vist under. Trykk Neste for å lagre resultatet. Man vil få advarsel hvis navn og fødselsdato endres. 15

Sett medlemmer passive/aktive Hvis medlemmer melder seg ut er det mest hensiktsmessig å sette disse passive (ikke slette). Det gjør man ved velge Legg til som vist i skjermbilde til høyre. Deretter velger man Sett status (Slett) som vist i skjermbilde til høyre. Deretter velger man Sett passiv (Slett sletter permanent) som vist under. Ønsker man senere å hente frem et passivt medlem søker man det opp (Status = passiv) og setter dette aktivt. 16

Hent fra over-/undergruppe Denne funksjonen benyttes for å sørge for at medlemsregistrene på de forskjellige nivåene er synkronisert, dvs. hente fra undergrupper. Den kan også brukes for å legge til et medlem fra nivået over hvis dette medlemmet er registrert gjennom en annen gruppe. Det kan være enklere enn å registrere medlemmet på nytt og la systemet søke. For skiidrettene er det viktig at medlemmene fra undergruppene hentes opp i Ski gruppen siden det er denne gruppen det søkes i påmeldingssystemet knyttet til minidrett.no og sportsadmin.no. 17

Eksempelet til høyre viser et søk etter medlemmer i Kongsberg-IF Ski innlogget som Alpint. De medlemmene man ønsker hentet inn i gruppen markeres. Kun de medlemmene som ikke allerede finnes vil vises. Når man har valgt trykker man Neste for å lagre. Man får da opp et kvitteringsskjermbilde. Man kan her også legge det nye medlemmet inn i en eller flere grupper ved å velge Lagre i gruppe. Når man er ferdig trykker man Ferdig og medlemmet er registrert. 18

Registrere mange medlemmer - Last opp Excel Hvis man ønsker å registrere mange nye medlemmer i en operasjon kan Last opp Excel funksjonen være grei å benytte. Man kan også benytte denne funksjonen for oppdatere informasjon om eksisterende medlemmer. Hvis flere oppdaterer informasjon i medlemsregisteret kan det være greit å la være å benytte denne funksjonen til vedlikehold av eksisterende medlemmer. Man kan laste ned en mal som fylles ut eller eventuelt laste ned hele medlemsregisteret, Last ned Excel. Man kan velge hvilke felter som malen skal inneholde. Obligatoriske felter vil alltid vises i malen. Man fyller ut malen som deretter lastes opp. Denne funksjonen er utførlig forklart som vist til venstre og skulle således ikke trenge noen ytterligere forklaring her 19

Hente ut medlemsrapport - Last ned til Excel Hvis man ønsker en medlemsrapport kan denne eksporteres til Excel på enkel måte vha. funksjonen Last ned Excel. Det vises en utførlig forklaring på hvordan funksjonen fungerer som vist under. Når man trykker Neste vises det et skjermbilde som vist nede til høyre. Man kan her velge hvilke felter man ønsker med i rapporten. Når man har valgt felter trykker man Last ned. Funksjonen krever at Excel er innstallert på din lokale PC. En identisk Last ned funksjon finnes også ifm. Grupper funksjonen. Den kan benyttes til å laste ned medlemmer per gruppe. 20

Fjerne duplikater - Slå sammen Dette er en funksjon du vanligvis ikke vil få bruk for. Hvis du ikke er sikker på hva denne funksjonen gjør så anbefales det at du ikke benytter funksjonen. Hvis samme medlem er registrert flere ganger kan denne funksjonen benyttes. Funksjonen slår sammen funksjoner medlemmet har, ikke personer. Man må velge hvilket medlem man ønsker å beholde. Funksjonene andre instanser av medlemmet har, vil bli lagt til den instansen man ønsker å beholde. 21