BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn - møte i styringsgruppen 21. mai 2019
Agenda 1. O-sak: Overordnet status og sammenheng nasjonalt prosjekt 2. O-sak: Status koordinering fagressurser/intern forankring 3. O-sak: Status Prosesskartlegging 4. D-sak: Prosjektbeskrivelsen drøftes nå, vedtas 20.juni 5. V-sak: Møteplan våren 2019 6. Vedlegg 3
BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn 1. O-sak: Overordnet status og sammenheng nasjonalt prosjekt SG møte 21/5-19
STATUSRAPPORT BOTT mottak økonomi-prosjektet Fremdrift: Status: Prosjektet er i fase 2, planlegging og kartleggings- fasen. Aktiviteter i nærmeste fremtid: Dato: 13.05.2019 Overordnet status F Forrige Ferdigstille kartlegging av «nå-situasjon» ved UiO våren 2019 Utarbeidelse av overordnet tidsplan og planlegging/rigging av mottaksapparat for fase 3, gjennomføringsfasen. Oppfølging og koordinering av UiOs fagansvarlige inn i standardiserings og utviklingsarbeid i nasjonalt prosjekt ift forankring av veivalg, opprette ressursteam Utarbeidelse av prosjektbeskrivelse, milepælsplan, Risikoanalyse N Nå T Tendens Prosjektet er i planleggings- og kartleggingsfase F N T Avhengigheter: Status: Planer/avklaringer mot Nasjonalt prosjekt F N T Planlegging- og rigging av mottaksapparat for fase 3, gjennomføringsfasen Behov for avklaringer: Planer/avklaringer mot Nasjonalt prosjekt Metodikk og rammeverk for gevinstarbeid mot programmet Risiko: Topp 3 Risiko for ikke å nå milepælene: R1: Uklare rammebetingelser for UiOs mottaks prosjekt (manglende overordnede milepæler/planer fra det nasjonale prosjektet) R4: Manglende forankring; manglende avlevering av riktige ressurser til prosjektet R17: Komplisert prosjektorganisasjon Risikoreduserende tiltak: R1: Koordinering mot nasjonalt og program ved UiO, planer må på plass. R4: Involvering av enheter i ressursgrupper som støtter UiOs fagansvarlige for forankring og beslutninger om veivalg. Enheter må avgi ressurser. Informasjon skaper velvilje. R17: Kompleksiteten vil alltid være der, men planer og beslutningslinjer er på plass og reduserer sannsynligheten. 2 1 R17 R1 R4 Ressurser og økonomi: F N T Status: Budsjettet for 2019 for mottaksprosjektet er på 3,2 mill kr Totalt budsjett for BOTT Økonomi og lønn for 2019, inkl investeringsavgift DFØ er på 19,5 mill kr Budsjett for 2020 for mottaksprosjektet er utarbeidet Ny økonomimodell for økonomisk oppfølging av prosjektet implementeres slik at direkte kostnader og ressursbelastning kan synliggjøres ADS avgir følgende ressurser inn i prosjektets nåværende fase: Prosjektleder 80 % 1 prosjektmedlem 80% 2 prosjektmedlemmer 60% 2 prosjektmedlemmer 40% 1 prosjektmedlem 10% Tiltak: Ingen konkrete tiltak nødvendig på dette tidspunkt 5
BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn 2. O-sak: Status koordinering fagressurser/intern forankring SG møte 21/5-19
Intern forankring av produkter ved UiO Fagressursenes ansvar Under utarbeidelse av funksjonelt design (utvikling) og felles veivalg (standardisering), involvere: Seksjonsleder ADS/evt. tjeneste-eier USIT Ressursteam Prosjektleder (middels og fokus-produkter) Prosjektleder forankrer hos økonomidirektør (middels og fokus) og UiO s representant i prosjektstyret (fokus) 21.05.2019 7
Ressursteamene er på plass Sparring og forankring internt ved UiO Helhet/sammenhenger på tvers av prosesser Representanter fra enhet og sentralt Prosjektøkonomi/Budsjett/ Økonomimodell Behov til Betaling Lønnsprosesser Tilsetting og arbeidskontrakt Fordring til Innbetaling Regnskap Arkitektur/Integrasjoner Arbeidsflyt/Fullmaktstruktur 21.05.2019 8
Fagressursene Har fått informasjon om prosess for intern forankring Er i gang med møter med ressursteamene Skal logge status i sjekkliste, inkludert dato for når forankring er ferdigstilt Løpende oppfølging av forankringsarbeidet i felles møter og en-til-en. 21.05.2019 9
BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn 3. O-sak: Status Prosesskartlegging SG møte 21/5-19
Prosesskartlegging Vår 2019 Kartlegging av «As is» prosesser Lønn og Økonomiprosesser Arbeidsoppgaver SAF /USIT Arbeidsoppgaver Regnskap 11
Prosesskartlegging Vår 2019 Lønnsprosesser 15 WS gjennomført i hht plan Materialet bearbeides (tegning og dokumentasjon) og sendes til kvalitetssikring og godkjenning fortløpende Estimert alt sendt til godkjenning 01.juni Estimert alt godkjent før 20.juni (neste SG) Økonomiprosesser 5 WS gjennomført i hht plan Materialet bearbeides (tegning og dokumentasjon) og sendes til kvalitetssikring og godkjenning fortløpende Estimert alle prosesser godkjent innen 1.juni 12
Arbeidsoppgaver regnskap og saf Kartlegging av arbeidsoppgaver i seksjon for regnskap som ikke dekkes av faggruppe Regnskap i BOTT Kartleggingen er ferdig (regneark) Skal tegne en eller to prosesser Kartlegging av arbeidsoppgaver i seksjon for applikasjonsforvaltning, team økonomi og team lønn Kartleggingen er ferdig (regneark) Tegner ikke, men knyttes delvis mot prosessene 13
Kartlegging USIT Møte under planlegging Tema knyttes mot produkter for historiske data, konvertering og grensesnitt Tidspunkt før sommeren (Ikke fastsatt) 21.05.2019 14
BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn 4. D-sak: Drøfting prosjektbeskrivelsen Vedtas i Styringsgruppemøte 21.juni SG møte 21/5-19
BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn 5. V-sak: Møteplan våren 2019 Forslag til møteplan med temaer følger på neste side SG møte 21/5-19
6. Møteplan våren 2019 Dato Tema Torsdag 20/6 Status i prosjektet Resultat prosesskartlegging nå-situasjon Beslutte prosjektbeskrivelse fase 3 Beslutte prosjektorganisering fase 3 21.05.2019 17
Forslag til styringsgruppens beslutning Styringsgruppen tar forslag til temaer til etterretning 21.05.2019 18
BOTT UiO: mottak av økonomi og lønn 5. Vedlegg
Deling, refleksjon og oppsummering med nyansering og motstrategier. Hva tar vi med oss videre fra Styringsgruppemøte 12/11-18: Adressere forventninger (nå og løpende) Ha et aktivt forhold til kommunikasjon med interessenter og universitetsmedier Jevnlig sjekke inn med «hvorfor gjør vi dette?» Ha nok oppmerksomhet på særinteresser til riktig tid Være nysgjerrige på hverandres kjepphester Være støttende og kritiske venner internt i SG Bygge både prosjektgruppa og styringsgruppa som team Være oppmerksomt tilstede i møter Sette av nok tid til krevende diskusjoner og beslutninger Være tydelige på hvem som beslutter hva når er hele gruppen besluttende, og når er en besluttende og resten rådgivende sparringspartnere? 21.05.2019 20
Organisering i stort Nasjonalt DFØ-BOTT Lokalt UiO prosjekt/program UiO linje Strategisk partnerskap Veikart DFØ ledelse UDIR- BOTT Ekstern styringsgruppe Prosjektledelse UDIR UiB IT-DIR UiO ORG.DIR UiT ØK.DIR NTNU Program for forbedring og digitalisering Styringsgruppe mottak UiO Prosjektledelse Linjeledelse Universitetsstyret UDIR Rektor Prosjekt standardiserin g og utvikling Prosjekt innføring og OU UiO mottaksprosjekt Fagressurser Utvikling og innføring av nye løsninger/tjenester, BOTT felles standardisering, oppfølging av de de lokale mottaksprosjektene Forberedelse og tilrettelegging for standardisering, mottak av løsninger/tjenester ved UiO, grunnlag for lokalt gevinstarbeid. Forberedende aktiviteter, omstilling til nye standarder, organisatoriske endringer, gevinstrealisering.
Fagansvarlige UiO Erik Handelsby Budsjett og prognose Tone Rogstadkjærnet Regnskap Økonomimodell Elisabeth Kolstad Arbeidsflyt Integrasjoner Fullmaktsstruktur Bjørn Egil Haugen Tilsetting og arbeidskontrakt Lønn Erik Vollen Fordring til innbetaling Christopher Brown Lønn Raymond Qian Arkitektur Thomas Kjensli Prosjektøkonomi Tori Norheim Sandlie Felles kommunikasjon Lars Myhrvold Behov til betaling 22
Arbeidsprosess Administrasjon av prosjektøkonomi (søknads-, gjennomførings- og avslutningsfasen) Behov til betalingsprosessen Fordring til betalingsprosessen Lønnsprosesser Budsjettprosessen Status elektronisk system som understøtter prosessen Finnes ikke i dag, vil komme i 2021 Dagens bestillings- og fakturasystem (Basware PM og Basware IP) vil byttes ut. Ikke klart hvilke system. Dagens system Oracle byttes ut med et nytt system UBW (Agresso) Ny versjon av dagens lønnssystem (SAP) Dagens system Buddy vil byttes ut med et nytt system UBW (Agresso)
Organisering UiO våren 2019 Nasjonalt prosjekt UiO Program * Koordinering mot andre prosjekter * Støtte fra prosjektstøttekontoret ift prosjekt/prosess * Felles budskap/kommunikasjon * Rapportering Lokal Prosjektleder Linje/Fagressurser *Linjeledere sette av ressurser og sørge for kapasitet ift drift *Bestilling ressurser Roller i prosjektet: * Gevinstplanansvarlig * Kommunikasjonsansvarlig * Risiko * Økonomi/budsjett Koordinering fagressurser Koordinering og oppfølging av ressurser og beslutninger mot linje Prosess Kartlegging Planlegging Fase 3 Mottaksprosjektet, fase 2 21.05.2019 24
UiO mottaksprosjekt, Prosjektgruppe fase 2 Line Dolmset Prosjektleder Tone Morken Ass. Prosjektleder, Risiko Tori Norheim Sandlie Kommunikasjon Ellen Svendby Gravklev Koordinering fagressurser Kari Oline Bergstrøm Prosesskartlegging Lønn Terje Bakke Prosesskartlegging Økonomi Bjørn Egil Haugen Risikovurdering Marthe Berit Mørck Prosjektstøtte 25
Prosjektleder UiO gevinst og organisasjon Gevinster Økt brukervennlighet Økt systemfunksjonalitet Økt digitalisering av økonomiog lønnsprosessene Mindre dobbeltarbeid Mer samordnede arbeidsprosesser på UiO Gevinster realiseres ikke automatisk TILSTREKKELIG FELLES INNSATS Synliggjøre gevinstpotensial Skape felles eierskap Sikre ledelsesforankring Etablere felles tiltak Synliggjøre effekt for sluttbruker / på organisering Koordinering / støtte til programnivå 21.05.2019 26
Faser i mottaksprosjektet økonomi og lønn 2018 2019 2019-2020 2020-2021 Planlegging/ Prosesskartlegging Mottak, testing, opplæring, endringsarbeid Forberedelse produksjon/ overgang forvaltning/realisering Høst 2018 Vår 2019 Høst 2019 Vår 2020 Høst 2020 Vår 2021