Østre Agders Fagutvalg for E-helse og velferdsteknologi NATTILSYN MED TEKNOLOGISTØTTE Et implementerings- og utprøvingsprosjekt i samarbeid mellom kommunene i Østre Agder Versjon 8, 05.02.2014 Denne prosjektbeskrivelsen består av to deler: Del 1: Fellesprosjektet, som representerer en overbygning over lokale delprosjekter i noen av kommunene. Del 2: Prosjektbeskrivelsene for hvert av de kommunale delprosjektene. Del 1: Østre Agders prosjekt «Nattilsyn med teknologistøtte». Bakgrunn Velferdsteknologi er et nasjonalt satsingsområde, og et viktig verktøy i møtet med fremtidens demografiske utfordringer (1). Satsning på velferdsteknologi kan gi økt livskvalitet for brukerne, høyere kvalitet på tjenestene, besparelser for kommunene, og ha effekt i forhold til rekruttering (2), (3), (4). Samtidig viser erfaringen at det er viktig at prosessene som gjennomføres for å ta i bruk velferdsteknologi gjennomføres systematisk og med en tilnærming som sikrer at en tar hensyn til alle faktorer som har betydning: etiske, tekniske, økonomiske, faktorer som går på sikkerhet og personvern, organisatoriske og systemorienterte spørsmål, og kompetanse hos bruker/pårørende og i fagapparatet (4). Kommunesamarbeidet Østre Agder har besluttet å satse på implementering av velferdsteknologi i arbeidet for å bedre kvaliteten i de kommunale pleie-, omsorgs- og rehabiliteringstjenestene. Behovsstyrt implementering av velferdsteknologi i kombinasjon med justeringer i organiseringen av tjenestene kan bidra til økt sikkerhet, tryggere brukere, pårørende og ansatte, og mer målrettet og samfunnsøkonomisk utnyttelse av tilgjengelige ressurser (5). Risør kommune er allerede med i prosjektet "Digitalt nattilsyn" 1. Potensialet for raske gevinster gjennom bruk av velferdsteknologi antas spesielt stort nettopp i forbindelse med tilsyn på natt. Foreløpige erfaringer med prosjektet «Digitalt nattilsyn» synes å bekrefte dette. Bl a gir løsningene muligheter for at personalet i større grad kan intervenere når, og bare når, det er reelt behov for det. Dette kan bety både økt trygghet for og mindre unødig forstyrrelse av brukerne, og større treffsikkerhet i ressursbruken. Det er derfor interesse i flere kommuner for å komme i gang med tilsvarende implementerings- og læringsprosesser, som tar utgangspunkt i sentrale erfaringer i det nevnte prosjektet og videreutvikler og utvider både konkrete løsninger, organisatoriske tilpasninger og omfang/antall brukere. 1 I prosjektet «Digitalt nattilsyn» deltar, foruten Risør, kommunene Kongsberg, Lier, Holmestrand, Nore og Uvdal og Ål. Arena Helseinnovasjon er prosjektleder/organisator og leverandør av kompetanse og tekniske løsninger. Prosjektet avsluttes første halvår 2014.
Prosjektbeskrivelse Nattilsyn med teknologistøtte (versjon 8, 05.02.2014) Side 2 Hovedelementer i prosjektet "Digitalt nattilsyn" Prosjektet har rettet seg spesielt mot å prøve ut tekniske løsninger for å registrere og eventuelt varsle personalet ved: Nattevandring: Når bruker forlater rom eller bolig nattestid. Unormal bevegelse/anfall. Bevegelsessensor som kan varsle ved f eks epileptisk anfall. Fall og/eller fravær fra seng. Løsningene skal også muliggjøre kommunikasjon mellom bruker og personale. Et sentralt punkt er at løsningene skal tilpasses individuelt for hver bruker og vedkommendes situasjon og behov. "Nattilsyn med teknologistøtte" i Østre Agder Kommunene i kommunesamarbeidet Østre Agder er enige om at det er viktig å bli kjent med og utnytte muligheter til bedret kvalitet og ressursutnyttelse som ligger i å ta teknologi systematisk i bruk innen pleie- og omsorgstjenestene. Kommunene er også enige om at tilsyn på natt framstår som et spesielt velegnet område å konsentrere seg om i utgangspunktet. Begrunnelsene for dette er dels at det er et område der behov og mulige gevinster synes åpenbare og dels at kompetanse og erfaringer som er bygget gjennom «Digitalt nattilsyn» gir muligheter for å komme raskt i gang og unngå en del prøving og feiling som ellers må påregnes i slike prosesser. Østre Agders Fagutvalg for E-helse og velferdsteknologi har derfor besluttet at teknologistøtte til nattilsyn skal være et satsningsområde. Gjennom deltakelse i OSS «Fagutvalg for ehelse og velferdsteknologi» 2 har Østre Agder tett samarbeid og god kommunikasjon med de øvrige kommunene på Agder. Dette gir oss tilgang til mye erfaring og kunnskap som utvikles i prosjekter i regi av Helsenettverk Lister 3 og Knutepunkt Sørlandet 4. Prosjektmål Målgruppe: Prosjektets målgruppe er: Personer i og utenfor institusjon som kan nyttiggjøre seg velferdsteknologiske løsninger (primærbrukere) Pårørende til primærbrukerne. Ansatte i helse og omsorgssektoren 2 3 4 OSS: Overordnet Strategisk Samarbeidsutvalg, partssammensatt utvalg mellom Sørlandet Sykehus HF og de fem kommuneregionene på Agder. OSS Fagutvalg for ehelse og velferdsteknologi består av representanter for Listerregionen, Lindesnesregionen, Knutepunkt Sørlandet, Setesdalsregionen, Østre Agder, Sørlandet sykehus HF og utviklingssentrene for sykehjem og hjemmetjenester i Aust- og Vest-Agder. «Helsenettverk Lister» består av kommunene Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kvinesdal, Lyngdal og Sirdal, Sørlandet sykehus Flekkefjord, Lister brukerutvalg og repr. for arbeidstakerorganisasjonene. «Knutepunkt Sørlandet» er et interkommunalt samarbeidsorgan for kommunene Lillesand, Birkenes, Iveland, Vennesla, Kristiansand, Søgne og Songdalen.
Prosjektbeskrivelse Nattilsyn med teknologistøtte (versjon 8, 05.02.2014) Side 3 Prosjektet tar sikte på å vinne erfaringer med teknologistøtte til nattilsyn hos brukere med ulike somatiske og kognitive utfordringer og i ulike boformer. Hovedmål Økt kvalitet i kommunenes nattjeneste Økt trygghet for primærbrukere, pårørende og ansatte med ansvar for tilsynet på natt Bedre ressursutnyttelse. Delmål 1. Kritiske faktorer for måloppnåelse, knyttet til organisatoriske, tekniske og praktiske løsninger i kommunene, er dokumentert. Herunder spørsmål omkring løsning(er) for meldingsmottak. 2. Bruken av velferdsteknologi bidrar til: Økt opplevd trygghet og reell sikkerhet for brukerne Økt opplevd trygghet for pårørende Økt trygghet og opplevelse av mestring og mindre stress for personale med ansvar for tilsyn på natt. Behov for flytting til høyere omsorgsnivå for brukere med progredierende bistandsbehov utsettes. 3. Alle kommunene i Østre Agder utvikler ny kompetanse innenfor området velferdsteknologi: Faglig kompetanse og innovasjon knyttet til: o praktisk bruk av og muligheter med tekniske løsninger for assistanse til tilsyn på natt o endringer i organiseringen av tjenesteytingen for å utnytte potensialet i teknologien Bestiller- og implementeringskompetanse for velferdsteknologi 4. Kommunenes ressurser til tilsyn på natt brukes mer effektivt, målrettet og rasjonelt. Organisering Til grunn for organiseringen av prosjektet «Nattilsyn med teknologistøtte» ligger følgende strategiske prioriteringer: Prosjektorganiseringen skal: Sikre riktig forankring i ledelsen i enkeltkommunene og i kommunesamarbeidet Østre Agder Definere klar styringsstruktur og plassere ansvar og oppgaver Planlegge rapporteringsveier Sikre involvering av brukere og ansatte Prosjektet utgjøres av: Lokale delprosjekter som gjennomføres i Arendal, Grimstad og Risør kommune med prosjektstøtte fra Helsedirektoratet. Eventuelle lokale delprosjekter som gjennomføres i andre kommuner med egen finansiering. En felles organisatorisk overbygning i Østre Agder-regi.
Prosjektbeskrivelse Nattilsyn med teknologistøtte (versjon 8, 05.02.2014) Side 4 Lokale delprosjekt I hver prosjektkommune defineres den ansatte som sitter i Østre Agders Kommunalsjefsforum som prosjekteier. Prosjekteier, evt. sammen med 1-3 andre med lederansvar, utgjør lokal styringsgruppe med følgende mandat: Vedtar detaljert tids- og aktivitetsplan for prosjektet Følger opp ressursbruk i forhold til tilgjengelige rammer. Beslutter i spørsmål knyttet til samordning og organisering/omorganisering av interne prosesser som er viktige for framdrift og gjennomføring av prosjektet Behandler eventuelle avvik Behandler og oversender sluttrapport fra prosjektet til rådmannen En medarbeider utpekes som lokal prosjektleder. Det etableres en lokal arbeidsgruppe, som ledes av lokal prosjektleder. Lokal prosjektgruppe har følgende mandat: Utarbeider forslag til detaljert tids- og aktivitetsplan for prosjektet Holder seg orientert om ressursbruk i forhold til tilgjengelige rammer Utarbeider forslag til løsning på spørsmål knyttet til samordning og organisering/omorganisering av interne prosesser som er viktige for framdrift og gjennomføring av prosjektet Drøfter erfaringer i berørte enheter og eventuelle avvik som meldes fra prosjektleder. Gir eventuelt prosjektleder styringssignaler. Beslutter eventuelt at spørsmål eller avvik som kommer opp skal løftes til behandling på høyere administrativt nivå Utarbeider sluttrapport fra prosjektet Felles prosjektgruppe består av lokale prosjektledere og Østre Agders prosjektkoordinator for ehelse og velferdsteknologi.. Prosjektoverbygning Østre Agder tilbyr de lokale prosjektene støtte og veiledning, bl a gjennom egen prosjektkoordinator for E-helse og velferdsteknologi 5. Prosjektkoordinator inngår i felles prosjektgruppe sammen med de lokale prosjektlederne, og i Østre Agders Fagutvalg for ehelse og velferdsteknologi. Prosjektkoordinator deltar som saksbehandler i Østre Agders Kommunalsjefsforum når prosjektsamarbeidet «Nattilsyn med teknologistøtte» behandles. Prosjektkoordinator bidrar også til å knytte kontakt/etablere nettverk for ansatterepresentanter/brukerrepresentanter i prosjektkommunene. Østre Agders Kommunalsjefsforum er styringsgruppe for fellesprosjektet. Dette innebærer ansvar for: Budsjett/økonomiske rammer, fordeling av felles ressurser til prosjektkommunene og til Østre Agders koordineringsfunksjon. Godkjenning av prosjektbeskrivelser og framdriftsplaner for kommunale prosjekter Godkjenning og oppfølging av avtale om følge-med-forskning 5 Stillingen lyses ut i løpet av andre kvartal 2014 og forutsettes besatt i løpet av andre halvår 2014.
Prosjektbeskrivelse Nattilsyn med teknologistøtte (versjon 8, 05.02.2014) Side 5 Godkjenning og oppfølging av avtale(r) med leverandør(er) av teknologisk utstyr og kompetanse Oppfølging av framdrift og ressursbruk i forhold til vedtatte rammer Rapportering til Helsedirektoratet Prosjektorganiseringen er skjematisk framstilt i figur 1 nedenfor. Styringsgruppe: Kommunalsjefforum Referansegruppe: Østre Agder Fagforum for ehelse og velferdsteknologi Felles prosjektgruppe: Koord. Østre Agder Silje (kont. H.dir.) Tore (kont. AHI) Ståle (mottakssentral) Alf Reiar (prosessveil.) Risør: Prosjekteier Prosjektleder (Ståle) Prosjektgruppe Arendal: Prosjekteier Prosjektleder (Tore) Prosjektgruppe Grimstad: Prosjekteier Prosjektleder (Silje) Prosjektgruppe Tvedestrand: Prosjekteier Prosjektleder (Alf Reiar) Prosjektgruppe Figur 1: Organisering av prosjektsamarbeidet Nattilsyn med teknologistøtte Erfarings- og kunnskapsutveksling Østre Agders Fagutvalg for e-helse og velferdsteknologi er en viktig arena for utveksling og drøfting av kunnskap, erfaringer og videre strategier på bakgrunn av de lokale prosjektene. Fagutvalget er derfor referansegruppe for prosjektet. Gjennom Fagutvalget vil alle kommunene, også de som ikke etablerer egne prosjekter nå, ta del i den læringen prosjektene fører til. OSS Fagutvalg for e-helse og velferdsteknologi representerer en sentral arena for samarbeid og erfaringsutveksling for hele Agder. Østre Agders deltakelse i dette fagutvalget, og prosjektsamarbeidet spesielt med Helsenettverk Lister og Knutepunkt Sørlandet, gir kommunene i vår region tilgang til erfaringsbasert kompetanse med betydelig bredde.
Prosjektbeskrivelse Nattilsyn med teknologistøtte (versjon 8, 05.02.2014) Side 6 Kommunene i Østre Agder som gjennomfører egne prosjekter må være innstilt på å dele erfaringer og kunnskap med øvrige kommuner både i Østre Agder og i de to andre kommuneregionene som samarbeider om prosjektgjennomføringen. Økonomi Prosjektbevilgning fra Helsedirektoratet Østre Agder er tildelt 1 900 000 kroner fra Helsedirektoratet til arbeidet med nattilsyn med teknologistøtte. Av direktoratets tildelingsbrev datert 18.11.2013 framgår det at tildelingen omfatter prosjektarbeid i Risør, Arendal og Grimstad kommuner. Helsedirektoratet skriver: Tilskuddet skal dekke utgifter til utprøving av velferdsteknologiske løsninger, gjennomføre nødvendig tjenesteinnovasjon og følge-med-forskning. Prosjektet har et måltall for utprøving av digitalt tilsyn hos 30 brukere, fordelt på 10 per kommune. I dette ligger også utvikling av system for mottak av alarmer og respons når alarmer utløses. Utprøving av velferdsteknologiske løsninger skal starte senest i 2014 og måltallet ovenfor skal være nådd innen utgangen av 2014. Disponering av prosjektbevilgningen Østre Agder inngår avtale med Arena Helseinnovasjon om kjøp at portalløsninger og utstyr til boligene. For de kommunene som har avtale med DDØ plasseres serveren hos DDØ. For de kommunene som har avtale med IKT-Agder plasseres serveren der. Kjøp av portalløsninger og utstyr for Risør, Arendal og Grimstad forutsettes finansiert gjennom prosjektbevilgningen. Det samme gjelder delvis frikjøp av de lokale prosjektlederne i disse kommunene. Prosjektarbeid i flere kommuner? Mens søknaden om prosjektmidler fra Østre Agder la opp til at en eventuell bevilgning skulle fordeles videre internt mellom kommuner som ønsker å starte lokale prosjekter, binder Helsedirektoratet sin bevilgning til de tre ovennevnte kommunene. Det vil imidlertid bli vurdert om det er muligheter for at flere kommuner som måtte ønske det kan etablere parallelle prosjekter, men da med lokal finansiering. Østre Agder vil i så fall legge opp til at alle prosjektene gjennomføres med samme grunnstruktur og lokale organisering, slik at resultater og erfaringer blir direkte overførbare. Avslutning Fagutvalget ser på dette kommunesamarbeidet som en unik mulighet for kommunene til å komme i gang med, og implementere velferdsteknologi. Samarbeid på tvers av kommuner er også framhevet av Helsedirektoratet som en viktig faktor for å lykkes med å realisere potensialet i velferdsteknologi (2). Referanser 1. «Innovasjon i omsorg». NOU 2011:11, Oslo juni 2011.
Prosjektbeskrivelse Nattilsyn med teknologistøtte (versjon 8, 05.02.2014) Side 7 2. «Velferdsteknologi. Fagrapport om implementering av velferdsteknologi i de kommunale helseog omsorgstjenestene 2013-2030». Helsedirektoratet, IS-1990, Oslo juni 2012. 3. «Morgendagens omsorg». Meld. St. 29 (2012-2013), Helse- og omsorgsdepartementet, april 2013. 4. «Veikart for velferdsteknologi», KS/Sintef, http://www.ks.no/veikartforvelferdsteknologi/ 5. «Trygge spor». Rapport SINTEF A23878, Sintef januar 2013.
Prosjektbeskrivelse Nattilsyn med teknologistøtte (versjon 8, 05.02.2014) Side 8 Del 2: Prosjektbeskrivelse «Nattilsyn med teknologistøtte» i XXX kommune. Tilsyn om natta til brukere i kommunen, kort beskrivelse av dagens situasjon Antall brukere som får tilsyn i institusjon / i hjem utenfor institusjon. Omfang (hyppighet, anslagsvis timeverk) Organisering av tilsynet Utfordringer, prioriterte områder for utvikling av bedre løsninger Mål for prosjektet Målgruppe(r) Hovedmål Delmål o Brukergruppe(r) prosjektet skal rettes mot, inkl. omfang/antall brukere Konkrete arbeidsmål Organisering Prosjekteier. Lokal prosjektleder: Lokal prosjektleder rapporterer til prosjekteier. Oppgave- og rollebeskrivelse for prosjektleder i XXX kommune: o Kontaktperson internt i kommunen og overfor eksterne samarbeidsparter, først og fremst: De andre kommunene i Østre Agder-samarbeidet Østre Agders sekretariat med koordinator for E-helse og velferdsteknologi Følgeevaluator, Universitetet i Agder Leverandøren, Arena Helseinnovasjon. o Daglig ansvar for: Oppfølging av framdrift i henhold til tids- og aktivitetsplan
Prosjektbeskrivelse Nattilsyn med teknologistøtte (versjon 8, 05.02.2014) Side 9 Utvikling og implementering av relevante endringer i rutiner for og organisering av tjenesteytingen til brukere som inngår i "Nattilsyn med teknologistøtte" Oppfølging av økonomi i forhold til prosjektbudsjett. Eventuelle avvik drøftes i lokal prosjektgruppe og rapporteres til prosjekteier. o Løpende ansvar for dokumentasjon av prosessene, i samråd med Østre Agders koordinator for E-helse og velferdsteknologi og følgeevaluator o Sekretariatsfunksjon for lokal prosjektgruppe. Herunder: Kaller inn til prosjektgruppemøter i samråd med gruppas leder Skriver møtereferater Leverer underlag for eventuelle orienteringer eller saker til behandling i politiske organ. Skriver forslag til prosjektrapport med utgangspunkt i felles mal for Østre Agderkommunene, reviderer og ferdigstiller prosjektrapporten etter behandling i lokal prosjektgruppe og oversender den til prosjekteier. Prosjektlederfunksjonen tillegges NN for prosjektperioden??.??.2013 -??.??.2015, og forutsettes å ivaretas innenfor??% av prosjektleders stilling. Lokal prosjektgruppe: Mandat: o Utarbeider forslag til detaljert tids- og aktivitetsplan for prosjektet o Følger ressursbruk i forhold til tilgjengelige rammer o Utarbeider forslag til løsninger på spørsmål knyttet til samordning og organisering/omorganisering av interne prosesser som er viktige for framdrift og gjennomføring av prosjektet o Drøfter erfaringer i berørte enheter og eventuelle avvik som meldes fra prosjektleder. Beslutter eventuelt at spørsmål eller avvik som kommer opp skal løftes til behandling hos prosjekteier/lokal styringsgruppe o Drøfter forslag til sluttrapport fra prosjektet Sammensetning: Prosjektgruppa består av: o Enhets-/virksomhetsleder NN, gruppas leder (foreslås: Leder med ansvar for pleie/omsorgstilbudet til målgruppa for prosjektet) o Lokal prosjektleder, sekretær. o Team-/gruppeleder XX (foreslås: Team/gruppeleder med ansvar for tilsyn på natt)
Prosjektbeskrivelse Nattilsyn med teknologistøtte (versjon 8, 05.02.2014) Side 10 o Enhets-/virksomhetsleder YY (leder for den enheten/virksomheten som har ansvaret for lokale tekniske støttetjenester) o Tillitsvalgt o Bruker-/pårørenderepresentant Lokal styringsgruppe Mandat: o Vedtar detaljert tids- og aktivitetsplan for prosjektet o Følger opp ressursbruk i forhold til tilgjengelige rammer. o Beslutter i spørsmål knyttet til samordning og organisering/omorganisering av interne prosesser som er viktige for framdrift og gjennomføring av prosjektet o Behandler eventuelle avvik o Behandler og oversender sluttrapport fra prosjektet til rådmannen Lokal styringsgruppe består av prosjekteier, evt sammen med 1-3 andre med lederansvar Organisering av praktisk/teknisk oppfølging Tids- og aktivitetsplan. Planlegging og tidfesting av hovedaktiviteter: o Etablering av lokal prosjektleder o Etablering av lokal prosjektgruppe o Møter i lokal prosjektgruppe o Organisering, etablering av praktisk/teknisk oppfølging o Informasjons- og drøftingsmøter med de ansatte i berørt(e) enhet(er). Planlegge og avtale aktuelle endringer med hensyn til organisering, arbeidsrutiner, dokumentasjon o Informasjon til politikerne, underveis og avslutningsvis o Kontakt med mulige brukere, evt også pårørende. Identifisering av brukere i prosjektet. o Avklaring og dokumentasjon av ønsker, situasjon (herunder dagens nattilsyns-løsning) og behov hos hver enkelt bruker. Valg av utstyr, spesifisering av innstilling/programmering for hver enkelt bruker o Anskaffelse, installasjon, innstilling/programmering og uttesting av utstyr
Prosjektbeskrivelse Nattilsyn med teknologistøtte (versjon 8, 05.02.2014) Side 11 o Opplæring av alle berørte (bruker, evt pårørende, tjenesteytere) o Driftsfase. Fortløpende evaluering, erfaringsregistrering/dokumentasjon. Eventuelt endringer av utstyr eller organisering/rutiner. o Prosjektavslutning. Evaluering i forhold til mål/delmål for prosjektet. Utkast til prosjektrapport med oppsummering av prosjektet og erfaringene samt forslag til eventuell videreføring eller videreutvikling (felles mal?) til drøfting i prosjektgruppa. Endelig prosjektrapport til politisk behandling. Økonomiske rammer for prosjektet. Finansiering.