MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet i Hareid kommune Møtestad: PPT sine kontor på Blåhuset Dato: 09.10.2018 Møte tok til Kl. 12.00 Møte slutta Kl. 15.55 Medlemane har vorte varsla skriftleg via e-post. Saksdokumenta har vore utlagde til ålment ettersyn på heimesida til Vest kontroll Sekretariat for kontrollutval. Faste medlemar som møtte: Berte Holstad Engen Kjartan Grimstad Inga Ishild Hareide Greta Nelly Kirkebø Terje Dalsøren Funksjon Leiar Nestleiar Medlem Medlem Medlem Faste medlemar som ikkje møtte: Funksjon Nestleiar Varamedlemar som møtte: Møtte for Vest kontroll - sekretariat: Jostein Støylen Funksjon Dagleg leiar Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS: Funksjon Bodill Skeide Revisjonssjef/dagleg leiar Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor Frå administrasjonen møtte: Stilling Ingrid Evebø Haug Leiar PPT. I sakene 40 og 37 Side 1 av 10
SAKLISTE SAK 32/18 SAK 33/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 34/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 35/18 MELDINGAR SAK 36/18 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2019 SAK 37/18 SAK 38/18 SAK 39/18 SAK 40/18 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET TIDLEG INNSATS REVISJONSPLANLEGGING 2018 FINANSIELL REVISJON ORIENTERINGAR ORIENTERING PPT Side 2 av 10
32/18 033 20.09.2018 09.10.2018 IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent med slik endring i behandlingsrekkefølge 32, 33, 34, 35, 36, 38, 40, 37 og 39. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Kjartan Grimstad. 33/18 049 20.09.2018 09.10.2018 IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet 24.05.2018. Møteprotokollen frå møtet 24.05.2018. 34/18 033&58 26.09.2018 09.10.2018 IBM GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR 2018 1. Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen i neste møte å gi ei ny orientering om bruken og erfaringa med kvalitetssystemet Compilo. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Hareid kommune si heimeside - https://innsyn.ssikt.no/hareid/dmb/ Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret 24.05 14.06 06.09 Formannskapet 04.06 11.06 12.07 28.08 11.09 01.10 Levekårsutvalet 29.05 21.08 25.09 Nærings- og miljøutvalet 29.05 21.08 25.09 Eldrerådet 29.08 Råd for menneske med nedsett funksjonsevne 12.09 Valstyret Administrasjonsutvalet Side 3 av 10
Arbeidsmiljøutvalet 19.06 27.09 SSR Representantskap Vert sendt til leiar i kontrollutvalet SSR Styret Vert sendt til leiar i kontrollutvalet I møtet Det vart stilt spørsmål om bruken av kvalitetssystemet Compilo. 35/18 033&17 26.09.2018 09.10.2018 IBM MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldingane til vitende. 1. Vikebladet vestposten: Interkommunale selskap: - Fortrenger systemsakene enkeltsakene? 2. Presentasjon frå barnevernstenesta. 36/18 151 22.08.2018 09.10.2018 JS BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2019 Kontrollutvalet ber kommunestyret løyve kr. 50.000,- til fri disposisjon for kontrollutvalet i budsjett for 2019. Leiar og møtegodtgjersle kjem i tillegg. Ingen. Saksopplysningar Budsjett for Vest kontroll sekretariat for kontrollutval vert vedteke av styret for selskapet (samarbeidet). Dette budsjettvedtaket legg rådmannen inn i kommunebudsjettet. Sekretariatet er det utøvande lekk for kontrollutvalet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet skriv mellom anna dette i Kontrollutvalsboka (2016): «Det er avgjerande for godt kontrollarbeid at kontrollutvalsmedlemer blir sette i stand til å utøve vervet sitt på ein god måte: Kommunestyret bør sørge for at det er tilstrekkeleg budsjett til at kontrollutvalsmedlemmene kan delta på kurs og konferanser.» «Kommunestyret er ansvarleg for at kontrollutvalsmedlemmene og varamedlemmene får tilstrekkeleg opplæring i sine kontroll- og tilsynsoppgåver.» «Kontrollutvalet bør sørgje for at medlemmene (både faste og vara) får tilstrekkeleg opplæring. Det vil vere nyttig at utvalet held seg orientert om arrangement i regi av bransjeorganisasjonar og foreiningar, og sjølv tek initiativ til kurs medlemmene har trong for» I tillegg til den grunnleggjande opplæringa er det viktig at kontrollutvalet held seg oppdaterte. Dette er ein kontinuerlig prosess som det må løyvast midlar til. Side 4 av 10
For å gi kontrollutvalet gode arbeidsvilkår må kommunestyret stille naudsynte ressursar til disposisjon. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Difor må kontrollutvalet ha sitt eige budsjett som mellom anna skal dekkje opplæring, kurs/konferansar, litteratur m.m. Dette gjer at kontrollutvalet må be kommunestyret om budsjett i 2019 pålydande kr. 50.000,-. Dette er auke i høve til 2018. Årsaka er kursopplæring lokalt, regionalt og nasjonalt for dei nye kontrollutvala/kontrollutvalsmedlemane som vert valde hausten 2019. Større særskilde tiltak/saker slik som gransking og større forvaltningsrevisjonar er halde utan om dette budsjettet. Her gjeld hovudregelen om at kontrollutvalet i førekant søkjer kommunestyret for å få løyvd nødvendige midlar. Budsjettframlegget til kontrollutvalet kan berre endrast av kommunestyret. «Grunnen til at budsjettet til kontrollutvalet er i ei særstilling, er at utvalet skal vere fritt og uavhengig av dei organa som utvalet skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller eit organ som kontrollutvalet skal kontrollere og ha tilsyn med, til dømes formannskapet eller administrasjonsutvalet, får innverknad på budsjettramma til tilsynsorganet. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Budsjettframlegget til kontrollutvalet skal uendra følgje det samla budsjettframlegget til kommunestyret, slik at kommunestyret ved budsjetthandsaminga har informasjon om både kontrollutvalet sitt framlegg og formannskapet si innstilling til budsjett. 37/18 217 27.09.2018 09.10.2018 IBM OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET TIDLEG INNSATS Saka vert utsett til neste møte. Kommunalsjef for læring- og kultur vert innkalla til neste møte for å svare på spørsmål. 1. Utskrift frå møteprotokoll: Kontrollutvalssak 22/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Tidleg innsats 2. Tilbakemelding frå Hareid kommune status for gjennomføring av tilrådingar 1) Skulane i Hareid kommune Årsplan for kartleggingsprøver og tiltaksplan for elevar som skorar lavt innanfor den tilpassa opplæringa 2) Elev årshjul 3) Tiltaksplan for elevar/klasser innanfor tilpassa opplæring Saksopplysningar Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet vedtok i sak 10/17 å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kring tidleg innsats og PPT. Målsettinga med prosjektet var å undersøke om kommunen følgjer lov, forskrift og retningsliner med omsyn til å identifisere born med vanskar, yte spesialpedagogisk hjelp i barnehagar og at dei kjem tidleg i gong med spesialundervisning eller tilrettelagt undervisning i grunnskulen. Side 5 av 10
Saksbehandling forvaltningsrevisjonsrapport Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utarbeidde forvaltningsrevisjonsrapporten Tidleg innsats, Hareid kommune, datert 05.01.2018. Denne var handsama i kontrollutvalssak 22/18, og vidare i kommunestyret i PS 30/18 der det vart gjort følgjande samrøystes vedtak: 1. Kommunestyret tek til vitande Forvaltningsrevisjonsprosjektet Tidleg innsats, Hareid kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert 05.01.2018). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: Hareid kommune har lange ventelister i høve tilvising til PPT. Det er viktig at det nye PPT raskt kjem i gong med handsaming av enkeltsaker. PPT må i større grad gjennomføre systemretta og førebyggande arbeid ute i skulane, og i tillegg bidra med kompetanse og organisasjonsutvikling. Kommunen har ein eldre felles prosedyre/rutineperm for born med nedsett funksjonsevne. Denne må reviderast/oppdaterast både m.h.t. lovheimel, organisering/ansvar og innhald. Overgangsplanen må innehalde meir informasjon om korleis born som ikkje går i barnehage skal fangast opp og kven som er ansvarleg for dette arbeidet. Kommunen må i større grad enn tidlegare involvere komande kontaktlærar i overgangsarbeid/overgangsaktivitetar mellom barnehage og skule. Kommunen må sikre at rutinar knytt til hospitering mellom barnehage og skule vert gjennomført og prioritert. Kommunen må vurdere om samtykkeskjema bør innehalde meir detaljar om kva informasjon som vert overført. Kommunen må setje i verk tiltak for å oppfylle krava i rettleiar m.h.t. leksehjelp (administrasjonen har opplyst om at ein no har endra praksis). 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan 20.08.2018. Tilbakemelding frå rådmannen, datert 27.08.2018 Viser til tilbakemelding frå rådmannen som ligg ved. Tilbakemelding frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon v/alf Marius Grønnevik, datert 31.08.2018 Anbefaling 1 Det går fram av tilbakemeldinga at PPT ikkje har venteliste pr 20.08.18. Anbefaling 2 Det går fram av tilbakemeldinga at PPT bidreg inn mot Hareid kommune med kompetanseutvikling, og at ein no etablerer jamne møter mellom sektorleiing og PPT. Vidare går det fram at pedagogisk personale i barnehagar og skular har behov for meir rettleiing og støtte der dei er. Det går derimot ikkje fram om PPT har sett i verk arbeid og eventuelle tiltak ut mot skulane og barnehagane. Anbefaling 3 Ut i frå tilbakemelding tolkar ein det slik at dette arbeidet skal settast i gong i haust og fullførast i løpet av våren 2019. Side 6 av 10
Anbefaling 4 Det går fram at arbeidet ikkje er sett i verk i påvente av ny personvernlov. Anbefaling 5 Kommunen vurderer det slik at kontaktlærerane er med i den grad det er praktisk mogeleg i høve til det daglege arbeidet. Vi ser på overføringssamtalane der kontaktlærar er involvert som viktige. I dei tilfelle ein ikkje har fått på plass kontaktlærar, eller ikkje har anledning til å gjennomføre overføringssamtaler på våren, bør ein vurdere om det skal etablerast ei rutine der kontaktlærar så raskt som råd etter skulestart gjennomfører overføringssamtale med barnehagane. Anbefaling 6 Kommunen har utarbeid eigne rutinar i høve hospitering mellom barnehage og skule. Tilbakemeldinga viser at dette blir gjennomført i den grad det let seg gjere. Om kommunen vurderer rutinane som vanskelege å oppfylle, bør ein vurdere om det vil vere hensiktsmessig å endre dei slik at det er samsvar mellom rutinar og praksis. Anbefaling 7 Samtykkeskjemaet er til vurdering hjå personvernombodet, og vil bli tilpassa dei andre samarbeidskommunane på Søre (Herøy har dei utarbeida eit skjema som fangar opp dette). Anbefaling 8 Gjennomgangen ute på einingane viste at kommunen ikkje oppfylte krava i høve rettleiar (slik det går fram i rapporten). I E-post frå 7. mars fekk ein ei ny tilbakemelding frå kommunalsjef oppvekst på korleis leksehjelpa var organisert, der krava var oppfylt. Ein bad om tilbakemelding på når praksis hadde blitt endra, men dette har vi ikkje fått tilbakemelding på, og revisjonen har ikkje kontrollert om praksis har blitt endra. I møtet Leiar PPT var til stades og svara på enkelte spørsmål. Ho opplyste at kommunalsjef for læringog kultur Eivind Longva burde ha vore til stades for å svare på nokre av spørsmåla. Leiaren sette fram flg. forslag til vedtak: Saka vert utsett til neste møte. Kommunalsjef for læring- og kultur vert innkalla til neste møte for å svare på spørsmål. Det vart røysta over dette forslaget som vart samrøystes vedteke. 38/18 216 01.10.2018 09.10.2018 IBM REVISJONSPLANLEGGING 2018 FINANSIELL REVISJON Kontrollutvalet tek til vitende Revisjonsplanlegging 2018 finansiell revisjon, for Hareid kommune, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Dokument for revisjonsplanlegging - finansiell revisjon. Motteke 01.10.2018. (Unnateke off. innsyn, jfr. offl. 24.1, 13.1 jf. fvl. 13 nr 2.) Vert sendt pr. post Side 7 av 10
Saksopplysningar Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS ved revisjonssjef Bodill Skeide, har utarbeida eit planleggingsdokument for revisjonsarbeidet finansiell revisjon for året 2018. Dette for å utføre ein forsvarleg revisjon. Dokumentet er i samsvar med regelverket. Planleggingsdokumentet inneheld følgjande: Selskapsinformasjon Oppdragsvurdering Vesentlegheitsgrense Bemanning og budsjettert timeforbruk Generell risikovurdering og spesifikk risikovurdering på revisjonsområda o Transaksjonsklasser o Kontosaldoar o Tilleggsområder o Angrepsvinkel I den grad det er nødvendig vil revisor vil gå gjennom dokumentet på møtet, og svare på spørsmål. Møtet vert då lukka. I møtet Leiaren tok opp om det var behov for gjennomgang og spørsmål til B-dokumentet, i så fall må møtet lukkast. Debatten om evt. lukking av møtet vart halden for lukka dører. Dørene vart så opna og kontrollutvalet røysta over forslaget om lukking med heimen i kommunelova 31 nr 2 (Lovbestemt teieplikt). Jfr. offl. 24.1, 13.1 jf. fvl. 13 nr. 2. Kontrollutvalet vedtok samrøystes å lukke møtet ved gjennomgang av B-dokumentet. Dørene vart lukka. Revisjonssjef Bodill Skeide orienterte og svara på spørsmål. Etter dette vart møtet opna igjen og det vart gjort vedtak i saka. 39/18 047 27.09.2018 09.10.2018 IBM ORIENTERINGAR Kontrollutvalet tek orienteringane til vitende. 1. Notat frå advokat Kjetil Kvammen vedkomande SSIKT 2. Notat frå advokat Kjetil Kvammen vedkomande vassig Saksopplysningar Kontrollutvalsleiar og dagleg leiar i Vest kontroll orienterer i møtet om: SSIKT Vassig i byggefelt Vest kontroll Administrative tilhøve Side 8 av 10
Inga Ishild Hareid meinte seg inhabil i saka grunna slektskapshøve, jf. Forvaltningslova 6 b), noko utvalet sa seg samde i. Hareide gikk deretter frå møtet. Sidan dette var siste saka til behandling trengde ho ikkje møte igjen. Leiaren tok opp spørsmålet om å lukke møtet, då det kunne kome fram opplysningar om enkeltpersonar. Debatten om evt. lukking av møtet vart halden for lukka dører. Dørene vart så opna og kontrollutvalet røysta over forslaget om lukking med heimen i kommunelova 31 nr 4 (hensynet til personvern). Kontrollutvalet vedtok samrøystes å lukke møtet ved gjennomgang av B-dokumentet. Dørene vart lukka. Leiaren orienterte. Møtet vart opna igjen etter orienteringa. 40/18 030&18 27.09.2018 09.10.2018 IBM ORIENTERING PPT Kontrollutvalet tek orienteringa frå PPT-leiaren til vitende. Ingen. Saksopplysningar Leiar for PPT Ingrid Evebø Haug orienterer om PPT sitt arbeid. I møtet Leiar for PPT orienterte bl.a v/power Point og svara på spørsmål Det vart særleg orientring om desse emna: Endring som kjem ovanfrå Framtidsbilde Saman for utvikling og læring. Skal lage ein ny organisasjon og representere PPT utad. Mål er å bli best i landet kompetanseheveing og organisasjonsutvikling. (Kome langt på Hareid. God samarbeid med skulane) Ta med vidare det som fungera godt og slutte med det som ikkje fungerar Noko av de som er gjort så langt. (12 nye tilsette frå august 2017. Arbeidet både på system og enkeltindivid) Det som vart framheva i samarbeidsorganet PPT har mange interessentar alle nivå er viktige for at «VI» skal skape in vel fungerande organisasjon saman Langsiktig arbeid Arbeid i endringsprosessar internt og eksternt, krev kompetanse, god leiing og systematisk arbeid i alle fasane Talet på einingar er 72 med Møre barne- og ungdomsskule og vaksenopplæring Saker (ca. 700 individsaker og mange systemsaker som omhandlar kompetanseheving og organisasjonsutvikling) «Å høyre til «Tilpassa, inkluderande og likeverdig opplæring for alle Likeverdig opplæring Inkludering Tilpassa opplæring Side 9 av 10
Systemperspektivet (Utdanningsdirektoratet) PPT sitt mandat opplæringslova PPT sitt arbeid med enkeltsaker Funksjonshemming gap-modell Heile mennesket Arbeidet med enkeltsaker døme Saksgang enkeltsaker PPT sitt arbeid med kompetanseheving og organisasjonsutvikling Kva nivå er PPT på? Mål og resultat PPI (PPT sitt journalsystem) Kva bør PPT ta meir omsyn til forsking Rammeverk for implementering Det vert vist til Power Point (vert sendt til kontrollutvalsmedlemane) for meir informasjon for kvar enkelt emne/tema. Møtet slutt. Berte Holstad Engen Leiar Kjartan Grimstad Nestleiar Møteprotokoll går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte Ordførar og rådmann til orientering Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS til orientering Side 10 av 10