En beskrivelse av fremgangsmåter for å lage enkle linjediagrammer i Microsoft Office Excel Del, Office Excel 003 Stein Modig Andersen Sykehuset Innlandet HF, Habiliteringstjenesten i Hedmark Sammendrag Artikkelen er skrevet for de som er opptatt av å dokumentere effekten av arbeidet de gjør på en objektiv, og enkel måte. Del beskriver hvordan linjegrafer kan konstrueres i Microsoft Office Excel 003 plattformen, del beskriver fremgangsmåten i Excel 00. Det brukes også skjermbilder for å visualisere fremgangsmåtene. Innledning Grafisk fremstilling av data i N= design er sentralt i anvendt atferdsanalyse. Grafiske fremstillinger av data brukes først og fremst for å dokumentere effekten av klinisk arbeid, men kan også være relevant for studenter og andre som vil dokumentere effekten av tiltak (Løkke & Løkke, 005). Carr & Burkholder (998) beskriver en detaljert fremgangsmåte blant annet for å lage grafiske fremstillinger av reverserings- og multippel baseline design. Løkke og Løkke (005) oversatte og tilpasset disse fremgangsmåtene til nyere versjoner av Microsoft Office Excel. Tilbakemeldinger på denne artikkelen viste imidlertid at enkelte steg i beskrivelsene kunne være vanskelig å følge for nybegynnere (Løkke, Olsen, Løkke, & Strømgren, 00a). Microsoft Office Excel har blitt oppdatert flere ganger, senest i 00. Den største endringen av Excel kom i 007 (Løkke m.fl., 00a). Dixon, Jackson, Small, Horner-King, Lik, Garcia & Rosales (009) beskriver fremgangsmåter for å konstruere grafer i 007 versjonen av Microsoft Office Excel. Løkke m.fl. (00a, b) har bearbeidet og utvidet disse beskrivelsene. «Office-pakken» har blitt oppdatert flere ganger, men egen erfaring fra Hedmark viser at langt fra alle kommunene har oppdatert sine systemer til de nyeste versjonene. Flere 7
kommuner bruker fortsatt 003 utgaven, eller utgaver som har samme plattform. Opplæring og veiledning i disse versjonene av Microsoft Office Excel etterspørres stadig vekk. Etter oppdateringen til Office 00 er det også behov for opplæring i denne versjonen. Denne artikkelen beskriver hvordan linjediagrammer kan lages i Excel 003 og 00. (For de som bruker 007 versjonen er det gitt referanser til artikler som beskriver dette.) I tillegg til beskrivelsene blir det brukt skjermbilder fra programmet for å visualisere eksemplene. Det vitenskapelige er tonet ned til fordel for en praktisk gjennomføring av hvordan en A og B- fase i en reverseringsdesign kan konstrueres. Enkelte punkter i eksemplene kan gjentas for å lage en fremstilling av en ABAB-design. Et tips før man begynner å arbeide i Excel er å vite om angrefunksjonen. Ved å trykke på angreknappen angres den siste operasjonen som ble gjort. Trykk to ganger for å gå to skritt tilbake osv. Angrefunksjonen virker bakover til der Excel sist ble lagret. Se første bilde nedenfor.. Sette inn dato, uketall, årstall m.m.. I ruten A skrives enten dato, uke nr. årstall eller lignende.. I ruten A skrives aktuell dato, uke nr., årstall eller lignende. I dette eksemplet brukes det dato og årstall, skriv inn dette. 3. Trykk i ruten A. Hold markøren over nederste høyre hjørne i ruten A. Den vil skifte utseende i fra et bredt hvitt kors til et tynt svart kors. Angreknapp.. 3. Når det svarte tynne korset vises hold venstre museknapp nede samtidig som du drar musa nedover og påfølgende datoer, uke nr, årstall eller lignende fylles automatisk inn. I dette eksemplet legges de første 4 dagene i januar 0 inn. 8
I noen tilfeller kopierer Excel bare det som er i ruten A. Da må det for eksempel skrives inn neste uketall i ruten A3. Marker både A og A3 ved å trykke i A, hold venstre musetast nede og dra ned til A3. Nå er begge rutene markert. Hold pekeren over høyre hjørne i A3 til den skifter til et tynt svart kors, trykk venstre musetast og hold den nede, dra så nedover til det riktige antall ukenr., årstall eller lignende vises.. Kategorier som skal grafes ut I rute B, C, D osv. skrives det inn hva som skal grafes ut. I dette eksemplet brukes angrep, selvskading og ødeleggelse. Trykk i ruten det ønskes tekst i og skriv inn. (Teksten kan redigeres hvis dette er ønskelig i formellinjen, se nedenfor. Trykk i formellinjen og rediger.) Formellinje 3. Legge inn data Nå kan tallene fra et registreringsskjema legges inn. I dette eksemplet skrives tallene for angrep, selvskading og ødeleggelse inn i de tilhørende kolonnene. 9
4. Grafing av data For å grafe ut dataene markeres område som skal grafes ut.. Trykk i ruten A og hold venstre musetast nede mens du drar ut det område som skal grafes. (Et hvilket som helst dataområde kan grafes ut ved å markere område som skal grafes.). Når området er markert, trykk på knappen «diagramveiviser». 4.. Excel spør nå hva slags diagram som skal lages. Velg det alternativet som er relevant. I dette eksemplet velges linjediagram fordi dette diagrammet tydelig viser endring av atferd over tid. Trykk på «linjediagram» og trykk på «neste». 0
4. Neste bilde spør etter om riktig område er valgt, og forhåndsviser grafen. Trykk på «neste» hvis dette er korrekt. Trykk på «tilbake», og gjør foregående punkt hvis dette ikke er korrekt. 4.3 I det neste bilde skrives det inn diagramtittel og navn på aksene. Trykk på «neste» når dette er gjort.
4.4 Dette bilde spør etter hvor diagrammet skal plasseres. Det kan være en fordel å ha diagrammet på et annet ark enn dataene. Hvis dette er ønskelig trykk på «nedtrekkslisten» og velg «ark». Trykk «fullfør». 4.5 Grafe ut enkelte dataområder I eksemplet over ble alle data grafet ut. Det er også mulig å grafe ut bestemte data, for eksempel kun selvskading.. Marker tidsrommet ved å trykke på første ruten i dato kolonnen som er relevant, venstre musetast holdes nede mens musa dras til siste dato i perioden, slipp musetasten.. Hold «ctrl» tasten på tastaturet nede samtidig med at område for selvskading merkes. Trykk på «diagramveiviser» og gjenta punkt 4. til 4.4.
5. Endre størrelse på grafen. Sørg for at grafen er markert ved å klikke et sted inne i den. Størrelsen på grafen kan justeres ved å plassere markøren over et av de svarte punktene i rammen rundt grafen til den skifter fra et hvitt kors til en svart diagonalpil.. Hold venstre musetast nede å dra grafen ut til ønsket størrelse. 3. Grafen kan nå skrives ut ved å trykke på knappen «skriv ut». Grafen kan også lagres på samme måte som andre Office dokumenter. For å komme tilbake til dataene trykk på arkfanen «ark», se neste punkt. 3 5. Endre navn på arkfaner. Klikk med høyre musetast over arkfanen som skal endre navn.. Velg «gi nytt navn». I eksemplet endres ark til «data» og ark til «graf». 3
Disse fem punktene er de som er nødvendige for å lage grafer. Fremgangsmåten er den samme hvis det er ønskelig med for eksempel stolpediagrammer, eller legge inn andre kategorier enn det som er gjort her. I fortsettelsen beskrives det videre arbeid med grafen for å legge inn data for flere tidsperioder, og å lage faseskille i grafen for å fremstille en ABdesign. 6. Fjerning av unødvendige parametere. Fjerning av støttelinjer gjøres ved å holde markøren over en av støttelinjene.. Trykk på høyre museknapp, velg «fjern». 6.. Fjerne farge i tegnområde. For å fjerne det grå området holdes musepekeren over det grå feltet.. Trykk på høyre musetast og velg «fjern». 4
6.. Grafen blir seende slik ut: 5
7. Legge inn mer data Som et eksempel blir det etter de første 4 dagene med registrering satt inn ett tiltak. For å grafe ut dette, gå til arkfanen «data». (Se punkt 5. ovenfor.). La det være en tom rad mellom data som allerede er lagt inn og sett punktum i den tomme datoruten. (Dette gjøres for at Excel senere skal kunne skille mellom fasene.). Fyll inn de nye dataene. I dette eksemplet legges det inn data for resten av januar. Er tiltaksfasen lengre fylles det inn data for den perioden som er aktuell. (Se punkt til 3 over). 8. For å lage en graf av en AB-design i dette eksemplet markes alle dataene som er lagt inn. To uker før tiltak, og tiltaksfasen. Gjenta punkt 4 til 6 ovenfor for å lage grafen. I punkt 4.4 kan «ark» 3 velges hvis det ikke er ønskelig med to grafer på samme ark. 9. Faseskille For å markere faseskille mellom utgangsnivået og tiltaksfasen lages det en vertikal strek. Hvis ikke verktøylinjen for tegning er aktiv finnes den på menylinjen.. Trykk på «vis».. Velg «verktøylinjer». 3. Velg «tegning». 6
3 9.. Legge til faseskillelinje. Fra tegneverktøylinjen velges «linje».. Tegn linjen inn i grafen. 7
0. Trendlinje Det kan også legges til en trendlinje for kategoriene som grafes ut.. Hold markøren over den linjen som skal ha trendlinje, trykk på høyre musetast.. Velg «legg til trendlinje». 0.. Velg alternativet som er relevant, og trykk «ok». 8
. Sette inn tekst i grafen. Tekst kan legges til i grafen ved å trykke på «tekstboks» fra tegneverktøylinjen.. Lag tekstboksen der den skal være ved å holde venstre musetast inn mens tekstboksen dras til ønsket størrelse, skriv inn teksten. I eksemplet er det lagt inn «utgangsnivå» for A- fasen, og «tiltaksfase» for B-fasen. (Tekstboksen kan flyttes ved å klikke på den og føre markøren over linjene i boksen til det svarte pilkorset vises. Hold venstre musetast nede og flytt boksen til ønsket sted. Størrelsen kan også endres ved å klikke på tekstboksen og føre markøren over linjene til en svart diagonalpil vises. Hold venstre musetast nede å dra boksen til ønsket størrelse.). Legge sammen data automatisk En annen nyttig funksjon i excel er autosummering av data. For eksempel kan det være hensiktsmessig å oppsummere data for hele januar. Dette kan gjøres automatisk ved å velge funksjonen «autosummer». I dette eksemplet er det selvskading som blir brukt. Velg arkfanen data. (Se punkt 5. ovenfor.) 9
. Skriv inn «sum selvskading» i en ledig kolonne.. Under dette markeres neste tomme rute. 3. Trykk på «autosummer». Excel ber nå om at område som skal summeres markeres. 4. Marker dataene i kolonnen selvskading ved å trykke på første ruten med data, hold venstre musetast nede og dra nedover til alle data er markert, trykk «enter» på tastaturet. Da vises summen av kolonnen selvskading. Er det ønskelig å summere data fra de andre kolonnene gjøres dette på samme måte. (Ved å trykke på pilen ved siden av «autosummer» kommer det en nedtrekksliste med flere funksjoner.) 3 4 Oppsummering Denne artikkelen beskriver i tekst- og skjermbilder hvordan enkle linjegrafer kan konstrueres i Microsoft Office Excel, basert på 003 utgaven. For å konstruere mer avanserte grafer, i nyere versjoner av Excel, er det gitt referanser til artikler som beskriver dette. «Hjelp funksjonen» i de ulike versjonene kan også anvendes. Først og fremst er artikkelen ment som et bidrag til at tiltak blir evaluert på et objektivt bidrag, det vil si på bakgrunn av data, ikke på bakgrunn av «synsing». Kontakt: Stein Modig Andersen Sykehuset Innlandet HF, Habiliteringstjenesten i Hedmark Øvermarka 0, 30 Furnes Telefon: 6 55 86 00 E-post: steinmodig.andersen@sykehuset-innlandet.no 0
Referanser Carr, J. E., & Burkholder, E.O. (998). Creating Single-Subject Design Graphs With Microsoft Excel. Journal of applied behavior analysis, 3, 45 5. Dixon, M., R., Jackson, J., W., Small, S., L., Horner-King, M., J., Ker Lik, M., Garcia, Y. & Rosales, R. (009). Creating Single-subject Design Graphs In Microsoft Excel 007. Journal of applied behavior analysis, 4, 77 93. Løkke, G. H., Olsen, F., Løkke, J. A., & Strømgren, B. (00a). Utforming av innendeltakerdesign grafer i Microsoft Excel 007. Norsk Tidskrift For Atferdsanalyse, 37, 55 67. Erratum. Løkke, G. H., Olsen, F., Løkke, J. A., & Strømgren, B. (00b). Utforming av innendeltaker-design grafer i Microsoft Excel 007. Norsk Tidskrift For Atferdsanalyse, 37, 39 4. Løkke, G. H., & Løkke, J. A. (005). Fremstilling av N=-data i Excel. En bruksanvisning for linjediagram. Diskriminanten, 3, 3 9.