TILPASNINGSAVTALE til Statens Hovedavtale 2013 2015 Behandlet/forhandlingstidspunkt: 04.06.2013 Virketid til: 31.12.2015 Avtalen blir forlenget med ett år om gangen dersom ikke ny avtale er inngått
INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. STATUS SIDE 3 2. FORANKRING SIDE 3 3. BEHANDLING SIDE 3 4. FORMÅL SIDE 3 5. AVGRENSING MOT AMU SIDE 3 6. VIRKETID SIDE 4 7. MEDBESTEMMELSE SIDE 4 8. PARTSFORHOLD SIDE 5 9. FORMER FOR MEDBESTEMMELSER SIDE 5-9.1 SAMU-MØTET SIDE 6-9.2 INFORMASJON SIDE 7-9.3 DRØFTINGER SIDE 7-9.4 FORHANDLINGER SIDE 8-9.5 PROSEDYRER SIDE 9 10. PERSONALPOLITIKK SIDE 9-10.1 TILSETTINGSRÅDET SIDE 10-10.2 REKRUTTERING SIDE 10-10.3 LIKESTILLING SIDE 10-10.4 KOMPETANSEUTVIKLING SIDE 10 11. ANDRE BESTEMMELSER SIDE 11-11.1 TILLITSVERV SIDE 11-11.2 TJENESTEFRI OG MØTER I ARBEIDSTID SIDE 11 2
1. Status Denne tilpassingsavtalen er en gjensidig forpliktende avtale mellom partene hos Fylkesmannen i Rogaland og skal, sammen med Hovedavtalen i Staten, danne grunnlag for utøvelse av medbestemmelse i fylkesmannsembetet. 2. Forankring Denne avtalen er hjemlet i Hovedavtalen (HA). Etter Hovedavtalen 3 skal den enkelte virksomhet inngå en avtale om medbestemmelse som er tilpasset virksomhetens og de ansattes behov. En slik tilpasningsavtale skal gi en konkret beskrivelse av de avtalte medvirkningsordningene på ulike nivå i virksomheten. Ha 4 beskriver rammer og minimumskrav til en tilpasningsavtale. Tvisteløsninger, ved interessetvister under inngåelse av tilpasningsavtalen, er beskrevet i HA 5. Tvisteløsninger ved uenighet om forståelse av tilpasningsavtalen er beskrevet i HA 6. Avtalens varighet er regulert i HA 7. 3. Behandling Tilpasningsavtalen ble sist revidert i 2007. Prosessen mot ny avtale: 1. Innspill fra hovedorganisasjonene. 2. Arbeidsgiver lager forslag til ny avtale, 3. Forslag blir gjennomgått i møte med alle organisasjonene og representanter fra avdelingslederne 30. januar 2013. I møtet ble man ikke helt ferdige med gjennomgangen, slik at organisasjonene fikk frist til 6. februar 2013 til å komme med skriftlige innspill. Slike er gitt av Tekna, NTL, UNIO og AF 4. Tilpassingsavtalen forhandlet 4. juni 2013. 4. Formål Fylkesmannen i Rogaland skal ha en aktiv personalpolitikk for å ivareta oppgaver i tråd med målsettinger og resultatkrav og som bygger på Fylkesmannens visjon, verdier og overordnede styringsdokument. Det skal legges vekt på målrettet personalutvikling og rekruttering, kvalitetsbevissthet og resultatoppfølging. Vi skal ha et arbeidsmiljø som er trivelig og utfordrende. Organisasjonskulturen skal være preget av engasjement, innsatsvilje og medinnflytelse. Ansatte skal sikres en omsorgsfull, god og likeverdig behandling. En forutsetning for å få dette til er et aktivt og positivt samarbeid mellom ledere og tillitsvalgte med gjensidig respekt for hverandres roller og ansvarsområder. Tilpasningsavtalen skal beskrive og formalisere dette samarbeidet både på embetsnivå og avdelingsnivå. 5. Avgrensing mot AMU 3
Arbeidsmiljøutvalgets arbeid er regulert i arbeidsmiljøloven, og ikke av Hovedavtalen. Vi viser spesielt til lovens 7-2. Samarbeid i Arbeidsmiljøutvalget er imidlertid viktig for ansattes arbeidsvilkår. Partene er enige om at det ikke er hensiktmessig å trekke et skarpt skille mellom AMU s arbeid og andre medbestemmelsesordninger. Det er likevel slik at alle saker som angår ansattes fysiske og psykiske arbeidsmiljø skal behandles av AMU. Dette utelukker imidlertid ikke at slike saker også kan behandles i medbestemmelsesmøter mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte etter HA. 6. Virketid Tilpasningsavtalen følger Hovedavtalens virkeperiode og denne avtale utløper 31.12.15. Avtalen forlenges for 1 år om gangen, dersom ikke 1 av partene sier den opp med 3 måneders varsel. 7. Medbestemmelse Medbestemmelse skal sikres ved at organisasjonenes tillitsvalgte trekkes tidlig med i alle prosesser som har betydning for de ansattes arbeidssituasjon og skal utøves på alle nivå i organisasjonen. Med virksomhet menes i denne avtalen Rogaland fylkesmannsembete, med hver enkelt avdeling som driftsenhet. Medbestemmelse utøves på lavest mulige nivå i virksomheten. Når man velger medbestemmelsesnivå, skal det imidlertid tas hensyn til behovet for helhet, samordning, felles regelverk og praksis hos Fylkesmannen. Medbestemmelse skal skje på både virksomhets og driftsenhetsnivå, slik at saker som angår hele embetet som hovedregel skal behandles på virksomhetsnivå (heretter kalt embetsnivå), mens saker som kun angår den enkelte avdeling som hovedregel behandles på driftsenhetsnivå (heretter kalt avdelingsnivå). Behovet for en enhetlig politikk og lik praksis tilsier at saker som i utgangspunktet kun angår en avdeling skal behandles på embetsnivå, fordi saken er av prinsipiell karakter og/eller vil kunne få konsekvenser for andre avdelinger. Det kan heller ikke gjøres avtaler eller ordninger på avdelingsnivå, som er i strid med avtaler o.a. inngått på embetsnivå. Som hovedregel skal det informeres på embetsnivå om viktige saker før drøfting på avdelingsnivå. Slik informasjon kan gis i SAMU-møter eller elektronisk. En gang pr. år skal det være felles opplæring for tillitsvalgte og ledere i Hovedavtalens bestemmelser og andre spørsmål som er viktig for utøvelse av leder- og tillitsvalgtrollen. I Tillegg skal medbestemmelsesordningene og tilpasningsavtalen evalueres årlig. Se HA 1 pkt 12. Alle organisasjonene inviteres til evalueringsmøtet. Dersom det er enighet mellom 4
partene om at det er behov for å justere enkelte punkt i avtalen, kan dette gjøres også i avtaleperioden. Hvis det er uenighet mellom partene i den enkelte avdeling om hvilket nivå saken skal behandles på, kan saken bringes opp på embetsnivå av hver av partene. Både embetsledelsen og embetets sentrale partsrepresentanter for arbeidstakerne kan bringe spørsmål om behandlingsnivå inn for avklaring mellom partene på embetsnivå. Medbestemmelse skal skje på et så tidlig tidspunkt at medbestemmelsen er reell. Ansatte skal gjennom sine tillitsvalgte, tilbys representasjon i komiteer eller utvalg som har eller kan ha betydning for de ansatte (partssammensatte utvalg). Slik deltakelse fritar imidlertid ikke saken fra formell medbestemmelse etter HA, men kan og bør bidra til å forenkle prosessen. Dersom partene er enige om det, kan det imidlertid bestemmes, i forbindelse med opprettelsen av utvalget, at tilfredsstillende medbestemmelse etter HA skjer i utvalget. 8. Partsforhold Arbeidsgiverparter Fylkesmannen er arbeidsgivers part i saker etter Hovedavtalen. Fylkesmannen i Rogaland har delegert myndigheten til assisterende fylkesmann. I saker som angår en enkelt avdeling, men som forhandles på embetsnivå, deltar avdelingsdirektør, eller den han/hun bemyndiger, sammen med ass. fylkesmann. Når medbestemmelse utøves i den enkelte avdeling, skal avdelingsdirektøren, eller den han/hun bemyndiger, representere arbeidsgiversiden. Arbeidstakerparter Ved drøftinger og i forhandlinger på embetsnivå er hovedsammenslutningene arbeidstakerparter. Dersom organisasjonene under en hovedsammenslutning velger ikke å ha et formelt samarbeid på embetsnivå, gjelder partsrettighetene i Hovedavtalens 9. Ved drøftinger på avdelingsnivå skal tjenestemannsorganisasjoner som er representert i avdelingen, ha rettigheter som arbeidstakerpart. Når det gjelder medbestemmelse i form av informasjon, jf. 11 i Hovedavtalen, er alle tjenestemannsorganisasjoner ved embetet/avdelingen parter. I SAMU-møtet (jf pkt 9.1) er det likevel hovedsammenslutningene som har møterett. Dersom organisasjonene under en hovedsammenslutning velger ikke å ha et formelt samarbeid på embetsnivå vil de som har partsrettigheter etter Hovedavtalens 9 ha møterett i SAMU. 9. Former for medbestemmelse Det vises til Hovedavtalens 10. Samarbeidsformer skal være informasjon, drøfting og forhandling. 5
Utgangspunktet for all medbestemmelse i embetet er at alle ansatte skal være godt informert om retningslinjer, målsettinger og resultat og alle forhold som påvirker deres arbeidssituasjon. Det betyr bl. a. at det jevnlig skal avholdes avdelings- og seksjonsmøter. Avdelingsmøter skal avholdes minst 1 gang pr. måned. Nettstedet Innsida er hovedkanalen for informasjon til alle ansatte ved embetet. Informasjon til alle ansatte på embets- eller avdelingsnivå erstatter ikke informasjon etter HA. Derfor skal slik informasjon normalt alltid gis gjennom organisasjonenes tillitsvalgte, slik det er beskrevet i Hovedavtalen og i denne tilpasningsavtalen. Partene kan likevel avtale at medbestemmelseskravet for informasjonssaker, jf. 11, er oppfylt ved at alle ansatte er gitt informasjonen i avdelingsmøter, allmøte eller på annen måte, f. eks på Innsida. For medbestemmelse i avdelingen har avdelingsdirektør ansvaret for å etablere en fast struktur for planlegging, innkalling, gjennomføring og referat fra møtene i samarbeid med de tillitsvalgte. Det skal til vanlig være 4 faste samarbeidsmøter i avdelingene pr. år. Annen møtefrekvens kan avtales mellom partene i avdelingen. Alle organisasjoner som er representert i avdelingen, har møterett. Politiske beslutninger er ikkje gjenstand for medbestemmelse. Organisasjonene skal likevel informeres dersom avgjørelsen har vesentlig innvirkning på de ansattes arbeidssituasjon. 9.1 SAMU-møtet Fylkesmannen i Rogaland har opprettet et eget samarbeidsutvalg (SAMU). SAMU er et forum for gjensidig informasjonsutveksling, meningsutveksling og dialog mellom partene på embetsnivå. SAMU-møtet kan også ta opp drøftingssaker og/eller forhandlingssaker som skal behandles på embetsnivået. SAMU-møtet blir brukt til drøftinger og/eller forhandlingssaker som skal behandles på embetsnivå. Dersom SAMU blir brukt til drøftinger eller forhandlinger, skal dette presiseres i innkallingen til møtet og avtalte frister skal gjelde. Partene på embetsnivå, som beskrevet under pkt. 8, har møterett. SAMU møtes til vanlig minst 4 gang pr. år. Hyppigere møter kan avtales. Personalrådgiver møter i SAMU som sekretær. Drøftinger og forhandlinger skal alltid foregå i møte mellom partene. Det blir arrangert slike møter etter behov, eller lagt til ett av de faste SAMU-møtene, dersom det passer med tiden. Hovedsammenslutningene (partene etter Hovedavtalens 9) har møte- og talerett i det såkalte budsjettmøtet som avholdes primo desember. Fylkesmannen i Rogaland utarbeider hvert år en årsplan og en langtidsplan hvor viktige tidspunkter for samarbeid på embetsnivå er tidfestet. Langtidsplanen skal vise tidspunkt for kommende revisjoner av viktige avtaler og dokumenter. Årsplanen presenteres på intranett før utgangen av februar hvert år og skal oppdateres i løpet av året. 6
9.2 INFORMASJON Det bør holdes allmøte minst 1 gang pr. år. Informasjon til tillitsvalgte skal skje både på embetsnivå og avdelingsnivå, alt ut fra sakens karakter. Informasjon vil normalt likevel utøves på avdelingsnivå. Dette vil også gjelde i saker som det er informert om til embetets sentrale tillitsvalgte, dersom ikke annet er presisert. Unntak fra dette er informasjon til tillitsvalgte i ansettelsessaker ut fra bestemmelsene i personalreglementet. Det skal gis tidlig informasjon om saker som senere kan bli gjenstand for drøfting eller forhandling. Det skal holdes avdelingsvise møter mellom avdelingsledelsen og tillitsvalgte for å kunne ivareta informasjonsbehovet. Dersom ikke annet avtales, skal det avholdes minst 4 slike møter pr. år Dette kommer likevel ikke til erstatning for løpende informasjon som skal sikre tillitsvalgte muligheter for reell innflytelse i aktuelle saker. Når organisasjonene er representert i prosjektgrupper o.l., har disse representantene ansvar for å informere de organisasjonene de representerer. Innsida er embetets viktigste redskap for informasjon til tilsatte. Innkalling til og referat fra embetets ledergruppe skal offentliggjøres her. Avdelingsledelsen har likevel ansvar for å informere sine medarbeidere om saker fra ledermøtet som har betydning for dem. Det skal gis informasjon i tilsettingssaker, både om hvem som er ansatt og når vedkommende tiltrer. Innsida kan brukes. Personalenheten har ansvar for dette. Kravet til informasjon må alltid balanseres mot krav til konfidensialitet, den tillitsvalgtes mulighet til å utøve sitt verv og ledelsens taushetsplikt i saker som gjelder enkeltansatte. Ledelsen har plikt til å holde de ansatte orientert om de rettigheter og plikter de har som tilsatt i staten. Prinsippet for informasjon er at det er bedre å informere for mye enn for lite. Etter HA skal informasjon gis i møter og/eller skriftlig/elektronisk. Informasjon til fagorganisasjonene, utenom allmøtet og faste informasjonsmøter (SAMU), vil som hovedregel skje elektronisk. 9.3 Drøftinger Drøfting kan skje både på avdelingsnivå og embetsnivå. Det vises i den forbindelse til pkt. 8. Embetet har et felles budsjett, men med en fastsatt ramme for hver avdeling. Fellesbudsjettet skal drøftes på embetsnivået. Avdelingen sitt budsjettforslag skal drøftes på avdelingsnivå. Det samme gjelder organisatoriske endringer som ikke skal forhandles og 7
som angår bare en avdeling. Det påhviler begge parter å bringe saker inn for drøfting, dersom en mener at saken hører hjemme under denne bestemmelsen. Når det gjelder budsjettposter som i særlig grad påvirker de ansattes arbeidssituasjon, skal medbestemmelse utøves på et så tidlig tidspunkt at reell medbestemmelse kan finne sted. Slike saker kan f. eks. være avsetting av kompetansemidler, IKT-investeringer, større ombygginger etc. Vi viser forøvrig til pkt. 8 i denne avtalen og 18 i HA. Saker med utgangspunkt i Arbeidsmiljølovens 7 nr. 2 skal som hovedregel behandles av embetets arbeidsmiljøutvalg, hvis ikke partene blir enig om noe annet. Til HA 12 nr 1 b. Omgjøring av stilling. (Se Personalmelding (PM 1997-20) Opphevelse av bevilgningsreglementet) Bemanningsøkning: Oppretting av nye stillinger, som fører til økning i antall årsverk, og der fordelingen/plasseringen ikke allerede er avgjort gjennom regjeringens budsjettbehandling, skal forhandles etter HA 13 b. Oppretting av ny stilling: Når ledig stilling inndras og det samtidig opprettes ny stilling med ny stillingsbetegnelse eller stillingskode, skal endringen drøftes med de tillitsvalgte. Inndragning av ubesatt stilling: I og med at ordningen med stillingshjemler er falt bort og det er bevilgningene som avgjør antall stillinger, ligger det innenfor arbeidsgivers styringsrett å beslutte om ledig stilling skal inndras. Det ligger også innenfor arbeidsgivers styringsrett å endre innhold i stilling og flytte enkeltmedarbeidere mellom avdelinger. Vi viser dessuten til tjenestemannsloven 12 om ansattes plikt til å overta annen stilling. Når det gjelder lønnsendring, så vises det til Hovedtariffavtalens bestemmelser. 9.4 FORHANDLINGER Det vises her til HA 13 som beskriver hvilke saker som gjøres til gjenstand for forhandling. Listen er uttømmende. Om endring av organisasjonskart HA 13 nr. 2 (Se departementets kommentarer i Statens Personalhåndbok). Eksempel på organisasjonsendring etter HA 13 - Opprettelse av nye enheter (avdelinger, seksjoner, kontorer) - Sammenslåing av enheter - Nye instruksjonslinjer - Flere nivå Eksempel på endringer som ikke er organisasjonsendringer etter HA 13: 8
- Omdisponering av personale innen samme enhet, eller fra en enhet til en annen - Overføring av arbeidsoppgaver fra en enhet til en annen - Fordeling av arbeidet mellom arbeidstakere - Reduksjon av antall ansatte - Opprettelse og inndragning av stillinger - Omgjøring av ledige stillinger - Bemanningssammensetning Alle forhandlinger skal skje på embetsnivå. Saker med utgangspunkt i Arbeidsmiljølovens 7-2 (om arbeidsmiljøutvalgets oppgaver) vil som hovedregel behandles av embetets arbeidsmiljøutvalg, hvis ikke partene blir enig om noe annet. 9.5. Prosedyrer Til møter mellom partene skal arbeidsgiver som hovedregel gi organisasjonene ved de tillitsvalgte, innkalling og nødvendig bakgrunnsmateriale minst 1 uke på forhånd. For større saker skal fristen være minst 2 uker. Andre frister kan avtales mellom partene. Arbeidsgiver har ansvar for å føre protokoll etter forhandlingsmøter og føre referat etter drøftingsmøter og SAMU-møter. Referat fra drøftingsmøtene og andre møter, f. eks. SAMU, sendes møtedeltakerne innen 1 uke etter møtet. Merknader/kommentarer til referatet må sendes arbeidsgiver innen 1 uke etter mottakelse. Dersom det ikke kommer merknader innen fristen anses referatet som godkjent. Alle referater skal offentliggjøres på Innsida, innen 3 uker etter møtetidspunktet. Arbeidsgiver har kunngjøringsansvaret. Det skal opprettes sak i Ephorte ved revisjoner av avtaler/dokumenter som er av en slik karakter at de skal forhandles eller at en av partene krever det. Dersom det ikke oppnås enighet ved forhandling eller om forståelse av tilpasningsavtalen, kan det foretas megling med sikte på å løse saken. Fylkesmannen personlig forestår meglingen. Forøvrig vises til de aktuelle paragrafene i Hovedavtalen. 10. Personalpolitikk Embetets personalpolitiske retningslinjer, Personalplanen, er embetets viktigste styringsdokument, både når det gjelder formål med og innhold i personalpolitikken. Den eksisterende planen gjelder i 2 år til 31. desember 2013 og vil automatisk bli forlenget for 1 år om gangen dersom ikke èn av partene sier den opp med minst 3 måneds frist. Planen evalueres og eventuelt justeres på det siste årlige samarbeidsmøte mellom embetsledelse og tillitsvalgte. 9
10.1 Tilsettingsrådet Representasjon i tilsettingsrådet styres utfra Personalreglementet, som er sentralt forhandlet. Personalreglementet beskriver hvordan disse representantene oppnevnes. De tilsattes organisasjoner har to medlemmer i rådet, med personlige varemenn: Akademikerne har ett medlem. Det andre rullerer mellom UNIO, LO og YS. Før utlysing av ledig stilling skal tillitsvalgte for alle tjenestemannsorganisasjonene gis anledning til å uttale seg om kunngjøringsteksten. Uttalefrist skal normalt være 1 uke. 10.2 Rekruttering Fylkesmannen i Rogaland bruker den statlig pålagte tekst om mangfold i rekrutteringen i alle sine stillingsannonser. Fylkesmannen skal ha en særlig oppmerksomhet rettet mot å rekruttere ansatte med fremmedkulturell bakgrunn eller som er funksjonshemmet. Så lenge kvinner er underrepresentert på ledernivå skal det også prioriteres å rekruttere kvinnelige ledere. 10.3 Likestilling Et flertall av embetets ansatte er kvinner. På de ulike ledernivåene er kvinner likevel underrepresentert. Følgende tiltak skal brukes for å oppnå en bedre kjønnsbalanse i lederstillingene: - Oppfordre kvinner til å søke ved utlysing av lederstillinger - Tilgodese kvinner ved kompetansegivende tiltak som kan kvalifisere for lederstillinger - Oppnevne kvinner til interne og eksterne arbeidsgrupper og prosjekter. For å unngå skjevheter mellom kvinner og menn i avlønning og kompetansemessig utvikling skal det årlig utarbeides statistikker for: - Kjønnsfordeling av kurs- og kompetansemidlene - Lønnstrinn ved nytilsettinger, fordelt på kjønn - Årlig lønnsutvikling fordelt på kjønn For å unngå skjevheter mellom kvinner og menn i avlønning skal en ha særlig oppmerksomhet mot lønnsfastsettelse ved ansettelsestidspunktet. Lønnsforhandlingene i embetet skal bidra til å sikre at eventuelle skjevheter i avlønning mellom kvinner og menn reduseres. 10.4 Kompetanseutvikling Ledere på alle nivåer har ansvar for å bidra til utvikling av embetet. Sammen med de ansatte skal de sørge for at alle arbeider aktivt med å utvikle sin kompetanse og får nødvendig opplæring og oppfølging. 10
Arbeidstakerne har rett til videreutdanning/etterutdanning som en del av de generelle arbeidsvilkår. Kurs der flere ansatte deltar, bør legges til perioder hvor arbeidspresset erfaringsmessig er lavest. Alle avdelinger skal ha en kompetanseplan. Se rettleder for mål-, resultat- og risikostyring i staten. Alle avdelinger skal, gjennom de årlige budsjettene, synliggjøre hva som avsettes til kompetanseutvikling. De ansatte må bli gjort kjent med mulighetene til å få dekket utgifter til kompetanseutvikling/ opplæring. Vi viser forøvrig til embetets personalplan, kap. 4, som både har bestemmelser om hva det kan gis støtte til og ansattes muligheter for utdanningspermisjoner. 11. Andre bestemmelser 11.1 Tillitsverv Avdelingsledere, nestledere og seksjonsledere kan som hovedregel ikke ha tillitsverv. Det samme bør også gjelde personer som for en stor grad i sitt arbeid opptrer som arbeidsgiverrepresentanter. Vi viser ellers til Hovedavtalens 30, nr. 3 2. ledd (valgregler tillitsvalgte). Tillitsvalgtes tidsbruk bør inn i ressursplanleggingen i virksomhetsplanen. 11.2 Tjenestefri og møter i arbeidstiden Rett til permisjon og tjenestefri er uttømmende regulert av Hovedavtalens 34. Avdelingsdirektør avgjør søknader om tjenestefri etter HA 34. Medlemsmøter i arbeidstiden godkjennes av avdelingsdirektør/ass. direktør. Ansatte skal informere sin leder om at vedkommende skal delta på slike medlemsmøter. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
Avtalen er forhandlet 4. juni 2013 Harald Thune Stig Sandring Morten Svanes ass. fylkesmann Akademikerne YS-S Anne Lise Osmundsen LO-stat Helge A. Haga UNIO Vedlegg: Hovedavtalen 2013 2016 12