Møte 2/2014 INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE FELLESRÅD Tirsdag 25. februar kl 17.00 i Winthersgt 8
Innkalling til møte Du innkalles med dette til møte i Utvalg Møtedato 25.02.2014 Møtetid kl. 17:00 Møtested Kirkesjefens kontor Meld fra om eventuelt forfall. Innkalte: Ole Henrik Lia, Morten Fleischer, Ann Lisbeth Leifsen, Tor Ellefsen, Ole Johnny Dahle, Ingrid Mjøen, Ivar Gundersen, Elin Aasheim, Leif Bryn og Hans Jørgen Rohde Kopi av innkallingen sendes: Inger Auen (verneombud), Eidanger menighetskontor, Klevstrand menighetskontor, Porsgrunn menighetskontor, Eidanger m.råd, Brevik m.råd, Klevstrand m.råd, Porsgrunn m.råd og sogneprestene (Ivar Brobakken, Bjarte Tysvær, Aud Bergheim og Bjarne Imenes), samt revisor. Sakliste Godkjenning av innkalling og referat fra sist møte, 27. januar 2014. Meldingssaker 003 Prostens 10 minutter 004 Kirkesjefens 10 minutter Vedtakssaker Sak 005/14 Regnskap 2013 Sak 006/14 Årsmelding 2013 Sak 007/14 Disponering av mindreforbruk 2013 Sak 008/14 Heistad Bedehus Vel møtt! Porsgrunn 19.02.2014 Ole Johnny Dahle Leder
DEN NORSKE KIRKE Winthersgate 8 3921 PORSGRUNN Tlf: 35563400 Faks: 35563401 Porsgrunn 28.01.2014 Møtebok Møtedato: 27.01.2014 Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Kirkesjefens kontor Tilstede: Ivar Gundersen, Ingrid Sofie Mjøen, Tor Ellefsen, Ann Lisbeth Leifsen, Ole Henrik Lia, Morten Fleischer, Ole Johnny Dahle, Elin Aasheim, Leif Bryn og Hans Jørgen Rohde. Meldt forfall: ingen Fra Administrasjonen møtte Kerstin Elisabeth Aas og Johannes Sørhaug. I tillegg møtte Siv Wiersdalen og Florian Franz under orienterinssak 002 Ny østre Porsgrunn kirke Innkallingen og referat fra sist møte, 17. desember 2013, ble godkjent. Orienteringssaker 001 Prostens 10 minutter Bispevisitas 29.01 02.02.14 i Klevstrand og Porsgrunn sogn. Status prosjekt ledelse i lokalkirken Menighetsrådenes arbeid med gudstjenesteforordningen 002 Kirkesjefens 10 minutter Ny østre Porsgrunn kirke. Prosjektleder er ikke på plass, og det jobbes fortsatt med dette. Utredning av konseptene er gjort til en separat sak, og Siv Wiersdalen og Florian Franz fra Rambøl er engasjert for å gjennomføre utredningen. De orienterte om det arbeidet de skal gjøre og presenterte framdriftsplan som viser at deres arbeid er planlagt avsluttet 10. april. Mona Rød er ansatt i 50% stilling som vikar for Siri Kjær Grønstad. Nabovarsel uthus Øvregate 11, Brevik.
Årsavslutning av regnskap pågår. Driftsresultatet ser positivt ut, og regnskapet framlegges i neste møte. Heistad Bedehus. Fellesrådet har mottatt henvendelse fra Eidanger menighetsråd som ønsker å overta Heistad Bedehus som kirkebygning, som den tredje kirken i Eidanger sogn. Saken forberedes og fremmes i senere møte. Vedtaksaker Sak 001/14 Brannsikring Langangen kirke Brannsikring av Langangen kirke igangsettes. Fellesrådet ønsker at det også vurderes å legge nytt vanninnlegg i kirken og toalettbygg. Sak 002/14 Livssynsnøytralt seremonibygg - Eidanger kirkegård Fellesrådet vedtar at prosjektet igangsettes. Kommunens prosjektmodell benyttes for gjennomføring av realisering av seremonibygget. Sak 003/14 Tørmo kapell - rehabilitering Fellesrådet vedtar, mot 2 stemmer, at rehabilitering av Tørmo kapell igangsettes. Sak 004/14 Opprettelse av prosjektstilling, gravplass Fellesrådet oppretter en 3 års prosjektstilling fra august 2014 med arbeidsoppgaver og finansiering som beskrevet i saksfremstillingen. For Johannes Sørhaug kirkesjef
Arkivsak 05/00104 Dato: 19.02.2014 Arkivsak-navn: Økonomiforvaltning Saksbehandler: js Dokumentnavn: Regnskap 2013 Dokumentnummer: 05/00104-096 Løpenummer: 000064/14 Arkivkode: 131 Utvalgssaksnr.: 005/14 Saksfremstilling Vedlagt følger fellesrådets regnskap for 2013. Regnskapet viser et overskudd på kr 1.098.386, som foreslås overført til disposisjonsfond. Administrasjonen mener regnskapet viser et riktig bilde av fellesrådets aktivitet. Gjennom året har det vært fokus på å oppnå et resultat slik at fellesrådet kan ha en økonomisk buffer i form av disposisjonsfond. Regnskapet er ikke revidert, men er oversendt revisor som administrasjonens forslag. Regnskapet er vedlagt innkallingen i eget dokument, og er også trykket for utdeling. Forslag til vedtak Fellesrådet vedtar regnskapet for 2013 slik det er fremlagt, med forbehold om eventuelle merknader og endringskrav fra revisor. Regnskapet viser et overskudd på kr 1.098.386. Mindreforbruket overføres til fellesrådets disposisjonsfond, konto 2.5600.000. Vedtak
Arkivsak 05/00055 Dato: 13.02.2014 Arkivsak-navn: Saksbehandler: js Dokumentnavn: Årsmelding 2013 Dokumentnummer: 05/00055-096 Løpenummer: 000058/14 Arkivkode: 012.20 Utvalgssaksnr.: 006/14 Saksfremstilling Årsmeldingen skal vise fellesrådets aktivitet og omfang Kirkens arbeid foregår i lokalmenighetene og fellesrådet har en tilretteleggingsfunksjon. Vi mener meldingen gir et riktig bilde av virksomheten. Forslag til vedtak Fellesrådet godkjenner årsmeldingen for 2013 Vedtak
Årsmelding 2013
0. Innledning Soknet er den grunnleggende enhet i Den norske kirke. Menighetsråd og fellesråd opptrer på vegne av soknet. Menighetsrådet har ansvar for å vekke og nære det kristelige liv og innarbeide/utvikle undervisning, diakoni og kirkemusikk i soknet. Fellesrådet er forvaltningsorgan for soknet når det gjelder økonomi, personal, planlegging, eiendoms- og kirkegårdsdrift. Fellesrådet er sammensatt av representanter fra menighetsrådene samt Porsgrunn kommune og biskopen i Agder og Telemark. Selv om ansvarsfordelingen mellom menighetsråd og fellesråd er tydelig, er det nødvendig med stor grad av samspill mellom rådene. Porsgrunn kommune bidrar med hovedtyngden av de økonomiske ressurser som stilles til rådighet. Staten bidrar med finansiering til kateket-, diakon- og trosopplæringsstillinger, og i tillegg bidrar menighetene med betydelig egenkapital og egeninnsats til realisering av ulike prosjekter og lønn av tilsatte. Menighetenes innsats har økt effekten av offentlige bevilgninger. Det er gode samarbeidsrelasjoner mellom fellesrådet og nevnte aktører. Kirken i Porsgrunn har mange ressurser og muligheter. Menighetshus og arbeidskirker muliggjør mange aktiviteter utover gudstjenester og kirkelige handlinger. Frivillige medarbeidere finnes i alle menigheter. Motiverte menighetsråd og utvalg sørger for et høyt aktivitets- og ambisjonsnivå. I alle menigheter satses det på menighetsbyggende virksomhet. Særlige satsningsområder er gudstjenester og trosopplæring/arbeid blant barn og unge. 1. Fellesrådets sammensetning: Porsgrunn menighetsråd: Klevstrand menighetsråd: Eidanger menighetsråd: Brevik menighetsråd: Oppnevnt av biskopen: Kommunens representant: Tor Ellefsen, nestleder og Ann Lisbeth Leifsen Ole Johnny Dahle, leder og Ingrid Sofie Mjøen Elin Aasheim og Ivar Gundersen Leif Bryn og Hans Jørgen Rohde Morten Fleischer, prost i Skien prosti Ole Henrik Lia Arbeidsutvalget (FAU) består av Ole Johnny Dahle, leder, Tor Ellefsen, nestleder og Morten Fleischer. Administrasjons (KAU) består (fra fellesrådet) av leder, nestleder og Ivar Gundersen Arbeidsmiljøutvalget (AMU) er avviklet og det er opprettet en arbeidsmiljøgruppe. Denne består fra fellesrådet av leder og kirkesjef. Det har vært avholdt 9 møter i kirkelig fellesråd. 35 vedtakssaker har vært behandlet. Det har vært avholdt samarbeidsmøte med kommuneledelsen i forbindelse med budsjettprosessen.
2. Virksomhetsområdet omfatter Administrasjon. Kirkesjefens kontor som er sekretariat for, innehar arbeidsgiveransvaret og den daglige forvaltning av kirker og kirkegårder, samt betjener publikum i saker knyttet til disse. Kirker. Omfatter til sammen 6 kirker og en interimskirke. Nyttiggjøres til kirkelige handlinger som gudstjenester, begravelser, vielser, konserter, kurs etc. Kirkegårder og kapell. Omfatter 5 kirkegårder og 4 kapell. Annen kirkelig virksomhet. Menighetsrådene er, sammen med sokneprestene, ansvarlige for lokal kirkelig virksomhet. Fellesrådet ivaretar menighetenes økonomiske interesser i forhold til kommunen. 3. Bemanning Fellesrådet har sammen med administrasjonen og de tillitsvalgte fortsatt holdt fokus på tilpasning til reduserte økonomiske rammer. Det har gjort at flere stillinger har vært ledige en periode før det har blitt foretatt nyansettelse. Selv om dette har medført økte belastninger for stabene, så har fellesrådets ansatte vist stor vilje til å bidra til at organisasjonen har lykkes med å holde de økonomiske rammene. Prestene lønnes av staten via bispekontoret. Oversikt over ansatte: Porsgrunn sogn Liv Aabjørnsrød menighetssekretær 80% stilling Inger-Lise Øystese trosopplæringsmedarb 40% stilling Ole A Olsen kirketjener 100% stilling Inger Røe Lanner kirketjener 40% stilling Einar Svendsen diakon 100% stilling John Beech kirkemusiker 100% stilling Knut Bygland kirkemusiker 50% stilling, permisjon fra juli 2013 Wenche Wiig menighetspedagog 100% stilling, 10% finansiert av Porsgrunn mr Ivar Brobakken kapellan 100% stilling Synnøve S Skjeldal kapellan 70% stilling Per Johan Wiig sogneprest 100% stilling
Klevstrand sogn Kirsten Fidjeland kirketjener/barne- 60% stilling ungdomsarbeider Inger Røe Lanner menighetssekretær/ menighetsarbeider 60% stilling Finn Gundersen kirketjener 40% stilling, vikariat Mona Grønseth trosopplærer 50% stilling Øystein Nordli diakon 100% stilling Gunnhild Bjørkøy kirkemusiker 70% stilling Vladimir Puhalac kirkemusiker 30% stilling, sluttet november 2013 Allan L Hjort kapellan 100% stilling Aud Bergheim sogneprest 100% stilling Brevik og Eidanger sogn Brevik og Eidanger er formelt to sogn, men siden de fleste ansatte har tjeneste i begge sogn, er de i denne sammenhengen satt opp felles. Mona Hovland menighetssekretær 90% stilling Inger Auen kirketjener 100% stilling Sigmund Arnoldsen kirketjener 100% stilling Cecilie Solvang trosopplærer 100% stilling, 10% finansiert av Brevik menighetsråd Anders L Morholmen kateket 50% stilling, Merete Orlien menighetspedagog 50% stilling, Hilda S Solberg diakon 70% stilling Einrun Vestermoen diakonimedarbeider 30% stilling Dagfinn Olsen kirkemusike 100% stilling Arild Bakke kirkemusiker 40% stilling Hege Andal sogneprest 100% stilling Rune Doksrød seniorprest 100% stilling Bjarte Tysvær sogneprest 100% stilling
Fellesrådets administrasjon Siri Kjær konsulent 100% stilling Grethe H Clausen konsulent 70% stilling, Kerstin E Aas konsulent 100% stilling, Sigmund Arnoldsen HMS konsulent Johannes Sørhaug kirkesjef 100% stilling 4. Regnskap Fellesrådet har i sine budsjettvedtak og ved økonomirapportbehandling lagt vekt på at driften må så godt som mulig balansere mot vedtatt budsjett. Fellesrådet har også signalisert til administrasjonen at det om mulig bør fokuseres på å oppnå et økonomisk resultat slik at det kan bygges opp en økonomisk buffer i form av disposisjonsfond. Dette har administrasjonen hatt fokus på samtidig som den ordinære driften må gjennomføres på en forsvarlig måte. 2013 har gitt muligheter gjennom nøktern drift med stor fokusering på kostnader og flere permisjoner som har blitt løst uten full oppdekking med vikarer. Kommunens handlingsplan for 2014 2017 gir signaler om fortsatt reduksjon med påfølgende behov for effektivisering. De virkemidler fellesrådet har tatt i bruk har hatt tilstrekkelig effekt, og resultatet for 2013 viser at den ordinære driften går med et betydelig overskudd. Den del av virksomheten som omfatter tjenesteytingen er også avklart, og det er enighet mellom kommune og fellesråd om disse tjenestenes omfang og kostnad. Konsekvensene av den tragiske brannen av Østre Porsgrunn kirke medfører fortsatt ekstraordinære utgifter. Regnskapsmessig resultat for 2013 er et mindreforbruk på kr 1.098.386,-. Dette foreslås overført til disposisjonsfond. Kommunens tilskudd var kr 17,23 mill ( inkl tjenesteyting). Tjenesteytingsavtalen er gjennomgått og tatt som budsjettramme for de kommunale enhetene fellesrådet avtaler tjenester med. Fellesrådet har gjort nødvendige tiltak i løpet av året slik at man så langt som mulig skulle tilpasse aktiviteten til de rammene vi ble tildelt, og i tillegg kunne bygge opp noen økonomiske reserver. I samspill med revisor har fellesrådet hatt fokus på at det ikke kan drives med regnskapsmessig underskudd over flere år. Det har vært et uttrykt ønske å forsøke å oppnå et regnskapsmessig resultat som gjør det mulig å sette midler på fond. Virkemidlene har vært å ikke tilsette umiddelbart i ledige stillinger, redusere noe på vedlikehold og tjenesteytingsomfanget, samt nøkternhet i forhold til innkjøp av utstyr og materiell. Dette har vi lykkes med i 2013
5. Aktiviteter ut over normal drift Av større prosjekter kan nevnes: Fortsatt utvendig maling av Eidanger kirke Prosjektmodell for ny Østre Porsgrunn kirke Reguleringsplan for Kirkehaugen vedtatt 12. desember 2013 Utvendig sprinkling av Eidanger kirke Nytt varslingsanlegg i Herøys kirke Sikring av gravminner pågår kontinuerlig I samarbeid med kommunens GEO-data avdeling pågår det et oppmålingsarbeid for digital innmåling av graver på kirkegårdene. Prosjektering av livssynsnøytralt seremonibygg, Eidanger pågår. Midler (til sammen kr 25 mill) stilles til disposisjon i 2014-16. 6. HMS-arbeid Fellesrådets verneombud er Inger Auen. Det er nært samarbeid mellom kirkesjef og verneombud. I 2013 har fellesrådets tilsatte ikke hatt egne tillitsvalgte, og har derfor vært representert ved hovedtillitsvalgt i kommunen. Fellesrådets arbeidsutvalg har gitt Sigmund Arnoldsen spesiell oppgave knyttet til fellesrådets HMSarbeid. Det er gode rutiner for det systematiske arbeidet med HMS. Alle tilsatte har gjennomført medarbeidersamtaler i overgangen 2o12/13. Sykefraværet for 2013 var på 4,9%. Porsgrunn 14.02.2014 Johannes Sørhaug Kirkesjef Ole Johnny Dahle fellesrådets leder
Arkivsak 05/00104 Dato: 19.02.2014 Arkivsak-navn: Økonomiforvaltning Saksbehandler: js Dokumentnavn: Disponering av mindreforbruk 2013 Dokumentnummer: 05/00104-097 Løpenummer: 000065/14 Arkivkode: 131 Utvalgssaksnr.: 007/14 Saksfremstilling Med bakgrunn i et godt økonomisk resultat for 2013 foreslår administrasjonen å gjøre noen anvendelser i 2014. Utstyr til gravferdsseremonier i kirkene, kr 100.000 Arbeid med fremtidig organisering av fellesrådet; kr 100.000 Kart og arkivsystem gravferdsforvaltning, kr 100.000 Oppgradering av kontorer, kr 150.000 ipad til fellesrådets medlemmer, kr 50.000 Til sammen foreslås kr 500.000 av avsetningen til disposisjonsfond benyttet. Forslag til vedtak Kr 500.000 av disposisjonsfondet disponert som foreslått ovenfor. Vedtak
Arkivsak 05/00048 Dato: 19.02.2014 Arkivsak-navn: Kirkebygg, vedlikehold, inventar og utstyr Saksbehandler: js Dokumentnavn: Heistad Bedehus Dokumentnummer: 05/00048-085 Løpenummer: 000066/14 Arkivkode: 411 Utvalgssaksnr.: 008/14 Saksfremstilling Eidanger menighetsråd har oversendt vedtak i forbindelse med Heistad Bedehus. Menighetsrådet ønsker å overta Bedehuset og omgjøre det til kirke. Det er gjort befaring med representanter fra bispedømmekontoret, og kirkebyggkonsulenten. Begge har uttrykt seg positivt om muligheten til å omgjøre Heistad Bedehus til kirkebygg. Menighetsrådets brev er vedlagt. Saken fremlegges som orientering og til drøfting i fellesrådet uten forslag til vedtak. Alle nødvendige dokumenter fremlegges i møtet Forslag til vedtak Saken fremlegges til drøfting uten forslag til vedtak Vedtak