1 Spirea Park 2 Sameie Protokoll fra ordinært årsmøte i Spirea Park 2 Sameie ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 23.04.2019 Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Spireaveien 8, kantina til Spir Til stede: 22 seksjonseiere, 1 representert ved fullmakt, totalt 23 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Trine Normann. Møtet ble åpnet av Geir Borge. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Geir Borge foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Trine Normann foreslått. Som protokollvitne ble Arild Håland foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten årsmøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Redegjørelse av reklamasjonssak mot JM ved Advokat Christina Moestue Det ble bestemt et ekstraordinært årsmøte den 13 mai kl 18:00 i Spireaveien 8, Spir. 3. Behandling av årsrapport for 2018 Styrets årsrapport ble behandlet. 4. Behandling av årsregnskap for 2018 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. 5. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 100 000.
2 Spirea Park 2 Sameie ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6. Behandling av innkomne forslag og saker 1 Innkomne forslag fra Arild Håland. Forslag til styrets innstilling Sak 1: Informasjon fra Styret Det er manglende informasjon og oversikt fra styrtet til sameiere angående status og videre planer/aksjoner for viktige saker som angår sameiet som blant for Høyspent, Varmtvann, Balkonglass, ventilasjon/lukt mfl. Iflg. informasjoner skulle styret sende ut rapporter på feil og mangler før ferien 2018 men intet mottatt pr. dato Dette er meget urovekkende mht alle reklamasjonssakene mot utbygger og kan være av stor betydning for de som skal selge. 1.1 Styret sender ut oversikt og informasjoner jevnlig inkludert referat fra gjennomførte styremøter Vi viser til utsendt epost fra styret til beboere samt tidligere årsmeldinger. Styret orienterer om arbeidet med reklamasjoner på årsmøtet. Styret rapporterer til beboere gjennom årsrapport til årsmøtet. Styret sender ut informasjon en gang pr kvartal. Vedtak: Styrets forslag ble vedtatt 2 Møter i sameiet Det er ikke nok med kun årlige møter i et sameie med så mye utfordringer og uoppgjorte saker 2.1 Organiser min 1 arbeids/ informasjons møte årlig i tillegg til årsmøte Det avholdes et årsmøte per år. eierseksjonsloven åpner for at beboere kan be om ekstraordinært årsmøte dersom de mener det er behov for det. Vedtak: Styrets forslag ble vedtatt
3 Spirea Park 2 Sameie 3 Renovasjon Beboere tar ikke hensyn til gjeldende regler for sameiet og området flyter over av boss. Store kontainere som settes utfor 2 ganger årlig er ikke rettferdig for beboere som leverer selv på avfallsplassen og dette er en kostbar løsning som vi alle må betale for. I tillegg benyttes kontainerne mye av personer som ikke bor her. Hvor mye koster ikke de fire kontainerne årlig? 3.1 Avslutt levering og avhenting av store avfalls kontainere og gi beskjed om at den enkelte må sørge for dette selv 3.2 Installer overvåkning for bossanlegg, samt solide bøter for overtredelse. 3.1 Det er Spireaveien 12 som organiserer ordningen med avfallskontainere. Vi er med å betale for et tilbud mange beboere setter pris på. Styret innstiller på å fortsette dette tilbudet Vedtak: ble vedtatt 3. 2 Styret foreslår at Samarbeidsutvalget for Spirea Park 1, 2 og 3 vurderer om det skal installeres kameraovervåking av søppelanlegget. Vedtak: ble vedtatt mot en stemme 4 Heis Manglende informasjoner i heis mht hva som skal gjøres dersom heisen stopper eller mangler ved heisen som oppdages som for eksempel løse deksler eller dør som ikke fungerer 4.1Installer nødvendig informasjoner i heis 4.2 Gjennomfør øvelse for beboerne i bruken av nødrop i heis som stopper 4.1 Styret sender ut informasjon til beboere i etterkant av årsmøtet 4.2 Alarmknapp i heis benyttes ved heisstopp. Styret kan ikke se at det er nødvendig med egen øvelse for dette. Eventuelle feil ved heis meldes til styret. Vedtak: ble vedtatt 5 Brannøvelser Brannøvelser er ikke gjennomført og beboere vet ikke hvordan de skal forholde seg når brannvarslingsanlegget slår ut og alarmen går. Har opplevd at folk ikke tar aksjon og skylder på tiden og avtaler når sentralen i anlegget melder om feil! 5.1 Gjennomfør brannøvelse og informer bedre Det er den enkelte beboers ansvar å gå ut ved brannalarm. Det gjennomføres årlig kontroll av anlegget. Styret vil sende ut informasjon til beboerne vedr rømning. Vedtak: ble vedtatt
4 Spirea Park 2 Sameie 6 Sykler og rot i ganger Det kan da ikke være meningen at sykler skal kunne parkeres i ganger? 6.1 Informer om ordensregler Styret vil sende ut ordensregler til beboerne. Vedtak: ble vedtatt 7 Balkong Enkelte bruker balkongen til overfylte lagerplass, rot og avfallsoppbevaring uten å ta hensyn til andre. Dette er også av stor betydning ifm visninger og salg 7.1 Informer om ordensregler og fokus Styret vil sende ut informasjon til beboerne i etterkant av årsmøtet. Styret presiserer at eiere som leier ut sin leilighet plikter og informerer leietager. Vedtak: ble vedtatt 8 Felleskostnader Felleskostnaden ble økt to ganger ila 2018 uten at dette er forankret i årsmøte 2018 og det kan stilles spørsmål om sameiet har kontroll på utgiftene? 8.1 Redegjør bedre for økte felleskostnader og budsjetter. Orientering: Styret har etter beste evne redegjort for økonomien og har varslet eiere så fort det lot seg gjøre når det kom ekstraordinære kostnader. Styret viser også til redegjørelse i årsrapporten. Årsmøte godkjenner styrets behandling av felleskostnader. Vedtak: ble vedtatt
9 Takterrasse Iflg. informasjoner skulle det møbleres for betydelig beløp Informer om status 5 Spirea Park 2 Sameie Takterrassene er møblert i henhold til tidligere vedtak på årsmøte. Vedtak: ble vedtatt 10 fra Styret: felles styre i SP2 og Garasjesameiet Garasjesameiet ber om at styret i SP2 også trer inn i styrer for garasjesameiet Årsmøte vedtar at styret i SP2 kan gå inn som styre i Garasjesameiet. Vedtak: ble vedtatt 11 fra Styret: Drift av Garasjesameiet Garasjestyre har vedtatt å spørre SP2 om å drifte garasjesameiet. Årsmøte vedtar at styret i SP2 kan overta driften av garasjesameiet. Vedtak: ble vedtatt 12 Fra Sutharsan bilder på nettet/facebook: Det å legge ut bilder med navn og adresser av sameiets beboere på nettet/facebook uten deres samtykke er ikke greit. Selv om det er lukket gruppe. Det er brudd på personopplysningsloven. Styre ber beboere utvise varsomhet med publisering av informasjon på nettet. Vedtak: ble vedtatt
6 Spirea Park 2 Sameie 7. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Geir Haugan foreslått. B Som styremedlem for 1 år, ble Geir Borge foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Hanna Ekeli foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Sutharsan Tharmathas foreslått. Som styremedlem for 1 år, ble Kenan Kulaglic foreslått. C Som varamedlem for 1 år, ble Jasmin Haghelahi foreslått. D Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått 1. Kreshen Kevin Gonaseelan 2. Filip Rye Møtet ble hevet kl.: 08:15. Protokollen signeres av Møteleder Geir Borge/s/ Fører av protokollen Trine Normann/s/ Protokollvitne Arild Håland/s/ Ved valgene på årsmøtet har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Geir Haugan Spireaveien 14 A 2019-2020 Styremedlem Geir Borge Spireaveien 14 C 2019-2020 Styremedlem Kenan Kulaglic Spireaveien 14 C 2019-2020 Styremedlem Hanna Ekeli Spireaveien 14 C 2019-2021 Styremedlem Sutharsan Tharmathas Spireaveien 14 A 2019-2021 Styret vil konstituere seg på neste styremøte.