Fra: Adm direktør Økonomidirektør Til: Styret Kopi: Dato: 8. september 2010 STYREMØTE 15. september 2010 SAKSNR 043/10 Orienteringssak oppfølging foretaksprotokoll og handlingsplan 2010 Saksbeskrivelse I foretaksmøtet 5. februar ble Sykehusapotekene HF pålagt en rekke oppgaver. I dette dokumentet gis en oversikt over de punkter hvor foretaksprotokollen forutsetter konkrete tiltak og/eller rapportering til RHF. Dokumentet inkludert en statusrapportering av viktige milepæler/leveranser i foretakets strategi/handlingsplan for 2010. Forslag til vedtak Styret tok gjennomgangen til etterretning. Nr Sak i foretaksprotokoll Kommentar Status 3 Overordnet styringsbudskap Samhandlingsreformen: Det er viktig at helseforetakene intensiverer arbeidet med å styrke helhetstenkning og samhandling. Vedtatte mål for 2010 skal inngå i risikovurderingene på alle nivå.. Oppfølging av strategier og mål vil også reflekteres gjennom kartlegging av pasienttilfredshet og i medarbeiderundersøkelser. Eierkrav stilt i tidligere foretaksmøter har fortsatt gyldighet uten at disse kravene gis særskilt omtale i dokumentet oppdrag og bestilling 2010. 4.1 Resultatkrav 2010 I tråd med Stortingets krav skal foretaksgruppen Helse Sør-Øst gå i økonomisk balanse i 2010. Det legges til grunn at alle pensjonskostnader håndteres innenfor Sykehusapotekene HFs samlede inntektsrammer på lik linje med øvrige kostnader. Sykehusapotekene HF må budsjettere drift, økonomisk resultat og investeringer innen tilgjengelig likviditet, og på en måte som gir rom for en tilstrekkelig likviditetsbuffer gjennom året. Det forutsettes at helseforetaket fremviser et positivt regnskapsmessig resultat i 2010. 4.2 Rapportering og økonomi Foretaksmøtet understreket at økonomirapporter skal behandles av styret så raskt det lar seg gjøre slik at eventuelle korrigerende tiltak kan iverksettes uten unødig opphold. Kundeundersøkelse (Privat) ble gjennomført våren 2010. Dialogmøter gjennomføres med HF. Medarbeiderundersøkelse vil bli gjennomført i 2010 i regi av HSØ. Foretaket vil i 2010 gjennomføre kartlegging i uke 46 og rapportere andel av foretakets inntekter som kommer fra salg til sykehus og sykehuspasienter i HSØ. Styret har vedtatt et budsjett med et regnskapsmessig overskudd på 9,5 mill. kr. Kravet følges opp gjennom ordinær rapportering om økonomisk status til styret. Prognose for foretaket legges frem på styremøtet 15.9.2010. Endret opplegg for rapportering i 2010 ble gjennomgått på styremøte 21.4.2010. Planlagt Planlagt løpende
Helse Sør-Øst RHF vil følge opp den økonomiske utviklingen i Sykehusapotekene HF gjennom egne oppfølgingsmøter. 5.1 Innsyn og konsernrevisjon Sykehusapotekene HF vil i tillegg bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig i forhold til saker som skal fremmes for styret i Helse Sør-Øst RHF eller i forbindelse med internrevisjon i foretaksgruppen. 5.2 Intern kontroll og risikostyring Foretaksmøtet viste til tidligere føringer angående styrets ansvar for at Sykehusapotekene HF har god intern kontroll og at det er etablert systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. 5.4 Kvalitetsforbedring Sykehusapotekene HF skal, i samarbeide med øvrige helseforetak og private ideelle sykehus i Helse Sør-Øst, legge til rette for at farmasøytkompetanse er tilgjengelig for de kliniske avdelingene. Sykehusapotekene HF skal, i samarbeide med øvrige helseforetak og private ideelle sykehus i Helse Sør-Øst, etablere felles mål og tiltak for å redusere feilmedisinering under sykehusopphold og ved utskrivning. 5.5 Utvikling på IKT-området Det forutsettes at Sykehusapotekene HF bidrar til utbredelse av elektronisk resept med sikte på at elektroniske resepter kan sendes og mottas i 2011. Helse Sør-Øst RHF skal avklare tidsplaner og ambisjonsnivå innen 1. mai 2010 gjennom egen dialog med Helse- og omsorgsdepartementet. 5.6 Beredskapsplaner Regional smittevernplan og regional beredskapsplan er gjeldende for Sykehusapotekene HF. Tiltak og oppgaver i planene følges opp. Helseforetaket skal bidra til å følge opp den regionale beredskapsplanen og sikre at regionens samlede ressurser utnyttes mest mulig effektivt ved kriser og katastrofer. 5.7 Legemiddelforsyning Foretaksmøtet i Sykehusapotekene HF presiserte at: I tråd med rammeavtalen datert 1. oktober 2009 mellom Sykehusapotekene HF og Oppfølgingsmøter er avholdt 11. mars og 27. mai 2010. Oppfølgingsmøte etter 2. tertial planlagt gjennomført 1. oktober 2010 Sykehusapotekene HF har presentert resultatene av HSØ fellesrevisjon Legemiddelhåndtering i 2009. Foretaket blir for øvrig ikke særskilt involvert i konsernrevisjonens plan for 2010/11 Resultater fra ledelsens gjennomgang (LGG) ble fremlagt i styremøtet 16. juni og resultat fra LGG høsten 2010 vil bli fremlagt i styremøtet 8. desember 2010. Handlingsplan 2010 punkt 1.1 og 1.3 Sykehusene ønsker i ulik grad å ta i bruk denne kompetansen. Det er i liten grad konkretisert felles mål/tiltak med helseforetakene. Det er et mål å etablere slike mål for 2011. Handlingsplan 2010 punkt 2.6 Avventer HSØ utviklingsplan. Handlingsplan 2010 punkt 1.1 og 4.7 Ivaretas ved etablering av delavtale Beredskap og deltagelse i beredskapsarbeidet i HSØ. Handlingsplan 2010 punkt 1.1. Uavklart. Under arbeide.
Helse Sør-Øst RHF skal Sykehusapotekene HF etablere standardiserte avtaler mellom sykehusapotek og helseforetak som bidrar til samhandling, koordinert ressursutnyttelse og felles standarder på tvers av helseregionen for effektiv og sikker legemiddeldistribusjon og -bruk. Det er etablert avtaler for 2010 med alle HF. Skal evalueres. Sykehusapotekene HF skal etablere lokale, regionale og nasjonale beredskapsavtaler på legemiddelområdet, inkludert et nasjonalt beredskapslager av legemidler for spesialisthelsetjenesten. Sykehusapotekene HF skal i avtalefestet samarbeide med helseforetakene tilby og dokumentere standardisert farmasøytisk kompetanse ved legemiddelbehandlingen av den enkelte pasient under sykehusopphold og ved utskriving til kommunehelsetjenesten for å redusere risikoen for medisineringsfeil. Sykehusapotekene HF skal foreslå en strategi for forskning og utvikling for Sykehusapotekene HF. Forslaget skal fange opp behov for utvikling og dokumentasjon av pasientrettede tiltak og tjenester i foretakets regi, inkludert samhandling, effektivisering og bruk av ny teknologi knyttet til legemidler og pasienter. Sykehusapotekene HF skal tilrettelegge for og etablere standard løsninger for elektronisk forskrivning, forsyning og lagring av legemidler for innlagte pasienter, inkludert integrasjon mot aktuelle kurveløsninger og medikamentmoduler i sykehusenes elektroniske pasientjournaler. Sykehusapotekene HF skal bidra til å utvikle standardiserte løsninger (kommunikasjonsformat og kodeverk) mot eresept og overfor intern rekvirering i sykehus som bygger på FEST, for å ta i bruk elektroniske resepter. 6.1 Pasientbehandling Legemiddelassistert rehabilitering på rusområdet Det er regionale forskjeller i fremstilling og kjøp av legemidler (metadon) til legemiddelassistert rehabilitering på rusområdet. Det benyttes både industrielt fremstilte legemidler med markedsføringstillatelse og apotekerfremstilte legemidler uten markedsføringstillatelse. Legemidler med markedsføringstillatelse skal benyttes i legemiddelassistert rehabilitering, dersom det ikke foreligger individuelle Se punkt 5.6. Handlingsplan 2010 punkt 1.1 Se kommentar til punkt 5.4. Handlingsplan 2010 punkt 2.1 Forslag er utarbeidet, og vil bli oversendt regionalt forskningsutvalg for forankring i HSØ. Handlingsplan 2010 punkt 2.5 og 2.6. Handlingsplan 2010 punkt 2.6. Finansiering og løsning for felles legemiddelregister er under arbeid, men uavklart. Se for øvrig punkt 5.5. Saken er meldt inn for regionalt legemiddelforum (RLF) Avventer tilbakemelding fra HOD/Hdir Under arbeide Uavklart.
medisinske grunner til å benytte apotekfremstilte legemidler. 6.3 Kunnskapsutvikling og god praksis Pasientsikkerhet trygge og sikre tjenester Sykehusapotekene HF skal sammen med samarbeidende helseforetak gjennomgå alvorlige hendelser som har skjedd i forbindelse med pasientbehandlingen, og bruke gjennomgangen til læring for å unngå liknende hendelser. 6.4 Anskaffelsesprosessene Tidligere krav om god internkontroll og etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser må fortsatt ha oppmerksomhet i helseforetakenes styrer og ledelse. Etisk handel Sykehusapotekene HF skal ta del i dette arbeidet etter nærmere henvendelse fra Helse Sør-Øst RHF. 6.5 Mobilisering av medarbeidere og ledere Tiltak på personalområdet Sykehusapotekene HF skal legge til rette for et godt arbeidsmiljø, med henblikk på god bruk av de tilgjengelige helsepersonellressursene og målsettingene i Inkluderende Arbeidsliv. HSØ skal kartlegge omfang av og årsak til sykefraværet og helserelatert utstøting i helseforetaksgruppen, samt utarbeider handlingsplaner med adekvate tiltak. Sykehusapotekene HF skal ta del i dette arbeidet etter nærmere henvendelse fra Helse Sør-Øst RHF. Det skal rapporteres om arbeidet i årlig melding. Omfang av og iverksatte tiltak mot uønskede deltidsstillinger i helseforetakene skal kartlegges. Det forutsettes at det fortsatt arbeides aktivt for å redusere uønskede deltidsstillinger og legge til rette for økte stillingsandeler. Det skal rapporteres i årlig melding på hvilke tiltak som er iverksatt og om effekten av tiltakene. Bruk av konsulenter Eksterne konsulenter bør fortrinnsvis brukes på områder der det er behov for kompetanse eller kapasitet utover det som er tilgjengelig i egen organisasjon og for en tidsbegrenset periode. Sykehusapotekene HF skal ha et bevisst forhold til bruk av konsulenter. Nytt punkt innarbeides i Handlingsplan 2010 punkt 1.1., 1.3 og 1.11. Felles gjennomganger gjøres i varierende grad i foretakene. Særskilt aktuelt for LIS-anbud. Det arbeides med forslag til formalisert periodisk oppfølging for å sikre etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser høsten 2010 Handlingsplan 2010 punkt 5.3. Prosjektmandat for gjennomføringsprosjektet Du spiller en rolle er besluttet. Tidligere kartlegging avdekket at uønsket deltid er lite aktuelt i foretaket. Ny kartlegging vurderes gjennomført. Tema i ledermøter. Under arbeide. Anses utført. Ivaretas.
Arbeidsplan for styret 2010 Opprinnelig behandlet på styremøte 28. oktober 2009 SAKSNR 058/09 Oppdatert 14.4.2010 versjon 8.9.2010. Tema 17. februar 21. april 16. juni 15. sept 27. oktober 8. des Sted Oslo City Oslo City Moss Oslo City Oslo City Oslo City m julelunsj Strategidokument revisjon Budsjettpremisser 2011 Godkjennelse av budsjett 2011 Månedsrapportering (resultat) Status investeringer, handlingsplan + f-protokoll Prognose 2010 Foreløpig resultat 2009 Årsrapport inkl styrets beretning Ledelsens gjennomgåelse Oppsummering revisjoner 2010 Revisjonsplan 2011 Rapport til eier (Årlig melding) Evaluering av daglig leder Flyttet fra 16/6 Egenevaluering av styret Lønnsoppgjøret 2009 orientering Årsrapport fra HAMU 2009 Medarbeiderundersøkelsen Møteplan for 2011 Handlingsplan + foretaksprotokoll 2010 Presentasjon av Sokrates Presentasjon av Delta/Paladin Presentasjon av Legemiddelstatistikk Delavtaler F&U og Beredskap Evaluering av nye avtalermaler og priser Nytt Østfoldsykehus FarmaPro plan Avtale Sykehuspartner Utsettes Kundeundersøkelse HF - opplegg Nasjonalt produksjonsprosjekt (NPP) Strategi temasak pasientsikkerhet Strategi temasak distribusjon og dosepakking (Delta) Strategi temasak organisering Beredskapsavtale NMD og RHF Bortfaller Årets medarbeider (orientering) Status E-læring Benchmark priser - opplegg