Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 1 av 5 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG
Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 2 av 5 Innholdsfortegnelse 1 Materiell... 3 1.1 Generelt... 3 1.1.1 Brukerprofil... 3 1.2 Avtalesortiment, produkter... 3 1.3 Produktkvalitet... 3 1.4 Lagring og transport... 3 1.5 Styring av avtalesortiment... 3 1.6 Forsyningsprosess... 3 1.7 Endring og innføring av nye produkter i avtalesortiment... 4 2 Tjenester... 4 2.1 Support... 4 2.2 Beredskap og varetilgjengelighet... 4 2.3 Informasjon om produkter for NATO kodifisering... 4 2.4 Implementering Forsvarets Forsyningsportal... 4 2.5 Statistikk og rapportering... 5
Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 3 av 5 1 Materiell 1.1 Generelt Rammeavtalen skal dekke Forsvarets behov for generelle forbruksprodukter innen kontorrekvisita. Samtlige produkt må tilfredsstille krav til merking, lagring og distribusjon etter norske lover og regler. Det er en forutsetning at leverandøren er leveringsdyktig for det utvalget produkt Forsvaret ber om tilbud på. Videre må leverandøren lagerføre de produkt som avtalen gjelder. 1.1.1 Brukerprofil Forsvaret består i dag av ca. 18 000 ansatte (befal, sivilt tilsatte og vernepliktige) i fred. Forsvaret er delt inn i Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Heimevernet. Forsvarets lokasjoner er fordelt over hele landet, se også Vedlegg C-2 Leveringsadresser. 1.2 Avtalesortiment, produkter Avtalesortimentene omfatter de produkter som til enhver tid er spesifisert i Forsvarets e-handel (Forsvarets Forsyningsportal) eller i bestillingslister. Det må forventes en viss dynamikk i omfanget, da det vil være nødvendig med tilpasninger i avtalesortiment i avtaleperioden. 1.3 Produktkvalitet Gjennom sitt tilbud har Leverandøren bekreftet å tilfredsstille Kjøpers behov som spesifisert i Kontrakten, og den overordnede føringen om at produktene skal være egnet til formålet og Kjøpers brukerprofil, ref. punkt 1.1.1 Brukerprofil. 1.4 Lagring og transport Leverandøren må lagerføre det forbruksmateriell som avtalen gjelder. Dette gjelder også produkter som tas inn i sortimentet under kontraktens løpetid. Det er Leverandørens oppgave å dimensjonere lagerbeholdninger for å kunne tilfredsstille leveransekravene i Kontrakten. Leverandøren er ansvarlig for at materiellet oppbevares etter betingelser som angitt fra produsent. 1.5 Styring av avtalesortiment Leverandøren skal vedlikeholde et sortiment som gjøres tilgjengelig i Forsvarets e-handel (Forsvarets Forsyningsportal) og i Leverandørens nettbutikk. Alternativt i bestillingsliste. 1.6 Forsyningsprosess Leverandøren skal opprettholde et logistikkstyringssystem som er i stand til å ivareta bestilling, klargjøring og fremføring av avtalt leveranse til Forsvaret. Leverandøren skal kunne forestå tollutklarering av samtlige leveranser samt kunne forestå håndtering og forsyning av varer som er eller blir klassifisert som farlig gods.
Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 4 av 5 1.7 Endring og innføring av nye produkter i avtalesortiment Omfang og innhold av avtalesortimenter skal være dynamisk for å sikre Kjøper tidsmessige riktige produkter og dekke det til enhver tid gjeldende behov. Alle endringer i produkter i avtalesortimentet skal skje etter godkjennelse av Kjøper. Begge parter kan ta initiativ til endring. Oppdatering av avtalesortiment/bestillingsliste gjøres av Leverandøren og utveksles elektronisk mellom partene. Det skal i kontraktsperioden tilstrebes å finne gode elektroniske løsninger for styring av avtalesortiment/bestillingsliste. 2 Tjenester 2.1 Support Leverandøren skal ha kostnadsfri brukersupport tilgjengelig for brukerne av Avtalen. Leverandøren skal blant annet håndtere henvendelser vedrørende sporing, reklamasjoner etc. Supportfunksjonen skal som minimum være tilgjengelig virkedager i tidsrommet 08:00-16:00. 2.2 Beredskap og varetilgjengelighet Leverandøren skal systematisk planlegge sin virksomhet. Herunder kommer at det skal være ressurser avstemt til de løpende og oppdukkende behov. Leverandøren skal ha en produksjonsplanlegging som sikrer at personell- og materiellressurser er representert eller kan tilveiebringes ved katastrofe, økt nasjonal beredskap, krise eller krig. Kjøpers krav ved krise, økt nasjonal beredskap, katastrofe eller krig skal imøtekommes uavhengig av Leverandørens leveranser til øvrige markeder. Den økonomiske rammen for kontrakten vil ved katastrofe, økt nasjonal beredskap, krise eller krig være ubegrenset. 2.3 Informasjon om produkter for NATO kodifisering Leverandør skal på Kjøpers anmodning levere nødvendig informasjon for at produktet kan kodifiseres og tildeles NATO kodifiseringsnummer. Dette gjelder informasjon som eksempelvis; teknisk produktdata, fabrikant og partnummer. Nærmere instruks gis på forespørsel eller når det er nødvendig under kontraktsperioden. 2.4 Implementering Forsvarets Forsyningsportal Alle Leverandørens kostnader forbundet med elektronisk samhandling fram til Forsvarets systemløsning bæres av Leverandøren. Dette gjelder bl.a. forsendelse og konvertering av filer i samhandlingsprosessen. Dette gjelder også kostnader som påvirker den elektroniske samhandlingen hvis og når leverandøren gjennomfører endringer i sine interne rutiner eller elektroniske prosesser eller systemer. Leverandøren bærer også kostnadene for produksjon av en grafisk fremstilling av den elektroniske fakturafilen. Dette vedlegget skal følge fakturafilen. Hvis dette ikke utføres hos vår meldingssentral, må format og navnsetting være iht krav som stilles fra meldingssentralen eller/og Forsvarsektoren.
Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 5 av 5 2.5 Statistikk og rapportering Senest 14 dager etter hvert kvartal skal Leverandøren ha utarbeidet og oversendt Kjøper en rapport over aktivitetene for forrige kvartal ("kvartalsrapport"). Rapporten skal minimum inneholde: 1. Samlet omsetning under Kontrakten, brukket ned på hensiktsmessige nivåer. 2. En gjennomgang av egen kontraktsoppfyllelse, herunder rapport på KPI. 3. Oversikt og status på alle avvik i perioden. Leverandør skal innen 1.februar hvert år legge frem en sammenstilt årsrapport med samme innhold. Leverandør skal på forespørsel kunne fremlegge oversikt over transaksjoner.