Direktøren Styresak 49/08 Styresak Internrevisjonsrapport 08/08 Saksbehandler: Gro Ankill Dokumenter i saken : Trykt vedlegg: Internrevisjonsrapport nr 08/08 Saksbehandlers kommentar : Saksnr.: 2008/824 Dato: 05.08.2008 Bakgrunn Styret i Helse Nord RHF ga i sak 88/2007 oppdrag til internrevisjonen og revisjonskomiteen i Helse Nord å foreta en utredning av Håndtering av fullmaktsstrukturen i foretakene. Bakgrunnen for oppdraget var helseforetakenes vanskelige økonomiske situasjon. Hovedformålet var å fastslå hvorvidt fullmakts- og ansvarsstrukturene i helseforetaket er innrettet på en slik måte at det er samsvar mellom tildelt fullmakt og budsjettansvar. Et sentralt moment var hvorvidt den som har budsjettansvar også har reell mulighet og gode forutsetninger for å styre kostnadene på det området hun/han har ansvaret for. I tillegg til kartlegging av den overordnede fullmaktsstrukturen i Nordlandssykehuset, har internrevisjonen også sett på organisering av fullmakter i kirurgisk avdeling. Følgende tema belyses i rapporten: Fullmaktsstruktur Budsjettansvarliges mulighet til å påvirke kostnaden Budsjettoppfølging Anbefalinger Internrevisjonen sier i sin oppsummering at Nordlandssykehuset har etablert en ansvars- og fullmaktsstruktur som inneholder flere elementer som vurderes som positive. Internrevisjonen påpeker viktigheten av at det skal være sammenheng mellom det å ha en rettighet og det å ha ansvar. I Nordlandssykehuset er attestasjonsfullmakt lagt til ledere som har ansvar for økonomi, personal og fag. Kun i unntakstilfeller er attestasjonsfullmakt delegert uten budsjettansvar. Det fremheves også at det er lagt inn klare beløpsgrenser for attestasjon i strukturen, samt at den budsjettansvarlige har innflytelse på bestillingsprosessen for mange viktige anskaffelser. Unntaket er rekvirering av ekstravakter og overtid som skjer når budsjettansvarlig ikke er på vakt. I følge avdelingene utgjør imidlertid dette en liten andel av ekstravaktene. Internrevisjonen anbefaler at det gjennomføres en risikovurdering av fullmaktsstrukturen i foretaket i forbindelse med vurdering av ny organisering. Her bør det vurderes om budsjettansvaret ligger på et hensiktsmessig nivå og om den budsjettansvarlige har tilstrekkelig mulighet til å påvirke kostnad og aktivitet, bl.a. om bestillingsrutinene er innrettet på en måte som gir budsjettansvarlige den ønskede innflytelse. Styresak nr49 /08 10 oktober 1
Innstilling til vedtak : Styret viser til internrevisjonsrapport 08/2008 Fullmaktsstrukturen ved Nordlandssykehuset HF og forutsetter at rapportens anbefalinger følges opp slik det går frem av saken. Avstemming : Vedtak : Styresak nr49 /08 10 oktober 2
HELSE * * * NORD Fullmaktsstrukturen ved Nordlandssykehuset HF Internrevisjonsrapport nr 08/08 03.06.08
INNHOLDSFORTEGNELSE i INNLEDNING... 3 1.1 Bakgrunn, formål...3 1.2 Avgrensing og tilnærming 3 2 FUNN OG VURDERINGER... 4 2.1 Fullmaktsstruktur...4 2.2 Budsjettansvarliges mulighet til å påvirke kostnaden... 6 2.3 Budsjettoppfølging... 10 3 OPPSUMMERING OG ANBEFALING...11 VEDLEGG 1: DOKUMENTER, REGISTRE, INTERVJUER... 12 VEDLEGG 2: DELEGERING AV FULLMAKTER - KORT BESKRIVELSE AV FULLMAKTSREGISTERET...13 2
I INNLEDNING 1.1 Bakgrunn, formål Styret i Helse Nord RHF ga i sak 88-2007 oppdrag til internrevisjonen og revisjonskomiteen om å foreta en utredning av "Håndtering av fullmaktsstrukturen i helseforetakene ". Bakgrunnen for oppdraget var helseforetakenes vanskelige økonomiske situasjon, jf også styresak 85-2007. Hovedformålet med revisjonsprosjektet er å fastslå hvorvidt fullmakts- og ansvarsstrukturene i helseforetakene er innrettet på en slik måte at det er samsvar mellom tildelt fullmakt og budsjettansvar. Kjernen i denne problemstillingen er hvorvidt den som har budsjettansvar også har reell mulighet og gode forutsetninger for å styre kostnadene på det området han/hun har ansvaret for. Revisjonsprosjektet ved Nordlandssykehuset HF er ett av flere delprosjekter. Det er gjort tilsvarende undersøkelser ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF, Helse Finnmark HF, Helgelandssykehuset HF og Helse Nord IKT. Revisjonen ble varslet helseforetaket i brev av 16. november 2007. 1.2 Avgrensing og tilnærming Internrevisjonen har kartlagt de overordnede linjene i fullmaktsstrukturen ved Nordlandssykehuset HF (heretter NLSH). Vi har videre sett nærmere på hvordan organiseringen av fullmakter er på Kirurgisk avdeling. Rapporten baserer seg på denne gjennomgangen. Organiseringen kan være annerledes ved andre avdelinger. Revisjonen er gjort ved dokumentgjennomgang, intervjuer og skriftlige og muntlige tilbakemeldinger. Vi viser til vedlegg 1 for oversikt over sentrale dokumenter som er gjennomgått og hvem som er intervjuet. Oppsummeringsmøte ble avholdt hos foretaket 26. mars 2008. 3
2 FUNN OG VURDERINGER 2.1 Fullmaktsstruktur Flere viktige rutiner vedrørende fullmakter ved NLSH er nedfelt i "Retningslinjer for godkjenning og kontroll av anskaffelser av varer og tjenester", som ligger tilgjengelig på foretakets intranett. Nordlandssykehuset har i utgangspunktet 4 nivå for budsjettansvar, men dette kan variere fra avdeling til avdeling: Nivå Stillingsbenevnelse Type fullmakt Direktør Foretaksdirektør Budsjettfullmakt Budsjettansvarliig 1 F.eks. avdelingsdirektør/ Delegert klinikksjef (i psykiatri)/ attestasjonsmyndighet avdelingssjef (i somatikk) Budsjettansvarlig 2 F.eks. avdelingsleder Bemyndiget psykiatri/seksjonssjefer attestasjonsfullmakt Formell leder av F.eks. avdelingssykepleier Bemyndiget kostnadssted attestasjonsfullmakt Utgangpunktet er at bare foretaksdirektøren ved NLSH har myndighet til å forplikte sykehuset (budsjettfullmakt). Foretaksdirektøren delegerer attestasjonsmyndighet til neste nivå i organisasjonen. Delegert attestasjonsmyndighet innebærer å kunne forplikte foretaket innenfor gitte ansvarsområder og budsjetter. NLSH har følgelig valgt en overordnet struktur hvor det er samsvar mellom attestasjonsmyndighet og budsjettansvar. De som har en delegert attestasjonsmyndighet, kan velge å delegere en bemyndiget attestasjonsfullmakt videre på ulike nivåer i sin organisasjon, men selve myndigheten til å delegere kan ikke gis videre. Dette gir 3 typer fullmakter ved NLSH. Delegering av bemyndiget attestasjonsfullmakt kan skje til formelle ledere som har budsjettansvaret for koststed, eksempelvis avdelingssykepleiere, seksjonsledere, enhetsledere mv. og deres stedfortredere. Det å være formell leder innebærer å ha ansvar både for økonomi, fag og personal for et ansvarssted. Formell leder vil derfor ikke bare være en betegnelse som knyttes til det fjerde nivået, men vil forekomme på alle nivåene i organisasjonen. Delegering av fullmakt og budsjettansvar på NLSH er gjort slik at hver formell leder har ansvaret for en spesifikk del av budsjettet, dette ansvaret deles ikke med andre på samme nivå. 4
På kirurgisk avdeling er attestasjonsfullmakt for kostnadssted knyttet til operasjonsstua delegert til ansatte uten tilhørende overføring av budsjettansvar. Vi viser til vedlegg 2 for ytterligere detaljer vedrørende delegering av fullmakt samt en kort beskrivelse av fullmaktsregisteret. Attestasjon: Dette er en sentral kontroll- og godkjenningsfunksjon i anskaffelsesprosessen, og innebærer at attestanten skal: Godkjenne/bekrefte bestillingen Godkjenne/bekrefte at det er utført kontroll på at varen / tjenesten er mottatt, har rett pris og er i henhold til bestilling Godkjenne/bekrefte at konteringen er korrekt Bekrefte at det er budsjettmessig dekning for utgiften innenfor det budsjettområdet myndigheten / fullmakten gjelder Bekrefte at utgiften er økonomisk forsvarlig, dvs. at den ikke medfører at mer prioriterte anskaffelser må vike og at den ikke forplikter foretaket utover de fullmakter som er gitt Bekrefte at det er hjemmel for utgiften, dvs. at den er en følge av de oppdrag NLSH er gitt fra Helse Nord RHF samt at utgiften er i tråd med lover og regler. Det er ingen beløpsgrenser for budsjettfullmakt og delegert attestasjonsmyndighet. For bemyndiget attestasjonsfullmakt er dette begrenset til kr 250.000, og kontroll gjøres manuelt mot attestasjonsregisteret for hver enkelt faktura. Begrensningen på kr 250.000 praktiseres på avdelingsnivå, og ikke så strengt på stabsnivå. Det skyldes at enkelte fakturaer langt overskrider kr 250.000, eksempelvis for pensjonspremie og strøm. I fullmaktsregister tatt ut fra intranettet den 26. april 2008 er det registrert 403 personer med attestasjonsfullmakt for driftskostnader (ekskl. fellesutgifter og investering) ved NLSH. Anvisning: Fullmakt til å anvise bilag er delegert til ansatte på seksjon for plan og analyse i økonomiavdelingen. 11 personer har slik fullmakt pr 26. april 2008. Følgende kontroller skal bl.a. utføres før anvisning: Om det er hjemmel for utgiften Om utgiften er økonomisk forsvarlig Om bilaget er kontert og attestert i henhold til gjeldende retningslinjer Det er ikke lagt inn beløpsgrenser på anvisningsfullmaktene, men to av de er begrenset til kun å gjelde for Lofoten eller Vesterålen. Kontroll av budsjettmessig dekning: Som det fremgår ovenfor har NLSH valgt å legge kontroll av budsjettmessig dekning inn som en del av de kontrollene man skal gjøre ved attestasjon av kostnader og ikke ved anvisning slik man ofte ser i andre fullmaktsstrukturer. Dette er naturlig ettersom anvisning her skjer ved en seksjon 5
som ikke har budsjettansvar for de aktuelle kostnadene. Foretaket opplyser at de ved å legge anviserrollen sentralt oppnår en annen type kvalitetskontroll. Det sikrer lik behandling i hele helseforetaket, overholdelse av lovkrav, retningslinjer og avtaler og kan kompensere for noe manglende økonomikompetanse ute i linjen. Videre gir det rådgiverne i plan og analyse god innsikt i hva som skjer i organisasjonen, noe som er nyttig ved budsjettoppfølging mot avdelingene. 2.2 Budsjettansvarliges mulighet til å påvirke kostnaden Bortsett fra at noen ansatte uten budsjettansvar er gitt attestasjonsrett for varer og tjenester til enkelte spesielle avdelinger, er det ved NLSH samsvar mellom å ha en attestasjonsrett, som inkluderer kontroll av budsjettmessig dekning, og budsjettansvar. Attestasjon av lønn skal aldri delegeres til personer uten budsjettansvar. Her er det naturlig å nevne protokollen fra foretaksmøtet for Helse Nord RHF fra 24. januar 2008, hvor det forutsettes at fullmaktsstrukturen i foretaksgruppen er utformet slik at fullmakt til å ansette eller opprette stillinger, bruke innleid arbeidskraft og godkjenne overtid skal ligge på høyere eller samme nivå som tildelt budsjettansvar. En kostnad påføres normalt på bestillingspunktet. For at en budsjettansvarlig skal kunne styre økonomien innenfor sine rammer, vil det derfor være avgjørende at vedkommende har tilstrekkelig kontroll med hva som rekvireres til avdelingen. For flere viktige typer anskaffelser har vi undersøkt hvem som bestiller, attesterer og anviser. Resultatet er oppsummert i tabellen nedenfor: Type anskaffelse/ kostnad Bestilling Attestasjon (inkl kontroll av budsjettmessig dekn.) Anvisning Konklusjon: Er bestilling godkjent av budsjettansvarlig før effektuering? Ar- Variable Formell leder. Formell leder. Anvises ikke. Ja, hvis bestilling beids- tillegg via Men rimelighets- går fra formell kraft GAT I kir.avd.: De- kontroll i leder. (overtid, legert til av- lønnsavdelingen. ekstra- delingssyke- Nei, når bestilling vakt) pleier uten er delegert til budsjett- avdelingssykeansvar. pleier uten Kveld, natt og budsjettansvar helg: Delegert eller videre til videre til ansvarlig ansvarlig vakthavende. vakthavende. 6
Type Attestasjon Konklusjon: anskaf- Bestilling (inkl kontroll Anvisning Er bestilling godfelse/ av budsjett- kjent av budkostnad messig dekn.) sjettansvarlig før effektuering? Innleie av Formell leder. Formell leder, Inngående faktura: Ja. arbeids- Eventuelt enten på faktura Plan og analyse. kraft avdelingssjef, eller på ut fra behov lønnsutbetaling. Lønnsutbetaling: innmeldt Rimelighetskontroll tjenestevei. i lønnsavdelingen. Faste Kir avd: Formell leder. Anvises ikke. Ja. stillinger Seksjonsleder Men rimelighetsog konfererer kontroll i vikariater med avd.sjef lønnsavdelingen. før utlysning. Forsy- Anskaf- Avdelings- Ingen attes- Ingen anvisning av Ikke relevant - nings- felser til leder på tasjon utover varer bestilt via innkjøp til lager er lager forsy- innkjøpsav- avdelingsleders Clockwork. normalt ingen nings- delingen, i bestilling. kostnad. lageret Clockwork. Ingen systemtek- (Kostnadsføring nisk sperre mot at skjer først ved samme person kan uttak fra lageret, bestille og motta på den enkelte varer. Arbeids- avdeling.) deling ivaretas ved etablerte rutiner. Uttak av Rekvirent. Ingen Ingen anvisning. Vanligvis nei. lager- attestasjon. varer fra Ja, hvis rekvirenforsy- ten har budsjettnings- myndighet. lager Skaffe- Skaffe- Rekvirent. Formell leder Ingen anvisning. Ja. varer varer via attesterer ordren Clock- før bestilling. work Skaffe- Den enkelte Formell leder Plan og analyse Ja. varer ansatte. attesterer anviser inngående direkte rekvisisjon før faktura. fra leve- effektuering. randør 7
Type anskaffelse/ kostnad Bestilling Attestasjon (inkl kontroll av budsjettmessig dekn.) Anvisning Konklusjon: Er bestilling godkjent av budsjettansvarlig før effektuering? Annet Anskaff. Den enkelte Formell leder. Plan og analyse. Ja. fra leve- ansatte, etter randør u/ beslutning i rekvisisj. eget utvalg (kurs, rei- eller avklaring ser o.l.) med nærmeste overordnede. Med. Avdelingen Avdelingsleder Hvis bestilling via Ja. teknisk melder inn på medisinsk Merida: ikke anvisutstyr - behov til teknisk avdeling ning (samme rutine ikke egne medisinsk godkjenner som ved bestilling budsjett teknisk avd. bestilling før via Clockwork). på av- via formell effektuering. delingene leder. Ellers: Inng fakt anvises av Plan og analyse. Tabellen viser at bestilling av mange varer og tjenester iverksettes/forhåndsgodkjennes av den budsjettansvarlige, mens andre er delegert til ansatte uten budsjettfullmakt eller tas på et høyere nivå i organisasjonen. Vi vil knytte kommentarer til noen av disse: Bestillingsfullmakt delegert til ansatte uten budsjettansvar: Innleie av ekstravakter/bruk av overtid: Gjennom intervjuer og samtaler, både på NLSH og ved andre helseforetak, er vi kjent med at variabel lønn er den kostnaden som vurderes vanskeligst å styre. Det er derfor viktig å ha retningslinjer for hvem som er bemyndiget til å rekvirere ekstravakt og overtid. På NLSH vil budsjettansvar normalt være delegert til avdelingssykepleier. På kirurgisk avdeling har man imidlertid valgt en litt annen løsning. Avdelingssjefen har delegert deler av sitt budsjettansvar til seksjonsleder som ligger på neste nivå, men andre deler er delegert til nivået under der. Budsjettansvar for de kirurgiske sengepostene er lagt til seksjonsleder. Dette medfører at avdelingssykepleierne på disse postene ikke har budsjettansvar, men de har et medansvar for økonomien, noe som også er nedfelt i stillingsbeskrivelsen. I den daglige driften er det avdelingssykepleierne som har ansvaret for at avdelingene er forsvarlig bemannet. På kveld og natt og i helgene er avdelingssykepleier normalt selv ikke tilstede, og ansvaret for å sørge for forsvarlig bemanning er derfor delegert til ansvarshavende. 8
For kirurgisk avdeling medfører dette at rekvirering av ekstravakter og overtid ikke vil være forhåndsgodkjent av den budsjettansvarlige, enten bestillingen er gjort av avdelingssykepleier eller vakthavende. På de avdelingene hvor budsjettansvar er lagt til avdelingsleder, vil det kun være de bestillingene vakthavende har foretatt, som ikke er godkjent på forhånd. Det aller meste av rekvirering av ekstravakt betjenes imidlertid av avdelingssykepleier på dagtid, og seksjonsleder for kirurgisk avdeling anslår at dette sannsynligvis er opp mot 95 %. Årsaken er at mye av behovet for ekstravakt skyldes sykefravær (ofte langtidssykemeldte), som avdelingen vil være kjent med i forkant. Uttak av lagervarer: Bestilling av ordinære lagervarer gjøres av en som er tildelt en bestillingsfullmakt i Clockwork (innkjøps- og lagersystem), en rekvirent. Dette er gjerne en ansatt uten budsjettansvar. Det skjer ingen godkjenning av hver enkelt bestilling før den effektueres, og dette er gjort for at reglene skal kunne være praktikable. Ved bestilling av lagervarer vil dermed kostnaden ikke være godkjent av budsjettansvarlig på forhånd. Beslutning om bestilling tatt på høyere nivå enn hos den budsjettansvarlige: Innleie fra vikarbyrå: Beslutning om innleie fra vikarbyrå vil kunne bli tatt på forskjellig nivå, avhengig av organiseringen, men det vil alltid være av en leder med økonomisk ansvar. På kirurgisk avdeling tas beslutningen av avdelingssjefen. I og med at behovet er meldt tjenestevei, vil seksjonsleder som budsjettansvarlig og attestant ha informasjon om at kostnaden påløper. Anskaffelse av medisinsk teknisk utstyr: De enkelte avdelingene har ikke egne budsjett for anskaffelse av slikt utstyr da dette er sentralisert til medisinsk teknisk avdeling. Avdelingene melder sitt behov via formell leder, og beslutning om hvilke innkjøp som skal gjøres, foretas av avdelingsleder for medisinsk teknisk avdeling. Vurdering: Som det fremgår ovenfor er delegering av en bestillingsfullmakt som oftest gjort for at rutinene skal være praktikable, og det er ikke alltid slik at den budsjettansvarlige godkjenner bestillingen før den effektueres (jf. uttak av lagervarer og rekvirering av ekstravakter). Dette betyr at fullmaktsstrukturen alene ikke gir den budsjettansvarlige den fulle styringen av slike kostnader. Å etablere en fullmaktsstruktur hvor den budsjettansvarlige selv iverksetter eller forhåndsgodkjenner alle anskaffelser/kostnader, er for øvrig neppe mulig i praksis, jf. bl.a. behovet for overtid/ekstravakter i helger og på nattestid. Man bør likevel tilstrebe en fullmaktsstruktur som så langt det er praktisk mulig bringer den budsjettansvarlige inn i prosessene allerede på stadiet for bestilling/rekvirering av varer og tjenester. Internkontrollen som er bygget inn i denne strukturen må så suppleres med andre rutiner og tiltak for å gi den budsjettansvarlige en reell mulighet og gode forutsetninger for å styre de kostnadene han/hun har ansvar for. Slike tiltak vil naturlig omfatte bl.a. klare retningslinjer for rekvirering av overtid og 9
ekstravakter samt gode rutiner for løpende budsjettoppfølging. For øvrig vil en gjennomført risikovurdering ved foretaket være den beste måten å avklare hvilke rutiner og tiltak som bør iverksettes på dette området. 2.3 Budsjettoppfølging I og med at ikke alle anskaffelser av varer og tjenester blir forhåndsgodkjent av den budsjettansvarlige, er det viktig med gode rutiner for budsjettoppfølging. Internrevisjonen har i dette revisjonsprosjektet ikke vurdert budsjettoppfølgingsrutinene ved foretaket nærmere, men vi har notert oss følgende: Seksjon for plan og analyse har rutiner for oppfølgingsmøter med avdelingene. Hyppighet av møtene varierer fra månedlig til kvartalsvis, avhengig av avdelingens størrelse og resultatutvikling. Kirurgisk avdeling har i tillegg ukentlige driftsmøter hvor økonomisk status tas opp 1 gang i måneden og hvor også rådgiver fra plan og analyse deltar. 10
3 OPPSUMMERING OG ANBEFALING Nordlandssykehuset HF har etablert en ansvars- og fullmaktsstruktur som inneholder flere elementer internrevisjonen vurderer som positive: Det skal være sammenheng mellom det å ha en rettighet og det å ha ansvar, attestestasjonsfullmakt er derfor lagt til ledere som har ansvaret for økonomi, personal og fag. Det finnes eksempler på at helseforetaket har valgt å delegere attestasjonsfullmakt uten tilhørende budsjettansvar for enkelte kostnader, men for det alt vesentligste utføres attestasjon av den budsjettansvarlige. Videre er det i strukturen lagt inn klare beløpsgrenser for attestasjon. For mange viktige anskaffelser er den budsjettansvarlige også med i bestillingsprosessen og har innflytelse på denne, men det er ikke alltid tilfelle, eksempelvis for rekvirering av ekstravakt/ overtid. Styret for Nordlandssykehuset HF har vedtatt å sette i gang en prosess hvor man vurderer en organisering med færre og større enheter. Som en del av denne prosessen anbefaler vi at det foretas en risikovurdering av fullmaktsstrukturen i foretaket. Her bør det vurderes om budsjettansvaret ligger på et hensiktsmessig nivå og om den budsjettansvarlige har tilstrekkelig mulighet til å påvirke kostnad og aktivitet, bl.a. om bestillingsrutinene er innrettet på en måte som gir budsjettansvarlige den ønskede innflytelse. 11
VEDLEGG 1: DOKUMENTER, REGISTRE, INTERVJUER Følgende dokumenter har vært benyttet i revisjonsprosjektet: - Organisasjonskart - Retningslinjer for godkjenning og kontroll av anskaffelser av varer og tjenester - Fullmaktsregister - Brev til attestasjonsansvarlige vedr "Likviditet og drift 2008 - nødvendige tiltak for kostnadsreduksj on" - Brev om "Driftsplan 2007" - legger premisser for bruk av budsjettmidler og sendes med ved utsendelse av budsjett - Samhandlingsrutiner for kirurgisk- og gynekologisk avdeling (PowerPoint-presentasjon) - Informasjon innhentet fra nettsidene til NLSH (både interne og eksterne) - Protokoll fra foretaksmøtet for Helse Nord RHF fra 24. januar 2008 Internrevisjonen har intervjuet/innhentet informasjon fra følgende medarbeidere: - Gro Ankill, økonomisjef - Kerstin Thoresen, personalsjef - Marit Barosen, seksjonsleder lønn - Mariann Monsen, seksjonsleder plan og analyse - Merete Holm, seksjonsleder innkjøps- og forsyningsavdelingen - Turid Aasjord, seksjonsleder regnskap - Lasse Solhaug, rådgiver plan og analyse - Hans T. Kvig Rydningen, avdelingssjef kirurgisk avdeling - Øystein Reksen Johansen, assisterende avdelingssjef kirurgisk avdeling - Vidar Øyen, seksjonsleder kirurgisk sengepost 12
VEDLEGG 2: DELEGERING AV FULLMAKTER - KORT BESKRIVELSE AV FULLMAKTSREGISTERET Fullmaktsregisteret i NLSH er i excel og ligger tilgjengelig under "Økonomiverktøy" på intranettet. Registeret gjelder både attestasjon av lønn og anskaffelse av varer/tjenester. Ansvaret for oppdatering av registeret er lagt til en av økonomikonsulentene i seksjon for plan og analyse. Oppdateringer av registeret skjer etter behov, anslagsvis 5-10 ganger i løpet av måned. De er avhengige av henvendelser fra avdelingene for at registeret skal være a jour til en hver tid. Fullmaktsregisteret inneholder opplysninger om hvem som har attestasjonsrett på de enkelte koststedene, og hvilken av de tre fullmaktstypene den enkelte har. Det er egne oversikter for drift, investering og fellesregninger hvor det største registeret gjelder for drift. Attestasjon: Varer/tjenester (inngående faktura): Avhengig av organisasjonsstruktur og størrelse, er det maksimalt 6 personer som er bemyndiget til å attestere på et koststed. Dette følger bl.a. av at det er beløpsgrense på kr 250.000 på den som har bemyndiget attestasjonsfullmakt og at stedfortredere tildeles fullmakt til bruk i leders fravær. Den som ligger inne som den primære attestanten (formell leder) er den som har budsjettansvar på koststedet. Noen ansatte uten budsjettansvar er tildelt attestasjonsfullmakt for å kunne attestere for anskaffelser på enkelte koststed (eksempelvis kjøp til operasjonsstua). Variabel lønn i GAT: Attestasjon av variabel lønn er kun tildelt ledere med budsjettansvar, og kontrollen benevnes ledelseskontroll 1 i GAT. Det er ikke tillatt å delegere attestasjon av lønn til personer uten budsj ettansvar. Anvisning: Varer ogtjenester(inngående faktura): Utføres av seksjon for plan og analyse. Variabel lønn i GAT: Det skjer ingen ordinær anvisning av lønn. Variable tillegg må godkjennes på forskjellige nivåer i GAT før det overføres lønns- og personalsystemet NLP (Norsk Lønn og Personal) for videre behandling og rimelighetskontroller. De to øverste nivåene er Ledelseskontroll 1 og 2. På det første nivået, hvor kostnaden attesteres, kontrolleres detaljer om antall timer, prosentsats for overtid mv, mens det andre nivået gjelder opplysninger på et mer aggregert nivå. Ved NLSH er Ledelseskontroll 1 lagt til linjen, mens Ledelseskontroll 2 utføres av lønningskontoret. Fil som går til bank må godkjennes av to personer før utbetaling finner sted. 13
Signaturprøve: Innmelding til fullmaktsregisteret skjer vanligvis ved henvendelse per mail. Foretaket vil derfor ikke ha signaturprøve av de som har fått tildelt rettigheter. For systemer som har elektronisk signatur vil dette ikke ha betydning. Foretaket er i ferd med å implementere elektronisk signatur også for godkjenning av inngående faktura. Manglende signaturprøve vil derfor kun ha betydning for manuelle bilag som utlegg og reiseregninger. 14