SAK SF RAM L E G G Sakshandsamar: Erling Bjørnetun Arkiv: 453 Arkivsaksnr.: 18 / 81 Reglement for tilskot til kulturføremål 2018 Rådmannen si tilråding: Kommunestyret godkjenner endringar i reglement for tilskot til kulturføremål, jf vedlegg datert 31.01.18, slik at det vert tilpassa dei økonomiske rammene som er vedtekne i budsjettet for 2018.01.31 Kommunestyret oppnemner ein sakskomite for oppfølging av saka for seinare budsjett - og planarbeid. Komiteen skal drøfte ev endringar i tilskotsreglement og vilkår for bruk av kommunale bygg og anlegg for seinare år. Komiteen vert samansett slik:.. Komiteen skal levere sin tilråding innan 01.09.18 slik at vedtak kan innarbeidast i budsjettet for 2019.
Saksutgreiing: Prenta vedlegg: Uprenta vedlegg : Samandrag: I budsjettet for 2018 er det slikt vedtak: Tilskots -/støtteordningar vert regulert ned. Det skal leggjast fram ei sak til politisk handsaming tidleg på nyåret med reglement/retningslinjer. Nytt reglement for tilskot til kulturføremål skal fremjast som sak før tildeling av tilskot i 2018. Det er og gitt nokre føringar for nedregulering og prioritering. I denne saka er det gjennomgang av dei ulike ordningane med framlegg til endring/tilpassing til dei økonomiske råmene for 2018. Formannskapet har og i møte 17.01 drøfta saka og gitt nokre føringar for vidare arbeid. I saka vert det lagt fram reglement som skal nyttast i 2018 og så er det føresett at ein politisk samansett sakskomite skal drøfta ordningar og utforming av desse inn mot neste års budsjett og øp - arbeid. Fakta/kommunestyret sitt budsjett: Funksjon 2018 2017 % Mrk : 231 AKTIVITETSTILBUD 400 500-20 *tilskot som b - 2017, 400.000. 365 KULTURMINNEVERN 247 100 *tilskot er 100.000 og i 2018. 380 IDRETT OG TILSKUDD TIL ANDRES IDRETTSANLEGG 385 TILSKUDD TIL ANDRES KULTURBYGG, m.m. 1653 1803-8 *tilskot er halde på 2017 nivå, 450.000, det same er tilskot til Sogn skisenter, 900.000. 1892 2262-21 *tilskot er redusert m/360.000 Desse føringane ligg føre: Funksjon 231, Aktivitetstilbud : Godtgjersle fritidsleiing er teke vekk, aktivitetstilskot er halde oppe på 2017 - nivå. Funksjon 365, Kulturminnevern : tilskot det immaterielle kulturvernet (data, foto, lokalhistoriske produksjonar og forsking) vert redusert. Tilskot til kulturminnevern (bygningar) vert redusert til å dekke tiltak innanfor vernesona i Solvorn, jf. reguleringsplan for Solvornstrondi. Delstilling på kulturminnevern, 20%, er ført på tenesta.(147.000) Funksjon 380, Idrett og tilskot til andre sine idrettsanlegg : Tilskot til friluftstiltak og søknader om tilskot til nærmiljøanlegg vert heretter kanaliserte gjennom spelemiddelordninga. Lokale tiltak må prioriterast i kommunal plan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv. Funksjon 385, Andre kulturaktivitetar og tilskot til private kulturhus: tilskot til nærmiljøtiltak vert redusert. Nytt reglement skal utarbeidast for å prioritere tilskot til anlegg der brukarane ikkje har tilgang til offentlege bygg. Under funksjon 385, Andre kulturaktivitetar vil ein og vurdere reduksjonar tilpassingar på følgjande: tilskot lokale arrangement i den kulturelle skulesekken, den kulturelle spaserstokken, rusførebyggande tiltak, kulturpris og kulturstipend. Det er aktuelt med nærare vurderingar av ordningane. Funksjon 386: Kommunale kulturbygg/ anlegg: «gratis- prinsippet» for bruk av kommunale bygningar og anlegg skal sjåast i samanheng med nytt reglement for tilskot til kulturføremål. Skal utgifts/driftsnivået kunne haldast opp så bør inntektssida styrkast Innan kulturfeltet skal det vere eit overordna prinsipp at satsing på barn og unge skal skjermast i arbeidet med å tilpassa seg ei lågare budsjettramme.
Vurderingar: Utgangspunktet for saka er gjeldande reglement for tilskot til kulturføremål 2016-2019, vedteke av kommunestyret i 2015 og ved tak om budsjett og økonomiplan 2018-2021 i des. 2017. Det samla nedtaket av tilskotsordningar på dette området utgjer omlag kr 400 000 for 2018 og kvart år i planperioden. (løyvingar/restmidlar/tilbakekalla løyvingar) Opp mot 50% (?) av nedtrekket vil kunne kompenserast ved at tiltaka kjem inn under spelemiddelordninga. Men det er i tillegg viktig å ta med at dei administrative ressursane til forvaltning/handsaming av søknader er redusert. Dette må takst omsyn til i utforming av ordningar. I tille gg til tilskot er og bruk av kommunal bygg og anlegg «gratis» eit viktig tiltak for lag og organisasjonar sin aktivitet i kommunen. Budsjettvedtaket legg og opp til ei nærare drøfting av gratisprinsippet. Både når det gjeld tilskot og gratis bruk av kommu nale bygg/anlegg så har Luster kommune gode ordningar, i sum svært gode, og betre enn svært mange andre kommunar. Når det så vert meir krevjande økonomiske rammer så er det naturleg å vurdere desse tilboda nærare. Innarbeida praksis og forventning Friv illigheita er den største kulturprodusenten i Luster kommune målt i aktivitet. Dei økonomiske føresetnadene for kontinuitet og stabile driftsformer kviler på dei tilskotsordningane som er tilgjengelege til ei kvar tid. Utlysing av tilskot vert gjort i fork ant av søknadsfrist, som har vore 1. mars årleg. Budsjettet vedteke i desember året før dannar grunnlaget for den summen som vert stilt til disposisjon. Ei vurdering som er sentral er at tilskot skal vera føreseieleg og meldast i god tid. Det tilseier gje rne at ein for 2018 bør vurdere fleire mindre justeringar for å innfr i budsjettkravet. Om ein vurdere r større endringar så vil det vere frå 2019. Rådmannen sine vurderingar legg dette til grunn. Kvalifisert tilskotsmottakar Kunnskap og innsikt, erfaring og personlege eigenskapar Endringane i organisasjonslivet sitt tillitsmannsapparat går i retning av ei spesialisering der tilgang på ekstern finansiering og kommunikasjon med finansielle aktørar vert viktigare. Rekruttering til verv i frivillige lag der øk onomi er ei utfordring har synt seg vanskelegare enn for ressurssterke lag. Tilsvarande har det synt seg vanskelegare å rekruttere til verv der arbeidsoppgåver er knytt opp mot produksjon av planar, søknader og rapportering. Sjølve tilskotsformidlinga er e in viktig del av organisasjonsutviklinga i laget. Det er både ein måte å rydde i formalitetar på som årsmelding, rekneskap, revisjon, men også ei erfaring med den demokratiske prosessen som medfører handsaming og godkjenning i eit fora av røysteføre medlem ar. Kreativitet og betre praktiske løysingar er sideeffektar, men som igjen er avhengig av rekruttering av ressurspersonar. Det å få «ikkje godkjent» på ein søknad er såleis ikkje nødvendigvis noko negativt, men vil vera eit viktig signal om at noko MÅ bet rast. Denne utviklinga må og sjåast i samanheng med korleis andre eksterne finansieringskjelder har bygt opp sitt tilskotsmønster og krav til søkarar. Den nasjonale spelemiddelordninga er eit godt døme på streng formell søknadsprosedyre og krav til rappor tering. Skilnaden på tilskot og tilsegn Dokumentasjon
Dagens tilskotsregime, både lokalt og nasjonalt, er bygt opp om ordningar som krev innsats frå søkar både i form av «ein plan» for kva som skal gjennomførast, eit budsjett og ei konkret framstilling. Tilsegn om økonomisk tilskot vert gitt under dei føresetnader som går fram av eit vedtak. Desse føresetnadene kan som hovudregel ikkje endrast. Ein rapport for gjennomført aktivitet skal ha både ein forklarande tekst og eit rekneskap. For anlegg som vert b ygt med offentlege tilskotsmidlar er det no eit generelt krav om at laget sin revisor skal ha godkjent anleggsrekneskapen før utbetaling kan skje. For offentlege tilskot over kr 400 000 gjeld regelen om at kommunen sin revisor skal godkjenne rekneskapet. Arbeidskrevjande rutinar og byråkratiske ordningar Omfanget av den byråkratiske sakshandsaminga vil i mange høve vera avhengig av kvaliteten på det innsende materialet, og kor aktiv søkaren er i å kvalitetssikre sin eigen søknadsrutine. Døme: 1. Refu sjonar set krav til søkar om dokumentasjon på konkrete utgifter 2. Rapporterte kostnader som ikkje samsvarar med budsjettet for søknaden 3. Kontroll av verdi på dugnad som er tilfeldig budsjettert som «arbeidskostnad» 4. Purringar på ikkje innleve rte vedlegg 5. Søknader som vert leverte etter frist, tilsegn som ikkje vert tekne ut og mangelfull rapportering / direkte feil i forhold til den godkjente søknaden. Rettleiing i framgangsmåte krev innsikt og kunnskap om både kommunale ordningar, men også i fylkeskommunale og statlege tilskotsordningar. Enkelte søkarar må ha hjelp til å registrere sine søknader elektronisk, og å utarbeide dokumentasjonar som det er stilt krav om skal fylgja søknaden. Formidling av tilskot, som t.d. innan spelemiddelordnin ga, krev handsaming lokalt før innsending av godkjent søknad. Dette inkluderer både godkjenning av budsjett og finansiering, teknisk løysing innanfor departementet «sine bestemmelser om tilskudd» og ikkje minst den «idrettsfunksjonelle godkjenninga» som er føresetnader for at ein søknad kan sendast vidare frå kommunen. Ei innsparing i ressursbruken er avhengig av ei konsekvent og streng haldning til kva som er akseptabelt og som kan godkjennast. Ut frå reduserte administrative ressursar må me stramme inn på krava til søknader, rapportering og rettidig leveranse. Oppsummering med framlegg til justeringar og konkrete endringar Gjeldande reglement (2016-2019) kan, med nokre endringar, tilpassast ein ny økonomisk føresetnad i form av reduserte løyvingar i 201 8. For å unngå at søkarane og det lokale kulturlivet skal oppleve tilskotsregimet som lite føreseieleg så bør reglementet ta inn desse presiseringane: Jf framlegget til reglement som ligg med : 01 - Generelt, pkt. 5 : ein søknad kan ikkje godkjennast d ersom vesentlege dokumentasjon ikkje ligg føre ved søknadsfristen. Konsekvens: ingen purring frå kommunen og redusert admin istrativt arbeid.
02 - Grunnstønad, pkt. 2 : Søkaren skal dokumentere talet på betalande medlemar og a ktivitet med årsmelding og godkjent/revisorgodkjent rekneskap for det siste arbeidsåret. Konsekvens: ingen purring frå kommunen og redusert admin istrativt arbeid. 03 - Tilskot til spesielle tiltak, pkt.1 : Søkaren skal presentere det som skil tiltaket frå ordinær aktivitet og med eit budsjett og finansieringsplan som sikrar gjennomføring med maks 1/3 kommunalt tilskot. Konsekvens: Innstramming i vurdering på kva som kan reknast som spesielle tiltak, redusert utbetaling av til skot. 03 - Tilskot til spesielle tiltak, instrumentkjøp, pkt.2: Tilskot til instrumentkjøp til lag og organisasjonar vert endra frå inntil 2/3 av kostnads - overslag til inntil 50%. Tilskot vert utbetalt mot framlagt rapport og revidert rekneskap. Konsekvens : Redusert tilskotssats, redusert utbetaling av tilskot. 03 - Tilskot til spesielle tiltak, pkt.: (noverande reglement) Går ut : Tilskot til spesielle einskildprestasjonar innanfor reglementet sitt føremål kan etter søknad honorerast med inntil kr. 10.000. Konsekvens: Redusert utbetaling av tilskot. 04 - Refusjonar for drift av anlegg til kulturføremål, innleiingsavsnitt : Søkarar som søkjer refusjon for husleige for aktivitet i lokale som kommunen ikkje kan tilby, kan få inntil 30 % refusjon. (tidlegare 50%) Konsekvens: Redusert tilskotssats, redusert utbetaling av tilskot. Andre brukargruppe som har motteke refusjon er t.d. Luster Husflidslag, R adio Luster, lei raktivitet på Lyngmo ungdomssenter. Sjå også under 04 Refusjonar. 04 - Refusjonar for drift av anlegg til kulturføremål, pk5: Makstak for vedlikehaldskostnad som kan innreknast i driftsutgifter vert redusert frå 75.000 til 50.000. Konsekvens: Redusert makssats på vedlikehaldskostnader, redusert utbetaling av tilskot. 05 - Tilskot til nærmiljøanlegg (som del av spelemiddelordninga) vert endra slik at søknader om tilskot nye anlegg skal handsamast inn under spelemiddelordninga og ev. kommunal finansiering løyvt over investeringsbudsjettet i økonomiplanen. Konsekvens: Mindre tiltak mister kommunalt tilskot, («husker og sandkassar»), noko driftsstøtte vert tildelt over ordninga og større tiltak vert finansiert via spelemidlar og kommunalt tilskot over spelemi ddelordninga. 05 pkt. 2: Refusjon for vedlikehald av private forsamlingshus og private idrettsanlegg vert handsama etter dei vilkår nemnt under refusjonsgrunnlaget for drift av anlegg til kulturføremål. (jf 04) Konsekvens: Redusert løyving, oppretthalde refusjon en for vedlikehald til private idrettsanlegg så langt råd er, redusere tilskot til privat forsamlingshus.
Idrettsaktivitetar i private anlegg har rett på refusjon dersom anlegget er registrert i anleggsregisteret. 05 pkt. 2: Refusjon for vedlikehald av private forsamlingshus. (spes..) For 2018 skal dei anlegga prioriterast som ligg meir enn 5 km unna næraste offentlege anlegg med tilsvarande funksjon og fasilitet for aktiviteten. Tillegget til slike anlegg skal fo r 2018 utgjere 30% ekstra. Konsekvens: Redusert sats på vedlikehaldskostnader forsamlingshus, frå 75-50.000, og reduksjon i refusjonsprosent slik at ein kan halde seg innanfor budsjettert løyving. Private hus som har ein sentral funksjon i si grend er: Mo llandsmarki grendehus, Vigdal grendehus, grendehusa på Sørheim, Kroken og på Ornes. Fjordstova i Skjolden, Munthehuset i Kroken og Lyngmo ungdomssenter er registrerte i anleggsregisteret til Luster kommune som private kulturhus med spesielle funksjo nar. I dei andre bygdene/grendene er det i dag offentlege anlegg som fyll er vesentlege delar av lokalt behov. 06 - Tilskot til rehabilitering av anlegg, som del av spelemiddelordninga, erstattar tidl. pkt. om tilskot til vedlikehald av anlegg. Planar fo r større vedlikehaldsprosjekt /rehabilitering, utover kr 50.000 (tidl. kr 75.000), ved dei enkelte anlegga skal innarbeidast i den kommunale planen som anlegget sorterer under før søknaden kan handsamast. Alle slike søknader skal fremjast som spelemiddelsø knader og gjevast idrettsfunksjonell godkjenning og handsamast før arbeidet tek til. Konsekvens: Mindre tiltak mister kommunalt tilskot, større tiltak vert finansiert via spelemidlar og kommunalt tilskot over spelemiddelordninga. 07 - A ndre tilskotsordningar: Tilskotsordninga: tilskot til fritidsleiing går ut som fylgje av budsjettvedtaket. (har vore budsjettert med 50.000 pr år, men har vore lite nytta; 5-10.000 pr år.) Konsekvens: Redusert utbetaling av tilskot. Pkt. D : Tilskot til Kulturminnevern får tillagt ei presisering der det står: Frå 2018 skal tiltak innanfor regulært område for kulturminnevern i Solvorn prioriterast. Tilskot vert gitt etter 1/3 - dels regelen og berekna ut frå meirkostnaden med å utføra tilt aket etter krav om antikvariske prinsipp. Konsekvensen: Krevjande å følgje opp mange aktuelle antikvariske kulturminne i Luster. Pkt. F : Samarbeidsavtalar og kulturstipend. Plan og forvaltningsstyret tek stilling til kva nivå ein bør vera på for å oppnå stipend. Samla sum tildelt over maks 3 år er inntil kr 30 000 (tidl. 60 000). Konsekvens: Redusert utbetaling av tilskot. Rutinar for handsaming av søknader : Det vert sette streng e krav til ferdigstilte søknader og levering innan søknadsfristen. Kommunen si oppfølging vert avgrensa til å påpeika manglar og setje ny frist for ev oppretting/supplering.
Rapporteringsfristar på vedtak fatta i juni har til no vore 1. nov. same året. Utsett frist maks 1. mai året etter. For større prosjekt over kr 500 000 vert fristen sett til maks 2 år. 09 Fristar: Grunna endringar og politisk handsaming vil det vere hensiktsmessig å endre søknadsfrist til 01.04 for 2018. Andre forhold: Gratisprinsippet og bookingsystem for leige av hallar og gymsalar Leige betaling, som prinsipp, har ein regulerande verknad på etterspørsel og «tilfeldig» bruk. Lag og organisasjonar utanfor kommunen skal etter regelverket betale for leige når dei har arrangement/aktivitet i kommunen. Imidlertid så vert dette til ein viss grad o mgått ved at lokale lag figurere r som arrangør. I tillegg kjem at me har dårlege system for registrering av bruk og vidare oppfølging med ev fakturering. Samla konsekvens er at sjølv om det er budsjettert med leigeinntekter både i samfunnshus i Jostedal (50.000), idret tshallen i Gaupne (50.000) og noko fleire så er det registrert lite inntekter dei siste åra. Kun 9.900 kroner er registrert som inntekter i 2017 og dette på Jostedal samfunnshus. Sognefjord Cup har generert ein del inntekter, men i 2017 var deira bruk av anlegga langt mindre enn tidlegare/færre lag og såleis ein mindre turnering. Fråværet av leigebetaling i kommunale anlegg har for private huseigarar og skapt ei favorisering av å bruke offentlege anlegg. I første omgang legg rådmann opp til at me innfører eit webstyrt booking - og fakturerings - system for idrettshallen, Hafslo - og Jostedal samfunnshus, ev og i skular og andre offentlege anlegg. Slike system krev ein del tid i innføringsfasen, men vil avlaste dei administrative rutinane og skape betre oversyn for brukarane. Del 1 booking vert teke i bruk frå hausten - 18 og så kan det frå 2019 utvidast til fakturering etter nærare retningslinjer. Etter førebelse drøftingar i formannskapet er det føringar på at det skal setjast ned ein sakskomitè som ser på tilskotsordningar og gratisprinsippet inn mot budsjett - og øp - arbeidet hausten 2019. Rådmann tilrår at ein for 2018 nyttar vedlagt reglement med føringar som går fram av denne saka. Kommunestyret kan så etablere ein sakskomite som dr øftar om det skal gjerast større endringar og om vilkår for bruk av kommunale bygg og anlegg skal endrast. Dato: 31.01.18 Jarle Skartun Erling Bjørnetun rådmann Kultursjef Særutskrift m/kopi til: skal sendast: