Rapport prosjekt Stedlig koordinering

Rapport prosjekt Stedlig koordinering Prosjektgruppens oppdrag Styret i Vestre Viken HF behandlet i møte 28.10.2009, sak nr 69/2009, organisasjonsmodell i VVHF. På bakgrunn av erfaringer andre sykehus som har etablert klinikkmodell har gjort seg, ble det etablert en rolle som koordinator per sykehus/driftssted innen somatikk (KS, RS, SAB, SB). Rollen som stedlig koordinator ble etablert med sikte på å legge til rette for samhandling på tvers internt i organisasjonen. 26. mai 2010 ble organisering av stabsområdet samhandling drøftet. Det ble her tatt til orde for å forene funksjon som stedlig koordinator og samhandlingssjef, med basis i at noen av oppgavene til stedlig koordinator er sammenfallende med samhandlingssjefens. I etterkant av dette er det etablert fellesfunksjoner ved BS, DS og RS, mens KS fortsatt har en delt rolle. Administrerende direktør har nå bedt om at det gjøres en avklaring mht stedlig koordinering, og at arbeidet prosjektorganiseres. Det presiseres at prinsippet om organisering i gjennomgående klinikker står fast og at evt nye løsninger må utformes innenfor rammen av dagens klinikkmodell. Avgrensninger Prosjektgruppen har ikke vurdert koordineringsbehov for psykiatrien. Det er kun vurdert hvilket koordineringsbehov som gjelder de somatiske sykehusene, inklusive Hallingdal sjukestugu. Arbeidsgruppens sammensetning og organisering av arbeidet og arbeidsform Prosjektgruppen ble sammensatt av en representant fra hver av de seks klinikkene, en representant fra Samhandlingsstaben, en representant fra de tillitsvalgte, en representant fra vernetjenesten og to representanter fra OU- avdelingen hvorav OU- sjef har vært leder for gruppen. Det har blitt avholdt fem møter i prosjektgruppen. Alle sykehusene har vært representert i prosjektgruppen. Det er også tre personer i prosjektgruppen som har erfaring i rollen som lokal koordinator. Det er prosjektets vurdering at prosjektgruppen har innehatt tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre oppgaven ihht forelagt mandat. For å få innblikk i hvordan andre helseforetak har bygget sin organisasjonsmodell, samt fordeler og ulemper ved modellen, har prosjektgruppen hatt besøk fra representanter fra henholdsvis Universitetssykehuset i Nord Norge og Nordlandssykehuset. En delegasjon bestående av fire personer fra prosjektgruppen har besøkt Sykehuset Østfold HF, Sykehuset Sarpsborg. Deler av prosjektgruppen har også hatt telefonmøte med Sykehuset Innlandet HF. Leder av prosjektgruppen har deltatt på ledermøter arrangert av stedlig koordinator på Bærum og Kongsberg sykehus. Ved disse møtene har det kommet innspill angående behov for stedlig

2 koordinator. Innspill som har kommet mhp dagens klinikkledelse er gjengitt i eget avsnitt nedenfor. Det har ikke vært mulig for prosjektleder innenfor prosjektets varighet å delta ved tilsvarende møter ved Ringerike og Drammen sykehus. Prosjektgruppen har analysert og drøftet oppgaver og ansvarsområder som i dag ivaretas av stedlig koordinator ved de fire sykehusene og ved HSS. Etableringen av koordinatorrolle ved sykehusene Som det fremgår av oppdragsbeskrivelsen, ble plasskoordinatorfunksjonen etablert midlertidig 1.1.2010 for å ivareta lokale koordineringsbehov ved sykehusene. Pr. 1.7.2010 ble funksjonen lagt til samhandlingssjefstillingene. Sammenslåingen skulle implementeres ved ledighet i en av funksjonene/stillingene. Dette er årsaken til at det pr i dag en felles funksjoner ved BS, DS og RS, men delt funksjon ved KS. Innehaverne er tilbudt rollen uten forutgående utlysning. Det er ikke utarbeidet funksjonsbeskrivelse. Dagens funksjon som stedlig koordinator ved sykehusene og ved HSS Det er gjennomført kartlegging av ansvar og oppgaver som pr i dag ivaretas av stedlig koordinator, samt hvilke oppgaver som stedlig koordinator tenker burde ivaretas ved lokasjonen. Det er avholdt egne møter med stedlig koordinator ved Bærum (BS), Drammen (DS), Kongsberg sykehus (KS), Ringerike sykehus (RS) og Hallingdal Sjukestugu (HSS). Det finnes ikke oppdaterte stillings-/funksjonsbeskrivelser for rollene som stedlige koordinatorer. Innehaver av rollene har alle i stor grad tatt eller videreført ansvar og ivaretatt påkommende oppgaver som har vært forventet ved sykehuset, organisasjonen og av samarbeidspartnere utenfor sykehuset. Et annet fellestrekk er at alle stedlige koordinatorer har mottatt ulike interne og eksterne henvendelser og har videresendt disse i den nye organisasjonen. Ved spesielle saker har den stedlige koordinatoren videreformidlet og sikret informasjon enten via e-post eller ved møtevirksomhet. Alle de stedlige koordinatorene har arrangert møter for deler av ledergruppen eller alle ledere ved sykehuset. Oppgavene har vært å sende møteinnkalling, utforme saksliste, lede møtet og skrive referat som distribueres. Felles for denne møtevirksomheten er at det har vært fokus på lokale saker som bør løses på lavest mulig effektive ledernivå. Alle stedlige koordinatorer har beskrevet oppgaver som pr i dag ikke håndteres i linjen. RS og KS har beskrevet flere oppgaver som har vært håndtert og ønskes håndtert av stedlig koordinator enn DS og BS. De nye ledere på nivå 2 og 3 har travle dager med mye møtevirksomhet og forflytning. Organisasjonen er enda ikke utformet for alle klinikkene og noen ledere har opplevd et ledelsesvakuum som koordinatorene har håndtert etter beste evne og vilje. På de mindre sykehusene var det tidligere tilrettelagt for tett samarbeid mellom alle ledere og enheter. En del av deres arbeid var også å kunne bistå aktivt inn i endringsprosesser. Tiden vi nå er inne i er svært belastende, da man opplever dette med motsatt fortegn.

3 Hallingdal Sjukestugu (HSS) Myndighet og ansvar er endret, men de lokale koordineringsoppgavene løses stort sett på samme måte som tidligere. Pga store avstander og stort ansvarsområde er tilstedeværelse for nærmeste leder en stor utfordring. Ledelse og kommunikasjon Ved KS og RS beskrives en situasjon hvor man i stor eller relativt stor grad er preget av få eller ingen stedlige ledere på nivå 3 (avdelingssjef). Pr i dag er dette et savn, og situasjonen forsterkes av at ledere på nivå 3 er mindre til stede og mindre tilgjengelige enn opplevd behov for ledere på nivå 4. Her er det også ulikheter mht hvor langt organiseringen av klinikkmodellen er kommet i de ulike klinikkene. Organisering ved andre helseforetak Prosjektgruppen har i henhold til mandatet undersøkt organisasjons - og ledelsesmodeller ved fem andre helseforetak og vurdert overføringsverdien til VVHF. Disse er Nordlandssykehuset, Helgelandssykehuset, Universitetssykehuset i Nord-Norge, Sykehuset Innlandet og Sykehuset Østfold avdeling Sarpsborg. Hovedformålet med en slik gjennomgang av ledelsesmodeller ved andre foretak har vært å avklare om de ulike helseforetakene har en egen lokal ledelse eller om det er etablert andre funksjoner for å ivareta lokale behov. Gruppen har forsøkt å få del i hvilke erfaringer foretakene har med de ulike modellene. Det presiseres at kartleggingen er gjort gjennom kontakt med 1-2 personer i helseforetakene, og må således betraktes som uformelt innblikk i de andre helseforetakene. En erfaring ved dette kartleggingsarbeidet er at få har evaluert organiseringen. Det forefinnes også lite skriftlig materiale og det har vært vanskelig for de forespurte helseforetakene å skissere klart fordeler og ulemper. Sammenstilling av erfaringer fra andre helseforetak Tre av helseforetakene har en gjennomgående faglig ledelse på tvers av geografi. Det fjerde har stedlig ledelse ved tre sykehus med en overordnet foretaksdirektør. Det femte helseforetaket er divisjonsorganisert med en lokal, stedlig leder. Sykehuset Innlandet HF Foretaket ble divisjonsorganisert i 2007 etter en overgang fra gjennomgående faglig ledelse, som ikke hadde innfridd forutsetningen ved å ha fokus på både lokal og helhetlig ledelse. Foretaket har vektlagt utvikling av sterke fagmiljøer og tett samarbeid mellom sykehusene. Divisjonsdirektørene har en årlig lederkontrakt som innbefatter mål for ansvarsområdene. Har resultat og økonomisk ansvar. Avdelingssjefene har stillingsbeskrivelser, men man er i ferd med å gå over til årlige kontrakter knyttet til resultater. Universitetssykehuset Nord Norge HF Gjennomgående faglig ledelse siden 2006. De har ikke stedlig koordinatorfunksjon. Ved behov etableres formelle arbeidsgrupper på hvert sykehus hvis det er saker som skal løses innen en lokasjon. Synlig, direkte ledelse på tross av lange avstander. De fleste ledere lokalisert i Tromsø. Ledere avsetter mye tid til forflytning for å være fysisk tilstede på alle lokasjoner. Sykehuset Østfold HF

4 Helseforetaket har gjennomgående faglig ledelse. Har ikke stedlige koordinatorer ved alle sykehus. Ved Sykehuset Sarpsborg er det opprettet en stilling som senterleder med egen funksjonsbeskrivelse. Hennes hovedoppgaver er å ivareta pasientlogistikk i det kirurgiske pasientforløpet og sikre flyt i pasientlinjen på tvers av alle fagområdene. Stillingen er tillagt myndighet slik at hun løser driftssaker direkte med avdelingssjefene uten å følge linjeorganiseringen. Ved behov samarbeider hun med fastlegene. Helgelandssykehuset HF Foretaket består av tre sykehus som under felles foretaksdirektør er organisert med institusjonsledelse. De tre avdelingsdirektørene har et totalansvar for drift med rapporteringsplikt til foretaksdirektør. Styresak fra august 2010: ingen ny organisasjons- prosess foreløpig. Det vises til lav byråkratisering; eks administrasjon 10% under landsgjennomsnittet. Økende pasientoppslutning og økt tillit til kvalitet og kompetanse ved de tre sykehusene. Nordlandssykehuset HF Helseforetaket har gjennomgående faglig ledelse. Det finnes avdelingssjefer for alle klinikkene ved alle sykehusene. De har etablert Koordinerende forum ved de to små sykehusene. Samtlige klinikksjefer inngår i en rotasjonsordning mellom klinikkene for å lede koordinerende forum. Leder samhandlingsavdelingen innkaller til månedlige møter og utfører saksbehandlingen. Tar ansvar for saker som skal bringes videre i linjen. Etter en samlet gjennomgang av ledelsesmodeller ved andre norske helseforetak konkluderer arbeidsgruppen med at Vestre Viken HF må etablere en modell som spesifikt dekker vårt behov. Det vurderes som uaktuelt å implementere tilsvarende modeller som man benytter i de andre helseforetakene, da det er få, om noen, andre helseforetak i Norge som kan sammenliknes med VVHF. Arbeidsgruppen mener det er aktuelt å ta med to løsninger fra andre helseforetak i de videre vurderinger av alternative modeller: Stedlig koordinerende forum ved Nordlandssykehuset HF Senterleder ved Sykehuset Østfold HF. Behovet for stedlig koordinering Som det fremgår av kartleggingen av dagens situasjon, gjør koordinatorene ved sykehusene ulike oppgaver pr i dag. Det er prosjektgruppens oppfatning at rollene i relativt stor grad har blitt formet av den enkelte koordinator. Det er også ulikheter i hver enkelt klinikk/sykehus mht hvilke oppgaver som er lagt i linja. Det er som nevnt enighet i prosjektgruppen om at de løsningene som er valgt i andre helseforetak, ikke uten videre kan implementeres i Vestre Viken. Til det er helseforetakene for ulike både mht organisering, størrelse og behov når det gjelder koordinering. Det er kommet innspill fra Kommunesamarbeidet. Dette innspillet følger som vedlegg til rapporten. Når det gjelder behovsanalysen, så har prosjektgruppen tatt utgangspunkt i de oppgaver som de ulike koordinatorene ved sykehusene har pr i dag. Av disse oppgavene er det enighet i prosjektgruppa om at følgende oppgaver kan overføres til linja: Forvaltning og mottak av gaver til sykehuset. Gaver som gis til avdelinger/enheter, håndteres allerede i linja.

5 Forespørsler om foredrag utenfor Vestre Viken. Henvendelser fra kommunene knyttet til navngitte pasientsaker. Generelle jobbsøknader som ikke er stilet til navngitt enhet. Praktisk tilrettelegging ifm at nyrekrutterte flytter for å begynne i jobb i sykehusene. Etter dette står det fortsatt igjen mange oppgaver som i dag gjøres av en/flere av koordinatorene: Kontaktpunkt for eldreråd, venneforeninger, frivillige organisasjoner, pensjonistforeninger og andre som besøker sykehuset i den grad henvendelser fra disse ikke går direkte til klinikk/avdeling. Informasjon til koordinatorforum i saker av felles interesse i sykehuset Koordinering av allmøter for hele sykehuset Koordinering av fellesarrangementer for ansatte og pasienter knyttet til for eksempel høytider Mottak og videredistribusjon av post som ikke har avklart mottaker Koordinering av drift i ferier og ifm høytider for eksempel fordeling av senger og spørsmål om stenging Fleksibel bruk av senger/hotellsenger Generelle driftsutfordringer, som for eksempel ombygginger. Smøre maskineriet plukke opp informasjon om status i sykehuset og bidra til ansvarliggjøring i linja knyttet til saker som bør følges opp. Prosjektgruppen er enig om at de fleste av disse oppgavene er oppgaver som ideelt sett burde være linjeoppgaver. I forhold til ovennevnte, vil valg av modell for fremtidig koordinering avgjøre hvorvidt disse oppgavene skal legges til linja eller ikke. Hva trenger Vestre Viken nå? I kontakten med sykehusene, samt i diskusjonene i prosjektgruppa, kommer det klart fram at koordineringsbehovet er ulikt ved de forskjellige sykehusene. Sykehusene har i øyeblikket følgende utfordringer med klinikkmodellen: 1. Klinikkmodellens modenhet i sykehuset Ved KS og RS beskrives en situasjon hvor man i stor eller relativt stor grad er preget av få eller ingen stedlige ledere på nivå 3 (avdelingssjef). Pr i dag er dette et savn, og situasjonen forsterkes av at ledere på nivå 3 er mindre til stede og mindre tilgjengelige enn opplevd behov for ledere på nivå 4. Her er det også ulikheter mht hvor langt organiseringen av klinikkmodellen er kommet i de ulike klinikkene. 2. Behovet for fleksibilitet ved det enkelte sykehus KS og RS har i større grad enn BS og DS, lagt opp til samdrift mellom ulike fagområder. Senger brukes også i stor grad fleksibelt, ikke minst i ferieperioder. 3. Muligheten for etablering av behandlingslinjeteam RS har måttet endre fra prosessorganisering med fokus på samhandling rundt pasientens behandlingslinje til søyleorganisering. Muligheten for lokal koordinering på tvers av fagområder oppleves vanskeligere gjennom klinikkmodellen. Ulik kultur mht samhandling og ledelse kan også påvirke behovet for stedlig koordinering. Det kan heller ikke utelukkes at behovet for koordinering er lettere å identifisere ved en mindre enhet.

6 KS og RS beskriver et sterkere behov for lokal koordinering enn BS og DS. Innholdet i dagens koordinatoroppgaver er også bredere ved de minste sykehusene. Det kan ikke utelukkes en sammenheng med at disse koordinatorene har ivaretatt funksjonen i en kortere periode. Ved Kongsberg har koordinatoren i tillegg til rene koordinatoroppgaver, også fungert som rådgiver for lederne. Det er videre behov for å se særskilt på HSS, som er i en spesiell situasjon både geografisk, organisatorisk og ledelsesmessig. Alle sykehusene uttrykker et klart behov for koordinering på tvers av klinikkene. Prosjektgruppen har vurdert om tiden er moden for å avvikle koordinatoroppgavene og legge alle oppgavene koordinator har i dag ut i linjen, og har konkludert med at tiden ikke er moden for dette. Det er prosjektgruppens oppfatning at lokal koordinering ved sykehusene vil bidra til bedre kommunikasjon mellom klinikkene. Modell for koordinering Prosjektgruppen har diskutert fire ulike modeller for lokal koordinering i Vestre Viken: Modell I: Koordinatorfunksjon som i dag ved alle 4 sykehus. Modell II: En klinikk ved hvert sykehus ansvarliggjøres ift å koordinere på tvers av klinikkene i sykehus i saker der det er behov for dette. Modell III: Koordineringsforum ved hvert enkelt sykehus med relevant representasjon. Modell IV: Legge alle oppgaver ut i linja. Nedenstående tabell oppsummerer kort vurderingen knyttet til hver modell: Modell + - I Etterspurt funksjon i sykehusene i dag Kan virke forstyrrende for linjemodellen II Støtter klinikkmodellen Sikrer ikke møtearena på tvers. Fare for overfokus på enkelte klinikker. III Møtearena/informasjons- på tvers i Tidsbruk sykehusene IV Rendyrker klinikkmodellen Løser ikke dagens koordineringsbehov i sykehusene Etter gjennomgang i prosjektgruppen og diskusjon av ulike modeller, er det klart at prosjektgruppen ikke vil anbefale modell IV. Organisasjonen vurderes ikke som moden nok til at alle oppgavene koordinator har i dag, kan legges ut i linjen. Når det gjelder modell II, sikrer ikke denne modellen møtearenaer på tvers, noe som vurderes som nødvendig. Prosjektgruppen står da igjen med en anbefaling av en kombinasjon av modell I og III. Organisering av funksjon som koordinator og koordineringsforum

7 Prosjektgruppen har vurdert ulike måter å organisere koordinatorrollen på. Det er enighet i gruppa om at koordinatorrollen bør være en funksjon, og ikke en stilling. Således kan man se for seg en modell hvor de ulike koordinatorene har ulike stillinger i Vestre Viken. Det er enighet om at personlig egnethet er en forutsetning for å kunne lykkes i denne type rolle. Prosjektgruppen mener det mest naturlige er å plassere funksjonen i en stab utenfor klinikkene. Prosjektgruppen har ikke landet på hvorvidt man skal plassere funksjonen tydeligere organisatorisk enn dette, da personlig egnethet vurderes som viktigere enn organisatorisk tilknytning. Når det gjelder koordineringsforumet, så mener prosjektgruppen at det må etableres et klart mandat for dette. Koordineringsforumets rolle bør være å informere om og ta opp til diskusjon, saker som er av felles interesse på tvers av klinikkene i sykehuset. Medlemmene i forumet bør ha et spesielt ansvar for å koordinere og informere i egen linje. Ved manglende enighet, må saken bringes inn i linjen. Naturlige deltagere i forumet vil være ulikt i sykehusene. Det er viktig at alle relevante avdelinger/enheter er representert. Koordinatorens rolle og krav til kompetanse Det er sentralt at koordinatorens rolle blir tydelig beskrevet og forankret. Prosjektgruppen foreslår følgende hovedinnhold i funksjonen: Kontaktpunkt for eldreråd, venneforeninger, frivillige organisasjoner, pensjonistforeninger og andre som besøker sykehuset i den grad henvendelser fra disse ikke går direkte til klinikk/avdeling. Bidra til å løse saker lokalt på lavest mulig effektive ledermøter Informasjon til koordineringsforum i saker av felles interesse i sykehuset Koordinering av allmøter for hele sykehuset Koordinering av fellesarrangementer for ansatte og pasienter knyttet til for eksempel høytider Mottak og videredistribusjon av post som ikke har avklart mottaker Koordinering av drift i ferier og ifm høytider for eksempel fordeling av senger og spørsmål om stenging Fleksibel bruk av senger/hotellsenger Bidra til at informasjon om status i sykehuset bringes inn i linja for oppfølging Lede og koordinere det lokale koordineringsforum Bringe saker inn i linja når de ikke kan løses i koordinerende forum Vedkommende bør ha følgende kompetanse: Helsefaglig bakgrunn med bred klinisk erfaring Inngående kjennskap til det aktuelle sykehus Kommunikative egenskaper på alle nivåer Evne og vilje til samarbeid med ulike ledere og faggrupper Det må utarbeides egen funksjonsbeskrivelse for rollen som koordinator. Det antas et behov i størrelsesorden 0,2-0,4 ÅV pr sykehus. Det er også naturlig at alle koordinatorene inngår i et felles, faglig nettverk. Personalmessige konsekvenser

8 Prosjektgruppen understreker at det er viktig med ivaretagelse av de 4 personene som innehar rolle som koordinator i dag. Oppfølgingen avhenger av hva slags løsning som velges mht fremtidig lokal koordinering ved sykehusene. Implementeringsprosess Implementering gjennomføres umiddelbart etter at mandat for koordineringsforum og funksjonsbeskrivelse er utarbeidet. Pr i dag er det innehavere i alle roller, noe som innebærer at man inntil videre bør videreføre dagens organisering med tilknytning til samhandlingssjefrollen. Det bør vurderes om koordinator ved KS skal rapportere til samhandlingsdirektøren på lik linje med øvrige koordinatorer. Ved ledighet i stilling kan funksjonen eventuelt knyttes opp til andre stillinger/andre enheter. Evaluering Arbeidsgruppen foreslår at det legges til rette for en evaluering av valgt modell for stedlig koordinering og ledelse innen ett år etter implementering, og senest innen 1.2.2012. Ansvar for gjennomføring av evalueringen må plasseres. Oppsummering av prosjektgruppens anbefalinger 1. Prosjektgruppen foreslår at følgende oppgaver kan overføres til linja: Forvaltning og mottak av gaver til sykehuset. Gaver som gis til avdelinger/enheter, håndteres allerede i linja. Forespørsler om foredrag utenfor Vestre Viken. Henvendelser fra kommunene knyttet til navngitte pasientsaker. Generelle jobbsøknader som ikke er stilet til navngitt enhet. Praktisk tilrettelegging ifm at nyrekrutterte flytter for å begynne i jobb i sykehusene. 2. Prosjektgruppen har vurdert om tiden er moden for å avvikle koordinatoroppgavene og legge alle oppgavene koordinator har i dag ut i linjen, og har konkludert med at tiden ikke er moden for dette. 3. Prosjektgruppen anbefaler en kombinasjon av modell I og III. Dette innebærer en fortsatt koordinatorfunksjon ved alle 4 sykehus og et koordineringsforum ved hvert enkelt sykehus med relevant representasjon. 4. Prosjektgruppen mener det mest naturlige er å plassere funksjonen i en stab utenfor klinikkene. Prosjektgruppen har ikke landet på hvorvidt man skal plassere funksjonen tydeligere organisatorisk enn dette, da personlig egnethet vurderes som viktigere enn organisatorisk tilknytning. 5. Når det gjelder koordineringsforumet, så mener prosjektgruppen at det må etableres et klart mandat for dette.

9 6. Prosjektgruppen mener det må utarbeides egen funksjonsbeskrivelse for rollen som koordinator. Det er også naturlig at alle koordinatorene inngår i et felles, faglig nettverk. 7. Arbeidsgruppen foreslår at det legges til rette for en evaluering av valgt modell for stedlig koordinering og ledelse innen ett år etter implementering, og senest innen 1.2.2012. Vedlegg: brev fra Vestregionens kommunehelsesamarbeid

10