Prosjektstyring og gevinstrealisering Prosjektveiviseren.no Offentlig sektors anbefalte prosjektmodell for digitaliseringsprosjekter Jens Nørve 9 januar 2015 - Trondheim
Nytte MÅLBILDET REALISERES OFTE GJENNOM PROSJEKTER Ledelsens strategiske mål Nåsituasjon Målgrupperettet kommunikasjon Individuelt tilpasset kommunikasjon (Vertikal integrasjon) Samhandling med andre virksomheter (Horisontal integrasjon) Enkel informasjon på Internet Kompleksitet
LYKKES VI MED GEVINSTREALISERINGEN AV DIGITALISERINGS- PROSJEKTENE?
VI VET AT OFFENTLIGE OG PRIVATE IT-PROSJEKTER SPREKKER PÅ TID OG KOST One in six projects (17%) with cost overruns of nearly +200% and schedule slippage of nearly 70% Basert på en gjennomgang av 1471 offentlige og private prosjekter i flere land Kilde: Double Whammy How ICT Projects are Fooled by Randomness and Screwed by Political Intent, Saîd Business School ved University of Oxford i England. Aug 2011 Siden 2001 har der i de største statslige itprojekter været budgetoverskridelser for samlet set omkring en mia. kr. Utfordringer knyttet til manglende prosjektmodenhet, risikofylte prosjekter, mistillitsforhold til leverandørene Kilde: Professionalisering af arbejdet med it-projekter i staten Afrapportering fra arbejdsgruppen vedrørende bedre statslige it-projekter, Mai 2010. Finansministeriet Danmark Over 70 % of IT projects fail to deliver the expected benefits Kilde: John & Daniel, Elizabeth (2006): Benefits Management, Delivering Value from IS & IT Investments. West Sussex, England: John Wiely & Sons Ltd. P. 35 Deficiencies in benefits capture bedevils nearly 50% of government projects 30-40% of systems to support business change deliver no benefits whatsoever Kilde: Office of Government Commerce (2004), OGC Successful Delivery Toolkit Direktoratet for forvaltning og IKT
FLERE OG BEDRE DIGITALE TJENESTER FORUTSETTER VELLYKKEDE DIGITALISERINGSPROSJEKTER! Statlige virksomheter jobber ikke profesjonelt med sine digitaliseringsprosjekter. Bare 40% av statlige virksomheter har en felles og enhetlig prosjektmetodikk etter beste praksis i virksomheten. Det er dokumentert en klar sammenheng mellom enhetlig prosjektmetodikk etter beste praksis, og gevinstrealisering av tiltakene som settes i gang Prosjektveiviseren skal bidra til flere vellykkede digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor
MÅL MED PROSJEKTVEIVISEREN 1. Prosjektveiviseren bidrar til bedre planlegging, prosjekteierstyring, fokus på gevinstrealisering mv Den er dermed ett av flere virkemidler som bidrar til flere vellykkede prosjekter 2. Felles modell for offentlig sektor gir mulighet for felles erfaring og læring på tvers i offentlig sektor. Det er ikke hensiktsmessig at alle offentlige virksomheter etablerer ulike prosjektmodeller med ulikt språk og begrepsbruk. 3. En prosjektmodell i regi av det offentlige, bidrar til å ivareta IT-politiske føringer (Digitaliseringsrundskrivet) og eksisterende veiledere, og retningslinjer som gjelder for prosjekter med offentlig finansiering integreres i modellen. 4. En felles prosjektmodell i offentlig sektor, legger til rette for mer effektivt samarbeid med leverandør- og konsulentmiljøene 5. Felles prosjektmodell i offentlig sektor, legger til rette for prosjekter på tvers av organisasjoner og for en felles metodisk tilnærming til porteføljestyring.
En kort demo av PV? Direktoratet for forvaltning og IKT
MEN EN FELLES MODELL LØSER IKKE ALLE UTFORDRINGER! Difi arrangerer heldagskurs i Prosjektveiviseren 4 ganger i året. «Hvordan lykkes med digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor prosjektveiviseren.no» Neste heldagskurs i Prosjektveiviseren 6 februar Vi setter opp nye kurs over jul. Påmelding til kurset finner du på Difi.no Kurset er gratis Difi har etablert selvgående nettverk for Program- og Porteføljestyring Mer om faglig nettverk for Program- og Porteføljestyring finner du her Tett og godt samarbeid med DFØ Ny veileder i gevinstrealisering Ny veileder i samfunnsøkonomiske analyser Verktøystøtte for praktisk bruk av Prosjektveiviseren
Deltakere i porteføljenettverket
Direktoratet for forvaltning og IKT
12 AXELOS - GLOBAL BEST PRACTICE
E-læringskurs Basert på prosjektveiviseren.no JA, det kommer! På reisen igjennom Prosjektveiviseren blir vi guidet av Finn, Finn Veien. Han er en dreven prosjektmaur, som skal veilede oss gjennom e-læringskurset. Kommer ca. 1 mars!
Hovedpersonene i vårt «prosjekt drama» Direktoratet for forvaltning og IKT
Gevinstrealiseringsseminar 2014 16. desember inviterte Difi til gevinstrealiseringsseminar i regjeringskvartalet R-4 med gløgg og pepperkaker! Se; http://www.prosjektveiviseren.no/2014/12/gevinstrealiseringsseminar-2014 https://www.regjeringen.no/nb/aktuelt/difi-seminar-hvordan-fa-full-effekt-av-ikt-investeringene/id2341765/?regj_oss=10 Vi ses vel på Digitaliseringskonferansen 2015? Blir i år på DEN NORSKE OPERA 16. juni 2015! Direktoratet for forvaltning og IKT
Anskaffelser.no Veiledning Eksempler Maler og verktøy
www.anskaffelser.no/art/bae - hjelp til bygganskaffelser Verktøy Gode råd og tips Maler og veiledere Eksempler Temasider
Sammenhengende metodikk Lære av egne og andres erfaringer Ide Mulighet Forslag FoU Idé NYTT NYTTIG NYTTIGGJORT Metode- og verktøystøtte for: Innovasjon: Gjennomføring/Iverksetting: Strategi/Analyse: -N3, «Flokemetodikk», KomInn.no Prosjektveiviseren, Portefølje/Programstyring, KS1, KS2, etc.. Erfaringsbank, BICC, Virksomhetsarkitektur,
Hvordan bruker Asker kommune PV? Til slutt en kort demo av PV? Takk for oppmerksomheten! Jens Nørve Jens.norve@difi.no 90849332 Direktoratet for forvaltning og IKT
Prosjektveiviseren i bygg- og anleggsprosjekter Asker kommune er på vei (Presentert av Jens Nørve. Difi)
Kort status > Asker kommune bruker Prosjektveiviseren som pensum i alle sine kurs i prosjektledelse, både prosjektlederkurs og eierstyringskurs. > Kommunen har brukt porteføljestyring på IT-prosjekter i flere år, og starter opp med porteføljestyring også på sine strategiske prosjekter i 2015. > Det jobbes nå med å etablere samme porteføljestyringsmetodikk for bygg- og anleggsprosjekter i Asker kommune
Tydelige faser tydelig styring > Prosjektveiviseren legger opp til tydelige beslutningspunkter som gjør det enklere å skille mellom linje- og prosjektoppgaver > Bygg- og anleggsprosjekter har ofte flere «subfaser» som det er viktig å «mappe opp» til Prosjektveiviseren, slik at fagligheten ivaretas
Ulike prosjekttyper i samme modell Prosjektveiviserens faser Byggeprosjekt Anleggsprosjekt Konsept Mulighetsstudie F0 Behov og mål Kravdokumenter Planlegging Gjennomføring Avslutning IT-Systemutviklingsprosjekt Gevinstrealisering Rom- og funksjonsprogram F1 Oppdragsbeskrivelse (Eierskifte fra stab til Prosjektog utbyggingsavdelingen) Skisseprosjekt F2 Forprosjekt Kalkyle Usikkerhetskalkyle Design Arbeidstegninger Prosjektering Konkurransegrunnlag Anbudsprosess Kontrahering F3 Bygging Styring Oppfølging Rapportering Avslutning / Overtagelse Økonomisk avslutning Arkivering mm Garantiperiode Forvaltning, Drift og Vedlikehold Forprosjekt Detaljprosjektering Beskrivelse ROS-analyse Miljøgjennomgang Utlysning av konkurranse Evaluering Budsjett Kontraktsmøte Arbeidsdokument Oppstartsmøte Byggeledelse Oppfølging Overtakelse / Overlevering FDV-dokumentasjon Prøvedrift Økonomisk avslutning Arkivering mm. Garantiperiode Forvaltning, Drift og Vedlikehold Utredningsprosjekt Problemutredning Hypotesefase Mandatformulering Datainnsamling og systematisering Analyser og etter-prøving Konklusjoner Resultatpresentasjon Avslutning Forstudie Forprosjekt Spesifikasjon Systemdesign Programmering Innføring Avslutning Drift og vedlikehold
Verktøy for styring > Det er i et samarbeid mellom KommIT, Asker kommune og Vestregionen utviklet et verktøy for prosjektstyring og enkel porteføljeoversikt, basert på Microsoft SharePoint 2013, som støtter Prosjektveiviserens faser, verktøy, maler og sjekklister. > Verktøyet kan lastes ned gratis og implementeres dersom man har SharePoint 2013 fra før. Det kan brukes både på lokal installasjon og i Office 365-skyen. > https://github.com/prosjektstotte/sp-prosjektportal > Asker kommune jobber nå med å tilpasse styringsverktøyet til bygg- og anleggsprosjekter, og vil også tilgjengeliggjøre dette på samme måte. > Spørsmål kan rettes til geir.graff@asker.kommune.no
Enkel porteføljeoversikt
Prosjektstyringsverktøyet