INNKALLING HOVEDSTYREMØTE Møte Tid: Sted: Innkalles: Frafall: 08/2015 06.10.15 Kl. 19 Møterommet i Bjølsenhallen Arbeidsutvalget og avdelingenes representanter SAKSLISTE Sak 36/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Leder informerer Innkalling styremøte nr. 8/2015 Innkallingen godkjennes uten anmerkninger Sak 37/2015 Godkjenning av protokoll møte nr. 6/2015 Leder informerer Referat møte nr. 6/2015 Protokollen godkjennes uten anmerkninger Sak 38/2015 Regnskapsrapport 2. Kvartal 2015 Tidligere vedtak: Møte nr. 5/2014 sak nr.27: Styret tar gjennomgangen til orientering Regnskapsrapport 2. kvartal 2015: Vedlagt ligger regnskapsrapport for Q2 2015 (1. Jan 30.6) Hovedtall Sagene IF samlet: Budsjett 2015 Regnskap hittil i år Avvik budsjett Driftsinntekter 4032092 1816719,59-2215372,41 Sum driftskostnader - 3909782-1966942,12 1942839,88 Overskudd/underskudd 122310-1500222,53-1622532,53 DLs kommentarer: Helt vanlige tall på denne tiden av året. Hovedtall avdelingene: Avdeling Budsjett Regnskap Avvik DLs 2014 hittil i år budsjett Kommentarer Hoved 500 196606,65 196106,65 Disse to avdelingene må ses litt i Anlegg - 820-185037,17-184217,17 sammenheng Innebandy 78806,08-1491,72-80297,8 Stadig bedre styring og kontroll. Har ikke startet sesongen enda. Fotball 5180-94685,7-99865,7 Må ses i sammenheng med avdeling Norway cup, og denne er ikke ført enda (foregår i juli). Har økt antallet medlemmer og Fotball senior 2860-61059,19-63919,19 antall lag mye, mulig vi bør gå herrer gjennom budsjettet en gang til.
Bandy 3774,72-15322,37-19097,09 Landhockey 5054,08-13375,37-18429,45 Sykkel 26206 13986,48-12219,52 Bryting 233,76-65116,13-65349,89 Allidrett 927,96-33277,73-34205,69 Venner i aktivitet - 409,6 125896,32 126305,92 Rugby 0-14896,35-14896,35 Norway cup 145200 0-145200 Sommerpatruljen 0-2530,25-2530,25 Regnskapsrapport Q2 2015 Styret tar gjennomgangen til orientering. Går i minus fordi utgiftene for siste del av sesongen 2014/2015 er ført på 2015, mens inntektene ikke kommer før starten av vintersesongen 2015 (des). Må skjerpe innkrevingen av avgifter. Bra de har fått på plass et budsjett, men det virker ikke helt som om det stemmer med virkeligheten (for eksempel er dugndsinntektene i budsjettet høye) God kontroll. Klatrekongen har eget budsjett og er ikke medregnet her. Her må det gjøres en jobb med innkreving av avgifter. Underskuddet er såpass stort fordi inntektene fra Gjensidigestiftelsen til matter ble ført i 2014, mens de fleste utgifter kom i 2015. Ekstra utgifter knyttet til ansettelse av ny leder. Treningsavgiften for høsten 2015 er ikke fakturert enda. Stort overskudd pga stort tilskudd extrastiftelsen. Har god plan for medlemshåndtering og innkreving, men ikke helt kommet i gang enda. Bra det er laget budsjett i år! Arrangementet gjennomført i juli, så ikke noe er ført enda. Arrangementet foregikk i august, så verken inntektene/ tilskuddet fra idrettskretsen (75.000 kr) har kommet inn ei heller har de største utgiftene blitt ført enda. Sak 39/2015 Status medlems- og treningsavgift 2. Kvartal 2015 Tidligere styrevedtak: Møte nr. 5/2015 sak nr. 27: Styret tar gjennomgangen til orientering. Følgende tiltak igangsettes: Landhockey foretar en gjennomgang av sitt budsjett og leverer nytt forslag med reduksjon av dugnadsinntekter og innføring av treningsavgifter (treningsavgift er innført, nytt budsjett ikke levert) Fotball følger opp utestående fordringer (det er bra med informasjon til lagledere, men vedtak om å utestenge spillere følges ikke). Vedlagt ligger oversikt over status på medlems- og treningsavgift for 2. Kvartal 2015, under er det viktigste oppsummert. Status medlems- og treningsavgift 2. Kvartal 2015: Fakturert Betalt Ubetalt Q1 805850 593400 212400 Q2 836850 566100 268900
DLs kommentarer: Oversikten er bare for medlems- og treningsavgifter for 2015. Innebandy, rugby, bandy og bryting har ikke fakturert sin treningsavgift for 2015 enda, landhockey har bare fakturert for halv sesong. Se kommentarer i røde parenteser bak ovenstående styrevedtak. Det går veldig sakte! Status medlems- og treningsavgift fra 2014: Q2 2015 Hovedlaget Innebandy Bryting Landhockey Bandy Sykkel Fotball Fotball senior herrer Allidrett Venner i aktivitet Rugby SUM Utestående 2014 60800 45000 15600 4000 500 0 24200 28950 4500 150 0 183700 DLs kommentarer: For fotball senior herrer inkluderer beløpet også dugnadsavgiften 2014. Her har hovedlaget, innebandy, bryting og fotball mye å hente, og de må i større grad iverksette vedtaket om at medlemmer som ikke har betalt ikke får spille. Vedtak Sak 40/2015 Status fakturering av medlems- og treningsavgifter 2015: Faktura for medlemsavgift ble sendt ut til alle medlemmene 16. mars. Dette med unntak av fotballavdelingen, der svært mange nye medlemmer og lag har forsinket prosessen med å få korrekte medlemslister i klubbadmin. I år får alle avdelingsledere/ lagledere alle fakturaene til spillerne på sitt lag tilsendt på epost i en samlet pdf- fil. Dette gjør at de både kan levere ut regningene i hånda på spillerne på trening og sende ut til den enkelte på epost, hvis behov for dette. Faktura for treningsavgifter sendes fortløpende iht årsmøtevedtak i avdelingene og da rett i forkant av sesongstart i den enkelte idrett. Vi følger samme rutiner her. Fotball senior herrer vil i 2015 avvikle sin ordning med dugnadsavgift, da dette iht idrettens lover ikke er tillatt. Dugnadsavgiften gjøres isteden om til en del av treningsavgiften der en gid mulighet til å jobbe dugnad for halvparten. Status medlems- og treningsavgift 2. kvartal 2015 Styret tar gjennomgangen til orientering. Oppfølging strategi Tidligere vedtak: Møte nr. 5/2015 sak 28. Strategien gjennomgås på alle styremøter og status oppdateres fortløpende på hvert styremøte Oppfølgingsskjema med status ligger vedlagt. Styret bes gå gjennom skjemaet for å diskutere veien videre på de ulike strategiene. Oppfølgingsskjema strategi
Sak 41/2015 Styret tar gjennomgangen til orientering. Utbyggingen av Voldsløkka Tidligere vedtak: Møte nr. 1 2015 sak nr. 6: DL og ISU- leder fortsetter å lede arbeidet med utbyggingen av Voldsløkka for styret. Arbeidet skal fokuseres på følgende: Å få tak i nødvendig informasjon om veien videre fra bymiljøetaten (status er nå innhentet, se vedlagte brav fra byråden) Å opprettholde de vedtatte bevilgningene også i revidert budsjett som vedtas ila våren (gjennomført med suksess) Å jobbe for at skatehall, landhockey/ kunstis og klubbhus legges inn i en felles entreprise (mislykkes) Å planlegge og gjennomføre en offisiell åpning av Bjølsen kunstgress iht opprinnelig plan (Erstattes av valgkamparrangementet) Å foreslå en et punkt om klubbens mål for resten av Voldsløkka i forslaget til strategi som vedtas av årsmøtet 2015 (styret må diskutere dette og gjøre et vedtak) Status (se også røde parenteser over): Revidert budsjett 2015 Voldsløkka fremdeles inne med 15 + 60 mil. Budsjettet for 2016 er lagt fram og DL jobber med å få fram info om hva det betyr for utbyggingen av Voldsløkka. Skatehallen oppstart bygging oktober 2015, planlegges ikke sammen med landhockey/ kunstis. Landhockey/ kunstis byråden har svart oss på status, se vedlagte brev. Behovsanalyse er gjennomført (levert 7. Mai), sendt til vann- og avløpsetaten for uavhengig gjennomgang (ferdigstilles i september), deretter skal forprosjekt bestilles. Går fremover, men sakte. Vi hører rykter om at byrådsavdelingen nå har bestilt anlegget fra BYM, men dette har ikke DL klart å bekrefte enda. Regulering Uelandsgate 85 Foreligger to planforslag (et fra undervisningsbygg om skole og et fra nåværende eier profier om boligbygg), begge har vært på høring. Sagene Ifs høringsinspill ligger vedlagt. Det gir massiv støtte til undervisningsbyggs forslag om skole på eiendommen. ISU- Sagene og Skeid har gitt tilsvarende høringsinnspill. Byråden skal på befaring i Uelandsgate 85 21. August. Henning Strøm representerer Sagene IF og ISU- Sagene på befaringen. Valgkamparrangement Oslo idrettskrets, ISU- Sagene og Sagene IF samarbeidet om et valgkamparrangement på Voldsløkka 29. August. ISU- Sagene og Sagene IF innledet, deres innlegg ligger vedlagt. Det ble et vellykket arrangement der vi fikk lovnader fra begge blokkene om at Landhockey/ kunstis/ klubbhus skal påbegynnes i 2016. Styret bes diskutere og ta stilling til (altså vedta): Hvordan arbeider vi med Oslo- budsjettet 2016? Skal vi vise interesse for å ta på oss driften av skatehallen? Hva er klubbens ønsker/ mål for resten av Voldsløkka (bør gjøres et vedtak)? Brev fra byråden vedr Voldsløkka. Sagene Ifs innledning på Valgkamparrangement. ISU- Sagenes innledning på valgkamparrangement. Sagene Ifs høringsinnspill Regulering av Uenlandsgata 85 Sak 42/2015 Rekrutteringsplan for Sagene IF Det står i Sagene Ifs årsmøtevedtatte strategi for 2015 at vi skal lage en rekrutteringsplan for hele klubben.
Sverre Midtun har nå laget et utkast til en slik plan, den ligger vedlagt. Vedtaksforslag Sak 43/2015 Styret bes: Gjennomgå planen og vedta endelig utkast. Si noe om hvordan vi skal jobbe videre med planen (iverksetting, publisering, ansvar, tidsfrister ). Utkast til rekrutteringsplan for Sagene IF Utkast til rekrutteringsplan for Sagene IF vedtas. Budsjett 2016 Budsjettet for 2016 skal vedtas av styret på det siste møtet før jul (15. desember). Iht Sagene Ifs årshjul (ligger vedlagt) skal arbeidet med et budsjettforslag starte nå. Styret bes vedta en prosess for arbeidet med budsjettet for 2016. Vedtaksforslag DLs forslag: 1. Styremøte 6/10: Vedta prosess. 2. Styremøte 3/11: Avdelingene presenterer sine budsjettønsker 3. Styremøte 1/12: Vedta overordnede rammer/ føringer på bakgrunn av innspill i møte 3/11. 4. Styremøte 15/12: Vedta budsjettforslag 2016. 5. Årsmøte 2016: Vedta endelig budsjett 2016. Forslag til budsjett- prosess vedtas. Sak 44/2015 L og DL informerer L og DL informerer om følgende saker: 1. Styreseminaret 22/8 oppsummering (DLs presentasjon ligger vedlagt) 2. Samarbeidsavtale med bydel Sagene (Se Sagene Ifs innspill vedlagt) 3. Forslag til samarbeid mellom Sagene IF og AKS- Bjølsen (se vedlegg) 4. Status for omlegging regnskapsrutiner: flere godkjenne, bilagshåndtering, auto- pay. 5. Status tilskuddsarbeid: Tilskuddskoordinatoren, LAM midler 2015 (206.721,65 kr). 6. Anlegg: Bjølsenhallen: Innbrudd, ombygging, internett, reparasjon basketkurver, sikring håndballmål, kampen om kampsportrommet (se vedlagte referat). Voldsløkka: Innbrudd, vannlekkasjer, Tuftepark, reparasjon av tak, service ventilasjon, Fotball progresjon Norge. Bjølsenparken: Åpning. Sykkelstativ? 7. Arrangement: Gjennomførte: Norway cup, sommerpatruljen (se vedlagte rapport), Valgkamparrangement, markedsdag, klatrekongen, Sagene- dagen fotball. Kommende: Oslos kuleste dag, Minirunde innebandy i oktober, nattcup innebandy. DLs presentasjon styreseminaret Sagene IF innspill samarbeidsavtale bydel Sagene Forslag til AKS- Bjølsen. Referat møte ang kampsportsalen Bjølsenhallen. Rapport sommerpatruljen. Rapport Klatrekongen.
Møteplan for hovedstyret høsten 2015 (vedtatt arbeidsutvalget møte nr 6/2015, se Sagene Ifs årshjul her) 6. oktober: Kun arbeidsutvalget 3. november: Hele styret - Q3 og start budsjettprosess 1. desember: Kun arbeidsutvalget - Budsjett 15. desember: Hele styret - Budsjett og julebord.