Orientering Innføring av et styringssystemet i Bodø Kommune

Økonomikontoret Referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 15.06.2015 43998/2015 2013/3062 031 Saksnummer Utvalg Møtedato 15/11 Formannskapet 24.06.2015 Orientering Innføring av et styringssystemet i Bodø Kommune Innledning Prosjektmandat for utvikling og innfasing av et helhetlig styringssystem i Bodø kommune ble behandlet og vedtatt i formannskapet juni 2014. Bakgrunnen for dette prosjektet er vedtak i bystyret desember 2012/juni 2013. I økonomiplan og årsbudsjett 2013 ble det vedtatt å utarbeide etablering av en ressursenhet for analyse, modernisering og samhandling (RAMS). For å oppnå de politiske intensjonene til RAMS ble dette avgrenset til at det utvikles og implementeres et helhetlig styringssystem basert på sentrale styringsindikatorer. Et styringssystem skal styrke kommunens evne til å drive styring på kort og lang sikt, både administrativt og politisk. Målsetninger Innføring av et helhetlig styringssystem skal bidra til bedre styring av Bodø Kommune på en slik måte at administrativ og politisk ledelse får informasjon som gir forståelse og oversikt over kommunens driftssituasjon. Utvikling av et mer helhetlig styringssystem med fokus på mer enn økonomi det vil si effektivitet, produktivitet og tjenestekvalitet, samt medarbeiderindikatorer. I etablering og utvikling av et helhetlig styringssystem må alle områdeledere som har ansvaret for kommunens drift være involvert i kartleggingen av aktuelle måle- /resultatindikatorer. Innføring av tekniske løsninger som kan fungere på kort og lang sikt. Samarbeid med andre kommuner i regionen dersom det er til felles nytte. Prosjektorganisering Utvikling av et helhetlig styringssystem vil være omfattende og kreve deltagelse fra flere hold. Planen var at økonomidirektør Stephan Skjelvan skulle være prosjekteier, men dette ble overtatt av Rådmann når økonomi direktør ble sykemeldt. Det er etablert en brukergruppe med representanter fra alle avdelingene. Videre ble det etablert en teknisk gruppe for å vurdere tilbudte løsninger i anbudsprosessen. Det er sannsynlig at flere brukergrupper må opprettes for å sikre at styringssystemet for en utforming og innhold som er med på å sikre at system blir tatt i bruk av alle ledere i Bodø kommune. Side112

Milepæler og framdrift Tidsplanen for teknisk implementering av et styringssystem var optimistisk. Anbudsprosessen og valg av system måtte gjennomføres uten større forsinkelser. I forhold til opprinnelig tidsplan skulle en har valgt system i oktober 2014. Dette har tatt lengre tid enn antatt. For å sikre god kunnskap om tilgjengelige systemer ble det gjennomført flere produktpresentasjoner enn planlagt. Produktpresentasjoner er gjennomført med Microsoft, Kommuneforlaget, AD gruppen (QlickView), SAS institute, Arena (Stratsys), Evry og Peanuts. Produktpresentasjonene har vist at det finnes ingen tilfredsstillende styringssystemer som er ferdig utviklet og klare for implementering. Dette må utvikles, styringsindikatorer må defineres og datafangst må tilrettelegges. Informasjon fra produktpresentasjonene var en god faktakilde for å utarbeide konkurransegrunnlaget. Endelig konkurranse grunnlaget ble sendt ut på Doffin i januar 2015. Se vedlegg 3 - Kortversjon konkurransegrunnlag. Endelig beslutning av leverandør av styringssystemet ble bekreftet 28 mai 2015. Det var ingen innsigelser i markedet til denne beslutningen. Siden det var forventet at det tar tid med innfasing og vurdering nye tekniske løsninger var planen at det parallelt skulle tilrettelegges et enkelt styringsverktøy i sharepoint (samhandlingsplattformen til Bodø kommune) med koblinger til Solsia. Dette er gjennomført som planlagt og denne «betaversjonen» har vært operativt siden september 2014 se vedlegg 1 og 2. I perioden oktober/november 2014 er det som planlagt gjennomført møter med alle ledere under kommunaldirektørene for de tre store tjenesteområdene for å kartlegge aktuelle måleindikatorer, styringsdokumenter, og interne fagsystemer. Aktuelle indikatorer vil danne grunnlaget for utviklingen av måleindikatorene styringssystemet til Bodø kommune. Tilbydere Det var seks tilbydere som ønsket å levere et styringssystem til Bodø kommune. I tillegg til vurdering av de skriftlige tilbudene har alle tilbydere presentert sitt tilbud for arbeidsgruppen til Bodø kommune. Tabellen nedenfor viser tilbydere og tildelte poeng innenfor pris og kvalitet. Det var mulig å oppnå 1000 poeng i konkurransen, 400 i priskriteriet og 600 for kvalitet. Prosentvise differanser omregnes i poeng. For detaljer se vedlegg 4 Utdrag fra tildelingsbrev. Planlagt prosjektgjennomføring Som beskrevet i konkurransegrunnlaget har prosjektet har en tidsramme på tre år og med en estimert totalkostnad på opptil 4 mill. kroner. Prosjektperioden ble utvidet i forhold til opprinnelig mandat. Dette på bakgrunn av kompleksiteten som ble avdekket gjennom produktpresentasjonene. Prosjektet er oppdelt i fire faser: Fase1 - Etablere et rammeverk i presentasjonslaget som ivaretar et dynamisk styringssystem slik det er beskrevet i kravspesifikasjonen. Få inn styringsinformasjon som omfatter økonomi, fravær og nærvær ved å etablere en automatisk dataoverføring fra VISMA Side113

økonomi/hrm til styringssystemet. Alle administrative ledernivåer og politisk nivå skal ha tilgang, men tilgangen til styringsinformasjon tilpasses ulike ledelsesnivåer. Fase 2 Tilrettelegge styringssystemet for tjenesteindikatorer innen pleie og omsorg. Dette skal sees i sammenheng med innføring av aktivitetsbasert finansiering, slik at en må tilrettelegge tjenesteindikatorer til tildelingskontoret, hjemmetjenesten og institusjon. Det må etableres en automatisk dataoverføring fra fagsystemene «Gerica familien». Data fra turnussystemet må også vurderes. Fase 3 - Tilrettelegge styringssystemer for tjenesteindikatorer innen skole, barnehage og barnevern. Det må etableres automatiske dataoverføring fra aktuelle VISMA moduler som Visma Skole og Visma Barnehage, etc. Fase 4 - Tilrettelegge styringssystemet for øvrige enheter når det gjelder tjenesteindikatorer. Bodø kommune har avtalt en fastsatt pris knyttet til fase 1 og 2. Fase 1 og 2 er planlagt gjennomført i løpet av 2015/2016. Omfang utover dette avhenger av nødvendig finansiering og det tas derfor forbehold om gjennomføring av fase 3 og 4 i 2016/2017. Økonomi Det er i investeringsplanen lagt inn 2 mill. kroner over en 3 årsperiode. Det er også søkt om skjønnsmidler, men fylkesmannen i Nordland kunne ikke prioritere et prosjekt som skal gi muligheter for bedre styring av kommunen. Det gjennomføres også et prosjekt for utredning og implementering av aktivitetsbasert finansiering i helse og omsorgsavdelingen. Herunder fase 2 i prosjekt styringssystem. Dette er finansiert i 1. tertialrapport 2015. Andre samarbeidskommuner Bodø kommune har sendt invitasjoner til de seks største kommunene i Nord Norge og til alle kommuner i Saltenregionen om å delta i et kompetansenettverk. Det har vært liten respons. KS sentralt og programområde KOMIT har også vært kontaktet. Når det gjelder styringssystemer har større kommune en kompleksitet som kan nytte gjøre seg et styringssystem. De har også ressurser og kompetanse til dette. Planen er videre at en parallelt med fremdriften i prosjektet til Bodø kommune vil en ta et nytt initiativ for et nærmere samarbeid med større kommuner i Nord-Norge knyttet til dette temaet. Kritiske suksessfaktorer Det er to kritiske suksessfaktorer ved innføring av et styringssystem for Bodø kommune som er fremtredende: Datafangst fra fagsystemene At det tas i bruk av ledere i Bodø kommune Det som preger systemstrukturen i norske kommuner er at det finnes mange fagsystemer fra ulike leverandører. Det er ikke stilt krav om at disse systemene skal kommunisere med hverandre eller at de skal være tilrettelagt for data eksport/import. Får en ikke tak i data fra fagsystemene vil det ikke være mulig å tilrettelegge for et styringssystem. I valg av leverandør er det lagt vekt på deres kompetanse innen datafangst. Et styringssystem må bli tatt i bruk for at det skal ha noen effekt. Det er i valg av leverandør lagt vekt på at leverandøren har et bruker perspektiv ved utformingen av et styringssystem. Videre at systemet får en bruksverdi som vil være til daglig nytte for ledere i Bodø kommune. Det må også vurderes om styringsperspektiver skal få plass i ledertreningen som pågår i Bodø Kommune. Side114

Saksbehandler: Gunnar Sveen Rolf Kåre Jensen Rådmann Kornelija Rasic Konst Økonomi- og finansdirektør Trykte vedlegg: Vedlegg 1 Inngangsbilde solsiden Vedlegg 2 Betaversjon Styrhuset Bodø kommune Vedlegg 3 - Kortversjon konkurransegrunnlag Vedlegg 4 Utdrag fra tildelingsbrev Side115

Vedlegg 1 Inngangsbilde solsiden Finn ut mer i styrhuset KLIKK Side116

Vedlegg 2 «Beta-versjon» Styrhuset Bodø kommune Side117

Vedlegg 3 - Kortversjon konkurransegrunnlag ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAG Utvikling og kjøp av styringssystem til ledere i Bodø kommune. Kortversjon Side118

KRAVSPESIFIKASJON Det er utarbeidet en kravspesifikasjon som definerer hvilke egenskaper som er minimumskrav for denne konkurransen. Kravspesifikasjonen sikrer også at like kvaliteter blir sammenlignet og bidrar til likebehandling av tilbydere. For å unngå utelukkelse fra anbudskonkurransen skal alle krav i dette kapittelet være innfridd (bekreftet). Henvisning til relevante dokumenter og evt. ytterligere kommentarer skal vedlegges. Kravspesifikasjon for styringssystem Bodø kommune Bodø kommune skal inngå kontrakt for levering av tjenester for tilpasning og utvikling av et styringssystem for alle administrative ledere og politikere i Bodø kommune. Kontrakten omfatter både presentasjonslaget og arkitekturen som er nødvendig for å få gjøre styringsinformasjonen tilgjengelig. Kommune har en omfattende tjenesteproduksjon. Det er en forvaltnings organisasjon som har til formål å gi innbyggerne best mulig tjenester innenfor tilgjengelig økonomiske rammer. Bredden i tjenesteproduksjonen medfører at det er mange ulike fagsystemer - se vedlegg 2. Det er mange «fagsiloer» som inneholder mye styringsinformasjon som må gjøres bedre tilgjengelig, men det må også tilrettelegges for andre informasjonskilder som lokale regneark eller sentrale datakilder. Styringssystemet til Bodø kommune skal ikke være et tradisjonelt system for balansert målstyring. Målsettingen er å tilrettelegge for et dynamisk styringsverktøy som legger vekt på styringsinformasjon som endres hyppig og som er avgjørende for den løpende tjenesteproduksjonen. Et dynamisk styringsverktøy skal gi alle ledere i Bodø kommune nødvendig styringsinformasjon og som også er tilrettelagt for resultatrapportering. Det er ikke tilstrekkelig med bare målinger av det som har skjedd. Et dynamisk styringsverktøy skal også inneholde trender/prognoser, Videre bør et dynamisk styringsverktøy også inneholde en merverdi som bidrar til en økt bruksverdi. Brukere av styringssystem Styringsinformasjon og funksjonalitet må tilpasses ulike målgrupper i organisasjonen: Det politiske og administrative nivå har ulike behov for styringsinformasjon. Informasjonen til politisk nivå vil i bygge på den informasjonen som tilrettelegges for administrativt nivå. En ser for seg at laveste administrative ledernivå er enhetsleder, dvs. en rektor for en skole, leder av et sykehjem eller styrer av en barnehage. For noen virksomhetsområder vil laveste nivå være områdeleder. Det er ca 200 ledere i Bodø kommune. Analyser vil være nødvendig når informasjonen i styringssystemet ikke er tilstrekkelig. Analyser vil bli utført av controllere/økonomer primært i økonomi og finansavdelingen. Side119

Bodø kommune har tre tjenesteutførende avdelinger og resten er samlet under begrepet sentraladministrasjon. Styringssystemet må tilpasses de ulike ledernivåene innenfor avdelinger, virksomhetsområder og enheter, samt rådmann og politikk. Krav til tilbyder er at systemet må være rollebasert slik at den enkelte rolle (eksempelvis de som er nevnt i dette avsnittet) enkelt får tilgang til den informasjonen som er relevant for rollen. Funksjonalitet Styringssystemet må imøtekomme kravene til moderne design og må kunne oppfattes som brukervennlig for den brukergruppen som skal bruke styringssystemet. Bodø kommune er totalkunde av Microsoft produkter, slik at brukervennlighet og moderne design oppfattes når det er stor grad av gjenkjennelse i forhold til denne type produkter. Beskrivelsene av presentasjonslaget for løpende styringsinformasjon er et utgangspunkt for det styringssystemet Bodø kommune ønsker å implementere, men det må tilpasses den standard funksjonaliteten som er tilgjengelig i aktuell løsning. Ved oppgradering til nyere versjoner skal det ikke være nødvendig med vesentlige endringer eller tilpasninger. Analyse Microsoft Excel skal være det primære analyseverktøy til Bodø kommune. Overføring av data fra styringssystemet til Excel må kunne gjennomføres enkelt og brukervennlig. Dersom Microsoft tilbyr oppgraderinger av Excel må styringssystemet kunne ta dette i bruk. Arkitektur og datafangst Oppdragsgiver ønsker en modulbasert arkitektur. Arkitekturen må bygge på kjent standardisert teknologi. Enkel standardisert arkitektur sees på som grunnlaget for rask opplæring av ressurspersoner i egen kommune og minimering av konsekvenser ved endringer og oppgraderinger. Når systemet er utviklet skal ressurspersoner i Bodø kommune ha muligheten, forutsatt tilstrekkelig kompetanse, å kunne gjøre oppdateringer og tilpasninger på egenhånd Det skal tilrettelegges for automatisk datafangst fra kommunens fagsystemer. Med fagsystemer menes i første rekke «Visma familien» og «Gerika familien». Det må også tilrettelegges slik at data kan legges inn manuelt eller hentes fra regneark. I tillegg til informasjon fra egne kilder kan en vurdere om tall fra SSB (befolkning, KOSTRA, mm), GSI og andre nasjonale systemer blir gjort tilgjengelig i styringssystemet. Brukeropplæring Et styringssystem må bli tatt i bruk av ledere på alle nivå dersom det skal ha organisatorisk effekt. Det blir derfor viktig med opplæring og engasjement. Opplæring skal gjennomføres gjennom digitale læringsprogrammer. Læringsprogrammer skal være av maksimalt 3 minutters lengde og omfatte sentral emner i styringssystemet. Løpende styringsinformasjon Administrasjonen i Bodø kommune har behov for løpende styringsinformasjon om virksomheten. Styringssystemet til Bodø kommune skal ikke være et tradisjonelt system for balansert målstyring. Målsettingen er å tilrettelegge for et dynamisk styringsverktøy som presenterer historiske data på et Side120

overordnet nivå med mulighet for å gå ned på et mer detaljert nivå. Nedenfor er en skisse over hvordan oppdragsgiver ser for seg åpningsvinduet i styringssystemet: Skissen er ikke et absolutt krav, men et utgangspunkt for potensielle leverandører til å vurdere andre løsninger som imøtekommer forventningene til et dynamisk styringsverktøy. Skissen omfatter løpende virksomhetsinformasjon, prognoser/trender, resultatrapportering og et merverdi elementer bestående av to bokser som viser antall ansatte (faste og vikarer) siste periode. Utformingen av åpningsbilde må bli noe tilpasset de ulike ledernivåene. Slik skissen fremstår, er den best tilpasset områdeledere og enhetsledere. For avdelingsledere (kommunaldirektører) og ikke minst rådmann må det gjøres tilpasninger til et mer overordnet nivå. F.eks er ansattelister ikke aktuell informasjon for kommunaldirektører og rådmann. I et åpningsbilde vil det være aktuelt med tilgang til andre fakta kilder som utredninger, kostraanalyser, befolkning, brukerundersøkelser, individuelle ledermålinger med mer. Denne informasjonen vil være lagret i SharePoint-systemet til Bodø Kommune. Skissen over viser løpende styringsinformasjon sortert etter område (økonomi, tjenesteproduksjon, fravær, nærvær). Det vil også være aktuelt på kommunaldirektør- og rådmannsnivå å kunne sorter på tema. Tidsserier er viktig, samt at en må kunne sammenligne med tidligere perioder. Ordinære tabellrapporter som fremkommer i skissene er også en del av styringssystemet. Der hvor det er målsettinger må det også komme frem. Når det gjelder tjenesteproduksjon viser gjennomført kartleggingen mulige indikatorer for løpende styringsinformasjon. Presentasjonsformen for tjenesteproduksjon må vurderes og utvikles. Hvor detaljert informasjonen skal være må vurderes i forhold til nytteverdi for brukeren, kostnad, lagringsplass, styringsverdi og ikke minst at et styringssystem ikke skal erstatte fagsystemene. Det er et krav at all informasjon må kunne knyttes til et ansvarsnummer. Økonomitall går ikke lavere enn artsnivå (kan vurdere artsgrupper), mens detaljeringsgraden på fraværstall og nærværstall kan vurderes. Nærværstall bør ned på personnivå siden det skal være tilrettelagte ansattelister for å øke bruksverdien til styringssystemet. Når det gjelder tjenesteproduksjon vil detaljeringsgrad avhenge av tjenestens karakter. Side121

Styringssystemet skal være tilrettelagt for månedlig resultatrapportering. Laveste nivå på resultatrapporteringen er enhetsleder (rektor, barnehagestyrer, etc). Det må tilrettelegges at virksomhetsleder og kommunaldirektører kan oppsummere, tilføye og konkludere i sine resultatrapporter for underliggende organisasjonsnivå. Resultatrapporteringen styres tradisjonelt av økonomidirektør, som også skal kunne gjøre en oppsummering av alle resultatrapportene. For å få et komplett bilde av styringssystemet må tilbyder legge på et gjennomarbeidet forslag til utforming av styringssystemet til ledere i Bodø kommune. Det er en del av tildelingskriteriet kvalitet. Forslaget må omfatte åpningsbilde på ulike ledernivå og en detaljeringsgrad i opptil 2 nivåer under åpningsbilde. I tillegg til skisser til hvordan tjenesteindikatorene kan presenteres i styringssystemet, må tilbyder også ta hensyn til brukervennlighet og merverdi for å sikre bruksverdi. Overordnet styringsinformasjon Politisk nivå har behov for styringsinformasjon av en mer overordnet karakter da de i liten grad er involvert i problemstillinger knyttet til løpende drift. Presentasjon av overordnet informasjon må bygge på samme løsninger og tallgrunnlag som benyttes av administrasjonen. Nedenfor er en skisse til åpningsvinduet i styringssystemet: Presentasjonsformen til dette ledernivået skal ikke være vesentlig forskjellig fra det som benyttes av rådmann og kommunaldirektører. Skissen er ikke et absolutt krav, men et utgangspunkt for potensielle leverandører til å vurdere andre løsninger som imøtekommer forventningene til et dynamisk styringsverktøy. Skissen over viser løpende styringsinformasjon sortert etter område (økonomi, tjenesteproduksjon, fravær, nærvær). I et åpningsbilde må det være tilgang til andre fakta kilder for at alt skal være på en plass. Andre fakta kilder kan omfatte: Kostra analyser (evt. litt samfunnsdata om ledighet, pendling etc.) Side122

Befolkning (Status og prognoser) Folkehelse Samfunn Brukerundersøkelser Planer (?) Utformingen av denne informasjonen er ikke en del av anbudet på styringssystemet. Det skal kun tilrettelegges for linker som gjør at denne informasjonen kan åpnes. Denne informasjonen vil være lagret i SharePoint-systemet til Bodø Kommune. Tilbyder skal legge ved et gjennomarbeidet forslag til utforming av styringssystemet til politikere i Bodø kommune. Det er en del av tildelingskriteriet kvalitet. Forslaget må omfatte åpningsbilde og maksimalt en detaljeringsgrad på ett nivå under åpningsbilde. Utformingen må være tiltalende, pedagogisk og brukervennlig. Bruksverdi Et styringssystem må bli tatt i bruk av ledere på alle nivå dersom det skal ha organisatorisk effekt. Det blir derfor viktig med opplæring og engasjement. Involvering blir viktig. Systemet må også tilby noe av merverdi som naturlig vil øke interessen for styringssystemet til Bodø Kommune. For å sikre at systemet får en brukervennlig utforming er det etablert en arbeidsgruppe for å vurdere dette løpende i utviklingsprosessen. Gruppen må komme med innspill til utvikler i prosjektfase. Det er i 2014 startet et ledertreningsprogram i Bodø kommune som har et treårig perspektiv. Kobling mot ledertreningen i kommunen kan også være en mulighet for større engasjement rundt et styringssystem. Det er en del av tildelingskriteriet kvalitet. Tilbyder utfordres til å skissere hvordan en kan utforme styringssystemet for å oppnå både engasjement og motivasjon til å benytte et nytt styringssystem. Prosjektgjennomføring Prosjektet har en tidsramme på tre år og med en estimert totalkostnad på opptil 4 mill. kroner. Oppdraget er faseinndelt. Fase 1 og 2 må være gjennomført i løpet av 2015/2016 til en kostnadsramme på inntil 2 mill. kroner. Omfang utover dette avhenger av nødvendig finansiering. Det tas derfor forbehold om gjennomføring av fase 3 og 4. Prosjektet er oppdelt i fire faser: Fase1 - Etablere et rammeverk i presentasjonslaget som ivaretar et dynamisk styringssystem slik det er beskrevet i kravspesifikasjonen. Få inn styringsinformasjon som omfatter økonomi, fravær og nærvær ved å etablere en automatisk dataoverføring fra VISMA økonomi/hrm til styringssystemet. Alle administrative ledernivåer og politisk nivå skal ha tilgang, men tilgangen til styringsinformasjon tilpasses ulike ledelsesnivåer. Fase 2 Tilrettelegge styringssystemet for tjenesteindikatorer innen pleie og omsorg. Dette skal sees i sammenheng med innføring av aktivitetsbasert finansiering, slik at en må tilrettelegge tjenesteindikatorer til tildelingskontoret, hjemmetjenesten og institusjon. Det må etableres en automatisk dataoverføring fra fagsystemene «Gerica familien». Data fra turnussystemet må også vurderes. Fase 3 - Tilrettelegge styringssystemer for tjenesteindikatorer innen skole, barnehage og barnevern. Det må etableres automatiske dataoverføring fra aktuelle VISMA moduler som Visma Skole og Visma Barnehage, etc. Fase 4 - Tilrettelegge styringssystemet for øvrige enheter når det gjelder tjenesteindikatorer. Tilbudet knyttet til fase 1 og 2 må være spesifisert. Når det gjelder de øvrige fasene vil de bli iverksatt i henhold til kapasitet, behov og finansiering. Leverandør av fase 1 og 2 er også foretrukket leverandør til de øvrige prosjektfasene. TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det mest fordelaktige, basert på følgende kriterier som har følgende relative vekting: Side123

Tildelingskriterier Vekting i prosent Pris 40 % Kvalitet 60 % Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. PRIS ( vektet 40 %) Det skal gis fast pris på fase 1 og 2 i prosjektet. Den faste prisen skal inkludere alle kostnader. Styringssystemet skal være klar til å tas i bruk innenfor tilbudt fast pris. Tilbyder bes liste opp i vedlegg hva som inngår i prissettingen av fase 1 og 2. Pris fase 1. kr. ex.mva. Pris fase 2. kr. ex.mva. I konkurransen estimeres det et timeantall på 1000 timer i tidsbruk på videreutviklingen av styringssystemets fase 3 og 4. Basert på dette estimatet, som ikke er bindende og som også tar forbehold i forhold til finansiering, skal tilbyder tilby en gjennomsnitt timepris som fanger alle faggrupper som vil involveres i utviklingen av prosjektet. Gitt timepris vil også bli gjeldende ved eventuelt tilleggs arbeide i fase 1og 2. Pris pr. time kr..ex.mva Tilbudt fast priser pluss summen av 1000 t. x tilbudt timepris summeres sammen til en totalsum som blir sammenligningsgrunnlaget for pris i konkurransen. KVALITET (vektet 60%) Tilbyder skal skissere en totalløsning for styringssystem basert på alle beskrevne prosjektfaser i kravspesifikasjonen. Slik konkurransen er utformet er det naturlig at tilbyder i tilbudet legger hovedvekt på fase 1 og 2 i beskrivelse og utforming, på samme tid som det er viktig å få fram et løsningsforslag som fanger fasene 3 og 4. Rekkefølgen her vil bli en prioritering i forhold til vektingsgrad i evalueringen av tilbudet. Leverandører utfordres til å skissere hvordan en kan utforme et styringssystem som foruten å være et nyttig verktøy i den daglige driften av Bodø kommune, skaper engasjement og motivasjon. Videre hvordan en også kan benytte arbeidsgruppen i prosjektet og ledertreningsprogrammet til å oppnå engasjement og motivasjon rundt et styringssystem. Tilbyder skal skissere fremdriften for alle fasene i prosjektet. Her må det tydelig fremkomme hvilke forutsetninger en slik fremdriftsplan bygger på, samt hvilke aktiviteter som skal gjennomføres innenfor de ulike fasene. I tillegg til selve implementering av styringssystemet må også aktiviteter som opplæring og brukermedvirkning bli ivaretatt. I tillegg kan tilbyder basert på sitt skriftlige tilbud, gi en muntlig presentasjon av tilbudt løsning. Presentasjonen vil inngå i helhetsvurderingen av kriteriet. Kravspesifikasjonen og vedlagte skisser benyttes som et utgangspunkt. Hver tilbyder kan få opptil 90 minutter til rådighet. Tilbydere vil bli invitert til presentasjon. Side124

Vedlegg 4 Utdrag fra tildelingsbrev Side125

Side126

Side127

Side128

Side129

Side130

Side131