Møte dato/tid Torsdag 22. februar 2018, kl. 15.00-16.45 Møtested Møterom «Kommunestyresalen», Veksthuset Flå Medlemmer/varamedlemmer Leder Ole Kr. Grimeli til stede i møtet Medlemmer: Anders Olav Frydenlund, Trond Skontorp Varamedlem: Bjørn Ole Pettersborg Forfall Anna B. Kollhus, Marit Pettersborg Andre til stede i møtet Revisjonssjef Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IK Ordfører Tor Egil Buøen, under sin orientering Rådmann Odd Egil Stavn Britt H. Thalerud, personalsjef, sak 02/2018 Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 01-05/2018 SAKSKART Saker til behandling: 01/2018 Rutiner i forbindelse med varsling oppfølging av vedtak sak 08/2017 02/2018 Ansettelser, omplassering og omstillinger utsatt i møte 07.12.2017 03/2018 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner utsatt i møte 07.12.2017 04/2018 Oppfølging av temalisten i «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll utsatt i møte 07.12.2017 05/2018 Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Drøftings- og orienteringssaker: Innkallingen og sakslisten: K-utvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. K-utvalget godkjente innkallingen og sakslisten. Orientering fra ordfører: Ordfører orienterte kort om bl.a.: Kryss rv7-fv202 Kommunen er i dialog med Statens vegvesen om Vegpakke Hallingdal og jobbes med å få til et planfritt kryss. Regionreformen Jobbes med å få til det beste ut av at Hallingdal blir en del av Viken-regionen til neste år. Politireformen o Politikontakten som det skulle være en av i hver kommune ble omgjort til en kontakt for hele Hallingdal. Nå ser det ut til at denne også forsvinner. Dette må tas opp på statlig nivå. o Politi med spesialkompetanse vil fungere som en slags «pool» og vil reise rundt etter behov. 1
o Hallingdal blir stående uten et «nærpoliti» som kan jobbe med bl.a. forebyggende arbeid i lokalmiljøet Nav o Nav Stat vil sentralisere alle statlig ansatte på et kontor på Gol. o Kun kommunalt ansatte igjen på kontoret på Flå. o De statlig ansatte vil reise rundt til de ulike kommunene ved avtaler med brukere. Orientering fra rådmann: Rådmannen orienterte kort om bl.a.: Omorganisering helse og omsorg Rådmannen har fått fullmakt av kommunestyret til å omorganisere helse og omsorg. Vil nå bli en felles helse- og omsorgsleder. Alltid en risiko ved endring, ansatte kan bl.a. bli utrygge. Har laget en handlingsplan på hvordan omorganiseringen skal gjennomføres ift de ansattes utrygghet og usikkerhet i forbindelse med en omorganisering. Det er ingen intern søker på stillingen som helse- og omsorgsleder. Stillingen må lyses ut eksternt. Resultat 2017 Budsjettert med å gå i null i 2017. Resultat 2017 ble et overskudd på kr. 6.9 millioner. En del av overskuddet skyldes bl.a. en stor skatteinngang i november 2017. Sak 01/2018 Rutiner i forbindelse med varsling oppfølging av vedtak sak 08/2017 Ingen Alle kommuner har reglementer for hvordan varsling av kritikkverdige forhold i skal behandles i kommunen. Det er noe ulike ordlyder i reglementene, med dette omtales ofte som varsling om lovstridige forhold mm. Praksis har vist at varslere som har stått frem i offentligheten i Norge ofte har blitt den tapende part, og arbeidsforholdet har ofte blitt avsluttet. Generelt bør offentlig forvaltning oppfordre om at alle kritikkverdige forhold til forvaltningen blir varslet på en ryddig og åpen måte, og at alle varslere blir ivaretatt på en god måte som en ressurs for kommunen. Det er prosesser på gang med lovendringer som skal sikre varslernes situasjon på en bedre måte enn dagens ordlyd, og det kan være viktig at kontrollutvalgene setter varsling på dagsorden. 2
I møtet 03.10.2017 sak 08/2017: Revisjonssjefen informerte om at det omtales nasjonalt at arbeidsmiljøloven skal endres vedr. varsling for å bedre varslernes situasjon. Rådmannen informerer kort om kommunens etiske reglement. Reglementet gjennomgås av ledergruppe og organisasjonen årlig. Alle nyansatte gjøres kjent med etisk reglement. Det er mulig å varsle både på papirskjema og elektronisk. Vedtak i møtet 03.10.17 Kontrollutvalget ber kommunerevisjon IKS avklare kommunenes regler på området og komme med innspill til konkrete forbedringer for å bedre varslernes situasjon i kommunene, og at dette skal ende opp i en sak til kontrollutvalget. Kontrollutvalget anmoder Kommunerevisjon IKS om en tilbakemelding iht vedtak av 03.10.17 sak 08/2017. Saken utsettes til neste møte. Sak 02/2018 Ansettelser, omplassering og omstillinger utsatt i møte 07.12.2017 Ingen I møte 03.10.2017 hadde kontrollutvalget saken, sak 11/2017, oppe til behandling og rådmannen orienterte kort om bl.a.: Internkontroll, herunder f.eks. styringsdokumenter, delegeringsreglement, risikovurderinger. Rutiner og reglement vedr. ansettelser og omplassering. Rådmannen ønsker å utarbeide nye rutiner og reglement for ansettelser og omplassering, da kommunen ikke har et fullverdig reglement for dette i dag. Rådmannen har godt samarbeid med hovedtillitsvalgte. Omplassering har vært bruk i forbindelse med at kommunen er en IA-bedrift, grunnet f.eks. helseplager som hindrer utøvelse av nåværende arbeid. Permisjonsreglementet 3
Rådmannen ønsker å utarbeide nye rutiner og reglement for ansettelser og omplassering, se kulepkt. 2 over. Kontrollutvalget vedtok enstemmig i møtet: Kontrollutvalget anmoder rådmannen om tilbakemelding når et ansettelsesreglement er utarbeidet og innført i administrasjonen. Kontrollutvalget og anmoder rådmannen om tilbakemelding iht til sitt vedtak av 03.10.2017. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Rådmannen bekreftet at reglement for ansettelser og omplassering er ferdig revidert. Reglementet har vært gjennomgått i ledergruppa og av hovedtillitsvalgt. Revidert reglement skal, jf. delegasjonsreglementet, vedtas av administrasjonsutvalget. Personalsjef Thalerud gjennomgikk nytt reglement pkt. for pkt. og orientert i tillegg kort om bl.a.: Et ansettelsesreglement er et viktig verktøy for å kunne utføre profesjonell personalforvaltning, ensartet saksbehandling og ryddig ansettelsesprosess. Rådmannen har iht delegasjonsreglementet fullmakt til å opprette, endre og legge ned stillinger. Prosedyrer for ansettelser skal bidra til å sikre en god ansettelsesprosess, effektiv og riktig behandling, god rekruttering og riktig kompetanse. Kontrollutvalget tar rådmannens og personalsjefens orientering til etterretning. Sak 03/2018 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner utsatt i møte 07.12.2017 Ingen Det er en forventing om at kommunen har utarbeidet en kortfattet rutinebeskrivelse mht. anskaffelser. Rutinebeskrivelsen bør være lett tilgjengelig for alle ansatte, slik at de får en kortfattet veiledning i arbeidet. I møtet 30.01.2017 - sak 02/2017, informerte rådmannen om at det i kommunen er det utarbeidet sjekkliste for innkjøp og anskaffelser av varer og tjenester, samt en anskaffelsesprotokoll. 4
Protokollen skal fylles ut for hvert innkjøp. Anskaffelsesprotokollen arkiveres i saksarkivet. Det skal i nær fremtid kjøres en ny runde i ledermøte på regelverk og rutiner i forbindelse med anskaffelser. Anskaffelsesrutiner, herunder sjekklisteskjema og anskaffelsesprotokoll skal igjennom en oppdatering og deretter legges lett tilgjengelig på kommunens intranett. I møtet ble det vedtatt at rådmann skal melde tilbake til kontrollutvalget når anskaffelsesrutiner og tilhørende skjemaer er oppdatert i henhold til nytt regelverk. Rådmann anmodes om å: Bekrefte at anskaffelsesrutiner og tilhørende skjemaer er oppdatert i henhold til nytt regelverk. Redegjøre for hvordan rutiner, anskaffelsesprotokoll og skjemaer er tilgjengelig for de ansatte. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Rådmannen orienterte kort om rammeavtaler og protokoller og bekreftet at: Innkjøpsreglement er oppdatert iht nytt regelverk. Rutiner, anskaffelses-protokoll og rammeavtaler ligger tilgjengelig for de ansatte på intranett. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Sak 04/2018 Oppfølging av temalisten i «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll utsatt i møte 07.12.2017 Temaliste for kontroll- og tilsynsarbeid, jf. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2020 Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av 5
året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Hallingdal er tenkt gjennomført i fireårsperioden 2016-2020, men bør oppdateres årlig. K-utvalget i Flå kommune behandlet planen i møte 07.09.2016 sak 04/2016. Planens pkt. III og IV, på side 3 og 4, inneholder temalisten hvor det fremkommer temaer kontrollutvalget vil følge opp i sitt arbeid, årlig eller i valgperioden. Temalisten er moden for den årlige gjennomgangen og oppdateringen. K-utvalget bør vurdere eventuelle endringer listen ift eksisterende temaer og tillegg av nye, både under pkt. 3 og 4. Kontrollutvalget inviterer ordfører og rådmann til dagens møte for å redegjøre for områder de mener det er høy risiko for vesentlige kritikkverdige forhold. Ordfører og rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål i møtet. I vedlagte temaliste fremkommer datoene de ulike temaene har blitt behandlet i k-utvalget, frem til d.d. Behandling i møtet: Saken utsettes til neste møte. 6
Sak 05/2018 Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Forslag til årsmelding 2017. Kontrollutvalgssekretariatet har utarbeidet et forslag til årsmelding, som utgangspunkt for diskusjon/gjennomgang i møtet. Kontrollutvalget oversender Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 datert 22. februar 2018 som sak til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2017 til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk forslaget til årsmelding 2017 uten merknader. Kontrollutvalget oversender Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 datert 22. februar 2018 som sak til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2017 til orientering. Annet: Protokoll fra møtet 18.01.2018 ble formelt godkjent og signert. Neste møte: 23.04.2018 Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Flå, 22.02.2018 Ole Kr. Grimeli leder Anders Olav Frydenlund medlem Trond Skontorp medlem Bjørn Ole Pettersborg varamedlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, Flå kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 7