1 Vestre Ullern Boligsameie Protokoll fra ordinært sameiermøte i Vestre Ullern Boligsameie ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 28.04.2015 Møtetidspunkt: Kl: 18:00 Møtested: Bjørnsletta skole Til stede: 86 seksjonseiere, 25 representert ved fullmakt, totalt 111 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Nina Leonardsen. Møtet ble åpnet av styreleder Karl Kleva. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Tor Kjetil Dedekam Pederssen foreslått. B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne Som referent ble Nina Leonardsen foreslått, og som protokollvitne ble Anne Marie Hegland og Tom Svendsen foreslått. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. E Valg av tellekorps Som tellekorps ble Jan-Ove Øiahals og Anita Roarsen foreslått. Vedtak: Valgt 2. Styrets beretning for 2014 Styrets årsberetning ble gjennomgått og tas til etterretning. Vedtak: Tatt til etterretning 3. Behandling av årsberetning for 2014 Styrets årsberetning ble gjennomgått og tas til etterretning. Vedtak: Tatt til etterretning
4. Behandling av årsregnskap for 2014 2 Vestre Ullern Boligsameie Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. 5. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 600 000. Forslag til vedtak fra styret: Styret gis et honorar på kr 456 000, pluss kr 144 000 knyttet til gavl, til sammen kr 600 000. Saken er og som innkommet forslag 6 B, fra Aarsæther: Forslag til vedtak fra Aarsæther: Styrehonoraret settes til kr 285.000,- med et ekstraordinært tillegg på kr 100.000 for ekstraordinært arbeid knyttet til rehabiliteringsprosjektet endegavler/vinduer, noe som er en rimelig godtgjørelse for ekstra arbeid med dette prosjektet. Ekstra honorar er kun knyttet til dette prosjektet som et engangsbeløp gjeldende for regnskapet som årets sameiermøte skal godkjenne. Benkeforslag fra Sissel Garaas: kr 425 000 + kr 144 000 = kr 569 000. Stemmer for Aarsæther sitt forslag: 16 stemmer for Stemmer for benkeforslag Garaas: 34 stemmer for Styrets forslag til vedtak: Overveldende flertall for. Vedtak: Styrets forslag til vedtak kr 600 000 vedtatt. Godtgjørelse til valgkomiteen ble foreslått satt til kr 3 000. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6. Behandling av innkomne forslag og saker A Forslag fra Manshaus Vesteråsveien 28, rehabilitering av veggene på gangveien, med sammenfallende forslag fra Eide, Vesteråsveien 28. Saksframstilling: Når vi nå har fagarbeidere med tilhørende utstyr i området vårt, må det være nærliggende å utvide rehabiliteringen til også å omfatte veggene på "gangveien". Forslag til vedtak fra forslagsstiller: Den påbegynte restaurering av gavlene utvides til også å omfatte en opprustning av gangveiene.
3 Vestre Ullern Boligsameie Styrets forslag til vedtak på sameiermøtet: Forslaget utsettes til sameiermøtet for 2016. Vedtak: Forslagsstiller trekker forslaget. B Forslag fra Aarsæther, sak til sameiermøte 28. april: Styrehonorar Saksframstilling: Se sak 5 Vedtak: Behandlet i sak 5, styrets godtgjørelse. C Forslag fra Aarsæther, sak til sameiermøte 28. april: Vedtektsendring 8. Saksframstilling: Flere seksjonseiere, også med tidligere fartstid fra styret som styremedlem og styreleder, mener at styret er «overbemannet» og for lite effektivt. Det er ikke tilstrekkelig mange klare ansvarsområder til å «sysselsette» alle med tilstrekkelig ansvarsoppgaver, noe som forsinker enkelte beslutningsprosesser og krever at flere enn nødvendig skal «avlønnes» med styrehonorar. Forslag til vedtak ny 8 STYRET: Alternativ 1: Sameiet skal ha et styre som skal bestå av en leder og 4 (fire) styremedlemmer. Styret skal velges av sameiermøtet med alminnelig flertall, og for 2 (to) år. Styrets leder velges særskilt og for 1 (ett) år. Kun fysiske personer (seksjonseier) kan være styremedlemmer. Styremedlemmer og styreleder kan maksimalt sitte 2 (to) perioder etter hverandre (4 år for styremedlemmer og 2 år for styreleder), og kan etter dette ikke velges på nytt til styret før tidligst 3 (tre) år etter at vedkommende sist satt i styret. Subsidiært Alternativ 2: Sameiet skal ha et styre som skal bestå av en leder og 6 medlemmer. Styret skal velges av sameiermøtet med alminnelig flertall, og for to år. Styrets leder velges særskilt og for ett år. Kun fysiske personer kan være styremedlemmer. Styremedlemmer og styreleder kan maksimalt sitte 2 (to) perioder etter hverandre (4 år for styremedlemmer og 2 år for styreleder), og kan etter dette ikke velges på nytt til styret før tidligst 3 (tre) år etter at vedkommende sist satt i styret. Forslag til vedtak fra styret: Forslagene til endring av vedtektene 8 foreslås avvist. Vedtak: Forslagsstiller trekker subsidiært forslag 2. 16 stemmer mot styrets forslag til vedtak. Styrets forslag til vedtak vedtatt med overveldende flertall. D Forslag fra styret strengere husordensregler ifbm renovering i leilighetene, nytt punkt 12, 13 og 14. Saksframstilling: Styret foreslår at slik renovering skal kunne skje mellom klokken 0800 og 1900 på hverdager og mellom klokken 1000 og 1600 på lørdager. I henhold til forbudet mot sjenerende støy i lov om helligdagsfred forslås det at støyende renovering ikke skal kunne skje på søn- og helligdager.
4 Vestre Ullern Boligsameie Forslag til vedtak og nye punktet i husordensreglene: 12. Håndverkere kan kjøre til inngangen for av- og pålessing, hvoretter kjøretøyet settes på seksjonseier egen parkeringsplass eller på gjestparkeringsplassene. Dette er seksjonseiers ansvar. 13. Ved renovering er det ikke tillatt å kaste bygningsavfall i sameiets søppeldunker eller søppelrom. Ved tilsøling i trappeoppganger i forbindelse med renovering skal det ryddes og vaskes hver dag. Ved skader skal dette utbedres i samarbeid med vaktmester så snart som mulig. Dette er seksjonseiers ansvar. 14. Ved arbeider som beboerne gjør selv eller med hjelp av andre, gjelder reglen at banking og bruk av støyende redskaper ikke er tillatt før kl. 0800 og etter kl. 1900 på hverdager, før kl. 1000 og etter kl. 1600 på lørdager, og ikke på søn- og offentlige fridager. Blokkens beboere skal varsles i god tid før støyende og vedvarende arbeider settes i gang. Benkeforslag fra Rikke Monrad-Hansen: Til punkt 13: Det er ikke tillatt å slipe/sage/kutte i materiale i oppganger eller fellesrom. Vedtak: Vedtatt mot 1 stemme. Benkeforslag vedtatt mot 4 stemmer. E Forslag fra styret, bytte sameiets revisor fra EY til PWC. Forslag til vedtak: Sameiets bytter revisor til PWC. Vedtak: Ingen stemmer mot. Vedtatt. 7. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Karl Kleva foreslått.. B Som styremedlem for 2 år, ble Unni Furst foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Emilie Skatvedt foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Tom Rømer Svendsen foreslått. C Som representanter i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått Erik Buchmann, Hans Erik Hansen og Anne Marie Hegland.
5 Vestre Ullern Boligsameie Møtet ble hevet kl.: 20:35. Protokollen signeres av Tor Kjetil Dedekam Pederssen /s/ Møteleder Nina Leonardsen /s/ Referent Anne Marie Hegland /s/ Protokollvitne Tom R. Svendsen /s/ Protokollvitne Ved valgene på sameiermøtet har styret fått følgende sammensetning: Navn Valgt for Leder Karl Kleva 2015-2016 Styremedlem Hans Christian Erlandsen 2014-2016 Styremedlem Anita Roarsen 2014-2016 Styremedlem Harald Manheim 2014-2016 Styremedlem Unni Fürst 2015-2017 Styremedlem Emilie Skatvedt 2015-2017 Styremedlem Tom Rømer Svendsen 2015-2017