Møteprotokoll Grimstad kontrollutvalg Dato: 14.03.2019 kl. 9:00 Sted: Formannskapssalen Arkivsak: 19/00135 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Gunnar Topland (leder), Hege Bjerke Erlandsen, Eli Skaiaa, Jarle Christiansen Torkel Stana Tore Fredvig Erichsen Hovedrevisor Elin Slaatten Sollid Daglig leder Kristian Fjellheim Bakke Ordfører Kjetil Glimsdal sak 8/19 Seniorrådgiver Øyvind Takle sak 8/19 Protokollfører: Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 2/19 19/00135-8 Godkjenning av møteinnkalling 14.03.2019 3 Møteprotokoll 2/19 19/00135-9 Godkjenning av protokoll fra møtet 07.02.2019 4 Saker til behandling 8/19 15/14310-332 Orientering om anskaffelser og innkjøp i Grimstad kommune 5 9/19 19/02978-2 Årsrapport 2018 Kemneren i Grimstad 6 1
10/19 16/05401-31 Vurdering av henvendelse "Klage på forvaltning og vedtak" 7 11/19 19/03891-1 Samordnet kalender for tilsyn og forvaltningsrevisjoner 2019 - Grimstad kommune 9 12/19 19/03557-1 Grimstad kontrollutvalg årsmelding 2018 10 13/19 19/00143-3 Orientering fra revisor 14.03.2019 11 14/19 19/00144-3 Eventuelt 14.03.2019 12 Grimstad, 14.03.2019 Gunnar Topland Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2
Møteinnkalling 2/19 Godkjenning av møteinnkalling 14.03.2019 1 Grimstad kontrollutvalg 14.03.2019 2/19 Møteinnkallingen godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Møteinnkallingen godkjennes. 3
Møteprotokoll 2/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 07.02.2019 1 Grimstad kontrollutvalg 14.03.2019 2/19 Protokollen fra møtet 07.02.2019 godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Protokollen fra møtet 07.02.2019 godkjennes. 4
Saker til behandling 8/19 Orientering om anskaffelser og innkjøp i Grimstad kommune 1 Grimstad kontrollutvalg 14.03.2019 8/19 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Seniorrådgiver Øyvind Takle orienterte om anskaffelser og innkjøp i Grimstad kommune, og svarte på spørsmål fra utvalget. Tilleggsforslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget vil anmode rådmannen om iverksette og følge opp tiltak for å redusere risikoen ved anskaffelser generelt og særlig oppfølging av anskaffelser og kontrakter. Videre å ha fokus på etterlevelse av reglementet i arbeidet med internkontrollen. Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget vil anmode rådmannen om å iverksette og følge opp tiltak for å redusere risikoen ved anskaffelser generelt og særlig ved oppfølging av anskaffelser og kontrakter. Videre å ha fokus på etterlevelse av reglementet i arbeidet med internkontrollen. 5
9/19 Årsrapport 2018 Kemneren i Grimstad 1 Grimstad kontrollutvalg 14.03.2019 9/19 Kontrollutvalget tar årsrapport 2018 for kemneren i Grimstad og Lillesand, samt kontrollrapport 2018 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Grimstad kommune til orientering. Kontrollutvalget gikk igjennom årsrapporten fra kemneren og kontrollrapporten vedrørende skatteoppkreverfunksjonen. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar årsrapport 2018 for kemneren i Grimstad og Lillesand, samt kontrollrapport 2018 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Grimstad kommune til orientering. 6
10/19 Vurdering av henvendelse "Klage på forvaltning og vedtak" 1 Grimstad kontrollutvalg 14.03.2019 10/19 Kontrollutvalget anser henvendelsen til å falle utenfor mandatet til kontrollutvalget og vil ikke ytterligere behandle saken. Sekretariatet bes svare ut henvendelsen. Kontrollutvalget diskuterte henvendelsen og saken. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak og har derfor ikke mulighet for overprøve vedtaket som er fattet. Imidlertid vil Kontrollutvalget uttrykke sin bekymring med at klager, som har sendt henvendelsen til KU, ikke er blitt tilstrekkelig informert i overenstemmelse med forvaltningsloven bestemmelser. Sekretariatet bes oversende mottatte dokumenter til Byggesaksenhetens leder som eksempel på mulige forbedringer i kommunikasjonen med kommunens innbyggere. I tillegg vil Kontrollutvalget påpeke at saksbehandlingstiden synes å ha vært urovekkende lang. Byggesaksenheten bør ta disse forholdene i betraktning ved utarbeidelse av internkontrollsystemet og det forventes at kontrollutvalget blir informert om forbedringspunkter i oktobermøtet. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Kontrollutvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak og har derfor ikke mulighet for overprøve vedtaket som er fattet. Imidlertid vil Kontrollutvalget uttrykke sin bekymring med at klager, som har sendt henvendelsen til KU, ikke er blitt tilstrekkelig informert i overenstemmelse med forvaltningsloven bestemmelser. Sekretariatet bes oversende mottatte dokumenter til Byggesaksenhetens leder som eksempel på mulige forbedringer i kommunikasjonen med kommunens innbyggere. I tillegg vil Kontrollutvalget påpeke at saksbehandlingstiden synes å ha vært urovekkende lang. Byggesaksenheten bør ta disse forholdene i betraktning ved utarbeidelse av internkontrollsystemet og det forventes at kontrollutvalget blir informert om forbedringspunkter i oktobermøtet. 7
8
11/19 Samordnet kalender for tilsyn og forvaltningsrevisjoner 2019 - Grimstad kommune 1 Grimstad kontrollutvalg 14.03.2019 11/19 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget gikk igjennom samordnet kalender for tilsyn og forvaltningsrevisjoner og de aktuelle prosjektene for Grimstad kommune. Revisjonen orienterte om arbeidet med forvaltningsrevisjonen om Psykososialt miljø i skole og barnehager i Grimstad kommune. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 9
12/19 Grimstad kontrollutvalg årsmelding 2018 1 Grimstad kontrollutvalg 14.03.2019 12/19 Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret tar Grimstad kontrollutvalg sin årsmelding for 2018 til orientering. Sekretariatet orienterte om utkastet til årsmelding for kontrollutvalget og regnskapstallene for kontrollutvalget i 2018. Kontrollutvalget ga tilbakemelding om ønskede endringer i kap. 8 og 11. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Saken utsettes til neste møte. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Saken utsettes til neste møte. 10
13/19 Orientering fra revisor 14.03.2019 1 Grimstad kontrollutvalg 14.03.2019 13/19 Saken tas til orientering. Hovedrevisor Elin Slaatten Sollid orienterte om revideringen av regnskapet for 2018. Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 11
14/19 Eventuelt 14.03.2019 1 Grimstad kontrollutvalg 14.03.2019 14/19 Saken tas til orientering. 1. Referatsaker/saker behandlet i kommunestyret a. Formannskap sak 19/17 Fradelingssak. Kontrollutvalget tok det til orientering. 2. Neste møte blir flyttet til 08.05.19 kl. 09.00 3. Eventuelt a. Møtet 13.06.19 flyttes til 20.06.19. b. Leder orienterte om henleggelsen av de to anmeldelsene som ble levert juni 2018 av kommunen. c. Kontrollutvalget diskuterte en byggesak på Grømjordet og utvalget kan ikke se at saken faller inn under kontrollutvalgets mandat. d. Sekretariatet orienterte om vårkonferansen 26.04.19 i Arendal. Medlemmene sender e-post til sekretariatet hvis de ønsker å delta e. FKT fagkonferanse 4-5.06.19 i Kristiansand. Medlemmene melder ifra til sekretariatet hvis de ønsker å gå. Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 12