PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2013 Melhus kommune Vedtatt av kommunestyret i sak 67/12, 12.06.2012
Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Kontrollutvalget og kommunestyret legger gjennom denne planen premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for kommende år gjennom prioriteringen av prosjekter for 2012-2013. Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Melhus kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Melhus kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngå å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i plan- og styringsdokumentene i kommunen, kommuneplanens samfunnsdel, økonomi- og handlingsplan 2012-2015, som gir føringer for kommunens virksomhet fremover. Videre har utvalget sett på måloppnåelsen formulert i offentlig statistikk, regnskap og årsberetning 2011. Melhus kommunes overordnede målsettinger Melhus kommune skal ha et aktivt lokaldemokrati og lokalsamfunn der mange engasjerer seg. Kommunen skal ha en samfunnsutvikling som sikrer livsgrunnlag og trivsel og fremmer utvikling av gode og trygge lokalsamfunn både for dagens og kommende generasjoner. Langsiktige miljøvurderinger skal legges til grunn for beslutninger som tas. Det skal legges til rette for utvikling og vekst i hele kommunen og det skal satses på regionalt og interkommunalt samarbeid der det er hensiktsmessig og til det beste for innbyggerne og samfunnet. Melhus kommune skal være en åpen kommune som gir god service og godt tilbud til innbyggerne innenfor tilgjengelig teknologi og økonomiske rammer. Kommunen skal være en arbeidsplass med godt omdømme og med dyktige og myndiggjorte medarbeidere. Melhus kommune skal ha et godt tjenestetilbud for alle brukergrupper. Det skal satses på forebyggende arbeid, og å ivareta vanskeligstilte grupper spesielt. (Mål og strategier for Melhus fram mot 2025 hentet fra Kommuneplanens samfunnsdel Melhus 2025) Demografisk utvikling mot 2025 (Kommuneplanens samfunnsdel Melhus 2025). Med sin beliggenhet som randkommune til Trondheim langs E6 har Melhus en attraktiv beliggenhet som gjør at vi har hatt en betydelig befolkningsvekst de senere åra. Det er ønskelig å videreutvikle kommunen som en attraktiv bosteds og arbeidskommune og det gjenspeiles i planens mål og strategier. Kommunen hadde pr 1. januar 2012 et innbyggertal på 15.392. Kommunen er en attraktiv bostedskommune, og har hatt en jevn økning av innbyggere over flere år. Befolkningsfremskriving gjort av Statistisk Sentralbyrå tilsier at befolkningstallet i 2040 vil være rundt 19.611.
Den høye befolkningsveksten gir utfordringer, spesielt mht planlegging og utbygging av tjenestetilbud. Bosettingsstruktur i kommunen Kommunen har 7 tettsteder: Hovin, Lundamo, Ler, Kvål, Melhus, Korsvegen og Gåsbakken. En kommune i vekst Melhus er en kommune i vekst. Det er tidligere investert betydelig innen pleie og omsorg med påbygging av Buen sykehjem, samtidig som det bygges ny Lundamo Skole og barnehage, nytt Arbeidssenter på Søberg og ny barnehage på Hovin. Disse byggene vil stå ferdig i løpet av 2012/2013. Rammen til barnevern er økt med 5 millioner årlig Organisasjon Den teknologiske utviklingen vil fortsette i raskt tempo også mot 2020. Det offentlige står overfor forventninger om fornying og døgnkontinuerlig drift av kommunale/offentlige tjenester. Melhus kommune er sertifisert etter ISO 14001 Miljøledelse. Sertifiseringen skjer med utgangspunkt i årlig ekstern revisjon. Sertifiseringen innebærer krav om stadig forbedring av miljøarbeidet og miljøstyringssystemet. Arbeidet med å utvikle en lederkultur med felles verdigrunnlag må videreføres, med fokus på økonomiforvaltning innenfor vedtatte rammer og å videreutvikle arbeidsgiverrollen hos lederne på den enkelte virksomhet. Melhus kommune har bl.a. et handlingsmål som sier at sykefraværet skal ikke overstige 7,0 % Økonomi Melhus kommune har en lånegjeld på i underkant av 1,3 mrd kroner. En økning i renteforutsetningen betyr årlige økte renteutgifter, selv om 60% av lånemassen er bundet. Slik økonomiplanen fremstår for perioden 2013-2015 er det ikke skapt balanse mellom forventede løpende utgifter og inntekter, og underskuddet foreslås dekt opp med bruk av disposisjonsfond. Kommunen er avhengig av et godt utbytte fra TrønderEnergi AS, relativt lave renter, god avkastning på kapital og en nøktern drift, for å ha en viss romslighet i økonomien. Melhus kommune har avlagt et godt regnskapsresultat for 2011. Dette kombinert med meget positive regnskapsresultater i hele perioden 2004 til2010, gjør at kommunen gjennom de åtte siste årene har klart å opparbeide seg en god handlefrihet. Det er viktig å påpeke at denne handlefriheten er blitt til gjennom god og langsiktig økonomistyring. Det er også viktig å få frem at denne positive handlefriheten er under sterkt press. Rådmannen opplever at antall brukere som krever stor ressursinnsats er økende og legger med dette stort press på driften. Underskuddet på driften er på over seks millioner og er et uttrykk for at driften er presset. Det er særlig innen rammeområde 3 og 4 (helse og omsorg, samt forebygging, aktivitet, læring og kultur) at det oppleves et sterkt press på tjenesten med økende antall brukere. Kommunens meget høye befolkningsvekst legger også press på kommunens kapasitet når det gjelder barnehagelokaler og skolelokaler i årene som kommer. Det siste året har også gitt kommunen en eksplosiv vekst i utgiftene til barnevern, med et merforbruk på hele 5,5
mill. kroner i 2011. Dette kombinert med marginale ressurser knyttet til vedlikehold av den kommunale eiendomsmassen gjør at utfordringene ansees som stor med tanke på å skape balanse mellom løpende utgifter og inntekter. Rådmannen har klart å legge frem et budsjett for 2012 som innebærer at det er balanse mellom løpende driftsinntekter og utgifter. Fokusområder for forvaltningsrevisjon 2012-2013 Barnehagesektor Miljøarbeidet i kommunen Innkjøp Barnevernstjenesten Andre fokusområder som også er av interesse: Flyktningetjenesten Internkontroll Samhandlingsreformen
Melhus kommune Plan for forvaltningsrevisjon for 2012-2013: Med bakgrunn i den overordnede analysen av Melhus kommune og kommunens virksomhet og innspill som er kommet til underveis i prosessen, foreslår kontrollutvalget følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter for gjennomføring i 2012-2013: Barnehagene Barnehagen har en viktig rolle som oppvekst- og læringsarena for barn under opplæringspliktig alder. Barnehagen skal støtte barns utvikling ut fra deres egne forutsetninger og gi det enkelte barn og barnegruppen utfordringer. Den skal gi et individuelt tilpasset og likeverdig tilbud og bidra til en meningsfull oppvekst uansett funksjonsnivå, bosted, sosial, kulturell og etnisk bakgrunn. Kvalitetsutvikling i barnehagen innebærer en stadig utvikling av personalets kompetanse. Barnehagens innhold skal være allsidig og variert, og utformes slik at hvert enkelt barn får opplevelser og erfaringer som støtte for sin utvikling av kunnskaper, ferdigheter og holdninger. Barnehagens innhold er delt inn i sju fagområder, fagområdene er i stor grad de samme som barn senere møter som fag i skolen. Gode opplevelser, erfaringer og læring innenfor disse områdene i barnehagen vil kunne gi barn et positivt forhold til fagene og motivasjon for å lære mer. For at barn og foreldre skal få et mest mulig helhetlig tilbud til beste for barns oppvekst og utvikling, kreves det at barnehagen samarbeider med andre tjenester og institusjoner i kommunen Pedagogisk tetthet, generelt innhold, pedagogisk innhold. Miljøarbeidet i kommunen Melhus kommune er sertifisert etter den internasjonale standarden for miljøledelse ISO 14001; første gang i februar 2008 og resertifisering for nye 3 år skjedde i februar 2011. ISO-standarden krever at virksomheten har et system for målrettet og dynamisk miljøstyring som skal sikre stadige forbedringer på miljøområdet. Melhus kommunes miljøpolitikk: Melhus kommune skal føre en bærekraftig og langsiktig miljø-, klima- og energipolitikk. Dette skal gjenspeiles i kommunens planlegging, drift og tjenesteproduksjon. Offentlige innkjøp Det har vært fokus på innkjøpsfunksjonen i kommunene de siste årene. Dette har sammenheng med at det i flere kommuner er avdekket uheldige forhold på dette området. Området er vesentlig i forhold til økonomi, og viktig og håndtere på en god måte i forhold til å opprettholde kommunens omdømme. Følges lov og regelverk? Følges innkjøpsavtaler? Er regelverket kjent for de som trenger å kjenne til dette? Barnevernstjenesten Barnevern er et tjenesteområde som stiller store krav til kommunen, både i forhold til å yte riktig hjelp til rett tid og ved at enkelttilfeller kan være svært ressurskrevende. Kontrollutvalget i Melhus ønsker å se på barnvernstjenesten i kombinasjon med psykiatri og rusomsorg, samt Familiesenteret.
I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern vil det være aktuelt å se på tjenestene som ytes i dag og hvordan disse er tilpasset behovet i befolkningen. Videre kan det være aktuelt å se på organisering, styring og driften av kommunens tilbud på området. Andre fokusområder som også er av interesse: Flyktningetjenesten Flyktningtjenesten er den enheten i Melhus som har ansvaret for å koordinere bosetting og integrering av flyktninger. Flyktningetjenesten legger til rette for bosetting slik at flyktningene skal få muligheter til å delta i samfunnsliv, arbeidsliv og utdanning på lik linje med andre innbyggere i Melhus. Introduksjonsprogrammet er et 2-årig kvalifiseringsprogram der deltakerne tilegner seg nødvendig kunnskap for å kunne få jobb eller ta videre utdanning. Aktuelle tiltak kan være norskopplæring, utdanning eller arbeidspraksis. Flyktninger, personer med opphold på humanitært grunnlag og familiegjenforente med disse som kan delta. Drives tjenesten i tråd med forutsetninger og bestemmelser? Internkontroll I KRD sin rapport 85 tilrådingar om styrkt eigenkontroll i kommunanen så kommer arbeidsgruppen med flere tilrådninger om internkontrollen. Kontrollutvalget kan via en forvaltningsrevisjon se på om kommunen har en god nok egenkontroll/internkontroll. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor intern kontroll kan det være aktuelt å se på om Melhus kommune har et betryggende system for intern kontroll, om kommunen har et tilfredsstillende kontrollmiljø, videre om kommunen gjør risikovurderinger, som kan bidra til å identifisere og analysere risikoer som kan hindre at man når fastsatte mål. Om hele organisasjonen deltar i kontrollaktiviteter, får medarbeidere på alle nivå tilstrekkelig informasjon til å utføre arbeidsoppgavene? Og om Melhus kommune sikrer at de interne kontrollsystemene blir gjenstand for vurdering. Samhandlingsreformen Målet med samhandlingsreformen er å forebygge mer, behandle tidligere og samhandle bedre. Pasienter og brukere skal få tidlig og god hjelp når de trenger det nærmest mulig der de bor. De skal få rett behandling til rett tid på rett sted, gjennom et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjenestetilbud. Tjenestene skal ha god kvalitet, ha høy pasientsikkerhet, lav ventetid og være mest mulig tilpasset den enkelte bruker. En større del av veksten i helsebudsjettene fremover skal komme i kommunene. Den kommunale helse- og omsorgstjenesten og spesialisthelsetjenesten skal utvikles i tråd med målene med samhandlingsreformen. Samhandlingsreformen startet offisielt 1. januar 2012 med to nye lover og en rekke økonomiske og faglige virkemidler. Avslutning Ovenstående utkast til plan for forvaltningsrevisjon inneholder flere temaområder enn hva det er ressurser for å gjennomføre i 2012-2013. Trolig vil det kun være aktuelt å gjennomføre 3 eller 4 av prosjektene i denne perioden. Kontrollutvalget setter likevel innfallsvinklene opp i planen, både for å tilkjennegi områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon, og for å ha prosjekter i reserve dersom det oppstår forhold som viser at de prosjektene som er høyest rangert likevel ikke er aktuelle for gjennomføring i 2012-2013.