Møte i styre for Inn-Trøndelag IKT 28.09.15 Saker: 15/06 Regnskapsrapport pr september 2015 15/07 Revisjon av investeringsbudsjettet for 2015 15/08 Investeringer 2016 15/09 Budsjett 2016 Det ble i forbindelse med sak 15/6 gitt en orientering om status i enheten.
Sak 15/06 Regnskapsrapport per september 2015 Regnskapsrapport per september 2015 tas til orientering. Fremtidige regnskapsrapporter skal også inneholde en driftsrapport. Regnskapsrapporten er utarbeidet med utgangspunkt i forbrukstall per 22.09.15. Det rapporteres om en prognose som ikke viser avvik for Inn-Trøndelag IKT i 2015. Spørsmål og kommentarer til regnskapsstatus gis i møte.
Sak 15/07 Revisjon av investeringsbudsjettet for 2015 Følgende forslag til omdisponering av investeringsmidler legges til grunn for enhetens arbeid: Tiltak Opprinnelig budsjett Revidert budsjett Omdisponering Lokal serverutvidelse 19 000 0 19 000 Sikker sone 400 000 100 000 300 000 Brukerhåndtering 500 000 447 000 53 000 Kjøling/ brannsikring 300 000 0 300 000 Omsisponerte midler 672 000 Økonomisk status for investeringstiltakene til Inn-Trøndelag per 18.9.2015 er som følger: Prosjekttittel Budsjett Rebudsjettert Til disp Forbruk Til disp fra 2014 etter vedtakper 3.6 per 3.6 Utvidelse core 150 000 98 900 248 900 377 800-128 900 Servere og backup 0 44 200 44 200 82 446-38 246 Fjernnettløsning 0 100 000 100 000 26 021 73 979 Backup 200000 0 200 000 23 728 176 272 Telefoni 0 289 800 289 800 108 048 181 752 Infrastruktur 0 76 400 76 400 364 461-288 061 Tankeløsning skole (Virtualisering budsjett 2014) 200000 210 400 410 400 557 725-147 325 Disaster recovery (Recovery site budsjett 2014) 300 000 7 300 307 300 77 565 229 735 Livsløpsvedlikehold servere 200 000 0 200 000 0 200 000 Oppdatering fagapplikasjoner 0 258 100 258 100 289 578-31 478 Kjøling/brannsikring 0 300 000 300 000 0 300 000 Lokal serverutvidelse 0 19 000 19 000 0 19 000 Vedlikehold infrastruktur Steinkjer Rådhus. Avklaring med Kari. 500 000 0 500 000 0 500 000 Vedlikehold infrastruktur kantsvitsjer 500 000 0 500 000 59 900 440 100 Utvidelse brannvegger 800 000 0 800 000 0 800 000 ipolitiker 500 000 0 500 000 555 300-55 300 Print/kopi 150 000 0 150 000 0 150 000 Sikker sone (citrix) 400 000 0 400 000 0 400 000 Tynnklient 500 000 0 500 000 333 112 166 888 Brukerhåndtering. 500 000 0 500 000 0 500 000 Exchange/Lync/Office365 200 000 0 200 000 0 200 000 UPS - livsløpsvedlikehold 0 0 232 750-232 750 Felles AD og arbeidsflate IKT - Difi 0 675 700 675 700 0 675 700 IKT skole/barnehage 3 000 000 621 300 3 621 300 3 467 831 153 469 SUM 8 100 000 2 701 100 10 801 100 6 556 265 4 244 835 Samlet merforbruk per 18.9-922 060 Med bakgrunn i dette bildet er det behov for å omdisponere midler innenfor enhetens investeringsramme. I denne sammenhengen må det bemerkes at enkelte tiltak er iverksatt og anskaffelser er under leveranse uten at det i denne oversikten kommer frem av bokføringen. Dette gjelder: Vedlikehold infrastruktur Steinkjer rådhus. Vedlikehold kantsvitsjer. Utvidelse brannvegger. Brukerhåndtering. Under infrastruktur er det bokført kostnader for Oppvekst og kultursenteret på Inderøy som
skal viderefaktureres kommunen. Dette beløper seg på kr 250 000,-. Det må også bemerkes at tiltaket Tankeløsning skole ikke er en avsluttet sak mot leverandør. Leveransen har ikke gitt ønsket resultat og det kan forventes noe kompensasjon. Det er behov for å dekke inn et samlet merforbruk på kr 672 060,- etter inndekning av kostnader for Inderøy oppvekst og kultursenter. Det foreslås en omdisponering ved reduksjon eller utsettelse av planlagte tiltak i forhold til opprinnelig investeringsbudsjett 2015 etter følgende oppsett: Tiltak Opprinnelig budsjett Revidert budsjett 2015 Omdisponering Kommentar Lokal serverutvidelse 19 000,00-19 000,00 Tiltaket er gjennomført Sikker sone 400 000,00 10 000,00 300 000,00 Tiltaket påbegynnes 2015, videreføres 2016 Brukerhåndtering 500 000,00 447 000,00 53 000,00 Tiltaket reduseres noe i omfang Kjøling/Brannsikring 300 000,00-300 000,00 Tiltaket har behov for mer omfattende prosjektering Omdisponerte midler 672 000,00
Sak 15/08 Investeringer 2016 Utarbeidet budsjettforslag legges til grunn i kommunenes budsjett for 2016, men vedtas ikke endelig før postene er beskrevet med en kost/ nytte vurdering og det fremgår hva som føres som felles investering og hva som føres pr kommune. Det bes videre om en redegjørelse for rentenedbetaling på investeringer. Plan for investeringer innenfor en ramme på 5,15 millioner til fellesinvesteringer har følgende sammensetning: Tiltak Kostnad Brannsikring 300 000,00 Sikker sone 600 000,00 Livsløpsvedlikehold servere 200 000,00 Kabling Steinkjer rådhus 500 000,00 Kantsvitsjer 500 000,00 SAN utvidelse 300 000,00 Recory site fase 2 200 000,00 Backup utvidelse 1 500 000,00 Driftsplattform klienter 1 000 000,00 Fagapplikasjoner utvidelse 50 000,00 Totalt 5 150 000,00 Kjøling/brannsikring Tiltak for brannsikring i sentralt datasenter lokalisert i Steinkjer rådhus har vært utfordrende med hensyn til å finne en tilfredsstillende teknisk plattform. Dette skyldes de bygningstekniske forholdene i lokalene. Som følge av behov for revisjon av investeringsbudsjett for 2016 ønskes det en refinansiering av tiltaket slik beskrevet i sak 15/07. Sikker sone Siden etableringen av felles sikker sone for kommunene Inderøy, Verran og Steinkjer våren 2013 er det høstet erfaringer med publisering av en omfattende portefølje applikasjoner med ulike systemtekniske krav til driftsmiljøet. Til dette er det benyttet verktøy som inngår i gjeldende lisensavtale med Microsoft. Man ser at det ligger begrensninger i disse som går ut over tjenesteleveransen til brukerne. Det er derfor behov for å investere i publikasjonsverkøy for applikasjonene i sikker sone som gir bedre styringsmuligheter enn hva dagens plattform tilbyr. Tiltaket påbegynnes med midler i investeringsbudsjettet for 2015, og det er behov for videre finansiering til ferdigstilling og videreutvikling i 2016. Livsløpsvedlikehold servere Serverparken som er plassert i datasenteret i Steinkjer Rådhus har et kontinuerlig behov for utskiftninger i tråd med levetiden på utstyret. Levetiden på volumkomponenter på serversiden regnes å være fem år i gjennomsnitt. Kritikaliteten til utstyret, hvilken vedlikeholdsplan de inngår i og hvilke anvendelser de rettes mot vil bidra til en variasjon på dette. Det er derfor behov for å gjøre avsetninger som muliggjør å opprettholde en serverplattform med en forsvarlig standard i produksjonen. Kabling Steinkjer rådhus
Steinkjer rådhus har en infrastruktur for data og telefoni som er lagt over tid. Man ser nå et behov for en samlet gjennomgang av nå-situasjonen, og en opprydding og oppgradering av infrastrukturen (el-/tele-/datakommunikasjon) for å sikre drift og muligheter for tilvekst av infrastrukturbehov. Steinkjer rådhus fasiliterer også felles datasenter for kommunene Inderøy, Verran og Steinkjer. Den delen av infrastrukturen som inngår i denne siden av driften inngår også i vedlikeholdsbehovet. Tiltaket er påbegynt i 2015 og det er behov for videre finansiering til ferdigstilling i 2016. Kantsvitsjer Det er gjennom år blitt gjort investeringer i nettverkselektronikk i de tre kommunene Inn- Trøndelag IKT leverer tjenester til uten at det har vært tatt høyde for et livsløp på disse investeringene. I 2015 er det påbegynt et arbeid for håndtering av en livsløpsplan på disse driftsmidlene. Dette sikrer en kontinuerlig planmessig utskiftning med den sikkerhetsgevinst en slik vedlikeholdsplan innebærer. Denne budsjettposten har til hensikt å øremerke midler slik at man kan etablere et planmessig vedlikeholdsarbeid på nettverkselektronikk i leddet utenfor den leveransen Inn-Trøndelag IKT leverer med en nettverkstilknytning sentralt på hver kommunale lokasjon. SAN utvidelse Kommunenes lagringsbehov for digitalt innhold har en tydelig eksponentiell vekstkurve. Håndtering av tilgjengelighet med tilstrekkelig kapasitet for lagringstjenestene for kommunene er en høyt prioritert oppgave. I 2016 vil det være behov for å utføre tiltak for å ivareta kvaliteten og kapasiteten i eksisterende lagringstjenester for Inn-Trøndelagskommunene. Recovery site fase 2 I 2015 etableres en nødlokasjon for det sentrale datasenteret for Inn-Trøndelagskommunene. I første fase av denne etableringen er det fjern-backup som etableres. I 2016 er det behov for å utvide kapasiteten på denne lokasjonen til et begrenset omfang tjenesteproduksjon i en krisesituasjon. Backup utvidelse De siste tre årene har Inn-Trøndelag IKT gradvis flyttet arbeidet med backup fra en historisk løsning med backup til tape fra et miljø med fysiske server til en backup-plattform hvor fokus er å ivareta backup-behovet for virtuelle servere med en løsning basert på backup til disk. I tilknytning til etablert redundans i backup-tjenesten med fjern-backup på Recovery site og samtidig et behov for kapasitetsøkning med lagringsutvidelse vil det i 2016 være nødvendig å utvide backup-plattformen for kommunene. Driftsplattform klienter I 2015 er det skaffet til veie en driftsplattform for å bedre håndteringen av klienter som driftes i nettet til Inn-Trøndelagskommunene. Denne er anskaffet med en begrenset kapasitet for volum på klienter. Det vil være behov for å øke denne kapasiteten både med hensyn på klienter i administrasjon-, skole- og for mobile enheter. Fagapplikasjoner utvidelse I 2015 er det etablert en tjeneste for ephorte i Outlook for brukere i Inn- Trøndelagskommunene. Det vil v ære behov for noe mindre investeringer for å komplettere dette tiltaket i 2016.
Sak 15/09 Budsjett 2016 Utarbeidet budsjettforslag legges til grunn i kommunenes budsjett for 2016. Det vises til vedlagte tabell med kommentarer. Budsjettet legges inn i Steinkjer kommunes samlede budsjett for 2016. Budsjettforslaget vil bli gjennomgått i møtet.