NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 09.09. 2014 Møtetid: Kl. 10.00 Møtested: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 018/14 Referatsaker 019/14 Orientering fra Rådmannen 020/14 Budsjett for kontroll og tilsyn 2015 021/14 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon 2014 022/14 Revisors uavhengighetserklæring Orientering fra revisor sak 021/14 vil bli behandlet i lukket møte jf. koml. 31.2, fvl. 13. Steinkjer, den 29.08. 2014 Heider Sæther (sign.) Leder Jorunn Sund Kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 Mob. 95985828 e-post: jorunn.sund@komsek.no
SAK 018/14 REFERATSAKER Kontrollutvalget 09.09. 2014 Jorunn Sund 018/14 425-1740-5,3 Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1. Komsek Trøndelag IKS Tilbakeføring av mindre forbruk for 2013 2. Kommunal og Oppstart av Kommunereformen moderniseringsdepartementet 3. Kommunal og Oppdragsbrev til fylkeskommunen moderniseringsdepartementet 4. Det kongelige barne-, likestillings- og inkluderingsdepartement Akuttberedskap i kommunal barnevern 5. Komrev Trøndelag IKS Svar fra Namsskogan kommune til revisjonsnotat for 2013 6. Komrev Trøndelag IKS Utfyllende svar fra Namsskogan kommune til revisjonsnotat for 2013 (Anskaffelser.) 7. KomRev Trøndelag IKS Utfyllende svar fra Namsskogan kommune til revisjonsnotatet for 2013 (ansettelse) Dokument 5 og 6 unntatt offentlig, Off.l 13 Dokument nr. 7 unntatt offentlig, Off.l 25
SAK 019/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Kontrollutvalget 09.09. 2014 Jorunn Sund 019/14 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Namsskogan kommune, Økonomiutvalgets innstilling. Ikke trykte Ingen Økonomiutvalg, kommunestyret behandlet økonomiutvalgets innstilling den 24. 06. 2014 og vedtok: Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber om at tiltakene beskrevet i rapporten iverksettes i tråd med dette. Kommunestyret forutsetter at hvert enkelt tiltak som påvirker tjenestetilbudet til innbyggerne direkte, blir utredet og lagt frem til politisk behandling. Kontrollutvalget ønsker at rådmannen gjennomgår økonomiutvalgets innstilling og andre nødvendige tiltak som er iverksatt i forhold til budsjett. o Oppfølging og gjennomføring av rapporteringsrutiner. o Herav påbegynte endringer (hvor langt har dere kommet) o Hvilke tidsperspektiv finnes, o Veien videre, o Forventet oppnåelse og fortjeneste. Kontrollutvalget ønsker at rådmannen gjennomgår arbeidsmiljø, sykefravær samtaler etter tidligere spørreundersøkelse og veien videre innen Helse og omsorg. Hvordan jobber enheter for og nå sine mål? Vurdering Det er viktig at kontrollutvalget og rådmannen har en god dialog. Kontrollutvalget vil be rådmannen orientere i enkelte saker etter behov. Det vil gi kontrollutvalget god innblikk i egen kommunen.
SAK 020/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Kontrollutvalget 09.09. 2013 Jorunn Sund 020/12 425-1740-5.3 Kommunestyret : 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2015 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen, med en total ramme på kr. 505.200 Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 1. Forslag til detaljbudsjett 2015 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Ikke vedlagte saksdokumenter 1. Vedtatt budsjett 2015 og økonomiplan 2015 2018 for KomSek Trøndelag IKS, representantskapet 5/5-14 sakene 003 og 004/14. 2. Vedtatt budsjett 2015 og økonomiplan 2015 2018 for KomRev Trøndelag IKS, representantskapet 5/5-14 sak 004/14. 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 4. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder: 1) Kontrollutvalgets egne aktiviteter, 2) Kjøp av sekretariatstjenester og 3) Kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110 i regnskapet. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag *
2014 2017 2014 2015 2016 2017 2018 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 63.000 65.000 65.000 65.000 65.000 Kjøp av sekretariatstjenester 107.000 110.200 110.200 110.200 110.200 Kjøp av revisjonstjenester 314.000 330.000 330.000 330.000 330.000 Total ramme kontrollutvalget 484.000 505.200 505.200 505.200 505.200 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2014 er alle tall i 2014-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 05. mai 2014 budsjett 2015 og økonomiplan 2015 2018. Det er lagt til grunn en kostnadsvekst på 3% i forhold til 2014-kr. Dersom denne avviker vesentlig fra den kommunale deflator vil det bli nødvendig med endringer. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 05. mai 2014 budsjett 2015 og økonomiplan 2015 2018. De har i sin vedtatte budsjett og plan lagt til grunn en deflator på ca. 5%. Årsaken til dette skyldes i hovedsak selskapets økte pernsjonsforpliktelser. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn ca. samme møteaktivitet i 2015 som for tidligere år (4 møter). For de øvrige egne kontrollutvalgsutgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittlig kostnadsøkning på 3,0 %. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2015) etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettssikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid.
Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet. SAK 021 REVISORS REVISJONSSTRATEGI 2014 M. M Kontrollutvalget 09.09. 2014 Jorunn Sund 021/14 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Ingen Ikke trykte 1. Kommuneloven kap. 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2014 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering mv, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold hos revisor vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13.
SAK 022/14 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollutvalget 09.9.2014 Jorunn Sund 022/14 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til regnskapsrevisors vurdering av uavhengighet. KomRev Trøndelag IKS.Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet. Ikke trykte 1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon KomRev Trøndelag IKS Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet, og skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Oppdragsansvarlig regnskaps revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av finanstilsynet. Kontrollutvalget fikk seg forelagt vandelsattest senest i 2013. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor vil gå gjennom sin årlige egenvurdering i møte