Resultater fra kartlegging Digitalisering, innovasjon og grønt skifte 05.09.17 PA Consulting Group
1 HOVEDFUNN NR. Mål for digitalisering, grønt skifte og innovasjon er i varierende grad definerte BESKRIVELSE AV FUNNET Det er i varierende grad definert mål for digitalisering, grønt skifte og innovasjon. Noen deler av fylkeskommunen er veldig «på» innenfor en eller flere områder men ingen har konkrete mål for alle tre områdene. Mange ledere sier at grønt skifte, innovasjon og digitalisering er noe man jobber med kontinuerlig men sliter med å nevne konkrete eksempler. INNSPILL OG SITATER «Vi jobber med digitalisering der vi kan og der det er lett, men det er ikke veldig planmessig» «Vi har ikke noen konkrete mål på digitalisering - men jobber med det kontinuerlig» «Vi har en hel plan på innovasjon - men ingenting konkret på grønt skifte eller digitalisering! VIKTIG Å TA MED VIDERE B E H O V Klare målsetninger for alle deler av fylkeskommunen Mål som er forankret helt fra ledelsen og ned til direkte tjenesteytere
I hvilken grad er fylkeskommunen tydelig på hva man skal oppnå med digitalisering? Svar 32% 29% 8% 14% 6% 10% I svært liten grad I ganske liten grad I verken stor eller I ganske stor grad I svært stor grad liten grad Vet ikke 925 svarte 4 hoppet over 3
2 HOVEDFUNN NR. Ønske om sterkere digital ledelse BESKRIVELSE AV FUNNET Fylkeskommunen har ikke en helhetlig styringsmodell for arbeidet med digitalisering, det er uklart hvem som sitter med ansvaret for digitalisering og hvem som driver arbeidet på tvers Det er uklart om fylkeskommunen benytter seg av en felles prosjektmetodikk eller organiserer prosjekter etter noen felles prinsipper. Tjenestemottakere og ansatte involveres i varierende grad i prosjektene. Gevinstrealisering prioriteres ikke i prosjekter. Gevinster måles og følges sjeldent opp over lengre tid Ansatte opplever at noen «slipper unna» med å gjøre ting på gammelmåten Ansatte etterspør tydeligere ledere som går foran og leder digitaliseringen i sin sektor/avdeling. INNSPILL OG SITATER «Ting burde vært satt mer i system, det er ikke styring på digitaliseringsarbeidet» «Det beste vi kan gjøre for å få til en god utvikling er at fylkeskommunen selv går foran med et godt eksempel - det må starte hos lederne» «Prosjektene gjennomføres ikke likt, vi bruker ikke en fastsatt metode» «Gevinstrealiserin g har vi vært på kurs i - men kan ikke si at vi bruker det aktivt i dag» VIKTIG Å TA MED VIDERE B E H O V En styringsmodell og organisering av digitaliseringsarbeidet som støtter fylkeskommunens øvrige mål Felles prosjektmetodikk som sikrer at prosjekter gjennomføres systematisk, med involvering av interessenter og et klart fokus på gevinstrealisering Ledere som tar ansvar for digitaliseringen og viser vei både gjennom å stille klare krav og selv gå foran med et godt eksempel
I hvilken grad stiller fylkeskommunen krav til bruk av IT i arbeidshverdagen? Svar 47% 29% 12% 3% 4% 5% I svært liten grad I ganske liten grad I verken stor eller I ganske stor grad I svært stor grad liten grad Vet ikke 923 svarte 6 hoppet over 5
I hvilken grad inspirerer og motiverer fylkeskommunen til digitale løsninger i hverdagen? Svar 32% 34% 13% 7% 8% 7% I svært liten grad I ganske liten grad I verken stor eller I ganske stor grad I svært stor grad liten grad Vet ikke 921 svarte 8 hoppet over
3 HOVEDFUNN NR. Det er stort potensiale for både effektivisering og grønt skifte i reduksjon av reising, redusert papirbruk og mer effektive støttesystemer BESKRIVELSE AV FUNNET Ansatte bruker mye tid på møter og reising. Flere nevner dette både som den største tidstyven i hverdagen og som et område med stort potensiale for grønt skifte. Asatte peker på manglende løsninger for samarbeid og deling som hovedårsaken til at de fleste møter foregår fysisk og ikke over skype/video. Samarbeid med eksterne parter kan gjøres enklere ved bruk av skyløsninger og digitale delingsplattformer Det er fremdeles en utstrakt bruk av papir foran digitale format og hjelpemidler. Dette bidrar til både mindre effektive arbeidsprosesser og sløsing med ressurser INNSPILL OG SITATER «Vi har en veldig kultur for møter. Jeg må ofte reise til fylkeshuset for møter som vi like gjerne kunne gjennomført på skype» «Tidssløsingen på timeføring er enorm. Vi fører lister på papir og i excel - en liste for hvert prosjekt.» «Prosessen frem til politisk behandling er lang - saken skal gjennom mange ledd der alle helst skal skrive ned sine notater på papir og ikke i word» VIKTIG Å TA MED VIDERE B E H O V Løsninger som gjør at ansatte og ledere kan redusere tiden og forurensingen forbundet med reising Tilrettelegging for digitale møter Forenklet samarbeid med både interne og eksterne parter gjennom nettbaserte delingsverktøy Forbedrede støtteverktøy som reduserer tidstyver eksempelvis knyttet til timeføring
4 HOVEDFUNN NR. Mange av systemene som benyttes i dag fungerer godt, men kan utnyttes bedre BESKRIVELSE AV FUNNET Ansatte og ledere peker på at systemene de bruker daglig ikke snakker godt sammen. Manglende integrasjoner gjør arbeidshverdagen mindre effektiv og fører til at manuelle operasjoner Ansatte peker på at systemene inneholder mye funksjonalitet som ikke utnyttes i dag. INNSPILL OG SITATER «Vi trenger bedre og mer kontinuerlig kompetanseheving i de digitale verktøyene vi bruker i dag» «Vår søknadsportal for bedrifter har ikke integrasjoner mot ephorte eller interne systemer» «Vi må bli flinkere på å bruke de systemene vi har - her er det mye å hente» VIKTIG Å TA MED VIDERE B E H O V Systemer som snakker godt sammen slik at antallet manuelle operasjoner kan minimeres. Kontinuerlig kompetanseheving som bidrar til at ansatte og ledere kan nyttiggjøre seg av systemers fulle potensiale
I hvilken grad synes du at systemer du jobber med i din hverdag Svar Blir kontinuerlig videreutviklet? Gir deg en helhetlig oversikt over arbeidsprosessen og ivaretar krav til sikkerhet og personvern? Bidrar til økt kvalitet på ditt arbeid? Legger til rette for samhandling på tvers av enheter? Håndterer ulike roller for brukere? Gjenbruker informasjon fra andre IT-systemer? Krever lite papirbasert arbeid? Medfører lite bearbeiding av data i Excel og Word? Gir deg informasjonen du trenger? Er logisk oppbygde og brukervennlige? Er tilpasset dine arbeidsoppgaver? Er raske og stabile (fungerer som de skal)? 3,4 3,6 3,8 3,5 3,5 3,2 3,7 3,4 3,8 3,7 3,9 3,7 744 svarte 185 hoppet over
5 HOVEDFUNN NR. Lite systematisk arbeid og varierende fokus på innovasjon BESKRIVELSE AV FUNNET Fra intervjuene med ansatte og ledere virker det som om innovasjon i varierende grad er et fokus i virksomhetene Det arbeides i liten grad systematisk med innovasjon og det finnes få eller ingen mekanismer for å fange opp de gode ideene. Flertallet av de ansatte intervjuet mener innovasjonen må starte nedenfra og at det er lederes oppgave å lage rom for ansatte å spille inn gode ideer. Flere mener det er vanskelig å opprettholde et fokus på innovasjon og utvikling samtidig som en ressurskrevende daglig drift INNSPILL OG SITATER «Det er ikke mangel på gode ideer, men vi mangler tid og ressurser til å sette det ut i live» «Dette må spire nedenfra - ideene må komme nedenfra og alle ansatte. Vi trenger struktur, systematikk og klare rapportlinjer og så må vi la folk løse oppgavene som de vil» «Jeg tror innovasjonen drukner litt i det daglige arbeidet» VIKTIG Å TA MED VIDERE B E H O V Behov for mekanismer og rom der ansatte kan spille inn gode ideer Systematisk arbeid rundt og fokus på innovasjon
Anbefalinger Lag et målbilde og tiltak på tvers og sektorvis. Prioritere tiltakene. Hva gir størst effekt? Husk å budsjettere for dem! Tenk stort, men start i det små. Sett struktur på arbeidet. Sett av ressurser som koordinerer på tvers og leder satsingen. Lag gode arbeidsmetoder: Organisasjonen ønsker strukturert tilnærming. Legg vekt på brukerne av tjenestene! 11