MØTEINNKALLING Utvalg: KONTROLLUTVALGET Møtedato: 07.09.2009 kl. 17.00 Møtested: Møterom Eindride, Rådhuset Arkivsak: 260-2009 Sakliste: SAK 21/2009 SAK 22/2009 SAK 23/2009 SAK 24/2009 SAK 25/2009 SAK 26/2009 GODKJENNING AV MØTEBOK REFERATSAKER RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT INNEN BARNEVERN ORIENTERING OM INNRETNING OG FRAMDRIFT I FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT INNEN BYGGESAK OVERSENDT SAK FRA KOMMUNESTYRET ANGÅENDE ORGANISERING AV VIRKSOMHETENE NY BEHANDLING EVENTUELT Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/hanne Kongsvik, på telefon 73 86 61 50, mobil 92 45 03 68. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Berit Skillingsås Nygård leder (sign) Hanne Kongsvik Sekretær Gjenpart: Varamedlemmer, til orientering Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor
SAK 21/2009 GODKJENNING AV MØTEBOK Kontrollutvalget 14.09.2009 21/2009 Møtebok fra kontrollutvalgets møte 08.06.2009 godkjennes VEDLEGG Møtebok fra kontrollutvalgets møte 08.06.2009
SAK 22/2009 REFERATSAKER Kontrollutvalget 14.09.2009 22/2009 Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Følgende saker legges fram for kontrollutvalget: Invitasjon til Konsek-samling for kontrollutvalg 6. oktober
SAK 23/2009 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT INNEN BARNEVERN Kontrollutvalget 14.09.2009 23/2009 Kontrollutvalget viser til den framlagte rapporten fra forvaltningsrevisjonsprosjektet innen barnverntjenesten. Kontrollutvalget merker seg informasjon om hvordan tjenesten fungerer med tanke på å yte tjenester etter lov- og regelverk. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende anbefaling: Kommunstyret merker seg innholdet i framlagt forvaltningsrevisjonsrapport om barneverntjenesten. Rådmannen bes om å ha spesielt fokus på forholdene i revisors konklusjoner. Kommunestyret ber rådmannen om en orientering om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten innen sommeren 2010. BAKGRUNN Oppvekst og omsorg er i hovedsak et foreldreansvar. Av ulike årsaker kan det i kortere eller lengre perioder være nødvendig at barnevernet iverksetter hjelpetiltak overfor barnet, for å sørge for trygghet og en god omsorgssituasjon for det enkelte barnet. I følge barnevernsloven er målsetting med tjenesten: o å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid o å bidra til at barn og unge får trygge oppvekstvilkår. Barnevernloven 1.1 Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon 2008 vedtok kontrollutvalget i september forrige år oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt innen barnevernsområdet i kommunen. Hensikten med en slik undersøkelse har vært å fram hvordan tjenesten drives, sett i forhold til lovpålagte krav og kommunens egne politisk vedtatte mål for virksomheten. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført forvaltningsrevisjonen våren 2009.
SAKSUTREDNING Statlige myndigheter har et generelt overordnet ansvar for barnevernstjenesten, mens forvaltningen i hovedsak er lagt til den kommunale barnevernstjenesten og Barne-, ungdomsog familieetaten (Bufetat). Oppgaver som tilligger det kommunale barnevernet: Gjennomgang av meldinger Gjennomføre barnevernundersøkelser Iverksette frivillige hjelpetiltak i hjemmet Utarbeide tiltaksplaner for alle tiltak Fatte akuttvedtak om midlertidig plassering av barn utenfor hjemmet Saksforberedelse for fylkesnemnda/rettsinstanser Plassering og oppfølging av barn utenfor hjemmet Oppfølging av oppdragstakere Veiledning og oppfølging av fosterhjem Tilsynsansvar for fosterbarn som er plassert i Melhus av andre kommuner Utredning og tilråding for adopsjon Generelt forebyggende arbeid Følgende problemstillinger ligger til grunn for undersøkelsen som er gjennomført: Yter Melhus kommune barneverntjenester i tråd med lov og regelverk? Problemstillingen er belyst gjennom tre delproblemstillinger: Har barneverntjenesten tilstrekkelig ressurser, bemanning og kompetanse? Samarbeider barneverntjenesten med andre? Overholder barneverntjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? For å belyse disse problemstillingene har Revisjon Midt-Norge IKS foretatt gjennomganger av statistikk og dokumenter som angår barnevernstjenesten i Melhus kommune. Videre bygger undersøkelsen på intervjuer med ansatte og ledelse i barnevernet, representant for rådmannsnivået i kommunen og representanter for aktører som samarbeider med barnevernet. Vedlagte rapport fra det gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjektet gir utfyllende beskrivelser av relevante forhold knyttet til de ulike problemstillingene. Det pekes her på hovedtrekkene i revisors konklusjoner: Har barneverntjenesten tilstrekkelig ressurser, bemanning og kompetanse? Det vises til at tjenesten i lengre tid har vært under sterkt press. To nye stillinger fra våren 2009 vil lette presst noe, men informasjon tyder på at arbeidsmengden blir stor også framover. Enkelte ansatte uttrykker at den pressede situasjonen har gått ut over barnevernfaglig arbeid. Videre uttrykkes det at situasjonen har tvunget noen til å møte på jobb tross sykdom, samtidig som arbeidsrelatert fravær er en økende tendens
Ansatte i tjenesten har solid kompetanse. Det kan være positivt med ytterligere intern kompetanseutvikling og fora for faglige diskusjoner Samarbeider barneverntjenesten med andre? Barneverntjenesten ønsker et tett samarbeid med andre, men bemanningssituasjonen ser ut til å være et hinder i å leve opp til egne og andres ønsker for dette Det bør arbeides for å sikre en mer enhetlig praksis for samarbeid Tjenesten ønsker å knytte tettere bånd til de som jobber med små barn, bl.a. gjennom informasjonsarbeid. Dette sammenfaller med kommunens mål og innsats for å bedre oppvekstmiljøet, og kommunen oppfordres derfor til å legge til rette for slikt arbeid. Forebyggende team ser ut til å være et godt forum, og ordningen anbefales å gjøres gjeldende også i de andre skolene. Overholder barnevernstjenesten tidsfristene i barnevernloven? I spesielt vanskelige perioder mht arbeidsmengde og bemanning har det vært en del fristoverskridelser. Det ser ut til at tjenestens ansatte strekker seg langt for å overholde tidsfrister. KONKLUSJON Rapporten fra det gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjektet innen barnevernet gir et bilde av en tjeneste som har vært under press over tid, med de utfordringene dette medfører for ressurser til kompetanseutvikling og samarbeid med andre aktører. Med to nyansatte er det grunn til å ha forhåpninger om at arbeidssituasjonen kan tilsi at det blir større anledning til å ta tak i disse områdene framover. Rapporten har pekt på en del områder hvor det er potensiale for forbedring, og vil trolig bidra til å gi nyttig informasjon i det videre arbeidet.
SAK 24/2009 ORIENTERING OM INNRETNING OG FRAMDRIFT I FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT INNEN BYGGESAK Kontrollutvalget 14.09.2009 24/2009 Kontrollutvalget tar informasjon om status i pågående forvaltningsrevisjonsprosjekt innen byggesaksområdet til orientering SAKSUTREDNING Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor vil i møtet gi en muntlig orientering om pågående forvaltningsrevisjonsprosjekt innen byggesaksområdet
SAK 25/2009 OVERSENDT SAK FRA KOMMUNESTYRET ANGÅENDE ORGANISERING AV VIRKSOMHETENE NY BEHANDLING Kontrollutvalget 14.09.2009 25/2009 Kontrollutvalget viser til kommunestyrets anmodning om å vurdere om dagens organisering av virksomhetene er i tråd med gjeldende politiske vedtak. Med bakgrunn i informasjon om dagens organisering, vedtatt bemanningsplan og gjeldende delegasjonsreglement finner kontrollutvalget at organiseringen er i tråd med gjeldende vedtak. VEDLEGG 1. Samlet saksframstilling sak 12/2009, oversendt sak fra kommunestyret til kontrollutvalget 2. Rådmannens uttalelse BAKGRUNN Kontrollutvalget behandlet i møte 27.04.2009 oversendt sak fra kommunestyret, sak KU- 12/2009, angående organisering av virksomhetene i kommunen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i saken Med bakgrunn i informasjon om dagens organisering, vedtatt bemanningsplan og gjeldende delegasjonsreglement finner kontrollutvalget at organiseringen ikke er i tråd med gjeldende vedtak. Organisasjonsendringer må behandles i kommunestyret. SAKSUTREDNING På bakgrunn av at henvendelsen om å ta opp den aktuelle saken i kontrollutvalget kom fra kommunestyret må resultat av utvalgets behandling tilbake til kommunestyret. Kommunestyret er tidligere orientert i brevs form, men har bedt om at saken oversendes som egen sak. Da kontrollutvalget behandlet denne saken i sitt april-møte var rådmannen tilstede ved innledningen til den aktuelle saken. Rådmannens synspunkter framkommer imidlertid ikke av
protokollen fra det aktuelle møtet, og han har bedt om at en skriftlig uttalelse legges ved saken som oversendes til kommunestyret. Samlet saksframstilling med kontrollutvalgets vedtak i sak 12/2009 følger i sin helhet, sammen med rådmannens uttalelse. Sekretariatets saksframstilling og innstilling legges fram uforandret fra forrige behandling. KONKLUSJON Tidligere oversendt sak fra kommunestyret legges med dette fram for kontrollutvalget for ny behandling. Samlet saksframstilling fra forrige behandling, sak 12/2009, er lagt ved i sin helhet. I tillegg legges rådmannens uttalelse ved i saken.
SAK 26/2009 EVENTUELT Kontrollutvalget 14.09.2009 26/2009 Ingen innstilling