NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Mandag 7. januar 2008 kl. 09.00 STED: Kommunestyresalen, Namsskogan Det kalles inn til nytt møte i kontrollutvalget, da møtet den 03.12. 2007 ble avlyst grunnet stort forfall. Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær Gunnhild Berg, tlf. 74 21 71 47 / 99 39 36 88 1. varamedlem møter til dette møtet for å avklare videre praksis angående varamedlemmenes rolle i kontrollutvalgsmøtene. Øvrige varamedlemmer møter etter nærmere avtale / i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 001/08 Årsplan/møteplan for kontrollutvalget 2008 002/08 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 003/08 Plan for selskapskontroll 2008-2011 004/08 Referater Eventuelt Namsos 21.12.2007 Anne Lise Grøndal leder Gunnhild Berg kontrollsekretær Dir.tlf. 74 21 71 47 / 99 39 36 88 gunnhild.berg@komsek.no
SAK 001/08 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2008 Kontrollutvalget 07.01.08 Gunnhild Berg 001/08 Namsskogan 08 1. Kontrollutvalget vedtar Kontrollutvalgets årsplan/ møteplan for 2008 for sin virksomhet i Namsskogan kommune. 1. Utkast til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2008 1. Gjeldene plan for forvaltningsrevisjon 2006-2007 2. Gjeldene plan for selskapskontroll 2006 2008 3. Årsplan / møteplan 2007 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2008 ble fremmet som sak 016/07 til kontrollutvalgets møte den 03.12. 2007. Saken ble ikke vedtaksført da dette møtet ble avlyst. Årsplan / møteplan er lagt frem til behandling med nytt saksnummer i 2008. Forslag til kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2008 følger vedlagt denne saken. Planen er utarbeidet på et overordnet nivå, og inneholder ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Årsplanen 2008 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet. Det er foreløpig lagt opp til 4 møter i 2008. Møtedato og møtetidspunkt avklares med kontrollutvalget på første møte. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året. Planen gir, foruten angivelse av møtedatoer, også en oversikt over behandlingen av de faste sakene, samt en oversikt over kontrollutvalgets oppgaver. Kontrollutvalget bør gi rom for muligheten til omprioriteringer innenfor planen dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Begge disse planene skal rulleres i 2008. Revisjonsstrategien er førende for revisjonsarbeidet KomRev Trøndelag IKS skal gjennomføre. Kontrollutvalget har fått presentert revisjonsstrategiene for regnskapsåret 2007 i møtet 03. september 2007, sak 12/07. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering.
SAK 002/08 OVERORDNA ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2008 2011 Kontrollutvalget 07.01.2008 Gunnhild Berg 002/08 Namsskogan 08 1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse og utarbeide utkast til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2008-2011. 2. Forslaget til plan legges fram for behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår 2008. Ingen 1. Brev fra KomRev Trøndelag IKS av 18.10.07 vedr. overordnet analyse 2. Plan for forvaltningsrevisjon 2006-2007 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven. Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 ble fremmet som sak 017/07 til kontrollutvalgets møte den 03.12. 2007. Saken ble ikke vedtaksført da dette møtet ble avlyst. Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon legges frem til behandling med nytt saksnummer i 2008. Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. For inneværende valgperiode skal slik plan i følge kontrollutvalgsforskriften være utarbeidet innen 31. desember 2008.
Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave, og det er kontrollutvalgts ansvar å utarbeide en plan for gjennomføring. Det antas derfor at det er formelt riktig at saken nå legges frem for kontrollutvalget med forslag om at revisor starter arbeidet med den overordnede analysen og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget oppfordres til å komme med innspill til områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon. Revisor vil gi ytterligere informasjon om hvordan de planlegger å gjennomføre arbeidet med den overordnede analysen. SAK 003/07 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2008 2011 Kontrollutvalget 07.01.2008 Gunnhild Berg 003/08 Namsskogan 08 3. Kontrollutvalget ber sekretariatet igangsette arbeidet med å utarbeide utkast til plan for selskapskontroll for perioden 2008-2011. 2. Forslaget til plan legges fram for behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår 2008. Ingen 1. Plan for selskapskontroll 2006-2007 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Kommuneloven. Plan for selskapskontroll 2008-2011 ble fremmet som sak 018/07 til kontrollutvalgets møte den 03.12. 2007. Saken ble ikke vedtaksført da dette møtet ble avlyst. Plan for selskapskontroll legges frem til behandling med nytt saksnummer i 2008. Kontrollutvalgsforskriftens 13 inneholder følgende bestemmelser om selskapskontroll: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.
For inneværende valgperiode skal slik plan i følge kontrollutvalgsforskriften være utarbeidet innen 31. desember 2008. Selskapskontroll er en lovpålagt oppgave, og det er kontrollutvalgts ansvar å utarbeide en plan for gjennomføring av slik kontroll. Det antas derfor at det er formelt riktig at saken nå legges fram for kontrollutvalget med forslag om at arbeidet med rullering av plan for selskapskontroll og utarbeidelse av ny plan igangsettes. SAK 004/08 REFERATSAKER Kontrollutvalget 07.01.08 Gunnhild Berg 004/08 Namsskogan 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Fremlagte referatsaker tas til orientering. Vedlegg 1. Særutskrift KU-sak 011/07. Driftsbudsjett 2008 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Namsskogan kommune. Andre saksdokumenter Ingen. Saksopplysninger Referatsakene ble fremmet som sak 019/07 til kontrollutvalgets møte den 03.12. 2007. Saken ble ikke vedtaksført da dette møtet ble avlyst. Referatene legges frem til behandling med nytt saksnummer i 2008. Referater 1. Møteprotokoll rep.skap KomSek Trøndelag IKS 15.10.2007. 2. Møteprotokoll rep.skap KomRev Trøndelag IKS 15.10.2007. 3. NKRF s kontrollutvalgskonferanse 2008. 4. Fagbladet Kommunerevisoren - gratisnummer. 5. Kontrollutvalgets budsjett for 2008 KU-sak 010/07. 6. Valg av representanter til interkommunale selskaper. 7. Informasjon om kontrollutvalg fra KS. Oktober 2007. 8. Videre opplæring av kontrollutvalg. Forslag fra KomRev IKS Trøndelag. Datert 05. 11. 2007 Namsos 21.12. 2007 Gunnhild Berg Kontrollsekretær