Fiskeri- og kystdepartementet 1 Fiskeri- og kystdepartementets forvaltning og gjennomføring av budsjettet for 2006 1.1 Generelt om resultatet av revisjonen Fiskeri- og kystdepartementet består av ett programområde: Fiskeri-, havbruks- og kystfor - valtning. Fiskeri- og kystdepartementets utgiftsbudsjett for 2006 var på ca. 3,1 mrd. kroner med følgende fordeling: driftsutgifter 2,1 mrd. kroner bygg, anlegg mv. 456 mill. kroner overføringer til andre 624 mill. kroner Fiskeri- og kystdepartementets budsjetterte inntekter for 2006 var 1 mrd. kroner. Fiskeri- og kystdepartementet har ansvar for fem virksomheter. Det er sendt avsluttende revisjonsbrev med merknader til Kystverket, og det er avgitt fire avsluttende revisjonsbrev uten merknader. Riksrevisjonen har kontrollert statsrådens forvaltning av statens interesser i fire heleide selskaper. Riksrevisjonen har ikke merknader til statsrådens forvaltning. 1.2 Budsjett regnskap Det er merutgifter eller mindreinntekter under noen kapitler og poster, men disse er enten av mindre betydning, eller det er tilfredsstillende redegjort for dem i forklaringene til statsregnskapet. 1.3 Styring, måloppnåelse og resultatrapportering til Stortinget i forhold til det årlige budsjettet Rapportering Riksrevisjonen har kontrollert underliggende virksomheters rapportering av måloppnåelse og oppnådde resultater. Et av Kystverkets hovedmål er at det til enhver tid skal være et akseptabelt beredskapsnivå sett i forhold til akutt forurensning. Det foreligger anbefalinger som tydelig påviser et investeringsbehov. Riksrevisjonen kan ikke se at Kystverket har rapportert om avvik mellom målsetting og oppnådde resultater. Departementet har opplyst at rapportering om avvik mellom målsetting og oppnådde resultater er en del av dialogen mellom etat og departement, og at det avholdes møter og utveksles brev om ulike forhold knyttet til oljevernberedskapen. Når det gjelder omtalen i Kystverkets årsrapport, ser departementet at denne kan utvikles ytterligere, slik at rapporten gir et mer fullstendig og dekkende bilde av status. Kontrollen viste også at årsrapporten til Hav - forsk ningsinstituttet ikke var i samsvar med kravene til rapportering i tildelingsbrevet. Rapport - en var satt opp på en måte som gjør det vanskelig å vurdere om måloppnåelse og resultater er i henhold til kravene i tildelingsbrevet og Stor - tingets budsjettvedtak. Departementet er enig i at instituttets årsrapport ikke fullt ut samsvarer med de føringene som er gitt i tildelingsbrevet, og at den kan utvikles videre for å få en bedre kobling mellom tildelingsbrev og årsrapport. Dette er noe instituttet arbeider med, og departementet vil følge opp forholdet gjennom tilbakemeldinger til insti tuttet. Styring av underliggende virksomheter Revisjonen viste at departementet mangler en systematisk og dokumentert vurdering av risiko og vesentlighet som grunnlag for styring og oppfølging av underliggende virksomheter. I tillegg har verken departementet eller underliggende etater gjennomført og dokumentert en helhetlig vurdering av risiko og vesentlighet for sin virksomhet. For Fiskeridirektoratet og Kystverket er dette gjennomført på enkelte områder. Departementet har opplyst at de i praksis alltid har benyttet former for risikovurderinger i sin virksomhetsstyring, men at det er en utfordring å få til en ytterligere bevisstgjøring og en mer strukturert og dokumenterbar form for risiko - styring. I departementet pågår det nå et internt arbeid med risikostyring, slik at dette i størst mulig grad vil bli en integrert del av mål- og resultatstyringssystemet. Revisjonen av underliggende etater viste at resultatindikatorer fortsatt ikke er på plass for 63 Dokument nr. 1 (2007 2008) Fiskeri- og kystdepartementet
Havforskningsinstituttet og Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning (NIFES). Departementet opplyser at det har vist seg å være vanskelig å finne gode indikatorer innenfor en del områder, men at det har en klar ambisjon om å kunne etablere et godt indikatorsystem som i større grad kan gi en god og presis styringsinformasjon. 1.4 Fiskeri- og kystdepartementets forvaltning av statens interesser i selskaper m.m. Riksrevisjonen har tidligere 1 påpekt at departementet ikke har utarbeidet retningslinjer 2 for hvordan styrings- og kontrollmyndigheten i selskaper skal utøves. Departementet har uttalt at utformingen av retningslinjer er forventet ferdigstilt i august 2006. Riksrevisjonen har per 8. juni 2007 ikke mottatt retningslinjer for Protevs AS og NOFIMA AS, og departementet har ikke besvart Riksrevisjonens påpekning av at det ikke er utarbeidet slike retningslinjer. 4 Fiskeri- og kystdepartementets oppfølging av tidligere rapporterte forhold Riksrevisjonen hadde merknader til regnskapet for Fiskeridirektoratet for 2005. Grunnlaget for merknadene var brudd på anskaffelsesregelverket i forbindelse med anskaffelse av nytt ventilasjonsanlegg til ca. 55,6 mill. kroner. I den forbindelse uttalte departementet at det ville foreta en gjennomgang av rutinene og innskjerpe at regelverket følges. Revisjonen har også i 2006 påvist brudd på regelverket for offentlige anskaffelser. Riksrevisjonen kan ikke se at Fiskeri- og kystdepartementet har fulgt opp med konkrete tiltak i 2006. Departementet har redegjort for flere tiltak som skal iverksettes våren 2007. Tiltakene omfatter både Fiskeridirektoratet og de andre underliggende etatene. Saken følges opp. 2 Regnskaper der Riksrevisjonen har vesentlige merknader 2.1 Kystverket Revisjonen viste at det i 2006 var foretatt et betydelig antall innkjøp hvor regelverket for offentlige anskaffelser ikke er fulgt. Revisjonen har vist at det for flere anskaffelser ikke er gjennomført anbudsforespørsler ved valg av leverandører, og at det heller ikke forligger skriftlige avtaler med flere valgte leverandører. Fiskeri- og kystdepartementet finner det uheldig at underliggende virksomheter ikke i tilstrekkelig grad har fulgt regelverket om offentlige anskaffelser, og vil følge dette opp i den videre styringsdialogen med Kystverket. Departementet opplyser videre at det er i ferd med å utarbeide en egen innkjøpsstrategi hvor også oppfølgingsansvaret overfor etatene vil være en del av de løpende oppfølgingspunktene. 3 Selskaper m.m. der Riksrevisjonen har merknader til statsrådens forvaltning Riksrevisjonen har ikke merknader til statsrådens forvaltning. 1) Jf. Dokument nr. 1 (2005 2006). 5 Riksrevisjonens bemerkninger Riksrevisjonen bemerker at det er svakheter ved rapporteringen av måloppnåelse og resultater for Kystverket og Havforskningsinstituttet. Riksrevisjonen vil peke på at det er svakheter ved departementets styring av underliggende virksomheter når departementet ikke har en dokumenterbar vurdering av risiko og vesentlighet som grunnlag i styringen. Det bemerkes også at verken departementet som virksomhet eller de underliggende etatene har gjennomført og dokumentert en helhetlig vurdering av risiko og vesentlighet for egen virksomhet. Det bemerkes videre at resultatindikatorer ikke er på plass for Havforskningsinstituttet og NIFES. Riksrevisjonen ser alvorlig på at det er foretatt anskaffelser både i Fiskeridirektoratet og Kystverket i strid med regelverket for offentlige anskaffelser. 6 Fiskeri- og kystdepartementets svar Saken har vært forelagt Fiskeri- og kystdepartementet, og statsråden har i brev av 15. august 2007 svart: 2) 10 i reglement for økonomistyring i staten. 64 Dokument nr. 1 (2007 2008) Fiskeri- og kystdepartementet
Det vises til brev av 21. juni 2007 vedlagt resultatet av den årlige revisjon og kontroll av statsregnskapet for 2006. Vi viser også til vårt brev av 4. mai 2007 hvor departementet ga merknader til de kommentarene som Riksrevisjonen stilte i brev av 13. april 2007. Vi viser endelig til brev av 4. mai 2007 og 11. mai 2007 med departementets kommentarer til de særlige spørsmålene som Riksrevisjonen hadde stilt til hhv. Kystverket og Fiskeri - direktoratet. Fiskeri- og kystdepartementet er tilfreds med at Riksrevisjonen ikke har hatt merknader til statsrådens forvaltning av statens interesser i selskapene. Departementet er videre tilfreds med at Riksrevisjonen har sendt avsluttende revisjonsbrev uten merknader for tre underliggende virksomheter og departementet. Vi har også merket oss alle de forholdene som Riksrevisjonen har tatt opp gjennom revisjonsarbeidet. Når det gjelder Riksrevisjonens påpekninger knyttet til Kystverkets rapportering på oljevernområdet og strukturen i Havforskningsinstituttets årsrapport viser vi til våre merknader i vårt brev av 4. mai 2007. Vi har ingen ytterligere kommentarer, og vil følge opp Riksrevisjonens merknader i styringsdialogen med Kystverket og Havforskningsinstituttet. Vi konstaterer at Riksrevisjonen i revisjonen av 2006-regnskapet har konkludert med at det for flere anskaffelser i Kystverket ikke er gjennomført anbudsforespørsler ved valg av leverandører, og at det heller ikke foreligger skriftlige avtaler med flere valgte leverandører. På samme måte konstaterer vi at det også i 2006 er påvist brudd på regelverket for offentlige anskaffelser i Fiskeridirektoratet. Som departementet har redegjort for i vårt brev av 4. mai 2007 finner vi det uheldig at det avdekkes manglende etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser i våre underliggende etater. Departementet har både i den ordinære styringsdialogen og i departementsrådens medarbeidersamtaler med etatslederne tatt opp alvorligheten ved brudd på regelverket og presisert at reglene for offentlige anskaffelser skal følges. I 2006 var det også en tett dialog med Fiskeridirektoratet knyttet til bruddet på regelverket som ble avdekket i forbindelse med revisjonen av 2005-regnskapet. Våren 2007 er det gjennomført egne møter med etatene hvor oppfølging av regelverket er satt på dagsorden. Innkjøp og etterlevelse av regelverket var også eget tema på etatsmøtene med våre underliggende etater våren 2007, hvor politisk ledelse deltok. I forbindelse med det pågående arbeidet med departementets og etatenes innkjøps strategi er også etterlevelse av regelverket en grunnleggende premiss. Det legges fortsatt opp til et særlig fokus på etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser i tiden framover, og behovet for eventuelle ytterligere tiltak vil bli vurdert løpende. Riksrevisjonen viser videre til at manglende dokumenterbarhet knyttet til vurderinger av risiko og vesentlighet er en svakhet i departementets styring av underliggende virksomheter. I vårt brev av 4. mai 2007 viste vi til at departementet og underliggende virksomheter i praksis alltid har benyttet former for risikovurderinger i virksomhets styringen og etatsstyringen, og vi redegjorde nærmere for de ulike prosessene hvor risikovurderinger enten eksplisitt eller implisitt inngår. Vi erkjente samtidig at det likevel er en utfordring å få til en ytterligere økt bevisstgjøring og en mer strukturert og dokumenterbar form for risikostyring. FKD har derfor i tildelingsbrevet for 2007 bedt våre underliggende virksomheter om å systematisere og videreutvikle risikostyring i virksomhetene, blant annet basert på et eget metodedokument utarbeidet av Senter for Statlig økonomistyring (SSØ). Dette inngår som en del av en større prosess for å systematisere vurderinger av risiko og vesentlighet både internt i departementet og virksomhetene og som grunnlag for departementets styring av underliggende virksomheter. Riksrevisjonen bemerker til slutt at resultatindikatorer ikke er på plass for Havforsknings - instituttet og NIFES. Vi viser igjen til vårt brev av 4. mai 2007 hvor det ble vist til at departementet over lengre tid har arbeidet med utvikling av indikatorer, men det har vist seg å være en stor utfordring på en del områder å finne tilstrekkelig gode indikatorer. Etatene er i tildelingsbrevet for 2007 bedt om å fortsette arbeidet med utarbeidelse av indikatorer. Siden etatenes mål skal stå i direkte sammenheng med og bidra til oppnåelse av Fiskeri- og kystdepartementets hovedmål, så vil den nylig reviderte strategiplanen som departementet har utarbeidet være en viktig premiss for det videre arbeidet. Samlet sett er det vår oppfatning av departementet har god oversikt over måloppnåelsen i de underliggende 65 Dokument nr. 1 (2007 2008) Fiskeri- og kystdepartementet
etatene, men det er en klar ambisjon om å kunne videreutvikle et godt indikatorsystem som i enda større grad kan gi god og presis styringsinformasjon. Når det gjelder forskningsinstituttene Havforsk - nings instituttet og NIFES spesielt, så viser vi til at det er etablert et sett av nasjonale forskningsindikatorer som inngår i den nasjonale FoU-statistikken. Disse omhandler bl.a. kvalitetsindikatorer (publisering, sitering mv.), kompetanse (doktorgrader mv), omsetning og nøkkeltall knyttet til dette (fordeling på statlig, eksterne, internasjonale mv). Disse indikatorene oppdateres vanligvis hvert andre år og utgjør en del av grunnlaget for FKDs vurdering av våre forskningsinsti tutter, og de viktigste resultatene har blitt redegjort for i St.prp. nr. 1. Instituttene underlegges også ekstern kvalitetsvurdering blant annet gjennom behandling av forskningssøknader. Forskningsrådet har også en viktig rolle i fht. strategisk forskningsstyring gjennom både egne større evalueringer, årlige kontaktmøter med instituttene og gjennom tildeling og oppfølging av Strategiske instituttprogrammer (SIP). Fiskeri- og kystdepartementet har ingen ytterligere merknader til resultatet av den årlige revisjon og kontroll av statsregnskapet for 2006. 7 Riksrevisjonen uttaler Riksrevisjonen har avgitt fire avsluttende revisjonsbrev uten merknader og ett revisjonsbrev med merknader til Kystverket. Riksrevisjonen har ikke merknader til statsrådens forvaltning av statens interesser i selskapene. Det statlige økonomiregelverket stiller krav om at virksomhetene skal ha et tilfredsstillende system for internkontroll basert på ledelsens vurdering av vesentlighet og risiko. Dette er et viktig element i ledelsens styringsansvar for blant annet å sikre at måloppnåelse og resultater er i samsvar med forutsetningene for budsjettvedtaket, en effektiv ressursbruk og med tanke på virksomhetens ansvar for å forebygge og avdekke misligheter. Riksrevisjonen har merket seg at Fiskeri- og kystdepartementet erkjenner at det er en utfordring å få til ytterligere bevisstgjøring og en mer strukturert og dokumenterbar form for risikostyring. Riksrevisjonen har videre merket seg at departementet i tildelingsbrevene for 2007 har bedt de underliggende virksomhetene om å systematisere og videreutvikle risikostyringen i virksomhetene. Riksrevisjonen ser positivt på at departementet har en klar ambisjon om å videreutvikle et godt indikatorsystem som i enda større grad kan gi god og presis styringsinformasjon fra departementets virksomheter. Riksrevisjonen er kritisk til at det i 2006 er foretatt anskaffelser både i Fiskeridirektoratet og Kystverket i strid med regelverket for offentlige anskaffelser. Riksrevisjonen har merket seg at departementet finner dette uheldig, og forutsetter at departementet følger det opp både i den ordinære styringsdialogen med virksomhetene og i medarbeidersamtaler med virksomhetslederne. Departementets forvaltning av statens interesser i selskaper m.m. Departementet har i sitt brev av 15. august 2007, som er gjengitt i punkt 6 ovenfor, ikke svart på de forhold som Riksrevisjonen har tatt opp i punkt 1.4 Fiskeri- og kystdepartementets forvaltning av statens interesser i selskaper m.m. Departementet har imidlertid i et annet brev av samme dato svart på Riksrevisjonens omtale av manglende retningslinjer for eierskapsutøvelsen i Protevs AS og NOFIMA AS. Her begrunner departementet de manglende retningslinjene for NOFIMA AS med at det om kort tid vil foreligge egne retningslinjer for utøvelsen av eierskapet i det endelige forskningskonsernet NOFIMA AS. Departementet har derfor ikke funnet det hensiktsmessig nå å utarbeide mer formelle egne retningslinjer for utøvelsen av eierskapet i interimsselskapet utover de prinsipper som lå til grunn ved etablering av interimsselskapet og det mandatet som styret har fått fra generalforsamlingen som oppfølging av dette. Manglende retningslinjer for Protevs AS begrunnes med at det har vist seg vanskelig å få opp aktiviteten i selskapet på et nivå som gir grunnlag for en fortsatt videreføring, og at selskapet dermed vil avvikles og dets oppgaver i hovedsak videreføres i NOFIMA AS. Riksrevisjonen har for 2006 og tidligere år påpekt at departementet ikke har utarbeidet skriftlige retningslinjer for hvordan styrings- og kontrollmyndigheten i selskaper skal utøves, slik det stilles krav om i reglement for økonomistyring i staten. 3 Riksrevisjonen har merket seg departementets svar i brev av 15. august 2007, men vil fastholde viktigheten av at det utarbeides skriftlige retningslinjer for styrings- og kontrollmyndigheten i selskapene, og mener at dette må gjøres i en tidlig fase av selskapenes drift. 3) 10 i reglement for økonomistyring i staten 66 Dokument nr. 1 (2007 2008) Fiskeri- og kystdepartementet
Riksrevisjonen vil følge opp saken. Det vises for øvrig til Dokument nr. 3:2 (2007 2008) om parallell revisjon av forvaltningen av de levende marine ressursene i Barentshavet og Norskehavet gjennomført av den norske riksrevisjonen og den russiske føderasjons riksrevisjon, som blir oversendt Stortinget som egen sak. Vedtatt i Riksrevisjonens møte 3. oktober 2007 Jørgen Kosmo Jan L. Stub Annelise Høegh Geir-Ketil Hansen Ranveig Frøiland Therese Johnsen Hans Conrad Hansen (selskapskontroll) 67 Dokument nr. 1 (2007 2008) Fiskeri- og kystdepartementet