VELFERDS- TEKNOLOGIENS ABC

VELFERDS- TEKNOLOGIENS ABC Sandefjord 11. April 2018 Grete Kvernland-Berg Bringing Ingenuity to Life paconsulting.com

Innhold 1) Introduksjon til gevinstrealiseringsprosessen 2) Eksempel fra en kommune i utlandet 3) Gevinstrealiseringsprosessen og verktøy. Drøfting av hvordan den kan implementeres i din kommune. 2

VI FÅR STADIG MER Å GJØRE 3

.. OG TJENESTEMOTTAKERE SOM STILLER KRAV 4

SARPSBORG KOMMUNE DOKUMENTERTE 17,5 MNOK I UNNGÅTTE KOSTNADER FOR BRUK AV 90 MEDISINDISPENSERE 5

HVA ER GEVINSTREALISERING? GEVINST er verdier, positive effekter som oppnås ved å implementere nye løsninger i drift. GEVINSTREALISERING handler om aktiviteter som gjennomføres for å oppnå gevinster. 6

TRE TYPER GEVINSTER UNNGÅTT KOSTNAD SPART TID ØKT KVALITET Unngåtte korttidsopphold Utsatt behov for institusjonsplass Redusert antall besøk av hjemmetjenesten Redusert tid forbrukt på nøkkelhåndtering Økt trygghet, mestring og frihet for brukere Redusert belastning for pårørende Unngått oppbemanning Redusert tid forbrukt på leteaksjoner 7 Bedre tjenester Bedre arbeidshverdag for ansatte

GEVINSTENE KOMMER NÅR VI ENDRER MÅTEN VI JOBBER PÅ 8

GEVINSTER KAN REALISERES VED Å ENDRE PÅ TJENESTER OG ARBEIDSPROSESSER Dagens tjeneste og arbeidsprosess Slik jobber vi i dag Ny tjeneste og arbeidsprosess Slik skal vi jobbe Gevinst Positiv effekt av endringen Endring Endring som ny måte å jobbe på medfører 9

GEVINSTER REALISERES IKKE FØR ANSATTE ER KOMMET OPP AV «DUMPA» + Stabilitet Sjokk Fornektelse Integrasjon Forståelse Sinne Testing og nyorientering Aksept - Tid Uro og sorg Kilde: Kübler-Ross 10

FASENE I GEVINSTREALISERINGEN 1 2 3 GEVINST- KARTLEGGING GEVINST- PLANLEGGING GEVINST- OPPFØLGING Definere gevinster Beregne gevinster Vurdere gevinster mot kostnader Utarbeide gevinstrealiseringstiltak Etablere oppfølgingsstruktur Tildele roller og ansvar Måle gevinster Feire resultater og fange opp avvik Iverksette korrigerende tiltak GEVINSTKARTLEGGING GEVINSTPLANLEGGING GEVINSTOPPFØLGING

HVORFOR MÅLE OG DOKUMENTERE GEVINSTER? Brukeren og pårørende Påvise at brukerene får bedre tjenester Kommuneledelse og politikere Påvise avkastning på investering i velferdsteknologi Underbygge videre satsning på velferdsteknologi Prioritere ressursallokering i kommunen Helse- og omsorgstjenesten Prioritere tidsbruk på de viktigste oppgavene Motivere ansatte gjennom gode resultater Hele tjenesten må være med på å avdekke gevinstene. Lederne har ansvaret for at det blir gjort. 12

13 EKSEMPLER PÅ GEVINSTER FRA EFFEKTSTUDIER

SYKESIGNALANLEGG/PASIENTVARSLINGSSYSTEM GEVINSTER Kvalitative gevinster Brukeren føler økt trygghetsfølelse og evne til å klare seg i hverdagen Pårørende opplever at varslingsanlegget har positiv effekt på trygghetsfølelse, stressnivå og fysisk belastning Ansatte opplever at systemet har forenklet måten de jobber på, og at de har bedre kontroll og følelse av at brukerne er trygge. Økonomiske gevinster Bærum kommune har unngått oppbemanning av en nattevakt på bo- og omsorgssenter SUKSESSFAKTORER FOR Å LYKKES MED IMPLEMENTERINGEN? HVILKE BEHOV? Beboerrom utstyrt med sensorteknologi/digitalt tilsyn for passiv varsling, og alarmknapp, snortrekk eller trygghetsalarm som muliggjør aktiv varsling av pasienten selv. Varslene går rett til mobil enhet hos de ansatte i tjenesten. Noen har også enheter for toveis talefunksjon Bærum kommune har erfart at det er viktig med en prosjektleder som kjenner institusjonene godt. Prosjektleder bør både ha god kjennskap til brukerne, og ha forståelse for det tekniske aspektet. Bærum kommune erfarte også at økt og bedret informasjonsflyt er en nøkkelfaktor for vellykket gjennomføring. De brukte mye tid på å innføre nye rutiner og prosedyrer. 14

ELEKTRONISK MEDISINDISPENSER GEVINSTER Kvalitative gevinster Brukeren føler økt trygghet og grad av egenmestring Pårørende føler seg tryggere og mindre stresset Ansatte bruker mindre tid i bil Økonomiske gevinster Sarpsborg kommune har dokumentert nettogevinst tilsvarende ~17,5 MNOK over tre år med 90 brukere. Gevinstene stammer fra reduserte antall tilsyn og mindre tid brukt i bil. Tromsø kommune har dokumentert unngått kostnader på ~230 kr over to år med 25 brukere. HVILKE BEHOV? Elektronisk medisineringsstøtte gir brukerne rett medisin til rett tid og reduserer tiden helsepersonell må bruke på å legge opp og gi medisiner. SUKSESSFAKTORER FOR Å LYKKES MED IMPLEMENTERINGEN? Tromsø erfarte at en klar ansvarsfordeling mellom hjemmetjenesten og tildelingskontoret var kritisk for en god implementering av medisindispensere. Tromsø fant også at prosesskartlegging må gjøres i god tid før implementering. Kartleggingen må være så detaljert som mulig Sarpsborg har god erfaring med superbrukere, og understreker viktigheten av at superbrukere jobber med velferdsteknologi daglig for å skape engasjement og ha det friskt i minne. Flere kommuner nevner behovet for en klar og realistisk plan for opplæring av ansatte og et kontinuerlig fokus på å endre måten å jobbe på Vurderinger: - Brukere med medisineringstiltak - Kostnaden ved dispenseren kontra gevinsten per bruker ved å implementere - Multidose/dosett 15

DIGITALT TILSYN/PASSIV VARSLINGSTEKNOLOGI GEVINSTER Kvalitative gevinster Brukeren føler økt trygghet og mindre stress ved færre besøk for eksempel på natt Pårørende føler seg tryggere på at fall, fravær fra seng og nattvandring varsles til hjemmesykepleien Ansatte bruker mindre tid på besøk som kun innebærer tilsyn, særlig på natt. Økonomiske gevinster Tromsø kommune har målt økonomiske effekter av digitalt tilsyn tilsvarende 2000 kr eller 4-5 arbeidstimer per bruker per uke. Gevinstene stammer fra reduserte antall tilsyn. Østre Agder har redusert sitt bemanningsbehov fra to til en nattevakt på boog omsorgssenter. HVILKE BEHOV? Sensorer utløser varsler til tjenesten ved for eksempel bevegelse, passering, fravær fra seng, fall og lignende. Digitalt tilsyn kan også innebære bruk av kamera etter avtale med bruker/pårørende SUKSESSFAKTORER FOR Å LYKKES MED IMPLEMENTERINGEN? Østre Agder opplevde at det er viktig med ledelsesforankring, slik at nok midler og ressurser blir avsatt implementeringsprosjektet. Østre Agder har også erfart at sen involvering av IKT-samarbeid kan medføre stopp i implementeringsarbeidet og gi dårlige løsninger. Ved implementering av ny teknologi, bør nye rutiner integreres med eksisterende rutiner i pleie- og omsorgstjenesten. Før implementering, bør kommunen undersøke hvordan teknologien påvirker rutiner, og hvordan disse vil fungere i praksis. Værnesregionen har erfart at mobildekning i hele kommunen er kritisk for at brukere skal kunne motta tilbudet Vurderinger: - Brukere med mange tilsynsbesøk - Brukere som vandrer/er aktive på natt både på institusjon og hjemmeboende - Begrenset mulighet for økonomisk gevinst ved lite volum? 16

E-LÅS FOR HJEMMEBOENDE GEVINSTER Kvalitative gevinster Brukere føler seg tryggere Pårørende føler seg tryggere Bedre samarbeid og mindre stress for ansatte og øker produktiviteten Økonomiske gevinster Bærum kommune har dokumentert nettogevinst tilsvarende ~2 MNOK over fire år med 200 brukere. HVILKE BEHOV? Elektroniske dørlåser gjør det mulig å slippe nøkkelhåndtering for ansatte i hjemmetjenesten. Potensielt store gevinster å hente ved basebasert nøkkelhåndtering som dagens tjeneste. SUKSESSFAKTORER FOR Å LYKKES MED IMPLEMENTERINGEN? Bærum kommune har hatt god erfaring med tidsmålinger for å dokumentere nøyaktig nullpunkt Bærum kommune har også erfart at viktige suksessfaktorer er at alle ansatte er engasjerte og positive, at brukerne får nok informasjon, og at det elektroniske nøkkelsystemet er en integrert del av driften 17

GEVINSTENE KOMMER NÅR VI ENDRER MÅTEN VI JOBBER PÅ 18

Diskusjonsoppgave Hvilke gevinster kan velferdsteknologi gi i din kommune? 30 min - For brukeren? - For pårørende? - For ansatte og kommunen? Hva tror du skal til for å oppnå disse gevinstene? 19

EKSEMPEL PÅ GEVINSTREALISERINGS- PROSESS Hampshire County, England 20

HAMPSHIRE COUNTY COUNCIL Økende andel eldre Ønske om bedre omsorgstjenester UTFORDRING Økende kostnader Presset økonomi Velferdsteknologi til 20.000 personer innen 2020 Skreddersys til hver enkelt innbyggers behov LØSNING Opplæring av hundrevis av ansatte Førstelinje kartlegger gevinster Gevinster er kvalitet og unngåtte kostnader Gevinster følges opp jevnlig Bedre tjenester Gratis tjeneste Fornøyde tjenestebrukere EFFEKT Økt trivsel blant ansatte Mer enn 100 MNOK årlig unngått kostnad 21

Gevinstrealiseringsprosessen i Hampshire 22

23

24

25

26

27

28

29 GEVINSTREALISERING I PRAKSIS

MÅL GEVINSTREALISERINGSPROSESS I DAGLIG DRIFT Identifisere brukere til velferdsteknologi Gevinstkartlegging Installasjon Evaluere, måle og følge opp Hensikt Hensikt Hensikt Hensikt Identifisere potensielle brukere av velferdsteknologi Kartlegge gevinster per bruker, avdekke ressursbruk og grovt estimere gevinster Vurdere gevinster mot kostnader Installere velferdsteknologi hos bruker Gi god opplæring Tilrettelegge for gevinstoppfølging Gjennomføre testperiode Evaluere og følge opp over tid Korrigere ved avvik Realisere gevinstene Identifisere potensielle brukere Beslutningspunkt: velferdsteknologi eller ordinær tjeneste? Overgang til daglig drift etter testperiode Vite om kommunen og bruker oppnår planlagte gevinster 30

VED Å BRUKE VERKTØYET KAN KOMMUNENE KARTLEGGE DE FAKTISKE GEVINSTENE HOVEDMENY REGISTRER BRUKERE FØLG OPP BRUKERE DASHBOARD 35

... VERKTØY ER IKKE NOK 36

TALL FRA EN NORSK KOMMUNE Demografi og budsjett Helse og omsorg Medisinering 30 000 innbyggere 4 300 innbyggere i aldersgruppen 67+ 1,3 mrd NOK i kommunalt budsjett 600 MNOK på helse og omsorg 1 100 innbyggere mottar hjemmetjenester 30 % (330) av disse mottar ferdig pakket medisin 70 brukere besøkes kun for medisinering Medido medisindispenser Evondos medisindispenser 940 NOK/time i lønnskostnad for sykepleier 37

GEVINSTER AV MEDISINDISPENSERE 53 MEDISIN- DISPENSERE 2 061 TIMER FRIGJORT 1 699 871,- NETTO GEVINST 38

GEVINSTER AV MEDISINDISPENSERE 20 MEDISIN- DISPENSERE 1 119 TIMER FRIGJORT 118 453,- BENSINKOSTNADER SPART 413 903,- NETTO GEVINST 39

VERKTØY FOR GEVINSTREALISERING 11 April 2019 40

1. PRISLISTE Prislisten må fylles ut første gang verktøyet tas i bruk. Dette er en engangsjobb, og det trengs ikke fylles ut på nytt ved senere anledninger. Husk å lagre regnearket i etterkant. 1. Gå til prislisten og fyll inn kostnader knyttet til ansatte i hjemmetjenesten 2. Før inn kostnader for institusjonsplass og overliggerdøgn i kommunen 3. Legg så inn velferdsteknologien som benyttes i kommunen med tilhørende kostnad. Innkjøpog etableringspris er engangskostnader og påløper ved anskaffelse av utstyret. Estimert levetid brukes til å spre innkjøps- og oppstartskostnadene utover levetiden til utstyret 41

2. BRUKERREGISTRERING Neste steg er å registrere brukere av velferdsteknologi i systemet. Brukerregistrering utføres ved å trykke på "Hovedmeny" deretter "Registrer ny bruker". 1. Fyll inn brukerinformasjon og kostnader, og huk av for gjeldende teknologivalg for den aktuelle bruker. Det er viktig at hver bruker har en unik bruker-id 2. Trykk på «Estimer gevinst» for å undersøke i hvilken grad velferdsteknologi vil kunne medføre en kostnadsbesparelse i tilknytting til den aktuelle bruker 3. Trykk på «Registrer bruker» for å lagre brukeren i systemet 42

3. MÅNEDLIG REGISTERING For å sammenligne potensiell tidsbesparelse med den faktiske tidsbesparelsen som velferdsteknologi har medført, kreves registrering av antall besøk og antall unngåtte dager med institusjonsplass for hver aktuelle bruker per måned. 1. Gå til "Månedlig registrering" og før inn antall besøk som er gjort hos bruker denne måneden 2. Før så inn hvor mange dager med institusjonsopphold som har blitt unngått for den aktuelle bruker grunnet velferdsteknologi. Før kun inn informasjon i dette feltet hvis det med sikkerhet kan sies hvor mange dager med institusjonsopphold som har blitt unngått 3. Før til slutt inn hvor fornøyd bruker er med å få levert tjenester med velferdsteknologi 43

4. RESULTATER I resultatfanene estimeres og illustreres potensielle tids- og kostnadsbesparelser for alle brukere samlet. Figurene og grafene kan brukes som utgangspunkt for utforming av gevinstrealiseringsrapporter. Resultatene omhandler: Spart tid på unngåtte besøk Spart kostnad for unngåtte besøk Totale gevinster for velferdsteknologi per måned Brukertilfredshet 44

46 Kvalitetsmåling - eksempel fra Østre Agder

MÅL GEVINSTREALISERINGSPROSESS I DAGLIG DRIFT Identifisere brukere til velferdsteknologi Gevinstkartlegging Installasjon Evaluere, måle og følge opp Hensikt Hensikt Hensikt Hensikt Identifisere potensielle brukere av velferdsteknologi Kartlegge gevinster per bruker, avdekke ressursbruk og grovt estimere gevinster Vurdere gevinster mot kostnader Installere velferdsteknologi hos bruker Gi god opplæring Tilrettelegge for gevinstoppfølging Gjennomføre testperiode Evaluere og følge opp over tid Korrigere ved avvik Realisere gevinstene Identifisere potensielle brukere Beslutningspunkt: velferdsteknologi eller ordinær tjeneste? Overgang til daglig drift etter testperiode Vite om kommunen og bruker oppnår planlagte gevinster 47

Gruppeoppgave Gjennomgå utdelt prosess for gevinstrealisering. Gi innspill på hvert av de fire stegene: 45 min - Hvem bør ha ansvar for hva i din kommune på hvert av stegene? - Hva skal til for å implementere prosessen i din kommune? 48

Takk for meg!