Prosjektforslag NOARK5 TJENESTEGRENSESNITT POC OG PILOT Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: 14.07.2017 Fredrikstad kommune Per-Arne Aas Beslutning: Starte gjennomføring Bemanning av neste fase Prosjektleder: Per-Arne Aas Andre: Arkivverket, Evry AS, HK-Data AS Neste fase ferdig: 31.10.2017 Prosjektforslag 1
Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet...3 2. Konseptvalgets vurderinger...3 2.1. Alternative, forkastede konsepter...4 2.2. Anbefalt konsept med begrunnelse...4 3. Prosjektets hovedprodukter...4 4. Interessenter...5 5. Rammebetingelser...5 5.1. Føringer for prosjektet...5 5.2. Prosjektets avgrensninger...5 5.3. Prinsipielle spørsmål...5 6. Prosjektets forventede gevinster...6 6.1. Gevinstoversikt...6 7. Overordnet organisering...6 8. Prosjektets avhengigheter og forutsetninger...6 8.1. Avhengigheter...6 8.2. Forutsetninger for en vellykket gjennomføring...7 9. Skisse til overordnet prosjektplan...7 9.1. Faser og hovedleveranser...7 9.2. Prosjektets kostnader...7 9.3. Vurdering av prosjektets usikkerheter...7 Prosjektforslag 2
1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Vi har nå lenge hatt digitalt arkiv for saksbehandling i Fredrikstad kommune. Det gjenstår imidlertid en god del arbeid og tilrettelegging før vi kan si at vi er heldigitale i saksbehandlingen. Årsaken til dette er at saksbehandling på mange områder foregår i egne fagsystemer. Ingen av disse er i dag fullelektroniske i Fredrikstad kommune. Flere av disse leverandørene har egne løsninger for digitalt arkiv men ingen har pr. i dag løsninger som kan integreres inn i en felles arkivkjerne. Dette er situasjonen i veldig mange norske kommuner og den er ikke tilfredsstillende. Det medfører mye manuelt arbeid og kompliserte, kostbare integrasjoner. Det var med stor forventning vi så at et nytt Noark5 tjenestegrensesnitt er klart for utprøving i offentlig sektor. Dette ble igangsatt av Arkivverket i samarbeid med KS bl.a. på bakgrunn av initiativ fra K10 og Kommit. Det har blitt til i samarbeid med arkivleverandørene. Det nye tjenestegrensesnittet muliggjør at ulike fagsystemer kan kommunisere med ulike arkivsystemer på en standardisert måte. Det er imidlertid slik at noen nå må ta opp tråden fra det utmerkede arbeidet som er gjort og starte implementering og pilotering. Den videre ferdigstillelsen av tjenestegrensesnittet er helt avhengig av konkrete integrasjonsprosjekter. Vi har tatt initiativ til møter med flere av våre store fagsystemleverandører for å starte et integrasjonsarbeid men det er en avventende holdning. Leverandørene begrunner dette med at standarden fortsatt har store mangler som må løses i et fellesskap. Alle er positive til grensesnittet men ønsker ikke å starte på integrasjonsarbeid som på nytt kan resultere i proprietære løsninger. Med denne bakgrunnen ønsker Fredrikstad kommune og Arkivverket å starte et prosjekt med målsetning om å medvirke til ferdigstillelsen av noark5 tjenestegrensesnitt og kompletteringen av noark5 standarden gjennom å utføre en komplett to-veis integrasjon mellom et fagsystem og en noark5 kjerne. Dokumentere konsept og metodikk. Vi vil med dette rede grunnen for at andre arkivleverandører og fagsystemleverandører enklere vil kunne ta i bruk tjenestegrensesnittet og at andre offentlige virksomheter kan kravstille dette i sine forespørsler. Parallelt og koordinert med dette prosjektet vil Arkivverket gjennomføre en rekke egne aktiviteter knyttet til ferdigstillelse av Tjenestegrensesnittet mot Noark5. Fredrikstad kommune ønsker å bidra til at grensesnittet blir ferdigstilt og vil med dette stille seg til disposisjon med sitt drift- og fagmiljø for dette prosjektet samt prosjektleder. Øvrige deltakere og betydelige bidragsytere er: Arkivverket med ansvar for ferdigstillelsen av tjenestegrensesnittet og tilpasninger i Noark5 standarden Evry AS som vår leverandør av Noark5 kjerne og ansvarlig for implementering av tjenestegrensesnittet rundt denne HK-Data AS som fagsystemleverandør av HK-velferd for PP-tjenesten som er foreslått benyttet som pilot. Ansvarlig for å etablere to-veis integrasjon mot tjenestegrensesnittet fra fagsystemsiden. 2. KONSEPTVALGETS VURDERINGER Ved valg av konsept er det flere forhold som er tatt i betraktning. Fredrikstad kommunes programvareportefølje Fagsystemleverandørenes modenhet Sannsynlighet for å lykkes Aktuell tjener for Noark5 kjerne Prosjektforslag 3
Det er kun en Noark5 kjerne som det er aktuelt og arbeide med i dette prosjektet. ephorte ncore som er levert av Evry. Dette er Fredrikstad kommunes eneste noark5 kjerne og det er et uttrykt ønske om at vi ikke ønsker flere kjerner i arkitekturen. Selv om det er flere leverandører av arkivkjerner til offentlig sektor mener vi det er rett i dette prosjektet og holde fast ved dette. Relevante klienter eller fagsystemer for integrasjon Det er flere fagsystemleverandører til Fredrikstad kommune hvor det gjøres saksbehandling. For alle disse har vi i dag et presserende behov for effektivisering gjennom digitallisering av arkivet som i dag foregår papirbasert i mangel av en kjerneintergasjon Aktuelle for dette prosjektet er: Visma Familia Barnevern Visma Voksenopplæring Visma Flyktning Tieto Socio, Sosialfaglig saksbehandling Tieto Gerica, Saksbehandling og pasientjournalsystem for helse og velferdstjjenester HK-Data HK-velferd, saksbehandling for PP-tjenesten 2.1. Alternative, forkastede konsepter Visma leverer i dag en egen kjerne til sine fagsystemer, Visma Flyt Arkiv. De har uttrykt ønske om å vente med å bygge funksjonalitet for det nye integrasjonsgrensesnittet. Både fordi mange av kundene allerede har anskaffet Visma Flyt Arkiv og at standarden ikke er mer ferdig. Tieto leverer i dag egen kjerne til Sosio som mange kunder har tatt i bruk. De er som Visma litt tilbakeholdende til å starte utvikling. For Gerica s vedkommende er produkteierne mer positive men problemet er litt mer sammensatt da dette systemet i tillegg inneholder en tett integrert pasientjournal som muligens vil komplisere et slikt arbeid Begge leverandører er forøvrig svært positive til at det nye grensesnittet blir en realitet. 2.2. Anbefalt konsept med begrunnelse I samråd med Arkivverket har vi kommet fram til en anbefaling for konsept. Evry sin Noark5 kjerne med Noark5 tjenestegrensesnitt legges til grunn for prosjektet. Vi begrunner dette med at Evry har stor markedsandel og har vært sentrale i utviklingen av tjenestegrensesnittet. Det er også de som har kommet desidert lengst med å implementere dette rundt sin kjerne og har uttrykt sterkt ønske om å være med videre i prosessen. Som integrerende klient eller fagsystem anbefales det å gå videre med HK-Datas løsning HK-Velferd. HK-data har uttrykt ønske om å utvikle mot denne plattformen. De ønsker ikke å bygge sin egen kjerne og ser på dette som en mulighet. De leverer i dag en løsning som baserer seg på en integrasjon mot Documaster frittstående kjerne. Erfaringene med denne integrasjonen og HK-datas positive tilbakemeldinger gjør at vi anbefaler å gå videre med dem Overordnet målsetning er å gjennomføre en to-veis integrasjon der fagsystemet håndterer alt fagspesifikt. Arkivet ivaretar all lagring og arkivering av dokumentasjon samt tilgjengeliggjøring av dette for fagsystemet under saksbehandlingen. De videre beskrivelsene i dette dokumentet er rettet mot dette valgte konseptet. Prosjektforslag 4
3. PROSJEKTETS HOVEDPRODUKTER Hovedprodukter Proof of Concept Pilot Beskrivelse Utvikling, uttesting og implementering av kall til tjenestene Etablere en fungerende to-veis integrasjon mellom fagsystem og Noark5 kjerne. Etablere og dokumentere en beste praksis og metodikk for integrasjoner 4. INTERESSENTER Navn og linjerolle Byarkivet PP-tjenesten Arkivverket Evry AS HK-data AS Andre leverandører av fagsystemer Andre leverandører av Noark5 kjerner Vil kunne påvirke prosjektet, på hvilken måte? Vil kunne bli påvirket av prosjektet, på hvilken måte? Effektiviserer arbeidsprosesser Effektiviserer arbeidsprosesser Oppdatert NoArk5 standard og kvalitetssikret Noark5 tjenestegrensesnitt Utvikle standardproduktet Utvikle standardproduktet Vil kunne utvikle sitt standardprodukt Vil kunne utvikle sitt standardprodukt 5. RAMMEBETINGELSER 5.1. Føringer for prosjektet Fredrikstad kommune har et administrativt vedtak på å digitalisere alle fagsystemarkiver. Dette skal gjøres mot en felles Noark5 kjerne. Dette prosjektet er et viktig ledd i dette arbeidet som vil legge føringer for øvrige integrasjoner. 5.2. Prosjektets avgrensninger Standarden for Noark5 tjenestegrensesnitt og Noark5 standarden forøvrig er helt og holdent Arkivverkets ansvar. Prosjektets rolle i denne sammenheng er å bistå Arkivverket i dette arbeidet. Prosjektforslag 5
5.3. Prinsipielle spørsmål Et viktig prinsipp har hele tiden vært at alle arkivleverandører og flere viktige fagsystemleverandører skal med i dette arbeidet. Dette prosjektet bryter nå med dette prinsippet. På nåværende tidspunkt mener vi det er viktigere at noen går foran og etablerer en fungerende integrasjon. Det er svært viktig at prosjektet holder fokus på at leveransene er gjenbrukbare for andre Noark5 leverandører og fagsystemleverandører. Hvorledes interessenter skal involveres og holdes informert må avklares tidlig i prosjektet. 6. PROSJEKTETS FORVENTEDE GEVINSTER 6.1. Gevinstoversikt Gevinster Elektronisk arkiv for PP-tjenesten Minimere behovet for dobbeltlagring Metodikk og konsept for integrasjoner Forutsigbarhet Enklere integrasjoner Mer standardiserte produkter For hvem, og hvordan fremkommer gevinsten? Effektivisering av PP-tjenesten Effektivisere IT-løsninger Leverandører og kunder Leverandør og kunder Leverandør og kunder Leverandør og kunder Forutsetninger for at gevinsten skal kunne realiseres 7. OVERORDNET ORGANISERING Prosjekteier er Fredrikstad kommune. Prosjektet er forankret i kommunenes ledelse og er en del av målsetningen om å fulldigitalisere våre arkiver. Kommunen stiller med prosjektleder fra intern ITavdeling og arkivfaglig deltaker fra Byarkivet. Prosjektgruppen forøvrig vil bestå av Arkivverket med hovedansvar for standardene Noark5 og Noark5 tjenestegrensesnitt og komplettering/ferdigstillelse av disse. Evry AS som en ledende leverandør av Noark5 kjerne. Bidragsyter for ferdigstillelse av standardene og ansvarlig for implementasjon av standarden for tjenestegrensesnittet. HK-Data AS Som viktig leverandør av fagsystem for PP-tjenesten. Bidragsyter for ferdigstillelse av standardene og ansvarlig for integrasjon mot tjenestegrensesnittet. 8. PROSJEKTETS AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER 8.1. Avhengigheter Det er ingen kjente ytre avhengigheter Prosjektforslag 6
8.2. Forutsetninger for en vellykket gjennomføring En forutsetning for vellykket gjennomføring er at aktørene er villige til å påta seg det ansvaret det betyr å inngå i dette utviklingsløpet. Herunder dedikere tilstrekkelig ressurser og kompetanse. Informasjonsflyt? Tekniske løsninger? 9. SKISSE TIL OVERORDNET PROSJEKTPLAN 9.1. Faser og hovedleveranser Fase Tidsrom (fra-til) Hovedleveranser i fasen Referanse til hovedproduktene i kapittel 3 Forberedelser Arkivverket Proof of Concept Pilot Etterarbeid Arkivverket og publisering av versjon 1.0 9.2. Prosjektets kostnader Til diskusjon 9.3. Vurdering av prosjektets usikkerheter a) Trusler Prosjektforslag 7
Mulig hendelse Virkning hvis ingen tiltak iverksettes Tiltak som vil redusere hendelsens sannsynlighet og/eller konsekvens b) Muligheter Mulig hendelse Virkning hvis hendelsen inntreffer Stimulerende tiltak Prosjektforslag 8