Oppdatert: 2008-07-03 Møte i BIBSYS styre 2008-06-26 Sted: BIBSYS, Abels gt. 5, Trondheim Dato: 2008-06-26 Tid: 10:00 14.30 Referent: Gunnfrid Løveng Til stede: Sverre Spildo, Bente R. Andreassen, Else H. Norheim, Petter Kongshaug, Marit Vestlie, Dagmar Langeggen, Jan Erik Garshol og Helge Salvesen (under sak S-2008/27 b). Fra BIBSYS: Roy Gundersen, Surur Taso (under sak S-2008/27 a) og b)) Forfall: Lasse Lønnum Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Det ble meldt om to nye orienteringssaker S-2008/27 e) og f); og en ny eventueltsak 2008/28 a). Helges Salvesen, som er leder av arbeidsgruppen for behovsanalysen, ble ønsket velkommen av Spildo. Sak S-2008/27 b) og S-2008/27 a) ble tatt etter S-2008/21. S-2008/21 Referat fra styremøte 2008-04-02 Referatet var tidligere sendt ut. Referatet godkjennes. S-2008/22 Retningslinjer for konsortier i BIBSYS Direktøren bes utarbeide et revidert utkast til retningslinjer for konsortier der disse sees i sammenheng med et forslag til avtaler for aktuelle produkter. I utkastet til retningslinjer er det fastsatt at konsortier skal ha både en styringsgruppe og en arbeidsgruppe. Det skal gjøres en vurdering av behovet for å regelfeste at det skal oppnevnes en arbeidsgruppe. Avtalene og retningslinjene knyttes opp mot vedtektene og må ha føringer for innmelding i og oppsigelse av avtalene. 1
S-2008/23 Prismodell Gundersen orienterte styret om forslaget til prismodell. For undervisningsinstitusjoner som får bevilgning fra KD brukes en prismodell med parametere som baserer seg på en kombinasjon av studiepoengproduksjon og FOU-årsverk med en 50/50 prosents fordeling. Parameterne hentes fra DBH-basen. Nasjonalbibliotekets avgift fastsettes etter forhandlinger. Prismodellen for andre institusjoner baseres på antall årsverk på biblioteket som parameter og det innføres her en minsteavgift. Direktøren bes på neste møte legge frem forslag til avgift for Biblioteksystemet for 2009 basert på den nye prismodellen, inkludert forslag til startavgift for nye brukere av Biblioteksystemet. Direktøren bes legge frem et notat om statistikk for registrering, lån og kopibestillinger samt en oversikt over hvilke grupper bibliotek som bruker kundestøtten. S-2008/24 Søknader om bruk av BIBSYS Biblioteksystem Gundersen orienterte styret om notatet. Lovisenberg diakonale høgskole og Norsk institutt for vannforskning (NIVA) innvilges deltagelse i BIBSYS. Bibliotekene må inngå samarbeidsavtale med hvert sitt etablerte BIBSYS bibliotek. Direktøren gis fullmakt til å godkjenne samarbeidsavtalene, fastsette startdato og dato for fakturering. Prismodell for institusjonene blir fastlagt gjennom styrets endelige behandling av prismodell på neste styremøte. S-2008/25 Oppnevning av BIBSYS Kontaktutvalg Styret forlenger funksjonsperioden for kontaktutvalget frem til 2011-09-09. S-2008/26 Google Scholar Styret slutter seg til at samlingene til alle BIBSYS bibliotek gjøres tilgjengelig via Google Scholar og Google Books. Det etableres kontakt med Nasjonalbibliotekets jurister for å sikre kompetansen på de juridiske aspektene vedrørende bruk av BIBSYS katalogdata. Styrets leder gis fullmakt til å godkjenne iverksetting av vedtaket. 2
S-2008/27 Orienteringssaker a) Regnskap, 1. tertial 2008 Taso orienterte styret om regnskap 1. tertial 2008. Det var ingen kommentarer til regnskapet. b) Status for Behovsanalysen Et notat fra personalet i BIBSYS, Innspill fra personalet i BIBSYS vedr arbeidet med behovsanalysen, var sendt styret før møtet. På møtet ble det delt ut et notat fra Garshol vedrørende samme sak. Helge Salvesen orienterte om behovsanalysen og arbeidet i gruppen, hans oppsummering av innlegget er vedlagt referatet. c) Nye brukere av Brage Gundersen orienterte om at Brage har fått disse nye brukerne: Høgskolen i Akershus, Høgskolen i Nesna, Politihøgskolen og Norsk Polarinstitutt. d) Årsrapport 2007 Trykket kort utgave av årsrapport 2007 var sendt styret. e) Referat fra møte i Kontaktutvalget 2008-06-25 Referatet var sendt styret før møtet.. f) Suppleringsvalg av personalrepresentant til BIBSYS styre Gundersen orienterte om at Ingvild Kongsbakk som sitter som fast representant i styret har søkt permisjon fra BIBSYS og at Jan Erik Garshol da blir fast representant i styret. BIBSYS vil foreta et suppleringsvalg og velge en ny vararepresentant til styret. S-2008/28 Eventuelt a) Styremøte 2009 Behovsanalyse rapporten skal foreligge 2008-11-30. Det er behov for å behandle rapporten i styret før en vanligvis har første styremøte etter nyttår. Det holdes styremøte 2009-01-08 i Trondheim. Neste styremøte er 2008-09-18 i Trondheim. 3
S-2008/27 b) Status for behovsanalysen: Orientering ved Helge Salvesen Noen momenter fra mitt innlegg i Bibsys styremøte 26.6. NB! Dette er basert på mine egne vurderinger; det er ikke et resultat av bearbeiding i Behovsanalysegruppen. Krav og forventninger til et moderne forsknings- og studiebibliotek Utgangspunkt: Universitets- og høgskolebibliotekene og Nasjonalbiblioteket skal være aktive partnere i utviklingen av forskning og utdanning og bidra til å oppfylle et utvidet samfunnsansvar. Noen aktuelle strategiske områder og målpunkter for disse bibliotekene: Støtte til forskning og utdanning - brukerorientering og nyskaping Biblioteket som fysisk og virtuell møteplass for forskning, undervisning og formidling Sikre gode og likeverdige tjenester til alle fagmiljø ved institusjonene UBene og høgskolebibliotekene skal være en aktiv del av moderinstitusjonenes daglige virksomhet og arbeide i dialog med fakultetene i deres forsknings- og utdanningsarbeid Bibliotekene skal gi god tilgang til internasjonal, kvalitetssikret forskningsbasert kunnskap og forskningslitteratur for forskere og studenter. Tilrettelegge kvalitetssikret materiale for forsknings- og studiemiljøene Tilby godt fysisk læringsmiljø for studentene Integrere bibliotekets ressurser tettere opp mot utdanningsprogrammene (f.eks. Fronter) Etter- og videreutdanning/ distansestudier/ fleksibel læring tilbud til disse Informasjonskompetanse også til veilederne (mulig som del av universitetspedagogisk seminar?) Biblioteket som leverandør/tilrettelegger/utvikler av nye tjenester og produkter Tjenesteyting til universitetenes og høgskolenes randsoneinstitusjoner Samlinger og andre informasjonsressurser Kunnskapsforvalter bevare og tilgjengeliggjøre bok- og annet samlingsmateriale Kostnadseffektiv og rask tilgjengeliggjøring av relevant litteratur Utvelgelse og kvalitetssikring av innhold Aktiv forvalter av materiale fra forskningsprosjekter for senere bruk (også gammel litteratur) Elektroniske spesialarkiv for enkeltinstitusjoners særansvar Håndtering av nye informasjonsmedier (e-bøker, lyd- og bildemedier med mer) Formidling og publisering UBene og høgskolebibliotekene skal være en fellesarena for sine moderinstitusjoner og formidle deres virksomhet i et helhetsperspektiv Biblioteket skal være en viktig bidragsyter i moderinstitusjonens forskningsformidlig publisering, utstillinger, konferanserapporter, synliggjøring av forskningsprosjekter med mer Publisering open access, forlag, vitenarkiv med mer 4
Arbeide strategisk opp mot forskningsråd, departement og forlag for en tydelig politikk for åpen tilgang til informasjonsressurser Organisatoriske og kompetansebyggende utfordringer Biblioteket er en del av kunnskapsmiljøet på universitetetene og høgskolene og det er viktig at personalet har god faglig og yrkesmessig kompetanse som tilfredsstiller universitetenes og høgskolenes behov. Nasjonalbiblioteket kan her være en aktiv medspiller. Samarbeid mellom UBene, høgskolebibliotekene og Nasjonalbiblioteket er viktig. Modernisere og kvalitetssikre driftsrutiner i biblioteket - raskt og kostnadseffektivt Hvordan fremstår vi fysisk, på nett og som en helhet? Tromsø, den 2.7.2008 Helge Salvesen 5