Innholdsfortegnelse Sakspapirer - Møte i Administrasjonsutvalget den 30.08.2017 PS 16/17 Status fra de hovedtillitsvalgte Status fra de hovedtillitsvalgte PS 17/17 Diverse informasjon fra kommunalsjef HR Diverse informasjon fra kommunalsjef HR PS 18/17 Informasjon budsjett prosess 2018 Informasjon budsjett prosess 2018 Prosess budsjett 2018 PS 19/17 Nye varslingsrutiner Nye varslingsrutiner Nye varslingsrutiner PS 20/17 Resultat av lokale lønnsforhandlinger for kap 5.1, kap 3.4.2 og kap 3.4.3 Resultat av lokale lønnsforhandlinger for kap 5.1, kap 3.4.2 og kap 3.4.3
RINGERIKE KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: ADMINISTRASJONSUTVALGET Møtested: Leseværelse 2 etg. Møtedato: 30.08.2017 Tid: 14:00 Gyldig forfall meldes til sekretariatet, e-post sek@ringerike.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksfremlegg med vedlegg i farger er tilgjengelig på kommunens internettsider. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 16/17 17/321 Status fra de hovedtillitsvalgte 17/17 17/323 Diverse informasjon fra kommunalsjef HR 18/17 17/3315 Informasjon budsjett prosess 2018 19/17 17/3316 Nye varslingsrutiner 20/17 17/3318 Resultat av lokale lønnsforhandlinger for kap 5.1, kap 3.4.2 og kap 3.4.3 Ringerike kommune, 22.08.2017 Runar Johansen leder
RINGERIKE KOMMUNE Sak 16/17 Arkivsaksnr.: 17/321-6 Arkiv: 401 Status fra de hovedtillitsvalgte Saksnr.: Utvalg Møtedato 16/17 Administrasjonsutvalget 30.08.2017 Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget tar status fra de hovedtillitsvalgte til orientering. Beskrivelse av saken Hovedtillitsvalgte orienter muntlig om aktuelle saker. Ringerike kommune, 16.08.2017 Tore Isaksen rådmann leder: Trude Bredal Steinmo saksbehandler: Merete Røst Side 2 av 9
RINGERIKE KOMMUNE Sak 17/17 Arkivsaksnr.: 17/323-6 Arkiv: 030 Diverse informasjon fra kommunalsjef HR Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/17 Administrasjonsutvalget 29.03.2017 Forslag til vedtak: Fyll inn vedtaket i saken under denne linjen Administrasjonsutvalget tar informasjon fra kommunalsjef HR til orientering Fyll inn vedtaket i saken over denne linjen Beskrivelse av saken Kommunalsjef HR orienterer muntlig om aktuelle saker innenfor HR området. Ringerike kommune, 16.08.2017 Tore Isaksen rådmann leder: Trude Bredal Steinmo saksbehandler: Merete Røst Side 3 av 9
RINGERIKE KOMMUNE Sak 18/17 Arkivsaksnr.: 17/3315-1 Arkiv: 151 &11 Informasjon budsjett prosess 2018 Saksnr.: Utvalg Møtedato 18/17 Administrasjonsutvalget 30.08.2017 Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget tar informasjonen om budsjettprosessen 2018 til orientering. Beskrivelse av saken Rådmannen utarbeider årlig budsjett for påfølgende år, og handlingsprogram for kommende 4 års periode. Prosessen starter i mai med at Regjeringen legger fram Kommuneøkonomiproposisjonen sammen med revidert statsbudsjett. I Kommuneøkonomiproposisjonen framkommer Regjeringens satsningsområder og anslag for kommunens skatteinntekter og andre statlige inntekter til kommunen. Dette danner grunnlag for kommunens inntektsside. I Formannskapet Strategiseminar i juni ble Kommuneøkonomiproposisjonen drøftet. Den interne prosessen startet med investeringsbehov ble rapportert til kommunalsjefene i juni, og videreformidlet til Budsjett og Analyse for innlegging i vårt budsjetteringsverktøy Framsikt i august. Rådmannen behandler investeringsbehov og nye behov i driften i august, og legger fram sitt forslag til budsjett 26. september for Formannskapet. Samtidig legges rådmannens forslag ut på kommunens hjemmeside. Statsbudsjettet legges frem 12. oktober, og tilleggsnotat utarbeides på bakgrunn av dette som følger med til Formannskapets behandling 17. oktober, hvor Formannskapet legger ut sitt forslag til budsjett på høring. Høringsfristen er 8. november. Budsjettet behandler budsjettet i møte 21. november, og kommunestyret vedtar budsjettet 30. november. Side 4 av 9
Sak 18/17 Rådmannens vurdering Rådmannen ser viktigheten av at prosessen rundt budsjett for 2018 er godt kjent for alle parter, spesielt på forhold som kan ha betydning for den ansatte. Ringerike kommune, 16.08.2017 Tore Isaksen rådmann leder: Trude Bredal Steinmo saksbehandler: Merete Røst Side 5 av 9
RINGERIKE KOMMUNE Sak 19/17 Arkivsaksnr.: 17/3316-1 Arkiv: 400 &59 Nye varslingsrutiner Saksnr.: Utvalg Møtedato 19/17 Administrasjonsutvalget 30.08.2017 Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner de reviderte rutiner for varsling. Beskrivelse av saken Arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene har sett behovet for å revidere dagens rutiner for varsling. Ringerike kommune vektlegger en åpen ytringskultur. En åpen ytringskultur er viktig for det generelle arbeidsmiljøet og den enkeltes trivsel. Forhold av ulovlig eller uetisk karakter kan være til skade for arbeidsmiljøet, den enkelte og virksomheten. Det er derfor viktig at slike forhold gripes fatt i og håndteres på en forsvarlig måte. Det er viktig å trygge de ansatte at varslingssaker behandles på en god måte. Videre skal det arbeides for å skape en kultur hvor det er trygt å varsle om forhold. Arbeidsmiljøloven 2 3, 2.ledd regulerer arbeidstakeres plikt til å varsle dersom det er forhold på arbeidsplassen som kan medføre fare for liv og helse. Varslingssekretariat i Ringerike kommune består av kommuneadvokat og kommunalsjef for HR. Sekretariatet behandler alle varslingssaker som blir meldt inn. Saken har vært drøftet på medbestemmelsesmøte på kommunenivå 9. juni 2017 og de tillitsvalgte har gitt sin tilslutning til de nye rutinene. Varslingsrutinene vil bli lagt tilgjengelig på kommunens intranett. Side 6 av 9
Sak 19/17 Rådmannens vurdering Rådmannen er tilfreds med at varslingsrutinene er revidert og at det er oppmerksomhet rundt tema. Å sikre en åpen ytringskultur er et kontinuerlig arbeid. Ledere i kommunen har et ansvar for å sørge for at ansatte kjenner rutinene for hvordan varsling kan gjøres. Arbeidsgiver har også et stort ansvar i å påse at ansatte som varsler beskyttes mot gjengjeldelse som følge av varsling. Vedlegg Nye rutiner for varsling. Ringerike kommune, 16.08.2017 Tore Isaksen rådmann leder: Trude Bredal Steinmo saksbehandler: Merete Røst Side 7 av 9
Sak 20/17 Arkivsaksnr.: 17/3318-1 Arkiv: 515 Resultat av lokale lønnsforhandlinger for kap 5.1, kap 3.4.2 og kap 3.4.3 Saksnr.: Utvalg Møtedato 20/17 Administrasjonsutvalget 30.08.2017 Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget tar resultat fra de lokale forhandlingene for kapittel 5.1, kapittel 3.4.2 og kapittel 3.4.3 til orientering Beskrivelse av saken Hovedtariffavtalen er delt opp i tre forhandlingskapitler: kap. 3.4 som gjelder ledere med personal og økonomiansvar kap. 4.2.1 som gjelder alle gjennomgående stillinger som er knyttet til ulike garantirammer kap 5.2 som i hovedsak gjelder de med høyere akademisk utdanning og enkelte stillingskoder Det gjennomføres årlig lokale forhandlinger for kap 5.1, 3.4.2 enhetsledere og kap 3.4.3 avdelingsledere. Dette ble gjennomført i juni med enighet med alle fagforeningene. Utgangspunktet for disse forhandlingene er at de skal gjennomføres innenfor en økonomisk ramme som hensyntar kommunens økonomi og den totale situasjon med tanke på økonomi og krav til effektivitet samt lønnsutvikling i KS området og andre sammenlignbare tariffområder. Ringerike kommune tar utgangspunkt i den rammen for oppgjøret som ble vedtatt sentralt i våres, både innenfor privat, statlig og kommunal sektor. For 2017 ble det for alle tre sektorer en ramme på 2,4 %. Denne rammen har vært utgangspunkt for forhandlingene og både arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene har i stor grad vært tro mot denne rammen når forslag og krav ble sendt inn. Side 8 av 9
Sak 20/17 I forkant av de lokale forhandlingene har arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonen sammen utarbeidet prioriteringene for oppgjøret, disse prioriteringene er anvendt aktivt i forhandlingene. Resultatet for begge forhandlingene endte med en ramme på 2,57 %. Det er gjennomført evaluering av de lokale lønnsforhandlingene og både arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene er svært fornøyd med gjennomføringen av forhandlingene. Det har vært godt klima og begge sider har opplevd reelle forhandlinger. Lokale forhandlinger for kap 4.2.1 gjennomføres innen 1. oktober 2018. Rådmannens vurdering Rådmannen er tilfreds med at forhandlingene er gjennomført innenfor en ansvarlig økonomisk ramme. Det gis honnør til organisasjonene for godt forarbeid og gode begrunnede krav. Videre er rådmannen glad for at evalueringene viser at de lokale forhandlingene er gjennomført i tråd med prinsippene for god forhandlingsskikk. Ringerike kommune, 16.08.2017 Tore Isaksen rådmann leder: Trude Bredal Steinmo saksbehandler: Merete Røst Side 9 av 9
RINGERIKE KOMMUNE Administrasjonsutvalget SAKSFRAMLEGG Arkivsaksnr.: 17/321-6 Arkiv: 401 Status fra de hovedtillitsvalgte Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget tar status fra de hovedtillitsvalgte til orientering. Beskrivelse av saken Hovedtillitsvalgte orienter muntlig om aktuelle saker. Ringerike kommune, 16.08.2017 Tore Isaksen rådmann leder: Trude Bredal Steinmo saksbehandler: Merete Røst -
RINGERIKE KOMMUNE Administrasjonsutvalget SAKSFRAMLEGG Arkivsaksnr.: 17/323-6 Arkiv: 030 Diverse informasjon fra kommunalsjef HR Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget tar informasjonen fra kommunalsjef HR til orientering. Beskrivelse av saken Kommunalsjef HR orienterer muntlig om aktuelle saker innenfor HR området. Ringerike kommune, 16.08.2017 Tore Isaksen rådmann leder: Trude Bredal Steinmo saksbehandler: Merete Røst -
RINGERIKE KOMMUNE Administrasjonsutvalget SAKSFRAMLEGG Arkivsaksnr.: 17/3315-1 Arkiv: 151 &11 Informasjon budsjett prosess 2018 Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget tar informasjonen om budsjettprosessen 2018 til orientering. Beskrivelse av saken Rådmannen utarbeider årlig budsjett for påfølgende år, og handlingsprogram for kommende 4 års periode. Prosessen starter i mai med at Regjeringen legger fram Kommuneøkonomiproposisjonen sammen med revidert statbudsjett. I Kommuneøkonomiproposisjonen framkommer Regjeringens satsningsområder og anslag for kommunens skatteinntekter og andre statlige inntekter til kommunen. Dette danner grunnlag for kommunens inntektsside. I Formannskapset Strategiseminar i juni ble Kommuneøkonomiproposisjonen drøftet. Den interne prosessen startet med investeringsbehov ble rapportert til kommunalsjefene i juni, og videreformidlet til Budsjet og Analyse for innlegging i vårt budsjetteringsverktøy Framsikt i august. Rådmannen behandler investeringsbehov og nye behov i driften i august, og legger fram sitt forslag til budsjett 26. september for Formannskapet. Samtidig legges rådmannens forslag ut på kommunens hjemmeside. Statsbudsjettet legges frem 12. oktober, og tilleggsnotat utarbeides på bakgrunn av dette som følger med til Formannskapets behandling 17. oktober, hvor Formannskapet legger ut sitt forslag til budsjett på høring. Høringsfristen er 8. november. Budsjettet behandler budsjettet i møte 21. november, og kommunestyret vedtar budsjettet 30. november. Rådmannens vurdering -
Rådmannen ser viktigheten av at prosessen rundt budsjett for 2018 er godt kjent for alle parter, spesielt på forhold som kan ha betydning for den ansatte. Ringerike kommune, 16.08.2017 Tore Isaksen rådmann leder: Trude Bredal Steinmo saksbehandler: Merete Røst -
Administrativ prosess budsjett 2018 og Handlingsprogram 2018-2021 Dato/ Frist Oppgaver - Nye investeringsbehov for perioden 2018-2021 og endringer i allerede budsjetterte og vedtatte investeringer for perioden 2018-2020 med driftskonsekvenser skal være rapportert til kommunalsjef - Gjennomgåtte investeringsbehov sendes Budsjett og analyse v/anette Skjolden - Rådmannens ledergruppe gjennomgår investeringsplanen - Rådmannens ledergruppe vedtar forslag til investeringsbudsjett for planperioden 2018 2021. - Heldags budsjettmøte i rådmannens ledergruppe inkl økonomirådgivere - Kommunalsjefer har målformuleringer og måleparametere klare i Framsikt - Heldags/halvdag budsjettmøte i rådmannens ledergruppe inkl økonomirådgivere rammene settes for driftsområdene - Reserve - Heldags budsjettmøte i rådmannens ledergruppe inkl økonomirådgivere - Kommunalsjefene ferdigstiller tekst til Handlingsprogrammet i Framsikt - Budsjett og analyseavdelingen ferdigstiller tabeller og økonomiske oversikter til Handlingsprogrammet i Framsikt - Betalingsreglement 2018 er ferdig revidert og oppdatert. - Rådmannens grunnlagsdokument presenteres Formannskapet med muntlig presentasjon og utdeling av papirutgave Dokumentet publiseres - Statsbudsjettet legges frem - Enhetsledere utarbeider enhetsbudsjett i Framsikt - Formannskapet behandler forslag til budsjett. Innstillingen legges ut på høring - Høringsfrist - Formannskap behandler forslag til budsjett etter høring
- Kommunestyret behandler formannskapets innstilling til budsjett 2018 og handlingsprogram 2018 2021.
RINGERIKE KOMMUNE Administrasjonsutvalget SAKSFRAMLEGG Arkivsaksnr.: 17/3316-1 Arkiv: 400 &59 Nye varslingsrutiner Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner de reviderete rutiner for varsling. Beskrivelse av saken Arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene har sett behovet for å revidere dagens rutiner for varsling. Ringerike kommune vektlegger en åpen ytringskultur. En åpen ytringskultur er viktig for det generelle arbeidsmiljøet og den enkeltes trivsel. Forhold av ulovlig eller uetisk karakter kan være til skade for arbeidsmiljøet, den enkelte og virksomheten. Det er derfor viktig at slike forhold gripes fatt i og håndteres på en forsvarlig måte. Det er viktig å trygge de ansatte at varslingssaker behandles på en god måte. Videre skal det arbeides for å skape en kultur hvor det er trygt å varsle om forhold. Arbeidsmiljøloven 2 3, 2.ledd regulerer arbeidstakeres plikt til å varsle dersom det er forhold på arbeidsplassen som kan medføre fare for liv og helse. Varslingsekretariat i Ringerike kommune består av kommuneadvokat og kommunalsjef for HR. Sekretariatet behandler alle varslingssaker som blir meldt inn. Saken har vært drøftet på medbestemmelsesmøte på kommunenivå 9. juni 2017 og de tillitssvalgte har gitt sin tilslutning til de nye rutinene. Varslingsrutinene vil bli lagt tilgjengelig på kommunens intranett. Rådmannens vurdering Rådmannen er tilfreds med at varslingsrutinene er revidert og at det er oppmerksomhet rundt tema. Å sikre en åpen ytringskultur er et kontinuerlig arbeid. Ledere i kommunen har et ansvar for å sørge for at ansatte kjenner rutinene for hvordan varsling kan gjøres. -
Arbeidsgiver har også et stort ansvar i å påse at ansatte som varsler beskyttes mot gjengjeldelse som følge av varsling. Vedlegg Nye rutiner for varsling. Ringerike kommune, 16.08.2017 Tore Isaksen rådmann leder: Trude Bredal Steinmo saksbehandler: Merete Røst -
RUTINER FOR VARSLING A Ringerike kommune vektlegger en åpen ytringskultur. En åpen ytringskultur er viktig for det generelle arbeidsmiljøet og den enkeltes trivsel. I tillegg er dette sentralt for at virksomheten skal kunne drives på best mulig måte. Forhold av ulovlig eller uetisk karakter kan være til skade for arbeidsmiljøet, den enkelte og virksomheten. Det er derfor viktig at slike forhold gripes fatt i og håndteres på en forsvarlig måte. I tillegg til behovet for en åpen ytringskultur, har den enkelte arbeidstaker en lovfestet rett til å varsle. Arbeidstaker skal beskyttes mot gjengjeldelse som følge av slik varsling. En grunnregel etter arbeidsmiljøloven er imidlertid at arbeidstakers varsling skal skje på forsvarlig måte. Retningslinjene skal bidra til å skape klarhet rundt hva som skal betraktes som forsvarlig fremgangsmåte ved varsling. Retningslinjene tar også sikte på å legge forholdene til rette for intern varsling. Varsling kan i spesielle tilfeller skje på annen måte og/eller til andre personer/organer enn det som fremgår av disse retningslinjene. Varsling til personer utenfor kommunen - utover offentlige myndigheter - vil normalt utgjøre brudd på den enkeltes plikter etter arbeidsavtalen, hvis retningslinjene for intern varsling ikke er fulgt. B Ansatte som har grunn til å tro at det foreligger ulovlige forhold knyttet til virksomheten bør varsle om dette. Det samme gjelder dersom den ansatte oppdager brudd på kommunens etiske retningslinjer eller alminnelige etiske standarder. I tillegg til å ha en rett til å varsle, kan det følge av den enkeltes stilling eller arbeidsavtalen at man har en plikt til å varsle. Arbeidstakere kan også ha varslingsplikt etter arbeidsmiljøloven, blant annet om man blir kjent med at det foregår trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen, og om man blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv og helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet. C Varsling bør skje til nærmeste leder, verneombud eller tillitsvalgt. Hvis dette er uhensiktsmessig, kan varsling skje direkte til kommunens Varslingssekretariat. Varslingssekretariatet består av følgende personer: Kommunalsjef HR Trude Bredal Steinmo Kommuneadvokat Rune Erstad Dersom arbeidstaker ikke har mottatt tilfredsstillende tilbakemelding innen rimelig tid etter å ha varslet om et forhold som omfattes av disse retningslinjene, skal han/hun melde fra om forholdet til Varslingssekretariatet, dersom nærmeste leder, verneombud eller tillitsvalgt tidligere er varslet, og direkte til rådmannen i kommunen, hvis Varslingssekretariatet tidligere er varslet.
D Varsling kan skje muntlig eller ved skriftlig henvendelse (brev, e-post eller lignende). Ved muntlige henvendelser, se punkt E nedenfor. E Den person (jf punkt C) som mottar melding om forhold som beskrevet i punkt A, skal nedtegne opplysningene dersom de gis muntlig. Vedkommende skal sende den skriftlige meldingen eller nedtegnelsen til Varslingssekretariatet, med kopi til den som har varslet. Den som mottar meldingen har ansvar for å følge opp meldingen og for å sørge for at denne behandles av Varslingssekretariatet i kommunen. F Etter at saken er tilstrekkelig godt opplyst, skal beslutning om utfallet av saken tas av den i kommunen som er ansvarlig for det forholdet varslingen gjelder. Det skal alltid vurderes om den enkelte varslingssak gir grunnlag for generelle tiltak i kommunen. Når beslutning i saken er tatt, skal den som har varslet informeres om beslutningen så langt dette ikke er i strid med lov. G Den som har varslet i tråd med arbeidsmiljøloven 2-4 og disse retningslinjene skal være vernet mot enhver ugunstig behandling som er en reaksjon på at det er blitt varslet ("gjengjeldelse"). H I varslingssaker, som typisk gjelder sensitive opplysninger, skal gjeldende regler i kommunen om taushetsplikt følges. For øvrig skal personopplysningsloven følges ved behandling av alle personopplysninger.
RINGERIKE KOMMUNE Administrasjonsutvalget SAKSFRAMLEGG Arkivsaksnr.: 17/3318-1 Arkiv: 515 Resultat av lokale lønnsforhandlinger for kap 5.1, kap 3.4.2 og kap 3.4.3 Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget tar resultat fra de lokale forhandlingene for kapittel 5.1, kapittel 3.4.2 og kapittel 3.4.3 til orientering Beskrivelse av saken Hovedtariffavtalen er delt opp i tre forhandlingskapitler: kap. 3.4 som gjelder ledere med personal og økonomiansvar kap. 4.2.1 som gjelder alle gjennomgående stillinger som er knyttet til ulike garantirammer kap 5.2 som i hovedsak gjelder de med høyere akademisk utdanning og enkelte stillingskoder Det gjennomføres årlig lokale forhandlinger for kap 5.1, 3.4.2 enhetsledere og kap 3.4.3 avdelingsledere. Dette ble gjennomført i juni med enighet med alle fagforeningene. Utgangspunktet for disse forhandlingene er at de skal gjennomføres innenfor en økonomisk ramme som hensyntar kommunens økonomi og den totale situasjon med tanke på økonomi og krav til effektivitet samt lønnsutvikling i KS området og andre sammenlignbare tariffområder. Ringerike kommune tar utgangspunkt i den rammen for oppgjøret som ble vedtatt sentralt i våres, både innenfor privat, statlig og kommunal sektor. For 2017 ble det for alle tre sektorer en ramme på 2,4 %. Denne rammen har vært utgangspunkt for forhandlingene og både arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene har i stor grad vært tro mot denne rammen når forslag og krav ble sendt inn. -
I forkant av de lokale forhadlingene har arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonen sammen utarbeidet prioriteringene for oppgjøret, disse prioriteringene er anvendt aktivt i forhandlingene. Resultatet for begge forhandlingene endte med en ramme på 2,57 %. Det er gjennomført evaluering av de lokale lønnsforhandlingene og både arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene er svært fornøyd med gjennomføringen av forhandlingene. Det har vært godt klima og begge sider har opplevd reelle forhandlinger. Lokale forhandlinger for kap 4.2.1 gjennomføres innen 1. oktober 2018. Rådmannens vurdering Rådmannen er tilfreds med at forhandlingene er gjennomført innenfor en ansvarlig økonomisk ramme. Det gis honnør til organisasjonene for godt forarbeid og gode begrunnede krav. Videre er rådmannen glad for at evalueringene viser at de lokale forhandlingene er gjennomført i tråd med prinsippene for god forhandlingsskikk. Ringerike kommune, 16.08.2017 Tore Isaksen rådmann leder: Trude Bredal Steinmo saksbehandler: Merete Røst -