SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE Styre/råd/utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Herredshuset Møtedato: 06.09.2012 Tid: 19.00 Det innkalles med dette til møte i Administrasjonsutvalget Saker til behandling: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/15 12/74 SAKER AVGJORT AV ADMINISTRASJONEN ETTER DELEGERT MYNDIGHET FRA ADMINISTRASJONSUTVALGET 2012 12/16 12/1056 ELEKTRONISK SAKSDISTRIBUSJON Sakene er utlagt på herredshuset fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til sekretæren, tlf. 32711400. Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Prestfoss, 28.08.2012 Kari Kolbræk Ask (sign.) ordfører 1
Sak 15/12 SIGDAL KOMMUNE Administrasjonsutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 12/74-9 Løpenr.: 5572/12 Arkivnr.: 060 Saksbeh.: Toril M. Staxrud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Administrasjonsutvalget 06.09.2012 AD-12/15 SAKER AVGJORT AV ADMINISTRASJONEN ETTER DELEGERT MYNDIGHET FRA ADMINISTRASJONSUTVALGET 2012 Rådmannens forslag til vedtak: Delegeringssakene tas til orientering. Saken avgjøres av: Administrasjonsutvalget Vedlegg: Delegerte saker for perioden 11.5.2012 20.8.2012 Saksutredning Vedlagt følger utskrift av vedtak i saker avgjort av administrasjonsutvalget etter delegert myndighet, sak D-AD 67/12 D-AD 129/12. SIDE: 2
SIGDAL KOMMUNE Administrasjonsutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 12/1056-1 Løpenr.: 5594/12 Arkivnr.: 053 Saksbeh.: Jens Sveaass Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Administrasjonsutvalget 06.09.2012 AD-12/16 Formannskapet FS-/ Kommunestyret KS-/ ELEKTRONISK SAKSDISTRIBUSJON Rådmannens forslag til vedtak: Det anskaffes nettbrett, til formannskapets faste medlemmer, administrativ ledergruppe og politisk sekretariat for innføring og erfaringsinnhenting knyttet til elektronisk saksdistribusjon. Kostnader til anskaffelse av utstyr, samt programvare, installasjon og nødvendig opplæring i 2012, kroner 168.400,- dekkes av disposisjonsfond. Videre utrulling av ordningen, erfaringer og kostnader behandles i budsjett for 2013. Saken avgjøres av: Kommunestyret Saksutredning Konklusjon: Det gjennomføres et anskaffelse- og innføringsprosjekt for elektronisk saksdistribusjon og nettbrettløsning for politikere i formannskapet i Sigdal kommune. I første rekke anskaffes nettbrett til formannskapets faste medlemmer, til administrativ ledergruppe og til medarbeidere i politisk sekretariat. Formålet er å ta i bruk løsningen og etablere erfaringer for videre utrulling til kommunestyret og underutvalg hvis erfaringene viser seg å være positive. Bakgrunn: Det vises til behandling av budsjett for 2012, samt drøftinger i formannskap og kommunestyre, vedr elektronisk utsending av sakspapirer og løsninger for bruk av pc eller nettbrett i politiske møter. En rekke kommuner, Buskerud fylkeskommune mfl. har etablert ordninger for papirløs saksdistribusjon. Det er på det rene at det vil være miljømessige, kostnadsmessige og arbeidsressursmessige gevinster knyttet til å redusere den betydelige papirhåndteringen som finner sted gjennom virksomhetsåret. Samtidig er det på det rene at det er klare innføringskostnader knyttet til å legge om fra papir til elektronisk saksdistribusjon. Disse kostnadene dreier seg først og fremst om innkjøp av utstyr, programvare, opplæring samt merarbeid i administrasjonen i en overgangsfase. Når det SIDE: 3
gjelder driftskostnader knyttet til nettbrett, så rapporteres det fra de som har erfaringer med dette over noen tid at disse er helt minimale. Gevinstene nevnt overfor vil over relativt kort tid overgå innførings- og driftskostnader. Rådmannen har innhentet erfaringer fra andre kommuner som har gjort en slik omlegging til elektronisk saksdistribusjon. Viktigst i dette har vært å se til Modum kommune som fattet vedtak om en omlegging den 05.09.2011, først for formannskapet høsten 2011, og så videre utrulling for kommunestyret ila virksomhetsåret 2012. Sigdal og Modum kommune drifter felles løsninger knyttet til IKT, herunder også saks- og arkivsystem. Generering av filer for elektronisk distribusjon, håndtering av vedleggsstruktur og evt. andre slike praktiske utfordringer vil være felles. Modum har en større organisasjon til å takle en slik prosjektfase, og sitter «tettere på» driftsmiljøet som forvalter IKT-plattformen som ligger til grunn. Av den grunn har det vært naturlig å avvente erfaringer knyttet til forvaltning av løsningen i Modum kommune. Vurdering: Som nevnt har administrasjonen hatt dialog med Modum kommune og sett til deres erfaringer ved håndtering av denne saken. Modum på sin side la betydelig vekt på de erfaringene Lunner kommune har gjort seg, som i samarbeid med Jevnaker og Gjøvik utviklet sin praksis og løsning for papirløse møter. Lunner har for øvrig samme saksbehandlingsløsning som Midtfylket. Modum kommune legger i sitt saksfremlegg vekt på følgende erfaringer fra Lunner i det videre arbeidet: Lunner kommune har gjort et grundig arbeid i å lage en løsning som er enkel, brukervennlig og praktisk. Løsningen er ikke avhengig av fagsystemet. Lunner kommune tilrettelegger for bruk av trådløst nett i forbindelse med møter. Lunner kommune har kartlagt programvare for kommunikasjon mellom politisk sekretariat og politikere og bruker en såkalt «drop-box» løsning som innebærer at dokumentene lastes ned fra et sentralt «lager», det er ikke noe individuell utsendelser. Lunner kommune har kartlagt programvare for lesing av dokumenter på lesebrettet som gir alle funksjonaliteter knyttet til behandling av et dokument(utheving, understrekning, «gulmerke», lage notat, osv). Rådmannen vurderer det dit hen at Lunner og samarbeidskommuner har gjort et grundig arbeid i å kartlegge løsninger og funksjonalitet for papirløse møter, løsninger som ikke er avhengige av eksisterende «fagsystemer». Man kan på et senere tidspunkt koble løsningen sammen med fagsystemet, hvis det skulle utvikles hensiktsmessig funksjonalitet for det. Løsningen er innovativ og skaper entusiasme og interesse blant politikerne. Modum kommune bekrefter disse vurderingene gjennom sine erfaringer av valgt løsning. Rådmannen ser det derfor ikke som påkrevet å bruke mer tid og ressurser i utredning av selve de praktiske løsningene, men snarere «kopiere» Modums modell for dette. Innføring av ordningen vil kunne gjennomføres innen utgangen av november 2011 for formannskapet i SIDE: 4
Sigdal kommune, gitt at man ikke støter på praktiske utfordringer knyttet til selve anskaffelsen/levering. Modum kommune har ikke valgt nettbrett med mobilt nettverkskort, men lagt til grunn at det stilles til disposisjon trådløst nettverk på alle politiske møter i kommunal regi på rådhuset. Unntaket er ordfører og rådmann, samt de i staben som rådmannen vurderer å ha behov for mobil løsning som utstyres med nettbrett med SIM-kort. Det mest arbeidskrevende ved innføring av systemet i Modum kommune viste seg å være sentralt oppsett av de aktuelle lesebrettene, med forvaltning av applikasjoner, tilrettelegging av opplæring for brukere. Administrasjonen i Sigdal har imidlertid hatt kontakt med leverandør som innenfor et høyst akseptabelt kostnadsnivå tilbyr slik «pakkeløsning» på valgte nettbrett. Rådmannen innstiller derfor på å kjøpe denne tjenesten som sikrer både kvalitet på oppsett, applikasjoner samt kurspakke for opplæring av nye brukere av nettbrett. Nærmere innhold og forutsetninger i løsningen Valgte løsning for nettbrett vil distribueres til bruker, og vil være «til odel og eie». Det legges ingen begrensning for bruk på nettbrettet med tanke på applikasjoner og bruk av lesebrettene. Modum kommune har valgt å stå som selvassurandør for nettbrettene, ved eventuelt tap og skadeutfordringer. Mulige forsikringsløsninger kan vurderes, men avventes til man får erfaring med slike problemstillinger. Det forutsettes at lesebrettene benyttes som vedtatt av politisk organ. Det vil ikke bli sendt ut papirdokumenter til de som er tildelt nettbrett. Det vil være tilgjengelig papirversjoner av sakspapirer til utvalgets møter i et begrenset antall, forbeholdt presse, tilhørere ansatte uten nettbrett mfl. I 2012 anskaffes nettbrett til formannskapets medlemmer, administrativ ledergruppe og politisk sekretariat. I 2013 får kommunestyrets medlemmer nettbrett (forutsatt at formannskapet er tilfreds med ordningen). For vararepresentanter gjøres det tilgjengelig låne-nettbrett om ønskelig, eventuelt at det løses med papirdistribusjon i aktuelle tilfeller til ordningen er godt innarbeidet. Om også andre utvalg i Sigdal kommune skal bruke nettbrett må man ta stilling til ifm økonomiplanlegging og budsjettering for 2013. Oppsettet nedenfor viser budsjetterte kostnader ved innføring av nettbrett og elektronisk saksdistribusjon. SIDE: 5
Oppstartskost i 2012 pr stk. Tot. Kost Innkjøp nettbrett 18 stk 4 800,00 86 400,00 Programvare for felles oppdatering/oppstart 50 000,00 App's og oppsett på nettbrett 20 000,00 Opplæring 12 000,00 Sum eks mva 168 400,00 Utvidelse i 2013 pr stk. Tot. Kost Innkjøp nettbrett 15 stk 4 800,00 72 000,00 App's og oppsett på nettbrett 15 000,00 Opplæring 12 000,00 Sum eks mva 99 000,00 Innsparingspotensiale Når det gjelder kostnader som over tid vil kunne spares inn så er dette relativt krevende å sammenstille i et presist oppsett. Like fullt er det gjort et anslag over porto, kopiering og arbeid for ett ordinært kommunestyremøte. Kostnadene til et slikt møte vil typisk beløpe seg som listet i kolonnen pr møte. Videre er det for inneværende år 8 slike møter, for videre multiplisering. Estimat kostnader ved trykking, håndtering og distribusjon ved politiske møter Kommunestyret pr møte sum 8 møter Porto 4 200,00 33 600,00 Papirkost 300,00 2 400,00 Kopieringskost 2 000,00 16 000,00 Arbeidstid 3 000,00 24 000,00 Sum pr år kommunestyret. (8 møter) 76 000,00 Sum møter i øvrige råd og utvalg. NB forsiktig estimat 76 000,00 Årlig kostnad, trykking og saksdistribusjon 152 000,00 Dette er altså et summert anslag for 8 kommunestyremøter ila ett år. Hvis vi gjør et nøkternt anslag på at øvrige råd og utvalg til sammen utgjør det samme som 8 kommunestyremøter, så er samlet årlig kostnad i størrelsesorden 152.000,- kroner. Arbeidskostnaden vil jo selvsagt ikke kunne fjernes fullstendig, men i dette estimatet er det kun regnet inn den aktuelle tiden for kopiering og håndtering av selve utsendelsen. Et nøkternt og realistisk anslag er at anslåtte arbeidskostnad, på sikt, vil kunne halveres fra 3.000,- til 1.500,- med elektronisk saksdistribusjon. Hvis dette regnes inn vil altså den årlige innsparingen, når løsningen er fullt ut gjennomført, kunne beløpe seg til i størrelsesorden 130.000,- Finansiering Det opprettes eget prosjektnummer på innføring av elektronisk saksdistribusjon, dette for enklere å kunne overvåke faktiske kostnader ved innføring av løsningen. Finansiering av prosjektet i inneværende år, kr 168.400,- dekkes fra disposisjonsfond. For 2013 innarbeides avslutningen av prosjektet, knyttet til innføring av ordningen i ordinært budsjett. SIDE: 6