Rådmannen sin rapport 1. kvartal 2013 Pr. 26.4.2013 (rekneskap pr. 26.4.2013)
Generelt om kvartalsrapporten Kvartalsrapportering bakgrunn Behovet for kontroll og informasjon er stort. M.a. har Kontrollutvalet etterlyst kvartalsrapportar. Rådmannen har utarbeida rapportar også tidlegare, men desse har vore til Formannskapet. Ein kvartalsrapport kan utarbeidast på eit detaljert nivå eller eit grovt nivå. Ein kvartalsrapport som skal til kommune-styret må vere på eit grovt nivå, utvala får meir detaljerte rapportar, også munnleg. Rådmannen har ynskt å innføre eit verktøy for målstyring og der blir avvik frå målsettingane det vesentlege. Ein må rekne med at alle tilsette jobbar mot dei etablerte mål som er gitt i dei forskjellige planverka som er vedteke; kommuneplan, samfunnsdelen av kommuneplanen, økonomiplan, budsjett og andre planverk. Kvartalsrapportering oppbygging Kvartalsrapportering vil bli sendt ut i april, juli og oktober for fyrste, andre og tredje kvartal. Gol kommune har ein flat struktur med mange avdelingsleiarar. Dersom alle skal skrive detaljerte rapportar 3 gonger i året i tillegg til den meir detaljerte årsmeldinga vil det gå vekk mykje arbeid til byråkrati, noko rådmannen vil unngå. Rapporten vil difor ha preg av ein rein avviks-rapport, der avdelingane blir bede om å rapportere det som dei sjølv ser som vesentlege avvik i høve til: Nærvær Økonomi Drift og som er av ein slik art at Kommunestyret bør bli kjent med dei. Blir det ikkje rapportert om avvik, så må våre oppdragsgjevarar rekne med at administrasjonen har dei vedtekne mål under kontroll. Kvartalsrapportering som ledd i anna rapportering Oppbygginga av kvartalsrapporten vil ein etter kvart sjå att i anna rapportering, t.d. årsmelding. Lyser det «raudt», så må det gjerast noko straks. Kva som er raudt (kritisk), gult (under oppsikt) eller grønt (under kontroll) kan vere forskjellig frå område til område og frå avdeling til avdeling. Det vil bli arbeidd med definisjonar for desse punkta. Kvartalsrapporten måloppnåing Dei einskilde avdelingane har klare mål, men for ein stor del vil desse vere mest kjend for utvalet som er ansvarleg for avdelinga og mindre kjent for kommunestyret. Rådmannen vil forsøke å gjere mål meir klare og meir konkrete slik at ein kan rapportere når målet er nådd. Det blir eit stort arbeid å skilje mål og midlar for å nå målet. Nærvær Over 60 % av utgiftene til ein kommune er lønsutgifter, i nokre avdelingar er løn meir enn 80 % av utgiftene. Mange stader betyr eit fråvær at arbeidet blir utsett eller at andre gjer det, truleg med mindre effektivitet eller med mindre kvalitet. I andre avdelingar er det ikkje mogeleg å drive utan at ein har tilsette med rett kompetanse og eit fråvær betyr innleige av vikar eller bruk av overtid. At tilsette kjem på jobb er utruleg viktig for brukarane, kollegaene, leiinga, organisasjonen og for heile kommunen. Eit godt mål er 100 % nærvær, eit meir realistisk mål er minst 95 % nærvær.
Økonomi I utgangspunktet skal ein kommune nytte dei tildelte pengane til beste for brukarane og innanfor vedtekne mål for verksemda. Ein kommune er budsjettstyrt og ein kan ikkje nytte meir pengar enn ein har budsjett, jfr. budsjettvedtaket sitt punkt E. Som nemnd når det gjeld punktet «nærvær», så er løn vesentleg å ha kontroll på. Fast løn er stillingsheimlar som Kommunestyret har oppretta, nokre stillingar får tillegg som er knytta mot fast løn, t.d. regulativbestemte tillegg som kvelds- og natt-tillegg, helligdagstillegg m.v., nokre stader blir det nytta vikar, ekstravakter, overtid eller andre løysingar. Fast løn er i prinsippet enkelt å budsjettere og periodisere, medan andre postar vil krevje spesiell vurdering frå år til år og frå avdeling til avdeling. Det er mogeleg å periodisere budsjettet, men krev mykje ressursar særleg frå økonomiavdelinga. Øvrige utgifter har ofte eit spesielt forbruksmønster, avdelingane veit budsjettet og vel sjølv når midlane skal nyttast eit viktig punkt for å unngå detaljstyring. Nokre samarbeidspartnare sender faktura i løpet av kvartalet, medan andre sender halvårleg eller seinare. Dette kan variere frå år til år og er ikkje opp til Gol kommune å regulere. Dei store inntektene, skatt- og rammetilskot, har eit relativt stabilt mønster, men avvik har for Gol sitt vedkomande ikkje kritiske konsekvensar. Nokre store inntekter veit vi ikkje før februar året etter og desse er kritiske for kommunen si verksemd, jfr. frykta for omsorg funksjonshemma hausten 2012. Rådmannen har satt i gong eit arbeid for å få raskare oversyn over desse inntektene og få dei med i rapporten. I fyrste omgang vil det bli laga eit samleoversyn over desse postane og betre kompetansen for å kunne stipulere mest mogeleg nøyaktig kva me kan vente oss. Fokuset i kvartalsrapporten er netto-utgift, slik Gol kommune har budsjettert og rapportert dei seinaste åra. Drift Med drift meinast dei oppgåvene vi er sett til å løyse innafor budsjett. Her vil ein i utgangspunktet rapportere på måla som er sett mengde, kvalitet, lovmessige krav, om ein har nådd fristar osb. Rådmannen legg vekt på at kvartalsrapporteringa skal gje signal om kva for mål som er kritiske for den einskilde verksemd og som kommunestyret må vete om. Nokre mål kan ein utsetje fleire månader utan særlege konsekvensar, andre kan ein ikkje utsetje ein dag utan kritiske konsekvensar. I dei aller fleste tilfelle blir måla nådd som meint og planlagt. Rådmannen reknar dette som sjølvsagt og er takksam for alt arbeid som blir lagt ned av alle tilsette for å nå måla. Men kommunestyret skal ikkje behøve å få rapport over det vi har gjort. Kommunestyret skal få orientere om det vi ikkje har fått utretta, årsaka til dette, om avdelinga kan ordne det sjølv eller ikkje. Mål Gol kommune sin Kommuneplan for 2008 2020 samfunnsdelen er ein god plan med mange, store mål. Nokre avdelingar har fått endra sine mål i perioden, medan andre har same mål som for 6 år sidan. Gol kommune har satt i verk planar for ein ny skule i 2015. Det er vel liten tvil om at ei slik investering vil måtte føre til endra prioriteringar i den øvrige drifta til Gol kommune. Ei gjennomgang av samfunnsdelen kan bli naudsynleg.
Kvartalsrapportering frå rådmannen 1. kvartal 2013 Innhald 1. Oppfølging av vedtak i Kommunestyret 2. Nærvær - avvik og tiltak 3. Økonomisk status pr. dato avvik og tiltak 4. Tenesteyting målsetting avvik og tiltak 5. Personalforhold og HMS 6. Spesielle hendingar og informasjonar Vedlegg: A. Økonomisk status totalt for heile kommunen hovudart 1
Oppfølging av vedtak i Kommunestyret 1. Oppfølging av vedtak i Kommunestyret Gjennomført frå Gol si side kan vere kommentarar Ikkje gjennomført, ikkje kritisk med kommentarar Ikkje gjennomført, kritisk med kommentarar Sak Saka gjeld Årsak til avvik/kommentarar Februar-møtet 05.02.2013 1/2013 Vesterhuset barnehage opp-pussing og utbygging Oversendt plan- og byggenemnd, budsjettjustering blir sak i junimøtet (formalitet) 2/2013 Plan for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet i Gol kommune Nye punkt blir følgd opp av rådmannen 3/2013 Hallingdal renovasjon IKS endring av selskapsavtalen 17 Hemsedal kommune har berre vedteke punkt 1. Nes kommune har eit tilleggspunkt 4/2013 Forslag til endring av forskrift ang. næringsavfall 5/2013 Aksjer i Buskerud Kollektivtrafikk AS - tilbud om kjøp Forutsetter likelydende vedtak i andre kommuner. Hol, Hemsedal og Flå har ikkje behandla saka enda pr. 20. april 6/2013 Hallingmo kunstgrasbane - nytt kunstgras - Byggeregnskap Vert også justert i årsrekneskap mva.refusjonsreglar 7/2013 Byggeregnskap - Ventilasjonsanlegg Øygardane barnehage Vert også justert i årsrekneskap mva.refusjonsreglar 8/2013 Ny Nasjonal Infokanal (NNI) i Gol - digital informasjon i Saka utsett det offentlege rom 9/2013 Val til styret for Gol Byggdrift Kommunalt Foretak April-møtet 16.04.2013 10/2013 Fastsetjing av gebyr for sal av alkoholhaldig drikk 2013 Faktura sendt ut 11/2013 Fastsetjing av gebyr for skjenking av alkoholhaldig drikk 2013 Faktura sendt ut Spørsmål frå Høyre forskotsbetaling blir vurdert av administrasjonen 12/2013 Hallingmo del I - Framdriftsplan og jurysammensetning arkitektkonkurranse Denne rapporten blir meir utfyllande etter kvart. Rådmannen ser det som naturleg at også Formannskapet og utvala sine vedtak blir med i rapporten i framtida. 2
Nærvær pr. 1. kvartal avvik og tiltak 2. Nærvær avvik og tiltak Betre enn 96 % nærvær: Meget bra nærvær ingen særskilte tiltak naudsynleg Mellom 92 % og 96 % nærvær: Kommentar naudsynleg Mindre enn 92 % nærvær: Tiltak må settast i verk kommentar naudsynleg Avdeling Avdelingsnavn Avvik/kommentarer 20 Sekretariat, rådmann + politisk 21 Løns- og personalavd. 94,6 % nærvær 2013 (2012: 99,7 %) 22 Økonomiavdelinga 23 IKT Gol (ingen tilsette) 24 Kommuneplanleggar 25 Skulefagleg rådgjevar 27 Gol skule 91,0 % nærvær 2013 (2012: 97,0 %) 28 Herad skule 29 Gol ungdomsskule 30 Læringssenteret Gol VU 31 Gol barnehage 89,6 % nærvær 2013 (2012: 93,9 %) 32 Helseavdelinga 35 Kulturavdelinga 36A Omsorg institusjon 87,6 % nærvær 2013 (2012: 87,0 %) 36B Omsorg helsehjelp i heimen 86,2 % nærvær 2013 (2012: 93,8 %) 36C Omsorg funksjonshemma 84,1 % nærvær 2013 (2012: 90,1 %) 41 Utbyggingsavdelinga 42 Næringsavdelinga 43A Kommunalteknisk eks. VAR 43B Kommunalteknisk VAR ØVRIGE: 8330 Nav Hallingdal (Gol) Generelt om fråvær Fråvær kostar pengar og er ressurskrevjande for den som må skaffe vikar og frå avdelingar som må nytte vikar/overtid for å halde seg innafor lovverk og føresetnader sett av Kommunestyret. Reduksjon av sjuke fråværet er reduserte utgifter frå dag 1!!! Utfordringane er ressursar til å skaffe vikar, kva for vikar ein nyttar, overtid m.v. Eit samleomgrep for å kunne kontrollere dette er «ressursstyring», enten i form av gode rutinar eller ved bruk av tilgjengeleg verktøy. Generelt om 1. kvartal 2013 Det rapporterte fråværet for 1. kvartal 2013 er 8,5 %, tilsvarande tal for same periode 2012 var 7,2 %. Korttidsfråværet er stabilt for begge periodane 3,0 %. Avvik sjå neste side 3
Nærvær pr. 1. kvartal avvik og tiltak Avvik nærvær og tiltak Avd. 21 Løns- og personalavdelinga. Fråværet gjeld lærlingar som vil bli følgd opp, men er ikkje dramatisk korkje rekneskapsmessig eller ressursmessig Avd. 27 Gol skule. I hovudsak langtidssjukemeldingar, eit tilfelle nemner arbeidsbelastning som medverkande årsak. Fråvær vil ikkje alltid føre til vikarbruk Avd. 31 Gol barnehage. Det er langtidssjukemeldte ved tre barnehagar, men ingen av desse er rapportert som arbeidsrelatert. Avd. 36A Omsorg - institusjon. Avdelinga har ein stor del kort-tidsfråvær og samstundes mykje langtidsfråvær, det blir ikkje opplyst konkrete tiltak. Avd. 36B Omsorg Helsehjelp i heimen. Fråver 13,4 %, Mange erfarne og eldre arbeidstakarar og høgt tempo fører til slitasje, men langtidsfråveret er ikkje rapportert som relatert til jobben. Mykje fråvær som følgje av influensa. Avd. 36C tenester til funksjonshemma o Konsulent for funksjonshemma 45,9 % fråvær. Skuldast sjukemelding under svangerskap, samt skade på jobb o Tenester til funksjonshemma 14,1 % fråvær. Prosjekt satt i gong i lag med NAV og HAVA med føremål å få til ein betydeleg reduksjon i fråværet Rådmannen sin konklusjon Kort-tidsfråværet relativt stabilt. De finst likevel ekstreme tilfelle der ei avdeling har 11 % korttidsfråvær (meir enn ein av ti tilsette er borte kvar dag), som igjen fører til spesiell meirbelastning for dei som er på jobb. Avdelingane forventast å vere klar til å ta vare på desse som får meirbelastning. Bruk av program for ressursstyring er pålagt dei avdelingane som har nytte av dette dette skal på plass innan 1. juni, kompetanse og rutinar skal vere på plass og det skal fungere. Øvrige tiltak for å følgje opp langtidsfråværet blir sett i verk frå avdelingane i h.h.t. IA-avtala. 4
Økonomisk status pr. dato avvik og tiltak 3. Økonomisk status pr. dato avvik og tiltak a) Løn korrigert for refusjon sjukeløn Under kontroll Under kontroll, men med tiltak Tiltak naudsynleg, kommentar naudsynleg Avdeling Avdelingsnavn Avvik/kommentarer 20 Sekretariat, rådmann + politisk 21 Løns- og personalavd. 22 Økonomiavdelinga 23 IKT 24 Kommuneplanleggar 25 Skulefagleg rådgjevar 27 Gol skule 28 Herad skule Gjesteelev - refusjon 29 Gol ungdomsskule 30 Læringssenteret Gol VU 31 Gol barnehage 32 Helseavdelinga 35 Kulturavdelinga 36A Omsorg institusjon Budsjett-sprekk tiltak naudsynleg 36B Omsorg helsehjelp i heimen Eit lite meirforbruk reknast under kontroll 36C Omsorg funksjonshemma 41 Utbyggingsavdelinga 42 Næringsavdelinga 43A Kommunalteknisk eks. VAR 43B Kommunalteknisk VAR ØVRIGE: 8120 Skatteoppkreveren i Hallingdal 8330 Nav Hallingdal (Gol) 8311 Miljøretta helsevern 8420 Hallingdal Etablerersenter Etterløn må sende melding til styret 2410 IKT Hallingdal Generelt om løn I utgangspunktet kan ein seie det slik at om budsjett-tala er rett, budsjettet balanserar og ein har kontroll på løn i kommuna, så har ein god kontroll på utgiftene. Avvik sjåast opp mot både budsjett og rekneskap same periode 2012. Det er ikkje gjort nokon periodisering av løn, men det er vurdert. Utfordringa er at dei avdelingane som har det største behovet for periodisering også har det mest spesielle forbruket år for år og månad for månad. Generelt om 1. kvartal 2013 Det rapporterte forbruket av løn er stort sett under kontroll, med unnatak av omsorg institusjon. Dette heng for ein stor del saman med fråveret, som sin vil sjå er stort for omsorg institusjon. Avvik sjå neste side 5
Økonomisk status pr. dato avvik og tiltak Avvik løn Avvik Avd. 28 Herad skule spesielle utfordringar, med spesiell refusjon Avd. 36A Omsorg institusjon mange årsakar, inga forslag til korleis ein skal få rette opp Avd. 36B Omsorg heimetenestene reknast under kontroll Ansvar 8420 Ikkje kritisk for Gol kommune. Gol er vertskommune og meirforbruk blir teke av fond tilhøyrande alle Hallingdalskommunane rådmannen sender melding til styret. Rådmannen sin konklusjon Omsorgsavdelinga følgjast særskilt månad for månad. Det såg ut som om sin frå mars fekk ynskt justering, men fyrste månad etter denne kvartalsrapporten synte eit betydeleg meirforbruk i april. Særleg gjeld avviket institusjon, som verker utan kontroll når det gjeld overtid og ekstrahjelp. Delvis heng dette saman med fråværet, men utan eit fullgodt verktøy til å takle slike situasjonar vil ein ikkje kunne ha kontroll. Rådmannen har sett i verk straks-tiltak. 6
Økonomisk status pr. dato avvik og tiltak b) Andre utgifter Under kontroll Under kontroll, men med tiltak Tiltak naudsynleg, kommentar naudsynleg Avdeling Avdelingsnavn Avvik/kommentarer 20 Sekretariat, rådmann + politisk 21 Løns- og personalavd. 22 Økonomiavdelinga 23 IKT 24 Kommuneplanleggar 25 Skulefagleg rådgjevar 27 Gol skule 28 Herad skule 29 Gol ungdomsskule 30 Læringssenteret Gol VU 31 Gol barnehage 32 Helseavdelinga 35 Kulturavdelinga 36A Omsorg institusjon 36B Omsorg helsehjelp i heimen 36C Omsorg funksjonshemma 41 Utbyggingsavdelinga 42 Næringsavdelinga 43A Kommunalteknisk eks. VAR 43B Kommunalteknisk VAR ØVRIGE: 8120 Skatteoppkreveren i Hallingdal 8330 Nav Hallingdal (Gol) - Økonomisk sosialhjelp - meirforbruk 20 %, nivå som 2012, men B 2013 er 500-000 lågare 8311 Miljøretta helsevern 8420 Hallingdal Etablerersenter 2410 IKT Hallingdal 3350 Barnevernet Kjøp av varer og tenester som inngår i kommunal tenesteproduksjon vil normalt ha variasjonar gjennom året. Ettersom Gol kommune praktiserer netto-budsjettering, så må ein ta med hile bilete, både inntekter og utgifter. Det følgjer med eit vedlegg som gir eit oversyn på grovt nivå. Ut frå desse er alle postar under kontroll. (Det gjeld også løn inkl. fast-løn som er den aller største posten). Sjå elles vedlegg A Rådmannen sin konklusjon Ingen spesielle signal på alvorlege budsjett-avvik pr. 1. kvartal. Løn er nemnd spesielt i punkt a) 7
Økonomisk status pr. dato avvik og tiltak c) Investeringer Investeringsrekneskapen syner at kommuna har nytta kr. 246.000 av eit budsjett på 12,95 mill. kr. Budsjettet vil bli teke opp til revisjon i juni som følgje av at økonomisjefen hadde lagt inn feil prosjekt for 2013 og at budsjettet følgjeleg blir endra både for 2013 og 2014. Rådmannen kjem til å gjere budsjettert låneopptak i mai i samsvar med budsjettvedtaket for 2013 Det finst prosjekt som etter rådmannen si meining har vore finansiert annleis enn det som var Kommunestyret si meining. Dette heng saman med rekneskapsforskriftene som førar til meir uoversiktleg finansiering av det einskilde prosjekt. Rådmannen sin konklusjon Rådmannen har ingen kommentarar til punktet for fyrste kvartal d) Finansiering bruk og avsetning til fond Rekneskapsreglane er slik at det som kommunestyret har budsjettert som bruk av fond må brukast av fond i budsjettåret, sjølv om det kan hende ikkje har vore nytta noko til det som var hensikten med finansieringa. Det kompliserer forståinga for rekneskapen, men er også ein logisk konsekvens det er kommunestyret som bestemmer og ikkje økonomiavdelinga. Det er ein fin balansegang, men rådmannen vil forsøke å legge dette prinsipp til grunn i seinare kvartalsavslutningar. Rådmannen sin konklusjon Rådmannen har ingen kommentarar til punktet for fyrste kvartal e) Balanse vurdering av uteståande fordringar, fondsmidlar m.v. Økonomisjefen var meint å gjere ei vurdering av uteståande fordringar kvart kvartal, men har ikkje hatt kapasitet til å gjere nokon fullstendig vurdering av dette. Ein gjennomgang av avsette fondsmidlar og eit framlegg til frigjering av gamle fondsmidlar vil bli utarbeidd til Kommunestyret sitt juni-møte. 8
Tenesteyting målsetting avvik og tiltak 4. Tenesteyting målsetting avvik og tiltak Avdelinga har ingen kommentarar Avdelinga har avvik, inga behov for tiltak, men må kommenterast Avdelinga har avvik, behov for tiltak, må kommenterast Avdeling Avdelingsnavn Avvik/kommentarer 20 Sekretariat, rådmann + politisk 21 Løns- og personalavd. 22 Økonomiavdelinga 23 IKT Gol (ingen tilsette) 24 Kommuneplanleggar 25 Skulefagleg rådgjevar 27 Gol skule 28 Herad skule 29 Gol ungdomsskule 30 Læringssenteret Gol VU 31 Gol barnehage 32 Helseavdelinga - Fysioterapi: Lang ventetid for fysioiterapi pasientar utan spesiell prioritet - Psykisk helse : Kommunen har ikkje tilbod til å ta mot brukarar som blir overført frå 2.dre linetenesta 2 brukarar må ha tiltak. - Gerica legemodul ikkje teke i bruk 35 Kulturavdelinga 36A Omsorg institusjon - Auka døgnbemanning frå februar/mars tryggleik til brukarane - Større og utvida pleiebehov samt meir spesialiserte tenester autorisert sjukepleiar må bidra til desse 36B Omsorg helsehjelp i heimen - Vakanse av sjukepleiar juni desember - Torstadvegen omsorgsbustad har stor belastning, fagleg ansvarlegheit blir vurdert - Mykje kjøp av plassar frå andre kommunar - Forventningar mogelege tenester 36C Omsorg funksjonshemma - Ikkje rekruttert saksbehandlar - Tilsetjing og opplæring av nytt personell - Aukande etterspørsel etter avlastning i høve barn og unge med spesielle behov 41 Utbyggingsavdelinga - Avd. har vore nøydd til å leige inn ein del konsulentbistand særleg vedr. Hallingmo 42 Næringsavdelinga 43A Kommunalteknisk eks. VAR 43B Kommunalteknisk VAR ØVRIGE: 8330 Nav Hallingdal (Gol) 9
Tenesteyting målsetting avvik og tiltak Avvik Tenesteyting Avd. 32 Helse o Fysioterapi: Minst 50% av pasientane har venta 5 veker eller meir på behandling, målet er behandling innan 3 veker. Føreslege tiltak: Meir ressursar til fysioterapi o Psykisk helse: Gol kommune må bygge opp eit tilbod til 2 brukarar som blir overført til 1.linetenesta frå 2.line-tenesta Føreslege tiltak: Meir ressursar enten oppbygging av teneste lokalt eller kjøp av private aktørar o Gerica: Legemodulen er ikkje teke i bruk og opplæring av tilsynslegane må prioriterast. Avd. 36A Omsorg institusjon o Akutte situasjonar krev akutte løysingar o Institusjonstenesta har mangel på sjukepleiarar, behovet for autorisert personell til meir spesialiserte og døgnkontinuerlege tenester er kostnadskrevjande i form av bakvaktar og overtid. Avd. 36B Omsorg heimetenestene o Har vakanse av sjukepleiar frå juni desember o Tidleg heimsending frå sjukehus skapar auka behov for tilbod frå heimetenestene, og brukarane er meir pleietrengande enn tidlegare. Skjæringspunkt mellom å stelle heime og kjøpe plass i andre kommunar. Føreslege tiltak: Auke ressursar i perioder o Stort skilje mellom forventningar frå brukar og kva som er mogeleg å gje Føreslege tiltak: Hyppigare møter med pårørande, betre informasjon til innbyggjarane Avd. 36C Omsorg funksjonshemma o Avdelinga har ikkje makta å rekruttere kvalifisert personell som saksbehandlar (trass i 3 eksterne utlysingar). Dette førar til intern omdisponering. o o o Sjukefråvær har medført prioritering av ordinære oppgåver og mindre opplæring Etterspørselen etter avlastning i høve barn og unge med spesielle behov aukar Føreslege tiltak: Viktig å gi tenester i form av avlastning og/eller omsorgsløn med tanke på lågast mogeleg omsorgsnivå Avvik frå Fylkesmannen er fortsatt ikkje lukka, men avdelinga er i ein dialog med Fylkesmannen om desse Rådmannen sin konklusjon Rådmannen registrerar at avdelingane har fokus på oppgåver. Avvik frå omsorg institusjon må få ytterlegare fokus. 10
Personalforhold og HMS 5. Personalforhold og HMS Ingen rapporterte forhold Rapporterte forhold ingen eksterne tiltak kommentar naudsynleg Rapporterte forhold eksterne tiltak kommentar naudsynleg Avdeling Avdelingsnavn Avvik/kommentarer 20 Sekretariat, rådmann + politisk 21 Løns- og personalavd. 22 Økonomiavdelinga 23 IKT Gol (ingen tilsette) 24 Kommuneplanleggar 25 Skulefagleg rådgjevar 27 Gol skule - 2 avvik- vald 28 Herad skule 29 Gol ungdomsskule 30 Læringssenteret Gol VU - Diesel-lukt i klasserom 31 Gol barnehage - Ventilasjonsanlegg Hallingmo fungerer ikkje - Avvik vedr. branntryggleik og miljøretta helsevern 32 Helseavdelinga 35 Kulturavdelinga 36A Omsorg institusjon 36B Omsorg helsehjelp i heimen - Aukande pleie- og tilsynsbehov demente fører til stadig tyngre arbeidsbelastning 36C Omsorg funksjonshemma - 41 Utbyggingsavdelinga 42 Næringsavdelinga 43A Kommunalteknisk eks. VAR 43B Kommunalteknisk VAR ØVRIGE: 8330 Nav Hallingdal (Gol) Avvik Personalforhold og HMS Avd. 27 2 tilfelle med vald ingen ytterlegare tiltak utover rutinemessig oppfølging Avd. 30 Diesel-lukt førte til justering av ei pipe ordna ved vaktmeistrar til Gol Byggdrift KF Avd. 31 Avvik er meldt vidare til Gol Byggdrift KF, eigne avvik blir fylgd opp Avd. 32 Lars Sandaker er konstituert som kommuneoverlege. Oppseiing av fastlegestilling Kristian Nordhaug Rådmannen sin konklusjon Rådmannen registrerar at avdelingane har godt oversyn og kan løyse avvik 11
Spesielle hendingar og informasjonar 6. Spesielle hendingar og informasjonar Avdeling Avdelingsnavn Spesiell informasjon 20 Sekretariat, rådmann + politisk - Ein del feil og manglar etter innføring av nytt sak/arkiv-system 21 Løns- og personalavd. - Aukande behov for pensjons-vegleiing 22 Økonomiavdelinga - Økonomiavdelinga har teke over saksbehandling vedr. Startlån - Økonomiavd. vil frå mai føre rekneskapen for kyrkja, vil redusere utgifter for kommunen - Rekneskapssjef har 2 dagar/mnd. kontorfelleskap med øvrige rekneskapssjefar i Hallingdal - Torpomoen 23 IKT Gol (ingen tilsette) - Felles IKT- og telefoni-utgifter førast her. Ny leverandør av telefoni-tenester frå april 24 Kommuneplanleggar - Midlar vert nytta til innleige av konsulent 25 Skulefagleg rådgjevar 27 Gol skule - Fleire tilmeldingar til PPT, kan føre til at talet på elevar med spes-ped-tiltak går over 10 %. - Tett samarbeid med andre instansar kan løyse ut kjøp av tenester 28 Herad skule 29 Gol ungdomsskule - Behov for 2 nye klassar frå hausten 2013 som følgje av auka elevtal - GNIST frå våren 2013 interkommunal satsing på styrking av kvalitet og vidareutvikle lærarprofesjon («vurdering for læring») 30 Læringssenteret Gol VU - Nytt undervisningsopplegg frå 8. april - Utviklingsarbeid «Vurdering av læring» 31 Gol barnehage - Rapport frå prosjektet «Felles løft for tidleg innsats» er ferdig og blir lagt fram politisk i 2013. 32 Helseavdelinga - Stilling som fastlege blir lyst ut som kommuneoverlege. Det blir arbeidd interkommunalt om at stillinga blir lyst ut som felles kommuneoverlege for Hallingdal / Nedre Hallingdal - 35 Kulturavdelinga - Rekruttering av biblioteksjef - Vurdering av ulike løysingar for kultursjef - Vurdering av ulike løysingar for servicetorget 36A Omsorg institusjon - Må sendast ut i sin heilhet for mykje info. 36B Omsorg helsehjelp i heimen - Mange utfordringar, men desse er definert og blir arbeidd med 36C Omsorg funksjonshemma - Mange utfordringar, men desse er definert og blir arbeidd med 41 Utbyggingsavdelinga - Adresseprosjekt 40 % ferdig uklar finansiering av skilting ikkje budsjettert - Høg aktivitet på planarbeid 11 planar under arbeid 12
Spesielle hendingar og informasjonar Avdeling Avdelingsnavn Spesiell informasjon 42 Næringsavdelinga - 43A Kommunalteknisk eks. VAR 43B Kommunalteknisk VAR 8330 Nav Hallingdal (Gol) - Stor auke av unge mellom 18 24 år som tek i mot økonomisk sosialhjelp avd. vil gjerne ha reell mogelegheit til å stille vilkår om arbeid for sosialhjelp - Innkjøpt skanningmodul for å lette drift av NAV Gol/Hemsedal - fleksibilitet 2410 IKT Hallingdal - Tilsettingsprosess av dagleg leiar i gong Rådmannen sin konklusjon Avdeling 29 Gol ungdomsskule nemner at det blir behov for 2 nye klassar frå hausten 2013. Rådmannen vil be avdelingsleiar gjere greie for korleis dette kan løysast Avdeling 36A Omsorg institusjon nemner veldig mange moment som må løysast. Dette blir rapportert til UKL fortløpande, men er for omfangsrikt til å ta med i ein slik rapport som dette. For begge dei nemnde avdelingane blir det peika på behov for meir ressursar 13
Vedlegg VEDLEGG A Kommentarar Data er henta frå heile rekneskapen, dvs. alle avdelingar, alle ansvar og tenester, alle prosjekt og artar. Økonomisjefen er ikkje i mål med å få plassert alt logisk og difor blir det førebels presentert tilnærma likt rekneskapen med netto driftsutgifter som er det same som brutto driftsresultat i rekneskapen. Dette gjeld heile kommunen. Seinare vil det bli ei meir tydeleg oppdeling av det som er kommunen sine utgifter og inntekter til eigne avdelingar, kva som vi berre delvis styrar sjølv som vertskommune i samarbeid, kva som vi ikkje heilt styrar sjølv som kunde i interkommunale organiseringar. Hovedpost Hovedpost-tekst Kommentar 10 Lønspostar - Totalt for heile kommunen er forbruket i samsvar med budsjett. Det er likevel store variasjonar mellom avdelingane 12 Kjøp av varar og tenester til kommunal teneste-produksjon 13 Kjøp av tenester som erstattar kommuna tenesteproduksjon 14 Tilskot og tilleggsløyvinger - Forbruksmønster er veldig forskjellig, år for år. Dette er førebels å sjå på som naturlege variasjonar. - A konto overføring til Gol Byggdrift KF er periodisert i 2013, i 2012 var dette ikkje periodisert tilsvarande (diff. 12 mill.) - NAV Gol/Hemsedal er med i oppsettet, dvs. at prosjekt Hemsedal er inkludert i oversynet (både rekneskap og budsjett) elles naturlege variasjonar 16 Sals- og leigeinntekter - Salsinntekter frå kraftomsetning var forseinka for mars (informasjon gitt Gol kommune i forkant) 17 Refusjonar og tilskot - Naturlege variasjonar i refusjon og tilskot - Inkluderer refusjon for sjukefråvær og svangerskapsperm. 18 Overføringar - I all hovudsak skatt og rammetilskot. 14
Vedlegg Hovedpost Hovedpost-tekst Kommentar 15 Finansieringsutgifter - Budsjettet inkluderer fordelte utgifter som blir gjort ved årsavslutning, men som ein vurderer å periodisere - Budsjettet inkluderer renter og avdrag, renter vil kunne bli behandla noko spesielt som følgje av periodisering frå førre år - Budsjettet inkluderer avsetning til fond. Desse blir normalt avsatt ved årsavslutning, men økonomisjefen vurderer kvartalsmessig avsetning 19 Finansieringsinntekter - Budsjettet inkluderer fordelte utgifter som blir gjort ved årsavslutning, men som ein vurderer å periodisere sjå kommentar under hovudspost 15 - Budsjettet inkluderer også bruk av fond. Økonomisjefen vurderer å inntektsføre bruk av fond kvartalsmessig Rådmannen sin konklusjon Oversynet og avvika som er nemnd er ikkje kritiske totalt sett.. Den fyrste kvartalsrapporten har fleire kommentarar og forklaringar enn det ein vil få i framtida, men pr. i dag er ikkje ordlista laga ferdig. Med noko meir dokumentasjon på plass skal lesar ved eit tastetrykk kunne få presisering og informasjon om kva som meinast med dei ymse begrepa. Gol, 28. april 15