Birkenes kommune Møtedato: Mandag 25.01.2016 Møtested: Himmelsyna Møtetid: 18:00-20:00 Innkalling for Tjenesteutvalget Saksnr Tittel Saksliste 001/16 Godkjenning av møteprotokoll 30.11.2015 002/16 Meldinger 003/16 Delegasjonssaker 004/16 Klagebehandling - Søknad om skadefelling av hjort - Knut Retterholt 005/16 Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1 006/16 Vindkraftverk i Birkenes - videre prosess 007/16 Tobias jorde - videre drift og planlegging av ny sceneløsning 008/16 SFO - ny prismodell 009/16 Demensplan Birkenes kommune 2015-2020 010/16 Bosetting av flyktninger i 2016 - plantall for 2017 Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden 10:00 15:00 og på www.birkenes.kommune.no/politikk Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon 37 28 15 00. Birkeland, 18.01.2016 Alfred Skaar Kylland Leder Anne Stapnes Helse og velferdssjef
Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 001/16 Tjenesteutvalget PS 25.01.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K1-033 16/41 Godkjenning av møteprotokoll 30.11.2015 Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av 30.11.2015 godkjennes.
Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 002/16 Tjenesteutvalget PS 25.01.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K1-033 16/41 Meldinger Administrasjonens forslag til vedtak: Meldingene tas til orientering. 0T Saksnummer Tittel 1 Forslag til budsjett for bruk av rentemidler av skogfond 2016 2 Søknad om bygging av landbruksvei 3 Svar på søknad om midler til gamle Tveide stasjon 4 Svar på søknad om midler til utarbeidelse av jubileumsbok for Aust Agder Idrettskrets 5 Hovedtall økonomi november
Birkenes kommune Servicesenter Dok. ref. 15/720-18, jp. 2015022423 Saksbehandler: LIDA Dato: 14.12.2015 Hovedtall økonomi november Formålet med denne rapporten er å gi informasjon på et tidlig tidspunkt, og vise bevegelsene på de store budsjettpostene. Rapporten forklarer ikke alle avvikene, men tar for seg hovedtall pr. oktober med vekt på det som ligger på Fellesområder(1A*). Gjeldende driftsinntekter- og kostnader (1B*), er det kun personalkostnadene som er kommentert i denne rapporten. Øvrige driftskostnader kommenteres nærmere i tertialrapportene og årsberetningen etter innspill fra avdelingene og tjenestesjefene. Netto resultat pr. tjenesteområde og totale pr. november (bokført pr. 11.12.2015): Regnskap nov. Budsjett nov. Avvik i kr Regnskap tom nov. Budsjett tom nov. Avvik i kr Avvik i % Totalbudsjett 2015 Regnskap 2014 Teknisk 2 277 2 487-209 32 817 30 639 2 178 107,1 36 097 37 896 Ressurssenter 1 569 2 085-515 18 407 21 852-3 445 84,2 23 884 20 468 Skole og barnehage 9 566 11 259-1 694 105 769 103 010 2 759 102,7 114 951 116 066 Helse og velferd 7 562 6 707 855 71 799 70 987 812 101,1 77 223 77 500 Servicesenter 1 378 1 652-274 20 512 21 600-1 088 94,9 20 443 19 300 Kirken 305 311-6 3 727 3 419 307 109,0 4 021 3 823 Fellesområder -16 168-19 546 3 378-267 102-274 788 7 686 97,2-276 619-275 052 Mer/mindreforbruk 6 489 4 955 1 534-14 072-23 281 9 210 0 0 Regnskapsmessig er det et totalt merforbruk i forhold til budsjett på kr 9,2 mill. hittil i år. Avviket gjelder alle områdene bortsett fra Ressurssenteret og Servicesenteret. Når det gjelder Teknisk skyldes dette hovedsakelig periodiseringsavvik gjeldende kalk av Tovdalselva der vi får refundert de fleste kostnadene knyttet til dette. Ressurssenteret har ikke mottatt faktura fra barnevernet per november. I tillegg ligger det inne en del statlige tilskudd til prosjekter som ikke er igangsatt ennå. Likevel går området mot overskudd. Barnehage og skole har stor differanse som først og fremst kommer av at det har vært økte behov ved skolene og barnehagene i høst, og at vi har flere elever i andre kommuner. Gjeldende Helse og velferd er ikke alle kostnadene med ennå. Servicesenteret fremstår med et positivt avvik per november, men mye av dette skyldes periodiseringer. Totalt sett ser områdene ut til å bli en god del bedre enn rapportert per 2. tertial. Gjeldende fellesområdet må vi forvente oss et negativt avvik; nærmere kommentert nedenfor. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND
Birkenes kommune Servicesenter Frie inntekter pr november: Regnskap pr november Budsjett pr november Budsjett inkl. endringer 2015 Avvik i kr Frie inntekter pr november** - 274 057-279 270 5 213-286 068 Regnskapsmessig har frie inntekter et negativt avvik på kr 5,2 mill. pr. november Det er som forventet, men ikke helt periodisert. Det er forventet lavere inntekter enn budsjettert gjeldende eiendomsskatt med kr 0,3. Vi forventer noe lavere andre tilskudd, men høyere integrasjonstilskudd, men totalt negativt med kr 0,3 mill. Siste prognoser gjeldende skatte- og rammeinntekter viser et negativt avvik på kr 1 mill. Totalt er prognosen for frie inntekter tilsvarende som for oktober, med negativt avvik på kr 1,6 mill. Det er imidlertid fortsatt usikkerhet knyttet til dette. Netto finans pr november: Regnskap pr november Budsjett pr november Budsjett inkl. endringer 2015 Avvik Netto finans pr november*** 6 955 4 482 2 474 9 450 Netto finans har totalt et negativt regnskapsmessig avvik på kr 2,5 mill. pr. november. Avviket utgjør hovedsakelig renter og avdrag med kr 3,8 mill. I både oktober og november var avkastningen på verdipapirene god. Avkastning i desember måned er ikke kjent ennå, men signalet er at den er negativ. Årsprognose på avkastning verdipapirer forventes i bli ca. kr 0,2 mill lavere enn budsjettert. Årsprognose for rente- og avdragskostnadene forventes å bli i overkant av kr 1,5 mill. høyere enn budsjettert. Det er rentekostnadene som er noe oppjustert. Vi har imidlertid mottatt utbytte fra Agder energi som er kr 0,2 bedre enn budsjettert. Kalkulatoriske renter og avkastning har også en negativ prognose på kr 0,4 mill. Netto finans totalt rapporterer en negativ årsprognose på kr 1,9 mill. Det er en forbedring på kr 1,3 mill. siden rapportering av hovedtall økonomi oktober. Det gjøres oppmerksom på at det ligger forutsetninger om avsetning til disposisjonsfond i budsjettet på kr 1,5 mill. *1A er det rapporteringsskjemaet som tar for seg frie inntekter, finans og disponeringer, 1B er det rapporteringsskjemaet som tar for seg driftsinntekter og driftskostnader på de ulike tjenesteområdene. **Frie inntekter består av skatt, rammetilskudd, konsesjonsavgift, integreringstilskudd og andre statlige tilskudd. ***Netto finans består av renteinntekter, renteutgifter, avdrag på lån, avkastning på finansielle instrumenter og utbytte. Utvikling i likviditet: Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 2 av 6
Birkenes kommune Servicesenter Blå linje markerer penger i banken. Rød linje er fratrukket bundne midler som skattetrekk, ubrukte lånemidler og bundne fond. Pr november er det kr 26,2 mill. i banken når det er justert for bundne midler. Nedgangen i løpet av året kommer av at investeringene er i gang for alvor. 80 000 Utvikling i likviditet 70 000 60 000 50 000 40 000 30 000 Sum likvide midler Sum justerte likvide midler 20 000 10 000 0-10 000 Utviklingen i personalkostnader t.o.m. des: Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 3 av 6
Birkenes kommune Servicesenter 25 000 000 Lønnskostnader inklusiv sosiale avgifter, sykelønnsrefusjoner og innsparingskrav 20 000 000 15 000 000 10 000 000 Regnskap Budsjett Gjennomsnitt budsjett 5 000 000 0 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Grafen over viser utvikling i personalkostnadene siste 12 måneder. Personalkostnadene har totalt et positivt avvik per november. Trenden er at kostnadene har vært høyere enn budsjett de siste månedene. Noe av dette henger nok sammen med nye ansatte fra Lillesand. Sykelønnsrefusjon gjeldende desember er ikke med i tallene. Etter lønnskjøring for desember er det et negativt ved avvik på kr 3 mill. Det forventes ikke at sykelønnsrefusjonene vil dekke dette avviket. Det gjøres imidlertid oppmerksom på at det er andre inntekter knyttet til andre kostnader Kommunen har avsatt for lite til lønnsjusteringer i 2015. Årets lønnsoppgjør er ferdig og viser et negativt avvik på kr 1,3 mill. Dette er ikke inkludert i grafen ovenfor. Når desember måned er over justeres også tallene gjeldende pensjon, da kan kostnadene endre seg en del. Personalkostader fordelt pr tjenesteområde ( november 2015) Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 4 av 6
Birkenes kommune Servicesenter 10 000 000 9 000 000 8 000 000 7 000 000 6 000 000 Personalkostnader og budsjett per område 5 000 000 4 000 000 Regnskap Budsjett 3 000 000 2 000 000 1 000 000 0 Teknisk Ressurssenter Barnehage og skole Helse og velferd Servicesenter Teknisk ligger litt over budsjett denne måneden.vi har slått sammen en del tekniske tjenester med Lillesand i høst som har medført at lønnskostnadene blir høyere enn budsjettert på Teknisk. De lønnskostnadene får vi refundert fra Lillesand. Ressurssenteret ligger nå litt under budsjettet. Barnehage og skole ligger en god del over sitt budsjett. Noe av dette kan forventes refundert eller dekket av en annen budsjettpost, men i hovedsak er det ikke mulig for Barnehage og skole å holde sine budsjettrammer. Det har vært stort trykk i skolen i høst pga. nye behov som ikke var forutsatt i budsjettet. Helse og velferd ligger også en del over sitt budsjett i november. En god del av dette er knyttet til vikarbruk og den nye boligen på Digerhaug. Servicesenteret ligger omtrent på sitt budsjett i november. Pensjonskostnadene ser ut til å bli omtrent som budsjettert pr 2. tertial, men vil forskyve seg en del mellom ansvarene. Øvrige driftsinntekter- og kostnader blir ikke kommentert i denne rapporten, men det henvises til rapporten for 2. tertial. Med hilsen Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 5 av 6
Birkenes kommune Servicesenter Lisa Dahl Controller Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 6 av 6
Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 003/16 Tjenesteutvalget PS 25.01.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K1-033 16/41 Delegasjonssaker Administrasjonens forslag til vedtak: Delegasjonssakene tas til etterretning. 0T Saksnummer Tittel 016/15 Innvilget tilskudd til spesielle miljøtiltak i landbruket 024/15 Svar på søknad om fradeling etter jordloven - Tillatelse til fradeling 025/15 Søknad om fradeling etter jordloven - Fidjetun Birkenes 026/15 Melding om vedtak - tildeling av SMIL-midler - Jon Flateland Flaa 027/15 Innvilget tilskudd til drenering av jordbruksjord 028/15 Melding om vedtak - tildeling av SMIL-midler - Moen Gård v/linda Hauge 029/15 Melding om vedtak - tildeling av SMIL-milder - Moen Gård v/linda Hauge 030/15 Søknad om omdisponering av jordbruksareal til vei og arbeidsplass - Stiane- Vegusdal 031/15 Søknad om konsesjon - Rugsland - Birkenes 032/15 Melding om vedtak ang. søknad om tildeling av SMIL-midler - Tom Løland 033/15 Melding om vedtak ang. søknad om tildeling av SMIL-midler - Bjørn Tore Hovland 035/15 Søknad om konsesjon - Gnr 26 bnr 1, Dale i Birkenes kommune 001/16 Søknad om fradeling, Gnr 122/1, 123/3 Gauslåfjorden i Birkenes 002/16 Søknad om fradeling etter jordloven- gnr 122/1 m.fl.nes i Birkenes 003/16 Søknad om konsesjon, gnr 147 bnr 1 og 5, Eveli i Birkenes
Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 004/16 Tjenesteutvalget PS 25.01.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Ole Martin Aanonsen K2 - K40 15/2727 Klagebehandling - Søknad om skadefelling av hjort - Knut Retterholt Administrasjonens forslag til vedtak: I medhold av naturmangfoldloven 18 fjerde ledd, jamfør første ledd bokstav b og annet ledd, tas ikke klagen til følge. Vedtaket begrunnes med at det i klagen ikke har blitt framlagt ny informasjon som tilsier at vedtaket bør omgjøres. Vilkårene for å innvilge skadefelling som omsøkt er ikke oppfylt, og det er derfor ikke hjemmel for å innvilge skadefelling. Saken oversendes fylkesmannen for endelig avgjørelse. 0T Vedlegg 1c - Vedlegg til søknad - avlingsskader på Retterholt, fra Norsk Landbruksrådgiving Setesdal Vedlegg 2 - Avslag - søknad om skadefelling på hjort (L)(419258) Vedlegg 3 - Klage på vedtak Vedlegg 4 - Brev fra Aust - Agder Bondelag Vedlegg 5 - Søknad om felling av skadehjort Vedlegg 6 - Vedtak - Felling av skadehjort Vedlegg 7 - Anke på vedtak Vedlegg 8 - Viltnemndas behandling Klage - Skadefelling av hjort Vedlegg 8b - Felling av skadehjort Vedlegg 9 - Supplerende informasjon Vedlegg 10 - Endelig avgjørelse på klage på avslag på søknad om felling av skadehjort Vedlegg 11 - Landbruksavdelingas kommentar til kostnadsoverslag - avlingsskade- Knut Retterholt Vedlegg 1 a - Søknad om skadefelling av hjort Vedlegg 1 b - vedlegg til søknad Vedlegg 1 d - Vedlegg til søknad
Saksopplysninger: Knut Retterholt har i brev registrert inn til Birkenes kommune den 26.10.2015 (vedlegg 1a) søkt om skadefelling av et uspesifisert antall hjort på sin eiendom, gnr 172/1 Retterholt. Innsendt søknad er i prinsippet identisk med innsendt søknad av 14.4.2015 (vedlegg 5). Denne ble avslått i delegert vedtak av 15.5.2015 (Vedlegg 6). Avslaget ble påklagd i brev fra Retterholt av 1.6.2015 (Vedlegg 7). Birkenes Vilt- og fiskenemnd behandlet klagen i egen sak 15.6.2015 Saken ble enstemmig vedtatt i henhold til administrasjonens innstilling, hvor klagen ikke ble tatt til følge (Vedlegg 8). Saken ble oversendt til Fylkesmannens miljøvernavdeling for endelig avgjørelse i brev av 22.6.2015. Retterholt sendte 21.7.2015 supplerende informasjon (vedlegg 9), hvor han ber om tildeling av to frie dyr for å avhjelpe på skadene. Fylkesmannen stadfestet i vedtak av 5.10.2015 kommunens vedtak om avslag på søknad om skadefelling på hjort (vedlegg 10) Retterholts nye søknad av 26.10.2015 inneholder ingen momenter som ikke er belyst i saken som allerede var endelig avgjort med vedtak fra fylkesmannens miljøvernavdeling, enten i kommunens behandling, eller i fylkesmannens behandling av saken. Søknaden ble likevel tatt opp til realitetsbehandling, og administrasjonen avslo i delegert vedtak av 5.11.2015 søknad om skadefelling av hjort på Retterholt (vedlegg 2). Knut Retterholt er part i saken, og har dermed klagerett på kommunens vedtak av 5.11.2015. Klagen er kommet inn innenfor klagefristen, og klagen vil derfor realitetsbehandles. Klagen består av klagers eget skriv (vedlegg 3), samt en uttalelse fra Norsk Landbruksrådgivning Setesdal rundt dokumentasjon av beiteskader på innmark (vedlegg 1d, også innsendt sammen med søknad), og et skriv fra Aust-Agder Bondelag ved leder Erik Fløystad (vedlegg 4). Vurdering: Se vedlegg 3 for klagen i sin helhet. Klager hevder kommunen ikke har forståelse for det økonomiske tapet han er påført og at kommunen er partisk i saken. Det bes om at forvaltningslovens 6 vurderes (habilitetsbestemmelsen), samt forvaltningslovens 17 (forvaltningsorganets utredningsplikt m.v.). Det er ikke anført i klagen hvilke forhold som skulle tilsi at saksbehandler skulle være inhabil i saken. Saksbehandler har selv vurdert hvorvidt habilitetsbestemmelsene kommer til anvendelse i saken, jamfør forvaltningslovens 8, første ledd, og vurderingen er forelagt til nærmeste leder til vurdering, jamfør 8, første ledd, siste punktum. Saksbehandler har ingen personlige interesser i Birkenes kommune av noen art, det seg være av økonomisk, viltfaglig eller annen art. Han har heller ingen
forhold som etter 6 a e skulle tilsi at han er inhabil. En kan heller ikke se at det foreligger forhold etter 6 annet ledd som tilsier at saksbehandler er inhabil. Administrasjonen mener derfor at saksbehandler er habil i saken, og følgelig at vedtaket som ble fattet 5.11.2015 er gyldig og at saksbehandler også kan forbedrede klagesaken til politisk behandling i Birkenes kommune. Det er heller ikke anført i klagen hvordan, og til fordel for hvem, saksbehandler skal være partisk. Dersom det er ment at saksbehandler er partisk til fordel for omkringliggende viltlag, som Retterholt tidligere var en del av, så er dette ikke korrekt, da viltlaget ikke er en part i saken, og heller ikke har uttalt seg til søknaden om skadefelling. Klager krever at dersom kommunen motsetter seg skadefelling, må kommunen gjennomføre umiddelbare strakstiltak som for eksempel gjerding. Kommunen har ingen plikt til å gjennomføre avbøtende tiltak ved oppstått skade som skyldes hjortevilt, og kommer heller ikke til å gjennomføre slike tiltak. Det er grunneier selv som må gjennomføre avbøtende tiltak. Det er ingen erstatningsordning for skade utført av hjortevilt på jordog skogbruksinteresser. Klager hevder at skadefelling av hjort vil ha god effekt på skadepotensialet. Ved å ta bort hjort som prefererer innmarksbeite, vil rekrutteringen til innmarksbeitende hjort reduseres. Argumentet er drøftet i kommunens vedtak av 5.11.2015. Dersom det er like stor skade på innmarka som det hevdes, og hjortestammen er i den størrelsesorden som det hevdes, mener administrasjonen en skadefelling av et mindre antall individer ikke vil ha noen effekt av betydning på den totale hjortestammen, og derved heller ikke en relevant effekt på skadepotensialet. Da er det heller ikke hensiktsmessig å gi skadefelling. I klagens vedlegg fra Aust-Agder Bondelag (vedlegg 5) er det anført at «i kommunens vurdering innrømmes det at skader på Retterholt sine jordbruksarealer er betydelige, så vidt betydelige at skadefelling vil ha liten virkning eller at forebyggende tiltak som gjerding vil være klart lønnsomt». Dette er ikke korrekt i forhold til hva som er anført i kommunens vedtak. Det som er anført, er at det er vurdert som tilfredsstillende dokumentert at det er oppstått en skade. Skadens omfang og størrelse er ikke vurdert i behandlingen av saken. Dette har først blitt framlagt fra kommunens landbruksavdeling nå til klagebehandlingen, etter at søker viser til manglende saksopplysning i sin klage.
I kommunens vedtak er det imidlertid vist til, jfr tidligere avsnitt, at et skadefellingsuttak av et mindre antall dyr, uavhengig av skadens omfang, ikke vil ha en relevant effekt dersom den gjenværende delen av stammen fremdeles er betydelig større enn uttaket av skadegjørende hjort. Se senere avsnitt og vedlegg 11 for administrasjonens vurdering av skadens omfang. Bondelaget hevder kommunen er likegyldig til omfanget av påstått skade på Retterholts arealer, at viltlaget har en målsetning om en alt for høy hjortestamme og at viltlaget eller kommunen må iverksette forebyggende eller strakstiltak for å avverge skade. Se tidligere kommentarer omkring kommunens plikt til å gjennomføre avbøtende tiltak, og senere avsnitt om skadens omfang. Det fremstår her som sannsynlig at bondelaget ikke har satt seg inn i verken viltlagets avskytningspolitikk, utdelte kvoter eller fellingsresultater for viltlaget samlet eller for Retterholt isolert de siste årene før de har uttalt seg til fordel for Retterholt i denne saken. Vegusdal viltlag er i dag om lag 189 000 dekar stort. Det ble i 2014 felt sju hjort innenfor arealet, og i 2015 ble det felt åtte hjort. Dette utgjør om lag 23 600 dekar tellende areal bak hver felte hjort i 2015. Den høyeste tettheten av hjort i viltlaget er imidlertid i området hvor Retterholt har sin eiendom. Retterholt var tidligere en del av viltlaget, og hadde anledning til å felle to hjort hvert av årene 2013 og 2014, men felte bare et enkelt dyr hvert år. I tillegg ville han kunne ha fått tildelt ytterligere minst én fellingstillatelse hvert enkelt år dersom han hadde fylt sin opprinnelige kvote. Dette er opplyst i tidligere saksgang. Retterholt ville med overveiende sannsynlighet fått anledning til et tilsvarende uttak også i 2015 dersom han hadde blitt værende i viltlaget. Retterholt har med andre ord selv hatt muligheten til å forebygge den oppståtte situasjonen, men har på eget initiativ valgt å forlate viltlaget, selv om han visste eller burde ha visst at dette medførte at muligheten til å få tildelt hjort gjennom ordinær tildeling falt bort som følge av at han ikke tilfredsstiller kommunens minsteareal for godkjenning av hjortevald, som er 10 000 dekar. Denne grensen er absolutt. Når det i supplerende skriv til fylkesmannen av 21.7.2015 ønskes tildelt to frie dyr, som tilsvarer størrelsen på tidligere tildelinger, og med overveiende sannsynlighet ville ha fått ved godkjenning av et nytt vald like over 10 000 daa, fremstår dessverre søknaden om skadefelling som et forsøk på å omgå regelverket for ordinær tildeling av hjort, uavhengig av skadens omfang. Norges Landbruksrådgivning Setesdal har i vedlegg 1d gjort rede for hvilket skadeomfang det hevdes å være på eiendommen. For å få et faglig grunnlag til å gjøre en vurdering av skaden, har Birkenes kommunes landbruksavdeling utarbeidet et notat basert på Norges Landbruksrådgivning sitt overslag av kostnader. Landbruksavdelingens vurdering (vedlegg 11) vises til uklarheter rundt dokumentasjonen, herunder alderen på enga. Retterholt har selv opplyst at enga trolig var 4-6 år gammel ved klagetidspunkt, og dermed var moden for gjenlegg, selv uten skaden hjorten har påført. Ut fra dette kan beitende hjort på ingen måte alene legges til grunn som årsak for at enga må gjenlegges og da heller ikke grunngi at kostnadene knyttet til hjortens skade på enga er hele
kostnaden ved gjenlegg. Skadeomfanget, uavhengig om man velger å legge kommunens eller landbruksrådgivningens argumentasjon til grunn, er således ikke grunnlaget for at søknaden er avslått. Avslaget beror på at øvrige vilkår i naturmangfoldlovens 18 ikke er oppfylt, og at det dermed ikke er hjemmel til å gi skadefellingstillatelse. I henhold til lovverket er det et absolutt krav at alle vilkår skal være oppfylt før skadefelling kan gis. 1. Tiltaket må avverge skade på avling 2. Det må være gjennomført forsøk på forebyggende tiltak 3. Tiltaket skal ikke kunne oppnås på annen tilfredsstillende måte Vedrørende punkt 1 har en argumentert for at det er dokumentert en skade på avling, men at et uttak av et mindre antall dyr, eksempelvis to, ikke vil ha vesentlig effekt på skadens omfang dersom det er ti eller flere dyr på arealene, slik søker viser til. Da er minst 80% av skadepotensialet fremdeles til stede. Vedrørende punkt 2 er dette drøftet med Miljødirektoratets jurister på fagområdet. De uttaler «at forebyggende tiltak må være forsøkt (i rimelig utstrekning) før man tillater felling står ikke klart i loven, men er likevel en klar forutsetning. Man skal velge den for naturen mest skånsomme løsning. Kommunen må kun tillate felling der dette etter omstendighetene er nødvendig, og det ikke finnes annen mildere metode for å løse problemet.» Retterholt har ikke gjennomført noen avbøtende eller forebyggende tiltak for å begrense skadeomfanget. Vilkåret er dermed ikke innfridd. Vedrørende punkt 3 er det argumentert med at Retterholt selv kunne bidratt til å forebygge skaden på flere måter. Ved å felle et større antall dyr i sesongene 2013 og 2014, samt forsøke å felle hunndyr dersom dette var en mulighet. Ved å forbli i viltlaget for på denne måten få tildelt hjort gjennom ordinær tildeling. Ved å gjerde inne områder som er sterkt utsatt for beiting, eller på annen måte forsøke å holde hjort borte fra arealene. Det kunne også vært aktuelt å leie tilgrensende arealer fra naboer for å tilfredsstille kommunens minsteareal og dermed få egen tildeling gjennom hjorteviltforskriftens 21. Slik administrasjonen ser det foreligger det ikke tilfredsstillende dokumentasjon på at disse tre
vilkårene er oppfylt, og det foreligger følgelig ikke hjemmel til å innvilge skadefelling som omsøkt. Det har etter administrasjonens vurdering ikke kommet inn ny informasjon i saken som tilsier at det er grunnlag for å ta klagen til følge. Administrasjonen vil oppfordre Retterholt til på ny å søke samarbeid med Vegusdal viltlag for å få tildelt kvote derfra, eller forsøke leie en del av en nabo teig, slik at minstearealet på 10 000 oppnås og nytt hjortevald kan etableres med tilhørende kvote kommende sesong. Relevant hjelp til dette vil kunne gis ved forespørsel til kommunen. Anbefaling: Klagen tas ikke til følge, da det ikke foreligger hjemmel for å innvilge tillatelsen. Saken oversendes fylkesmannen i Aust-Agder for endelig avgjørelse.
Felles tekniske tjenester for Birkenes og Lillesand kommuner Oppmåling Geodata Eiendomsskatt Jord-/skogbruk Natur og miljø Saksbehandlende enhet: Natur og miljø Delegert vedtak Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Saksnr i utvalg: Dato: Ole Martin Aanonsen K1 - K40 15/2727 05.11.2015 Avslag - søknad om skadefelling på hjort Administrasjonens vedtak: I medhold av naturmangfoldloven 18 bokstav b) avslår Birkenes kommune søknad om skadefelling av hjort på eiendommen gnr. 172, bnr. 1 på Retterholt. Avslaget begrunnes med at formålet med skadefellingen kan oppnås i lik eller større grad ved andre tilfredsstillende metoder, jamfør naturmangfoldloven 18, annet ledd. Vilkåret for å gi skadefellingstillatelse er derfor ikke innfridd. Vedtaket er fattet i henhold til Birkenes kommunes delegasjonsreglement med videre interndelegasjon. Saksopplysninger: Knut Retterholt søker i brev registrert i kommunen 25. oktober 2015 om skadefelling av hjort med bakgrunn i at det er mye hjort på jordene, og beite- og tråkkskader vil forringe jordene og redusere neste sesongs avling. Det er ikke spesifisert i søknaden hvilket antall hjort det er ønskelig å felle, og heller ikke hvorvidt avbøtende tiltak er igangsatt eller gjennomført. Tilnærmet likelydende søknad ble behandlet av Birkenes kommune den 15. mai. 2015. Søknaden ble da avslått. Vedtaket ble påklaget, og klagesaken ble behandlet i Birkenes Viltnemnd 15. juni 2015. Klagen ble ikke tatt til følge, og saken ble oversendt til fylkesmannen i Aust-Agder for endelig avgjørelse. Fylkesmannen behandlet klagen i vedtak av 5. oktober 2015, og kommunens vedtak ble opprettholdt. Vurdering: Det legges til grunn at det i henhold til forvaltningsloven og føringer fra sivilombudsmannen som hovedregel er slik at alle saker skal realitetsbehandles, selv om likelydende eller tilnærmet likelydende saker nylig har fått sin avgjørelse av relevant forvaltningsmyndighet og klageinstans. En finner derfor ikke grunn til å avvise søknaden, selv om ordlyden er tilnærmet identisk med nylig Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND
Felles tekniske tjenester for Birkenes og Lillesand kommuner Oppmåling Geodata Eiendomsskatt Jord-/skogbruk Natur og miljø Saksbehandlende enhet: Natur og miljø behandlet, og avslått, søknad. Birkenes kommune vil derfor realitetsbehandle søknaden om skadefelling av hjort. Kommunen skal gjøre en vurdering av om omsøkte tiltak kan påvirke naturmangfoldet, jamfør naturmangfoldloven (NML) 8 12. Utbredelsen av hjort i Birkenes kommune er godt kjent for administrasjonen. Gjennom siste års avskytninger og «sett hjort»-rapportering, er det tydelig at hjortestammen er variabel i kommunen, med enkelte områder med tett hjortestamme og mellomliggende arealer med tynn hjortestamme. Søker har muntlig påpekt at det har vært sett opptil 15 hjort samtidig på jordene. Det er ingen grunn til å betvile at dette tallet. Arealene rundt søkers eiendom er en av flere soner i kommunen hvor hjortestammen kan sies å være forholdsvis tett i kommunal målestokk, og det er grunn til å anta at bestanden er i vekst. En eventuell innvilgelse av tillatelse til skadefelling av ett eller flere dyr vil ikke påvirke bestanden i nevneverdig grad, samtidig som et avslag, og dermed det å la hjortestammen i området kun reguleres gjennom ordinær jakt, ikke vil kunne sies å ha negativ innvirkning på øvrig naturmangfold utover de skader på vegetasjon og annet beitepress en hjortestamme medfører. Kunnskapsgrunnlaget om bestandssituasjonen og bestandsmessige konsekvenser ved avslag/tillatelse til skadefelling vurderes å være tilfredsstillende for å treffe vedtak i saken. En kan ikke se at vedtaket, uansett utfall, vil ha innvirkning på naturmangfoldet. Øvrige vurderinger etter NML 8 12 er derfor ikke relevante. Eiendommen til søker, gnr. 172, bnr. 1 på Retterholt, Birkenes kommune, er på www.gardskart.no oppgitt å være like i underkant av 5300 daa. Eiendommen gikk sammen med tre andre eiendommer ut fra Vegusdal viltlag i forkant av sesongen 2015. Samlet er disse fire brukene under kommunens minsteareal for hjort, som per 2015 er på 10 000 daa. Denne grensen er absolutt, og kan ikke avvikes fra. Som følge av at arealene ikke inngår i et godkjent hjortevald, vil en eventuell skadefelling av hjort medføre at felt vilt tilfaller viltfondet, enten i sin helhet, eller at kjøtt, samt eventuelt skinn og trofé selges til inntekt for viltfondet. Søker har tidligere fått tildelt to hjort gjennom Vegusdal viltlag, og har hatt muligheten til å søke om ytterligere ett dyr dersom kvoten fylles. De to siste sesongene har av ulike årsaker ikke tildelt kvote til jaktfeltet blitt tatt ut i sin helhet. NML 18 sier at det kan gis tillatelse til uttak av vilt for å avverge skade på avling, så fremt dette ikke truer bestandens overlevelse og formålet ikke kan oppnås på annen tilfredsstillende måte. Søker har vedlagt dokumentasjon på at hjortens beiting og tråkk på jordene har medført skader på avling i en slik grad at jordene må tilsåes på nytt, og skadene er av Setesdal Landbruksrådgivning taksert til kroner 61 000, inklusive kostnader til såfrø og arbeid. Lovens krav om økonomisk skade på avling som vilkår for å vurdere å gi skadefellingstillatelse er således tilfredsstillende dokumentert. Det er fra administrasjonen påpekt at bestanden ikke på noen måte vil være truet av et begrenset uttak av hjort, jamfør tidligere avsnitt om NML 8 12. Spørsmålet som da gjenstår er hvorvidt formålet ved skadefellingen vil oppnås ved skadefelling av enkelte dyr, og om formålet kan oppnås i lik eller bedre grad på andre tilfredsstillende måter. Det er ikke anført hvor mange dyr det søkes skadefellingstillatelse for. Så fremt opplysningene kommunen har fått om hjortebestanden i området er korrekte, så vil det ikke være uvanlig at flokker på mer enn ti hjort kan oppholde seg i området. En vil anta at tanken er at skadefellingstillatelsen skal omfatte uttak av et mindre antall dyr. Effekten av et slikt uttak i forhold til beiteskader på Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND
Felles tekniske tjenester for Birkenes og Lillesand kommuner Oppmåling Geodata Eiendomsskatt Jord-/skogbruk Natur og miljø Saksbehandlende enhet: Natur og miljø jordene i området vil derfor være små, og det vil ikke være realistisk å stanse skadene på innmarka ved å ta ut noen få dyr. Hjorten vil ikke sky jordene i lengre perioder etter felling, og vil dermed gjenoppta sin beiting på innmarka etter kort tid. En må derfor anta at skadene som utøves av de gjenværende hjortene vil kun være marginalt mindre enn hva skadepotensialet fra bestanden før eventuell skadefelling var. Kommunen vil derfor hevde at effekten av skadefelling på beitetrykk på innmarka i utgangspunktet vil være liten. Samtidig er det et lovkrav om at skadefellingstillatelse kun kan gis dersom ikke formålet kan oppnås på annen tilfredsstillende måte. Søker visste, eller burde ha visst, at ved å melde seg ut av Vegusdal viltlag bortfalt også muligheten til å få fellingstillatelse på hjort. Søker valgte selv å trekke seg ut av viltlaget, og har således valgt bort muligheten til å kunne få tildelt hjortekvote til ordinær jakt. Det er et grunnprinsipp i hjorteviltforvaltningen at bestanden i størst mulig grad skal styres gjennom ordinært jaktuttak der hvor dette er mulig. Skadefellingstillatelse skal uansett ikke brukes som erstatningsløsning som følge av at rettighetshaver frivillig har frasagt seg muligheten til ordinært jaktuttak, særlig når resultatet av den omsøkte skadefellingen kunne vært oppnådd i lik grad gjennom ordinært jaktuttak. Kommunen vil derfor hevde at det ønskede skadefellingsuttaket kunne vært oppnådd gjennom ordinær jakt dersom søker hadde valgt å bli i Vegusdal viltlag. Tap av jaktretten på hjort burde ha vært vurdert av søker før utmeldelse fra viltlaget. Søker har på sitt jaktfelt ikke tatt ut det tillatte antallet dyr tildelt fra Vegusdal Viltlag de siste to sesongene. Samtidig er det heller ikke vist fra søkers side at det er gjort avbøtende tiltak utover tidligere jaktuttak for å begrense skade fra hjort på innmark. Det vil her være naturlig å vurdere å sette opp gjerde. Som følge av at skadene kun i liten grad vil begrenses som følge av uttak av et mindre antall hjort, og skadene årlig vil kunne være i størrelsesorden flere titalls tusen kroner, og dermed av samme størrelse som landbruksrådgivningen har dokumentert skadene til for 2015, vil det være lønnsomt å sette opp gjerde rundt de jordene som er mest sårbare for skade. Med bakgrunn i at søker frivillig har frasagt seg retten til å drive ordinært jaktuttak på eiendommen, og ikke har vist at avbøtende tiltak som gjerding med gjerder av tilstrekkelig høyde er gjennomført rundt de aktuelle jordene, vil en derfor hevde at formålet ved skadefellingen vil kunne oppnås på i lik eller større grad ved andre måter enn skadefelling. Det er derfor ikke adgang til å gi skadefellingstillatelse i dette tilfellet, jamfør naturmangfoldloven 18, annet ledd. Dersom søkers primære ønske er å begrense skader på innmark, vil gjerding utvilsomt være mer effektivt enn skadefelling. Felling av et mindre antall dyr vil kun begrense skadepotensialet i mindre grad, mens et gjerde vil stenge hjorten ute fra jordene. Kostnadene ved å sette opp gjerde vil være innspart i løpet av få år dersom skaden som påføres av hjorten årlig er i størrelsesorden av hva landbruksforvaltningen har dokumentert. Dersom det primære ønsket derimot er å felle et mindre antall hjort på tross av at en har meldt seg ut av tilstøtende viltlag, påpekes det at det ved skadefelling på et areal utenfor godkjent hjortevald er slik at dyret eller dyrets verdi tilfalle viltfondet i sin helhet. For at søker igjen skal få ordinær fellingstillatelse på hjort, med den verdi dette medfører i eventuell jaktutleie eller kjøttverdi, må søker enten returnere til Vegusdal Viltlag eller avvente en eventuell reduksjon i kommunens minsteareal for godkjenning av vald til hjortejakt, slik at egen eiendom og naboeiendommer Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND
Felles tekniske tjenester for Birkenes og Lillesand kommuner Oppmåling Geodata Eiendomsskatt Jord-/skogbruk Natur og miljø Saksbehandlende enhet: Natur og miljø tilfredsstiller minstearealet og vil kunne få tildelt kvote fra kommunen gjennom hjorteviltforskriftens 21. Skadefellingstillatelse for felling av hjort, hvor skade på innmarksbeite er årsaken til ønsket om felling, vil på generelt grunnlag ikke innvilges før tilstrekkelige avbøtende tiltak er forsøkt gjennomført. Konklusjon: Søknad om skadefelling på hjort avslås med følgende begrunnelse: - Hjorteviltforvaltningen skal i størst mulig grad skje gjennom ordinær jakt. Søker visste, eller burde ha visst, at adgangen til ordinær hjortejakt bortfalt ved utmeldelse fra Vegusdal viltlag som følge av at kommunens minsteareal for hjort er 10 000 daa. - Formålet ved skadefelling, altså begrense i stor grad eller stanse skade påført av hjorten, synes ikke å kunne oppnås i tilfredsstillende grad ved et uttak av et mindre antall dyr. - Tilsvarende reduskjon som skadefelling av et mindre antall dyr vil kunne oppnås ved å returnere til Vegusdal viltlag. - En kan ikke se at avbøtende tiltak er gjennomført. Begrensning eller stans av skade vil kunne oppnås i betydelig større grad ved gjerding med tilstrekkelig høyt gjerde enn ved skadefelling av enkelte dyr. Kostnadene for gjerding vil være lavere enn skadenes antatte omfang over få år. Klageadgang: Dette vedtaket kan påklages av sakens parter innen 3 uker fra meddelelsen om vedtaket er mottatt. Klagen skal være begrunnet og fremsatt skriftlig innen fristens utløp være sendt til Birkenes kommune. Melding om delegert vedtak sendt til: Vedlegg: Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND
Knut Retterholt Rettterholt 4760 Birkeland Retterholt 7én 6I55i Anngående avslag på søknad om skadefelling av hjort Kommunen har ingen heller liten forståelse for tapetjeg har blitt påført p.g.a. beiteskadene på jordene på Retterholt. Jeg mener at kommunens saksbehandler har vært partisk i denne saken. Jeg ber også om en vurdering av forvaltningsloven paragraf 6 og paragraf 17. Dersom kommunen motsetter seg skadefelling forlanger jeg at kommunen kommer med umiddelbare strakstiltak som f.eks. gjerding. Kan for orden skyld gjøre oppmerksom på at gjerding vil ha en kostnad på ca.27o kr pr. meter. Problemet med hjort på jordet er at den avler hjort på jordet, derfor har skadefelling en god virkning. Ber om at kommunen revurderer sitt avslag. Kopi bli sendt til fylkesmennene og til Aust-Agder bondelag 2 vedlegg 1 vedlegg fra Setesdal forsøksring 1 vedlegg fra Aust-Agder bondelag Knut Retterholt
Erik Fløystad Fløystadveien 37 4849 Arendal Fløystad, den 19.11.15 Vedr. Avslag- søknad om skadefelling på hjort på eiendom gnr. 172, bnr.1 Knut Retterholt Undertegnede er gjort kjent med saken og tillater seg noen kommentarer. l kommunens vurdering innrømmes det at skader på Retterholt sine jordbruksarealer er betydelige, så vidt betydelige at skadefelling vil ha liten virkning eller at forebyggende tiltak som gjerding vil være klart lønnsomt. Alternativt at en gjeninntreden i viltlaget vil kunne bedre situasjonen med mulighet for ordinær tildeling av fellingsløyver for hjort. Situasjonen for Retterholt er ikke unik. Det blir etter hvert en del tilfeller der viltlagets mål om en stor jaktbar stamme får som konsekvens at aktive jordbrukere blir skadelidende. Jeg har imidlertid sjelden sett noen tydeligere uttrykke at enkeltbønders skader som følge av en Økende hjortestamme er dem likegyldige. Ideen med viltlag er god, men det forutsetter at dersom noen påføres store tap som følge av ønskede mål for viltforvaltningen plikter laget eller kommunen å sette inn forebyggende eller umiddelbare strakstiltak. Det faktum at Retterholt har meldt seg ut av viltlaget tilsier at han ikke har møtt forståelse for sine problemer der, forståelig nok. Jeg vil be kommunen revurdere sitt vedtak i denne saken. Kommunen må følge opp saken med tiltak som kan begrense skadene på jordene til Retterholt. Jeg vil også oppfordre til å ta en drøfting med viltlaget om deres holdninger til skader på innmark som følge av deres mål for viltstammen. Den holdning som fremkommer i saksutredningen vil ellers kunne true víltlagenes renomme og redskap for viltforvaltningen. Med hilsen Erik Fløystad,leder i Aust-Agder Bondelag
Søknad om felling av skadehjort Retterholt 14.04.15 Søker herved om felling av skadedyr fordi det blitt mer hjort,og skadene på jordene er nå bedylige. Eksempler: opptråkking, nedbeiting, nedspringing av eksisterende gjerder som medfører daglig ettersyn og vedlikehold og reduserte avlinger. Se vedlegg(bilder). Hilsen Knut Retterholt rilhol _ I Ni,cge ; 21JH 1.:4-(5
Birkenes kommune Skogbruk Delegert vedtak Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Saksnr: Dato: Nils Kåre Belland K2 - K40 14/4101 15.05.2015 Felling av skadehjort SAKSOPPLYSNINGER: Knut Retterholt søker om å felle hjort som gjør skade på jordene på Retterholt. ADMINISTRASJONENS VEDTAK: Med henvisning til 18, b, i Lov om forvaltning av naturens mangfold (Naturmangfolsloven) avslås søknaden om felling av hjort som gjør skade. Viser til vurderingen. VURDERING: Utbredelsen av hjorte bestanden i Birkenes er svært variabel. Det er områder der hjortebestanden er større enn i resten av kommunen. På Retterholt/Vestøl/Fidje/Furholt er et område det har vært en del hjort. Retterholt har i 2013/14 fått tildelt to hjort hvert år av Vegusdal viltlag, men har i tillegg fått mulighet til å søke om et ekstra dyr når det to tildelte var felt. Det er imidlertid kun felt en hjort i 2013 og en i 2014. I søknaden er det hevdet at det er opptråkking, nedbeiting og nedriving av eksisterende gjerder fører til skade på avlingen og at det kreves daglig vedlikehold og ettersyn. Det er ikke lagt ved noen økonomiske betraktninger detter medfører. Praksisen i Birkenes er at før det gis tillatelse av felling utenom ordinær jakt, skal den tildelte kvoten som jaktlaget får oppfylles. Birkenes kommune har ikke fått noen indikasjoner på at hjortestammen i dette området har ekspandert siden jakta i fjor. Der er derfor vanskelig å kunne imøtekomme søknaden. BAKGRUNN: Retterholt/Skreros jaktlag var inntil i fjor medlem av Vegusdal viltlag, og fikk tildelt to hjort i 2013 og to i 2014. I årene 2013 0g 2014 ble det bare felt en hjort hvert år. KLAGEADGANG: Dette vedtaket kan påklages av sakens parter innen 3 uker fra meddelelsen om vedtaket er mottatt. Klagen skal være begrunnet og innen fristens utløp være sendt til Birkenes kommune. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND
Klage på vedtak. Bestandsplan fra 2015 til 2017. Retterholt den 01.06.15 Vedtak ankes sammen med Skreros jaktlag. Se skriv,mail klage på vedtak. lfllf I' Hilsen Knut Rettelfholt I, 7 NW WA l
Birkenes kommune Skogbruk Saksframlegg Saksnr Utvalg Dato Vilt- og fiskenemnda 15.06.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Nils Kåre Belland K2 - K40 14/4101 Klage - Skadefelling av hjort Administrasjonens forslag til vedtak: Med henvisning til 18, b, i Lov om forvaltning av naturens mangfold (Naturmangfoldsloven) opprettesholdes vedtaket i delegert sak 15. 05.2015 om felling av hjort som gjør skade. Det vises til vurderingen. Vedlegg: Felling av skadehjort, Anke på vedtak - Bestandplan 2015-2017, Bekreftelse på beiting av hjort på dyrka mark, Bekreftelse på avlingsskader - Norsk Landbruksrådgiving Søknad om felling av skadehjort fra Knut Retterholt. Norsk Landbruksrådgivning Setesdal Tine Meieri Sør Setesdal Saksopplysninger: Knut Retterholt har søkt om å felle hjort som gjør skade på et jorde på 20 dekar. I delegert vedtak 15.05.2015 ble søknaden avslått med henvisning til 18 b Lov om forvaltning av naturens mangfold (Naturmangfoldsloven). Knut Retterholt har klaget på vedtaket Bakgrunn: Retterholt jaktlag var inntil i fjord medlem av Vegusdal viltlag, og fikk tildelt to hjort i 2013 og 2014. I årene 2013/14 ble det bare felt en hjort hvert år selv om det disponerte et areal i tillegg på 9258 dekar. Klage - Skadefelling av hjort, 14/4101 Side 1 av 2
Birkenes kommune Skogbruk Vurdering: Avslaget på delegert vedtak i sak 14/4101-18 opprettholdes. Det er i klagen ikke kommet frem opplysninger som skulle tilsi at det delegerte vedtaket endres. Det er i anken vedlagt et skriv fra Tine Meieriet Sør Setesdal v/eivind Odd Kallhovd der han hevder ved besøk 21.05.2015 at det var flere voksne hjort som beita på dyrka mark like ved driftsbygningen. Norsk Landbruksrådgivning Setesdal v/jakob J. Saaghus har vedlagt et brev der han skriver at ved befaring på Retterholt 13.05.2015 er det registrert at det er mye tråkk og nedbeiting av vilt, spesielt hjort. Han har anslått at på 20 dekar er det en avlingsskade på 20 %. Retterholt jaktlag har fra høsten meldt seg inn i Birkenes viltlag. I delegert vedtak 12.05.2015 fra Birkenes kommune til Birkenes viltlag er søknaden avslått, med begrunnelse ar arealene til Retterholt og Birkenes viltlag ikke er sammenhengende. Dette vedtaket er påklaget. Blir delegert vedtak stående vil ikke Retterholt jaktlag få tildelt hjort til høsten, på grunn av at de ikke fyller kravet til minsteareal. Minstearealet i Birkenes er 10.000 dekar. Birkenes viltlag har i brevs form til kommunen skrevet at de vil fra høsten 2016 søke om å få nedsatt minstearealet for hjort. Blir minstearealet satt ned og Retterholt jaktlag skulle være et eget jaktlag, ville de få tildelt hjortekvote. Retterholt jaktlag er på 9903 dekar. Felling av hjort i Birkenes har de siste årene ligget på, i 2012 43-, 2013 41- og 2014 36 hjort. I Vegusdal viltlag som Retterholt tilhørte inntil 2014 ble det i årene felt henholdsvis 11 7 og 7 hjort. Kommunen har ikke fått noen indikasjoner på at det er noen eksplosiv økning av hjortestammen i kommunen. Det vil derfor være vanskelig å legge et enkelt år til grunn for at det skal felles hjort utenom den ordinære jakttiden. Klage - Skadefelling av hjort, 14/4101 Side 2 av 2
Avslag på felling av skadehjort Any/c Retterholt 21.07.15 Henviser til brev fra Norsk Iandbruksrådgivning Setesdal der avlingsskaden er dokumentert i kroner. Hjortebestanden er betydlig stigende.når det er blitt tildelt,er det blitt tildelt spesielle dyr som en _ måtte skyte før en kunne skyte andre dyr. Noe som har gjort fellingen av hjort betydlig vanskligere. i utgangspunktet er hjorten et mye vanligere dyr å jakte på. Har felt en kalv i 2013 og en kalv i 2014. Legger ved sett hjort skjema. Med økende hjortebestand blir det også et økende problem å drive med grassproduksjon. Søker derfor om 2 frie hjort og håper å få redusert noe på «plagene». Hilsen Knut Retterholt-
Miljøvernavdelingen Birkenes kommune Postboks 115 4795 Birkeland Deres ref. Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Dato 14/4101-56 Sak nr. 2015/2943 / FMAAPKO 05.10.2015 Endelig avgjørelse - klage - Retterholt jaktlag - avslag på søknad om felling av skadehjort - Birkenes - 2015 Fylkesmannen i Aust-Agder stadfester, med hjemmel i naturmangfoldlovens 18, siste ledd, Birkenes kommune sitt vedtak av 15.05.2015: Med henvisning til 18, b) i lov om forvaltning av naturens mangfold (naturmangfoldloven) avslås søknaden om felling av hjort som gjør skade. Avgjørelsen er endelig, og kan ikke påklages. Vi viser til oversendelse av klagesak fra Birkenes kommune datert 22.06.2015, telefonsamtale med Knut Retterholt 07.07.2015, oversendelse av ytterligere dokumentasjon fra klager mottatt hos Fylkesmannen i Aust-Agder 31.07.2015 og telefonsamtaler med Knut Retterholt i august 2015 og torsdag 01.10.2015. Fylkesmannen beklager at det har tatt noe tid fra oversendelse av dokumenter 31.07.2015, fra Retterholt, til klagen har blitt endelig behandlet hos oss. Bakgrunn for saken Knut Retterholt søkte i mai 2015 Birkenes kommune om å få felle hjort som gjør skade på jordene på Retterholt. Birkenes kommune behandlet søknaden fra Retterholt administrativt 15.05.2015 og avslo søknad om skadefelling av hjort. I vurderingene knyttet til avslaget skriver administrasjonen blant annet: «Utbredelsen av hjortebestanden i Birkenes er svært variabel. Det er områder der hjortebestanden er større enn i resten av kommunen. På Retterholt/VestøI/Fidje/Furholt er et område det har vært en del hjort. Retterholt har i 2013/14 fått tildelt to hjort hvert år av Vegusdal viltlag, men har i tillegg fått mulighet til å søke om et ekstra dyr når de to tildelte var felt. Det er imidlertid kun felt en hjort i 2013 og en i 2014. E-post: fmaapost@fylkesmannen.no, Tlf.: 37 01 75 00, www.fylkesmannen.no/aa Postadresse: Postboks 788 Stoa, 4809 Arendal, Besøksadresse: Ragnvald Blakstadsv.1, 4838 Arendal
I søknaden er det hevdet at det er opptråkking, nedbeiting og nedriving av eksisterende gjerder fører til skade på avlingen og at det kreves daglig vedlikehold og ettersyn. Det er ikke lagt ved noen økonomiske betraktninger detter medfører. Praksisen i Birkenes er at før det gis tillatelse av felling utenom ordinær jakt, skal den tildelte kvoten som jaktlaget får oppfylles. Birkenes kommune har ikke fått noen indikasjoner på at hjortestammen i dette området har ekspandert siden jakta i fjor. Der er derfor vanskelig å kunne imøtekomme søknaden. Retterholt/Skreros jaktlag var inntil i fjor medlem av Vegusdal viltlag, og fikk tildelt to hjort i 2013 og to i 2014. l årene 2013 og 2014 ble det bare felt en hjort hvert år.» Knut Retterholt hadde to søknader i mai som ble behandlet administrativt i kommunen. I tillegg til omtalte sak ovenfor hadde han også en søknad om overføring av sitt jaktterreng fra Vegusdal viltlag til Birkenes viltlag. Denne søknaden ble avslått av kommunen. I ettertid leverte Knut Retterholdt en klage, datert 01.06.2015, der det står: «Klage på vedtak. Bestandsplan for 2015 til 2017. Vedtak ankes sammen med Skreros jaktlag. Se skriv, mail klage på vedtak.» Det har vært noe tvil om hvilket av vedtakene fra Birkenes kommune som ble påklaget. Administrasjonen i Birkenes kommune vurderte at klagen gjaldt begge vedtak (både overføring og avslag på skadefelling). Vilt- og fiskenemda i Birkenes behandlet derfor klagen på avslag på skadefelling av hjort i møte 15.06.2015 og fattet følgende vedtak: «Med henvisning til 18, b, i Lov om forvaltning av naturens mangfold (Naturmangfoldsloven) opprettesholdes vedtaket i delegert sak 15. 05.2015 om felling av hjort som gjør skade. Det vises til vurderingen.» I saksframlegget til klagebehandlingen skriver Birkenes kommune at det «er i klagen ikke kommet frem opplysninger som skulle tilsi at det delegerte vedtaket endres. Det er i anken vedlagt et skriv fra Tine Meieriet Sør Setesdal v/eivind Odd Kallhovd der han hevder ved besøk 21.05.2015 at det var flere voksne hjort som beita på dyrka mark like ved driftsbygningen. Norsk Landbruksrådgivning Setesdal v/jakob J. Saaghus har vedlagt et brev der han skriver at ved befaring på Retterholt 13.05.2015 er det registrert at det er mye tråkk og nedbeiting av vilt, spesielt hjort. Han har anslått at på 20 dekar er det en avlingsskade på 20 %.» Retterholt jaktlag har fått avslått sin søknad om overgang til Birkenes viltlag. Med bakgrunn i dette vil ikke Retterholt jaktlag få tildelt hjort til høsten, da de ikke fyller kravet til minsteareal i kommunen. Minstearealet for hjort i Birkenes er 10.000 dekar. Videre i saksfremlegget skriver kommunen at «Birkenes viltlag har i brevs form til kommunen skrevet at de vil fra høsten 2016 søke om å få nedsatt minstearealet for hjort. Blir minstearealet satt ned og Retterholt jaktlag skulle være et eget jaktlag, ville de få tildelt hjortekvote. Retterholt jaktlag er på 9903 dekar. fylkesmannen.no/aa Side 2
Felling av hjort i Birkenes har de siste årene ligget på, i 2012-43-, 2013-41- og 2014-36 hjort. I Vegusdal viltlag som Retterholt tilhørte inntil 2014 ble det i årene felt henholdsvis 11-7 og 7 hjort. Kommunen har ikke fått noen indikasjoner på at det er noen eksplosiv økning av hjortestammen i kommunen. Det vil derfor være vanskelig å legge et enkelt år til grunn for at det skal felles hjort utenom den ordinære jakttiden.» Saken ble 22.06.2015 oversendt fra Birkenes kommune til Fylkesmannen i Aust-Agder for endelig klagebehandling. Retterholt har i flere omganger hvert i kontakt med Fylkesmannen i forbindelse med klagesaken. På telefon 07.07.2015 signaliserte Retterholt at han mente klagen var oversendt ved en feil. Han mente at han ikke hadde klaget på vedtaket om skadehjort. Samtidig signaliserte han at han kom til å klage, men at han manglet noen dokumenter før han kunne sende klagen. Fylkesmannen avventet derfor klagebehandlingen. Den 31.07.2015 mottok Fylkesmannen en oversendelse fra Retterholt knyttet til denne klagesaken. I denne oversendelsen legges det ved et dokument fra Norsk Landbruksrådgiving Setesdal datert Bygland 20. mai 2015. Starten på brevet er likt med brev oversendt fra Birkenes kommune i forbindelse med klagesaken, men nederst i dokumentet er det tilføyd et avsnitt knyttet til tap av avling og kostnader til fornying av enga: I ettertid har klager ved flere anledninger vært i telefonisk kontakt med Fylkesmannen og etterlyst svar på klagesaken. I den forbindelse har det også fremkommet at 2015 har vært et meget godt år for grasproduksjon, og at avlingene på Retterholt har vært meget gode. Lovgrunnlag Forvaltning av hjortevilt, som all annen forvaltning av arter, er styrt av LOV-2009-06-19-100 lov om forvaltning av naturens mangfold (nml.). Formålet med NML er «at naturen med dens biologiske, landskapsmessige og geologiske mangfold og økologiske prosesser tas vare på ved bærekraftig bruk og vern, også slik at den gir grunnlag for menneskenes virksomhet, kultur, helse og trivsel, nå og i fremtiden, også som grunnlag for samisk kultur.» I nml. 18 står det blant annet at: «Kongen kan ved forskrift eller enkeltvedtak tillate uttak av vilt og lakse- og innlandsfisk b) for å avverge skade på avling, husdyr, tamrein, skog, fisk, vann eller annen eiendom, Vedtak etter første ledd bokstav a til f kan bare treffes hvis uttaket ikke truer bestandens overlevelse og formålet ikke kan nås på annen tilfredsstillende måte. fylkesmannen.no/aa Side 3
Kommunen kan gi tillatelse til uttak av hjortevilt og bever for å avverge skade etter 18 første ledd bokstav b, samt til å fjerne beverbolig eller dam for å hindre vesentlig skade ved oversvømmelse. Tillatelser gitt av kommunen kan påklages til fylkesmannen.» Fjerde ledd delegerer til kommunen å gi tillatelse til uttak av blant annet hjortevilt for å avverge skade på avling, jf. 18b). Fylkesmannen er klageinstans over kommunens vedtak. For Fylkesmannen sin overprøving av kommunens forvaltningsskjønn gjelder bestemmelsene i forvaltningslovens 34 annet ledd. Der står det: «Tas klagen under behandling, kan klageinstansen prøve alle sider av saken og herunder ta hensyn til nye omstendigheter. Den skal vurdere de synspunkter som klageren kommer med, og kan også ta opp forhold som ikke er berørt av ham. Der statlig organ er klageinstans for vedtak truffet av en kommune eller fylkeskommune, skal klageinstansen legge vekt på hensynet til det kommunale selvstyre ved prøving av det frie skjønn.» Fylkesmannen sine vurderinger Fylkesmannen er enig med Birkenes kommune i at Retterholt har klagerett på vedtaket som ble fattet administrativt 15.05.2015. Birkenes kommune tolket klagen fra Retterholt til å gjelde både avslag på å få melde seg inn i Birkenes viltlag og avslag på søknad om skadefelling av hjort. Vilt- og fiskenemda i kommunen behandlet med bakgrunn i dette klagen i møte 15.06.2015. På telefon 07.07.2015 signaliserte Retterholt at han mente klagen var oversendt ved en feil. Han mente at han ikke hadde klaget på vedtaket om skadehjort. Samtidig signaliserte han at han kom til å klage, men at han manglet noen dokumenter før han kunne sende klagen. Fylkesmannen avventet derfor klagebehandlingen. Vi ser i ettertid at vi i telefonsamtale 07.07.2015 burde vært tydeligere på at hvis man ikke skulle oppfatte brevet fra Retterholt til kommunen, datert 01.06.2015, som en klage på avslag på felling av skadehjort, så ville klagefrist på det administrative vedtaket fra Birkenes kommune vært utgått med over en måned. Dette ble ikke tydelig kommunisert til Retterholt. Hadde dette blitt sagt tydelig, ser vi at Retterholt ville anført at brevet var å forstå som en klage. Birkenes kommune har behandlet klagen, og sendt den over til oss til endelig klagebehandling. Med bakgrunn i det overforstående har vi vurdert Retterholt sitt brev av 01.06.2015 som en klage, og tatt klagen under behandling. Kommunens hjemmel til å tillate uttak av skadegjørende individ, jf. NML 18 b), forutsetter at uttaket gis «for å avverge skade på avling». Retterholt har lagt med dokumentasjon som tilsier at «beiteskadene» påfører han en økonomisk kostnad både gjennom redusert inntekt fra grassproduksjon, merarbeid for gjerding og vedlikehold av gjerder. For at kommunen skal kunne gi en slik tillatelse er det også en forutsetning at uttaket «ikke truer bestandens overlevelse og formålet ikke kan nås på annen tilfredsstillende måte», jf. 18 2. ledd. Det er ikke holdepunkter for å si at hjortebestanden i Birkenes vil være truet ved et uttak av skadehjort på Retterholt. Spørsmålet er derfor om man kan hindre skade fra hjort på en annen tilfredsstillende måte. I merknader til de enkelte bestemmelsene i NML, jf. Ot.prp. nr. 52 s. 388, står det i forhold til andre tilfredsstillende måter «f.eks. ved innhegning av husdyr eller andre forebyggende tiltak. Et aktuelt alternativ er også at beskatningen skjer innenfor artens ordinære jakttid.» Birkenes kommune har, via Vegusdal viltlag, åpnet opp for felling av to hjort i 2013 og 2 hjort i 2014 på Retterholt. Videre er det også åpnet opp for at man kan søke om tilleggsdyr hvis kvoten fylles. Det er med andre ord lagt opp til at man kan ha et høyt uttak av hjort på den aktuelle eiendommen. Det er både i 2013 og 2014 kun felt ett dyr pr. sesong. fylkesmannen.no/aa Side 4
Kommunen har i sin praktisering av skadefelling sagt at man for å kunne få felle dyr utenom ordinær jakttid så «skal den tildelte kvoten som jaktlaget får oppfylles.» Birkenes kommune mener at jaktlaget kunne felt minst to dyr i 2013 og 2014. Med bakgrunn i dette, mener kommunen at rettighetshaver ikke har gjort tilstrekkelig for å forebygge skade i forkant. Fylkesmannen støtter Birkenes kommunes vurdering i forhold til at rettighetshaver kunne gjort mer for å forhindre fremtidig skade i 2013 og 2014. Med bakgrunn i dette finner vi at betingelsene for å kunne gi skadefelling etter NMLs 18b ikke er oppfylt, da formålet, dvs. forhindre skade, kunne vært gjort ved at jaktlaget hadde skutt tildelt kvote i 2013 og 2014. Med andre ord er kravet for å kunne gi tillatelse til felling av skadegjørende hjort på Retterholt ikke oppfylt, og vi støtter derfor kommunens vurdering av at det ikke kan gis skadefelling. Samtidig vil vi understreke at ved en tilsvarende søknad om skadefelling i 2016 ville kanskje konklusjonen blitt en annen, da det ikke er åpnet opp for hjortejakt på Retterholt i 2015. Med andre ord kan ikke Retterholt ta ut hjort i inneværende jaktsesong. Til slutt vil vi kommentere at intensjonen med å gi skadefelling etter NMLs 18 er å stoppe/forhindre skade på blant annet avling. Målet er å forhindre en akutt skadesituasjon og forhindre videre skade på avling. Da er det uheldig at det tar så lang tid før en skadefellingssøknad blir endelig avgjort. Vi ser at vi kunne prioritert høyere å behandle klagen etter at vi fikk oversendt alle dokumentene 31.07.2015. Samtidig burde også slik dokumentasjon ha fulgt den opprinnelige søknaden, slik at man kunne avgjort klagen før sommeren. Slik situasjonen er blitt nå behandles klagen etter at siste slåtten er gjennomført, og et eventuelt medhold i klagen ville ikke hindret skade på avling i 2015. Intensjonen med skadefelling ville derfor ikke vært oppfylt. Konklusjon Fylkesmannen i Aust-Agder stadfester, med hjemmel i Naturmangfoldlovens 18, siste ledd, Birkenes kommune sitt vedtak av 15.05.2015: Med henvisning til 18, b) i lov om forvaltning av naturens mangfold (Naturmangfoldloven) avslås søknaden om felling av hjort som gjør skade. Avgjørelsen er endelig, og kan ikke påklages. Med hilsen Thomas Christian Kiland-Langeland ass. direktør Per Ketil Omholt seniorrådgiver Brevet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift. Saksbehandler: Per Ketil Omholt, telefon: 37017545 Kopi til: Knut Retterholt fylkesmannen.no/aa Side 5
Birkenes kommune Jordbruk Dok. ref. 15/2727-13, jp. 2016001049 Saksbehandler: KOGR Dato: 12.01.2016 Notat uten oppfølging: Kommentar til kostnadsoverslag - avlingsskade- Knut Retterholt Undertegnede er blitt bedt om å gjøre en vurdering av kostnadsoverslag i forbindelse med avlingsskader på eng påført av hjort. Kostnadsoverslaget er utarbeidet av Norsk Landbruksrådgiving Setesdal. Det som umiddelbart fremstår som mangelfullt i kostnadsoverslaget er at alder på enga ikke er tatt med i betraktningen. Normalt vil avlingsmengden avta med alderen på enga. I gjennomsnitt vil eng til grasproduksjon måtte fornyes ca hvert 5. år. Enga det er snakk om i denne saken ble opplyst å være ca 4 år gammel. Med andre ord er det snakk om ei eng som allerede har en avlingsreduksjon på min. 20-30 % på grunn av alder. Med bakgrunn i dette fremstår 3,5 rundballer pr. daa (som antas å være normal avling første etablerte engår) som uforholdsmessig høyt på ei ca 4 år gammel eng. I kostnadsoverslaget opplyses avlingsreduksjonen å være på 60 %. Undertegnede vurderer det som usannsynlig at beiteskader/tråkkskader av hjort alene kan være årsaken til hele denne reduksjonen. Alder på enga, eventuelle tidligere kjøreskader, grøftetilstand, surhetsgrad, gjødslingsintensitet osv vil også kunne være medvirkende til denne avlingsreduksjonen. Det opplyses videre i kostnadsoverslaget at fornying av enga vil ha en pris på kr. 2000,- pr.daa. Dette vurderes også å være i overkant høyt. Erfaringstall fra gjennomsnittsbruk på Agder viser at kostnaden ved fornying av eng ligger på ca. 1500,- pr daa (2015). Det virker derfor usannsynlig av kostnaden i dette tilfellet skal være drøye 33 % høyere. Utover det ovenfornevnte ser tallene i kostnadsoverslaget reelle ut. Konklusjon: Kostnadsoverslaget knyttet til avlingskaden virker som urimelig høyt med bakgrunn i at dette er eldre eng som uansett snart ville vært «moden» for fornying på grunn av alder. Å begrunne hele avlingsreduksjonen med beite/tråkkskader fra hjort anses derfor som usannsynlig. Med hilsen Kjell Øyvind Greibesland Rådgiver jordbruk Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND
Birkenes kommune Jordbruk Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 2 av 2
Gmail - Vs: Stor hjortebestand hos Knut Retterholt Side 1 av 2 Kari Mette Retterholt <kmretterholt@gmail.com> Vs: Stor hjortebestand hos Knut Retterholt 3 e-poster Eivind Kallhovd <eivind.kallhovd@tine.no> 1. juni 2015 kl. 08.03 Til: kmretterholt@gmail.com Helsing Eivind Odd Kallhovd Tine Meieriet Sør Setesdal 4741 Byglandsfjord Mob. 916.19.852 Videresendt av Eivind Kallhovd/TINE den 01 06.2015 08:01 Fra: Eivind Kallhovd/TINE Til: knretterholt@gmail.com Dato: 29.05.2015 14:23 Emne: Stor hjortebestand hos Knut Retterholt Eg arbeider i TINE Medlem og Rådgiving og er Nøkkelrådgiver hos produsent 09,28,2071 Knut Retterholt, 4760 Birkeland. Ved besøk 21. mai, 2015 observerde driftsbygningen hos Knut Retterholt. eg at der var fleire vaksne hjort som beita på dyrka mark framfor Dette syner at der er ein stor hjortestamme som held seg på eigedomen. Helsing Eivind Odd Kallhovd Tine Meieriet Sør Setesdal 4741 Byglandsfjord Mob. 916.19.852 *"* Bemerk: Denne forsendelse kan inneholde fortrolig informasjon. Hvis du har mottatt forsendelsen feilaktig, vennligst gi avsender beskjed og tilintetgjør forsendelsen inkl, alle evt. vedlegg uten å kopiere eller offentliggjøre innholdet. Vennligst merk at TINE SA og avsender fraskriver seg ethvert ansvar for virus, og andre evt. feil ved meldingen, samt for skade eller tap som meldingen måtte medføre.takk for hjelpen. *** NOTICE: This communication may contain privileged or other confidential information. If you have received it in error, please advise the sender by reply email and immediately delete the message and any attachments without copying or disclosing the contents. Please note that neither TINE SA nor the sender accepts any responsibility for viruses, errors and losses incurred by this communication.
Birkenes kommune Stab teknisk Saksframlegg Saksnr Utvalg Dato Kommunestyret 04.02.2016 Formannskapet 28.01.2016 005/16 Tjenesteutvalget 25.01.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Merete Holtan Birknes K1-020 14/3877 Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1 Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar saken til etterretning. 2. Vurdering av oppstart fase 2 (samarbeid innenfor andre fagområder) avventes til det foreligger nærmere avklaring rundt kommunesammenslutning i regi av K5. Vedlegg: Vedlegg 1 Prosjektgruppens evaluering - oppsummering av forbedringsområdet, Vedlegg 2 KS Advokatene - Vurdering av om regelverk er overholdt mht medbestemmelse, Vedlegg 3 Sammensetning styrings- og prosjektgruppe Saksopplysninger: Felles sak, som redegjør for status for samarbeid om tekniske tjenester i Lillesand og Birkenes kommuner, legges frem for by-/ kommunestyret. By- og kommunestyrene i Lillesand og Birkenes kommuner vedtok i februar 2015 å etablere et vertskommunesamarbeid innen oppmåling, geodata, eiendomsskatt, jord- og skogbruk og vilt- og naturforvaltning. Samarbeidet har vært operativt fra august/ september 2015. Sammenslåtte fagområder melder tilbake om motiverte og positive ansatte. Styringsgruppen, med innspill fra prosjektgruppen/ øvrige ansatte, har gjort seg opp erfaringer om arbeidet hittil, og hva som eventuelt kan forbedres i videre arbeid. Samarbeid innenfor andre fagområder (fase 2) avventes til det foreligger nærmere avklaring rundt kommunesammenslutning i regi K5. Historikk/bakgrunn Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1, 14/3877 Side 1 av 7
Birkenes kommune Stab teknisk Utgangspunktet for arbeidet har vært at tjenesteproduksjonen i kommunene fremover må løses med færre ressurser. Det å bygge mer solide og robuste fagmiljøer er en måte å møte disse utfordringene på. Kommunestyret i Birkenes (sak 070/13 vurdere tjenesteutsetting jord-/ skogbruk) og bystyret i Lillesand (sak 158/12, sak 104/13 og sak 065/14 vurdere tjenesteutsetting av oppmålingstjenesten) har vedtatt å utrede mulig samarbeid mellom teknisk sektor i kommunene. Vår/ sommer 2014 ble det opprettet et samarbeidsprosjekt som skal vurdere samarbeid innenfor tekniske tjenester i kommunene. Prosjektet startet sitt arbeid høsten 2014. Tjenesteutvalg og formannskap i begge kommunene er orientert om mandat og etablering av samarbeidsprosjektet. Av prosjektmandatet fremgår det en plan for når de ulike fagområdene skal vurderes med hensyn på samarbeid. Prosjektet er organisert med en styringsgruppe og en prosjektgruppe. Prosjektgruppens sammesetning endres etter hvilket fagområder som skal vurderes gjennomm at representanter fra fagområdet skiftes/ suppleres med aktuelle deltakere. Prosjektleder rapporterer løpende til prosjektansvarlige. Prosjektansvarlige og prosjektleder møter i styringsgruppen. Nedenfor fremgår en oppstilling av hendelser i prosjektet så langt: Når Hva Kommentar/ referanse Mai/ juni 2015 Etablering av prosjekt. Bemanne prosjektet. Arbeid med mandat og organisering. August 2015 Februar 2015 Felles informasjonsmøte for ansatte. Informasjonsmøte for alle ansatte i teknisk sektor i begge kommuner. Vedtak i by-/ kommunestyre. Vedtak om å etablere et administrativt vertskommunesamarbeid innen oppmåling, geodata, eiendomsskatt, jord- og skogbruk og vilt- og naturforvaltning. Birkenes kommune ble valgt som vertskommune. Kommunestyret i Birkenes (sak 006/15) og bystyret i Lillesand (sak 016/15 Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1, 14/3877 Side 2 av 7
Birkenes kommune Stab teknisk Når Hva Kommentar/ referanse Årsverk innenfor berørte fagområder var ved etablering av samarbeidet: Fagområde Lillesand Birkenes Oppmåling, geodata, eiendomsskatt 5,0 3,75 Jord-/ skogbruk 0,8 1,4 Naturforvalter/ vilt 1,0 0,7 SUM 6,8 5,85 Februar 2015 Mars 2015 April/ mai 2015 August/ september 2015 November/ desember 2015 Etablering. Oppstart av praktisk etablering av samarbeid, herunder: overføring av ansatte til vertskommune sikre tilgang til ikt systemer og verktøy i begge kommuner tilrettelegge lokaler i Birkenes kommunehus avklare grensesnitt mot fagområder som er igjen i kommunene Vurdering av om regelverk for medvirkning er ivaretatt. Bestilt av rådmannen i Lillesand. Vurdering utført av KS Advokatene. Rapporten konkluderer med at gjeldende regelverk er overholdt. Evaluering av arbeidet frem til vedtak om etablering. Utført av prosjektgruppen. Øvrige ansatte i teknisk sektor i begge kommunene ble invitert til å gi innspill. Tema i evalueringen har vært hva som kan forbedres, og er delt inn i temaene: organisering av prosjekt, forankring i linje, kommunikasjon, metodikk/ prosjektgjennomføring, fremdrift og generelle forbedringer. Oppstart av samarbeidet. Vertskommunesamarbeidet operativt. Ansatte samlokalisert. Styringsgruppens oppsummering av erfaringer hittil samt forslag til videre prosess. Nedsatt arbeidsgruppe som har ansvar for etablering. Arbeidet ledet av tjenestesjef for tekniske tjenester i Birkenes kommune Se vedlegg 2 Se vedlegg 1 Dette saksfremlegget Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1, 14/3877 Side 3 av 7
Birkenes kommune Stab teknisk Vurdering: Erfaringer hittil/forbedringer Prosjektets styringsgruppe har, med innspill fra prosjektgruppen og øvrige ansatte i teknisk sektor, gjort seg opp erfaringer om arbeidet hittil, og hva som eventuelt kan forbedres i videre arbeid. Dette vil bli hensyntatt i videre arbeid. Først og fremst er styringsgruppen tilfreds med at samarbeid er etablert og at vertskommunesamarbeidet melder om motiverte ansatte som har vært positive til etableringen. Begge kommunene opplever at dialog og samarbeid mellom kommunene går som planlagt. Av forbedringer/ andre erfaringer trekkes følgende frem: Rolleavklaring/ forståelse Prosjektmandatet er utarbeidet i prosjektgruppen og vedtatt av styringsgruppen. Her fremgår blant annet overordnet organisering, premisser for arbeidet og fremdrift. I mandatet fremgår det ikke eksplisitt hvilke organ som tar hvilke beslutning. Styringsgruppen er av den oppfatning at det innledningsvis (ved etablering av prosjekt) kunne vært fokusert mer på å avklare og forankre rollene i prosjektet, herunder tydeliggjøre beslutningsprosess og myndighet. Det å tydeligere rollefordeling ytterlige i videre arbeid kan bidra til mer effektiv prosjektgjennomføring hvor diskusjoner tas i rett fora/ på riktig nivå. Modning/ forutsigbarhet For enkelte fagområder (Lillesand: oppmåling, geodata og eiendomsskatt. Birkenes: jord- og skogbruk i Birkenes) har det blitt diskutert endringer i form av samarbeid/ tjenesteutsetting i lang tid i forkant av etablering av samarbeidsprosjektet. Medarbeidere har hatt lang tid til modning og tilvenning med tanke på mulige endringer. Dette har bidratt til å forenkle etablering for disse fagområdene. For de fagområder som først ble besluttet å inngå i samarbeidet fase 1 i løpet av høst 2014, har vært betydelig mindre tilvenningstid. Disse fagområdene ble koblet på et pågående vurderingsarbeid, og de har stilt spørsmål rundt grunnlaget for å inkludere fagene i fase 1. For disse medarbeiderne har prosessen frem til vedtak om samarbeid vært mer krevende. For eventuelt vider arbeid vil styringsgruppen påse at berørte fagområder involveres i arbeidet tidligst mulig, og at prosessen gjennomføres med mest mulig forutsigbarhet. Det at det allerede er etablert et samarbeid (fase 1) vil i seg selv bidra til modning/ forutsigbarhet. Informasjon/ medvirkning Ansatte har vært orientert og deltatt i samarbeidsprosjektet før prosjektgruppen ble etablert. Underveis i prosjektforløpet har ansatte vært representert i styringsgruppe (gjennom tillitsvalgte) og prosjektgruppe. Direkte berørte fagområder har vært representert i prosjektgruppen gjennom enhetsleder, fagleder og/ eller seg selv. Øvrige ansatte i teknisk sektor er orientert i felles oppstartsmøte og underveis gjennom linjen. Det er således lagt opp til bred informasjon og representasjon. Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1, 14/3877 Side 4 av 7
Birkenes kommune Stab teknisk Det har underveis vært diskutert om prosjektgruppen har vært for stor. Ved en eventuell videreføring av arbeidet vil antall deltakere/ sammensetning i prosjektgruppen vurderes på nytt. Trolig vil størrelsen på prosjektgruppen reduseres, noe som stiller større krav til informasjon fra prosjekt til linje. Det er tydelig ulik opplevelse av medvirkning og informasjon blant ansatte i kommunene. I Lillesand ble det i forbindelse med vedtak om etablering besluttet å foreta en evaluering av prosessen før fase 2 (samarbeid innenfor andre fagområder) iverksettes. Det vises til egen omtale nedenfor. Ansatte i Birkenes har stort sett vært tilfreds med medvirkning og informasjon. Styringsgruppens har hatt som ambisjon at ansatte/ ansattrepresentanter skal bli hørt. Ambisjon videreføres i en eventuell fase 2. Praktisk etablering. Vertskommunesamarbeidet er gjeldende fra 1.9.15. Det er etablert samarbeidsavtale og delegasjonsoverføring som styrer overføring av forvaltningen av fagene i samarbeidet. Alle ansatte innenfor samarbeidet har fått nye arbeidsavtaler som beskrive ansettelsesforholdet og oppgaver i tråd med de avklaringer og drøftinger som har vært avholdt. Det ble gjennomført omstillingssamtaler i forkant av utforming av avtaler. Avtalene har eget punkt som presiserer ansiennitet fra ansettelsestidspunktet i Lillesand kommune. Både før og også etter samlokalisering har det vært jobbet med detaljer rundt grensesnitt og oppgavefordeling. Samarbeidet ble etablert uten at rollen avdelingsleder i tråd med organisasjonsplan er avklart. Det ble ikke gitt kompensasjon til ansatte ved virksomhetsoverdragelsen. Det er ikke gjort endringer i lønnsbetingelser mm for ansatte. I forkant av flyttingen ble det forberedt tekniske løsninger, primært IKT og løsninger for saksbehandlingssystem (arkiv). En egen gruppe gjorde et betydelig arbeid for å tilrettelegge og teste IKT løsninger i forkant av 1.9. Det har vært flere utfordringer knyttet til IKT løsninger, både ved overføringen og også knyttet til oppstart av saksbehandling. Dette gjelder alt fra installasjon av «hardware» til tilganger og programvare. Denne problemstillingen har vært en belastning i forbindelse med flyttingen. Det meste er løst, men det gjenstår ennå noen utfordringer. Det har også tatt tid å få på plass så effektive løsninger som mulig innenfor arkiv. Dette har i stor grad med føringer i lovverket. Det er nå etablert løsninger som en anser å gi best mulig løsning på de aktuelle utfordringene. Flyttingen av ansatte ble gjennomført uka før 1.9. Medarbeidere innen oppmåling, geodata og eiendomsskatt er plassert i ledige lokaler i første etasje i kommunehuset på Birkeland. De resterende har fått kontorer sammen med øvrig teknisk forvaltning i 2. etasje på kommunehuset. Det er gjort enkelte nødvendige oppgraderinger/oppussing (gulvbelegg og maling i enkelte kontorer). Det er kjøpt inn noe nødvendig rekvisita, men i svært begrenset omfang. Det er uttrykt tilfredshet med mottagelse i ny kommune og fasiliteter. Operativ drift Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1, 14/3877 Side 5 av 7
Birkenes kommune Stab teknisk Den operative driften fungerer nå godt og ivaretar de oppgaver som ligger til samarbeidet. Hver enkelt saksbehandler har hatt en positiv innstilling og gjort en god jobb for å finne løsninger som best mulig ivaretar fagene i den prosessen vi har vært gjennom. Det ble noe restanser i saksbehandlingen i forbindelse med den praktiske flyttingen og også som følge av viktig arbeid for å forberede samlokaliseringen. Status er nå at det ikke er restanser i nye saker. Hver kommune hadde enkelte restanser før overflyttingen. Disse er i stor grad også håndtert eller planlagt hvordan skal håndteres. Kapasiteten tilsier at en kan ivareta løpende saker, men dette krever klare prioriteringer og kapasiteten er sårbar for endinger som følge av fravær, andre oppgaver osv. Flyttingen innebærer behov for endring og/ eller etablering av nye rutiner. Det er nødvendig å finne hensiktsmessige løsninger på saksflyt også mot øvrige fag i de to kommunene. Det er gjort mange avklaringer og funnet løsninger på mye. Noe gjenstår, og det vil i starten av 2016 være fokus på å ferdigstille rutiner mm ut fra de erfaringer en har gjort seg til nå. Fokus må være på brukerne av de aktuelle tjenestene slik at de oppfattes mest mulig sømløse. Strukturen på IKT i de to kommunene innebærer at saksbehandlere må jobbe over tre terminalservere, der all nødvendig programvare og data er lagret. Programvare og data fra Lillesand ligger fordelt på to servere og alt i Birkenes på en server. Det er mange utfordringer med denne løsningen, og den gir mer krevende saksflyt enn det som er ønskelig. Dette er det imidlertid ikke noe løsning for før overflytting til felles server i KR-IKT samarbeidet blir gjennomført. Denne oppgaven er utsatt og det er ikke gitt dato for når det vil bli gjort. Det er nå funnet endelige løsninger for arkiv og hvordan saker legges inn etter krav i arkivene i de to kommunene. Lovverket gir klare føringer som gjør det noe utfordrende å finne effektive løsninger. Løsningen som er etablert sikrer en mest mulig optimal prosess innenfor det regelverket som gjelder. Rapportering mellom kommunene vil bli gjort ved hvert tertial. Etableringskostnader Eksterne kostnader til etablering har i hovedsak omhandlet juridisk bistand knyttet til organisering av samarbeid og avtaleverk samt prosjektledelse. I perioden juni 2014 til desember 2015 er medgått kostnader kr. 480 000. Det er tildelt kr. 200 000 i skjønnsmidler til prosjektet. Videre er det påløpt kostnader knyttet til praktisk etablering av samarbeidet. Tilpasning og tilrettelegging av kontorer har hatt en kostand på kr. 195 000. Når det gjelder lisenser osv viser arbeidet som har vært gjort i forbindelse med budsjett for 2016 at det er noe innsparinger ved at leverandører ser samarbeidet som en kommune, og en reduserer kostander i lisenser som ikke er knyttet opp mot antall innbyggere. Vurdering av ivaretakelse av medvirkning I vedtak fra Bystyret i Lillesand kommune (sak 016/15) fremgår det at evaluering av prosessen skal foretas for fase 2 iverksettes. Rådmannen i Lillesand har av den grunn bestilt en vurdering av prosess opp mot lovverk, spesielt medvirkning. KS Advokatene gjennomførte i mars 2015 en vurdering (vedlagt) som konkluderer med at regelverket (hovedavtalen og arbeidsmiljøloven) er ivaretatt. Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1, 14/3877 Side 6 av 7
Birkenes kommune Stab teknisk Videre prosess I prosjektmandatet er det lagt opp til å vurdere videre samarbeid innenfor andre fagområder innenfor teknisk sektor. Basert på pågående prosesser knyttet til kommunesammenslutning (K5), har styringsgruppen valgt å avvente vurdering av samarbeid innenfor andre fagområder. Når nærmere avklaringer rundt kommunesammenslutning foreligger, ønsker styringsgruppen å foreta en vurdering av videre fremdrift i samarbeidsprosjektet. Konklusjon: Kommunestyret tar saken til etterretning. Vurdering av oppstart fase 2 (samarbeid innenfor andre fagområder) avventes til det foreligger nærmere avklaring rundt kommunesammenslutning i regi av K5. Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1, 14/3877 Side 7 av 7
Vedlegg 1 Prosjektgruppens evaluering oppsummering av forbedringsområder Prosjektgruppen har foretatt egen evaluering av prosjektet frem til vedtak om etablering. I evalueringen har det primært vært fokusert på hva som kan forbedres. Tema i evalueringen har vært: organisering av prosjekt, forankring i linje, kommunikasjon, metodikk/ prosjekt-gjennomføring, fremdrift og generelle forbedringer. Alle ansatte i teknisk sektor (ikke kun berørte ansatte) er bedt om å komme med innspill. Tema To kommuner Lokalisering Grunnlag for bestilling Forankring Organisering Rolleforståelse Informasjon Medbestemmelse Personal/ HR Vurdering Til dels ulik oppfatning blant berørte ansatte i kommunene, både knyttet til prosess, fremdrift og resultat. I evalueringen har ansatte i Lillesand vært mer aktive enn ansatte fra Birkenes. Lokalisering oppfattes å være forutbestemt. Om lokalisering var bestemt burde dette vært kommunisert innledningsvis. Om dette ikke var bestemt burde det vært gjennomført en egen prosess for lokalisering som prosjektet måtte forholdt seg til. På denne måten kunne prosjektet konsentrert seg mer om forarbeid i forbindelse med etablering. Det bør fremgå tydeligere hvem bestilling om samarbeid kommer fra. Grunnlag for bestilling (hvem som er bestiller, hensikt, hvilke fagområder som er en del av prosjektet) bør redegjøres tydeligere for. Linje (enhetsledere og ansatte) bør involveres mer i innledende vurderinger, herunder om det er hensiktsmessig at prosjektet skal gjennomføres, samt når og hvilke fagområder som skal vurderes. Det bør vurderes å endre sammensetning av SG og PG. PG bør være mindre og primært bestå av enhetsledere samt en fagperson. Det bør også vurderes å ha fagvise grupper, ikke tverrfaglige grupper. Fornuftig med ekstern PL. Innledningsvis bør det brukes mer tid på å avklare rolle til SG, PA, PL og PG. Blant annet bør det tydeliggjøres hva som skal bestemmes av hvem. Informasjon til linje (direkte og indirekte berørte) kan forbedres. Det bør etableres faste rutiner for informasjonsutveksling. Ansatte, spesielt i Lillesand, opplever at de ikke er hørt eller har fått gjennomslag for sine synspunkter. Fagområdet bør være sterkere involvert i prosess. Retningslinjer for kompensasjon for ansatte som flytter (omstillingsplan) burde vært etablert da dette skaper forutsigbarhet og mindre uro. Det etterlyses bedre informasjon vedrørende plan for overføring av ansatte (etter vedtak om etablering) gjelder spesielt Lillesand.
Vedlegg 3 Sammensetning av styrings- og prosjektgruppe Samarbeidsprosjektets styringsgruppe (SG) har bestått av: Rolle Navn Stilling/ funksjon Leder Gro Anita Trøan Rådmann Birkenes kommune Medlem Jan Henning Windegaard Rådmann Lillesand kommune Medlem Kjell L. Andersen Tillitsvalgt (felles representant) Birkenes kommune Medlem Hans Tveitereid Tillitsvalgt (felles representant) Lillesand kommune Medlem Aud Sunniva Fuhr Kommunalsjef Lillesand kommune (prosjektansvarlig) Medlem Halvor Nes Tjenestesjef Birkenes kommune (prosjektansvarlig) Sekretær Gisle Ekse Innleid konsulent Samarbeidsprosjektets prosjektgruppe (PG) har bestått av: Rolle Navn Stilling/ funksjon Prosjektansvarlig Aud Sunniva Fuhr Kommunalsjef Lillesand kommune (prosjektansvarlig) Prosjektansvarlig Halvor Nes Tjenestesjef Birkenes kommune (prosjektansvarlig) Prosjektleder Gisle Ekse Innleid konsulent Medlem Hadle Hallingstad Enhetsleder plan, byggesak og oppmåling Lillesand kommune Medlem Trude Jacobsen Enhetsleder miljø, drift og samferdsel, Lillesand kommune Medlem Unn Rita Lindtveit Fagleder, Lillesand kommune Medlem Anne-Sofie Havstad Jord-/ skogbrukssjef Lillesand kommune (deltatt delvis) Medlem Ole Martin Aanonsen Naturforvalter Lillesand kommune Medlem Steinar Aas Fagleder oppmåling/ geodata Birkenes kommune Medlem Frank Kismul Landbruksforvaltning Birkenes kommune Medlem Nils-Kåre Bjelland Skogbruksforvaltning Birkenes kommune Medlem/ observatør Hans Tveitereid Tillitsvalgt (felles representant) Lillesand kommune Medlem/ observatør Kjell L. Andersen Tillitsvalgt (felles representant) Birkenes kommune
Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 011/16 Kommunestyret PS 04.02.2016 012/16 Planutvalget PS 28.01.2016 006/16 Tjenesteutvalget PS 25.01.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K2 - S00, K3 - &13, K3 - &18 12/1499 Vindkraftverk i Birkenes - videre prosess Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Det nedsettes et utvalg bestående av ordfører, varaordfører og en representant for opposisjonen. Rådmannen utpeker representanter fra administrasjonen. 2. Utvalget har mandat til å gå i dialog med EON for å avklare hvordan krav stilt i vedtak 11.2.2014 kan ivaretas. Resultater av en dialog med EON skal legges frem for behandling i kommunestyret. 0T Særutskrift: Vindkraftverk i Birkenes kommune - ny behandling Vindkraftverk i Birkenes kommune - ny behandling 151217 Möte kommunestyret Birkenes Erfaringer med andre norske Vindkraftverk Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Bakgrunn Kommunestyret gjorde vedtak angående EON Vinds søknad om vindkraftverk i Birkenes i møtet 11.2.2014 hvor det ble stilt en rekke vilkår i forhold til en utbygging av områdene Storehei,
Bjelkeberg og Oddeheia. Vedtaket som ble gjort er vedlagt saken. For den videre prosessen er det avgjørende at kommunestyret og administrasjon har samme forståelse av føringene som er lagt og hvordan dette følges opp. Administrasjonen ønsker derfor å gi informasjon om hva som har skjedd til nå og forankre videre oppfølging av vedtaket av februar 2014. Etter kommunestyrets behandling fattet NVE vedtak som åpner opp for bygging av vindkraftverk på Storehei. Birkenes kommune har da i tråd med KS vedtaket fremmet innsigelse til NVEs vedtak (gjelder også Bjelkeberg og Oddeheia som nå er under konsesjonsbehandling) og saken er oversendt til Olje- og energidepartementet (OED) for endelig behandling. Det foreligger ikke avklaring fra OED i saken. Kommunens oppfølging av prosess knyttet til OED sin saksbehandling, nødvendige avklaringer og presiseringer av vedtak mm har vært fulgt opp av politisk ledelse i kommune. Administrasjonen har fulgt opp utbygger i forhold til praktisk tilrettelegging som for eksempel søknader om å sette opp midlertidige målemaster, oppstart av arbeid med MTA-plan (miljø-, transport- og anleggsplan) i tråd med gjeldende regelverk mm. Dette er oppgaver utbygger ønsker å gjennomføre for å gjøre mer grundige forberedelser for å starte detaljplanlegging dersom OED opprettholder NVE sitt vedtak. Administrasjonen har også fulgt opp prosessen for å sikre informasjonsbehov og ivareta kommunens interesser. EON hadde en orientering for kommunestyrets medlemmer 17. desember 2015 hvor det ble informert om prosessen fra deres ståsted så langt. Det ble på møtet gitt oppdatert informasjon fra vindmålingene, hvordan EON ser på kravene i vedtak av 14.2.14 og svarte på spørsmål. EON signaliserte i møtet et ønske om å komme i nærmere dialog med kommunen angående kommunens krav. I ettertid har administrasjonen ved teknisk sjef og saksbehandler vært i kontakt med OED for å få førstehåndsinformasjon om blant annet hvor saken står i forhold til endelig avklaring av klagesaken. Det har også vært kontakt med EON om deres arbeid så langt og planer videre. Teknisk sjef har også vært i dialog med KRN Coaching ved Kjell Rune Nakkestad. Nakkestad har erfaring fra andre tilsvarende vindkraftsaker. Denne kunnskapen og erfaringene er nødvendig, for å se på mulige løsninger for å ivareta kommunens interessert særlig med tanke på verdiskapning fra en evt. utbygging. Departementets tilbakemeldinger angående konsesjonsbehandlingen Saksbehandler i OED bekrefter at det har vært et møte mellom EON og departementet hvor saken om vindkraftverk i Birkenes ble diskutert. Det ble på møtet ikke gitt noen nye signaler i saken ut over
at den fortsatt er under behandling. Departementet (på den tiden møtet var) avventet fortsatt Statnetts rapport angående kapasitet for uttransportering av produsert kraft og NVEs svar på søknaden om konsesjon for Bjelkeberg og Oddeheia. I samtalen administrasjonen hadde med saksbehandler ble det ikke gitt noen tidspunkt for når det ville foreligge et vedtak i saken. Det ble heller ikke gitt noe signal om at et eventuelt vedtak fra OED om å gi konsesjon var avhengig av at kommunen frafalt sin innsigelse. EONs tilbakemeldinger for deres planer for den videre prosessen EON presenterte i møtet 17.12 informasjon om oppdaterte vindmålinger, andre undersøkelser som har vært gjort, nye føringer for leveranser av kraft til nettet og hvordan de ser på de kravene som er stilt i KS vedtak av 14.02.14. Presentasjonen fra EONs orientering er vedlagt saken. Det er sett på løsninger som ivaretar flere av kravene som er stilt. Andre krav er det ikke mulig å innfri slik de er fremsatt. Bla a er det ikke mulig å stille sikkerhet for at kommunen mottar årlige inntekter på 15 MNOK, dette blant annet ut fra økonomisk regelverk knyttet til korrupsjon. Det er imidlertid muligheter for å se på løsninger som sikrer lokal verdiskapning som følge av utbygging og drift av et eventuelt vindkraftverk. EON ønsker en nærmere dialog med kommunen for å kunne se på løsninger for de kravene som er stilt. Tabell for EONs holdning til de ulike kravene i vedtaket fra 14.02.14 Krav fra vedtak 14.2.14 EONs tilbakemelding til kravene pr januar A Bjelkeberg og Oddeheia bygges først og settes i produksjon før Storehei påbegynnes. Konsesjon gitt av NVE gjelder Storehei 80 MW. Utredning av Statnett viser at det er plass til 110 MW i dagens nett med midlertidige systemvern i nettet. På sikt kreves spenningsoppgradering av Evje- Vegusdal. EON ser derfor på et case med å koble til 110 MW i ett første trinn. De 110 MW kommer til består av Storeheis 80 MW samt deler av Bjelkeberg. NVE holder på å sluttbehandle konsesjonen for Bjelkeberg og Oddeheia, men endelig konsesjon kommer sannsynligvis til å ta minst 1-2 år til. De resterende 40-60 MW som gjenstår av Bjelkberg og Oddeheia kommer til å planlegges som trinn 2. B Vindturbinene nr.12, nr.13 og nr.14 i område Den videre detaljplanleggingen av
C D E F G H I Bjelkeberg flyttes vesentlig lenger inn i planområdet av hensyn til bomiljøene på Senumstad, Vinterstø og Rislå. Det samme gjelder turbinene nr.21 og nr.22 på Storehei som flyttes vesentlig lenger inn i området av hensyn til bomiljøet på Skreros. Videre flyttes turbin nr.23 vesentlig lenger bort fra Heimdalsknuten av hensyn til friluftsliv og landskap på Heimdalsknuten. På Oddeheia flyttes turbin nr.9 og nr.10 vesentlig lenger inn fra kanten. Foreliggende støyberegninger må kvalitetssikres før endelig detaljplan godkjennes. Det er en forutsetning at ingen bolighus eller hytter får støy over de anbefalte grenseverdier. Det skal ikke plasseres vindturbiner nærmere bolighus eller hytter enn 500 meter. Før utbygging og anleggsarbeid starter skal det gjennomføres forhandlinger om avbøtende tiltak knyttet til trafikksikkerhet og annen utbedring av nødvendig infrastruktur. Det må tilrettelegges for at det lokale næringsliv kommer i god posisjon for oppdrag. Turbinene skal ha lysmerking basert på radarstyrt teknologi som gjør at lysene slås på kun når luftfartøy kommer innenfor en avstand fra vindkraftparken som gjør at lysmerking er påkrevd. Før bygging igangsettes skal det stilles bankgaranti og utarbeides en plan for tilbakeføring av områdene etter endt konsesjonsperiode. Det skal påløpe dagbøter av vesentlig størrelse ved overskridelse av fristen for ferdigstillelse. Birkenes kommune skal ha en årlig kompensasjon på minimum kr.15 millioner netto (2014-kroner) årlig i 25 år fra oppstartsåret for første vindmølle. Beløpet er inklusiv den til enhver tid gjeldende kommunale eiendomsskatt i den aktuelle skattegruppe. Alle hytte- og huseiere innenfor en radius på 1500 meter, skal godskrives en engangsgodtgjørelse som følger: 500-1000meter fra nærmeste vindmølle: Godtgjørelse minimum 15 % av markedsverdi plassering av møller vil så langt som mulig ta hensyn til dette. Dette ivaretas i den videre detaljplanlegging og i Miljø-, transport og anleggsplan. Dette ivaretas. Det legges til grunn at det avtales løsninger for avbøtende tiltak knyttet til blant annet trafikksikkerhet. EON ønsker dialog om hvordan det kan tilrettelegges for at lokalt næringsliv kan delta i anbudsforespørsler mm samt hvilke lokale tilbud som kan benyttes spesielt i anleggsfasen. Teknologien er noe avhengig av leverandør av møller. Valg av leverandør vil ikke ha hovedvekt på nevnt lysmerking, men det vil bli lagt til grunn ønske om å finne løsninger for dette. Sikkerhet for tilbakeføring ivaretas av de krav konsesjonsmyndighetene stiller. EON kan ikke gi garanti for slik kompensasjon utover det som er lagt til grunn for eiendomsskatt. Slik kompensasjon vil ikke være i tråd med lovverket og vil bli oppfattet som korrupsjon. EON ønsker i videre dialog imidlertid å se på løsninger som gir verdiskapning til lokalsamfunnet. EON kan ikke gi en slik erstatning. EON følger de lover og regler som finnes og de vilkår som settes i konsesjonen gjeldende støy og skyggekast, og kan av samme grunn som over ikke gi erstatning
1001-1500meter fra nærmeste vindmølle: Godtgjørelse minimum 10 % av markedsverdi som ikke er lovfestet. Oppgjør utbetales før første mølle settes i drift. J K L Igangsatte hytteprosjekter pr.1.7.2013 skal godtgjøres alle sine kostnader påløpt før 19.11.2013 om de velger å avslutte prosjektene. Om de velger å fullføre prosjektene godskrives de en godtgjørelse på 10 % av påløpte kostnader. Utbetales før først mølle settes i drift. E-ON må dekke alle omkostninger Birkenes kommune måtte få pga. rettssaker fra berørte parter (hytteeiere/h-prosjekter, støy, skygger osv). Grunneiere som får linjer på sin eiendom, må få en erstatning som står i et rimelig forhold til hva som ytes for grunn til vindturbiner. EON kan ikke gi en slik erstatning. EON følger de lover og regler som finnes og de vilkår som settes i konsesjonen gjeldende støy og skyggekast, og kan av samme grunn som over ikke gi erstatning som ikke er lovfestet. EON ser ikke det som trolig at kommunen kan bli erstatningspliktig/ansvarlig i forhold til noe av punktene som nevnes da EON vil forholde seg til gjeldende lover, regler og konsesjonsvilkår. Det finnes heller ikke noen praksis hvor kommunen blir erstatningsansvarlig i andre vindkraftprosjekter. Det vil bli forhandlet om løsninger for slik kompensasjon. Det opplyses samtidig at det er søkt om ekspropriasjonsadgang for linjetraseer dersom forhandlinger ikke fører frem. Erfaringer fra andre tilsvarende prosesser Administrasjonen har gjort et innledende arbeid for å se på løsninger og erfaringer fra andre tilsvarende prosesser. Dette for å ha et grunnlag for å vurdere muligheter for å ivareta de krav kommunestyret har stilt. Administrasjonen har blant annet hatt dialog med Kjell Rune Nakkestad (KRNCoaching), for å få mer informasjon om erfaringer fra utbyggingen av Lista vindkraftverk. Særlig erfaringer i forhold til å oppfylle de økonomiske interessene er relevant. Vedlagt er en kort oppsummering og informasjon om økonomiske konsekvenser av utbyggingen av Lista vindkraftverk. Anbefaling Administrasjonen anbefaler at ønske fra EON om en nærmere dialog rundt de aktuelle kravene følges opp både på administrativt og politisk nivå, for å følge opp vedtaket fra 14.02.14. Dialogen skal lede frem til mulige løsninger for å ivareta kommunens interesser som deretter bringes frem for politisk behandling. All erfaring viser at det er viktig å være aktiv tidlig i prosessene for å oppnå et resultat som er i tråd med politiske vedtak. Det er fortsatt ikke avgjort hvordan Olje- og energidepartementet stiller seg til konsesjonssaken. Det er avgjørende for kommunens interesser at det foreligger forpliktende
løsninger i forkant av et eventuelt positivt vedtak for hvordan interessene ivaretas. Administrasjonen foreslår også at kommunen høster erfaringer fra prosesser i andre vindkraftprosjekter. Det andre kommuner har av erfaringer i slike prosesser kan være nyttig både for å finne ut av hva kommunen realistisk kan forvente av en utbygger og hva som bør gjøres for å ivareta kommunens interesser ved en eventuell utbygging. Administrasjonen foreslår at kommunestyret oppretter et utvalg bestående av medlemmer av kommunestyret og administrative representanter. Utvalget skal med utgangspunkt i vedtaket gjort 11.2.2014 kunne gå i dialog med EON for å finne løsninger som vil være i tråd med de føringene vedtaket gir. Resultatet av dialogen skal legges frem for behandling i kommunestyret.
Birkenes kommune AVDELING FOR PLAN OG UTVIKLING Norges Vassdrags- og energidirektorat Postboks 5091 Majorstuen 0301 OSLO Vår ref. Deres ref. Dato: 12/1499-92/K2-S00, K3-&13/ARSY Birkeland: 21.02.2014 Særutskrift: Vindkraftverk i Birkenes kommune - ny behandling Saken har vært behandlet og følgende vedtak er fattet: KOMMUNESTYRET 11.02.2014 KS-005/14 VEDTAK: 1. Det reises innsigelse til at det gis konsesjon til E.ON vind for utbygging av Storehei, Bjelkeberget og Oddeheia vindkraftverk i Birkenes kommune, dersom ikke samtlige av følgende punkter innfris fullt ut. a) Bjelkeberg og Oddeheia bygges først og settes i produksjon før Storehei påbegynnes. b) Vindturbinene nr.12, nr.13 og nr.14 i område Bjelkeberg flyttes vesentlig lenger inn i planområdet av hensyn bomiljøene på Senumstad, Vinterstø og Rislå. Det samme gjelder turbinene nr.21 og nr.22 på Storehei som flyttes vesentlig lenger inn i området av hensyn til bomiljøet på Skreros. Videre flyttes turbin nr.23 vesentlig lenger bort fra Heimdalsknuten av hensyn til friluftsliv og landskap på Heimdalsknuten. På Oddeheia flyttes turbin nr.9 og nr.10 vesentlig lenger inn fra kanten. c) Foreliggende støyberegninger må kvalitetssikres før endelig detaljplan godkjennes. Det er en forutsetning at ingen bolighus eller hytter får støy over de anbefalte grenseverdier. d) Det skal ikke plasseres vindturbiner nærmere bolighus eller hytter enn 500meter e) Før utbygging og anleggsarbeid starter skal det gjennomføres forhandlinger om avbøtende tiltak knyttet til trafikksikkerhet og annen utbedring av nødvendig infrastruktur. Det må tilrettelegges for at det lokale næringsliv kommer i god posisjon for oppdrag. Postboks 115 Telefon: Telefaks: Bankgiro: Org.nr. 4795 Birkeland 37281500 37281501 2880 22 37733 MVA 964 965 870 NO
f) Turbinene skal ha lysmerking basert på radarstyrt teknologi som gjør at lysene slås på kun når luftfartøy kommer innenfor en avstand fra vindkraftparken som gjør at lysmerking er påkrevd. g) Før bygging igangsettes skal det stilles bankgaranti og utarbeides en plan for tilbakeføring av områdene etter endt konsesjonsperiode. Det skal påløpe dagbøter av vesentlig størrelse ved overskridelse av fristen for ferdigstillelse. h) Birkenes kommune skal ha en årlig kompensasjon på minimum kr.15 millioner netto (2014-kroner) årlig i 25 år fra oppstartåret for første vindmølle. Beløpet er inklusiv den til enhver tid gjeldende kommunale eiendomsskatt i den aktuelle skattegruppe. i) Alle hytte- og huseiere innenfor en radius på 1500 meter, skal godskrives en engangsgodtgjørelse som følger: 500-1000meter fra nærmeste vindmølle: Godtgjørelse minimum 15% av markedsverdi 1001-1500meter fra nærmeste vindmølle: Godtgjørelse minimum 10% av markedsverdi Oppgjør utbetales før første mølle settes i drift. j) Igangsatte hytteprosjekter pr.1.7.2013 skal godtgjøres alle sine kostnader påløpt før 19.11.2013 om de velger å avslutte prosjektene. Om de velger å fullføre prosjektene godskrives de en godtgjørelse på 10% av påløpte kostnader. Utbetales før først mølle settes i drift. k) E-ON må dekke alle omkostninger Birkenes kommune måtte få pga rettssaker fra berørte parter (hytteeiere/h-prosjekter, støy, skygger osv). l) Grunneiere som får linjer på sin eiendom, må få en erstatning som står i et rimelig forhold til hva som ytes for grunn til vindturbiner. Med vennlig hilsen, Arild Syvertsen Avdelingsleder for plan og utvikling Vedlegg: Særutskrift: KS-sak 005/14 Side 2 of 2
Birkenes kommune SAKSGANG STYRE / RÅD / UTVALG MØTEDATO SAKSNR Kommunestyret 11.02.2014 005/14 Saksbehandler: Arild Syvertsen Arkiv/arkivsaksnr.:S00, &13 12/1499 Vindkraftverk i Birkenes kommune - ny behandling Saksopplysninger Kommunestyret behandlet i sak 001/14 et krav om lovlighetskontroll etter kommunelovens 59 av kommunestyret vedtak i sak 059/13. Saken gjaldt uttalelse til søknad om konsesjon for Storehei, Bjelkeberget og Oddeheia vindkraftverk i Birkenes kommune. Det var fremmet et slikt krav fra 5 kommunestyrerepresentanter fra Krf på bakgrunn spørsmål om habilitet hos to kommunestyre-representanter. Kommunestyret vedtok at en av de to representantene var inhabil på bakgrunn av en juridisk vurdering foretatt av KS advokat Siri Tofte. Det innebærer at konsesjonssøknaden må opp til ny behandling i kommunestyret der den som er inhabil på vike plass for en habil representant. Dokumentliste: Trykte vedlegg ingen Utrykte vedlegg jf dokumentliste i saken Link til saksdokumentene på hjemmesiden Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Det reises innsigelse til at det gis konsesjon til E.ON vind for utbygging av Storehei, Bjelkeberget og Oddeheia vindkraftverk i Birkenes kommune 2. Dersom konsesjon likevel blir gitt, må det stilles følgende vilkår: A. Vindturbiner 12, 13 og 14 i område Bjelkeberg bør flyttes noe lenger inn i planområdet av hensyn til bomiljøet på Senumstad, Vinterstø og Rislå, det samme gjelder nr 21 og 22 på Storehei av hensyn til bomiljøet på Skreros samt nr 23 av hensyn til friluftsliv og landskap på Heimdalsknuten. På Oddeheia bør hvis mulig turbin nr 9 og 10 som ligger på kanten mot dalen, flyttes eller tas bort.
B. Foreliggende støyberegninger må kvalitetssikres før endelig detaljplan godkjennes. Det er en forutsetning at ingen bolighus får støy over de anbefalte grenseverdier. C. Før utbygging og anleggsarbeid starter skal det gjennomføres forhandlinger om avbøtende tiltak knyttet til trafikksikkerhet og annen utbedring av nødvendig infrastruktur. D. Turbinene skal ha lysmerking basert på radarstyrt teknolog som gjør at lysene slås på kun når luftfartøy kommer innenfor en avstand fra vindkraftparken som gjør at lysmerking er påkrevd. E. Det gis garanti og utarbeides en plan for tilbakeføring av områdene etter endt konsesjonsperiode 005/14: Vindkraftverk i Birkenes kommune - ny behandling Administrasjonens forslag til vedtak: 3. Det reises innsigelse til at det gis konsesjon til E.ON vind for utbygging av Storehei, Bjelkeberget og Oddeheia vindkraftverk i Birkenes kommune. 4. Dersom konsesjon likevel blir gitt, må det stilles følgende vilkår: F. Vindturbiner 12, 13 og 14 i område Bjelkeberg bør flyttes noe lenger inn i planområdet av hensyn til bomiljøet på Senumstad, Vinterstø og Rislå, det samme gjelder nr 21 og 22 på Storehei av hensyn til bomiljøet på Skreros samt nr 23 av hensyn til friluftsliv og landskap på Heimdalsknuten. På Oddeheia bør hvis mulig turbin nr 9 og 10 som ligger på kanten mot dalen, flyttes eller tas bort. G. Foreliggende støyberegninger må kvalitetssikres før endelig detaljplan godkjennes. Det er en forutsetning at ingen bolighus får støy over de anbefalte grenseverdier. H. Før utbygging og anleggsarbeid starter skal det gjennomføres forhandlinger om avbøtende tiltak knyttet til trafikksikkerhet og annen utbedring av nødvendig infrastruktur. I. Turbinene skal ha lysmerking basert på radarstyrt teknolog som gjør at lysene slås på kun når luftfartøy kommer innenfor en avstand fra vindkraftparken som gjør at lysmerking er påkrevd. J. Det gis garanti og utarbeides en plan for tilbakeføring av områdene etter endt konsesjonsperiode KOMMUNESTYRET 11.02.2014 Avd.leder plan og utvikling Arild R Syvertsen informerte og besvarte spørsmål.
Alfred Kylland Sp, John Olav Fidje H og Kathrine Vestøl H erklærte seg inhabile og ba om Kommunestyrets vurdering, og fratrådte møte, 18 medlemmer. Kommunestyret vurderte Alfred Kylland Sp, John Olav Fidje H og Kathrine Vestøl H inhabile etter forvaltningslovens bestemmelser, enstemmig 18 stemmer. Ragnhild Borø Svaland Sp, Trygve Endresen H og Odd W Mosfjell H tiltrådte møte, 21 medlemmer. Forslag fra Høyre v/gunnar Høygilt: 1. Det reises innsigelse til at det gis konsesjon til E.ON vind for utbygging av Storehei, Bjelkeberget og Oddeheia vindkraftverk i Birkenes kommune, dersom ikke samtlige av følgende punkter innfris fullt ut: a) Bjelkeberg og Oddeheia bygges først og settes i produksjon før Storehei påbegynnes. b) Vindturbinene nr.12, nr.13 og nr.14 i område Bjelkeberg flyttes vesentlig lenger inn i planområdet av hensyn bomiljøene på Senumstad, Vinterstø og Rislå. Det samme gjelder turbinene nr.21 og nr.22 på Storehei som flyttes vesentlig lenger inn i området av hensyn til bomiljøet på Skreros. Videre flyttes turbin nr.23 vesentlig lenger bort fra Heimdalsknuten av hensyn til friluftsliv og landskap på Heimdalsknuten. På Oddeheia flyttes turbin nr.9 og nr.10 vesentlig lenger inn fra kanten. c) Foreliggende støyberegninger må kvalitetssikres før endelig detaljplan godkjennes. Det er en forutsetning at ingen bolighus eller hytter får støy over de anbefalte grenseverdier. d) Det skal ikke plasseres vindturbiner nærmere bolighus eller hytter enn 500meter e) Før utbygging og anleggsarbeid starter skal det gjennomføres forhandlinger om avbøtende tiltak knyttet til trafikksikkerhet og annen utbedring av nødvendig infrastruktur. Det må tilrettelegges for at det lokale næringsliv kommer i god posisjon for oppdrag. f) Turbinene skal ha lysmerking basert på radarstyrt teknologi som gjør at lysene slås på kun når luftfartøy kommer innenfor en avstand fra vindkraftparken som gjør at lysmerking er påkrevd. g) Før bygging igangsettes skal det stilles bankgaranti og utarbeides en plan for tilbakeføring av områdene etter endt konsesjonsperiode. Det skal påløpe dagbøter av vesentlig størrelse ved overskridelse av fristen for ferdigstillelse. h) Birkenes kommune skal ha en årlig kompensasjon på minimum kr.15 millioner netto (2014-kroner) årlig i 25 år fra oppstartåret for første vindmølle. Beløpet er inklusiv den til enhver tid gjeldende kommunale eiendomsskatt i den aktuelle skattegruppe.
i) Alle hytte- og huseiere innenfor en radius på 1500 meter, skal godskrives en engangsgodtgjørelse som følger: 500-1000meter fra nærmeste vindmølle: Godtgjørelse minimum 15% av markedsverdi 1001-1500meter fra nærmeste vindmølle: Godtgjørelse minimum 10% av markedsverdi Oppgjør utbetales før første mølle settes i drift. j) Igangsatte hytteprosjekter pr.1.7.2013 skal godtgjøres alle sine kostnader påløpt før 19.11.2013 om de velger å avslutte prosjektene. Om de velger å fullføre prosjektene godskrives de en godtgjørelse på 10% av påløpte kostnader. Utbetales før først mølle settes i drift. k) E-ON må dekke alle omkostninger Birkenes kommune måtte få pga rettssaker fra berørte parter (hytteeiere/h-prosjekter, støy, skygger osv). l) Grunneiere som får linjer på sin eiendom, må få en erstatning som står i et rimelig forhold til hva som ytes for grunn til vindturbiner. Anders Christiansen Ap, fremmet fellesforslag fra Ap og FrP: 1. Det tilrås at det gis konsesjon til E.ON vind for utbygging av Storehei, Bjelkeberg og Oddeheia vindkraftverk i Birkenes Kommune. 2. Det forusettes at: 1) Vindturbiner 12,13 og 14 i området Bjelkeberg bør flyttes noe lenger inn i planområdet av hensyn til bomiljøet på Senumstad, Vinterstø og Rislå, det samme gjelder nr 21 og 22 på Storehei av hensyn til bomiljø på Skreros samt nr 23 av hensyn til friluftsliv og landskap på Heimdalsnuten. På Oddeheia bør hvis mulig turbin nr 9 og 10 som ligger på kanten mot dalen, flyttes eller tas bort. 2) Foreliggende støyberegninger må kvalitetssikre før endelig detaljplan godkjennes. Det er forutsetning at ingen bolighus får støy over de anbefalte grenseverdier. 3) Før utbygging og anleggsarbeid startet skal det gjennomføres forhandlinger om avbøtende tiltak knyttet til trafikksikkerhet og annen utbedringer av nødvendig infrastruktur 4) Turbiner skal ha lysmerking basert på radarstyrt teknologi som gjør at lysene slås på kun når luftsfartøy kommer innenfor en avstand fra vindkraftparken som gjør at merking erpåkrevd. 5.) Det gis garanti og utarbeides en plan for tilbakeføring av områdene etter endt konsesjonsperiode. Ordfører hevet møte for gruppemøte fra kl 18:40 18:50. Avstemming: 15 mot 6 stemmer for Høyres forslag. Avstemmingen ble korrigert fra 14-7 til 15-6. KS-005/14 VEDTAK: 1. Det reises innsigelse til at det gis konsesjon til E.ON vind for utbygging av Storehei, Bjelkeberget og Oddeheia vindkraftverk i Birkenes kommune, dersom ikke samtlige av følgende punkter innfris fullt ut.
a) Bjelkeberg og Oddeheia bygges først og settes i produksjon før Storehei påbegynnes. b) Vindturbinene nr.12, nr.13 og nr.14 i område Bjelkeberg flyttes vesentlig lenger inn i planområdet av hensyn bomiljøene på Senumstad, Vinterstø og Rislå. Det samme gjelder turbinene nr.21 og nr.22 på Storehei som flyttes vesentlig lenger inn i området av hensyn til bomiljøet på Skreros. Videre flyttes turbin nr.23 vesentlig lenger bort fra Heimdalsknuten av hensyn til friluftsliv og landskap på Heimdalsknuten. På Oddeheia flyttes turbin nr.9 og nr.10 vesentlig lenger inn fra kanten. c) Foreliggende støyberegninger må kvalitetssikres før endelig detaljplan godkjennes. Det er en forutsetning at ingen bolighus eller hytter får støy over de anbefalte grenseverdier. d) Det skal ikke plasseres vindturbiner nærmere bolighus eller hytter enn 500meter e) Før utbygging og anleggsarbeid starter skal det gjennomføres forhandlinger om avbøtende tiltak knyttet til trafikksikkerhet og annen utbedring av nødvendig infrastruktur. Det må tilrettelegges for at det lokale næringsliv kommer i god posisjon for oppdrag. f) Turbinene skal ha lysmerking basert på radarstyrt teknologi som gjør at lysene slås på kun når luftfartøy kommer innenfor en avstand fra vindkraftparken som gjør at lysmerking er påkrevd. g) Før bygging igangsettes skal det stilles bankgaranti og utarbeides en plan for tilbakeføring av områdene etter endt konsesjonsperiode. Det skal påløpe dagbøter av vesentlig størrelse ved overskridelse av fristen for ferdigstillelse. h) Birkenes kommune skal ha en årlig kompensasjon på minimum kr.15 millioner netto (2014-kroner) årlig i 25 år fra oppstartåret for første vindmølle. Beløpet er inklusiv den til enhver tid gjeldende kommunale eiendomsskatt i den aktuelle skattegruppe. i) Alle hytte- og huseiere innenfor en radius på 1500 meter, skal godskrives en engangsgodtgjørelse som følger: 500-1000meter fra nærmeste vindmølle: Godtgjørelse minimum 15% av markedsverdi 1001-1500meter fra nærmeste vindmølle: Godtgjørelse minimum 10% av markedsverdi Oppgjør utbetales før første mølle settes i drift. j) Igangsatte hytteprosjekter pr.1.7.2013 skal godtgjøres alle sine kostnader påløpt før 19.11.2013 om de velger å avslutte prosjektene. Om de velger å fullføre prosjektene godskrives de en godtgjørelse på 10% av påløpte kostnader. Utbetales før først mølle settes i drift.
k) E-ON må dekke alle omkostninger Birkenes kommune måtte få pga rettssaker fra berørte parter (hytteeiere/h-prosjekter, støy, skygger osv). l) Grunneiere som får linjer på sin eiendom, må få en erstatning som står i et rimelig forhold til hva som ytes for grunn til vindturbiner.
Bakgrunn I et skriv fra NVE sist revidert 3.2.2013 til høringsinstansene i kraftutbyggingssaker står det blant annet følgende: Energianlegg trenger ikke behandles etter plan og bygningsloven og det er heller ikke lenger krav om reguleringsplan. For å ivareta intensjonene bak innsigelsesinstituttet i plan og bygningsloven, er det innført bestemmelser i energi og vassdragsreguleringsloven om innsigelse og klagerett, jfr. vannressurslovens 24. NVE understreker at innsigelse må reises i høringsperioden og det vises til nettsidene for mer informasjon: www.nve.no/konsesjoner. Kommunen og andre som har rettslig klageinteresse, kan påklage NVE sitt vedtak til OED. Dette innebærer at ordet innsigelse må benyttes dersom kommunen motsetter seg konsesjonssøknaden eller stiller vilkår av vesentlig betydning for om konsesjon kan gis. NVE peker også på at det bør foreligge nasjonale eller regionale for at offentlige høringsinstanser kan reise innsigelse. Vurdering / Anbefaling Kommunen er enig i at kravet om nasjonale og regionale interesser bør gjelde statlige og regionale myndigheter, men kan ikke se at det kan gjelde kommunen. I dette området knytter det seg riktignok regionale interesser til Ogge som friluftsområdet og for så vidt også nasjonale interesser til Tovdalelva som vernet vassdrag. Kommunestyret må foreta en samlet avveining av konsekvenser for kommunen som samfunn uavhengig av om det er nasjonale eller regionale interesser som berøres, og på det grunnlag vedta en uttalelse. Dette ansvaret ligger også nedfelt i arbeidet med kommuneplan som er lovpålagt. Administrasjonen endrer på grunn av ovenstående sin innstilling og anbefaler at det reises innsigelse til konsesjonssøknaden. Dersom ny politiske behandling 11.2.14 innebærer at flertallsvedtaket fra behandlingen 19.11. opprettholdes, vil administrasjonen anbefale det det signaliseres innsigelse dersom de vilkår som er satt ikke imøtekommes. Dersom vilkårene ikke imøtekommes i NVE sin sluttbehandling, må NVE ta initiativ til et meklingsmøte der fylkesmannen deltar. Dette må gjennomføres før endelig konsesjon kan gis. Dersom en innsigelse fra kommunen ikke er avklart gjennom NVE sin konsesjonsbehandling, vil saken automatisk går videre til overordnet instans som er OED.
Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I 12.06.2012 Norges Vassdrags- og energidirektorat Vindkraftverk i Birkenes kommune - Høring av melding med forslag til utredningsprogram. Invitasjon til folkemøte 20.06.2012 2 I 02.07.2012 EON Vind Sverige AB Samrådsgrupper vindkraft 4 U 04.07.2012 E.ON Vind Sverige AB E.ON Vind Sverige AB - Vindkraft med tilhørende nettilknytning i Birkenes Kommune. Sammensetning av Samrådsgruppe. 3 N 04.07.2012 Tjenesteområde Teknisk - Jakob Olaus Mo Håndtering av samrådsgrupper vindkraft 5 U 05.07.2012 Se adresseliste. Vindkraftverk i Birkenes kommune. E.ON Vind Sverige AB: Melding med forslag til utredningsprogram - mai 2012. 6 I 06.07.2012 EON Vind Sverige AB v/karen Dalby Storehei, Oddeheia og Bjelkeberget vindkraftprosjekter - Samrådsmøte nr 1 7 I 12.07.2012 Karen Dalby Storehei, Oddeheia og Bjelkeberget vindkraftprosjekter - Samrådsmøte nr 1-30.08.2012 8 I 15.08.2012 Rambøll Energi Forhåndskonferanse - midlertidige vindmålemaster 9 I 21.08.2012 E.ON Vind Sverige AB Møteinnkalling 30.08.2012 10 U 31.08.2012 NVE Vindkraftverk i Birkenes kommune 12 I 31.08.2012 Norsk Ornitologiske Forening Melding om planlegging av vindkraftverkene Storehei, Oddeheia og Bjelkeberget i Birkenes-innspill fra NOF 11 I 03.09.2012 Fylkesmannen i Aust-Agder Birkenes kommune - Storhei, Oddheia og Bjelkeberget vindkraftverk - melding 13 I 10.09.2012 E.ON Vind Sverige AB v/karen Dalby 14 I 19.11.2012 Norges vassdrags- og energidirektorat 16 I 24.05.2013 Norges Vassdrags- og energidirektorat 15 I 24.05.2013 Norges Vassdrags- og energidirektorat Referat 30.08.2012 fra første samrådsmøte for Storehei, Oddeheia og Bjelkeberget vindkraftprosjekter Meddelt utredningsprogram for Storhei, Oddeheia og Bjelkeberget vindkraftverk i Bikenes kommune Innkalling til folkemøte 10.06.2013 kl. 1900 - Valstrand kulturarena Høring av søknad om konsesjon for vindkraftverk - Storehei, Oddeheia og Bjelkeberget 42 I 10.06.2013 Trond Bakken Høringsuttalelse vedr vindkraftverk på Storehei, Oddeheia og Bjelkeberget i Birkenes kommune 50 I 12.06.2013 Stine Sagen og Samuel Sagen Terje Sagen Høringsuttalelse vedrørende bygging av vindkraftverk i Birkenes 51 I 18.06.2013 Marianne Selderbeek Høringsuttalelse vedrørende bygging av vindkraftverk i Birkenes
41 I 19.06.2013 Ogge Gjestheim AS Høringsuttalelse vedr. søknad om konsesjon for utbygging av Storehei, Oddehei og Bjelkeberget vindkraftverk 18 N 28.06.2013 Plan- og byggesak - Arild Syvertsen Notat fra rådmannen vedr: Åpent brev til politikerne og administrasjonen i Birkenes Kommune 17 I 28.06.2013 Andreas Førster Åpent brev til politikerne og administrasjonen i Birkenes Kommune 21 I 02.07.2013 EON Vind Sverige AB Vindkraftverk i Birkenes kommune- Invitasjon og referater fra samrådsmøter 20 U 03.07.2013 EON v/lise Toll Gebyr for behandling av Eon sin konsesjonssøknad mm 40 I 07.07.2013 Anne Karin og Harald Olsen Protest mot bygging av vindmøller ved Ogge i Birkenes kommune 19 U 08.07.2013 Andreas Forster Vindkraftverk i Birkenes kommune 22 I 08.07.2013 Anne Karin Olsen Protest mot vindmøller i Ogge 23 I 09.07.2013 Bjørnar Ytrehus Anmodning om at Birkenes kommune søker om utsettelse av høringsfrist for vindkraftverk 24 U 10.07.2013 Bjørnar Ytrehus Anmodning om at Birkenes kommune søker om utsettelse av høringsfrist for vindkraftverk 25 N 11.07.2013 ITavdelingen - Steinar Nørstebø; Ordfører - Arild Windsland E-post korrespondanse vedr offentliggjøring dokument - Protest Vindmøller i Ogge. -- att.: Anne Karin Olsen 27 U 15.07.2013 Anne Karin Olsen Svar - protest mot vindmøller 26 I 15.07.2013 Arild Windsland Vindmøller i Ogge. 30 I 23.08.2013 EON v/ Lise Toll Ersättning av faktiska kostnader 31 I 29.08.2013 Advokat Odd Holck- Steen Høringsuttalelse fra berørte hytteeiere 53 I 10.09.2013 Iveland Kommune Høringsuttalelse vedrørende bygging av vindkraftverk i Birkenes 52 I 10.09.2013 Forsvarsbygg Høringsuttalelse vedrørende bygging av vindkraftverk i Birkenes 55 I 12.09.2013 Norges Miljøvernforbund Høringsuttalelse vedrørende bygging av vindkraftverk i Birkenes 39 I 12.09.2013 jf underskriftsliste Beboerne langs planglagt vindkraftverk i Birkenes kommune Innsigelse mot bygging av vindkraftverk i Birkenes kommune 38 I 13.09.2013 Andreas Førster og Tatiana Krause Innsigelse til planer om vindkraftverk på Storehei, Oddeheia og Bjelkeberget 34 I 13.09.2013 Advokatfirmaet Tofte DA Krav om innløsning av Lillesand turistforenings hytte med tilhørende tomt etter forurensningsloven 17 32 I 13.09.2013 Lars Gunnar Retterholt Viser til offentlig høring vedrørende vindmøllepark 33 I 14.09.2013 Lars Gunnar Retterholt m/ flere grunneiere Uttalelse vedrørende vindkraftverk Storehei, Odderheia og Bjelkeberget. 58 I 14.09.2013 Søre Herefoss grend Høringsuttalelse vedrørende bygging av vindkraftverk i Birkenes
57 I 15.09.2013 Norsk Zoologisk Forening Høringsuttalelse vedrørende bygging av vindkraftverk i Birkenes 56 I 15.09.2013 Forum for natur og friluftsliv Høringsuttalelse vedrørende bygging Agder av vindkraftverk i Birkenes 61 I 15.09.2013 Norges Naturvernforbund i Vest-Agder Høringsuttalelse vedrørende bygging av vindkraftverk i Birkenes 60 I 15.09.2013 Trygve Løland Høringsuttalelse vedrørende bygging av vindkraftverk i Birkenes 59 I 15.09.2013 Anne-Gerd Væting Sunde Høringsuttalelse vedrørende bygging av vindkraftverk i Birkenes 49 I 15.09.2013 Motvind v/ Terje Ånesland Høringsuttalelse vedrørende bygging av vindkraftverk i Birkenes 37 I 15.09.2013 Norsk Ornitologisk Forening (NOF) Uttalelse til planer om vindkraftverk på Storehei, Oddeheia og Bjelkeberget 36 I 17.09.2013 Statens vegvesen Region Sør Høringsuttalelse - konsesjonssøknad for nytt vindkraftverk på Storhei, Oddeheia og Bjelkeberget i Birkenes kommune 44 I 20.09.2013 Fylkesmannen i Aust-Agder Høringsuttalelse - konsesjonssøknad og konsekvensutredning for Storehei, Oddeheia og Bjelkeberget vindkraftverk 43 I 23.09.2013 Norges Vassdrags- og Invitasjon til sluttbefaring energidirektorat 45 I 23.09.2013 Vindkraftverk i Birkenes kommune 29 U 24.09.2013 bkylland@online.no, Konsesjonssøknad Vindkraft 35 U 24.09.2013 Lars Gunnar Retterholt Svar på henvendelse vedr offentlig høring konsesjonsøknad Vindmøllepark 46 I 25.09.2013 Motvind v/ommund Birkenes Åpent brev til kommunestyrerepresentantene i Birkenes - videresendt kommunestyrets medlemmer 01.10.2013 28 U 25.09.2013 Hiaa@nve.no,; Konsesjonssøknad Birkenes ARO@nve.no, 64 I 26.09.2013 Midt-Agder Friluftsråd Uttalelse - planer om utbygging av vindkraftverk 47 I 01.10.2013 Fylkesmannen i Aust-Agder Høringsuttalelse fra Miljødirektoratet - oversendelse av kopi 62 I 03.10.2013 Norges Vassdrags- og energidirektorat Oversikt over dokumentliste - samtlige høringsuttalelser 48 I 04.10.2013 Motvind v/terje Ånesland Politisk behandling av vindkraftsaken 54 I 09.10.2013 Agder Energi Nett Høringsuttalelse vedrørende bygging av vindkraftverk i Birkenes 67 I 17.10.2013 Statnett SF Høringsuttalelse vedr vindkraftverk i Birkenes kommune 66 I 17.10.2013 Det Kongelige Miljøverndepartement 65 I 17.10.2013 Aust-Agder Fylkeskommune Fylkesrådmannen Høringsuttalelse - tematisk konfliktvurdering miljø og kulturminner Oversendelse av høringsuttalelse vedr vindkraftverk i Birkenes kommune
68 I 25.10.2013 Marit Asdal Innspill - vindmøller 70 I 31.10.2013 Aust-Agder Fylkeskommune Fylkesrådmannen Høringsuttalelse om vindkraftanlegg i Birkenes 71 I 04.11.2013 Anne Karin og Harald Olsen Ny klage 74 I 08.11.2013 Wangensten Advokater Vedrørende bygging av vindkraftverk &Co 73 I 08.11.2013 Wangensteen & CO Advokater AS Uttalelse på vegne av Bjelkekilen Veglag om vindkraftverk i Birkenes kommune 72 I 08.11.2013 Kjell Asdal Innspill - Vindkraftverk 76 I 20.11.2013 Terje Sagen Henvendelse om videre saksgang etter kommunestyrets vedtak 19.11.2013 - ja til vindkraft, med visse betingelser 75 U 20.11.2013 NVE Særutskrift: Uttalelse til søknad om konsesjon for Storehei, Bjelkeberget og Oddeheia vindkraftverk i Birkenes kommune i Aust-Agder 77 U 22.11.2013 Norges Vassdrags- og energidirektorat Høring av søknad om konsesjon for vindkraftverk - Storehei, Oddeheia og Bjelkeberget 78 U 26.11.2013 Terje Sagen Svar på henvendelse om videre saksgang etter kommunestyrets vedtak 19.11.2013 - ja til vindkraft, med visse betingelser 79 I 05.12.2013 Vemund Ruud; Arild Espegren; Trygve Raen; Anne Kristiansen; Signy Aas Andreassen Krav om lovlighetskontroll i politisk sak 059/13 80 U 11.12.2013 Eva Aabel Retterholt; John Olav Fidje Vindkraftverk i Birkenes kommune - redegjørelse for egen habilitet 81 U 13.12.2013 EON v/ Lise Toll Ersättning av faktiska kostnader 83 I 17.12.2013 Eva Aabel Retterholt Vindkraftverk i Birkenes kommune - redegjørelse for egen habilitet 82 I 17.12.2013 John Olav Fidje Vindkraftverk i Birkenes kommune - redegjørelse for egen habilitet 84 U 23.12.2013 KS- Advokatene v/siri Tofte Vindkraftverk i Birkenes kommunehabilitet kommunestyre representanter 85 I 07.01.2014 KS- Advokatene v/siri Tofte Oppdragsbekreftelse habilitetsvurdering ifm sak om utbygging av vindkraftverk 88 I 17.01.2014 E.ON Vind E-post korrespondanse - KS - Birkenes kommune - Eon 87 I 20.01.2014 KS Advokatene v/siri Tofte Habilitetsvurdering - vindkraft i Birkenes kommune 90 U 03.02.2014 KS- Advokatene v/siri Tofte Vindkraftverk i Birkenes kommunehabilitet saksbehandler Arild Syvertsen
Møte Kommunestyret Birkenes Storehei, Oddeheia, Bjelkeberg vindkraftprosjekt Information 17. desember 2015 Camilla Rasmusson, Anette Blücher, Martin Westin
EC&R idag: 5,6 GW förnyelsebar produktion globalt Summary San Francisco 2,530 Chicago Nordamerika Austin 45% 55% Korta fakta 14,5 TWh elproduktion 2013 ~ hushållsel till ca 3,6 miljoner hem Europa 1,496 Coventry Essen Malmö Hamburg Szczecin 168 372 93 Lublin Huvudkontor Kontor Kapacitet (MW) Landbaserad vind Havsbaserad vind Annat #8 inom landbaserad vindkraft #3 inom havsbaserad vindkraft 94 Milan Verksamhet i 10 länder 875 anställda, 31 nationaliteter 537 Madrid 377 2
Business Model Fokus: utveckla, bygga, drifta och underhålla lönsamma vindkraftsprojekt Deliver projects and produce energy Project Origination Project Development Construction Operation and Maintenance Egen organisation internt för drift och underhåll
E.ON önskar att utveckla de bästa projekten i vår projektportfölj E.ON önskar att utveckla de bästa projekten i vår projektportfölj. Med detta menar vi projektområden med: Goda vindförhållanden Närhet till nätanslutning med tillgänglig kapacitet Existerande infrastruktur 4
Kart
Prosjekt Storehei Oddeheia Bjelkeberg Fakta Project Layout Country Kapasitet 110 MW // 50-70 MW Antall turbiner 32 // 14-20 Antall målemaster 3 // 1 // 1 + 1 LIDAR Full Load Hours (FLH) 3000-3200 Gjennomsnittsvind Ca 7,2-7,4 m/s Produksjon (net) 380 GWh/år Driftsstart Q3 2018 Map illustrating project layout Trinn 1 Trinn 2 Kostnader Inntekter for kommunen (baserat på 110 MW) Prosjektutvikling Dato ca 23 MNOK Eiendomsskatt ca 6-8 MNOK/år Målemaster 12 MNOK Skatt grunneierinntekter ca 500 000 NOK/år Totall investering fas 1 1300 MNOK Skatt ansatte drift ca 250 000 NOK/år ca 500 000 NOK/år Avbøtende tiltak???
Status og foreløpig tidsplan i prosjektet Aktivitet 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Konsekvensutredning Innsending av konsesjonssøknad Konsesjonsbehandling inkl. OED Vindmålinger Endelig konsesjon MTA/Detaljplanlegging og prosjektering Investerings beslutt og byggestart Driftsstart Noen milepeler i prosjektet Konsesjonssøknad sendt til NVE, april 2013 Konsesjon fra NVE, mars 2014 (Storehei, 80 MW) Slutbefaring i november 2014 (Storehei)
Status Trinn 1 väntar på konsesjon fra OED Trinn 2, väntar på konsesjon fra NVE Båda har väntat på nettanalysen från först Agder Energi och sedan Statnett Kulturhistorisk registrering beställd av fylkeskommunen, utförs 2016 Samrådgrupp bildad för MTA-planeringen, startar 2016 Grovprojektering av ny 132 kv linje Storehei-Vegusdal Layout reviderad hösten 2015. Ca 24 turbiner i Storehei, 11-14 i Bjelkeberg och 7 i Oddeheia
Nettanalyse Statnett 1(2) Nettanalyse fra Agder Energi klar i februar Analyse fra Statnett klar i desember Konklusjoner - 110 MW får plats i dagens nett i söder (Storehei + 8 turbiner i Bjelkeberg) - Systemvern, som midlertidig lösning - På sikt måste befintlig ledning Evje-Vegusdal spänningsuppgraderas (från 50 till 132 kv) ELLER - 120 MW får plats i dagens nett i norr (Hovatn Aust, Nordisk Vindkraft) -> Konkurranse om hvem som kommer først
Nettanalyse Statnett 2(2) Om E.ON kommer först och tar de 110 MW så krävs det antingen - En tredje 420/132 kv transformator i Brokke eller - Ny sentralnettstation i Vegusdal För att Hovatn Aust ska kunna ansluta sina 120 MW, samt för att E.ON ska kunna ansluta de sista 50-70 MW
Nettanalyse Statnett 2(2)
Transportstudieog befaring Oddeheia Flera studier har visat att det är vanskeligt att få tillgang till Oddeheia Senumstad bru klarar ikke de tunga transporterna. Kostnaden för en ny bru är för hög Vanskelig tilgang också till Bjelkeberg, men går om man bygger väg från Storehei Kryss vid vei 306 Senumstad bru
Vindmålinger Under hösten 2014 reiste E.ON 2 nye vindmålemaster på Storehei Totalt er nå 5 vindmålemaster i drift i prosjekte, varav 3 i Storehei, 1 på Oddeheia og 1 på Bjelkeberg Disse 5 master kommer til å gi en meget god utgangspunkt for å dokumentere vindresursene i området Utgangspunktet er at hver mast må måle i minst 1 år I Bjelkeberg installerades 1 Lidar i november
Vindmålinger Foreløpig indikerer vindmålinger en snitt vindhastighet på ca. 7,2-7,4 m/s på tilsvarende områder 100 m over bakken I starten av 2015 har det blåst mye, se utdrag fra Storhei 3 (100 m) Snitt middelvind i januar-februari for rundt 8-9 m/s
MTA- og detaljplanlegging Detaljplan er i stort sett et nøyaktig kart som viser anleggets endelige utforming Detaljplanen skal godkjennes av konsesjonsavdelingen i NVE Miljø, Transport og Anleggsplanen (MTA) er en plan for hvordan anlegget skal bygges for å ivareta krav i konsesjonen samt miljøhensyn som er kommet frem i konsesjonsprosessen Miljøtilsynet i NVE godkjenner MTAplanen og sørger for at den blir følget i bygge- og driftsfasen
Samråd av MTA-plan Vi legger opp til en samrådsprosess med tre møter for å sikre lokale innspill fra kommune, grunneiere og andre rettighetshavere Grunneiere er vanligvis de som kjenner sin eiendom best og er derfor utrolig viktige i denne fase av prosjektet Samrådsprosessen vi legger opp til er for å sikre at prosjektet planlegges slik at det lar seg realiseres på best mulig måte. Med dette mener vi et prosjekt som er mest mulig lønnsomt og med færrest mulig negative konsekvenser for omgivelsene.
Alle innbyggere i Birkenes kommune vil få fordeler av prosjektet Investering under 25 år fra Storehei/Bjelkeberg vindkraftpark Storehei vindkraftpark vil generere i størrelseorden 180 MNOK i økte inntekter til Birkenes kommune i løpet av 25 års driftstid Mulig lokal verdiskaping i byggefasen på 30-60 MNOK. Regionalt kan det forventes en verdiskaping på 90-160 MNOK i byggefasen ca 6 MNOK til grunneiere i leie per år Ca 500 000 NOK i skatteinntekter till kommunen per år. Innebär 150 MNOK leie under 25 år og 13 MNOK i skatteinntekter til kommunen Ca 4000 lokale overnattinger under byggefasen. Ca 250 overnattningar per år med opptil 5 personer per natt under de første fem årene av etter idriftsettelse. Catering og lunsj fra lokale leverandører Ca 6-8 MNOK eiendomsskatt /år 750 000 NOK skatt fra grunneiere og ansatte /år Lokalt drift senter Førnyelsebar energi till 22 000 husstander, 25-50 ansatte i byggefasen, 4-6 ansatte i driftsfasen Storehei og Bjelkeberg vindkraftverk sett fra Rislåknuten 17
Kommunens innsigelse
Samfunns -og næringsøkonomiske erfaringer med vindkraftverk i Norge De siste Vindkraftverk som er bygget i sørlige del av Norge de siste årene er Høg-Jæren Energipark i Rogaland og Lista Vindkraftverk i Vest Agder. Lista Vindkraftverk er det siste vindkraftverket som er bygget og satt i produksjon. Lista Vindkraftverk (LV) er i størrelse, omfang, og eierskap det mest nærliggende å sammenligne med et mulig Vindkraftverk i Birkenes. Fakta om Lista Vindkraftverk: Antall turbiner: 31 Type turbin: 2.3 MW Siemens Kapasitet: 71 MV Lokalisering: Lista i Farsund Kommune Byggeperiode: 2011 2013 Full produksjon: Fra januar 2013 Investeringsramme: drøye 900 millioner Eiet av: Fred. Olsen Renewables Birkenes Vindkraftverk: Forventet antall turbiner: ca. 31 Eiet av: E.ON Forventet investeringsramme: 1 milliard De forventende økonomiske ringvirkninger fra Lista Vindkraftverk: 1. Samarbeidsavtale under utbygging: 100.000 2. Oppdrag gitt til lokale og regionale leverandører under utbygging: 120.milloner 3. Eget team sammensatt av lokale leverandører til drift og vedlikehold: TDV 4. Årlig bidrag: 10-15 millioner 5. Beregnet samlet etter 25 år: 446 millioner De forventede samfunnsøkonomiske ringvirkninger fra Lista Vindkraftverk (vi har lagt til grunn Innovasjon Norges ringvirknings nivå på 1.8 i beregningen) 1. Beregnet ringvirkninger samfunnsmessig årlig: 22. 5 millioner 2. Beregnet ringvirkninger samfunnsmessig etter 25 år: 710 millioner
Utfyllende kommentarer: 1. Samarbeidsavtale under utbygging: 100.000 -Det ble inngått samarbeidsavtale for å få til en god tilrettelagt prosess med lokale og regional leverandører. 2. Oppdrag gitt til lokale og regionale leverandører under utbygging: 120.milloner -Analysen av lokale og regionale leverandørers oppdrag på infrastruktur, fundamenter, turbiner, og tilhørende leveranser ved utbyggingen viser drøye 120.milloner. 3. Eget team sammensatt av lokale leverandører til drift og vedlikehold: TDV -Basert på erfaringer fra utbyggingsperioden er det sammensatt et team av lokale virksomheter som samlet utgjør Team Drift Vedlikehold. Erfaringene viser at dette har gitt de lokale virksomhetene betydelig flere oppdrag enn forventet. 4. Årlig bidrag: 10-15 millioner -Er resultatet så langt etter oppstart. Bidraget består av summen av alt LV bidrar med årlig inkludert eiendomsskatt. 5. Beregnet samlet etter 25 år: 446 millioner -Beregningen er basert på likt årlig bidrag i 25 år, inkludert fjerning av vindkraftverket. Det er mulig at LV vil søke om forlenget konsesjonsperiode. En eventuell forlengelse av driften utover 25 år er ikke tatt med i beregningene. Sørlandet 09.01 2016 Med vennlig hilsen Kjell Rune Nakkestad www.krncoaching.no Gimlemoen 19 4630 Kristiansand 90096609
Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 011/16 Planutvalget PS 28.01.2016 010/16 Kommunestyret PS 04.02.2016 007/16 Tjenesteutvalget PS 25.01.2016 006/16 Formannskapet PS 28.01.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K1-233, K2 - L05 15/1625 Tobias jorde - videre drift og planlegging av ny sceneløsning Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar saken til orientering. 2. Kommunestyret velger to representanter til referansegruppen. Link til andre dokumenter Saksopplysninger: På kommunestyremøtet 10. september 2015 ble det vedtatt å utarbeide forslag til utvikling, drift og forvaltning av Tobias jorde. 17. desember 2015 ble kommunestyret orientert om gave til utarbeidelse av ny sceneløsning på Tobias jorde. Administrasjonen har derfor startet opp arbeidet med å finne løsninger for scenen og området rundt. Tobias jorde er viktig for hele bygda. Det er en sentral grønn lunge og et sted for samlinger spesielt i sommerhalvåret, men også i vinterhalvåret, for eksempel i forbindelse med julefeiring og skileik. For alle endringer som gjøres i forhold til Tobias jorde er det derfor nødvendig med en god og bred involvering. Intensjonen er derfor å sørge for deltakelse fra ulike grupper, samt at prosessen går så raskt som mulig uten at det gjøres forhastede vedtak.
Administrasjonen ser for seg at både utarbeidelse av forslag til utvikling, drift og forvaltning av Tobias jorde, samt vedtak av ny sceneløsning bør kunne gjøres innen kommunestyremøtet i juni 2016. Tidsplan: Januar Februar Mars April Mai Juni Utarbeidelse av grunnlagsdokumenter Møte med referansegruppe Oppstart arbeid med utescene Orientering for kommunestyre Første utkast til ny sceneløsning presenteres for referansegruppa Utarbeidelse av sluttdokumentet for utvikling, drift og forvaltning av Tobias jorde Vedtak sluttdokumentet for forslag til utvikling drift og forvaltning av Tobias jorde Informasjonsmøte om ny sceneløsning Revidering av løsning for utescene Mulig møte med referansegruppe Orientering og innspill fra kommunestyret Arbeid med sceneløsning Vedtak sceneløsning Med et vedtak på utformingen av sceneløsningen innen juni 2016 er det et mål om at byggingen skal være avsluttet innen 17. mai 2017. Dette kan selvsagt fremskyndes alt etter hvor fort byggestart skjer etter valg av entreprenør. Det har allerede vært en involvering i prosessen som startet i 2015. Dette vil fortsette med referansegruppen og politisk involvering. Det er mange innspill, ideer og kommentarer som kommer frem i en slik prosess. Det er klart at for en så sentral og offentlig plass som Tobias jorde vil det være mange meninger. Det er derfor viktig at alle stemmer blir hørt, men samtidig presisere at det ikke er mulig å tilfredsstille alle ønsker. Mål for den prosessen som nå foregår er: 1. At det bygges et nytt fast tak over utescenen på Tobias jorde 2. At rammene for utvikling, drift og forvaltning av Tobias jorde avklares Referansegruppen består av representanter for brukere av området, næringsliv og politikere. Det skal holdes 2-3 møter i løpet av perioden januar til april hvor denne gruppen involveres. Gruppen består per januar 2016 av: Per Johan Flaa, Gjermund Birkeland/Erik Thonhaugen, Anita Aabel, Inger Slågedal (Lag/foreninger/frivillige), Harald Flaa (Birkenes sparebank), Øystein Foss
(representant for giver), Kjell Rasmussen (Næringsliv) og Kari Huvestad (Aust-Agder fylkeskommune). I tillegg skal kommunestyret velge to personer til referansegruppen. I første møte er ordfører og varaordfører invitert som representant for kommunestyret. Referansegruppens innspill, sammen med innspill på folkemøte høsten 2015 og politiske innspill gjennom vinteren og våren 2016 og de føringene som ble gitt med gaven, vil danne grunnlaget for valg av løsning. Det vil utarbeides to forslag til utvikling, drift og forvaltning av Tobias jorde. Det ene vil ta for seg en løsning med en stiftelse, mens det andre vil ta for seg fortsatt kommunal drift. Det forventes at utredningen skal være ferdig innen kommunestyremøtet i mars i år. Ny sceneløsning for Tobias jorde Birkenes kommune har som kjent fått to gaver på til sammen inntil 2 millioner kroner. Det er et krav at midlene skal benyttes til en ny sceneløsning for Tobias jorde. Giverne ønsker at midlene skal brukes til et nytt sceneanlegg med en permanent takløsning som blir stående både sommer og vinter. I tillegg bør det etter administrasjonens syn utformes slik at: Det blir nødvendig med minimalt med vedlikehold gjennom året Løsninger som fungerer både sommer og vinter, samt i regn, vind og solfylte dager Det må være en løsning hvor det er tre som dominerer i samsvar med kravene til bygninger i sentrum i ny sentrumsplan Administrasjonen vil i kommunestyremøtet også orientere fra det første møtet i referansegruppen og noen av de innspillene som der er kommet til prosessen. Anbefaling Administrasjonen ber kommunestyret om å velge to representanter fra kommunestyret i referansegruppen for Tobias jorde.
Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 008/16 Tjenesteutvalget PS 25.01.2016 004/16 Formannskapet PS 28.01.2016 009/16 Kommunestyret PS 04.02.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Marianne Moen Knutsen K2 - A22 10/2383 SFO - ny prismodell Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Dagens modell beholdes med gradering av timepris som følger a. 6 14 timer: 160 kr b. 15 18 timer: 150 kr c. 19 20 timer: 145 kr d. 21 22 timer: 140 kr 2. De øvrige satsene prisjusteres med 2,5 %. Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i KS-069/10 følgende: Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til vedtekter for SFO i Birkenes kommune med virkning fra 1. januar 2011. Betalingssatser vedtas årlig i forbindelse med budsjettbehandlingen. Betalingssatser fastsettes ut fra alternativ 1 med utgangspunkt i spesifisert antall timer pr uke. Det settes et minimumstall på 6 t/uke. Betalingssats for 2011 settes til kr 112 pr t/uke Søskenmoderasjon settes til 30 % for barn nr. 2 og 50 % for alle påfølgende barn.
Bakgrunn Birkenes kommune har valgt en prismodell som legger til grunn av det betales for det timeantall som de har behov for Andre modeller som brukes i forbindelse med betaling for SFO er dagsatser, eller en modell der man betaler for inntil ett gitt antall timer og over et gitt antall timer. Vurdering Den modellen som i dag brukes, er en modell som gir foreldre mulighet til å bestille kun antall timer som er behovet. Dette gir mulighet til å justere bemanningen ut fra det faktiske antall barn som er til stede. En modell med dagsatser vil ikke gi samme forutsigbarhet i forhold til bemanning, da det i større grad kan variere hvor mye som det ønskes å bruke av dagen fra gang til gang, og man må i større grad bemanne ut fra at maks tid benyttes. Det samme gjelder modellen med å fastsette over/ under et gitt antall timer Det vi ser av dagens modell er at Birkenes har et forholdsvis rimelig tilbud for de som bruker SFO lite, i forhold til andre kommuner. Samtidig som vi ligger helt i landstoppen for heltidsplass (22 timer) Dette er en effekt av lik timepris uavhengig av bruk. Ved å gradere timeprisen, slik at det blir rimeligere når man har større behov, slik forslaget ligger, vil prisen kunne reduseres for de med behov for fulltidsplass på SFO. I prinsippet skal SFO drives til selvkost, men det er ikke mulig å klare dette på de små skolene. Anbefaling Det anbefales å beholde modellen som gir mulighet for å betale for det faktiske behovet. Det anbefales samtidig å justere timeprisen opp på timer inn til 14 timer, og justere ned timeprisen på timer fra 15 timer og oppover. Forslaget til vedtak gir da en makspris på 22 timer på kr 3080 mot dagens 3410. Gitt at antall barn som har behov for SFO er lik høstens, og at det er behov for likt antall timer vil endringene slå ut på følgende måte hvis man går ut fra Birkeland SFO som er den største. timer pr uke Antall barn pr i dag Timesats pr 31.12 Timesats pr 1.1 Forslag timesats antall timer x antall barn Sum i dag Forslag sum antall timer x antall barnx 11 mnd tot sum i Forslag dag 5 22 150 155 160 775 800 187 550 193600 6 8 150 155 160 930 960 81 840 84480 7 3 150 155 160 1085 1120 35 805 36960 8 6 150 155 160 1240 1280 81 840 84480
9 5 150 155 160 1395 1440 76 725 79200 10 5 150 155 160 1550 1600 85 250 88000 11 3 150 155 160 1705 1760 56 265 58080 12 3 150 155 160 1860 1920 61 380 63360 13 2 150 155 160 2015 2080 44 330 45760 14 3 150 155 160 2170 2240 71 610 73920 15 1 150 155 150 2325 2250 25 575 24750 16 7 150 155 150 2480 2400 190 960 184800 17 1 150 155 150 2635 2550 28 985 28050 18 1 150 155 150 2790 2700 30 690 29700 19 5 150 155 145 2945 2755 161 975 151525 20 0 150 155 145 3100 2900 0 0 21 1 150 155 140 3255 2940 35 805 32340 22 1 150 155 140 3410 3080 37 510 33880 Totalt 77 1 294 095 1292885 Det er mange ting som påvirker etterspørsel etter SFO, og pris er bare et av elementene. Totalt antall barn i SFO-alder og hvordan skolehverdagen organiseres (start og slutt) er kanskje de viktigste, sammen med behovet for den enkelte familie (arbeidstid, nettverk, søsken m.m.) Det vil derfor være vanskelig å forutse hvordan en endret timepris isolert sett vil påvirke SFO Dersom antall barn og antall timer det er behov for, er lik til dagens behov, vil inntekten totalt for gammel og ny modell i teorien være tilnærmet lik. Faktisk etterspørsel for neste skoleår vil fremkomme av søknadene i mars, og dette vil rapporteres i forbindelse med 1. tertial. Dagsatser og ekstra timer prisjusteres ut fra det som ble lagt til grunn i budsjett.
Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 009/16 Tjenesteutvalget PS 25.01.2016 008/16 Kommunestyret PS 04.02.2016 006/16 Fellesråd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne PS 25.01.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Gunn Lislbeth Løvdahl K2 - G10, K3 - &75 14/3785 Demensplan Birkenes kommune 2015-2020 Administrasjonens forslag til vedtak: Demensplan 2015-2020 tas til etterretning. 0T Demensplan Birkenes kommune 2015-2020 arbeidsgruppas forslag Link til andre dokumenter Demensplan 2015: https://www.regjeringen.no/contentassets/80a24704aba7477d946fee1000fcf81f/demensplan_2015.pdf Demensplan 2020: https://www.regjeringen.no/contentassets/3bbec72c19a04af88fa78ffb02a203da/demensplan_2020.pdf Stortingsmelding nr. 25 Mestring, mulighet og mening, Helse og omsorgsdepartementet 2006. https://www.regjeringen.no/contentassets/118ab85ad919493699f9623aad5652fb/no/pdfs/stm2013 20140025000dddpdfs.pdf Glemsk men ikke glemt! Om dagens situasjon og fremtidens utfordringer for styrking av tjenestetilbudet til personer med demens, Sosial og helsedirektoratet 2007.
https://helsedirektoratet.no/lists/publikasjoner/attachments/116/glemsk-men-ikke-glemt-is- 1486.pdf Saksopplysninger: Alle kommuner er fra statlig hold utfordret på å utarbeide sin egen demensplan. Forventet vekst i eldrebefolkningen vil også gi en økt andel av personer med demens. Målet er å igangsette tiltak i forhold til personer med demens og deres pårørende på et så tidlig tidspunkt som mulig. Dette er tidlig innsats, i tråd med Helse og velferds strategi, der fokus er å sette mennesker i stand til å mestre eget liv i størst mulig grad, lengst mulig. Det ble i november 2014 gjort politisk vedtak på at det skulle nedsettes en prosjektgruppe for å utarbeide en handlingsplan for demensområdet. Gruppen har bestått av: Astrid Nørstebø avløst av Gunn Lisbeth Løvdal (leder) Anne Karin Haugstulen Tveide (aktivitetssenter) Wenche Stoveland (hjemmetjenester) Bente Ravnevand (sykehjem) Torunn Imenes (dagtilbud/institusjon) Prosjektgruppa skulle suppleres med brukerrepresentasjon om det var hensiktsmessig. Enhetsledere og tjenestesjef har vært prosjektansvarlige, og tjenesteutvalg referansegruppe. Kommunestyret har vært politisk styringsgruppe, og RLG administrativ styringsgruppe. Prosjektgruppen skulle se på: Dagens tjenestetilbud, udekkede funn og hva det helhetlige tilbudet til personer med demens bør bestå av. Forslag til handlingsplan Punkter som nevnt videre skulle inkluderes i planen: muligheter innenfor velferdsteknologi, botilbud tilpasset fremtidige behov, pårørendes rolle og frivillighet. Prosjektansvarlige har ikke vurdert det hensiktsmessig å sende planen ut på høring, da det ikke er egen demensforening eller pårørendegruppe for demente i kommunen. I tillegg er vi i en startfase,
hvor det er viktig å komme i gang med tiltak og systematisere oppfølgingen. Handlingsplanen inneholder konkrete forslag som det vil være nødvendig å evaluere årlig. I den sammenheng vil bred høring til ulike instanser være nødvendig, for å justere og forbedre innsatsen systematisk. Bakgrunn Birkenes kommune har ikke tidligere hatt en egen demensplan. I kommunens Omsorgsplan 2011-2030, er det satt fokus på at tjenester til mennesker med demens er en utfordring som er økende. Nasjonal Demensplan 2015, og nå også Demensplan 2020, vektlegger viktigheten av å skape et demensvennlig samfunn, der tjenestene til mennesker med demens og deres pårørende tilrettelegges gjennom hele sykdomsforløpet. I følge Folkehelseinstituttet er det i Norge rundt 70 000 personer i aldersgruppen over 65 år som er demente, og om lag 10 000 personer rammes årlig. Når antallet eldre i befolkningen øker, øker også antallet demenstilfeller. Det er beregnet at antallet demente personer vil være omtrent 100 000 i 2030 (Demensplan 2010 «Den gode dagen»). SSB-tall viser at Birkenes kommune har 58 personer med en demenssykdom. Dersom man regner at hver enkelt person med demens i Birkenes har fire pårørende hver, vil det være 232 pårørende som er berørt i 2015. I år 2030 vil det være en økning på 30 personer med demenssykdom, som medfører at 388 pårørende er berørt. Den kommunale demensplanen skal sette demensutfordringene i kommunen på dagsorden og beskrive ønskede strategier og tiltak. Planen skal være retningsgivende og styrende for kommunens demensomsorg.
Demensplan Birkenes kommune 2015-2020
Innhold 1 Sammendrag... 2 2 Bakgrunn... 2 2.1 Retningsgivende kilder for kommunens demensomsorg... 2 2.2 Mandat... 3 2.3 Prosjekt- og referansegruppens sammensetning... 3 2.4 Arbeidsform... 4 2.5 Demensplan Birkenes kommune... 4 3 Demens og forekomst i Birkenes kommune... 4 3.1 Hva er demens?... 5 3.2 Framskriving av folkemengde og forekomst av demens i Birkenes kommune... 6 3.3 Personer med demens som har særskilte behov... 6 4 Mål: Birkenes kommune skal ha et helhetlig tjenestetilbud og tilrettelagte tjenester for personen det gjelder gjennom de ulike fasene i sykdomsforløpet... 7 5 Tjenestetilbud i demensomsorgen... 7 5.1 Informasjon... 7 5.2 Kartlegging og diagnostisering... 8 5.2.1 Utfordringer og muligheter i forhold til kartlegging og diagnostisering... 8 5.3 Frivillighet... 9 5.3.1 Utfordringer og muligheter i forhold til frivillighet... 9 5.4 Tjenestetilbudet til pårørende... 10 5.4.1 Utfordringer og muligheter i tjenestetilbudet til pårørende... 10 5.5 Dagtilbud til personer med demens... 11 5.5.1 Utfordringer og muligheter i forhold til dagaktivitetstilbud... 11 5.6 Hjemmetjenester til personer med demens... 12
5.6.1 Utfordringer og løsninger i forhold til hjemmetjenesten... 12 5.7 Tjenestetilbudet i omsorgsbolig, heldøgns omsorgsbolig og sykehjem... 12 5.7.1 Utfordringer og muligheter i forhold til tjenestetilbudet i omsorgsbolig, heldøgns omsorgsbolig og sykehjem... 12 5.8 Velferdsteknologi... 12 5.8.1 Utfordringer og muligheter i forhold til velferdsteknologi... 13 5.9 Kompetanseutvikling og opplæring... 13 5.9.1 Utfordringer og muligheter i forhold til kompetanseutvikling og opplæring... 13 6 Handlingsplan... 14 6.1 Informasjon... 14 6.2 Kartlegging og diagnostisering... 15 6.3 Frivillighet... 15 6.4 Tilbudet til pårørende... 16 6.5 Dagtilbud... 16 6.6 Hjemmetjeneste... 17 6.7 Omsorgsbolig, heldøgns omsorgsbolig og sykehjem... 17 6.8 Velferdsteknologi... 18 6.9 Kompetanseutvikling og opplæring... 19
1 Sammendrag Et godt helse- og omsorgstjenestetilbud til personer med en demenslidelse må ta utgangspunkt i og utformes for å dekke de behov og opplevelser den enkelte har. Demensplanen for Birkenes kommune tar utgangspunkt i retningsgivende kilder nevnt i pkt. 2.1. Det er særlig nasjonal demensplan 2015 og 2020 som vektlegges. Der pekes det på viktigheten av å tilrettelegge for et helhetlig tjenestetilbud gjennom hele sykdomsforløpet, samt skape et samfunn som tar vare på og integrerer personer med demens i fellesskapet. Man vektlegger ikke-medisinsk behandling. Som grunnlag for en ikke-medisinsk behandling kreves åpenhet, kunnskap og holdninger til hvordan man møter utfordringene ved det å få en demenssykdom. Det krever også at vi som samfunn og omsorgstjeneste kan møte personer og familier som rammes, med forståelse og respekt. Kunnskap hos helsepersonell og innbyggere må økes. I denne planen vektlegges en utredning ved mistanke om demens, en systematisk oppfølging, og forslag til tilpassende tjenestetilbud gjennom hele sykdomsforløpet. Man ønsker at den enkelte skal få mulighet til et aktivt liv med mening og at pårørende skal få støtte og avlastning. Man ønsker å være personsentrert i omsorgen og fokusere på selvbestemmelse, involvering og deltakelse gjennom hele sykdomsperioden. En kombinasjon av faglige og organisatoriske prosesser kan bidra til å styrke demensomsorgen. De faglige kunnskapene understøtter de organisatoriske tiltakene man velger. Kommunens demensplan inneholder en del fagkunnskap som vil være en rettesnor for personer med ansvar for å virkeliggjøre planen. 2 Bakgrunn Birkenes kommune ønsker et målrettet og helhetlig arbeid, for å styrke tilbudet til personer med demens, slik Helsedirektoratet har skissert gjennom sine retningsgivende kilder for en god demensomsorg i kommunene. Kommunen ønsker også å skape et samfunn der mennesker med demens kan få være deltakere i et fellesskap, hvor de hører hjemme. 2.1 Retningsgivende kilder for kommunens demensomsorg Stortingsmelding nr. 25 Mestring, mulighet og mening, Helse og omsorgsdepartementet 2006. https://www.regjeringen.no/contentassets/118ab85ad919493699f9623aad5652fb/no/pdfs/stm2 01320140025000dddpdfs.pdf Glemsk men ikke glemt! Om dagens situasjon og fremtidens utfordringer for styrking av tjenestetilbudet til personer med demens, Sosial og helsedirektoratet 2007. https://helsedirektoratet.no/lists/publikasjoner/attachments/116/glemsk-men-ikke-glemt-is- 1486.pdf 2
Demensplan 2015, Den gode dagen, Helse- og omsorgsdepartementet 2007, satser spesielt på: Et sammenhengende tjenestetilbud tiltak før heldøgns plass å lette pårørendes byrde økt kunnskap og kompetanse https://www.regjeringen.no/contentassets/80a24704aba7477d946fee1000fcf81f/demensplan_ 2015.pdf Demensplan 2020, Helse og omsorgsdepartementet 2015, satser spesielt på å skape et mer demensvennlig samfunn som integrerer personer med demens i fellesskapet, og vektlegger: Folkeopplysning demensutredning og samhandling dagtilbud omsorg for pårørende boform kompetanse https://www.regjeringen.no/contentassets/3bbec72c19a04af88fa78ffb02a203da/demensplan_2 020.pdf https://www.regjeringen.no/contentassets/3bbec72c19a04af88fa78ffb02a203da/demensplan_2 020_kortversjon.pdf 2.2 Mandat Prosjektgruppen skulle se på: Dagens tjenestetilbud, udekkede funn og hva det helhetlige tilbudet til personer med demens bør bestå av. Forslag til handlingsplan Punkter som nevnt videre skulle inkluderes i planen: muligheter innenfor velferdsteknologi, botilbud tilpasset fremtidige behov, pårørendes rolle og frivillighet. I tråd med mandatet ble referansegruppe etablert. 2.3 Prosjekt- og referansegruppens sammensetning Prosjektgruppe: Anne Karin Haugstulen Tveide (dagtilbud/aktivitetssenter) Wenche Stoveland (hjemmetjenester) Bente Ravnevand (institusjon) Torunn Imenes (dagtilbud/institusjon) 3
Astrid Nørstebø, sekretær fram til sommeren 2015 Gunn Lisbeth Løvdahl, demenskoordinator og skribent fra november 2015 Referansegruppe: Anne Stapnes, tjenestesjef for Helse og velferd Trude Murberg, enhetsleder for hjemmetjenesten May Kristin Ødegård, enhetsleder for sykehjemmet Signe Ann Jørgensen, enhetsleder for boveiledertjenesten 2.4 Arbeidsform Arbeidsgruppen har hatt 8 arbeidsmøter. Fra november har demenskoordinator arbeidet med å ferdigstille planen. Det har vært 5 møter med referansegruppen ila. perioden. Enhetsledere og tjenestesjef har vært prosjektansvarlige, og tjenesteutvalg referansegruppe. Kommunestyret har vært politisk styringsgruppe, og RLG administrativ styringsgruppe. Det politiske nivået er informert om prosessen underveis, men involveres først ved behandling av planen. 2.5 Demensplan Birkenes kommune Den kommunale demensplanen skal sette demensutfordringene i kommunen på dagsorden og fortelle noe om ønskede strategier og tiltak. Mål: Planen skal være retningsgivende og styrende for kommunens demensomsorg Planen skal bidra til: et helhetlig pasientforløp og en sammenhengende tiltakskjede til personer med demenssymptomer og demens, samt til deres pårørende at personer med demens og deres pårørende opplever trygghet, støtte og er delaktig i å definere egne behov gjennom hele sykdomsforløpet at alle virksomheter i omsorgstjenesten baserer seg på personsentrert omsorg, og at samfunnet generelt blir mer demensvennlig forslag og strategier for demensomsorgen 3 Demens og forekomst i Birkenes kommune Personer med demens har ofte et sammensatt sykdomsbilde med funksjonssvikt på flere områder. For Birkenes kommune innebærer det utfordringer i å planlegge, dimensjonere og tilrettelegge for helhetlige og sammenhengende tjenester til den enkelte person med demens og deres pårørende. Det inkluderer også å jobbe for at Birkenes kommune blir et mer demensvennlig samfunn, slik Demensplan 2020 skisserer. 4
3.1 Hva er demens? Demens er en samlebetegnelse for flere ulike hjernesykdommer, hvor alle kjennetegnes ved utvikling av en kognitiv svikt. Demens arter seg ulikt fra person til person. Felles for alle er at det å ha demens påvirker hvordan man ser på seg selv. Hvordan andre forholder seg, vil påvirke selvbildet og forsterke eller svekke mulighetene for mestring og håndtering av dagligdagse gjøremål og eget liv. I samarbeid med personer med demens under utarbeidelse av Demensplan 2020, ga de et innblikk i hva det vil si å leve med demens og hva det gjør med dem som mennesker, hva de opplever som problemer og hindringer og hva de trenger av hjelp og støtte. Kjerneelementene som nevnes ligger i de allmenne menneskelige behov og verdier som sakte men sikkert trues av demensutviklingen og den innvirkning svikten har på livene deres. Grunnverdier som trekkes fram er blant annet: mister tilhørighet tryggheten blir borte manglende mestringsfølelse redusert/manglende medvirkning i eget liv bekymring over at man utgjør en belastning i livene til sine nærmeste Et godt helse- og omsorgstjenestetilbud må derfor ta utgangspunkt i og utformes for å dekke de behov og opplevelser den enkelte har. 5
3.2 Framskriving av folkemengde og forekomst av demens i Birkenes kommune SSB-tall viser at Birkenes kommune har 58 personer med en demenssykdom. Hvis man regner at hver enkelt person med demens i Birkenes har fire pårørende hver, vil det være 232 pårørende som er berørt i 2015. I år 2030 vil det være en økning på 30 personer med demenssykdom, som medfører at 388 pårørende er berørt. Studier i Norge viser at rundt 60 % av personene med demens bor i eget hjem og er den største diagnosegruppen i omsorgstjenesten. Rundt 80 % dvs. opp mot fire av fem beboere i sykehjem har en demenssykdom (Helse- og omsorgsdepartementet 2007) 3.3 Personer med demens som har særskilte behov Personer med nedsatt funksjonsevne, yngre personer med demens og personer med utfordrende atferd, medfører ofte særskilte behov, hvor kommunen benytter ekspertise fra spesialisthelsetjenesten i utredningen. Personer med utfordrende atferd kan være i behov av en sterk-avdeling, noe kommunen ikke har. 6
4 Mål: Birkenes kommune skal ha et helhetlig tjenestetilbud og tilrettelagte tjenester for personen det gjelder gjennom de ulike fasene i sykdomsforløpet. Nasjonalt kompetansesenter for aldring og helse gir en generell fremstilling av dette: 5 Tjenestetilbud i demensomsorgen Informasjon Kartlegging og diagnostisering Frivillighet Tjenestetilbudet til pårørende Dagaktivitetstilbud Hjemmetjenester til personer med demens Omsorgsbolig, heldøgns omsorgsbolig og sykehjem Velferdsteknologi Kompetanseutvikling og opplæring 5.1 Informasjon 7
Undersøkelser gjennomført av Nasjonalforeningen for folkehelse, viser at det er behov for økt kunnskap om demens hos personer med demens, pårørende og i samfunnet for øvrig. Kommunen spiller en svært viktig rolle i forhold til å nå ut til alle aktuelle parter med målrettet informasjon. I denne sammenhengen for å sikre at personer med demens får diagnose i rett tid, og at arbeidslivet og samfunnslivet i større grad tilrettelegges for personer med demens (Omsorg 2020). For kommunen er det ønskelig å ha systemer som sikrer informasjon gjennom hele forløpet. Dette er i tråd med mål om at helse og velferdstjenesten bidrar til å styrke enkeltmenneskets evne til å mestre eget liv, og at kommunens helse- og velferdstjeneste gir tjenester på rett sted til rett tid. 5.2 Kartlegging og diagnostisering Demensutredning hos hjemmeboende og personer inne på institusjon gjøres til nå, i et tverrfaglig samarbeid. Diagnostisering blir utført av fastlege og spesialisthelsetjenesten. Kontakten og samarbeid med pårørende er avgjørende i et utredningsarbeid. En tidlig diagnostisering kan også gi mulighet for å ta viktige beslutninger, for tilrettelegging av tjenester på et tidlig nivå, mens vedkommende enda har samtykkekompetanse. Pårørende og den syke gis også mulighet for økt forståelse og mestring av sykdommen, noe som gir trygghet i det videre forløpet. Spesialisttjenesten er en viktig del av tiltakskjeden i forhold til diagnostisering. Det er en forutsetning at det er samarbeid mellom fastlege/kommune og spesialisthelsetjenesten når det gjelder kompliserte utredninger. 5.2.1 Utfordringer og muligheter i forhold til kartlegging og diagnostisering Det antas at halvparten av de som har sikre tegn på en demenssykdom, aldri blir diagnostisert (Sosial- og helsedirektoratet 2007). Kunnskap og kompetanse hos personell i hjemmetjenesten bør styrkes slik at tidlige tegn oppdages. Åpenhet om sykdommen generelt i samfunnet, øker mulighet for å kunne gi hjelp i tide. Tverrfaglig samarbeid styrker muligheten for å gjøre gode kartlegginger og riktig diagnostisering så tidlig som mulig. I mange kommuner opprettes demensteam. Et demensteam er et tverrfaglig team som kan bestå av ulike yrkesgrupper i omsorgstjenesten. Oppgavene og formålet med et slikt team er å være en «motor» for demensomsorgen i kommunen, samt bistå fastlegene i å utrede personer med demens og å følge opp disse personene og deres pårørende videre i sykdomsforløpet. Birkenes kommune har fått 0,2 årsverk demenskoordinator fra august 2015. Et mål for koordinatorer er å komme i kontakt med personer med demenssymptomer eller demens, og deres pårørende, så tidlig som mulig i sykdomsutviklingen. Demenskoordinator har som mål å utvikle en god modell for kartlegging og diagnostisering. Arbeidsoppgaver for koordinator kan se slik ut, der det til enhver tid prioriteres i forhold til hva som er mulig innenfor de ressursene som er avsatt til arbeidet: 8
Kartlegging og utredning ved mistanke om demens i eget hjem/institusjon Oppfølging av personer med demens og pårørende. (pårørendeskole og samtalegrupper, samt oppfølgingssamtale av personer ½ år etter utredningssamtale) Samarbeid med fastlegene og andre aktuelle instanser i kommunen og spesialisthelsetjenesten (samarbeid om tiltak og utredning) Undervisning og veiledning av helsepersonell og pårørende Samarbeidspartner inn til lokal pårørendeskole Ansvar for søknader og oppfølging med kognitive hjelpemidler Deltakelse i demensteamnettverk i fylket/regionen Involveres i Demensomsorgens ABC Bindeledd til frivillige organisasjoner som involveres i demensarbeidet i kommunen Lede og følge opp demensteam Øvrige tiltak fremkommer i vedlagt handlingsplan. 5.3 Frivillighet Det er etablert et samarbeid mellom KS og Frivillighet Norge for å utvikle en strategi for frivillig arbeid på helse- og omsorgsfeltet. Strategien skal legge til rette for et systematisk og godt samarbeid mellom offentlig og frivillig sektor og bidra til økt frivillig arbeid og redusert ensomhet. Sentrale områder i strategien vil være rekruttering og oppfølging av frivillige og nye frivillighetsformer, samspill og samarbeid mellom frivillig sektor og kommunen, organisering og koordinering av frivillig innsats og rammebetingelser som stimulerer til utvikling og innovasjon (Omsorg 2020). 5.3.1 Utfordringer og muligheter i forhold til frivillighet Frivillig arbeid satt i system kan være et godt og viktig supplement til andre tjenester i kommunen. Selv om det syns opplagt at frivillig omsorgsarbeid er positivt, kommer ikke dette av seg selv. Det krever mye arbeid med systematisk oppfølging med rekruttering, organisering, koordinering, opplæring og veiledning. Samtidig er det en investering som gir mangfold igjen. Kommunens Aktivitetssenteret spiller en stor rolle i forhold til å stimulere til frivillighet og i forhold til å redusere ensomhet. Senteret drives med lite kommunale ressurser og mye frivillighet, og her skapes mye aktivitet i et trivelig og sosialt felleskap. Det søkes om midler fra «Den kulturelle spaserstokken» som gir mange muligheter for ulike tiltak i driften av senteret. Mange brukere av tilbudet er i en tidlig fase av sin demenssykdom, og i tråd med ønsket strategi, forebygger dette tjenester på et høyere nivå i omsorgstrappa. 9
5.4 Tjenestetilbudet til pårørende Framtidens demensomsorg ser ut til å bli utformet i møte mellom den formelle og den uformelle omsorgen, mellom hjemmet og institusjonene og mellom familien og omsorgstjenesten (Jakobsen og Homlien 2011) Også i Birkenes er mange involvert, og det foregår mye uformell kontakt mellom helsepersonell og pårørende. ( pkt. 3.2) Demensplan 2015 har som mål å styrke informasjonsarbeid om demenssykdom. Det kan gjøres gjennom å utvikle pårørendeskoler og ulike samtaleformer individuelt eller i grupper. Nasjonalforeningen for folkehelse og Nasjonalt kompetansesenter for aldring og helse har utarbeidet en del informasjonsmateriell om demenssykdom som kan benyttes av pårørende, både voksne, barn og ungdom. Mye ligger gratis tilgjengelig på nettet. Informasjon om viktige nettsider og hjelpetelefoner kan ligge på kommunens hjemmeside. Det kan være nyttig med en brosjyre som gir opplysning om hvilke tilbud som finnes til pårørende i kommunen. Pårørendeskole kan være et samarbeid med frivillige organisasjoner, og et sted der det kan knyttes kontakter med andre som er i samme situasjon og hvor man får kunnskap om demenssykdom, tilbud og rettigheter. Erfaringen viser at de som gjennomgår en pårørendeskole synes de takler situasjonen bedre i forhold til seg selv, familie og venner, og bedrer kvaliteten på samværet med personen det gjelder. Birkenes kommune ønsker å arrangere pårørendeskole i løpet av våren 2016. Kontakt med demenskoordinator er et lavterskeltilbud uten henvisning fra lege. Nasjonalforeningen for folkehelse har Demenslinjen med telefonnummer og e-post hvor alle som ønsker kan ta kontakt og stille spørsmål. 5.4.1 Utfordringer og muligheter i tjenestetilbudet til pårørende Muligheten for å bo hjemme med demenssykdom kan være avhengig av den innsatsen pårørende både er villig til og i stand til å yte. Pårørende representerer kontinuitet i livet til den syke. I tråd med økende behov for hjemmetjenester vil det antas at en større del av omsorgsansvaret plasseres hos den sykes nærmeste familie. Studier viser at helsepersonell sjelden spør pårørende om hvordan de har det i omsorgssituasjonen. Den som ikke opplever seg som sett, opplever seg heller ikke som en betydningsfull samarbeidspartner. Ved å se pårørende viser vi at vi verdsetter innsatsen som ytes. Kartlegging som gjøres av demenskoordinator/team vil kunne ta for seg pårørendes belastning, for så å belyse risikofaktorer med henblikk på å gi nødvendig og målrettet oppfølging. Avlastningstiltak er lovpålagte tjenester for personer og familier med stor omsorgsbyrde. Birkenes kommune har totalt 6 plasser på sykehjemmet som benyttes både til avlastnings- og korttidsopphold. Ingen av dagens eksisterende avlastningsplasser er på avdelinger som er spesielt tilrettelagt for personer med demens. Personer med demens på korttid- eller avlastningsplass på Birkenes sykehjem mottar tjenester i ordinær avdeling. 10
Avlastningsopphold skal sikre at omsorgsyter som har et tyngende omsorgsarbeid får avlastning, og at bruker kan bo lenger hjemme i egen bolig. Norske undersøkelser viser at pårørende ikke alltid benytter tilbud om avlastning. Man tenker det kan ha en årsak i at tilbudet ikke dekker det egentlige behovet, eller at tilbudet ikke oppleves meningsfylt. De fleste kommuner benytter sykehjem som den vanligste avlastningsformen til hjemmeboende med demens. At personalet har kompetanse om demenssykdom og de utfordringer som sykdommen medfører er vesentlig. Det er derfor viktig at pasienten kommer til avlastning der hvor personalet har gode faglige kunnskaper, slik at funksjoner man har behov for i dagliglivet, blir stimulert. Avlastere, støttekontakter og aktivitetsvenner i hjemmet kan også være en aktuell form for avlastning. 5.5 Dagtilbud til personer med demens Regjeringen vil lovfeste plikten til å tilby dagaktivitetstilbud til hjemmeboende personer med demens, fra 2020. Demensplan 2020 poengterer viktigheten av forebyggende arbeid gjennom dagaktiviteter, hvor man har fokus på at fysisk aktivitet, ernæring og sosialt samvær fremmer helse og forebygger helseproblemer. Dagtilbudet kan knyttes til dagliglivets gjøremål, hobbyer og fritidssysler og annen aktivitet som har nytteverdi. Dagaktivitetstilbud som er tilrettelagt, kan redusere faren for å utvikle dårlig selvtillit, apati, isolasjon og depresjon. Det sosiale samværet er mulighetenes rom for alle mennesker (Swane 1998). 5.5.1 Utfordringer og muligheter i forhold til dagaktivitetstilbud Dagaktivitetstilbud kan være en forutsetning for at pasienten kan bo hjemme. Modellene for drift kan være ulike, alt etter brukeres funksjonsnivå. Det er uansett viktig å tenke involvering av tverrfaglig kompetanse, foreningsliv og frivillighet. Dagtilbud til personer med demens vil kunne oppleves som et viktig bidrag til pårørende, slik at de opplever at den syke er trygg, i et stimulerende miljø. Et slikt tilbud kan også være med å gi pårørende avlastning. For at tilbudene skal være målrettede, er tidlig behovskartlegging nødvendig. Dette er beskrevet i pkt. 5.1. I vedlagt tiltaksplan kommer det frem forslag om å nedsette en arbeidsgruppe som kan jobbe frem ulike alternativer som kan ligge til grunn for hva som ansees å være et riktig tilbud i Birkenes. 11
5.6 Hjemmetjenester til personer med demens Hjemmetjenesten gir tilbud på døgnbasis til hjemmeboende i privat bolig, omsorgsboliger og heldøgns omsorgsboliger, og det er denne tjenesten som gjerne først kommer i kontakt med personer med demenssymptomer eller demens, og deres pårørende. For at dette samarbeidet skal lykkes, må det være preget av relevant kompetanse, kontinuitet, fortrolighet, tillit og trygghet. Oppfølgingen må settes inn i et system som ivaretar samarbeidet på en god måte. 5.6.1 Utfordringer og løsninger i forhold til hjemmetjenesten Hjemmetjenesten har mange ansatte i ulike stillingsstørrelser, og dette er en grunn til at det kan være utfordrende å ivareta kontinuiteten i oppfølgingen av denne pasientgruppen. I forhold til demens, er det også svært viktig å skape trygghet i forhold til pårørende. Dette kan løses på ulike måter, som er skissert i handlingsplanen. Fra 2016 tilbyr Birkenes kommune forebyggende hjemmebesøk til alle innbyggerne det året de fyller 78 år. Dette er fordi vi ønsker å ha fokus på helsefremmende og sykdomsforebyggende arbeid blant eldre. Målet med hjemmebesøket er å skape økt trygghet slik at hver enkelt kan fortsette å ha en aktiv og meningsfylt hverdag. 5.7 Tjenestetilbudet i omsorgsbolig, heldøgns omsorgsbolig og sykehjem Som tidligere nevnt i planen, har Birkenes kommune totalt 32 sykehjemsplasser fordelt på fire avdelinger. To avdelinger med 7 plasser, er tilrettelagt for personer med demenslidelse. Den ene avdelingen er en skjermet enhet med fokus på miljøterapi. Den andre avdelingen er for personer hvor sykdommen har utviklet seg, slik at de er mer pleietrengende. I omsorgsboliger og heldøgns omsorgsboliger, legges det så langt det er mulig til rette for den enkelte beboer, også for personer med en demenslidelse. 5.7.1 Utfordringer og muligheter i forhold til tjenestetilbudet i omsorgsbolig, heldøgns omsorgsbolig og sykehjem Kommunen har ingen sterk-avdeling for personer med utfordrende atferd, og dette er stadig en utfordring. Med kunnskapen om at vi blir eldre, og at flere får en demenssykdom, er dette noe som bør ha spesielt fokus, hvordan kommunen kan klare å møte disse utfordringene selv, eller i samarbeid med andre kommuner. 5.8 Velferdsteknologi Med velferdsteknologi menes teknologisk assistanse som kan styrke den enkeltes evne til å klare seg i hverdagen og mestre egen livssituasjon til tross for sykdom og nedsatt funksjonsevne. Velferdsteknologi anses som et sentralt virkemiddel for å møte fremtidens demografiske utfordring med flere eldre og færre yngre til å finansiere og bistå i omsorgsektoren. 12
5.8.1 Utfordringer og muligheter i forhold til velferdsteknologi Innovasjon i forhold til velferdsteknologi kan bidra til at personer med behov for helse og omsorgstjenester kan bo lengre hjemme og dermed utsette tidspunktet de ellers ville måtte flytte til sykehjem. Teknologien kan brukes til å trygge personen selv, og pårørende. Ved kartlegging av behov for tjenester ønsker hjemmetjenesten å erstatte tradisjonelle besøk med alternative løsninger. Birkenes kommune ønsker å vise frem, prøve ut, vinne erfaring med og implementere løsninger som gjør det enklere og tryggere å bo hjemme lengst mulig For å få dette til, har kommunen som mål å lage et visningsrom, med aktuelt utstyr. Eksempler på bruk av velferdsteknologi kan være trygghetsalarm, døralarm, GPS, elektronisk dosett og bevegelsessensorer. 5.9 Kompetanseutvikling og opplæring Et tjenestetilbud med riktig kvalitet krever tilstrekkelig kompetanse. Det er her snakk om kompetanse både hos brukere, pårørende, og ansatte. I demensplan 2015 er det en klar målsetting å styrke kompetansen på demens, både for utdannet helsepersonell og for ansatte uten helsefaglig utdanning. Den samme planen hadde som mål at pårørendeskoler og samtalegrupper skulle vært tilgjengelig i hele landet innen 2015. I forhold til det siste, har det for Birkenes sin del, så langt vært gitt et tilbud sammen med pårørendeskolen i Lillesand kommune. Demensplan 2020 har stort fokus på å bygge ned samfunnsskapte barrierer og skape et demensvennlig samfunn. Man ønsker det skal bli lettere å utføre hverdagsaktiviteter som for eksempel å handle, bruke offentlig transport, kommunisere med offentlige myndigheter, delta i foreningsliv, være i fysisk aktivitet, bruke kulturaktiviteter som for eksempel bibliotek, kino og konserter. Man legger vekt på å avmystifisere demenssykdommene, øke kunnskap og bevissthet og bygge ned samfunnsskapte barrierer. 5.9.1 Utfordringer og muligheter i forhold til kompetanseutvikling og opplæring Birkenes kommune har en liten andel ansatte som har tatt videreutdanning innen demens på fagskole eller universitetsnivå, på tross av at det fra sentralt hold er lagt til rette for dette. Behovet for økt kompetanse må ses i sammenheng med de utfordringer det er og fortsatt kommer til å bli med et økende antall eldre. Mange i sykehjemmet, og noen fra hjemmetjenesten, har tatt demensomsorgens ABC. Demensomsorgens ABC som inneholder tre permer, de to første med aktuelt fagstoff om demens, utredning og oppfølging for best mulig behandling av personer med demens. Det legges vekt på pårørendes situasjon og hvordan disse kan støttes. Studieheftene introduserer praktiske observasjonsredskaper og følger anbefalt behandling og tjenester som er beskrevet som satsinger i Demensplan 2015. 13
Videre behov for økt kompetanse må ses i sammenheng med de utfordringer det er og fortsatt kommer til å bli med et økende antall eldre. Alle virksomheter som i dag og i framtiden har ansvar for personer med demens, må være klar over kompetansebehovet, og legge til rette for nødvendig kompetanseheving. Pleie og omsorgstjenestens enheter har fokus på fagutvikling og forskning i arbeidet med å planlegge, utvikle og forbedre tjenestene til personer med demens. Birkenes kommune ønsker å legge VIPS-praksismodell til grunn for demensomsorg og miljøbehandling. VIPS har fokus på personsentrert omsorg. V verdier - personer med demens har lik verdi med andre I individuell individuelt tilrettelagt omsorg P perspektiv forstå verden ut fra perspektivet til personen med demens S sosialt miljø personen med demens skal oppleve å være inkludert i et sosialt miljø VIPS-metoden er bevisstgjørende og fører til refleksjon i forhold til valg og løsninger som gjelder enkeltpersoner i gitte situasjoner. 6 Handlingsplan 6.1 Informasjon Tiltak Ansvarlig Når Brosjyre på papir og rutiner for oppdatering av disse Elektronisk informasjon med rutiner for oppdatering av disse Demenskoordinator 1. kvartal 2016 Demenskoordinator 1. kvartal 2016 Gjøre informasjonen kjent Ansatte i møte med Kontinuerlig 14
kommunens innbyggere Pårørendeskole Arbeidsgruppe ledet av koordinator April 2016 6.2 Kartlegging og diagnostisering Tiltak Ansvarlig Når Kommunen utarbeider rutiner for kartlegging og diagnostisering Demenskoordinator i samarbeid med enhetsleder hjemmetjenesten Februar 2016 Opprette demensteam Demenskoordinator - evt. i samarbeid med andre kommuner Høsten 2016 6.3 Frivillighet Tiltak Ansvarlig Når Følge opp arbeidet med frivilligkontor Helse-rehab v/ ergoterapeut m/arbeidsgruppe pågår Vurdere muligheten for opprettelse av frivilligkoordinator-stilling v/ omrokkering av ressurser Enhetsleder hjemmetjenester v/ gjennomgang av tjenestetilbudet Opprette samarbeid med Nasjonalforeningen for Folkehelsekoordinator Vår 2016 15
folkehelse for bl.a å etablere ordningen «Aktivitetsvenn» 6.4 Tilbudet til pårørende Tiltak Ansvarlig Når Pårørendeskole Demenskoordinator April 2016 Starte lokal demensforening i samarbeid med Nasjonalforeningen Demenskoordinator vurderer dette, evt. i samarbeid med andre kommuner I løpet av planperioden Avlastning Kommunens inntaksteam vurderer individuelle søknader Når søknad foreligger 6.5 Dagtilbud Tiltak Ansvarlig Når Videreføre dagens tilbud inntil annet foreligger Hjemmetjenesten Arbeidsgruppe utreder alternative dagtilbud til personer med demens Tjenestesjef igangsetter arbeidsgruppe 2016 Vurdere fremtidig behov for lokaliteter fra et praktisk og faglig ståsted Nedsatt arbeidsgruppe - som utvides ved behov 2016 Søke eksterne midler til nye Demenskoordinator Etter utredning av alternative 16
tiltak dagaktivitetstilbud 6.6 Hjemmetjeneste Tiltak Ansvarlig Når Primærkontaktsystem for personer med demens - kompetanse brukes målrettet Enhetsleder hjemmetjenesten I tråd med rutiner Demensteam Demenskoordinator v/ etablering av team (2016) Sette i system ulike typer avlastning utenfor institusjon innenfor gjeldende rammer Enhetsleder i hjemmetjenesten og demenskoordinator 2016 Sikre kompetanseheving av personell som møter brukere i tidlig fase - for å sikre tidlig innsats Enhetsleder hjemmetjenesten/fagutvikler I henhold til opplæringsplan Fokus i ulike personalmøter 6.7 Omsorgsbolig, heldøgns omsorgsbolig og sykehjem Tiltak Ansvarlig Når Utrede behovet for tilrettelagte omsorgsboliger/bofellesskap for personer med demens Tjenestesjef Helse og velferd Må sees i sammenheng med annen boligmasseutredning, i Planperioden Opprette avlastningsplass/er i skjermet enhet på Enhetsleder sykehjemmet Påbegynt 17
sykehjemmet Undersøke mulighet for systematisk samarbeid med andre kommuner i f.t. sterkavdeling for personer med demens Tjenestesjef/enhetsleder sykehjem Påbegynt 6.8 Velferdsteknologi Tiltak Ansvarlig Når Kommunen gjør seg kjent med de mulighetene teknologi kan gi Enhetsledere i samarbeid med hjelpmiddeltekniker Påbegynt Tidlig informasjon om teknologiske muligheter Enhetsleder hjemmetjenesten Påbegynt Lage visningsrom med aktuelt utstyr - på sykehjemmet, til bruk for alle Enhetsleder sykehjem Oppstart 2016 Kostnader til nødvendig utstyr innarbeides i budsjett og økonomiplan Tjenestesjef og enhetsledere v/ utarbeidelse av nytt budsjett Nedsette arbeidsgruppe som utarbeider prosedyrer for bruk av velferdsteknologi Tjenestesjef Høst 2016 18
6.9 Kompetanseutvikling og opplæring Tiltak Ansvarlig Når Demenskoordinator VIPSsertifiseres og blir ressursperson og intern veileder Enhetsleder hjemmetjenesten Februar 2016 Ansatte læres opp i modellen Demenskoordinator Etter at koordinator har vært på opplæring Implementere VIPS-praksis modell Styrke samarbeidet med Utviklingssenteret for sykehjem og hjemmetjenester i Aust Agder Demenskoordinator Enhetsleder sykehjem Tidlig 2016 Enhetene har fokus på demenssykdom og forløp i sine kompetanseplaner og i forhold til å søke eksterne midler Tjenestesjef, enhetsledere, fagutvikler og demenskoordinator Jfr. årshjul 19
Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 010/16 Tjenesteutvalget PS 25.01.2016 007/16 Formannskapet PS 28.01.2016 012/16 Kommunestyret PS 04.02.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Tone Røinesdal K2 - F30 15/592 Bosetting av flyktninger i 2016 - plantall for 2017 Administrasjonens forslag til vedtak: Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Birkenes kommune vedtar å opprettholde vedtak 111/15 med bosetting av 25 flyktninger i 2016 og et rammevedtak på 25 bosatte pr. år i perioden 2017-2019, 75 personer. Familiegjenforente er inkludert i antallet. 2. I tillegg vedtar Birkenes kommune å bosette 5 enslige mindreårige flyktninger (les: enslige barn og unge) i 2017, og dermed totalt 30 flyktninger i 2017. Forutsetninger for vedtaket: a. Planleggingen av bosettingen av 5 enslige barn og unge prosjektorganiseres. b. Oppdraget løses i samarbeid med andre kommuner med erfaringer fra bosetting av enslige barn og unge c. Statlige tilskudd dekker kostnadene til bosettingen d. Endelig vedtak gjøres i egen sak om bosetting av 5 enslige barn og unge i løpet av 2016, hvor det beskrives hvordan oppdraget skal løses, både menneskelig og økonomisk. Vedlegg: Anmodning om bosetting av flyktninger i 2016
Saksopplysninger: Integrerings- og Mangfoldsdirektoratet Regionkontor Sør (IMDi Sør) anmoder i brev av 17.11.15 Birkenes kommune om å bosette 30 flyktninger i 2016, hvorav 10 enslige barn og unge. I tillegg bes det om at det legges til grunn nye plantall for 2017 med bosetting av minst 40 flyktninger, hvorav minst 15 enslige barn og unge. Gjeldende vedtak i Kommunestyret i Birkenes er bosetting av 25 flyktninger i 2016 og et rammevedtak på 25 bosatte pr. år i perioden 2017 2019, totalt 75 personer. Familiegjenforente er inkludert i antallet. I perioden 2016 2019 skal det altså bosettes 100 personer. Administrasjonens forslag til vedtak innebærer kun delvis å imøtekomme anmodningen fra IMDi ved at det bosettes 5 enslige barn og unge i 2017. Dette innebærer at det i perioden 2016 2019 totalt bosettes 105 personer. Det vises til sak 111/15 i kommunestyret. I saksframlegget ble det informert om situasjonen på bosettingsfeltet i Birkenes. Dette gjentas dermed ikke her. Det som er nytt i brevet datert 17.11.15, er anmodningen om bosetting av enslige mindreårige. Birkenes kommune har ikke tidligere hatt vedtak om bosetting av enslige mindreårige. I 2014 ble det likevel bosatt to personer som er kategorisert som «enslig mindreårig» siden de er under 18 år og ankom Norge uten foreldre/foresatte. Bosettingene var i praksis å betrakte som familiegjenforening da de hadde nær familie som allerede var bosatt i kommunen. Dette gir oss dermed ikke erfaringsbakgrunn for å bosette enslige mindreårige. Bosetting av enslige barn og unge er et nytt arbeidsfelt for Birkenes kommune og for flyktningetjenesten, og dette må planlegges og forberedes for at resultatet skal bli forsvarlig og til gagn for de barn og unge som vi bosetter. Det må være nært samarbeid med IMDi, barnevernstjenesten og andre kommunale tjenesteytere. Det er ønskelig at bosettingen prosjektorganiseres i forberedelsesfasen både med tanke på planlegging, tjenesteyting og budsjettering. Styringsgruppen må bestå av ledere fra aktuelle avdelinger. Blant prosjektets oppgaver vil det være å anskaffe og klargjøre bolig, ansettelse, forberede tiltak for de som bosettes som skolegang, regler knyttet til bolig, aktiviteter knyttet til sosial integrering. Det må være en forutsetning at utgiftene relatert til bosettingen av enslige mindreårige dekkes innenfor de tilskuddene som blir mottatt. Samtidig vil det alltid være en risiko ift. ekstraordinære behov for kommunale tjenester, som vi ikke kan forutse på forhånd. Dette må løses i hvert enkelt tilfelle i samarbeid mellom aktuelle tjenesteytere. Samarbeid med andre kommuner som har erfaring med å bosette enslige barn og unge er nødvendig, for å sikre riktig kvalitet innenfor de økonomiske rammene som er gitt. Fastpunkt i forhold til bosetting av enslige mindreårige flyktninger:
En sammensatt gruppe, men alle trenger beskyttelse, omsorg, trygghet og oppfølging Overformynderiet oppnevner en hjelpeverge, evt. verge, for den enkelte Barn under 16 år har rett og plikt på grunnskoleopplæring Unge i alderen 16-18 år kan ha rett på videregående opplæring eller grunnskoleopplæring for voksne Nært samarbeid med barnevernstjenesten, kommunens helsetjenester og skole Det mest aktuelle boalternativet er å etablere et bofellesskap med faste ansatte i turnus der den enkelte har eget rom og der det er egnede fellesarealer Deltakelse på fritidsaktiviteter etter interesse Ansvarsgruppe eller faglig nettverk rundt hvert barn/ungdom Ønskelig med besøkshjem for å styrke integrering Tilskudd: Integreringstilskuddet blir fordelt over 5 år og er med satsene for 2016 totalt kr. 717 400 for enslige mindreårige. Kommuner som bosetter enslige, mindreårige flyktninger, mottar et særskilt tilskudd i tillegg til det ordinære integreringstilskuddet. I Statsbudsjettet ble satsen for det særskilte tilskuddet foreslått satt til 207 000 kroner for 2016. Kommunen mottar det særskilte tilskuddet hvert år til og med det året flyktningen fyller 20 år. Regjeringen foreslår i tilleggsproposisjonen å øke det særskilte tilskuddet med 100 000 kroner per enslige, mindreårige flyktning som blir bosatt i 2016. Dette beløpet utbetales i bosettingsåret, uavhengig av bosettingstidspunkt. I tillegg vil Regjeringen utrede en modell der kommuner som bosetter enslige mindreårige flyktninger skal kunne velge mellom dagens ordning med 80 prosent refusjon av kommunale utgifter til barnevernstiltak utover den kommunale egenandelen, eller en stykkpris. Regjeringen mener dette kan gi kommunene større fleksibilitet enn i dag og gi insentiver til effektiv tiltaksbruk. Dette er det dags dato ikke mer informasjon om. Utgifter: Med de nåværende opplysninger er det ikke mulig å sette opp et realistisk budsjett for 2017. Utgiftene vil blant annet være avhengig av når bosettingen finner sted, hvilken boligløsning som blir valgt, alder på de unge som bosettes, individuelle behov, tilgang på ansatte med rett kompetanse, behov for tolk, utgifter til etablering osv. I tillegg til ansatte knyttet til boligen må det tilføres ansattressurs til flyktningetjenesten for å ivareta ledelse, koordinering og administrasjon. Vurdering: Bosetting av enslige mindreårige er et nytt arbeidsområde for kommunen. Det anbefales dermed at bosettingen prosjektorganiseres i starten og at det samarbeides med andre kommuner med erfaring fra slike bosettinger. Bosettingen fordrer et godt tverrfaglig samarbeid innad i kommunen og med andre etater for å nytte kommunenes samlede ressurser. Lag, foreninger og frivillige vil være svært
viktige for integreringen. Bosettingen må være ut fra hva som er forsvarlig. Som kommune må vi også ta hensyn til at det er et asylmottak i kommunen. Kommunen som helhet må dermed være realistiske med hensyn til hva vi har kapasitet til ut fra ønsket om å gjøre et kvalitativt godt arbeid med bosetting og kvalifisering av nyankomne flyktninger. På bakgrunn av den store flyktningekatastrofen i verden og den store økningen av asylsøkere i Norge, anbefales det at Birkenes kommune bosetter enslige barn og unge i tråd med administrasjonens vedtak. Anbefaling: 3. Birkenes kommune vedtar å opprettholde vedtak 111/15 med bosetting av 25 flyktninger i 2016 og et rammevedtak på 25 bosatte pr. år i perioden 2017-2019, 75 personer. Familiegjenforente er inkludert i antallet. 4. I tillegg vedtar Birkenes kommune å bosette 5 enslige mindreårige flyktninger (les: enslige barn og unge) i 2017, og dermed totalt 30 flyktninger i 2017. Forutsetninger for vedtaket: a. Planleggingen av bosettingen av 5 enslige barn og unge prosjektorganiseres. b. Oppdraget løses i samarbeid med andre kommuner med erfaringer fra bosetting av enslige barn og unge c. Statlige tilskudd dekker kostnadene til bosettingen d. Endelig vedtak gjøres i egen sak om bosetting av 5 enslige barn og unge i løpet av 2016, hvor det beskrives hvordan oppdraget skal løses, både menneskelig og økonomisk. 0T Anmodning om bosetting av flyktninger i 2016
Postadresse: Postboks 8059 Dep. 0031 OSLO lntegrerings- og mangfoldsdirektoratet Birkenes kommune Postboks 115 4795 BIRKELAND Brevet bes distribuert til: Rådmann Ordfører Besøksadresse: Tordenskjoldsgt 65, Fylkeshuset Internett: www.imdi.no E-post: post@imdi.no Sentralbord: 24 16 88 00 Telefaks: 24 16 88 01 Org.nr: 987 879 696 DERES REF VÅR REF DATO 09-00527-28.THE 17.11.2015 Bankkonto: 7694.05.12693 Anmodning om bosetting av flyktninger i 2016 IMDi viser til tidligere anmodning/planbrev om bosetting av flyktninger i 2016 sendt juni/aug 2015. Her ble Birkenes kommune bedt om å bosette 25 flyktninger i 2016. I dette brevet oppdateres anmodningen til kommunen for 2016 etter at bosettingsbehovet for 2016 har økt. Flyktningkrisen og det store antallet asylsøkere som ankommer Norge, medfører økt behov for bosetting av flyktninger generelt og enslige barn og unge flyktninger spesielt. Derfor må det bosettes langt flere flyktninger enn det antallet IMDi tidligere har anmodet kommunene om. Nasjonalt utvalg, som er sammensatt av representanter fra kommune og stat, har oppjustert tidligere bosettingsbehov og fastsatt at det vil være behov for å bosette minst 18 000 flyktninger i 2016. Det er økning på nær 30 prosent sammenlignet med tidligere anmodning på 14 000 for 2016. Foreløpig plantall for 2017 er oppjustert til minst 21 000 flykninger, som er en økning på nær 60 prosent sammenlignet med tidligere plantall på 13 200. For mer informasjon om behovet for bosetting av flyktninger, se IMDi sine hjemmesider www.imdi.no/bosettingsbehov. Det er en særlig stor økning i antallet enslige barn og unge under 18 år (enslige mindreårige) som skal bosettes i 2016. Oppdaterte prognoser viser at det er behov for å bosette minst 4 400 enslige mindreårige i 2016. Foreløpig plantall for 2017 er oppjustert til minst 7 000 enslige mindreårige. Om lag 20 prosent av de enslige mindreårige er under 15 år. På denne bakgrunn går IMDi ut med en anmodning til alle bosettingskommuner om også å bosette enslige mindreårige.
På bakgrunn av det økte behovet for bosettingsplasser, anmodes Birkenes kommune om å ta imot 30 flyktninger i 2016, hvorav 10 enslige barn og unge. I tillegg ber vi Birkenes kommune om å legge til grunn følgende foreløpige plantall for 2017: Minst 40 flyktninger i 2017, hvorav minst 15 enslige barn og unge. Plantallet inkluderer også disse. Det er stor usikkerhet knyttet til ankomster av asylsøkere i 2016 og 2017. IMDi vil i løpet av 2016 oppdatere kommunen på bosettingsbehovet for 2017 i det årlige anmodningsbrevet, og så langt som mulig gi foreløpige plantall for 2018 og 2019. IMDi ønsker å understreke betydningen av forutsigbare vedtak for antallet flyktninger som kommunen skal bosette. Vedtak må inneholde et konkret antall personer som skal bosettes i 2016. Vi ber om at det ikke fattes vedtak som inkluderer familiegjenforente. Skulle det av ulike grunner ikke la seg gjøre å realisere bosettingsplassene inneværende år, ber vi om at ubenyttede plasser overføres til neste års bosetting. Økonomi og rammevilkår I statsbudsjettet for 2016 og i tilleggsnummer om økte asylankomster foreslår regjeringen å øke det særskilte tilskuddet med 100 000 kroner per enslige, mindreårige flyktning som blir bosatt i 2016, og et ekstratilskudd på kr. 50 000 per flyktning som kommunen bosetter i 2016 utover det antallet kommunen ble anmodet om for 2015. For mer informasjon om de ulike tilskuddsordningene som følger med bosetting av flyktninger, se IMDi sine hjemmesider (www.imdi.no). Kontakt med IMDi om anmodningen IMDi deltar gjerne på møter med kommunene om bosetting av flyktninger. Dersom kommunen ønsker mer informasjon om anmodningen eller om bosetting av flyktninger generelt, ta gjerne kontakt med IMDi regionkontor Sør. For å legge til rette for en mest mulig forutsigbar bosetting i 2016, ber vi om kommunens svar innen 31.12.2016. Vedtaket bes sendt skriftlig og på e-post til IMDi post@imdi.no med kopi til KS v/nina Gran nina.gran@ks.no. Vi ser frem til et fortsatt godt samarbeid med Birkenes kommune! 2
Med vennlig hilsen for lntegrerings- og mangfoldsdirektoratet Ingrid Sætre Regiondirektør IMDi Sør Torhild Helgesen Seniorrådgiver Dokumentet er godkjent elektronisk Kopi: Fylkesmannen i Aust-Agder, KS - Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon 3