Side 1 of 6 Tilstede Fornyingsstyret (FS) HF-direktører: Bjørn Erikstein, Oslo universitetssykehus HF (møteleder), Morten Lang-Ree, Sykehuset Innlandet HF, Nils Fredrik Wisløff, Vestre Viken HF, Jan-Roger Olsen, Sørlandet sykehuset HF, Tore Prestegard, Sykehusapotekene, Einar Magnus Strand, Sunnaas Sykehus HF, Harald Strøm for Bess Margrethe Frøyshov, Sykehuset Telemark, Just Ebbesen, Sykehuset Østfold HF, Stein Vaaler, Ahus (til kl.17) Direktør SP: Ole Johan Kvan, Sykehuspartner KTV:, KTV Svein Øverland, LO, KTV Irene Kronkvist, Unio, KTV Lena Hinrichsen, SAN, Mats Larsen, Akademikerne. KTV Mette Vilhelmshaugen, YS, Helse Sør-Øst RHF: Atle Brynestad, Alice Beathe Andersgaard Fraværende FS Helse Sør-Øst RHF Thomas Bagley, Andreas Brunvoll, Bård Seiersnes (referent), Anne-Brit Bøe På sak Sak 4213 Finansiering av infrastrukturmodernisering; Prosjektleder Olav Berg og Cathrine Kloumann Sak 4513 Informasjonssikkerhet og risiko- og sårbarhetsanalyse; Ingvild Berlin Kalleberg (IKT-direktør Sykehuspartner) Sted: Oslo Kongress-senter Dato: Onsdag 11. desember kl. 15-19 Vedlegg til Presentasjon fra temasak referatet: Referat møte Fornyingsstyret 11. desember 2013 4013 Godkjenning av referat fra møte 7. november B-sak Leder ønsket velkommen til møtet og redegjorde for agendaen. 1. Fornyingsstyret godkjenner referat fra møte i fornyingsstyret 7. november 2013. Orienteringer fra Helse Sør-Øst RHF Følgende ble orientert om: Nasjonal IKT som eget helseforetak er besluttet i alle RHF-styrer o Felles AD-møte 15.12.2013 vil formelt være stiftelsesmøte. o Første styremøte blir 2. uke i januar 2014. Helse Sør-Øst RHF har 2 styrerepresentanter, hhv Thomas Bagley (styrets nestleder) og Meetali Kakad. Nasjonal ehelseplan har vært ute til høring. Innhold er presenteres som del av temasak om nasjonalt samarbeid innen IKT.
Side 2 of 6 4113 Statusrapportering Andreas Brunvoll rapporterte status. Følgende momenter ble poengtert: Det er meldt at standardiseringsarbeidet ift labdata vil ferdigstilles innen jul, takket være en betydelig innsats fra ressurser fra foretakene. Rapporteringen fra Prosjekt Nytt Østfoldsykehus er foreløpig kun videreformidlet fra byggorganisasjonen (PNØ). Statusrapporteringen vil bli avstemmet med Sykehus Østfold HF, samt analyse av fornyingsstyrets programkontor før den blir forelagt fornyingsstyret Tilbakemeldinger fra fornyingsstyret: Det ble tydeliggjort fra Sykehuset Østfold HF at det er risiko knyttet til produksjonssetting av elektronisk kurve for akutt/intensiv og operasjon. Risikovurderingene bør fremover også hensynta konsekvenser for klinisk drift slik at dette inngår i den totale risikovurdering. Det er viktig at eventuelle forsinkelser i fremdrift til de enkelte leveranseprosjektene kommuniseres tydelig til helseforetakene slik at foretakene kan vurdere konsekvensene av disse og iverksette eventuelle tiltak. Konsolidering av radiologiløsning for Vestre Viken (inkludering av Bærum Sykehus) er fortsatt del av gjennomføringsplan. Sykehuset Østfold HF er usikker på hvorvidt den generelle risikoen knyttet til innføring av løsninger i nytt sykehus kan oppfattes som redusert, selv om det er god og operativ dialog med Prosjekt Nytt østfoldsykehus knyttet til utfordringsbildet. Det bør være offensiv kommunikasjon knyttet til forståelse for satsningen på digital fornying, og rekruttering og oppbygging av intern kompetanse som erstatning for konsulenter. Sykehuspartner informerte at deres budsjettforslag for 2014 legger opp til en reduksjon av andelen eksterne som bidrar i digital fornying reduseres fra ca 70 % til 40%, noe som vil gi en besparelse på inntil MNOK 84. Fornyingsstyret tar statusrapporten til orientering. 4213 Finansiering av infrastrukturmodernisering Olav Berg og Cathrine Kloumann presenterte saken.
Side 3 of 6 - Infrastruktur defineres i denne gjennomgang som alt opp til applikasjonsnivået som er det som brukerne benytter i virksomheten. - Konklusjoner fra analysene som fremlegges for Fornyingsstyret vil ikke endre prioriteringer for 2014, men være viktig i forhold til prioriteringer og arbeid som skal gjennomføres i 2015. Tilbakemeldinger fra fornyingsstyret: Inngangen til analysen er at infrastrukturmodernisering må vurderes ut fra et kost/nytte-perspektiv, finansieringsformer vil danne utgangspunkt som ulike tiltak for å understøtte behovet for modernisering. Fornyingsstyret ba om at finansiering tas ut av navnet på utredningen. Det er viktig at saken som legges frem for fornyingsstyret er balansert slik at også vurderingene til virksomheter som beholder intern drift og utvikling av infrastruktur også tas med. 1. Fornyingsstyret tar saken til orientering 4313 Gjennomføringsplan og budsjett 2014 B-sak Andreas Brunvoll presenterte saken. - Fornyingsstyret vil tidlig i 2014 få en skisse til plan med tilhørende økonomi for 2015. - Det er identifisert flere områder hvor det potensielt kan skapes større fleksibilitet i økonomistyringen og disse vil bli løpende fulgt opp. - Det er viktig at det synliggjøres hvordan styringen av økonomien skal gjøres for å sikre balanse. Ressursstyringsprosjektet i Sykehuset Østfold (RPSM) bør synliggjøres som del av leveransene for i 2014 Konsolidering av radiologiløsningen for Vestre Viken (Bærum Sykehus) bør inkluderes i planen. Det bør vurderes hvordan aktivitet i 2014 som har leveranser i 2015 kan synliggjøres i planen, det er viktig for kommunikasjonen i helseforetakene og forståelse for arbeidet i 2014. Det er ønskelig med kommunikasjonsstøtte fra digital fornying ift å skape forståelse for prioriteringer som
Side 4 of 6 gjøres i digital fornying og hvilke konsekvenser de har for de foretak som ikke berørt av hovedprioriteringene. 1. Fornyingsstyret slutter seg til de premisser, prioriteringer og risiko for gjennomføringsplanen og programvise tildelinger for 2014. 2. Fornyingsstyret understreker behovet for at det gjennomføres en løpende prioritering og en tett økonomisk oppfølging av programmene for å sikre at den budsjettmessige rammen på MNOK 1675 overholdes. 4413 Brukerdrevet og teknologisk innovasjon Thomas Bagley innledet saken. Presentasjon er en videreutvikling av presentasjon holdt av Bjørn Grønli for direktørmøtet i august. Fordeling av midlene som settes av til dette skal forvaltes som en del av den samlede porteføljen i Helse Sør-Øst fornyingsstyret og fornyingsstyrets programkontor vil bidra til beslutningsunderlag. Innovasjonen må være brukernær for å sikre at også ansatte får eierskap til dette og dermed er motivert for å komme med innspill/søknader. 1. Fornyingsstyret tar saken til orientering Tema Nasjonalt samarbeid innen IKT Thomas Bagley innledet saken. Nasjonal standardisering bør bygges på at regionene nærmer seg hverandre ved å velge samme løsninger. Det etableres ulike løsninger for økonomi/logistikk mellom regionene og 3 av 4 regioner har DIPS som PAS/EPJ. Velges annen PAS/EPJ i Helse Midt-Norge vil det medføre større utfordringer i forhold til etablering av felles løsning. Det er viktig at den nasjonale koordineringen og samarbeidet er operativt og at styringsstruktur og fora Tema
Side 5 of 6 Det er viktig at Helse Sør-Øst bidrar til en realistisk nasjonal plan for samordning og standardisering. forenkles. 4513 Informasjonssikkerhet og risiko- og sårbarhetsanalyse Helse Sør-Øst standard plattform Saken ble presentert av Andreas Brunvoll og Ingvild Berlin Kalleberg. Det er utfordringer med å etablere en modell for informasjonssikkerhet samt å etablere felles forståelse for toleransegrenser/akseptabelt risikonivå. Det er viktig at foretakene som databehandlingsansvarlig får innsyn i vurderinger som gjøres og at informasjon tilgjengeliggjøres. Det bør vurderes hvordan risiko- og sårbarhet kan synliggjøres som del av saken om hvordan infrastrukturmodernisering skal inkludere bruk av eksterne leverandører. Evt. Just Ebbesen informerte om at RPSM er produksjonssatt og øvrige foretak er velkommen til å se løsningen i bruk. Status oppfølgingspunkter fornyingsstyret Nr Fra møte Oppfølgingspunkter samlet (utover vedtak). Ansvar: Status 12 21.08.13 Risiko- og sårbarhetsanalyse fra Ahus skal legges frem i fornyingsstyret. 13 21.08.13 Risiko- og sårbarhetsanalyse vedrørende omlegging til ny plattform legges frem for fornyingsstyret. Ahus Sykehuspartner Gjennomført i dette møte. Lukkede oppfølgingspunkter siden forrige møte Nr Fra møte Oppfølgingspunkter samlet (utover vedtak). Ansvar: Status Oppdatert møteplan: Møte # Dato og klokkeslett 8 Onsdag 29. januar 2014, kl. 15-20 9 Onsdag 5. mars 2014, kl 15.20
Side 6 of 6 10 Onsdag 2. april 2014, kl. 15-20 11 Onsdag 7. mai 2014, kl. 15-20 12 Onsdag 4. juni 2014, kl. 15-20 Sted avstemmes i forhold til møtested for direktørmøtet, men vil i hovedsak være på Grev Wedelsplass