Årsrapport 2018 for Møre og Romsdal Fylkeskommune

Bedriftsnavn: Stamina/NIMI Årsrapport 2018 for Møre og Romsdal Fylkeskommune RAPPORT FRA STAMINA HELSE Oppdragsgiver Møre og Romsdal Fylkeskommune v/ Martin Hauge Distribuert til Martin Hauge, Seniorrådgiver & kontaktperson Preben Irvung, Personalsjef Richard Muller, Rådgiver Stein Ove Lianes, Hovedverneombud Utarbeidet av Silvia Stranden, HMS rådgiver og kundekontakt Oversendt kunde: 22.02.2019 Stamina Helse // staminagroup.no

Innhold 1. Innledning...3 2. Aktivitetsoversikt...3 3. Samarbeidet og måloppnåelse i 2018...4 4. Anbefalte tiltak for 2019...5 5. Konklusjon...6 6. Referanser...6 Vedlegg: Beskrivelse av aktiviteter...7 Stamina Helse // staminagroup.no SIDE 2

1. Innledning Årsrapporten er en oppsummering av de tjenester Stamina Helse har bistått med gjennom året. Tjenesten skal dekke virksomhetens behov for HMS-oppfølging og bistand i henhold til Arbeidsmiljølovens 3-3, Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kapittel 13 og Forskrift om systematisk HMS-arbeid 5. Rapporter/notater som beskriver utførte oppdrag er oversendt løpende til de ulike enheter i året som er gått. Kundeansvarlig i 2018 har vært Silvia Stranden. Faggrupper som har levert tjenester gjennom året er: bedriftslege, bedriftsfysioterapeut, HMS- rådgiver, ergoterapeut, bedriftssykepleier, helsesekretær, yrkeshygieniker, livsstils veileder, rådgiver innen psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø og organisasjonspsykolog. 2. Aktivitetsoversikt Oversikt over avtalte og gjennomførte aktiviteter finnes i vedlegg. Aktivitetsoversikt 2018 40% 26% 23% 20% 13% 12% 0% 1% 4% 6% 5% 4% 6% 0% Diagram 1: Viser leverte tjenester i 2018 i prosent for de ulike tjenesteområdene. Stamina Helse // staminagroup.no SIDE 3

3. Samarbeidet og måloppnåelse i 2018 De områdene det har vært mest samarbeid om i 2018 har vært systematisk HMS arbeid. Vi ser at det er en god økning på dette området sammenlignet med 2017. Det har i 2018 vært mer møteaktivitet knyttet til AMU og samarbeidsmøter og dette anser vi som en svært positivt. Det at vi er tilstede i enhetene og har en kontinuerlig dialog der vi blir kjent med utfordringene gjør til at vi kan gjøre mer målrettede aktiviteter ut ifra HMS status og de utfordringer som er lokalt. Det har fra Fylkeskommunen sin side vært fokus på etterlevelse av krav i HMS rammeverket og det ser ut til at disse tiltakene har bidratt til at bedriftshelsetjeneste har vært mer delaktig ute til enhetene. Det har vært gjennomført helsekontroller på flere av de videregående skolene. Her ser vi en fordobling i leveransene fra året før. Dette henger imidlertid sammen med intervall på gjennomføring ved de ulike skolene da hyppighet er hvert 3. år. Den overordnede målsetningen for samarbeidet med Møre og Romsdal Fylkeskommune har vært at enhetene skal ha fokus på avvikshåndtering, risikovurderinger og involvere bedriftshelsetjenesten i AMU. Dette er et mål som må jobbes kontinuerlig med videre. Det er potensiale i å bistå ytterligere med å kartlegge uønskede hendelser for å få en totaloversikt på risikobildet i enhetene. Mange videregående skoler benytter oss aktivt gjennom året men vi ser at det er noen enheter som ennå ikke har innlemmet bedriftshelsetjenesten sin rådgivning i AMU møter. Totalt sett har det vært en god måloppnåelse knyttet til gjennomføring av ulike aktiviteter som er definert i de ulike periodeplanene til Møre og Romsdal Fylkeskommune sine enheter. Nærværsprosjekt 2018 I 2018 ble det gjennomført et målrettet prosjekt til Fellestenesta. Målet med prosjektet var å identifisere utfordringer som påvirker sykefravær, gjennom å sette fokus på den enkelte arbeidstaker og dens bidrag opp mot arbeidsplassen. Metoden som ble benyttet var kroppsanalyse ved bruk av Tanitavekt. Resultatet fra denne analysen var grunnlaget for kartleggingssamtale med den enkelte ansatte. Basert på resultatene fra kroppsanalysen og samtalen fikk ansatte anbefalinger på forbedringsområder for å kunne oppnå positiv helseeffekt. Det å motivere ansatte til endring og sette individuelle mål var sentralt. Den første testen var på våren og det ble deretter gjennomført en restest på høsten igjen. I perioden mellom kroppsanalysene ble det gjennomført åtte gruppetimer på treningsrommet på Fylkeshuset. Gruppetimene hadde felles oppstart, med gjennomgang av nye øvelser, repetisjon og informasjon. Deretter var det individuell trening der de ansatte valgte øvelser og med veiledning fra fysioterapeut. Resultater: Det ble gitt individuelle veiledninger i forhold til kosthold og aktivitet basert på resultat fra kroppsanalysen. For en del ble det gitt tilbakemelding på å fortsette som før, for andre ble det oppfordret til tiltak knyttet til livsstilsendring. Det var en dialog om fysisk aktivitet og trening som omhandlet viktigheten av variasjon, både på og etter arbeidstid. Man må være sterkere enn kravene. Dette både for å mestre arbeidskrav bedre, men ikke minst for å forhindre muskel- og skjelettplager. Plager som gjerne kommer på bakgrunn av overbelastning av muskler og sener over tid. Konklusjon: Flere hadde fått til gode helsemessige endringer, endret vaner, blitt mere bevisst på aktivitetsnivået sitt. Tilbakemeldingene fra ansatte som var inne til samtale var at de så nytten av et slikt prosjekt og at de syntes det var positivt og motiverende at arbeidsgiver satset på dette. Mange er allerede i gang med livsstilsendring; flere har gått ned i vekt, endret på «ting» det/de siste årene, mens andre oppgav at dette var deres «spark bak» Nå skulle de komme i gang, sett opp mot beskrevet hensikt: «For å øke muligheten for at vi selv skal kunne velge når vi skal bli pensjonist og ikke helsa vår». Stamina Helse // staminagroup.no SIDE 4

4. Anbefalte tiltak for 2019 Stamina Helse ønsker å bidra til at dere når de målene dere setter dere for HMS-arbeidet. Vi ønsker at dere skal oppleve en mest mulig effektiv og god utnyttelse av de rammene som ligger til grunn i avtalen, og at de tiltakene som gjennomføres er målrettede og bidrar til opplevd merverdi. Dette ønsker vi å vektlegge også i kommende periode. Vi ønsker derfor trekke frem noen aktivitetsområder som vi ser er viktig å ha fokus på i 2019. Systematisk HMS arbeid Oppfølging av utmerkede risikoområder der det har fremkommet funn i helsekontroll. Det er flere enheter som er anbefalt kartlegginger/risikovurdering av fysiske eksponeringsfaktorer. Vi anser det som viktig at enhetene følger opp anbefalingene i sitt videre HMS arbeid og at helseundersøkelsen således blir et ledd i det systematisk forebyggende arbeidet. Psykososialt arbeidsmiljø Vold og trusler om vold er fortsatt et høyst aktuelt tema for de videregående skolene. Flere skoler har utført risikovurdering og et par skoler har hatt undervisning i temaet. Stamina anbefaler at flere enheter tilrettelegger for opplæring / bevisstgjøring for å trygge ansatte og forebygge psykososiale belastninger som på sikt kan føre til fravær. Det å jobbe med kultur for innregistrering av hendelser samt systematisk håndtering vil være vesentlig for å forebygge negativ helsepåvirkning. Opprettholde fokus på nærværsfaktorer for å videreutvikle et helsefremmende arbeidsmiljø. Funn etter MTM gir et inntrykk av at tilbakemeldingskulturen med fordel kan styrkes i organisasjonen. Lederstøtte kan være et viktig verktøy for å bistå ledere på enhetsnivå i oppfølgingsarbeidet etter MTM. Forestående organisasjonsendring ved overføring av ansatte og ansvarsområder fra Statens Vegvesen vil kreve kontinuerlig oppfølging i 2019. Våre rådgivere kan bistå som støttespillere i ulike faser i prosessen. Sykefravær Stamina ønsker å trekke frem helsefremmende og forebyggende aktiviteter til grupper som kan være aktuelle. Sentraladministrasjonen: Det er en enhet som generelt har ligget høyt på sykefraværsstatistikk over flere kvartal. Det å identifisere utfordringene som påvirker sykefravær og sette inn målrettede tiltak både på system og individnivå kan anbefales slik at man kan bidra til å snu en trend som belaster det totale arbeidsmiljøet for de ansatte. Metodevalg og prosess er avhengig av konkrete utfordringer og vi kan bistå med å veilede og komme med anbefalinger for videre oppfølging. Et slikt nærværsprosjekt over lengre tid med flere jevnlige aktiviteter kan virke positivt for å minske sårbarhet totalt for gruppen og dermed hindre fravær. Tannhelsetjenesten: Det har vært bra fokus på kompetanseheving knyttet til forebygging av sykefravær. Det er veldig positivt at det er planlagt fagdag om sykefravær for å trygge ledere på prosess, oppfølging og tilretteleggingsmuligheter. Vår kompetanse kan videre benyttes til å støtte ledere i håndtering og oppfølging av sykefraværssaker. Ergonomisk kartlegging av arbeidsoperasjoner og arbeidsstillinger kan gi et risikobilde som utgangspunkt for evt. videre tiltak for å unngå muskel- og skjelettplager på sikt for denne gruppen. Stamina Helse // staminagroup.no SIDE 5

5. Konklusjon Stamina Helse opplever at det er et meget godt samarbeid med Møre og Romsdal Fylkeskommune preget av tillitt og tilgjengelighet. Det er en tydelighet i kommunikasjonen og god samhandling som er viktig for å at vi skal kunne levere våre tjenester på en kvalitetsmessig god måte. Dialogen i samarbeids- og statusmøtene underveis i året er vesentlig for at Stamina skal kunne svare til Fylkeskommunens forventninger til enhver tid og levere tjenester med opplevd nytteverdi. På vegne av Stamina Helse takker jeg for samarbeidet i året som gikk, og ser frem til et godt, helsefremmende og konstruktivt samarbeid i 2019. 6. Referanser Arbeidsmiljølovens 3-3 Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kapittel 13 Forskrift om systematisk HMS-arbeid (internkontrollforskriften) 5 Stamina Helse // staminagroup.no SIDE 6

Vedlegg: Beskrivelse av aktiviteter Tabell 1: Viser avtalte og gjennomførte aktiviteter i 2018 med utgangspunkt i periodeplaner og avtale om system- og opplæringstiltak på overordnet nivå. Tjenesteområde Systematisk HMS-arbeid Handlingsplanmøte statusmøter Oppfølging Møter i AMU/utvalg HMS-kartlegging/vernerunder Risikovurdering HMS-system/rådgivning Rapportering Gjennomført aktivitet Samarbeidsmøter for utarbeidelse og oppdatering av periodeplaner. Tilrettelegging av tjenester, kartlegging av behov og avklaring av rammer og innhold i leverte tjenester. Planlegging og forberedelse til agendapunkter på møter. HMS rådgivning på agendasaker, presentasjon av aktuelle rapporter. HSAMU, deltakelse på 6 møter SAMU-S, deltakelse på 5 møter SAMU-T, deltakelse på 3 møter SAMU Bygg- eigedomsavdeling, deltakelse på 1 møte Deltakelse på AMU møter på 18 videregående skoler. Deltakelse på vernerunde på to videregående skoler. Det er gjennomført risikovurdering av inneklima ved en videregående skole. Innspill og kvalitetssikring av HMS evaluering av interne krav. Rådgivning på merking av farlig maskiner og utstyr. HMS Modul 2 kurs, opplæring i system og rammeverk. Utarbeidelse av oversikt på BHT sine aktiviteter; Overordnet årsrapport for 2017 og rapport for 1. halvår 2018. Årsrapport på enhetsnivå er utarbeidet til 2 videregående skoler. Psykososialt arbeidsmiljø, organisasjonsutvikling Kartlegging Bearbeiding, oppsummering av funn etter arbeidsmiljøprosjekt på en videregående skole. Utarbeidelse og kvalitetssikring av rapport. Tilbakemeldingsmøte med involverte parter. Risikovurdering Rådgivning og prosessveiledning på utarbeidelse av risikovurdering, vold og trusler om vold, til videregående skole. Undervisning i tema vold og trusler om vold Faglig innlegg på personalsamling på en skole med tema; arbeidstaker/arbeidsgiver plikter, roller og tilbakemeldingskultur. Rådgivning Rådgivning knyttet til konflikthåndtering. Lederstøtte i oppfølging av saker. Individoppfølging av ansatte. Veiledning og innspill til oppfølgingsarbeid knyttet til MTM funn presentert på enhetsnivå. Støttesamtale Individoppfølging Census Bruk av MTM verktøy, faglige timer, lisens og tekniske timer. Klageundersøkelser, samtaler med ansatte, rapport og kvalitetssikring. Presentasjon og tilbakemelding om resultat til involverte parter. Konflikthåndtering på enhetsnivå. Organisasjonsutvikling. Stamina Helse // staminagroup.no SIDE 7

Tjenesteområde Ergonomi Kartlegging Risikovurdering Gjennomført aktivitet Fysisk, kjemisk, biologisk arbeidsmiljø og inneklima Kartlegging/måling Rådgivning Safeuse superbruker Helsekontroll Helseovervåking Arbeidshelse Kartlegging Vaksinering Arbeidsmedisinsk poliklinikk Rådgivning Annet Sykefravær Lederveiledning Ergonomisk gjennomgang av nye arbeidsplasser. Arbeidsplassvurderinger og tilpasninger av arbeidsstasjon, inkl. rapport. Planlegging av ergonomisk kartlegging ved en kompetanseklinikk. Ergonomiundervisning for nyansatte lærere på en videregående skole. Ergonomiundervisning for elever på en videregående skole. Kartlegging og måling av sveiserøyk på verksted. Inneklimakartlegging av kantinekjøkken. Yrkeshygieniske vurderinger i utarbeidelse og kvalitetssikring av rapporter. Måling av aerosoler - mugg/sopp i luft i undervisningsbygg. Målinger belysning i matsal/undervisningsrom. Målinger støy og etterklang i idrettshall. Deltakelse på vernerunde på enhet. Gjennomføring av heldagskurs i SafeUse. Veiledning ved inneklimaproblematikk på videregående skoler. Befaring hos enhet, prøvetaking og veiledning. Korrespondanse og møter med leder og ansatt knyttet til opplevde helseplager og sykefravær. /møte på enhet angående Safeuse. Arbeid med brukertilganger, endring brukere, retting av påloggingsfeil, problemløsning/feilsøk, versjon oppdatering, innlegging av datablad, arbeid med etiketter og pålogging feide. Veiledning i stoffkartotek på enhetsnivå, gjennomføring av kurs for enhet. Eksponeringsregister. Helsekontroll arbeidshelse er gjennomført for ansattgrupper på Sykkylven, Volda og Ørsta videregående skole. Forarbeid, prosess og rådgivning knyttet til gjennomføringen. Det er utarbeidet rapporter som viser funn og anbefalinger på videre HMS tiltak på enhetsnivå. Presentasjon av rapport til AMU fora på enhet. Grovkartlegging av eksponeringsfaktorer og utarbeidelse av oppdragsskjema for helsekontroll. Yrkesvaksinasjon mot hepatitt A, hepatitt B og skogflåttencefalitt smitte. Konsultasjoner for oppfølging av funn etter helsekontroll, prøvetaking og henvisninger. Korrespondanse med fastlege og korr. knyttet til epikrise samt prøvesvar. Konsultasjoner/samtaler for helseplager. Veiledning til ansatt angående stikkskade, oppfølging av hendelse. Oppfølging av ansatte med helseplager. Planlegging og innkalling til helsekontroller, forarbeid og logistikk knyttet til influensavaksinasjon ute i enhet. Dialog med avd. ledere og ledere angående prosess knyttet til oppfølging av saker. Stamina Helse // staminagroup.no SIDE 8

Tjenesteområde Analyse av sykefravær Funksjonsvurdering Individoppfølging/dialogmøter Krise/beredskap Kriseberedskapsplan/rutiner Livsstil Prosjekt Kurs Førstehjelp Gjennomført aktivitet Gjennomgang av nøkkeltall på enhetsnivå og på overordnet nivå. Funksjonsvurdering av muskel- og skjelettplager i forhold til arbeidsevne. Deltakelse på dialogmøte 1, 2 og oppfølgingsmøte knyttet til arbeidsutførelse og helseutfordringer. Oppfølging av helseplager, avklaring på arbeidsrelaterte plager. Deltakelse på planleggingsmøte for fagdag i tannhelsetjenesten, tema sykefravær: prosess, fremgangsmåte ved sykefravær og tilrettelegging. Prosess og rådgivning; informasjon til ansatte om vold/trussel hendelser på en videregående skole. Nærværsprosjekt for en avdeling i sentraladministrasjonen. Kartlegging og kroppsanalyse ved bruk av Tanitavekt, treningsveiledning i grupper og deretter retest Tanitavekt. Evaluering ved bruk av spørreskjema til ansatte og oppsummering av resultat i rapport. Førstehjelp grunnkurs og hjertestarter utført for Volda og Sykkylven videregående. Deltakelse og faglig innlegg på HMS nettverkssamling for verneombud og HMS koordinatorer. Gjennomført i mai og november. Stamina Helse // staminagroup.no SIDE 9